活动一般流程

常规活动一般流程（初稿）

XXXX学生会

团委学生会在成立之初提出了“加强团委学生会基础工作建设，完善学生会基本制度，构建我院团委学生会文化”这一理念与目标，然而在活动的开展中，我们往往凭借经验从事，如此，在活动过程中难免存在疏漏，对新干事的教育或许出现偏差。“五四”、“十佳”并非我团委学生会工作的目的，然而“五四”、“十佳”的评定细则亦可为我组织工作的规范提供一定标准。

一.策划

（一）.活动策划

各部门部长在举办常规活动或者开展创新活动前，必须对活动进行初步构思，之后把大体方案上交分管主席审阅，对于小、中型活动，分管主席可在考虑活动的意义、可行性，并且征求必要的意见之后单独做出“是否进一步进行策划”的决定，对于大型活动，分管主席必须在主席团例会中提出，经过主席团商谈，之后决议“是否进一步进行策划”。在接收到“进一步进行策划”的通知后，部门部长对活动进行进一步的构思，最后提出完整的策划。部长把策划上交分管主席，分管主席进行一定的修改后，同辅导员老师与部长进行交流、沟通，根据老师的建议对策划进行必要的修改。

确定下周开展的活动，需在上一周周五之前以电子版形式上交办公室。（二）.执行案

在活动日程决定后，活动组织部门部长必须根据策划制作执行案，在执行案中必须有详细的活动日程安排，对于每一项工作必须有直接的负责人与其联系方式，在活动过程中施行专人负责制。对于多部门合作的活动必须明晰各部门的相应职责以及各部门的该活动直接负责人。同时执行案中必须有详细的应急预案以及每条预案的相应负责人，每位主要负责人必须人手一份执行案。

（三）.招商策划

需要联系商家提供赞助的活动，主席团必须向学院老师报备，在得到肯定的答复后，部门部长向社会实践部提供策划，并与社会实践部合作完成招商策划，之后，社会实践部进行赞助联系。

原则上，组织活动部门必须为社会实践部预留至少7天时间进行赞助联系，否则活动组织部门对由时间紧凑而可能导致的问题承担主要责任。

二.活动准备

（一）.宣传工作

1.宣传部

组织活动需要进行海报宣传的部门，必须先向分管宣传部的主席进行报备，在活动策划中有所体现，在分管主席同辅导员老师进行交流，得到肯定回复后，该主席通知宣传部，相应部门再与宣传部进行联系，告知时间应较海报使用时间提前至少7天。各部门与宣传部联系时必须提供相应的海报文案，工作必须直接与部长交涉，不能与干事衔接。

宣传部不负责海报文案及照片，不允许只提供活动方案或者需要什么类型的照片让宣传部搜索，海报一般会提前2天完成，活动主办方应及时检查以便有错可以及时修改。

2.办公室

如需要办公室发通知，需将短信文案编辑好发给办公室，办公室会进行适当修改（如果内容特殊，不允许修改，需在短信内注明）。一般通知会在当天晚上22:00发去，如果通知紧急，需注明通知时间。

3.新闻中心

各部门若需要新闻中心在活动当日前往现场拍照并进行新闻稿撰写，需较活动举行日期提前一周告知新闻中心部长，以便其对人员进行安排。原则上各部门举办活动都须有新闻中心记者到场进行拍照、新闻稿撰写。

4.科技部

部门如要求科技部制作ppt，校级活动需提前5天告知，院级活动需提前3天。需告知要求ppt的主题、风格（严肃、活泼…）、正式或非正式，详细的需告知每张写什么字,要做几张，特殊要求需特殊说明。

5.网络部

部门如需要制作视频需提前一周联系网络部并提交素材和说明要求。

部门如需要制作简易视频以及视频剪辑，音频剪辑需提前四天联系网络部并提交素材和说明要求。

部门如需要制作网页特刊需提前五天联系网络部并提交素材和说明要求。

部门如需要微博广播需提前一天前联系网络部并提交素材和说明要求。

部门如需要微博澄清事实需提前两天联系分科协执行主席并提供内容。（二）.相关申请

所有申请都需事先通过活动策划审批！

1.广场场地相关申请

（1）.广场场地

申请书——学院办公室老师签字加盖学院公章——校团委办公室盖章（2）.广场展台

申请书——学院办公室老师签字加盖学院公章——校团委办公室盖章——保卫处

（3）.广场电源

申请书——学院办公室老师签字加盖学院公章——保卫处盖章——申请书复印件交至商业街管理委员会

（4）.广场横幅

申请书——学院办公室老师签字加盖学院公章——校团委申报——横幅制作处（超市旁边）缴费

较悬挂日期提前1-2天制作，可悬挂3天，带商业性质的活动横幅须经过院、校同意。

（5）.广场展板

申请书——学院办公室老师签字加盖学院公章——保卫处出具申请书，带

租金。

2.教室申请

申请书——学院办公室老师签字加盖学院公章——行政楼一楼教务处申请，领取教室调度单——在活动当日前往相应教室所在教学楼物管处出具调度单

3.学院内部相关申请

（1）.学院展板

使用需向学生会办公室报备，进行相关登记方可使用。

Ps:展板在使用过后必须及时收回并归还，由于使用者疏忽造成的展板丢失，直接负责人必须承担相应损失。

（2）.学院活动室

a.有固定例会时间的部门：干事招新后统计课表后在部长例会上提出，由办公室统一协调安排。

b.临时会议：联系办公室进行统一调配。

Ps:无论是例会还是临时会议开会前均需像宿管交批条。

（3）.海报张贴

申请书——学院办公室老师签字加盖学院公章——围合宿管阿姨——围合

张贴若海报需回收必须在张贴时告知宿管

（三）.其他

1.嘉宾

2.礼仪

活动中若需要礼仪，活动组织部门必须提前3-5天告知文艺部长，以便其及时进行人员调度。

三.物品准备

（一）.装饰物品等

气球、彩带等场地装饰物品在学生会活动用品柜内储备，各部门使用前需告

知办公室且行进等级。若出现物品短缺，各部门在告知分管财务的主席后可自行购买，活动使用后若有剩余则存放到活动用品柜。

（二）.资料复印

在活动过程中若需复印公共资料可前往永真复印店进行复印，复印后可直接签单，签单过程签单人必须详细检查各个项目，确保金额正确后进行签名。签单金额在10元以上部门干事在征得部门部长同意，部长联系分管财务的主席后可进行签单，20元以上必须由部门部长亲自签单。

（三）.活动帐篷、桌椅

使用需向办公室报备，进行相关登记方可使用。

四.活动收尾

（一）.资料整理

1.活动组织部门活动材料

活动组织部门需要上交的材料有：策划书、执行案、总结、活动参与人员、志愿者名单、最后奖励名单等（重要，可以为最后的评优提供依据）。除策划书和执行案外，活动组织部门需在活动结束后的一周内上交所有材料，无故超出一周即记入素拓部考评，无故超出两周不予以活动所需经费的报账。

2.新闻稿

活动结束后3天内新闻中心撰写新闻稿，部长审核之后发至校团委宣传部邮箱与校学生会宣传部邮箱。新闻中心做好新闻存档，同时需把新闻稿发给分管主席以便上传至学院主页，发给素拓部作为资料存档，发给网络部上传至学院论坛。

3.海报资料

宣传部在每次绘制完海报后必须立刻对海报进行拍照存底，照片资料宣传部长必须自我存档，同时必须发给分管主席，分管主席必须进行备份，（二）.报账制度

报账申请资料齐备，上交给财务分管主席。