XX公司文件档案管理规定

档案管理规定

第一章总则

第一条为了加强XX档案管理工作，提高档案管理水平，充分发挥档案的利用价值，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《国有企业档案管理规定》、《中央企业档案工作评价办法》等有关法律法规，结合XX实际，特制定本规定。

第二条本规定所称的档案是指XX在生产经营、管理活动中形成的对国家、社会和公司具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同载体的历史记录。适用于对公司文书档案、基建档案、声像档案、实物档案、合同档案、等各类档案的管理。

第三条本规定是XX开展档案管理工作的指导性文件，部属各部门应严格遵照执行，切实保证档案工作所需各项资源的投入；要加大档案工作的宣传力度，提高广大员工的档案意识，确保档案工作质量。

第四条档案的整理、归档工作，要列入本单位管理规程和工作计划；要列入本单位的工作职责和有关人员的岗位职责。

第二章档案管理机构及其职责

第五条XXX是公司档案管理工作的职能机构，负责XX机关单位的档案管理，履行对XX各部门档案管理工作的监督指导职能。各部门应根据自身档案数量和工作需要配备相应的档案工作人员。

第六条各部门要加强组织领导，构建和完善XX档案工作的管理体系，认真做好各类档案的归档工作。

第七条档案工作人员的从业要求

（一）业务能力要求

1.取得国家或当地档案行政管理部门颁发的岗位资格证书；

2.熟练使用各种计算机办公软件，有较强的文字能力。

（二）政治素质要求

档案具有鲜明的政治性，档案工作人员须具有较高的政治素质与思想觉悟。各单位应尽量优先安排党员以及作风优良、素质过硬的人员从事档案工作。

（三）保密工作要求

档案工作人员必须遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》和公司的有关保密管理规定。（四）档案工作人员的更换由于档案工作的专业性和特殊性，各单位应保证档案工作人员的相对固定。因工作原因进行人员调配的，须提前报送办公室审批同意后方可实施，并保证拟调配人员必要的共同工作时间，以顺利进行工作交接。

第八条档案管理部门主要工作职责

（一）认真学习、贯彻执行国家和公司有关档案工作的各项政策法规和指示精神；

（二）制订XX档案工作发展规划，建立健全各项规章制度，并负责监督、指导各部门档案工作的开展；

（三）负责XX档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用和编研工作，组织开展XX重大项目、重大活动、重大建设工程的档案验收工作；

（四）结合工作实际，开展档案管理方面的研究，解决档案工作中存在的问题，推广成功经验；

（五）做好档案保护工作，确保档案安全，最大限度地延长档案使用寿命；

（六）做好XX档案信息资源的开发利用；

（七）开展XX档案工作的交流与协作；

（八）负责XX档案工作人员的培训管理。

第三章归档、移交和接收

第九条对XX各类生产经营、管理活动中形成的应当立卷归档的文件材料，由各单位根据业务范围，指定人员负责收集、整理，定期向本单位档案管理部门移交，集中管理。任何单位和个人不得以任何理由拒绝归档，或将文件材料据为己有。

第十条归档范围

XX在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具

有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的原始记录，其构成包括行政管理、规划统计、物资采购、服务保障、安全管理、后勤管理、教育培训、信息建设和党、政、工、团工作等方面的文件材料。

第十一条归档材料的基本要求

（一）归档的文件材料必须是原件，收集齐全、完整。因故无原件的可归档具有凭证作用的文件材料；

（二）归档的文件材料应字迹清楚，不得涂改，特殊载体应外表完好、功能正常；

（三）归档的文件材料要能准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程；

（四）归档的文件材料要层次分明，符合其形成规律。

第十二条归档时间

（一）管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年6月30日前归档；

（二）电子文件逻辑归档应实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间保持一致。包含纸质文件的文书档案移交工作应在第二年6月30日前完成；

