总经办工作流转程序及工作标准

总经办工作流转程序及工作标准

（一）部门内部工作流转程序及工作标准

1、日常工作流转程序

1）秘书负责审核各部门、各公司及各副总报送的文件和请款单，对于不符合报件规定的一律返回给报件人，对于可以正常报批的文件和请款单在每天早晨9：00前报给总裁审批后，转到相关部门。

2）对于在报件时间以外送到的急件可以随时报批。

3）秘书室每天集中收取各部门报件的时间为当天17：00，各部门也可以按《福佳文化》的相关规定自行送件。

4）秘书室报总裁的文件和请款单必须符合公司的报件标准，对于不符合标准的，秘书室有权退还报件人。5）各部门的文件和请款的呈报时限：当日早8：30以前的文件，秘书当日呈报总裁；当日早9：00以后报的文件，秘书第二日呈报总裁；每周六不请款只批示文件，特殊情况除外。

6）所有的报件和转件必须登记签字备查，对有工作完成时间批示的文件按时限要求督促各部门报件。7）集团公司文件的存档归档参照文件存档目录，按各公司、各部门的类别进行归档。

2、接待工作

1）接听寻找总裁的电话，要有礼貌问清对方的身份、理由，并留下对方的姓名和电话后通知总裁。

2）接听寻找副总的电话，要礼貌问清对方的身份及理由后转入副总办公室。

3）接听关于投诉的电话要问清事由，但不可以直接给对方任何决定，事后应以书面形式通知有关部门领导及时解决。

4）来访的总裁客人，如果是事先预约的，安排客人在会议室等待，待通知总裁后引见。对于事先未预约的客人，要礼貌询问具体事由后安排具体的引见工作，接待副总的客人参照以上要求执行。

5）所有安排客人的等待及引见时间不可超过5分钟，对于总裁因有事而未及时接见客人的情况，要及时向客人说明理由，解释清楚。

3、文件批转流转程序

1）对于总裁批示的文件，秘书必须当日向各部门指定的文件接收人签字发放；总裁特殊批准的，特殊签字发放；总裁不批的文件当日向文件接收人讲明理由后，签字发放。

2）总裁批示后的请款，秘书当日要把请款单转到财务中心副总秘书处，签字发放；总裁不批的请款，请款单放至秘书处存档，同时秘书要把不批的理由以书面的形式当日向申请人或其所在部门的领导签字发放。

3）对于副总签完字的文件可以直接向报件部门签字发放。

（二）部门间工作流转程序及工作标准

1、与财务部门

1）对于批转到财务部门的文件，当日要向主管财务副总秘书签字发放。

2）对于批转到财务部门的请款单，当日要和文件接收人核对后签字发放。

2、物业公司、新天地

因物业公司、新天地属于外围单位，故批转的文件和请款单需转件人转送。

1）对于要报批的文件和请款单，秘书必须审核是否达到报件标准后方可报批。

2）对于总裁已批转的文件和请款单，秘书要当日返还给文件转件人，不批的文件说明理由。

3、公司其他部门

1）对于总裁已批示的文件，秘书须当日向报件部门签字后发放。

2）对于总裁未批示的文件，秘书须当日把文件返还给报件部门，并说明未批示的理由。

3）对于总裁未批示的请款单，秘书须当日以文字形式向报件部门说明理由。

集团公司有关对外业务的沟通协调以实际工作情况为准。

针对报件、转件流程的具体说明

1) 收取报件的时间：

每日早8：30以前和17：00为集中收取各部门（公司）及各副总报送文件和请款单的时间，各部门（公司）也可以按照《福佳文化》的相关规定自行送件。

具体说明（针对有时限要求的文件）：例如：按照时限截止××××年8月5日必须上报的文件最迟必须在××××8月4日17：00报到秘书室，最晚不允许超过8月5日早8：30，如果超时将视为晚报件，秘书有权不接收此件，必须由报件责任人写明晚报的合理原因方可将此件上报，否则将不予以接收，责任由报件责任人承担。

2) 固定上报文件时间：

每日对可以正常报批的文件和请款单在早9：00报送总裁审批。当日早8：30以前的文件秘书当日呈报总裁；当日早9：00以后报的文件，秘书第二日呈报总裁，对于在报件时间以外送到的急件可以随时报批。每周六不请款只批示文件，特殊情况除外。

3) 文件流转的程序：

a、由总裁批示的一般类文件按照流转程序转入下一个部门。

b、由总裁批示的有时限的文件根据批示要求流转到相关部门及人员,并根据时限要求和批示意见核实各部门（公司）的报件内容落实情况。

c、由总裁批示的请款单转入财务中心（对有特殊批示的明确告知）。

d、由总裁批示的存档类文件需档案室存档的转入档案室存；需秘书室存档的文件按文件类别、部门等进行相应归档。