金地物业公司部门职能及岗位描述
物业公司部门职能及岗位描述
1.目的
明确物业公司各岗位员工的任职要求、职责和权限，确保员工在工作中切实履行职责与行使其权限。
2.适用范围
适用于物业公司各部门各岗位。
3.参考文件
无
4.定义
无
5.内容
金地物业管理公司部门职责
行政管理部职责
计划考核：
组织公司年度、季度和月度计划的拟订、审批、汇总和颁发
监督计划执行过程并组织考核计划执行结果
不断完善业绩与改进导向型的计划考核体系
负责专项重点工作的督办
将领导交办事项追加列入计划并跟进落实
协调各部门之间的计划执行工作
考核政策的制定
信息平台：
负责公司内、外部网站的技术管理
保障因特网接入的稳定性与安全性
不断完善公司网上工作平台的功能
负责公司办公电脑及相关设备的维护工作
负责公司各类办公软件的选用、开发、维护、使用培训工作
负责拟订公司办公电脑配置及采购标准
客户投诉处理：
建立畅通、分类和多渠道的客户投诉处理体系
指导、监督、协调各部门的客户投诉处理工作
负责针对管理处、部门的投诉受理
向公司领导提供客户投诉处理情况并提出改进意见
建立并不断完善物业管理、客户投诉案例资料库
法务工作：
修订各类标准合同并确定合同评审要点
组织、参加对各类合同的评审工作，从法律角度把关
收集并研究与公司业务相关的各类法律、法规、政策及最新的修订内容
参与重大项目的谈判工作
组织协调公司工商执照、停车场执照的办理、年审工作
掌握各管理项目合同续签时间表并协调有关工作
负责指导办理各管理处的管理费申报备案工作
负责处理各类法律纠纷
欠费催交的法律与时间表把关
物流管理：
负责建立公司物流管理的相关制度
负责对供应商的调查、评审、认可工作，建立合格供应商资料库，并淘汰不合格供应商负责制定各部门物耗标准依据，并进行动态管理
审核各部门年度采购计划的审核工作
负责向各部门提供各类物料的型号、价格，并不断更新
负责公司的仓库管理及各部门仓库管理的监督检查工作
物料的统一采购及配送
组织、协调物资采购的招标工作
收集、汇总管理处及各部门对供应商的意见
记录供货商意见并定期汇总、分析、上报
行政后勤：
建立并不断完善行政管理制度
负责监督行政管理制度的执行并查处违纪人员
公司公文处理及规范管理
公司各类行政档案的建档、管理
公司印章管理
建立并完善公司重大活动的策划模板并负责组织、安排、实施
公司会议管理制度的完善和监督执行
公司级工作例会及领导安排的各种会议的通知、安排、记录、发放纪要办公场所、办公行为的管理
组织安排公司管理层员工的各类文化活动
沙尾食堂的监管
公司宿舍的管理
车辆的调度、维护及动态信息播报
安全管理部职责
安全管理：
协助各项目制定安全管理方案
协助各住宅小区制订安全防范方案
指导、检查住宅小区行人、车辆进入的确认、记录工作
保安督察的工作安排
工业区消防工作的指导、检查（消防自动控制系统部分除外）与室内装饰消防的审批工作
人员管理：
审核管理项目保安人员、消防管理人员的编制
保安员、消防管理人员的招聘、岗前培训及专项培训
制定保安、消防管理人员培训标准（内容、课时）、培训教材、考核标准并检查培训效果协助项目管理部选派顾问项目所需的安全主管人员
保安宿舍配备标准执行的检查
组织协调：
参加政府部门组织的安全工作会议，及时向相关部门、人员传达会议要求并督办落实
负责协调与公安、消防等政府部门的关系
负责处理各类安全事故
组织安全宣传教育工作
负责安全类供应商的调查、评审，向物流中心提供认可供应商名册，并进行动态管理
制度建设：
制定并不断改进保安、消防管理制度、作业规程、检验标准和各类安全应急处理措施
