企业内部控制——采购业务
企业内部控制——采购业务
7．3 请购与审批控制
7．3．3 采购申请审批制度
为了明确采购商品或劳务的申请与审批规范，企业应建立采购审批制度。以下是某企业的采购申请审批制度，供读者参考。
采购申请审批制度
第1章总则
第1条目的
企业为明确商品或劳务采购的申请与审批规范，特制定本制度。
第2条适用范围
本企业内所有部门的请购，除另有规定外，均依本制度的相关规定处理。
第3条责权单位
1．采购部负责企业所需物资的采购工作。
2．财务部负责采购物资的货款支付工作。
3．物资使用部门和仓库部门提出采购申请。
4．财务总监、总裁根据权限审批采购项目。
第2章请购审批规定
第4条原材料或零配件的请购
原材料或零配件的请购主要来自需求部门和仓储部门。
1．需求部门请购。
（1）原材料或零配件由需求部门根据采购计划或实际经营需要提出请购单。
（2）仓库材料保管员接到请购单后，查看材料保管卡上记录的库存数，将库存数与生产部门需要的数量进行比较。
（3）当生产所需材料和仓库最低库存量合计已超过库存数量时，同意请购。
2．仓储部门请购。
（1）仓库部门在库存材料已达到最低库存量时提出请购单。
（2）仓库主管签字的请购单，需要通过2方面的审批。
①采购员审查请购单，检查该项请购是否在执行后又重复提出，以及是否存在不合理的请购品种和数量。如果采购员认为请购单合理，则应用所掌握的市场价格编制采购预算。
②经采购员签署同意的请购单交财务部进行审核，如果该项请购单在经营目标和采购预算范围内，财务部签字确认后可交采购部门办理采购手续。
（3）采购部应将处理过的请购单归纳备案。
第5条临时性商品的请购
1．临时性商品的采购申请由使用部门直接提出。
2．使用部门需要在请购单上对采购商品作出描述，解释其目的和用途。
3．请购单须由使用部门负责人审批同意，并须经过财务部、财务总监和总裁同意签字后，采购部方可办理采购手续。
第6条经常性服务项目的请购
1．经常性服务项目指的是由同一服务机构或企业所提供的某些经常性服务项目，例如公用事业、期刊杂志、保安等服务项目。
2．使用部门最初需要这些服务时，提出请购单，由财务部、总裁进行审核、审批。
第7条特殊服务项目的请购
1. 特殊服务项目请购是指保险、广告、法律和审计等服务采购申请。
2. 特殊服务项目请购由总裁、董事会或股东大会进行审议、批准。
3. 审议人员参照过去的服务质量和收费标准,分析申请人提供的申请内容,包括选定的广告商、事务所及费用水平等是否合理,经总裁批准后,才能对这些特殊服务项目进行采购。
第8条资本支出和租赁合同
1. 资本支出和租赁合同应由经办部门提出请购, 由总裁、董事会或股东大会进行决策。
2. 对于重要的、技术性较强的资本支出和租赁合同,应组织专家进行论证,实行集体决策和审批,防止出现决策失误而造成严重损失。
第3章请购单规定
第9条请购单的开列和递送
1. 请购单的开列要求有以下四点,具体如下表所示。
请购单开列要求一览表
2．需用日期相同且属同一供应商的统购材料，请购部门应依请购单附表，以一单多品方式提出请购。
3．紧急请购时，由请购部门于“请购单”上注明原因，并加盖“紧急采购”章。
4．材料检验必须通过特定方式进行的，请购部门应于“请购单”上注明要求。
5．物料管理部门按月依耗用状况，并考虑库存情况填制“请购单”提出请购。
第10条免开请购单部分
1．总务性用品免开请购单，并可以“总务用品申请单”委托总务部门办理采购。总务用品分类如下。
（1）礼仪用品，如花篮和礼物等。
（2）招待用品，如饮料和香烟等。
（3）书报、名片、文具等。
（4）打字、刻印、账票等。
2．零星采购及小额零星采购材料项目。
第11条请购事项的撤销
1. 请购事项撤销时,原请购部门应立即通知采购部门停止采购,同时在请购单第1、2联加盖红色“撤销”的标记并注明撤销原因。
2. 采购部门办妥“撤销”后,依下列规定办理。
(1)采购部门在原请购单上加盖“撤销”章后,送回原请购部门。
(2)原“请购单”已送物料管理部门待办收料时,采购部门通知撤销,物料管理部门据以将原请购单退回原请购部门。
(3)原请购单未能撤销时,采购部门应通知原请购部门。
第4章附则
第12条本制度经总裁审批后自颁布之日起开始执行。
第13条本制度由采购部负责解释。
7．3．4 采购预算管理制度
为了避免盲目采购、控制采购成本、保证合理采购需求，企业应建立采购预算管理制度。以下是某企业采购预算管理制度，供读者参考。
采购预算管理制度
第1条目的
为了以下目的,特制定本制度。
1. 避免盲目采购。
2. 从总体上统筹使用资金,提高资金的使用效率。
3. 确保采购合理的需要。
第2条相关定义
1. 采购预算
采购预算是采购部门为配合企业年度销售预测或生产数量,对所需原料、物料、零件、劳务等的数量及成本编制的用货币形式进行具体、系统反映的数量计划,利于企业整体目标的实现及资源的合理配置。
2. 预算管理
预算管理指的是企业内部通过编制预算、执行预算、预算差异分析和预算考核来管理企业的经济活动,反映企业管理的成绩,保证管理政策的落实和目标的实现,促使企业不断提高效率和效益。
3. 采购预算管理
采购预算管理是企业预算管理的一个分支,应与预算系统的其他系统相互协调。
第3条编制采购预算
1. 根据企业经营目标确定采购预算项目、建立预算标准,采用一定的编制方法和程序,将企业在未来一定时期内应达到的具体采购目标以数量和货币的形式表现出来。
2. 根据企业的年度销售计划, 相关使用部门(生产部门、开发部门、管理部门等)填写本部门的“采购预算申请单”,上交采购部。
3. 采购员汇总、整理各部门采购预算后,编制采购总预算,经采购经理补充完善后,交财务部和预算管理委员会逐一核准,采购员在此基础上调整、完善采购预算,上交总裁审批。
第4条执行采购预算
1. 将审批的各项采购预算指标及时下达给相关责任部门及人员,并实行预算执行的授权。
2. 在预算执行过程中应实行责权利相结合,并监控预算执行过程。
第5条分析和调整采购预算差异
1. 在预算执行过程中,采购部要根据业务、统计和财务部门核算的实际数据,即预算的实际执行结果与预算数进行比较,编制预决算分析报告。
2. 如果有差异,要分析差异产生的原因和责任归属,制定控制差异或调整预算的具体措施。
第6条采购预算资金控制
采购预算资金控制主要有以下四点要求。
1. 在采购预算资金控制中,必须对采购预算资金实行责任人限额审批制度。
2. 部门负责人只能在自己的限额内进行审批,限额以上的应按企业请购审批制度进行办理,严格控制预算外的资金支出。
3. 对于预算内的采购项目,请购部门应严格按照预算执行进度办理请购手续。
4. 对于超预算和预算外的采购项目,采购部及财务部对需求部门提出的申请进行审核后,交总裁审批,之后再行办理请购手续。
第7条本制度由采购部、财务部联合制定,其修订、解释工作归总经办所有。
7．4 购买与验收控制
7．4．8 采购作业控制制度
为了控制采购过程，保证企业采购活动顺利进行，企业应制定规范的采购作业控制制度，具体示范如下。
采购作业控制制度
第1章总则
第1条目的
明确采购方式、采购数量、采购订单、供应商选择等各项规定, 确保采购过程透明化。
第2条责权单位
1. 采购部负责本制度的制定、修改、废除等工作。
2. 总裁负责本制度制定、修改、废除等的审批。
第2章采购方式控制
第3条采购方式分类
采购方式有订单采购、合同订货、直接采购、比质比价采购和紧急采购五种方式。
1. 订单采购
(1)采购部根据批准的请购单签发订购单,订购单上注明求购商品或劳务的具体项目、价格、数量、交货时间等,送交供应商并表明购买意愿。
(2)供应商按照订单上面的要求生产、供应商品或劳务。
(3)在将订单提交给供应商之前还应由财务部门检查订单的合理性。
2. 合同订货
(1)采购部与供应商通过谈判就采购货物的质量、数量、价格水平、运输条件、结算方式等各项内容达成一致,并且以购销合同的形式确定下来,购销双方共同遵守。
(2)供应商按合同提供货物并取得货款,企业按合同验收货物并支付款项。
3. 直接采购
采购人员根据批准的请购单,就其所列货物直接向供应商购买。
4. 比质比价采购
选择三家以上的供应商,就其质量、价格、供货期等进行对比分析,在符合质量标准的前提下,选择价格最低的供应商。
5. 紧急采购
因紧急情况,需要以最快的速度使采购商品或劳务到位。紧急采购方式一般只在临时性、突发性情况下采用。
第4条采购方式选择
可以根据以下五种情况选择合适的采购方式。
1. 根据商品或劳务的性质及其供应情况确定采购方式。
2. 一般商品或劳务的采购应采用采购订单或合同订货等方式。
