大宗业务作业流程

壹、目的：明确大宗业务人员权职与作业流程，以严密控管大宗业务。

贰、适用范围：各分店。

叁、大宗业务定义与负责人：

一、大宗业务系指企事业单位专业客户、批发商（盘商）持支票、现金等通过一次性

结帐或周期性结帐形式，一次性购买数额较大之多种商品或单一商品者。

二、大宗业务均由业务代表洽谈，营运部门不得直接洽谈大宗业务，只须提供商品的

价格、批量与供货时间。所有作业均由业代处理。

三、大宗业绩分为专业客户业绩与盘商业绩。

四、印花商品原则上不予供应团购单位。如遇特殊情况需开展大宗作业时，由客服部

业务代表提出申请，客服经理确认，卖场经副理报总公司采购经理同意，店总经

理核准方可操作。

肆、大宗业务作业流程：区分为接单、备货、结帐与出货四大步骤。

伍、大宗接单：

一、订单与记录制作：

（一）业代内勤接待大宗客户时，大宗客户如需当场提货，业代内勤利用电脑资料确定所定大宗商品的货号、品项、规格、数量、排面价格、出货时间，如有

赠品赠送须紧接着大宗商品后填写赠品名称、货号、规格、价格、数量、毛

利率以及该赠品来源。填写商品大宗采购订货单一式二联，商品大宗采购订

货单须逐项填写完整。

（二）非当日提货之商品大宗采购订货单，业代内勤需与营运部门确认商品到货日。

（三）业代内勤在与客户议价时，如需变价，须与相关部门课长、经理与采购协商确定价格，填大宗变价申请表（如附表一）。

（四）价格确认后，业代内勤及时填写商品大宗采购订货单，请部门课长、经理签字确认，店总经理核准。

（五）客户对商品大宗采购订货单所订商品品项、数量、价格及供货时间确认无误后，须在商品大宗采购订货单上签上"订单确认"字样并签名。

（六）制作完的商品采购大宗订货单业代留存一联，另一联交物流管理部追踪，同时复印一份交相关课备货。

（七）客户当日未提供现金或支票但需下订单时，业代内勤须收总价20%订金，并填写押金移交簿（如附表二）。订金交会计课，会计在押金移交簿上会计签

收栏位签收，经会计签核后的押金移交簿每日交客服经理审阅。每日17：30

分以后及周六、周日，支票及押金经客服经理审核、店总经理核准后交金融

室。

（八）商品大宗采购订货单确认后，业代内勤人员须填写一份大宗交易登记表（如附表三），大宗如有搭赠等须记入登记表中，与商品大宗采购订货单一起交

客服经理填写毛利率签字后，店总经理签字核准，予以结帐作业。

（九）如该商品大宗采购订货单有赠品搭赠或赠送，须在大宗交易登记表注明赠品品名、货号、规格、销售金额、毛利率。

（十）商品大宗采购订货单与大宗交易记录表须编列五位数的序号，前两位数代表月份，后三位数每月从001至999编列，业代内勤组长每月汇整装订，大宗交

易记录表每日由业代内勤组长统一编号（作废的表单须写上"作废"字样，

与其它表单连号装订）。保存期为18个月。

二、付款方式：

（一）现金结帐。

（二）票据结帐：

提供票据结帐时，业代内勤填写使用票据同意书或赊销同意书，填写方式及

结帐流程见赊销额度申请及结帐作业规范与顾客使用支票汇票本票结帐规

范，并记录在票据登记簿（如附表四）中，票据交会计时，由会计在登记表

中签字。

三、大宗业绩划分：

（一）顾客主动来消费，帐管课将购物金额在3000元以上（购电器商品除外）的大宗客户资讯记录下来，每日上午将前日汇总交业代内勤人员，业代内勤人员

汇总记录表，交相关区域外勤拜访，了解是否有成为专业客户之机会。此部

分业绩不作为大宗业绩。

（二）外拜业绩：

1、外勤拜访带来之业绩（顾客能提供区域业代情况）。