指导拟定、审核各管理处保安、消防作业指导书
收集保安、消防方面的法律、法规、政策及最新修订内容
人力资源部职责
人才招聘：
制订并完善人才招聘制度及工作流程
制订并组织实施人才招聘计划
协助专业部门进行人才招聘
建立并完善各岗位专业试题、电脑试题、常识试题、心理试题题库制订并保持各种招聘场合的布置、装饰标准
员工培训：
制订并完善员工培训制度及讲师、课程、流程等工作体系
制订并组织实施公司年度培训计划及专项培训计划
审核员工外出培训申请
督促、检查各部门培训计划落实工作
薪酬管理：
制订并完善薪酬政策
优化薪酬体系和薪酬结构
审核各部门提出的员工薪级调整申请
审核员工工资、福利、补贴、奖金
办理员工社会保险、
人事管理：
制订并完善员工入职、离职管理制度
办理员工入职、调动、离职手续
组织签订劳动合同
建立并完善员工人事档案
处理劳动纠纷
信息管理：
建立并完善人力资源管理信息系统
为公司领导做人事决策提出参考依据
调查研究各岗位人员的市场薪酬水平及同行招聘动向
制定公司短、中、长期人力资源战略规划
收集、研究劳动用工方面的法律、法规、政策
顾问管理部职责
项目管理：
负责公司指定的顾问项目管理
指导、监督顾问经理执行顾问工作规范
确保顾问报告评审把关制度的全面执行
与分公司、办事处共同完善顾问工作体系
顾问项目执行过程的品质监控与整改
顾问项目的总结及效益评估
顾问项目资料的档案管理
顾问费用的收取、催缴及欠费分类、报告
人员管理：
顾问经理、专业督导的任职资格与专业试题
拟订部门顾问工作人力需求计划并参与招聘
对顾问人员的培训考核工作
项目工作人员的管理及外派补贴的统计工作
项目单位来公司参观、学习、考察的安排、接待工作
顾问经理负责寻找项目所在地的有合作要求的的客户，并将收集到的信息第一时间传递给市场部，且在市场部的领导下开展项目拓展工作
制度建设：
不断完善项目管理及顾问工作的管理制度、作业规程
建立规划设计建议报告模版和管理方案模版
研究物业管理公司整体顾问和物业管理单项专业顾问的可行性
工程部职责
设备维护、运行：
建立公司管理范围内设备设施的定期检查、维护和重大问题紧急报告制度
建立并监督执行设备设施限时抢修制度
负责受委托管理的设备、设施的管理、运行、维护
负责所管理项目的相关图纸、技术资料的档案管理
指导监督：
指导、监督、检查各管理处房屋及设施、设备的管理、运行、维护
负责对各管理处的抢修工作进行指导，并给予人力、技术上的支持
审核各管理处的年度维修、养护计划及工程立项，并指导、监督实施
组织和指导测量器具的检定
项目介入：
负责新接管项目工程、设备方面的前期介入（工程情况记录、提出整改意见、设备选型建议）及接管验收工作（工程技术资料接管、验收及资料整理完毕后移交管理处）
组织公司范围内重大维修、养护项目的招标工作，并对该项目的实施进行监管、参与验收
人员管理：
拟订各类工程技术人员、维修人员的任职资格与专业试题
在人力资源部协助下招聘工程技术人员
负责招聘各部门所需的工程类操作层员工，并负责岗前培训
负责公司各类工程技术人员、维修人员的业务培训、业务考核
协助配合：
协助项目管理部选派顾问项目所需的工程技术人员
协调与供水、供电等部门的关系
负责机电工程及维修材料类供应商的调查、评审，并向物流中心提交合格供应商名册
制度建设：
不断完善物业管理相关的设备设施选型建议报告模版
制定房屋及设施、设备前期介入、接管验收的工作规程及作业标准
制定并不断完善房屋、设施、设备的管理制度、维修养护作业规程和检验标准
收集相关的法律、法规、国家强制标准及更新内容，及时向品质部提出发放和更新建议制定并不断完善业主室内维修的项目范围、工作规范、作业标准