3. 小额零星商品或劳务的采购可以采用直接购买等方式。
4. 重要商品或劳务的采购以及政策性采购等应当经过决策论证和特殊的审批程序后,采用订单采购、合同订货或者比质比价采购方式进行。
5. 大宗原料、燃料和辅料的采购、基建或技改项目主要物资的采购以及其他金额较大的大宗物资采购采用比质比价采购方式。
第3章采购数量控制
第5条确定数量
采购数量应该严格按照采购计划进行确定。
第6条采购审查
采购员应对每一份请购单进行审查,审查其请购数量是否在控制限额的范围内。
第7条检查请购单
检查使用商品和获得劳务的部门负责人是否在请购单上签字同意。
第8条成本分析
1. 对于需大量采购的原材料、零配件等,必须针对各种采购数量对成本的影响作出分析,将各种请购进行有效的归类,然后利用经济批量法来测算成本。
2. 对于请购数量不大,或者零星采购的商品,采购批量的成本分析控制可对照资金预算来执行。
第4章采购时间控制
第9条采购时间包含内容
采购时间包括请购单的报送审批时间、订单处理时间、供应商备货时间、运货时间、验收时间和入库时间等。
第10条确定具体的采购时间
根据请购性质和采购方式确定具体的采购时间。
1. 现用现购商品或劳务的采购时间是从实际使用或需要日期算起,倒算出合理的采购时间。
2. 在以最佳成本为原则确定最佳经济订货批量的方式下,采购时间通常是按照库存量控制的方法来确定的。
3. 以保险储备量和定量确定采购时间,即当某一商品达到订货点时就是采购时间。
第11条采购时间控制目的
1. 对采购时间进行控制的目的之一是防止正常的业务活动被推迟。
2. 对采购时间进行控制的目的之二是防止过早地使用现金而形成过大的存量资产。
第12条采购时间控制要求
1. 采购时间的控制由仓库管理部门运用经济批量法和分析最低存货点来进行。
2. 当请购单已经提出时,采购员应及时处理请购单,并将处理结果及时通知仓库管理部门。
第5章供应商选择
第13条供应商初步评价
1. 采购部与使用部门根据企业实际需求寻找适合的供应商,同时收集多方面的资料,如质量、服务、交货期、价格等作为筛选的依据,并要求有合作意向的供应商填写“供应商基本资料表”。
2. 采购员对“供应商基本资料表”进行初步评价,挑选出值得进一步评审的供应商,填写供应商候选名单,交采购部经理审核。
3. 选择供应商的标准主要有以下五点。
(1)供应商应有合法的经营许可证,应有必要的资金能力。
(2)按国家(国际)标准建立质量体系并已通过认证。
(3)有良好的售前、售后服务措施和服务意识。
(4)具有足够的生产能力,能满足本企业的经营需要。
(5)同等价格择其优,同等质量择其廉,同价同质择其近。
4. 采购员在对供应商进行初步评审时,需确定采购的物资是否符合政府法律法规的要求和安全要求,对于有毒物品、危险品,需要求供应商提供相关证明文件。
第14条供应商现场评审
1. 采购部会同使用部门、请购部门、生产部门、质量管理部门、技术部门以及财务部门共同进行供应商的现场评审,并提出相应的意见和建议。
2. 供应商评价内容主要包括以下四点。
(1)采购部主要负责评价供应商的资质、经营状况、信用等级及服务等方面。
(2)财务部主要负责评价供应商要求的付款条件等。
(3)使用部门、质量管理部门主要负责评价供应商提供商品的质量。
(4)上述所有部门共同对采购的价格、交货时间进行评价。
3. 供应商现场评价的适用范围。
(1)根据所采购物资对企业经营的重要程度,将采购的商品分为关键、重要、普通三个级别,对不同级别实行不同的控制等级。
(2)对于提供关键与重要材料的供应商,必须进行现场评审。
(3)对于提供普通物资的供应商,无需进行现场评审。
(4)对于紧急、小额零星物质的采购,由使用部门直接提出申请,采购员进行市场调查后,直接选择供应商,经采购经理审批后,进行采购。
第15条《供应商质量保证协议》的签订
1. 采购部负责与现场评审合格的关键、重要材料的供应商和普通物资供应商签订《供应商质量保证协议》。
2. 《供应商质量保证协议》一式两份,双方各执一份,作为供应商提供合格物资的一种契约。
第16条样件需求与供应商送样
1. 如有样品需求,由采购员通知供应商送交样品,使用部门、质量管理部门等相关人员需对样品提出详细的质量要求,如品名、规格、包装方式等。
2. 样品应为供应商正常经营情况下的具有代表性的商品,数量应多于两件。
第17条样品确认
1. 样品在送达企业后,由验收人员及使用部门完成对样品质量、性能、尺寸、外观质量等方面的检验,并填写“样品签样试用回单”。
2. 对于经确认合格的样品, 需贴上“样品标签”, 并注明合格或不合格, 标识检验状态。
3. 合格的样件至少为两件,一件返还供应商,一件留在采购部作为今后检验的依据。
第18条确定合格供应商的名单
1. 采购员根据现场评审结果和样品检查结果确定“合格供应商名单”,对于无需进行现场评审的可直接填写“合格供应商名单”,之后交采购经理审核。
2. 采购经理审核无误后,交总裁审核。
3. 原则上一种商品需两家或两家以上的合格供应商,以供采购时选择。
4. 对于唯一供应商或独占市场的供应商,可直接列入“合格供应商名单”。
第6章订单的控制
第19条找出合适的供应商进行采购
选定合适的供应商后,采购员在合格的供应商名单内找出合适的供应商进行采购。
第20条采购价格审核
1. 采购价格由财务部、使用部门等相关部门负责审核,经财务总监、总裁审批。
2. 所有超过规定价格的订购价格必须经过总裁的特殊审批。
第21条条款审核
财务部门对采购订单进行审核,特殊条款必须由法律办公室或专业法律顾问把关。
第22条合同审批
根据《采购授权审批制度》的相关规定,报相关人员按权限进行审批。
第23条登记采购订单
1. 采购员应该按编号编制采购订单。采购订单一式四联,其主要作用如下。
(1)一联提交请购部门,以便让请购部门验证购货订单的内容是否符合他们的要求。
(2)一联提交质量管理部门,一联提交仓库保管部门,作为他们在收到货物时的验收标准。
(3)一联提交财务部,作为入账凭证。
2. 采购员要及时对采购订单归档,在每月存档时应检查已处理的采购订单是否连续编号。
3. 定期汇总所有被取消和修改过的订单,并编制报表。
4. 定期汇总所有未完成的采购申请,并编制报表。
第7章附则
第24条本制度经总裁审批后自颁布之日起开始执行。
第25条本制度由采购部负责解释。
7．4．9 采购验收管理制度
通过采购验收管理制度，严把货物质量关，确保有质量问题的货物不进入企业。以下是某企业的采购验收管理制度，供读者参考。
采购验收管理制度
第1章总则
第1条目的
为了规范企业采购物资的验收作业,确保货物质量,特制定本制度。
第2条适用范围
凡是采购进入企业的物资均适用本制度。
第3条主管部门
货物的验收由质量管理部门主导,会同仓储部门、使用部门和采购部共同验收,对收到货物的数量和质量进行检验。
第4条基本要求
1. 质量管理部门和相关使用部门对所购货物或劳务等的品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收,出具验收证明。
2. 对于验收过程中发现的异常情况,验收人员应当立即向采购部或有关部门报告,采购部或有关部门应查明原因,及时处理。
第2章实施检验
第5条收货准备
1. 货物验收人员在采购部门转来已核准的“订购单”时,按供应商、货物交货日期分别依序排列,并于交货前安排存放的库位以方便收货作业。
2. 对于需要按重量、长度、体积等计量的物资,应借助称重仪器、检测工具、容器等进行试测验收,不得虚估。
第6条货物验收规范
质量管理部门应当就货物的重要性及特性等,适时召集使用部门及其他有关部门,按照所需货物制定《货物验收规范》，作为采购及验收的依据。
第7条待验货物处理
对于已经到货等待验收的货物,必须在商品的外包装上贴上货物标签并详细注明货号、品名、规格、数量及到货日期,并且应与已验收货物的分开储存,并规划“待验区”以示区分。
第8条审核单据
1. 货物到货后,货物验收人员应会同使用部门依“装箱单”、“订购单”、“合同”等采购文件核对货物名称、规格并清点数量或过磅、测量重量,并将到货日期及实收数量填入“订购单”。
2. 验收人员填写验收报告单并在上面签字。
第9条急用品验收
紧急货物到货后,若尚未收到“请购单”。验收人员应先与采购部核对,确认无误后,按收货作业办理。
第10条出具合格验收报告
1. 对于经检验合格的货物,检验人员于外包装上贴上合格标签，仓库人员再将合格品入库定位。
2. 质量管理部门应当使用按顺序编号的验收报告,对那些没有对应采购申请的商品或劳务,一律不得签收。
