某房地产公司合同管理办法

**公司合同管理办法

目录

一．总则

二．合同签定

三．合同审核

四．内部补充合同

五．合同谈判

六．合同执行

七．合同监督

八．合同归档

九．合同责任

十．附则

第一章总则

第一条为规范**公司（以下简称公司）的合同行为，维护公司的合法权益、良好的声誉和形象，根据国家法律、法规和公司的有关制度，制定本

办法。

第二条行政部和运营部按照公司内部分工负责管理公司的合同，并负责本办法的具体实施。

第三条公司及公司各部门对外签署合同前必须填写合同审批单，在合同审批单上合同经手人必须按其格式将合同基本情况言明，做到一目了然，

并且该合同及其审批单须经过经办部门部门经理、运营部、行政部、

主管副总经理及总经理审批后方可签章生效,加盖公司公章时，合同文

本多于两页（包含两页）必须盖骑缝章。

第四条经审批签章后的合同须全部归至运营部进行合同的统一编号。编号后的合同正本留一份办公室存档，副本由运营部、财务部、经办部门各

留一份归档；编号后的合同经资金计划批复或经特批等相关手续后方

可至财务部领款。

第五条本办法所称的合同包括下列内容：

（一）可能产生法律后果的合同、协议、契约、补充协议等合同文件；

（二）以公司名义及下属部门、分支机构名义单方作出的承诺、声明和出具的担保函、签署的表格、传真、信函等与合同有关的文

件；

（三）对方当事人要求对其发出的催收函、对帐单、调查函等文书由我方签收和确认所形成的证明文件；

（四）其他需要进行法律审核的书面文件。

除非文义别有所指，本办法所用的概念是指：

合同审核部门：指对合同的工程内容、造价、付款方式、结算方式、违

约责任、质量标准、保修办法等相关内容及合同内容的

合法性进行法律审核的部门；

合同经办部门：指经办合同内容所涉的具体事务的部门；

公司领导：指担任公司副总经理及以上职务的干部。

工程合同：指在房地产开发中与土建及水电建安工程相关的合同。

第六条合同管理的内容包括合同审核、合同谈判、合同监督、合同纠纷处理、合同归档、合同借阅和合同责任制度等。

第七条合同管理遵循准确、高效和保密的原则。合同管理人员及有关部门经手人、知悉合同的当事人必须保守合同秘密，因泄密所造成公司财产

和信誉的损失，按公司的有关规定处理。

第二章合同签定

第一条在工程项目实施计划确定后，公司有关部门应围绕计划成本指标进行运作。各项目合同签定之前要认真审查对方的资质和营业执照。合同

内容要明确甲乙双方的权利和义务，要维护本公司的利益，由各项目

经手人与承包单位办理签定合同手续。

第二条合同条款要求语言简练、明确，不得出现模棱两可的语言，更不能发生日后协商解决的内容。

第三条所有的工程合同都要注明工程所要达到的质量等级标准，对工程内容、工期要求、造价情况、付款方式、结算方式、违约责任及工程保修办

法和工程尾款问题有明确的规定。

第四条单项分包工程在竣工后甲方与分包方另行签定分包工程质量保修协议。并注明维修办法责任人及联系电话，按我公司质量保修管理办法

执行。

第三章合同审核

第一条公司及下属部门和分支机构（以下简称合同经办部门）对外签订各类合同，正式签署前必须按如下顺序：部门经理、运营部、行政部、主

管副总经理、总经理进行审核。

第二条所有的经济合同一般应采取包死总价或确定单价的方式，若不具备条件，须明确结算方式及条件。所有合同（包括前期、建安、基础、配

套、销售等）由经手人办理后应报送该部门经理、运营部、行政法律

顾问、主管副总经理逐级审查，并经总经理签字后方能生效（详见《合

同审批单》）。

第三条合同审核通过后，加盖公司公章，此时方可进场施工。严禁出现无合同进场施工现象，否则按公司相关规定予以严肃处理。

第四条除非得到公司的授权，公司未独立对外，且未向工商行政管理部门领取《企业法人营业执照》、《营业执照》的职能部门，不得对外签署合

同。

第五条合同经办部门对外签订合同未进行审核的，不论是否造成不良后果，均为违反公司规章制度的行为。

第六条部门经理应对合同内容及条款进行较全面的审核。

第七条运营部的合同审核原则上限于对该合同的造价情况、付款方式、结算方式等与成本密切相关方面的审核。

第八条行政部的合同审核原则上限于合法性审查，规避法律风险。

第九条主管副总经理应对部门经理、运营部、行政部审核后的意见及建议的执行起督导作用。

第十条对涉及经营风险、专业技术操作的规程以及业务决策等方面的合理性、可行性等由相关部门和决策机构按公司规章制度依照相应职权审查把

关。但对于明显不合理或有损公司利益的条款，合同管理人员应出于

忠诚公司的原则提出修改建议。

第十一条合同送审前应填写公司统一印制的合同审批单，并加盖合同经办部门的印章或部门负责人签字。合同经办部门应将合同审批单连同送审合

同全部资料一并交送行政部。

第十二条对公司各业务部门需要重复使用的格式合同，行政部一次性出具了审核意见后，可不再另行审查，但涉及当事人权利义务变更的格式合同

除外。

第十三条行政部接受送审合同后，应指派法律专门人员审核，并出具合同审核法律意见书，加盖公章或行政部部门负责人签字后交合同经办部门。第十四条审核期限为收到合同之日起三个工作日内，对确实情况紧急的，经特别书面说明，审核期限可缩短为两个工作日。