品质管理部职责
体系建设：
建立规范所有管理行为和业务行为的程序体系
组织、协助各部门制定、修订程序文件、作业规程和检验标准
组织制订针对不同物业类型的物业管理通用模版
保证各个管理处作业规范的针对性并推动持续改进
质量体系文件的修订、评审、发放、管理
外来文件的发放、控制
参与各管理处年度管理方案的评审
质量管理资料的档案管理
创优工作：
根据国家一级资质要求拟订公司年度创优计划
制定管理处创优模板并推动日常管理
参与创优管理处的创优方案的制订并协调创优方案的具体实施
负责组织公司相关部门对各物业管理优秀小区的检查、评审
培训与指导：
公司质量管理体系的相关培训工作
公司内审员的管理及业务培训工作
对管理处、部门、分公司、办事处进行针对性指导
为公司的业务拓展提供品质管理方面的支持
程序检查：
质量管理体系的认证、监督审核及内部审核的管理
建立各部门程序运转状况的交叉检查体系
协助管理者代表处理公司的质量管理问题
对各部门的程序质量问题、隐患，提出纠正、预防与处罚建议并监督落实每月向公司领导提供各部门程序运转状况及改进建议
研究改进：
组织对各部门管理行为与业务行为改进的专题研究
负责组织配套的程序补充修订
总结各管理处好的管理经验、方法，进行评审、推广，不断优化作业模式
体系信息化：
实现程序体系的在线查阅
建立部门职能的模块化组合
在线更改程序文件
财务部职责
财务核算：
对管理项目独立建帐，规范各类收支科目、凭证
组织编制管理处季度收支公布表
建立顾问项目预算－决算制度
严格按照会计原则核算各业务单位的效益
财务收支：
工资、福利、外派补贴等的按时发放
改进开支审批与费用报销程序
业务收入拖欠的分类及统计
各业务单位可动用资金的限额控制
指导与审计：
对各单位的预算管理和财务规范进行指导
定期对各业务单位财务收支进行审计
组织财务工作各个岗位的专业培训
负责公司领导的离任审计
纳税安排：
依法按时缴纳各类税款，提请关注税法风险
掌握业务相关区域物业管理相关税法的特点及变化通过纳税类型、纳税地点、工商注册等方法减轻税负项目可行性的财务评估：
参与管理项目的效益测算
参与顾问项目的效益测算
参与公司投资项目的效益测算
参与采购成本评估与物耗定额分析
预算管理：
组织公司及各部门年度预算编制与年中预算调整
监督各部门年度预算与分类收支预算的执行
不断改进公司年度经营效益的动态测算模型
完善各部门各管理处的收支预算管理制度
财务报告：
编制各部门月度收支情况报表
编制公司月度财务报表
制订公司年度财务预算和年度财务报告。
投资管理：
定期分析业务外公司资产的投资回报状况
提出改变投资方向与资产结构的建议报告
管理处职责
销售配合：
做好销售大堂、样板房和销售涉及施工现场部分的保洁、绿化和保安工作。
管理方案：
在入伙前拟订新接管项目的管理方案（管理服务的类型、方式、品质标准、人员编制和收支预算）
管理方案的年度修订与评审
接管验收入伙与装修：
工程技术资料、交接验收资料的建档、管理工作
验收发现问题的整改协调与推动
办理入伙手续
业主收房安排及发现问题的整改协调
装修管理工作
日常管理：
安全管理
房屋及设施设备的运行和维护保养
绿化
保洁
车辆进出与停放管理
入户维修
社区文化活动
业主走访与投诉受理
参与业委会组建，与业委会定期沟通
开发商及政府部门工作关系
协助安排对岗培训及参观
管理费的计收与催缴
客户资料及工作档案管理
员工计划考核管理与培训
操作层员工宿舍管理
2.1董事长职责
2.1.1 决定公司组织架构与分支机构的设置和调整。