3. 质量管理部门验收完毕后, 应当对验收合格的商品或劳务编制一式多联、预先编号的验收证明,内容包括供应商名称、收货日期、货物名称、数量和质量以及运货人名称、原购货订单编号等,作为验收商品或劳务的依据, 并及时报告采购部门和财务部门。
第3章检验异常处理
第11条验收异常
1. 验收过程中如发现所载的货物与“装箱单”、“订购单”或合同所载内容不符,应通知办理采购的人员及相关部门进行处理。
2. 验收过程中发现货物有倾覆、破损、变质、受潮等异常情况而且达到一定程度时,验收人员应及时通知采购人员联络公证处前来公证或通知供应商前来处理,并尽可能维持其状态以利于公证作业。
3. 公证单位或供应商确认后, 验收人员开立“索赔处理单”呈部门负责人核实后,送财务部门及采购部门督促办理。
4. 对于验收不合标准的货物,检验人员应贴上不合格标签,并于“材料检验报告单”上注明不良原因,经负责人核实后通知采购部门送回货物办理退货。
第12条超交处理
1. 货物交货数量超过订购量的部分应退回供货商。
2. 属于自然溢余的,由物料管理部门在收货时于备注栏注明自然溢余数量或重量,经请购部门主管同意后进行收货,并通知采购人员。
第13条短交处理
交货数量未达到订购数量时,以要求补足为原则,由验收人员通知采购部门联络供应商进行处
理。
第14条退换货作业
1. 对于检验不合格的货物办理退货时,采购员应开立“货物交运单”并附有关“货物检验报告单”，呈采购经理签字确认后办理退货。
2. 需更换货物时要与供方协商解决;需要增减货款时要在付款前或有效承付期内通知财务部门。
3. 对于已付款但在保修期或保质期内出现质量问题的货物,要负责联系维修或索赔,索赔收入全部上缴财务部门,连同赔偿物品清单及赔偿原因说明等一起上缴。
第4章附则
第15条本制度由质量管理部负责解释和修改。
第16条本制度自颁布之日起实施执行。
7．5 采购付款控制
7．5．3 付款控制制度
下面是某企业制定的采购付款控制制度，供读者参考。
付款控制制度
第1章总则
第1条为规范企业商品采购付款业务的内部控制管理,特制定本制度。
第2条本制度由采购部制定、修改,报总裁审批后执行。
第3条付款控制应遵循的法规。
企业应当按照《中华人民共和国现金管理暂行条例》、《支付结算办法》和内部控制规范等规定办理采购付款业务。
第2章付款控制中的单据审核
第4条财务部门在办理付款业务时,应当对采购发票、结算凭证、验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。
第5条真实性审核
1. 应付账款会计应审核原始凭证是否真实,是否存在伪造或者涂改等情况。
2. 核实原始凭证所反映的经济业务是否发生过,是否反映了经济业务事项的本质等。
第6条合法性审核
审核原始凭证所反映的经济业务事项是否符合国家有关法律、法规、政策和国家统一会计制度的规定等。
第7条合规性审核
审核原始凭证是否符合有关规定,如是否符合预算、是否符合有关合同、是否符合有关审批权限和手续, 以及是否符合单位的有关规章制度, 有无违章乱纪、弄虚作假现象等。
第8条完整性审核
根据原始凭证所反映的基本内容的要求,审核原始凭证的内容是否完整,手续是否齐备,应填写的项目是否齐全,填写方式、填写形式是否正确,有关签章是否具备等。
第9条除上述第5、6、7、8条审核外,还应对原始凭证的正确性进行审核,即审核原始凭证的摘要和数字是否填写清楚、正确,数量、单价、金额的计算有无错误,大小写金额是否相符等。
第3章付款控制中的现金使用
第10条现金使用范围
1. 向个人收购农副产品和其他物资的价款。
2. 结算起点以下的零星采购支出价款。
第11条现金使用方法
1. 采购付款中零星采购需要支付现金的,采购员向财务部申请。
2. 财务部根据企业现金使用规定从库存现金限额中支付或者从开户银行提取后支付。
3. 财务人员不得从企业的现金收入中直接支付(即坐支),需要坐支现金的需报经开户银行批准。
4. 因采购地点不确定、交通不便等特殊情况,办理转账结算不便,必须使用现金开户时,应向开户银行提出书面申请,由企业财务部门负责人签字盖章,开户银行审批后,予以支付现金。
第4章付账控制
第12条采购员在付款时,应经采购经理、验收储存、财务部门等部门负责人进行相应确认或批准。
第13条对于一切购货业务,都应编制购货订单,购货订单需经过有关部门(如采购部、生产部、销售部、总裁等)签单批准。订单副本应及时提交财务部门。
第14条收到货物并验收后,验收员应编制验收报告,验收报告必须按顺序编号,验收报告副本应及时送交采购部和财务部。
第15条收到供应商发票后,采购员将供应商发票与购货订单及验收报告进行比较,确认货物种类、数量、价格、折扣条件、付款金额及方式等是否相符,核对无误后交财务部。
第16条财务部将收到的购货发票、验收证明、结算凭证与购货订单、购货合同等进行复核,检查其真实性、合法性、合规性和正确性。
第17条采购付款实行付款凭单制。相关现金支付须经采购部门填制应付凭单,并经财务经理审核、财务总监和总裁按权限审批后方可支付货款。
第18条已确认的负债都应及时支付,以便按规定获得现金折扣,加强与供应商的良好关系,并维持企业信用。
第19条财务部应该按照应付账款总分类账和明细分类账按月结账,并且互相核对,出现差异时应编制调节表进行调节。
第20条财务部按月向供应商取得对账单,将其与应付账款明细账或未付凭单明细表互相调节,并查明发生差异的原因。
第5章附则
第21条本制度由财务部、采购部联合制定,其解释权归财务部所有。
第22条本制度经总经理办公会审议通过后,自颁发之日起生效实施。
7．5．4 退货管理制度
采购物资出现质量问题后，企业应按退货管理制度的相关规定办理退货。以下是某企业退货管理制度，供读者参考。
退货管理制度
第1条为了明确退货条件、退货手续、货物出库、退货回收等规定,及时收回退货款项,特制定本制度。
第2条退货条件
验收人员应该严格按照企业的验收标准进行验收,不符合企业验收标准的货物为不合格货物。对于不合格货物应办理退货,涉及事项主要包括数量与质量两个方面。
1. 对于数量上的短缺,采购员应该与供应商联系,要求供应商予以补足,或在价款上予以扣减。
2. 对于质量上的问题,采购员应该首先通知使用部门不能使用该批货物,然后与使用部门、质量管理部门、相关管理部门联系, 决定是退货还是要求供应商给予适当的折扣。
3. 经采购部经理审阅、财务总监审核、总裁审批后与供应商联系退货事宜。
第3条退货手续
检验人员对于检验不合格的货物,应贴上“不合格”标签,并在“货物检收报告”上注明不合格的原因,经负责人审核后转给采购部门处理并通知请购单位。
第4条货物出库
当决定退货时,采购员编制退货通知单,并授权运输部门将货物退回,同时,将退货通知单副本寄给供应商。运输部门应于货物退回后通知采购部和财务部。
第5条退货款项回收
1. 采购员在货物退回后编制借项凭单,其内容包括退货的数量、价格、日期、供应商名称以及金额等。
2. 采购部经理审批借项凭单后,交财务部相关人员审核,再交财务总监或总裁按权限审批。
3. 财务部应根据借项凭单调整应付账款或办理退货货款的回收手续。
第6条折扣事宜
1. 采购员因对购货质量不满意而向供应商提出折扣时, 需要同供应商谈判来最终确定。
2. 折扣金额必须由财务部审核、财务总监审核后交总裁批准许可。
3. 折扣金额得以审批通过后,采购部应编制借项凭单。
4. 财务部门根据借项凭证来调整应付账款。
案例分析采购与付款业务循环内部控制
［优质文档］案例分析—釆购与付款业务循环内部控制1 采购与付款循环业务环节案例分析 B公司主要经营中小型机电类产品的生产和销售，U前主要采用手工会计系统。通过对B公司内部控制的了解，记录了所了解的和购货与付款循环的内部控制程序，部分内容摘录如下： （1）对需要购买的已经列入材料清单基础上的山仓库负责填写请购单，对未列入存货清单基础上的山相关需求部门填写请购单。每张请购单须山对该类采购支出预算负责的主管人员签字批准。 （2）釆购部收到经批准的请购单后，山其职员E进行询价并确定供应商，再由其职员F负责编制和发出预先连续编号的订购单。订购单一式四联，经被授权的采购人员签字后，分别送交供应商、负责验收的部门、提交请购单的部门和负责采购业务结算的应付凭单部门。（3）釆购人员F根据请购单向公司的长期供应商C公司发出订购单，釆购人员F长年以来一直负责向C公司采购材料。 （4）根据仓库部门记录，C公司虽然经常出现交货不及时、数量不符等问题，但山于从C公司采购的材料的价格相对较低，因此财务部门指定C公司为B 公司材料的主要供应商。（5）验收部门根据订购单上的要求对所采购的材料进行验收，完成验收后，将原材料交山仓库人员存入库房，并编制预先未连续编号的验收单交仓库人员签字确认。验收单一式三联，其中两联分送应付凭单部门和仓库，一联留存验收部门。 （6）对于验收部门发现的存在质量问题的材料，B公司要求采购部 门与C公司进行谈判并确定适当的折让金额，并授权财务经理审批折让金
