归档文件整理操作规程

归档文件整理操作规程

1.引言

1.1为了统一文书档案的归档文件整理方法，提高归档文件整理的工作效率，保证归档文件整理的工作质量，有利于档案的现代化管理，依据《归档文件整理规则》，制定本规程。

1.2本规程所指的归档文件是指立档单位在职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

1.3本规程规定了归档文件整理的基本要求、工作程序及具体操作方法。

1.4本规程适用于各级机关、团体和其它社会组织。

2归档文件整理的基本要求

2.1一个年度需要整理归档的文件必须收集齐全、完整。

2.2收集重点：

2.2.1本单位(或本部门)自己制成的文件材料。

2.2.2上下级机关及其他单位与本单位主管业务有密切联系的文件材料。

2.3归档的文件材料应准确，有关签署手续完备。已破损的文件材料应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。

2.4归档文件材料纸张幅面无特别要求。

2.5整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料应符合档案保护要求。

3.整理程序

归档文件整理是一个将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

3.1确定归档文件材料的“件”“件”是归档文件的整理单位。

3.1.1一般文件材料以每份文件材料为一件。

3.1.2文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，转发文与被转发

文为一件，复制件与原件为一件。

3.1.3统计报表或名册应一次统计为一件，图册可一册(本)为一件。3.1.4请示单位的某一请示与其复文各为一件，复文单位的某一复文

与其请示可合为一件。

3.1.5会议(或学习)记录应一次会议(或学习)为一件。

3.1.6一份组织或人事关系变动的介绍信及其附件为一件。

3.1.7某一工作活动形成的有紧密联系成套文件材料中的主要文件材

料各为一件，其零散附件可合为一件。

3.2编页号

3.2.1一件内的归档文件超过一份时,应正确排列每份文件的先后顺序。排列方法为：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；请示与复文作为一件时，复文在前，请示在后。

3.2.2归档文件应按件从“1”开始逐页标注页号(不同件的页号不相接)，文件材料中有实际记载内容的页面为一页。如归档文件原有的页号可延用则可不编，如原无页号、页号不全或原有页号不可延用，则应重新标注页号。

3.2.3页号位置一般在正面的右下角背面的左下角或在原有页号位置附近。如不同次会议的内容记录在同一页上，则该页上既标注上次会议的最后页码，又标注下次会议的首页号码。

3.3装订

3.3.1归档文件一般应按件装订。文件之间联系特别紧密的成套材料如有必要也可数件合订在一起。

3.3.2归档文件装订时，应左边(或装订的一边)及相应的底边整齐。

3.3.3永久、长期保存的归档文件一般用不锈钢订书订或缝纫机装订。如一件的页数较少(一般不超过3页)，也可用胶水粘贴。如一件(或数件合订在一起)的页数多达订书订或缝纫机装订容纳不了，则采用三孔一线装订。如原文件的封装符合归档要求可不重新装订。短期保存的归档文件可保持原封装，如需装订也可用普通订书订。

3.4分类

归档文件可以采用年度--保管期限或年度--机构(问题)--保管期限等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。

3.4.1按年度分类，即将文件按其形成或针对的年度分开。

3.4.2按保管期限分类，即根据《文书档案保管期限表》的规定，将文件按不同的保管期限分开。

3.4.3按机构(问题)分类，即将文件按其形成或承办机构(问题)分开(本项可以视情况予以取舍)。

3.5排列

归档文件一般应在分类方案的最低一级类目(即保管期限或机构问题)内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。作为按年度归档的常设单位，具体可采用如下五种排列方法中的某一方法排列。

3.5.1分保管期限按类目先后顺序排列。即不同期限的文件分开排列，同一保管期限的文件按类目先后顺序排列。这种方法适用于各单位。

3.5.2分保管期限按文件办理完毕的先后顺序排列。这种方法便于将办理完毕的文件材料实行平时归档，它一般适用于每年归档文件较少或已实行计算机专用软件管理档案的单位。