2.1.2负责在公司范围内建立文件化质量管理体系并保持其有效运行。
2.1.3负责公司管理制度、质量手册和程序文件的颁布与修改的最终审批。
2.1.4批准公司质量方针和质量目标。
2.1.5决定公司人事安排。
2.1.6 审批公司的财务开支。
2.1.7负责公司经营计划的最终审批。
2.1.8负责公司业务项目、对外投资项目和相关合同的最终审批。
2.1.9主持公司领导办公会和管理评审会议。
2.2总经理职责
2.2.1 审核公司经营计划草案，并领导全体员工执行公司经营计划，完成公司年度效益指标和重点工作目标。
2.2.2督导公司副总经理及分公司、办事处、管理处、职能部门的工作。
2.2.3审核公司人事安排方案，并在董事长授权范围内，决定公司员工人事任免。
2.2.4 审核公司财务开支，并在董事长授权范围内，审批公司的财务开支。
2.2.5审核公司组织架构与分支机构的设置与调整方案。
2.2.6审核公司新的制度程序草案与修改内容。
2.2.7审核公司业务项目、对外投资项目和相关合同。
2.2.8主持总经理办公会。
2.3副总经理职责
2.3.1审核分管机构的经营计划草案，并组织执行分管机构的经营计划，。
2.3.2督导所分管的分公司、办事处、管理处和职能部门的工作。
2.3.3提出人事任免建议，并在董事长、总经理授权范围内，决定员工的人事任免。
2.3.4审核财务开支，并在总经理授权范围内，审批财务开支。
2.3.5提出分管范围内的组织架构与分支机构的设置与调整方案。
2.3.6提出分管范围内的新制度程序草案与修改内容。
2.3.7审核分管范围内的业务项目、对外投资项目和相关合同。
2.3.8主持分管机构的副总经理办公会。
5.1岗位名称：总经理
任职要求：大学本科以上学历、有三年以上物业管理经验，熟悉物业管理行业经营、运行管理；熟悉深圳及全国物业管理市场；熟悉物业管理相关法律、法规，具有中级以上技术职称和全国物业管理经理上岗证书。具有较强的组织、沟通、协调和决策能力。
直接上司：集团公司。
直接下属：副总经理、管理者代表、总经理助理。
主要职责与权限：
a) 确定公司的经营计划、发展规划及经营方针，制定企业经营管理目标，并组织实施。
b) 主持制定和完善公司的各项规章制度，建立健全内部组织系统，协调各部门关系，建立内部合理而有效的运行机制。
c) 确保建立文件化管理体系。
d) 批准颁布公司质量方针和质量目标。
e) 主持管理评审。
f) 确保质量方针和目标的相关内容在公司各适当层次上被了解，执行和维持，并确保其在持续适宜性方面得到评审。
g) 确保识别和策划满足顾客需求和期望所需的资源并转化为相应的服务规范。
h) 组织并主持对重大物业管理项目、合同和标书的评审，并负责重大物业管理项目、合同、标书的签定。
5.2岗位名称：管理者代表
任职要求：大专学历、具有中级以上职称和全国物业管理经理上岗证书；
熟悉物业管理法律、法规，ISO9000质量管理体系，对ISO9000质量管理体系的建立、推行和维护具有丰富的经验；具有较强的策划、沟通和协调能力。
直接上司：总经理。
直接下属：无。
主要职责与权限：
a)协助总经理建立、实施和完善公司质量体系并协调和监督其运行，确保其符合ISO9000质量管理体系的要求。
b)协助总经理做好管理评审及相应纠正措施的实施工作。
c)编制质量手册、年度内部质量审核计划和管理评审计划。
d)组织内部质量审核、适时向总经理汇报质量体系的运行情况（包括改进的需求）。
c)确保在整个公司内促进顾客要求意识的形成。
d)就质量管理体系有关事宜与外部联洛。