额，折让金额一经确定，财务部门即应编制贷项凭单，调整应收账款。 （7）应付凭单部门核对供应商发票、验收单和订购单，并编制预先连续编号的付款凭单。在付款凭单经被授权人员批准后，应付凭单部门将付款凭单连同供应商发票及时送交会计部门，并将未付款凭单副联保存在未付款凭单档案中。会计部门收到附供应商发票的付款凭单后即应及时编制有关的记账凭证，并登记原材料和应付账款账簿。（8）应付凭单部门负责确定尚未付款凭单在到期日付款，并将留存的未付款凭单及其附件根据授权审批权限送交审批人审批。审批人审批后，将未付款凭单连同附件交复核人复核，然后交财务出纳人员Jo出纳人员J据此办理支付手续，登记现金和银行存款日记账，并在每月末编制银行存款余额调节表，交会计主管审核。 （9）每月月末，财务经理授权负责付款的出纳人员J负责定期核对供应商的订单，针对发现的任何差异，追查本公司的会计记账是否有误，并与供应商及时联系，调整差异。 试逐一判断上述每一业务环节是否有内控缺陷？ 答案： （1）不存在内控缺陷，因为对于仓库负责对列入清单的货物填写请购单，同时如果没有列入存货清单的话则可以山其他部门根据需要填写。但是每张请购单要山经过该类支付负预算责任的主管人员签字批准。 （2）存在内部控制缺陷，因为对于询价和确定供应商是属于不相容的 两个岗位，而该公司却由一人担任是不正确的。应当建议其由另外一个职员负责确定供应商。 （3）存在内部控制缺陷，因为企业应根据具体惜况对办理采购业务的 人员进行定期轮岗，防范采购人员利用职权和工作便利收受商业贿赂，损害企
公司采购内控管理制度
公司采购内控管理制度 1、目的 为加强采购计划管理，规范采购工作，保障公司生产经营活动所需物品的正常持续供应，降低采购成本，提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足工公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制定本制度。 2、适用范围 适用于本公司生产用设备、原材料、辅助材料、生产用耗材等公司生产性物资采购过程，包括出口物资的采购。 3、职责 3.1总经理负责采购管理制度的审批。 3.2采购部负责合格供方的开发和管理，合格供方物资供应能力应涵盖公司所有生产性物资需求；对供方在制过程和生产进度控制；对供方库存的核对与控制；与供方的协调与沟通。 3.2工程部和销售部负责提供详细的物资的图纸或参数、材质、规格、工艺等属性。必要时由工程部出图，并由销售部门经客户确认后以请购单的形式提报给采购部。 3.3销售部负责对物资样品发出后的跟踪和客户反馈的记录。 3.4财务部负责对采购物资预付款和货款的结算和给付。 4、采购岗位职责 4.1寻找物料供应来源,并分析相关市场。 4.2与供货商洽谈,并安排工厂参观、建立供货商之数据。 4.3要求报价与进行议价并做出比价分析。 4.4获取所需之物料。 4.5查证购进物料之数量与质量。 4.6建立采购业务进行顺遂所需要之数据和合格供应商名录。 4.7了解市场趋势,搜集市场供给与需求价格等适时数据加以成本分析。
4.8呆料与废料之预防与处理。 5、物资采购工作程序 5.1采购工作流程图 . 销售部 工程部 采购部 财务部 注：工程部门提报的请购单，则由工程部 直接提交采购部进入采购流程。 5.2新供应商开发评定工作流程图
企业内部控制应用指引—采购
企业内部控制应用指引一米购 第一章总则 第一条为了引导企业加强对采购业务的内部控制，规范请购与审批、采购与验收、付 款等行为，防范采购过程中的差错和舞弊，根据国家有关法律法规和《企业内部控制基本规 范》，制定本指引。 第二条本指引所称采购，主要是指企业外购商品并支付价款的行为。 企业外购服务并支付价款的控制，可以参照本指引的规定执行。 第三条企业至少应当关注涉及采购业务的下列风险： （一）采购行为违反国家法律法规，可能遭受外部处罚、经济损失和信誉损失。 （二）采购未经适当审批或超越授权审批，可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致损失。 （三）请购依据不充分、不合理，相关审批程序不规范、不正确，可能导致企业资产损失、资源浪费或发生舞弊。 （四）采购行为违反法律法规和企业规章制度的规定，可能受到有关部门的处罚造成资 产损失。 （五）验收程序不规范，可能造成账实不符或资产损失。 （六）付款方式不恰当、执行有偏差，可能导致企业资金损失或信用受损。 第四条企业在建立与实施采购内部控制中，至少应当强化对下列关键方面或者关键环 节的控制： （一）职责分工、权限范围和审批程序应当明确规范，机构设置和人员配备应当科学合理。 （二）请购事项应当明确，请购依据应当充分适当。 （三）采购行为应当合法合规，采购与验收流程及有关控制措施应当明确规范。 （四）付款方式和程序、与供应商的对账办法应当有明确规定。 第二章职责分工与授权批准 第五条企业应当建立采购业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。 企业采购业务的不相容岗位至少包括： （一）请购与审批。 （二）供应商的选择与审批。 （三）采购合同协议的拟订、审核与审批。 （四）采购、验收与相关记录。 （五）付款的申请、审批与执行。 第六条企业应当建立采购业务的授权制度和审核批准制度，并按照规定的权限和程序 办理米购业务。
企业采购业务内部控制
企业采购业务内部控制探讨 摘要：企业采购业务表现为企业内和企业外、物资流和货币流、流通和生产的相互影响、相互交织。企业采购业务是企业经营生产重要的组成部分，主要是以支付货币资金或者负债代价的形成来换取生产经营中所需要的活动。怎样进行有效的采购业务内部控制和提升企业的经济效益，是企业面临严峻市场形势下能够持续发展的必然选择。 关键词：采购业务；内部控制；企业采购 企业采购业务内部控制要加强防范采购业务的风险，防止资金的不当使用和闲置，把采购成本和采购付款风险尽可能的降到最低，同时能够供应上企业经营活动所需要的物料使用。目前我国采购业务引发高犯罪率而且呈现逐步上升的趋势，引发犯罪的主要原因是一些企业经济业务的处理程序和内部控制制度存在很大的问题，企业想要很好的对采购业务进行控制，就必须建立和加强以及完善采购业务的处理程序和内部控制制度，落实责任制，不断提高制度执行力，确保物资按质按量按时和经济高效地满足生产经营的需求。 一、采购需求计划的控制 采购业务从计划开始，采购需求计划是向市场采购各种物资或组织订货的依据，需求计划规定着采购的时间、采购的物品、采购的数量、采购的方式等。 需求计划分为以下三点进行阐述：1.要强化需求计划的管理，需求计划通过项目管理来明确方向、落实计划、来源资金、安排资金、
订货要求和时间，确保需求计划物资的准确性。2.企业全面预算管理与需求计划管理共同发展，需求计划要与设计、技术、工程、生产等部门及时进行信息交流和沟通，提高需求计划的准确性。3.要提高计划审核人员和计划提报人员的业务技能，针对计划审核人员和计划提报人员开设业务技能培训班。主要培训计划审核人员和计划提报人员的物资信息分类管理、计划管理和物资计划专业知识，通过培训来确保物资信息分类、提报依据的准确性符合标准要求。 二、采购方式和价格的控制 首先，采购部门应当定期了解、研究大宗通用重要物资的成本构成、市场供应形势、市场价格变动趋势，确定重要物资品种的采购执行价格或参考价格。为了避免信息不准确造成采购成本增加，同时确保采购的价格公平合理，采购人员要时刻盯紧市场的变化，适当的调整采购战略，根据市场价格的波动情况及时对材料采购价格进行调整和控制。其次对于报价管理，价格管理人员要整理收集各种物资的价格信息、成交的历史价格信息、供应商产品报价信息来编制物资采购的价格。最后对于采购方式，采购方式要依据科学经济情况进行具体分析，要打破传统的采购思维模式。在采购的过程中认真的分析什么物品可以通过招标方式采购、什么物品可以通过策略协议方式采购、什么物品可以通过竞标方式采购等。 三、采购合同的控制 企业要建立合同管理制度，构造合同签订的流程，明确相关人员的权利和责任。签订合同前应严格审查对方当事人的主体资格，对
