当好办公室主任的“六个窍门”

当好办公室主任的“六个窍门”

一、领悟意图，沟通在先。近20年办公室的经历深深体会到，做好办公室工作关键是一个“悟”字。“悟”既是名字，悟性的意思，又是动词，善于领会意图的意思。办公室主任要做好服务工作，关键是能否领悟领导的决策意图、工作意图、安排意图。只有“意图”领会了，吃透了，才能少走弯路，才能服务“到家”。举个例子，战争年代，林彪的队伍为什么能打胜仗？关键在于从上到下都能领会战略意图，吃透了“为什么战”。往往目的明确了，实现目的的方法就多种多样，整个战役就“打活了”。这个例子对我们办公室主任来讲，有着十分重要的借鉴意义。当然，对每个人来讲，悟性有高有低，要领会领导的意图，首先要学会与领导沟通。人与人之间的沟通是一门艺术，与领导沟通的难度可能比与一般人沟通要难。有的同志面对领导，都心存敬畏，不敢说、不敢问。不说、不问、不交流，永远不可能领悟领导意图。但乱说、乱问也会引起领导的反感，同样不利于沟通。我的体会是与领导沟通，应该把握几个关键点。一是会听。领导与办公室主任之间，一般情况下后者“听众”。因此，办公室主任与领导的沟通，首先必须要会“听”。“听”要把握领导讲话时的语言环境，不能断章取义，要注意了解领导讲话的背景或针对的事件等。哪怕是一件小事、一个火花都将对准确把握领导的意图产生积极的作用；“听”要注意边听边想，围绕领导讲话的内容去想，这样就能够边听、边消化、边领会；“听”就要排除干扰，全神贯注；“听”的时候不随意插话打断领导的思路，让领导把意图讲清、讲全。二是善记。对于领导讲的，要尽可能全部记下来，有条件的记在本子里，没条件的，要用心记在脑子里。有的秘书往往不善于记，领导讲了，事后忘了，又不敢问，导致不了了之，领悟不到意图。三是循规。领导讲话一般都很有逻辑性、规律性可循。作为办公室主任，应从四个方面把握规律特点：政策性，即领导的意图必然是对贯彻落实党的路线、方针、政策和上级指示精神等结合本地实际思考的结果；阶段性，即领导的意图，即使是对同一项工作的考虑，都会因形势变化而变化；特定性，即领导的个性特点和思考问题的角度、方式各不相同，把握特定性也有利于领悟领导意图；渐进性，即领导者的一些重要思想、观点往往不断思考、不断完善的过程。一个办公室主任能够抓住这些规律特点并善用到与领导的沟通中去，将会对领会领导意图起到相当大

的作用。四是巧问。在与领导沟通过程中如果一时没有听清领导意思怎么办？可以通过征求的口气复述领导的上一句话，使领导顺着讲你没听清的话，或者用简单几个关键词来“巧问”，领导就可以顺着关键词再说一遍。也可以通过差不多的或者相近的某件事来进一步确认领导的真实意图。五是善陈。办公室主任在与领导交流沟通过程中，对领导的征询、提问，要善于言简意赅地表示自己的观点，既要有对领导思路“锦上添花”的观点，又要有“秉笔直谏”，善于提出不同的意见一起探讨，让领导感到你是一个有思路、有观点、值得与你交流沟通的人。这样今后的沟通就会越来越多，千万不能畏畏缩缩、唯唯诺诺。当然，这种“秉笔直谏”也要把握火候，做到适度适时，只有在恰当的时间提出，才能取得比较好的效果。