5.3岗位名称：副总经理
任职要求：大专学历，具有较强的组织、沟通、协调和决策能力；熟悉深圳及全国物业管理市场及物业管理相关法律、法规，从事物业管理工作至少3年；具有全国物业管理企业经理上岗证书。
直接上司：总经理。
直接下属：分管部门经理或部长。
主要职责与权限：
a) 协助总经理管理各分管部门。
b) 制定并落实分管部门的年度工作计划，协调各分管部门的工作，发现问题及时处理，重大问题应及时汇报总经理，并提出解决问题的方案。
c) 就公司经营管理目标及长远规划、年度计划提出合理建议。
d) 监督和指导各分管部门完成公司质量目标，实现公司的经营目标。
e) 参与有关的合同评审。
f) 处理各分管部门的顾客投诉、分管部门提出的问题和部门纠纷。
5.4财务部
5.4.1部门组织结构图
5.4.2
任职要求：中专以上学历，财会或相关经济类专业毕业，取得会计从业资格证书，具有三年
以上相关工作经验或具备会计师以上专业技术职务资格；熟悉国家财经法律、法规、方针、政策和制度，掌握现代化财务管理的有关知识；客观公正，坚持原则，廉洁奉公；有很强的组织协调能力。
直接上司：总经理、集团公司财务总监。
直接下属：核算会计、稽核会计、出纳员。
主要职责与权限：
a)在总经理领导下，认真贯彻执行《会计法》和有关的法律、法规、制度，监督考核公司各部门的财务收支、资金使用和财产管理等计划的执行情况及其效果，保护公司财产，维护财经纪律，对公司的财务状况负责。
b)领导财务部的全体人员认真落实岗位责任制，健全和严格实施经济责任制，建立良好的会计工作秩序，并对其工作负责。
c)通过财务分析，指导各部门开源节流，提出挖潜措施，不断地提高经济效益。
d)组织各部门编制财务收支、成本费用等计划和预算，审查核定计划外重大收支项目。
e)组织财务部的全面经济核算，制定财务管理制度和会计核算制度，严格会计监督，支持财会人员（含财务内勤）依法履行职责。
f)严格执行国家的外汇管理制度，负责做好外汇管理工作。
g)督导电脑系统的维修保养、更新和管理工作，确保电脑系统正常运行。
h)协调与公司各部门的关系，并负责与财政、银行、税务、外汇等机构的联系。
i)定期向总经理和集团公司财务部如实反映公司经济活动和财务收支情况，正确及时地提供管理信息，作为改善公司经营管理决策的依据。
j)负责财务部队伍的建设，制定各岗位人员培训计划，提高财务部全体员工的业务素质。k)负责员工的考核工作，检查员工纪律，关心员工的思想、工作情况，针对不同员工的实际需要，设计并实施有针对性的控制。
l)保守本公司的商业秘密，除法律规定和单位领导同意情况外，不能私自向外界提供或者泄露公司的财务信息。
m)完成上级分配的其它工作。
5.4.3岗位名称：核算会计
任职要求：中专以上学历，具有二年以上相关工作经验，具有会计从业资格证书；掌握计算机日常应用，熟练运用OFFICE软件，熟练使用一种财务软件。
直接上司：财务部经理。
直接下属：无。
主要职责与权限：
a)根据审核无误的原始凭证填制记帐凭证。
b)编制、打印会计报表，经财务部长审核后及时报送集团公司财务部、公司总经理各一份。
c)编制、打印各部门经济效益完成情况表，交财务部长审核后，交公司总经理、各部门负责人。
d)与银行对帐单核对并编制银行余额调节表。
e)打印备用金明细帐，交出纳员及时催收归还备用金。
f)按时申报纳税并及时了解税务局最新的税务政策。
g)进行工资核算，经有关人员审核后，制作工资盘。
h)正确使用会计电算化系统，及时制作备份盘，保证会计系统的安全运行。
i)完成财务部经理交给的其它工作。
j)完成公司领导交给的其它工作。