采购业务内控制度试行
采购业务内控制度（试行）1 采购业务的内部控制制度（试行） 一、采购业务的授权 公司的采购业务全权集中于物流配送中心，包括公司工程用物资、燃器具的采购、户外管道及户内管线安装材料等。公司办公用品的采购由行政部负责。采购业务分为常备采购（预算内）、非常备采购（预算外）、政策性采购（公司战略需要）。 二、采购计划的制定和审批 公司各单位（分、子公司及各部门）每月25 日向物流配送中心报送下月的物资采购计划，物流配送中心经汇总、综合平衡后向财务部报送当月公司整体采购计划和采购资金预算。该计划应综合考虑各项物资实际库存、工程施工计划和公司资金状况。该计划亦应与各预算单位每月向财务部上报的预算报表口径一致。财务部审核通过后报总经理审批，经审批通过后下发物流配送中心执行，同时转财务部备档作为资金安排的依据。采购计划审批流程（见流程图1）： 三、采购业务的执行 1、供应商的管理 （1）、采购人员应随时调查供应商的动态及产品质量。凡欲与公司建立供应关系而且符合条件者应填具“供应商调查表”（见表1），作为选择供应厂 商的参考。“供应商调查表”呈采购部经理核准后存档。 （2）、物流配送中心应在日常工作中逐步建立系统的供应商档案库，供应 商档案包括：供应商名片、供应商调查表、供应商审批表、供应商资信档案、供应
商所提供的合格证明、价格表及相关资料 （3）、每批材料供货结束后，供应商的实绩转记于“供应商资信档案” （见表2），作为评审供应商业绩的资料。 （4）、采购人员依据“供应商调查表”每半年复查一次，更正原有资料内容。供应商档案由物流配送中心的经理指派专人负责管理，未经采购部经理允许，不得随便查阅。供应商调查表应每月报一份给财务部存档。 （5）、物流配送中心应对供应商的选择建立内控审批制度。在下列情况 下，采购人员应填写“供应商审批表”（见表3），提请主管领导审批：A、原有供应商被撤点；B、开发新产品和新项目投资需引进新的供应商；C、原有供 应商由于种种原因拒绝供货需更换供应商；D、新供应商的物资更适合公司的 需求。 2、商品样品的检验： （1）、对通过初审的供应商所送检的样品，必须经质量检验部门进行各项 指标的检验和检测。 （2）、供应商提供样品同时应附带完整的自检报告及合格证明等资料。 （3）、对通过初审和提供样品检验合格的供应商方可进行供货。如果评审 结果不合格，要求供应商限期作出整改。整改后仍不合格者，取消其入选供应商资格。 3、请购申请单的处理 （1）、审核采购申请单各栏填写是否清楚，审批者是否签字。 （2）、紧急采购申请单应优先办理。
采购业务内部控制
第十章采购业务内部控制 一、内控目标 1促进本公司合理采购，满足公司经营需要，规范采购行为，防范采购风险； 2确保采购活动以及供应商的管理方法和程序符合国家法律、法规和本公司内部规章制度的要求； 3保证供应商的资料数据保存完整，记录真实、准确，易于管理，便于追踪，同时合理设置供应商审核程序与审核权限，提高企业的决策效益与效率； 4维护和发展良好的、长期并稳定的供应商合作关系，开发有潜质的供应商，促进企业的长远发展战略； 5确保授权合理，与采购相关的关键岗位、职责相分离，保证采购资料及数据记录的真实、准确、完整； 6加快资金周转，降低采购成本，防止资金占用，提高经营效率。 二、关键风险 1采购计划安排不合理，市场变化趋势预测不准确，造成库存短缺或积压，可能导致公司销售不及时或资源浪费； 2供应商选择不当，采购方式不合理，招投标或定价机制不科学，授权审批不规范，可能导致采购物资质次价高，出现舞弊或遭受欺诈； 3采购验收不规范，付款审核不严，可能导致采购物资、资金损失或信用受损。
三、内控范围 本手册主要描述了上海来伊份股份有限公司（以下简称本公司）关于采购管理的相关控制流程，主要包括供应商管理、食品类商品采购、非食品类物资采购、价格调整、商品生命周期管理等。 (一)购买 1.本公司的采购业务应当集中，避免多头采购或分散采购，以提高采购业务效率，降低采 购成本，堵塞管理漏洞。本公司应当对办理采购业务的人员定期进行岗位轮换。重要和技术性较强的采购业务，应当组织相关专家进行论证，实行集体决策和审批。 本公司除小额零星物资或服务外，不得安排同一部门办理采购业务全过程。 2.本公司应当建立采购申请制度，依据购买物资或接受劳务的类型，确定归口管理部门， 授予相应的请购权，明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购和审批程序。 本公司可以根据实际需要设置专门的请购部门，对需求部门提出的采购需求进行审核，并进行归类汇总，统筹安排本公司的采购计划。 具有请购权的部门对于预算内采购项目，应当严格按照预算执行进度办理请购手续，并根据市场变化提出合理采购申请。对于超预算和预算外采购项目，应先履行预算调整程序，由具备相应审批权限的部门或人员审批后，再行办理请购手续。 3.本公司应当建立科学的供应商评估和准入制度，确定合格供应商清单，与选定的供应商 签订质量保证协议，建立供应商管理信息系统，对供应商提供物资或劳务的质量、价格、交货及时性、供货条件及其资信、经营状况等进行实时管理和综合评价，根据评价结果对供应商进行合理选择和调整。 本公司可委托具有相应资质的中介机构对供应商进行资信调查。 4.本公司应当根据市场情况和采购计划合理选择采购方式。大宗采购应当采用招标方式， 合理确定招投标的范围、标准、实施程序和评标规则；一般物资或劳务等的采购可以采用询价或定向采购的方式并签订合同协议；小额零星物资或劳务等的采购可以采用直接购买等方式。
采购业务的内部控制汇总
采购业务的部控制 一、采购业务概述 采购，是指单位为了满足物品（原材料、固定资产、办公用品等）或劳务（技术、服务等）等需要进行的各项经济业务活动。在社会化大生产的环境下， 任何单位要维持正常的生产或经营，都必须进行采购经济业务活动，可以说，采购是各单位经济活动中最频繁的、最常见的表现形式之一。采购与付款业务是企业经营活动的首要环节，它与生产、销售计划密切联系，业务发生频繁,工作量大，运行环节多，直接导致货币资金的支出或对外负债的增加，容易产生管理漏洞。建立完善的采购业务部控制制度，可以保证采购付款业务循环有效运行，确保采购事项的真实性、合理性、合法性，发现并纠正错误，防止欺诈和舞弊行为，及时准确提供采购业务的会计信息，使企业在采购、付款环节获得最大经济效益。设计采购业务的部控制制度，就是依据企业的生产经营特点，针对采购业务的工作特性，设计出规整个业务流程和每个关键控制点的规定、方法、措施等，并规 执行，严格监督。 二、采购业务部控制的目标 采购是存货管理的第一环节，它与生产和销售计划联系密切，它直接导致货 币资金的支出或对外负债的增加，容易产生管理漏洞。对于生产企业来说，采购是生产的准备阶段，为了生产适销对路的盈利产品，必须采购生产适用、价格公道、质量合格的原材料。对于流通企业来说，要使企业获得尽可能多的销售收入，必须采购适销对路且价格公道的商品。 1、存货的采购要与生产、销售业务的要求保持一致；
2、货币资金的支付或负债的增加必须以获得品质优良存货为前提,保持货款支付或负债增加的真实性与合理性； 3、合理揭示企业应享有的购货折扣与折让； 4、防止采购环节中违法乱纪、侵吞企业利益等不法行为的发生； 5、保证采购业务在、外部各环节的运行通畅和高效率； 6、及时、准确提供存货采购的会计信息。 三、采购业务部控制应遵循的原则 设计采购业务部控制制度最基本的原则是实事，“因企制宜”，灵活兼顾。 1、相互牵制原则。一项完整的采购业务，如果是经过两个以上的有相互制 约环节对其进行监督和核查，其发生错弊现象的可能性就很小。就具体控措施来说，相互牵制必须考虑横向控制和纵向控制两个方面的制约关系。从横向关系来讲，完成某个环节的工作需有来自彼此独立的两个部门或人员协调运作、相互监督、相互制约、相互证明；从纵向关系来讲，完成某个工作需经过互不隶属的两 个或两个以上的岗位和环节，以使下级受上级监督，上级受下级牵制。例如，在 材料采购控制系统中，采购部门只有凭领导审批后的采购单或合同（纵向牵制） 进行采购，而采购的材料必需经过验收（横向牵制）后，才能办理有关手续。 因而只有经过横向关系和纵向关系的核查和制约，才使发生的错弊减少到最低程度，或者即使发生问题，也易尽早发现，及时纠正。 2、成本效益原则。企业最关心的是经济效益，如果单纯从控制的角度来考虑，参与控制的人员和环节越多，控制措施越严密，控制的效果就越好，其发生
采购内部控制制度