二、出谋划策，调研在先。毛泽东同志曾说过：没有调研就没有发言权。办公室主任要为领导出谋划策，首先必须调查研究，只有调查研究，才能保证出的点子符合实情；只有调查研究才能使办公室主任成为了解上情下情、内情外情等真实情况的反映者；也只有调查研究，才能使办公室主任不断“充电”、“加油”，变得耳聪目明、脑清手顺，才能提高分析情况、判断是非、解决问题的能力。那么，办公室主任身处全局中枢，日常工作也较繁杂，如何开展调查研究？结合自身的工作经历，我感到在调查研究中，要注重“四个结合”。一要注重“全面撒网”与“重点调研”相结合。“全面撒网”，是办公室主任掌握情况的基本方法，就是通过办公室条线网络，通过明确调研重点，让办公室条线开展调研，由此达到对问题和情况的总体把握，实现由不知到知、由知之甚少到知之甚多的目的。“重点调研”是在“全面撒网”的基础上，去粗取精，去伪存真。对重大事件、重要情况组织办公室专业人员进行深入细致的了解，从个性中挖掘共性，总结事物发展的规律和经验。全面撒网与重点调研的有机结合，可以使办公室主任对本地区、本部门一些重大事件、重要情况发生的背景和原因有一个全面深刻的认识，有助于客观分析情况，真正找准症结，准确预测事件的发展趋势，为参谋和解决问题奠定基础。二要注重随机调研与建立基地相结合。随机调研即随时随地进行调研。办公室主任要做调研的有心人，无论是工作上的外出开会、随领导深入基层，还是生活中的闲谈聊天，走亲访友，都要随时随地注意观察，多问勤记，掌握情况，并把所了解到的零碎的、局部的、表面的东西经过大脑“加工厂”的科学归纳与总结，准确预知即将发生的情况和问题，准确预

知事物发展变化的趋势，正所谓“观一芽发而觉春至，见一叶落而知秋临”。在这个基础上，还要注意建立调研基地，根据不同情况、不问侧面、不同范围，选择不同的基层单位作为调查研究、搜集材料的基地，也就是我们的材料“关系户”。平常，及时把上级的指导思想、工作意图、工作部署和需要了解掌握的情况向调研基地传授，并及时收集基层的情况，获得新鲜、典型素材。这也是解决当前文秘人员少、调研任务大的好办法。三要注重自主调研与奉命调研相结合。调研是办公室主任的硬任务，要时时处处站在主动的位置，不能光应付事务而忽视调研，也不能一味地等待领导给任务，要树立强烈的自主调研意识，发掘新情况，掌握新情况。但在处理关系上，要先把领导交办的调研任务放在优先的位置抓紧实施。同时，要把握领导的“关注点”，及时了解领导需要知道和想要了解的情况，主动组织调研。四要注重深入调研与解决问题结合。调查研究的过程实际上是发现问题、分析问题、研究解决问题的过程。办公室主任要通过调研，了解掌握有关的情况，并随着调研问题的深入和范围的扩大，不断探索寻求解决问题的最佳方法和途径。从另一方面说，带着问题深入基层，可以增强调研的针对性，可以使调研工作按事前设计好的程序紧张迅速地展开。在工作与生活中，深入调研与解决问题往往表现为不可分割，在通过调研解决现有问题的同时，也在不断发现工作中的新矛盾、新问题和解决问题的新方法。

三、独到见解，思考在先。领导希望办公室主任成为重大决策的商量者与参谋者，不是一味地想让办公室主任唯唯诺诺，而是更多地希望办公室主任能够发表独到见解，以补充完善决策。办公室主任怎么样才能做到有独到见解？我的体会是“三个思”：即善于思考、富有思想、形成思路。一个善于辞令、长于写作的人，肯定是一个善于思考的人。“善于思考”就是要做“三种人”。一是要做有心人。办公室主任头脑中必须时刻装着问题、想着问题，并立足于解决问题来思考。比如中央、上级机关、地方党委政府出台重大决策后，办公室主任就要有政治敏锐性，思考这些政策决策出台后，对公安工作将产生哪些影响，可以有哪些应对的措施。这样才能从容应对，为领导提意见、做参考。二是要做细心人。办公室主任要经常思考“是什么，为什么，怎么样”；“可以做什么，必须做什么和不能做什么”；“哪些现象正常，哪些现象不正常”这三个层面的问题，从而使观察和处理问题有独特性。要把握事物的内在规律性，使参谋意见有深度、上层次，

日常工作具有计划性。三是要做有恒心的人。办公室主任时时刻刻要把学习当成一种责任、一种追求，把思考当成一种习惯、一种境界。为搞清楚一个问题，就要有苦思冥想的劲头和“食不甘味、寝不安席”的精神，不然，有价值的东西会从眼皮底下溜过去。