第十五条在审核合同时，享有下列权力：

（一）向合同经办部门询问有关情况；

（二）要求合同经办部门提交及补充有关材料；

（三）对不提供有关情况与材料或材料不全面致使审核无法进行的，可以不予审核；

（四）对合同进行文字性修改；

（五）公司有关文件规定的其他权力。

第十四条行政部根据国家法律、公司政策和合同的实际情况所作出的合同审核意见，合同经办部门应当遵守，并对合同的相应内容进行修正。如因

客观原因不能按照合同审核意见办理和作出修正的，合同经办部门应

及时向行政部反映情况，协商处理办法。经协商行政部认为确需对原

合同审核意见进行修改的，行政部应对原合同是审核意见修改后重新

发出。

第十五条合同经办部门有义务向行政部全面说明情况、提供相关资料，并接受合同审核人员的查询。合同经办部门明知合同中存在影响公司重大经

济利益和商业信誉的不利环节和不利因素而没有主动说明的，由合同

经办部门对合同产生的后果单独承担责任，公司除追究合同经办部门

的责任外，还将视情节追究该部门合同经办人、责任人和主要领导人

的个人责任。

第十六条行政部对送审的合同有及时审核并提交法律意见书、保障合同行为合法性、防范合同法律风险的义务。合同经办部门有权要求行政部按期

审核合同并提交法律意见书。

第十七条经公司领导特别书面批准，合同可不经行政部审核或不按行政部合同审核意见办理而直接对外签署。

第十八条行政部无正当理由拒不履行合同审核义务或所提供的法律意见存在重大疏漏，以及合同经办部门无正当理由拒不采纳合同审核法律意见，

致使合同遭受较大损失的，应当承担相应责任。

第四章内部补充合同

第一条公司内部补充合同是指在公司的工程项目产生了有关政府主管机关收取的费用、并由该机关出具了正规发票后，由公司内部填制的、该主

管机关不需要签章的内部合同（具体格式见附件）。

第二条内部补充合同经办部门在处理有关工程项目与政府主管机关发生收费时应尽量与对方签署合同；确实无法取得合同的，才可以签定内部补

充合同。

第三条行政部须对内部补充合同进行程序性审核。

第四条内部补充合同如属于分期付款（例如临水、临电等）的，应尽量合并成一份合同签署（其他类别的合同如也属此类情况，也应照此办理）。

第五章合同谈判

第一条对重大、复杂的合同行为，受公司领导指派或有关部门邀请行政部可以参与谈判、调查及合同起草、修改；行政部认为有必要，也可以直

接参与上述合同谈判等活动。

第二条对于公司参股、控股、出让股权等企业购并活动及对外签定保证、抵押等担保合同，必须有行政部参与谈判。

第六章合同执行

第一条在合同的实施过程中，各部门要按所签合同的有关条款和具体承诺进行运作，拨款或结算。

第二条合同价值在工程竣工时没有变化的，则以合同价做为结算价。合同价值与实际竣工有较大出入的，双方在工程竣工后做出竣工结算，并将

竣工结算单转交财务部一份，附在原合同中。作为本项工程的最终结

算价值列入成本。

第七章合同监督

第一条合同审核完成后，运营部对与合同有关的资金成本进行监督、控制，并负责对所有合同进行统一编号。行政部有权跟踪被审核合同的签署