2、盘商业绩：盘商业务须由该区域业代完成，营运部门只提供商品的价格、

批量及供货时间。

3、业代内勤组长每日填写每日大宗采购记录簿（如附表五）交客服经理审

阅。

陆、大宗备货：

一、出货前一日营运部门须将所出之货物备至大宗备货区。

二、业代内勤人员与供货课人员共同会点商品（含赠品），核对商品货号、品名、数

量。确定无误后，营运部门人员在业代商品大宗采购订货单留存联上签字，业代

在营运部门商品大宗采购订货单复印联中签字，并在业代商品大宗采购订货单留

存联上注明备货区域。

三、赠品在卖场，与商品一起备至大宗备货区，由业代内勤人员与供货课共同会点签

收。赠品在赠品区，业代内勤人员须与赠品区确认该赠品库存量，待商品结帐

后，凭发票至赠品区领取。

四、大宗备货区商品按同一单位同一区域原则堆放，商品栈板不超过斑马线。

五、备货商品应封箱放置且外包装干净、完好无破损。

六、备货商品大宗出货单上注明商品大宗采购订货单号码、备货品项（标明货号、品

名）、数量、预计提货日。

七、将大宗出货单贴于备货商品左上角明显处。

柒、大宗结帐：

一、货款已到帐：

（一）大宗客户结帐须用大宗会员卡结帐。在下订单同时，业代询问客户是否有大宗会员卡，如无大宗会员卡，业代内勤须至服务台帮其办理后结帐。

（二）大宗客户以现金、支票（到帐）结帐，会计在使用票据同意书会计栏位上签字后结帐，业代内勤须请稽核人员一同至大宗收银机台清点结帐。一笔货款

分次结帐时，会计课以使用票据同意书分次签核单操作之。此项作业的操作

要求是：业代专户款项专户用、会计课提供分次签核表单、帐管课凭经店总

经理签核的使用票据同意书分次签核单执行。

（三）结帐时，收银员须在大宗交易登记表上签字，收银员将使用票据同意书一同交金库内勤人员。金库内勤人员核对无误后，次日将大宗交易登记表号码登

记在登记簿中交业代内勤组长签收。

（四）帐管收银员依商品大宗采购订货单及商品实物逐项扫描结帐，发票交顾客

（如系送货，业代内勤将发票联的发票号码、单位名称、金额登记在交接簿上，交于托运人员签收，办理相关手续后出货）。

（五）结帐时如有变价商品，业代内勤人员须事先填写折扣标签变价申请表一式二份，并附上商品大宗交易登记表，经办人签名相关部门经理签字后，留存一

份，一份交于电子资料作业人员作变价处理。

（六）电子资料作业人员核对商品大宗交易登记表及折扣标签变价申请单无误，且大宗交易登记表有店总签核后作变价动作。折扣标签变价申请单及商品大宗

交易登记表不得涂改，电子资料作业人员在大宗交易登记表该品项备注栏标

明已变价并签名后交业代内勤。

（七）变价商品结帐后业代内勤应立即通知电子资料作业人员恢复原价，电子资料作业人员在折扣标签变价申请单上注明变价人及回价人后存档，每月汇整装

订备查。

（八）如结帐当天商品大宗采购订货单商品价格高于卖场排面价格，则以商品大宗采购订货单价格结帐。

（九）如结帐当天订单商品价格与卖场排面价格一致，则不必作大宗变价，业代内勤人员在大宗交易登记表该商品备注栏上注明。

二、货款未到帐：

（一）大宗客户持支票须当场结帐时，业代内勤人员应审核其公司（单位）信用度，机关、事业单位可做赊销，其它单位均应由业代外勤了解该单位信用度

后，决定能否做赊销。

（二）可做赊销的单位，业代内勤人员应填写赊销同意书一份，填写方法及结帐流程见赊销额度申请及结帐作业规范。

（三）大宗客户使用票据同意书结帐，因故票据未到帐而要出货时，业代内勤须重新填写一份赊销同意书，由业代内勤人员在赊销同意书上写明原因，会计课长将原支票号码写在赊销同意书上，并签名，店总经理签字后方可结帐，同