采购内部控制制度 第一章总则 第一条为了加强公司对采购业务的内部控制，规范请购与审批、采购与验收、付款等行为，防范采购过程中的差错和舞弊，根据国家有关法律法规和《公司内部控制基本规范》，结合公司的实际情况,制定本制度。 第二条本制度所称采购，主要是指公司外购商品并支付价款的行为。 第二章职责分工与授权批准 第三条公司应当建立采购业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。公司采购业务的不相容岗位包括：（一）请购与审批。 （二）供应商的选择与审批。 （三）采购合同协议的拟订、审核与审批。 （四）采购、验收与相关记录。 （五）付款的申请、审批与执行。 第四条公司应当建立采购业务的授权制度和审核批准制度，并按照规定的权限和程序办理采购业务。 第五条公司根据具体情况对办理采购业务的人员定期进行岗位轮换，防范采购人员利用职权和工作便利收受商业贿赂、损害公司利益。
第六条按照请购、审批、采购、验收、付款等规定的程序办理采购业务，并在采购与付款各环节设置相关的记录、填制相应的凭证，建立完整的采购登记制度，加强请购手续、采购订单或采购合同协议、验收证明、入库凭证、采购发票等文件和凭证的相互核对工作。 第三章请购与审批控制 第七条公司应当建立采购申请制度，依据购置商品或服务的类型，确定归口管理部门，授予相应的请购权，并明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。 公司采购需求应当与公司生产经营计划相适应，具有必要性和经济性。 需求部门提出的采购需求，应当明确采购类别、质量等级、规格、数量、相关要求和标准、到货时间等。 采购部门才有资格组织采购，其他部门不得擅自采购任何物资。 第八条建立严格的请购审批制度。加强采购业务的预算管理。 (一)为生产储备的周转材料请购程序：由库管员根据最低库存量或使用单位的所需，材料员编制采购计划单—部门领导审核—分管领导审核—总工程师审核—总经理审批。 （二）生产使用固定资产请购程序：由使用部门提出申请—材料员根据库存量编制采购计划单—部门领导审核—分管领导审核—总工程师审核—总经理审批。 第九条加强采购业务的预算管理。对于超预算和预算
采购业务内控制度(试行)
采购业务的内部控制制度（试行） 一、采购业务的授权 公司的采购业务全权集中于物流配送中心，包括公司工程用物资、燃器具的采购、户外管道及户内管线安装材料等。公司办公用品的采购由行政部负责。采购业务分为常备采购（预算内）、非常备采购（预算外）、政策性采购（公司战略需要）。 二、采购计划的制定和审批 公司各单位（分、子公司及各部门）每月25日向物流配送中心报送下月的物资采购计划，物流配送中心经汇总、综合平衡后向财务部报送当月公司整体采购计划和采购资金预算。该计划应综合考虑各项物资实际库存、工程施工计划和公司资金状况。该计划亦应与各预算单位每月向财务部上报的预算报表口径一致。财务部审核通过后报总经理审批，经审批通过后下发物流配送中心执行，同时转财务部备档作为资金安排的依据。采购计划审批流程（见流程图1）： 三、采购业务的执行 1、供应商的管理 （1）、采购人员应随时调查供应商的动态及产品质量。凡欲与公司建立供应关系而且符合条件者应填具“供应商调查表”（见表1），作为选择供应厂商的参考。“供应商调查表”呈采购部经理核准后存档。 （2）、物流配送中心应在日常工作中逐步建立系统的供应商档案库，供应商档案包括：供应商名片、供应商调查表、供应商审批表、供应商资信档案、供应商所提供的合格证明、价格表及相关资料 （3）、每批材料供货结束后，供应商的实绩转记于“供应商资信档案”（见表2），作为评审供应商业绩的资料。 （4）、采购人员依据“供应商调查表”每半年复查一次，更正原有资料内容。供应商档案由物流配送中心的经理指派专人负责管理，未经采购部经理
允许，不得随便查阅。供应商调查表应每月报一份给财务部存档。 （5）、物流配送中心应对供应商的选择建立内控审批制度。在下列情况下，采购人员应填写“供应商审批表”（见表3），提请主管领导审批：A、原有供应商被撤点；B、开发新产品和新项目投资需引进新的供应商；C、原有供应商由于种种原因拒绝供货需更换供应商；D、新供应商的物资更适合公司的需求。 2、商品样品的检验： （1）、对通过初审的供应商所送检的样品，必须经质量检验部门进行各项指标的检验和检测。 （2）、供应商提供样品同时应附带完整的自检报告及合格证明等资料。 （3）、对通过初审和提供样品检验合格的供应商方可进行供货。如果评审结果不合格，要求供应商限期作出整改。整改后仍不合格者，取消其入选供应商资格。 3、请购申请单的处理 （1）、审核采购申请单各栏填写是否清楚，审批者是否签字。 （2）、紧急采购申请单应优先办理。 （3）、无法于需用日办妥的采购申请单，须及时通知申购单位。 （4）、接到撤销通知的采购申请单，应先处理，并在采购计划中删除。 4、询价及洽谈： （1）充分了解所购物资的品名、规格、质量要求及其他特别要求。 （2）向供应商详细说明品名、规格、质量要求、数量、交货期、交货地点、验货方式、付款方式。 （3）同规格产品的供应商至少对比三家（注明供应商的地址电话，填写采购询价表（见表4），执行询价程序。 （4）寻求其他更适合的替代品。 （5）有没有价格上涨、下跌因素，经成本分析后，设定议价目标。 （6）询价单应注明与供应商议定的成交条件。
企业内部控制应用指引—采购
企业内部控制应用指引—采购 第一章总则 第一条为了引导企业加强对采购业务的内部控制，规范请购与审批、采购与验收、付款等行为，防范采购过程中的差错和舞弊，根据国家有关法律法规和《企业内部控制基本规范》，制定本指引。 第二条本指引所称采购，主要是指企业外购商品并支付价款的行为。 企业外购服务并支付价款的控制，可以参照本指引的规定执行。 第三条企业至少应当关注涉及采购业务的下列风险： （一）采购行为违反国家法律法规，可能遭受外部处罚、经济损失和信誉损失。 （二）采购未经适当审批或超越授权审批，可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致损失。 （三）请购依据不充分、不合理，相关审批程序不规范、不正确，可能导致企业资产损失、资源浪费或发生舞弊。 （四）采购行为违反法律法规和企业规章制度的规定，可能受到有关部门的处罚造成资产损失。 （五）验收程序不规范，可能造成账实不符或资产损失。 （六）付款方式不恰当、执行有偏差，可能导致企业资金损失或信用受损。 第四条企业在建立与实施采购内部控制中，至少应当强化对下列关键方面或者关键环节的控制： （一）职责分工、权限范围和审批程序应当明确规范，机构设置和人员配备应当科学合理。 （二）请购事项应当明确，请购依据应当充分适当。 （三）采购行为应当合法合规，采购与验收流程及有关控制措施应当明确规范。 （四）付款方式和程序、与供应商的对账办法应当有明确规定。 第二章职责分工与授权批准 第五条企业应当建立采购业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。 企业采购业务的不相容岗位至少包括： （一）请购与审批。 （二）供应商的选择与审批。 （三）采购合同协议的拟订、审核与审批。 （四）采购、验收与相关记录。 （五）付款的申请、审批与执行。 第六条企业应当建立采购业务的授权制度和审核批准制度，并按照规定的权限和程序
内部控制具体规范--采购与付款
企业内部控制具体规范——采购与付款 第一章总则 第一条为了引导企业加强对采购与付款业务的内部控制，规范采购 与付款行为，防范采购与付款过程中的差错和舞弊，根据《企业内部控制规范——基本规范》以及国家有关法律法规，制定本规范。 第二条本规范所称采购与付款，主要是指企业外购商品并支付价款的行为。企业外购劳务并支付价款的控制，可以参照本规范的规定执行。第三条企业在建立并实施采购与付款内部控制制度中，至少应当强 化对以下关键方面或者关键环节的风险控制，并采取相应的控制措施：（一）权责分配和职责分工应当明确，机构设置和人员配备应当科学合理； （二）请购依据应当充分适当，请购事项和审批程序应当明确；（三）采购与验收的管理流程及有关控制措施应当清晰，对供应商的选择、采购方式的确定、采购合同的签订、购进商品的验收等应有明确规定； （四）付款方式、程序、审批权限和与客户的对账办法应当明确。 第二章职责分工与授权批准