（三）XX重大经营活动、重大事件、科研课题、基建项目文件材料在其活动结束、项目鉴定或竣工后三个月内完成档案移

交工作，周期长的可分阶段、单项归档移交。基建工程的竣工验收，必须有档案部门参加；

（四）外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档；

（五）磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。

第十三条档案的移交必须履行交接手续，填写移交清单，一式两份，档案管理部门和移交部门各持一份。

第四章档案的保管

第十四条维护档案的完整与安全，既是档案工作的基本要求，也是档案保管的中心任务。档案保管主要包括档案库房管理、档案流动过程中的保护以及保护档案的专项措施。

第十五条档案库房是保管档案的场所，是保护档案首要的和必备的基本条件，各单位必须有适宜的保管档案的库房，制定专门的档案库房管理制度，并明确专人负责。

（一）档案库房的一般要求

1.保存档案必须有专门的库房，并具备良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染等安全措施；

2.档案库房建设要列入本单位基本建设计划，库房建筑设计按照国家相关规定执行；

（二）定期进行库藏档案的清理核对，做到账、物相符，对破损或载体变质的档案，及时进行修补和复制，库藏档案因移交、作废、遗失等注销账卡时，要查明原因，保存依据。

第十六条档案装具和设施要求

（一）应配备数量相当的档案装具，包括档案架、档案柜、档案箱等；

（二）档案包装材料应符合国家的有关规定；

（三）应配备用于档案保管的必要技术设备，如去湿机、加湿机、空调、通风设备、温湿度控制仪、防火防盗装置、灭火器、电视监控设备等；

（四）配置档案工作需要的现代化办公设备，如：计算机、彩色打印机、复印机、扫描仪、刻录机等。

第十七条档案编目与编制检索工具要求

（一）设有专职档案管理机构的单位，应编制档案总目录、档案分类目录、底图目录和保管单位目录等；

（二）应根据工作需要适时编制档案检索工具，并且进行档案著录工作，著录方法参照国家《档案著录规则》执行。

第十八条档案统计

（一）档案管理要建立健全统计工作制度，统计数据以原始记录为依据，做到内容全面、数据准确；

（二）档案统计主要有档案管理基本情况统计，档案数量统计，档案提供利用及其效果的统计等。

第十九条档案的鉴定与销毁

（一）为提高档案的保存价值，需要定期对公司各类档案进行鉴定。对于损坏档案要进行及时修复，对于到期档案要进行鉴定甄别，任何单位或个人不得随意销毁档案材料；

（二）鉴定工作要由本单位领导、档案涉及部门和档案人员组成鉴定小组，直接对档案进行鉴定。每次鉴定要写出鉴定报告，在保管单位备考表中注明鉴定意见，由小组全体人员签名，并且注明鉴定日期；

（三）经鉴定失去利用价值且超出保管期限的档案要登记造册，写出书面销毁报告，将拟销毁档案清册和销毁报告提交鉴定小组审核，经档案管理机构主管领导批准后方可销毁；

（四）为防止档案丢失、泄密，销毁档案时要严格执行保密规定，指定两人（业务部门人员、档案人员）监销，监销人员要在档案销毁清册上签字；

（五）不得私自留存、转让或出售待销毁的档案。

第二十条公司各单位在改制、合并、重组过程中，并入、撤销单位的档案，除设备档案、基建档案等随同实物移交至新接收单位档案管理部门外，其余档案应向本单位档案管理部门移交。

第五章档案的利用

第二十一条档案利用是档案管理的一项重要内容，主要

是指对生产、经营和管理的档案信息开发，以改善XX经营管理、提高运行质量、降低物质消耗和增加经济效益等。

第二十二条档案利用有档案阅览、档案外借、制发档案复制本、档案展览、制发档案证明、档案咨询等方式。档案利用方式的选择需要结合档案的内容以及利用者的业务职能权限，由档案工作人员审定后确定。超出业务职能权限的档案利用人员，须履行必要的审批手续。利用档案时须严格遵守档案利用的有关规定，不得损坏档案。档案外借或归还时，档案管理人员应仔细检查核对，确保档案完好无损。有保密要求的档案严禁外借。

第二十三条档案利用要正确处理好利用和保密的关系，根据国家和公司的有关规定，认真研究、审查档案的内容，适时开展保密档案的降密、解密工作，简化利用手续，更好地为档案利用者服务。保密档案的管理和利用，密级的变更和解密必须按照国家的法律法规和公司有关规定办理。

第二十四条档案信息化是公司档案工作的重要内容之一。各部门要充分利用现代化手段，积极推进档案信息化建设，有效促进档案信息的利用和资源共享。

（一）各部门应建立健全档案信息数据库；

（二）各部门使用公司统一建设的电子档案系统，实现档案的信息化管理。自行开发建设的电子档案系统，应与公司的电子档案系统兼容，符合公司集中统一管理的要求，以有利于档

案信息在全公司范围内的资源共享；

（三）各部门的电子档案管理系统应实现各类档案的集中统一管理。

第二十五条档案编研工作是档案管理部门以编研成果主动提供利用服务的有效方式，是提高档案管理部门工作水平的重要途径，是保护档案原件并使之长远留存的有效措施。

第二十六条建立档案工作奖惩制度，对于在档案工作中取得突出成绩的单位和个人给予表彰奖励；对于因工作不力，造成档案遗失、泄密、重大事件专项档案缺失的，或因归档不及时、档案工作失误对公司的生产经营、管理活动、社会声誉等造成不良影响的，将按有关规定进行严肃处理。