和执行情况。

第二条合同经办部门应按合同审核法律意见书，将采纳的结果在采纳行为发生后三个工作日内书面反馈给行政部。

第三条送审文件属于合同类型的，应在正式合同签署后三日内将合同正本复印件送行政部。合同实施过程中，遇到法律障碍，应即时向行政部反

映情况。重大合同实施完毕后应对该合同实施情况做出书面总结报告，

并将总结报告送行政部备案。

第四条经行政部审核过的其他非合同文件，送审部门和实施部门均有义务将采纳和实施结果书面送行政部备案。

第五条对于合同的执行情况，行政部有权进行检查。可以责成有关部门填写执行情况反馈表进行普查，也可以指派专人或专班对重大或执行效果

不理想的合同进行重点抽查。被检查单位拒不配合的，追究有关人员

的责任。

第六条因合同以及其他非合同行为而发生的纠纷，由行政部负责指导、协助处理定。

第八章合同归档

第一条行政部对本办法第二章至第六章各个环节的书面文字材料应进行认真仔细的整理。并参照国家档案管理制度进行归档、保存。

第二条行政部档案管理人员应将归档合同资料的基本情况，包括档案序号、档案名称、合同来源部门、合同双方当事人的名称、处理结果等登记

造册。

第三条所有合同公司应保留四份原件，其中正本一份交办公室存档，副本三份由运营部、财务部、经办部门各存档一份。各部门应分别建立合同

台帐，以便备查。

第四条合同归档后，至少保存十年。未经公司研究同意，不得擅自销毁。

第五条公司员工向合同管理部借阅、查询档案的应填写借阅登记单。

第六条借阅登记单的内容包括借阅的时间、借阅档案内容、借阅方签名、借阅合同档案号。

第九章合同责任

第一条行政部和合同经办部门及其经办人、责任人和所在部门领导人发生下列情况之一的，由公司根据情节轻重和影响大小，决定予以通报批评、

扣发工资、奖金、责令具结悔过和行政处分：

（一）未经公司领导书面特别批准或未经送审擅自对外签署合同的；

（二）未经公司领导特别批准拒不履行合同审核意见，擅自对外签署合

同的；

（三）合同审核部门拒不履行合同审理义务并不能说明正当理由的；

（四）未经合同审核的必要程序，擅自为合同加盖公司或各部门、各分支机构印章的。

第二条违反本办法的规定，造成公司财产损失和其他严重危害后果的，按公司有关规定处理。

第十章附则

第一条对于格式合同，由各部门于本办法施行之日起一个月内报行政部统一审查。

第二条本办法自颁布之日起开始施行。公司授权行政部对本办法行使解释权。

附件：

**公司合同审核申报签

合同编号：

补充合同

项目名称：

合同名称：

施工单位：

合同说明：

单价/收费标准：

工程量：

签定合同价格：（小写）

（大写）付款方式：一次性非一次性

付款进度：

经手人签章：运营部签章：

主管副总经理签章：

年月日

合同审批单合同编号：合同名称：费用类别：

甲方：乙方：丙方：

经手人意见：

招投标情况：最高报价：最低报价：

签定合同价格：（小写）（大写）合同签订说明：

经手人签字：日期：部门经理意见：

签字：日期：运营部意见：

签字：日期：法律顾问意见：

签字：日期：主管副总经理意见：