5.4.4岗位名称：出纳员
任职资格：中专以上或同等文化程度，具有安全、防范意识，有较强的记忆力及应变能力。品德优良，不贪图私利，具有较好的心理素质，工作细致、责任心强。能够掌握基本的电脑操作方法。
直接上司：财务经理
直接下属：无。
主要职责与权限：
a)负责支票的购买、保管、使用、登记工作，保证支票的安全。
b)负责现金的收支、保管，必须保证现金安全，合法支出。不可以坐支。
c)对各管理处财务内勤人员进行有关出纳业务的指导。
d)法人代表私章的保管、使用工作。
e) 及时支付签批完毕的员工报销单、借款单、以及其它需支付的款项。
f) 向银行交送工资盘。
g) 及时登记现金日记帐，并每日核对现金余额，保证帐实相符。
h) 到银行领取公司帐户银行对帐单。
i) 根据核算会计交来的备用金明细帐，向有关人员催收还款或报帐。
j) 及时向财务内勤催收单据。
k) 公司及金地工业区的各项收费工作。
l) 协调好与外单位、银行及公司员工的关系。
m) 保守公司经济业务秘密。
n) 财务部经理安排的其它工作。
5.4.5岗位名称：稽核会计
任职要求：大专以上学历，具有二年以上会计或相关工作经验，具有会计从业资格证书；掌握计算机日常应用，熟练运用OFFICE97软件；熟悉公司业务流程，工作细致，责任心强，思维敏捷，洞察力强；敬业爱岗，坚持原则。
直接上司：财务部经理。
直接下属：无。
主要职责与权限：
a)检查各管理处计收费是否准确。
b)检查各管理处财务内勤人员的现金及票据的保管、使用情况是否符合有关规定。
c)检查各管理处财务内勤人员的现金日记帐、银行日记帐的登记是否及时、准确。
d)按时编制〈〈财务月报〉〉。
e)建立公司稽核制度。
f)发现收费系统、财务内勤人员工作中存在的问题，并及时向财务部经理反映，提出改进意见。
g)完成其他领导交办的任务。
5.5工程部
5.5.1部门组织结构图
5.2.2岗位名称：工程部经理
任职要求：本科学历或中级以上技术职称；从事水、电运行管理和设备管理五年以上，有较强的组织和协调能力。
直接上司：副总经理
直接下属：家电维修工程师，工程维修主管、供电计量主管、供电运行主管、供水运行主管，设备管理工程师。
主要职责与权限：
a)组织审核、编写工程部年度、月度工作计划和工作总结。
b)监督检查各部门日常工作并检查其完成任务的质量。
c)参与工程部重大工程实施、验收等工作，并进行监督。
d)与顾客保持密切联系，及时处理顾客的投诉意见。
e)协调好下属各部门、员工之间的工作。
f)培训与督导下属工作。
g )做好上级交给的其它工作。
5.5.3岗位名称：供电运行主管
任职要求：从事供电运行管理五年以上，具有中技（中专）以上学历（电气专业），具有一定的组织协调能力。
直接上司：工程部经理
直接下属：供电运行管理员。
主要职责与权限：
a)安排或提出供电设备维护、维修计划。
b)组织安装供电输出回路，对回路进行编号。
c)协调处理本部门员工之间的工作。
d)处理本部门供电业务及顾客投诉。
e)处理好与供电局的工作关系。
5.5.4岗位名称：供电运行管理员
任职要求：高中以上学历，从事供电运行管理工作一年以上；持有国家地区劳动局或国务院主管部门劳资机构规定验印的电工技术等级证书及相应操作证或深圳供电局验印的“电工进网作业许可证”。
直接上司：供电运行主管
直接下属：无
主要职责与权限：
a)对新增输出回路进行检测和调试。
b)对供电设备进行操作、供电运行进行监护。
c)对异常情况的应急处理及表计的抄录工作。
5.5.5岗位名称：供电计量主管
任职要求：从事供电计量管理工作三年以上。