档案管理练习题

问题：要使物业管理档案收集尽可能齐全完整，应把握好那两个关键环节？如何做好这两个环节的工作？

答：关键环节是文件材料形成过程和物业管理文件材料的积累。

文件材料形成的要求：一、物业管理工作的手续和程序必须标准化，每个工作环节必须做好。二、物业管理使用的载体材料必须规范和宜长期保存。三、物业管理使用的记录材料、记录手段、记录技术必须科学。

文件材料的积累的要求：文件材料的积累范围要符合物业档案的归档范围；在积累过程中，尽可能保留文件正文和原件；积累的文件一定要进行登记，供有关人员使用，要有借用手续，并严格执行有关规章制度。

问题：什么是物业管理文件的归档？归档工作有什么要求？

答：物业管理文件的归档是指物业管理机构及个人在物业管理过程中形成、积累的有保存价值的文件材料，由业务部门整理立卷，定期交本单位档案室或档案机构集中管理的过程。要求：1、收集齐全，经过分类、立卷，并正确划分保管期限。案卷质量符合规范要求，卷内文件材料线条、自己清楚、纸质优良。档案部门在归档时应严格把握部门立卷原则，对案卷质量进行检查，不合格的退回档案形成部门重新整理。2、经过必要的技术加工，正确拟制案卷标题，填写案卷封面、案卷文件目录、备考表。3、编制案卷目录或移交清单一式数份，以供归档时双方核准后签名使用。案卷目录最少应包括案卷号、案卷标题。

问题：请你谈谈物业公司应如何提高档案管理现代化水平？

答：1.更新思想观念，适应社会的发展2.加快硬件设施建设，促进档案事业健康发展3.优化知识结构，提高档案管理者的素质4.强化服务意识，拓宽服务领域

问题：从字迹材料色素成分和转移固定方式结合起来看，各种字迹材料的耐久性应如何分类？

答：从字迹材料色素成分和转移固定方式结合起来看，我们可以将各种字迹材料的耐久性分为三类：1、最耐久的。凡事以炭黑作为色素成分，而转移固定方式是结膜的，这样的字迹材料最耐久。2、比较耐久的。凡是色素成分是颜料，转移固定方式是结膜或吸收的，这样的字迹材料比较耐久。3、不耐久的。这类字迹有两种情况：第一，凡是色素成分是有机染料，无论其转移固定方式如何，都是不耐久的：第二，凡是转移固定方式是粘附的，无论其色素成分如何，也都是不耐久的。

问题：如何才有可能做到物业档案分类合理？如何才有可能做到物业档案鉴定准确？如何分析物业档案的价值？

答：一、1.分类应该体现客观性。2.分类具有逻辑性3.分类具有实用性4.分类具有发展性。

二、做好物业档案鉴定工作，应坚持一下基本观点1、坚持全面观点2、坚持历史观点3、

坚持发展观点

三、档案价值是指档案的利用价值，即档案对社会实践活动的作用。构成价值的客观基

础是客体的属性，所谓档案价值也就是档案的属性与人们社会需要的统一。

问题：物业档案销毁应遵循什么程序？

答：1、编造物业档案销毁清册2、严格执行国家规定的销毁档案审批权限，物业公司销毁物业档案，须经公司领导人审批、核准。3、为慎重起见，准备销毁的物业档案，经领导批准后，还应继续保存一段时间。4、经鉴定销毁的物业档案，销毁前应把档案形成部门所作的反映前案基本情况的结论性材料抽出，按年度或案卷号整理，并化为永久保管档案。5、实行监销制度。6、对批准销毁的物业档案，必须化为纸浆或焚毁，不准当废纸出卖或留作他用。7、已销毁的物业档案或卷内文件，必须在相应的案卷目录，包括案卷宗目录、分类目录、专题目录上注明“已销毁”字样。

问题：档案库房建筑应满足哪些基本要求？

答：1、加厚库房墙体。2、库房窗户宜小不宜大，宜少不宜多。3、库房的外观式样，应以利于档案保护为前提，适当考虑档案室专业功能的独特风格及当地周围环境的和谐。4、库房地面单位面积的承重，应大于其他用房。5、库房的开间大小、层高、门窗的结构和形式，都应不同于其他用房，已有利于柜架排放、管理及安全为原则。6、档案库房应集中，自成一体，不与其他办公、技术用房相混杂或穿插，以便于档案的整理、保管、利用。

问题：请你谈谈物业档案提供利用与保密的关系。

答：档案利用制度是档案利用工作进行规范的制度。一般应包括利用范围、利用手续、利用要求及注意事项等内容。档案保密制度是为保证档案信息安全而制定的专门制度。内容主要包括档案人员的保密职责、利用涉密档案的审批手续、涉密档案管理规定等。