时业代内勤组长记录在大宗交易登记表异常原因栏上。

（四）大宗客户与卖场有赊销协议，周期性结帐，须由业代内勤填写大宗商品订货单、赊销同意书、大宗交易登记表。

（五）值班经理、帐管课长、业代内勤均须在赊销同意书上签字，大宗交易登记表经店总经理核准后，收银员方可结帐。

（六）每结一笔帐，业代内勤须作登记，记录结帐日期、金额、发票号码于每月约定时间核帐、结算。

（七）客户自提货物，须请客户在发票上签字后业代内勤留存；货物由卖场送至客户处时，托运处人员须请客户在发票上签字后带回交业代留存，以备于结算

日核对开具总发票之用。

三、结帐清点：

（一）稽核人员将清点后的商品用标有"大润发"封箱带封箱，在每箱外包装上标上数量，并在封箱带骑缝的地方盖上"稽核章"。

（二）节假日，在货备齐的情况下，可提前一日结帐。

（三）稽核人员与业代内勤一同至大宗收银台清点结帐，稽核人员封箱、盖章后，在发票上注"货未提"字样并签名。

（四）业代内勤至稽核室登记出货日期、品项、数量、发票号码备案。此时须妥善保管发票，并在大宗出货单上注明已结帐，同时将此登记在大宗交易登记表

异常原因栏上。

捌、大宗出货：

一、正常出货：

（一）大宗客户凭结帐发票出门，出口处稽核检查每箱商品封箱带、稽核章、数量无疑义后，在发票上盖上稽核章，并在大宗交易登记表该品项后稽核栏签

名。

（二）出货时不能一次提完所有商品时，业代内勤将需出货数量填写在大宗交易登记表该品项备注栏中，出口处稽核人员在顾客发票联上勾出已提商品，紧接

着商品结帐金额后注明已提数量、未提数量（数字须大写），或在发票联背

后注明已提、未提商品品项、数量。稽核与业代内勤（客户）在发票上签字

确认，稽核人员还须在大宗交易登记表该品项出货数量后的稽核栏签名。

（三）剩余商品出货时，稽核人员须在大宗交易登记表该品项出货数量后的稽核栏上签字。

（四）大宗出货后，栈板手推车及时收回，清理备货区。将已完成的商品大宗采购订货单及大宗交易登记表回收整理，并在订单及大宗交易登记表上注明发票

号码。

二、物品携出/归还申请单出货：

（一）严格控制物品携出/归还申请单在大宗出货中的使用。有信誉的大宗客户，需货送到后再付支票或现金，应尽量使用赊销同意书作业。特殊情况（指该

批商品存在可能退货等不确定购买因素时）经店总经理批准（值班经理不可

代签。如店总经理不在店内时，可口头许可，回店后补签）。业代内勤组长

填写物品携出/归还申请单（备注栏须注明以结帐发票冲帐）出货，同时须

填写大宗交易登记表一份，并按商品大宗采购订货单上货号、品名、规格、

数量填写。

（二）此物品携出/归还申请单须与大宗交易登记表一起交客服经理、店总经理签字，店总不在时，第二天须由店总补签。

（三）出货时，稽核人员核对物品携出/归还申请单及大宗交易登记表上货号、品名、规格、数量与实物是否相符，无误后在物品携出单防损课栏后签字。

（四）业代外勤将取回的支票或现金与内勤组长一同结帐、销帐，并请稽核人员在大宗交易登记表出货方式后稽核栏签字确认后，将大宗交易登记表交客

服经理，客服经理审核商品都已结帐后签字交业代内勤组长存档。

（五）业代在以发票冲帐的同时，应注明客户名称、结算方法及结帐发票号码。

防损课在追踪业代冲帐的同时，对未冲帐的商品应填写<物品携出汇总表>，

