秘书技能大赛的试题及答案

秘书技能大赛的试题及答案

基本规则：

一、决赛题分为现场问答和即兴演讲两种形式，事先由选手从竞赛命制的试题中抽题。

二、现场问答：3 道题，现场作答，时间3分钟。

三、即兴演讲：1 道题，现场演讲，时间3分钟。

一号题

一、现场问答：

(1) 仔细查看下面这份《电话记录单》，请回答它的基本要素是否完备?

电话记录单

来电时间：2008年11月×日×时×分

来电单位：北京市××公司

来话人姓名：×××

电话号码：010- 8899×××2

通话内容：该公司将派2 名业务员来我单位

商洽购销事宜??

电话记录人：×××

(2) 大型会议活动的善后工作主要有哪些?

(3) 开展档案利用工作的方式有哪些?

参考答案：

(1) 缺“领导签批意见(或拟办意见) ”、“办理结果”

(2) 安排与会人员返程、会议文件资料的立卷归档、经费结算、总结等

(3) 开设阅览室、档案外借、制发档案复制本、出具档案证明、提供咨询服务、印发目录、举办档案展览

二、即兴演讲：

一天，总经理办公室秘书小吕和几个同事相约一起吃饭。席间，大家谈到了公司马总经理和钱副总经理最近闹矛盾的事，有的说是马总对，有的说是钱副总对。同事要小吕就此发表看法，你认为此时此刻小吕该如何应答?

要点提示：背后议论上司的是非不妥。小吕作为总经理办公室秘书，更不宜参与其中，可另换话题巧妙避开。( 言之成理即可酌情给分)

二号题

一、现场问答：

(1) 公文眉首部分( 文头)的构成要素有哪些?

(2) 请以此次秘书职业技能大赛为例，谈谈会议经费预算方案的主要内容有哪些?

(3) 明知领导拍板的这个方案存在重大缺失，但领导一再坚持，这个时候，你作为秘书该怎么办?

参考答案：

(1) 公文份数序号、密级程度、缓急时限、发文机关标识、发文字号、签发人、红色反线

(2) 文件资料印制费、通讯费、设备用品费、场所租用费、会议交通费、食宿费等

(3) 作为秘书要及时劝谏，陈说利害，提出修正建议。如果领导仍然坚持，则应提前准备应急预案，以备后用。

二、即兴演讲：

秘书应如何处理好与异性上司的关系?

要点提示：忠于职守，维护上司权威; 洁身自好，不被诱惑所困; 保持距离，不过分亲密接触。( 言之成理即可酌情给分)

三号题

一、现场问答：

(1) 撰写会议纪要应把握哪些要点?

(2) 常见的会议座位顺序安排有哪几种?

(3) 领导将你撰写的且你认为十分满意的文稿退回给你，让你作大的修改，而你认为无处下手予以修改。此时，你该怎么办?

参考答案：

(1) 高度的概括性，如实记录，突出会议的中心议题，主次分明、条理清晰

(2) 领导身份座位排法、专家身份座位排法、单位序列座位排法、荣誉待遇座位排法、灵活穿插座位排法等(答出4项即可)

(3) 及时与领导沟通交流，了解领导的意图并提出自己的想法; 换位思考，站在领导的角度重新审视原稿; 如果双方看法仍难一致，则按领导要求重写。

二、即兴演讲：

200×年初，某公司总经理在医院用移动电话与本公司办公室秘书李某通电话，问及近来学习情况，李秘书在通话中谈及中央领导同志在某次重要会议上的讲话要点(属机密级)中的部分内容。事后，秘书李某因泄露国家机密而受到处分。请你就此谈谈秘书如何做好保密工作?

要点提示：熟悉有关保密法律法规; 自觉增强保密观念和自我防范意识; 严格遵守保密规定。

四号题

一、现场问答：

(1) 公文按行文方向可分为哪几类?

(2) 影响会议效果的主要因素有哪些?

(3) 某公司总经理在会上批评了销售部吴经理，吴经理因想不通而闹情绪。秘书小郑了解到总经理批评不够客观，在这种情况下，小郑应该主动做些什么?

参考答案：

(1) 上行文、下行文、平行文

(2) 是否有开会的必要;是否准备充分;议程是否合理;主持人能力水平高低;环境状况

(3) 利用适当时机，向总经理说明事实真相; 积极为双方化解矛盾提出好的建议

二、即兴演讲：

一个心理健康的秘书应具有哪些基本特征?

要点提示：智力正常;性格沉稳; 工作专注;心态平和;人际关系和谐。( 言之成理即可酌情给分)

五号题

一、现场问答：

(1) 对公文主题的要求有哪些?

(2) 会议通知主要有几种形式?