第四条企业应当建立采购与付款业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。 企业采购与付款业务的不相容岗位至少包括： （一）请购与审批； （二）询价与确定供应商； （三）采购合同的订立与审核； （四）采购、验收与相关会计记录； （五）付款的申请、审批与执行。 第五条企业应当建立采购与付款业务的授权制度和审核批准制度，并按照规定的权限和程序办理采购与付款业务。 有资源整合条件的企业或企业集团，业务采购权应当尽量集中，实施集中或相对集中采购，或采取集中招标形式，以提高采购效率，堵塞管理漏洞，降低成本和费用。 第六条企业可以根据具体情况对办理采购业务的人员定期进行岗位轮换，防范采购人员利用职权和工作便利收受商业贿赂、损害企业利益的风险。
采购业务内部控制规范
采购业务内部控制规范 一、采购控制的范围采购控制是指单位在使用资金进行货物、服务和工程的采购事项过程中的相关控制。包括采购前的预算指标及采购指标控制、采购过程管理及采购后的采购合同签订及资金支出控制。采购控制的范围包括以下两种采购类型：（1）政府采购。是指单位使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、服务和工程的行为，属于政府采购行为。政府采购实行集中采购和分散采购相结合。实行集中采购的政府采购项目，由集中采购目录确定。政府集中采购目录和限额标准以当年《颍上县政府集中采购目录及标准》为依据。集中采购目录以外且在采购限额标准以上的采购项目，实行分散采购。 政府集中采购控制内容包括采购需求的提出与代理机构的选择、供应商的选择、采购验收与付款等。 （2）单位自行采购。是指单位在购买集中采购目录以外的，同时又在政府采购限额范围以内，为自身业务发展而使用财政性资金购买的货物、服务和工程的行为，是单位内部管理制度，也是单位的自身行为。这些小额采购尽管金额较小，但累计金额较高，因此，也应当参照政府采购的控制程序，确定内部采购需求，并内部组织评审和招标工作。
单位内部集中采购控制内容包括采购目录的制定与更新、合格供应商库建立、采购执行、验收与付款等。 单位零星采购控制内容包括采购需求的提出、供应商的选择、采购验收与付款等。 二、采购控制的目标（1）加强对政府财政资金的管理，保证采购资金按预算目标使用；（2）降低采购成本，提高政府财政资金使用效益，防止财政资金浪费；（3）规范政府采购行为，提高采购活动的透明度，防范舞弊和腐败行；（4）明确政府采购流程，确立采购环节标准，确保政府采购行为合规合法；（5）鼓励供应商积极参与政府采购活动，给予供应商平等待遇，促进公平竞争。 三、采购业务工作流程政府采购工作主要分为采购需求编审、采购执行、中标管理、合同签订与备案、组织验收和采购支付等工作环节。 计划申报流程业务部门A 业务部门分管领采购主管部门C 财务部门D 财务部门E 导B 开始是否纳入政府采购目录或者超过采购限额标准汇总编制自行年度工作计划审批评估业务部门现采购预算有资产配置情况汇总编制政府采购预算编制采购预算单位自行采购预算单位政府采购预算审批编制采购预算部门采购预算部门年度采购单位年度采购预算汇总、批复单位年度采购预算预算编制采购计划审批审批部门采购计划制定单位年度采购计划批复各部门采购计划单位年度采
制造企业采购与付款流程及关键内部控制点
第五步：财务审核付款： （2）低值易耗品、固定资产采购： 第一步：请购：按公司规定走釆购流程，部门经理应操纵是否超过预算。 第二步：下定单：同上 第三步：收货验收：IQC收货,请购人领货并验收并领货。 第四步：收发票：同上 第五步：请款：釆购按(1)请款 第六步：财务审核付款 四、具体业务的票据操作指南： （一）材料采购：分为国内采购业务、进口采购业务。 （1）国内采购业务： 要求单据：PO、收货单（对方送货单）、发票、请款单。 （a）要求请款单供应商名称或代码与发票和PO上的完全一致。（b）要求发票上的每个原料的数量与送货单上的一致、且不得高于PO 上的数量。 （c）要求发票上的每个原料的单价与PO上的一致或低于PO单价。假如PO约定的付款条件和付款方式请款单应与其一致、总金额与发票一致或低于发票。请款人认为以上有差异的应在请款时说明,如不说明的视为同意。 （2）进口采购业务： 要求单据：PO、收货单（对方送货单）、发票、报关单、请款单。
具体要求适用国内采购业务要求，拆定单不得低于报关单所列金额，如高于报关单金额能够填二张请款单一张按报关单金额，另一张用于补付无报关单等专门情形的付款。 （二）固定资产采购： 业务流程使用单据：使用单位必须提供请购单PR、CEAR（二千美元及以上的）。具体参见我司《固定资产治理方法》 业务流程：请购、批准、采购下定单、收货、领货（验收）。 要求与材料一致，关于单位物品含税价格在二千元以下的要求取得增值税发票（在同等价格条件下）。 比材料采购多二张单据。请购单，领货固定资产验收单： （三）低值易耗品及费用： 1、低值易耗品及有实物形状的费用： 业务流程使用单据：使用单位必须提供请购单PR、PO、发票、收货记录、领用及验收人签字。 业务流程：请购、批准、采购下定单、收货、领用及验收。 要求与材料一致，关于单位物品含税价格在二千元以下的要求取得增值税发票（在同等价格条件下）。 比材料采购多二张单据。请购单，领货单： 2、无实物形状的费用或服务： 流程专门要求：费用或服务使用单位在合同约定的供应商义务完成后，到IQC填写领货单，并在领货单填写供应商完成合同约定的服务的内容和时刻，并签字后，IQC给予做收货记录并将ERP收货号填写上。
《企业内部控制应用指引第7号—《采购业务》解读
《企业内部控制应用指引第7号—采购业务》解读 《企业内部控制应用指引第7号—采购业务》中所称采购，是指企业购买物资（或接受劳务）及支付款项等相关活动。其中，物资主要包括企业的原材料、商品、工程物资、固定资产等。采购是企业生产经营的起点，既是企业“实物流”的重要组成部分，又与“资金流”密切关联。众所周知，采购物资的质量和价格、供应商的选择、采购合同的订立、物资的运输、验收等供应链状况，在很大程度上决定了企业的生存与可持续发展。采购流程的环节虽不很复杂，但蕴藏的风险却是巨大的。基于以上考虑，《企业内部控制应用指引第7号—采购业务》对采购的主要流程进行了梳理，明确了采购业务的主要风险点，针对性地提出了相应的控制措施。本文就此进行解读。 企业在健全采购业务内部控制时，应当比照健全资金、资产业务内部控制，着力从全面梳理相关流程入手。在此过程中，企业应当对采购业务管理现状进行全面分析与评价，既要对照现有采购管理制度，检查相关管理要求是否落实到位，又要审视相关管理流程是否科学合理、是否能够较好地保证物资和劳务供应顺畅、物资采购是否能够与生产和销售等供应链其他环节紧密衔接。在此基础上，要着力健全各项采购业务管理制度，落实责任制，不断提高制度执行力，确保物资和劳务采购按质按量按时和经济高效地满足生产经营的需求。 一、采购业务流程 采购业务流程主要涉及编制需求计划和采购计划、请购、选择供应商、确定采购价格、订立框架协议或采购合同、管理供应过程、验收、退货、付款、会计控制等环节（如图1所示）。图1列示的采购流程适用于各类企业的一般采购业务，具有通用性。企业在实际开展采购业务时，可以参照此流程，并结合自身情况予以扩充和具体化。 二、各环节的主要风险点及管控措施 （一）编制需求计划和采购计划 采购业务从计划（或预算）开始，包括需求计划和采购计划。企业实务中，需求部门一般根据生产经营需要向采购部门提出物资需求计划，采购部门根据该需求计划归类汇总平衡现有库存物资后，统筹安排采购计划，并按规定的权限和程序审批后执行。该环节的主要风险是：需求或采购计划不合理、不按实际需求安排采购或随意超计划采购，甚至与企业生产经营计划不协调等。
采购内部控制流程图
采购内部控制流程图 (一)组织规划控制。1.不相容职务的分离。应当加以分离的职务通常有：授权进行某项经济业务的职务要分离;执行某项经济业务的 职务与审核该项业务的职务要分离;执行某项经济业务的职务与记录 该项业务的职务要分离;保管某项财产的职务与记录该项财产的职务 要分离等等。2.组织机构的相互控制。一个单位组织机构的设置和 职责分工应体现相互控制的要求。具体要求是：各组织机构的职责 权限必须得到授权，并保证在授权范围内的职权不受外界干预;每类 经济业务在运行中必须经过不同的部门并保证在有关部门进行相互 检查;在对每项经济业务的检查中，检查者不应从属于被检查者，以 保证被检查出的问题得以迅速解决。 (二)授权批准控制。授权批准控制指对单位内部部门或职员处理经济业务的权限控制。单位内部某个部门或某个职员在处理经济业 务时，必须经过授权批准才能进行，否则就无权审批。首先，要明 确一般授权与特定授权的界限和责任;其次，要明确每类经济业务的 授权批准程序;再次，要建立必要的检查制度，以保证经授权后所处 理的经济业务的工作质量。 (三)预算控制。预算控制是内部控制的一个重要方面，包括筹资、融资、采购、生产、销售、投资、管理等经营活动的全过程。对单 位各项经济业务编制详细的预算和计划，并通过授权，由有关部门 对预算或计划的执行情况进行控制，其基本要求是：第一，所编制 预算必须体现单位的经营管理目标，并明确责任;第二，预算在执行中，应当允许经过授权批准对预算进行调整，以便预算更加切合实际;第三，应当及时或定期反馈预算的执行情况。 (四)实物资产控制。第一，限制接近，以严格控制对实物资产及与实物资产有关的文件的接触，如现金、银行存款、有价证券和存 货等，除出纳人员和仓库保管人员外，其他人员则限制接触，以保 证资产的安全。第二，定期进行实物资产清查，保证实物资产实有