每周交防损课、客服经理签核，呈报店总经理审阅。

三、托运出货：

（一）如系送货，托运人员须确认品项、数量（只需清点箱外数量）后在托运单上签字确认，业代内勤将托运单交客服经理签字后，一联业代内勤留存。

（二）业代内勤及托运人员凭发票和另外三联托运单出货一联交稽核，货送到后托运人员须请客户清点数量、核对品项无误后，请客户在其它两联托运单上签

字（客户须注明实收数量）。如客户没有签收，则发生差异部分由托运处承

担。

（三）如有破包（瓶装商品由托运处承担），托运人员须带至卖场交业代内勤处理，业代内勤至退换货中心办理换货手续，换出商品请该区域外勤送至客户

处。

（四）业代内勤收回客户联存档，电话确认货已送到，另一联托运联由托运存档，

月底作为核帐凭证，内勤组长填写托运单汇总簿（如附表六），月底汇总托运单交客服助理结算托运费用。

玖、赠品处理：

一、大宗出货如有赠品搭赠或赠送，业代内勤须凭大宗交易记录表正本及物品携出/归

还申请单出货。

二、卖场绑赠赠品出货须由供应部门经理在大宗交易登记表部门经理栏上签字，稽核

人员核对无误后在大宗交易记录表该赠品处加盖稽核章，并在稽核栏签字，同时

收回物品携出/归还申请单，并在该单上记录大宗交易登记表编号。

三、物品携出/归还申请单备注栏中注明是"赠品不归还"。

四、客户自提在卖场的赠品，则请客户在商品大宗采购订购单上签字后，业代经办人

在大宗交易登记表签字，并填写物品携出/归还申请单出货，稽核核对物品携出/

归还申请单及大宗交易登记表无误后，在大宗交易登记表赠品处稽核栏位签字。

赠品随大宗商品一同托运出货，除办理以上手续外，托运人员须请客户在托运联

上签字确认数量。

五、如赠品在赠品区，则业代内勤凭购物发票正本及大宗交易登记表至接待课长处领

取，赠品区人员及驻场不得擅自发放。

六、接待课课长确认系大宗出货赠送，须在发票及大宗交易登记表上加盖"赠品已

领"字样，同时在赠品接待课栏签字。并请业代内勤及客户在赠品登记表上签名

后发放（客户没有到场，业代经办人签字）。

七、如有违反，给予业代内勤书面警告、违反接待课课员书面警告，违反驻场人员由

接待课通知营运部门让厂商更换驻场人员，给予接待课长口头警告。

八、业代内勤人员不得提供发票复印件给厂商索取赠品，赠品发放只能是从卖场或赠

品区赠送，如有违反，厂商驻场人员除名，业代作除名处理。

拾、表单填写：

一、每周一客服助理至防损课汇总赠品携出情况（如附表七）交客服经理。

二、每周一业代内勤统计赠品赠送情况交客服经理。

三、每周一接待课汇总大宗赠品领取表交客服经理。

四、每周汇总各区域业代个人业绩及大宗团体业绩（如附表八）报客服经理、店总经

理，每周一大宗团体业绩报营运处。

拾壹、使用表单：

一、大宗变价确认表。

二、押金移交簿。

三、大宗交易登记表。

四、票据登记簿。

五、每日大宗采购记录簿。

六、托运单汇总簿。

七、赠品发放登记簿。

八、大宗业绩汇总表。

九、商品大宗采购订货单。

十、物品携出/归还申请单。

十一、使用票据同意书。

十二、赊销同意书。

十三、次日需出货情况汇总簿。

十四、折扣标签(改价)申请单。

十五、大宗出货。

十六、大宗交易表填写说明。