(3) 秘书小张经常为一些鸡毛蒜皮的小事与周围同事发生口角，人际关系非常紧张。作为同事，你该如何劝导小张?

参考答案：

(1) 正确、深刻、新颖、集中

(2) 口头通知、电话通知、书面通知、发电子邮件、广播、登报等(答对4项即可)

(3) 指出小张的优缺点; 克制自己，宽容他人;不斤斤计较，乐于与人相处

二、即兴演讲：

秘书小丁正在办公室埋头写文件。突然间，一位怒气冲冲的男士径直朝董事长办公室冲去，说是公司卖出的产品不符合质量要求，要求退货赔偿损失，并声称如果不退货、不赔偿，就要把事闹大。此时秘书小丁该如何办呢?

要点提示：不能以急应急、以硬碰硬，也不能推诿回避。应想法平静客户的心情，询问客户反映的问题，给客户一个解答问题的承诺。( 言之成理即可酌情给分)

六号题

一、现场问答：

(1) 公文承办过程中催办有哪些具体方法?

(2) 邀请会议嘉宾有哪些程序?

(3) 上司要你去车站代他去接多年未见面的乡下老父亲。当你与上司的老父亲见面后，首先该说点什么?

参考答案：

(1) 电话催办、发函催办、登门催办、请承办部门来人汇报

(2) 确定嘉宾名单，制发请柬，逐一联系确认出席情况，在会议正式召开之际再次与嘉宾联系并确认如何接送。

(3) 作自我介绍，同时解释上司不能亲自来车站迎接的合理理由。

二、即兴演讲：

某企业最近下发了《关于调整员工津贴补助的方案（讨论稿）》，讨论中引起部分员工的不满。针对这种情况，如果你是该企业办公室秘书，将如何协助领导处理此事?

要点提示：深入调查研究，广泛听取各方意见; 对津贴补助方案中不合理处提出调整修改建议; 积极协助领导向全体员工做好宣传、解释工作。（言之成理即可酌情给分）

七号题

一、现场问答：

（1）一份完整的商务旅程表应包括哪些主要内容?

（2）引导会议进程有哪些方法?

（3）在外宾抵达前应做好哪些接待准备工作?

参考答案：

（1）六项内容：日期（某月、某日、星期几）; 时间（出发、返回及中途活动时间）; 本次旅行的目的地;交通工具; 具体事项（活动内容）; 备注（提醒旅行者注意的事项）

（2）会前研读文件材料，了解议程和议题; 明确开、散会时间;平等参与讨论等。

（3）弄清来访外宾或代表团的基本情况; 了解外宾的饮食、爱好、宗教禁忌以及是否有其它生活习惯; 拟定来宾接待计划

二、即兴演讲：

“秘书工作做的都是小事，出了问题就是大事”，请就此谈谈你对秘书工作的认识?

要点提示：事务性、服务性强，事情繁杂琐碎，但岗位重要，一旦出现差错就有可能影响全局。因此，必须谨小慎微，耐心细致。（言之成理即可酌

情给分）

八号题

一、现场问答：

(1) 常用的档案分类有哪些方法?

(2) 针对执行多年的“此页无正文”格式取消后，新的规定是什么?

(3) 正在接电话时有客人来访怎么办?

参考答案：

(1) 年度分类法、组织机构分类法、问题分类法。

(2) 印章与正文必须同处一面。

(3) 示意客人先坐下稍候，尽快结束通话; 向受话方道歉，说明有客人来访，约好下次通话时间并结束通话; 然后起身向客人致歉。

二、即兴演讲：

近年来，一些秘书人员因违法乱纪而受到党纪国法的制裁，请你谈谈秘书

人员应如何做到严洁自律?

要点提示：摆正位置，服务为本; 自尊自重，克制贪欲;清白做人，公道正派。( 言之成理即可酌情给分)

九号题

一、现场问答：

(1) 会议日程表与会议议程表的区别是什么?

(2) 会议准备工作协调的任务是什么?

(3) 单位只有三部车，但当天有五个人要用车，应当按什么原则来派车?

参考答案：

(1) 会议议程是议题的顺序安排，会议日程是根据议程逐日作出的具体安排。

（2）会议的议题、时间、地点、日程、与会人员、设备、场地等

（3）先急（事）后缓（事），先大（事）后小（事），先上（级）后下（级），先高（位）后低（位）。

二、即兴演讲：

如果你的一个上司经常在你面前说起另一位上司的坏话，你作为秘书该怎么办?

要点提示：不参与议论、不随声附和。（言之成理即可酌情给分）

十号题

一、现场问答：

（1）公文校核的内容主要包括哪些?

（2）会议进行过程中可能出现的问题有哪些?

（3）总经理与副总经理正在办公室吵架（火药味很重），你突然闯了进去，此时你该怎么办?

参考答案：