3.5.3分机构(问题)及保管期限(即不同一级类目、不同保管期限的文件材料互不相接)，按该机构(问题)内的类目先后顺序排列。这种方法仅适用于按内部科室单独办理文件材料并整理归档的单位，或归档文件材料量大有必要按一级类目(问题)单独整理归档的单位。

3.5.4分机构(问题)及保管期限，按文件办理完毕的先后顺序排列。这种方法便于将办理完毕的文件材料按机构(问题)实行平时归档，它的适用单位的范围与上一条相同。

3.6编号

3.6.1归档文件应依排列顺序逐件加盖归档章并编号。

3.6.2归档章的位置应根据归档文件的装订方法而定。单件装订的一般在每件文件首页左上端(A4或16K纵向幅面格式，下同)的空白处；数件合订的一般在每件文件首页右上端的空白处，同时还应将此装订

单位加上封面，封面上一般注明**材料、左上方加盖归档章、室编件号栏内标注起止件号。

3.6.3归档章可设置为2行3列6个用于填写全宗号、年度、室编件号、机构(问题)、保管期限、馆编件号等项的空格(如图)，也可将需填写的全宗号、年度、保管期限及机构(问题)等项一同设置在相应的空格内。

全宗号：即档案馆给立档单位编制的代号。

年度：文件形成年度，以四拉阿拉伯数字标注公元纪年，如2001。保管期限：归档文件保管期限的简称，如永久、定期。

件号：文件的排列顺序号，件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号应按文件排列顺序每年分别从“1”开始依次标注，即一个文件排列顺序每年应有一个流水号。馆编件号按进馆要求编制。机构(问题)：分类方案一级类目的机构(问题)名称或规范化简称，如党支部、办公室、**科等(或党群工作、行政管理、业务管理等)。此项为选择项，归档文件排列采用上述第3种或第4种方法的必须填写，第1种方法的也可填写，其它方法的则不填写。

3.6.4盖归档章用红色印油(泥)，填写各栏目一般用黑色字迹。

3.7编目

归档文件应依据件号顺序逐件编制归档文件目录。

3.7.1归档文件目录应设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。

件号：填写室编件号。

责任者：制发文件的组织或个人，即文件材料的落款单位(可用规范化简称)、部门或署名者。

文号：文件的发文字号，如台政发[2001]8号等。

题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“[]”号。会议记录的标题应拟写其主要议题(或内容)。

日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如20010909，无月日的日期用00代替，如20010900、20010000。

页数：每一件归档文件的页数。

备注：注释文件需说明的情况。

3.7.2归档文件目录用纸幅面尺寸必须采用国际标准A4型(长×宽为297mm×210mm)。

3.7.3归档文件目录应装订成册并编制封面。一般一个文件排列顺序装订一册。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限，机构(问题)等项目。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时就使用全称或规范化简称。

3.8装盒

将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表等项目。

3.8.1档案盒的外型尺寸为310mm×220mm(长×宽)，盒脊厚度根据需要设置为20mm、30mm、40mm等。

3.8.2档案盒封面全宗名称栏内用黑色填写(或刻填)。

3.8.3档案盒根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并设置机构(问题)等选择项。.1全宗号、年度、保管期限三项内用全市统一制作的条戳并用红印泥(油)刻填。

.2机构(问题)项内可根据需要用黑色填写(或刻填)。

.3起止件号项内的“室”下方栏内用黑色填写(或刻填)，第一栏内填写盒内第一件文件的件号，第二栏内填写盒内最后一件文件的件号。起止件号项内的“馆”下方栏、盒号项内在档案室内不必填写，在档案移交进馆时按进馆要求编制。

3.8.4档案盒封三上的备考表的项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。

.1盒内文件情况说明栏内填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

.2整理人栏内填写负责整理归档文件的人员姓名。

.3检查人栏内填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。

.4日期栏内填写归档文件整理完毕的日期。

4.附注：

4.1本规程自2008年1月1日起施行。

4.2本规程如与有关单位直属上级机关所规定的有异，档案需进馆单位以本规程为准，档案暂不进馆单位应与档案局共同商讨实施办法。

4.3根据有关规定，档案盒、归档章、盒脊背条戳、不锈钢钉等档案用品需经档案行政管理部门监制或统一出售。