四、狠抓落实，督导在先。抓好面上各项措施落实是办公室主任的重要职责。抓好落实是目的，实现这一目的的手段就是督导。办公室主任要把督导工作放到相当重要的位置，不断加强这方面的工作。一要突出督导重点。督导工作就是要紧紧围绕重大决策部署、领导的重要指示和涉及全局性的重大问题来开展，做到领导工作部署到哪里，督查工作就跟进到哪里，领导工作重点指向哪里，督查工作就跟进到哪里。督导工作与中心工作贴得越近、越紧，作用就越大，才能有效服务领导，才有生命力。二要优化督导形式。督导工作的形式多种多样，我认为可分为“柔性督导”、“刚性督导”两种。“柔性督导”可以充分利用网络平台，网上表扬通报、刊发简报、发布动态、问题剖析等手段开展督导。“刚性督导”可以采用发出督导通知书、通报批评等形式进行，也可以采用直接到基层检查督促的方式进行，从而努力营造积极向上的大氛围和赶学比超的大环境。三要发挥督导作用，做到有督也有导。督导、督导，不能只督不导。要在下去检查推动的过程中，充分发挥离领导近，决策意图把握相对准确全面的优势，及时把领导的思想、意图、决策更好地传达到基层，统一思想，提高认识。也要注意捕捉闪光点及时总结提炼，通过一个点把领导的决策意图反映出来，取得以点带面，推动工作的目的。

五、协调工作，大局为先。做好“上下左右的协调者”是领导对办公室主任服务工作的角色定位之一。但是，协调工作也非易事。如何做好协调工作？我的体会：一是要讲原则。确立大局为先的原则，有利于工作的原则，有利于和谐警营关系、警民关系的原则。二是要讲方法。多联系、多沟通、多汇报、多用礼貌用语，“请”字在先、“谢”字在后。遇到问题，协调过程中要注意讲清具体安排，介绍相关单位的情况，介绍活动背景，使被协调的单位和同志能够自觉从大局出发，接收协调。三是要讲规矩。对上协调，要注意处理好

“主”与“次”关系。办公室主任协调工作，首先必须围绕主要领导转，以主要领导为核心。同时，要本着维护主要领导形象、对主要领导负责的态度，不能狐假虎威，对副职局领导发号施令。要用商量的口吻讲明主要领导的态度，征求副职领导的意见。如副职领导与主要

领导活动安排有冲突且确实事出有因的话，也要如实向主要领导汇报，不能歪曲意思、添油加醋。同时，还要处理好“趋”与“避”的关系。对涉及领导成员之间关系的敏感问题，要谨慎从事，该回避回避，做到参谋不越位、参与不干预，既不失职，又不失当。要处理好“远”与“近”的关系。由于业务分工等原因，办公室主任往往对一些领导服务多一点，对另一些领导接触相对少一点。对接触多的不能搞人身依附，对服务少的要注意多汇报、多沟通。总之，对上协调就要一碗水端平，不偏不倚，特别是领导之间在工作上出现矛盾时，要从维护大局出发，多当“减震器”，不当“变压器”。横向协调，要树立商量意识。在酝酿处理、决策之前，注意及时与有关业务部门协商沟通，对有不同意见的，要反复协调，待取得共识后，再呈送领导审批。在重要会议安排、重大活动的组织上，也应周密考虑，向业务部门先预告、早通气，力争集中力量办大事。对下协调，要树立服务意识。谦虚谨慎，摆正位置，搞好服务，出好主意，切忌拿领导压人，盲目拿方案。遇到不好办的事情，更要冷静对待，多倾听各方面的意见和建议，缩小分歧点，发现共同点，把协调工作做细、做深、做实。

六、管理服务，主动在先。办公室主任要协助领导管理事务、搞好服务关键在于主动。一要超前谋划。对一些常规的和必须要做的工作，对管理中出现的问题，对会议接待事项，办公室主任都应该超前开展工作。不能等领导催了，或者出了问题才被动地去做。二要迅速及时。一旦领导交办的事项，办公室主任要有雷厉风行的工作作风，狠抓落实，确保按时完成，力争提前完成。