请你论述：目前物业档案管理存在的问题、原因及对策。

答：一、目前物业档案管理的水平普遍较低，主要存在的问题如下：

1档案管理人员专业素质不高。2是档案材料缺失情况比较严重。3是档案材料不完整。4是档案管理不够规范。5是档案材料缺失责任不清。

二、物业档案管理工作存在问题的主要原因

1是对档案管理工作缺乏足够的重视。企业一般都制定了较为健全的管理制度和各级各类人员工作职责，而涉及档案管理的制度、职责较少或是没有，相关的制度和检查考核措

施没有。2是档案管理人员在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐，责任心不够、业务不精。很多档案材料的缺失应归责于档案管理人员没有及时地将档案材料收集、归档，有的甚至不清楚哪些材料应该入档，哪些材料不应该入档。3是工作规范性不强，档案管理格局混乱，职能不明确，机构不健全。很多企业的部门档案都是自行管理，在一个单位内形成多部门管理档案的格局，比如业主档案由客服部管理，工程档案则放在工程部，行政部、安防部也都各自保存了部分档案。因此，在人员调动和档案借阅的过程中极容易造成档案流失。4是物业企业管理人员的档案意识普遍较差，未将档案管理与企业建设同步规划、同步发展。现在企业很多中层管理人员甚至包括高层管理人员都没有档案管理意识，在物业近期和远期规划中，一般对物业规模、设施设备、人员结构等都作了比较详尽的规划，而对档案管理、档案设备投入等考虑较少或完全未纳入规划中，造成档案管理水平不能与业务同步发展，档案管理水平滞后，而且部分人员在对档案材料的收集过程中不积极配合，持无所谓态度。

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三、解决物业档案管理工作存在问题的对策

1要从上至下加强档案意识企业领导要对物业档案工作高度重视，通过完善制度，落

实责任，加强管理，切实做到把物业档案工作作为物业质量管理和目标管理的重要考核依据。要通过组织参加档案知识培训、答卷等有效措施增强全体物业管理人员的档案意识，达到人人关心档案工作，人人支持档案工作。2要加强档案管理人员的责任意识和奉献意识

要安排综合素质高、责任意识强、工作认真扎实、富有奉献精神的人员从事物业档案管理工作。物业档案管理工作是一项长期性的工作，档案管理人员应具备细心、耐心和恒心，把档案工作当成一项事业。要保证档案管理队伍的稳定，切实为做好企业档案管理工作提供充分的保障。3要完善制度，进一步规范工作程序档案管理制度是档案管理工作的重要依据，需要不断科学化、规范化，需要不断完善改进，同时需要根据项目管理状况不断创新，只有这样才能更好的管理档案。4要强化业务培训统一大家的思想认识，引起公司员工特别是基层档案工作者对档案工作的重视。上级部门应加大对基层物业档案管理人员的培训力度，努力提高档案管理人员的业务素质和综合素质，使之能接受到更多更新的专业知识及管理技能。5要开发档案资源，为物业管理工作服务通过档案深层次开发，提高档案的使用价值，为物业管理及物业使用人服务。同时，通过利用档案为物业创造良好的社会效益和经济效益，提高档案在物业管理中的地位和作用，促进档案建设。综上所述，物业档案管理工作面临深刻的变化，我们必须正确认识存在的问题和寻求切实可行的对策。因此，作为物业管理从业人员只有正视现实，及时调整管理思路，积极改进档案管理的方法，与时俱进，才能适应形势的要求。

请你论述：如何维护纸质档案和电子媒体档案的完整和安全？

答：纸张的耐久性取决于纤维素的性质，只要我们在档案保护过程中，注意排除发生两大化学反应所需要的条件，就可以使纸质档案的寿命达到上百年甚至上千年。电子文件的载体材料是磁性物质和光盘。磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度是纪录和再现信息的决定因素，它极易受外磁场影响而导致退磁、消磁等。与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要短得多，一般仅为5~15年。1做好备份工作。对于由纸质原件生成的电子文件，对应的纸质原件一定要保存好，因为纸的自然寿命要长的多；对于没有纸质原件的电子文件，可以输出一套纸质文件保存。另外，无论在什么情况下，电子文件都应拷贝出一套作为备份，单独保存。2研究并制定相应的管理办法。根据电子档案储存载体的特点，制定相应的保管办法，配套相应的保存设备。定期组织档案工作人员学习，严格按照要求保管，确保存储载体在自然寿命内不损坏。3定期检查存储载体。档案管理人员对载体的使用情况进行详细记录，定期对电子档案储存载体进行检查，核查储存时间和更新时间，对于到达储存寿命的电子档案，及时进行更新。