企业内部控制——采购业务
企业内部控制——采购业务 7．3 请购与审批控制 7．3．3 采购申请审批制度 为了明确采购商品或劳务的申请与审批规范，企业应建立采购审批制度。以下是某企业的采购申请审批制度，供读者参考。 采购申请审批制度 第1章总则 第1条目的 企业为明确商品或劳务采购的申请与审批规范，特制定本制度。 第2条适用范围 本企业内所有部门的请购，除另有规定外，均依本制度的相关规定处理。 第3条责权单位 1．采购部负责企业所需物资的采购工作。 2．财务部负责采购物资的货款支付工作。 3．物资使用部门和仓库部门提出采购申请。 4．财务总监、总裁根据权限审批采购项目。 第2章请购审批规定 第4条原材料或零配件的请购 原材料或零配件的请购主要来自需求部门和仓储部门。 1．需求部门请购。 （1）原材料或零配件由需求部门根据采购计划或实际经营需要提出请购单。
（2）仓库材料保管员接到请购单后，查看材料保管卡上记录的库存数，将库存数与生产部门需要的数量进行比较。 （3）当生产所需材料和仓库最低库存量合计已超过库存数量时，同意请购。 2．仓储部门请购。 （1）仓库部门在库存材料已达到最低库存量时提出请购单。 （2）仓库主管签字的请购单，需要通过2方面的审批。 ①采购员审查请购单，检查该项请购是否在执行后又重复提出，以及是否存在不合理的请购品种和数量。如果采购员认为请购单合理，则应用所掌握的市场价格编制采购预算。 ②经采购员签署同意的请购单交财务部进行审核，如果该项请购单在经营目标和采购预算范围内，财务部签字确认后可交采购部门办理采购手续。 （3）采购部应将处理过的请购单归纳备案。 第5条临时性商品的请购 1．临时性商品的采购申请由使用部门直接提出。 2．使用部门需要在请购单上对采购商品作出描述，解释其目的和用途。 3．请购单须由使用部门负责人审批同意，并须经过财务部、财务总监和总裁同意签字后，采购部方可办理采购手续。 第6条经常性服务项目的请购 1．经常性服务项目指的是由同一服务机构或企业所提供的某些经常性服务项目，例如公用事业、期刊杂志、保安等服务项目。 2．使用部门最初需要这些服务时，提出请购单，由财务部、总裁进行审核、审批。 第7条特殊服务项目的请购 1. 特殊服务项目请购是指保险、广告、法律和审计等服务采购申请。
企业采购业务内部控制资料
企业采购业务内部控制 资料 文稿归稿存档编号：[KKUY-KKIO69-OTM243-OLUI129-G00I-FDQS58-
【最新资料,Word版，可自由编辑！】 摘要：企业采购业务表现为企业内和企业外、物资流和货币流、流通和生产的相互影响、相互交织。企业采购业务是企业经营生产重要的组成部分，主要是以支付货币资金或者负债代价的形成来换取生产经营中所需要的活动。怎样进行有效的采购业务内部控制和提升企业的经济效益，是企业面临严峻市场形势下能够持续发展的必然选择。 关键词：采购业务；内部控制；企业采购 企业采购业务内部控制要加强防范采购业务的风险，防止资金的不当使用和闲置，把采购成本和采购付款风险尽可能的降到最低，同时能够供应上企业经营活动所需要的物料使用。目前我国采购业务引发高犯罪率而且呈现逐步上升的趋势，引发犯罪的主要原因是一些企业经济业务的处理程序和内部控制制度存在很大的问题，企业想要很好的对采购业务进行控制，就必须建立和加强以及完善采购业务的处理程序和内部控制制度，落实责任制，不断提高制度执行力，确保物资按质按量按时和经济高效地满足生产经营的需求。 一、采购需求计划的控制 采购业务从计划开始，采购需求计划是向市场采购各种物资或组织订货的依据，需求计划规定着采购的时间、采购的物品、采购的数量、采购的方式等。 需求计划分为以下三点进行阐述：1.要强化需求计划的管理，需求计划通过项目管理来明确方向、落实计划、来源资金、安排资金、订货要求和时间，确保需求计划物资的准确性。2.企业全面预算管理与需求计划管理共同发展，需求计划要与设计、技术、工程、生产等部门及时进行信息交流和沟通，提高需求计划的准确性。3.要提高计划审核人员和计划提报人员的业务技能，针对计划审核人员和计划提报人员开设业务技能培训班。主要培训计划审核人员和计划提报人员的物资信息分类管理、计划管理和物资计划专业知识，通过培训来确保物资信息分类、提报依据的准确性符合标准要求。二、采购方式和价格的控制 首先，采购部门应当定期了解、研究大宗通用重要物资的成本构成、市场供应形势、市场价格变动趋势，确定重要物资品种的采购执行价格或参考价格。为了避免信息不准确造成采购成本增加，同时确保采购的价格公平合理，采购人员要时刻盯紧市场的变化，适当的调整采购战略，根据市场价格的波动情况及时对材料采购价格进行调整和控制。其次对于报价管理，价格管理人员要整理收集各种物资的价格信息、成交的历史价格信息、供应商产品报价信息来编制物资采购的价格。最后对于采购方式，采购方式要依据科学经济情况进行具体分析，要打破传统的采购思维模式。在采购的过程中认真的分析什么物品可以通过招标方式采购、什么物品可以通过策略协议方式采购、什么物品可以通过竞标方式采购等。 三、采购合同的控制
集团采购管理内部控制
【最新资料,Word版，可自由编辑！】 集团采购内部控制 采购 现在一些大型的集团公司都实现了材料的集团统一集中采购，如何实现科学的集团采购内部控制，笔者所在的集团公司作出了探讨和努力，取得了良好的效果。下面是集团的具体做法，与大家一块分享： 一、首先建立具有控制职能的组织体系 我们集团是一个以房地产和工程建筑安装为主业的大型集团公司，集团统一采购，是有集团设立的贸易公司来完成的。 设立招标委员会和价格审定委员会 1、价格审定委员会：一般由总经理、各副总、质量技术经理，财务、审计经理、价格信息经理、招标办主任共同组成。每月对贸易公司集中招标采购价格、分公司（项目部）零星采购购、定点采购材料价格进行审定，对由于市场变化材料价格调价物资进行审定。价格审定委员会设立 价格信息管理部，负责日常工作。 2、采购招标委员会：一般由总经理、采购副总、财务审计部长、价格信息部部长、招标办主任、质量技术部、办事处采购等人员共同组成。采购招标管理委员会的主要职责：对集团大宗材料进行招标，对各分公司（项目部）自主招标项目进行管控，对分公司（项目部）零用物资定点定价采购进行管控。招标委员会下设办公室，负责日常工作 其他各部门的主要职责： （一）价格信息部： 1、负责价格信息的搜集、整理、分类和处理； 2、负责招标、谈判等材料价格方案的制定、调整； 3、负责材料价格的比对监督； 4、负责采购和供应价格的预警、报告； 5、供应商价格因素的评审。 （二）技术质量部
1、负责材料样品的取得，质量标准的制定； 2、负责质量信息的搜集整理和反馈； 3、负责重、大、新、特材料的质量检验和鉴定； 4、负责材料分类标准的制定和材料的分类； 5、材料技术标准的制定、判断、评价； 6、负责质量监督； 7、负责质量问题的协调、谈判、报告和处置； 8、供应商技术、质量项目的考察、评审。 （三）计划调度部 1、负责采购计划的收集； 2、负责采购计划的下达； 3、负责供应商供应配额的分配方案的制定； 4、负责内部调拨计划的制定。 （四）招标办 招标委员会的常设机构，负责 1、供应商信息的搜集、分类、整理、初步遴选； 2、招标工作的准备、组织、安排、协调； 3、负责招投标文件的制作、准备、发放、管理； 4、负责合同的管理； 5、供应商考评的组织、综合考评结果的报告； （五）审计监督部门 1、对采购人员廉政建设进行审计； 2、对采购各项规定、流程的执行情况进行监督； 3、对价格、质量、结算、供应商选择、供应配额分配的执行情况进行审 计； 4、受理各种举报、投诉，并负责查处； 5、供应商经营管理资质的评审。 （六）财务部 1、合同和票据的审查； 2、付款率的控制； 3、财务结算，资金的支付。