档案分类与著录标引
档案分类与著录标引
档案分类与著录标引
一、档案分类的概念及其意义
二、档案著录标引
三、档案实体分类
四、档案分类方案的编制
档案事业及其构成
广义档案工作包括档案管理工作、档案行政管理工作、档案教育工作、档案科学研究工作、档案宣传工作、档案国际合作与交流工作等。
档案管理工作：
档案收集（接收、征集）—整理（分类、有序化）—鉴定（内容、价值、技术状况）—编目与检索—保管—统计—编辑与研究—利用（查询服务、举办展览）
一、档案分类的概念及其意义
（一）概念
1、类和分类
类就是具有共同特征的个体集合。
分类即根据事物的异与同，按照一定的标准将其区分开来。
2、档案分类
档案分类即根据档案内容和形式的异同，按照一定的分类原则和方法，使用一定的分类标准，对档案进行划分。
3、全宗
全宗是一个独立的机关、组织或个人在社会活动形成的全部档案构成的有机整体。
基本含义：
（1）全宗是一个有机整体。
（2）全宗是在一定的历史活动中形成的。
（3）全宗是以一定的社会单位为基础而构成的。
全宗类型：组织全宗、人物全宗两种。
全宗形式：独立全宗、联合全宗、全宗汇集、档案汇集四种。
4、立档单位
形成档案全宗的单位，又称“全宗形成者”。一个独立从事活动的机关、组织（或个人）就是一个立档单位，一个立档单位形成的全部档案就构成一个全宗。
构成立档单位的条件：
（1）能够依法独立地进行工作、生产、经营、科研、教学等社会职能活动，单独行使相应的职权，并能主要以自已的名义单独对外行文。
（2）设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免、奖惩权。
（3）设有会计单位或经济核算单位，自己可以编制预算或财务计划。
（二）分类的意义
分类是档案整理的核心内容和重要的基础性工作，是档案标准化、规范化工作的具体体现。通过对浩繁杂乱的档案文件，分门别类，组合成保管单位，固定排列顺序，实现档案的有序化，可以给排架提供依据，为档案检索提供有利条件。
在应用计算机等现代化管理手段中，分类也是一个重要的基础。应用计算机是为了能够更快、更准确、更全面地查找所需要的档案信息，档案只有经过科学分类，才能在检索过程中达到应用的目的。
（三）两种档案分类
两种档案分类
1、档案实体分类
为适应档案整理和排架需要的分类。是实实在在地对每一份档案文件划分或组成保管单位，使档案文件从无序到有序，固定排放位置，便于查找和利用，实现档案实体系统化，便于科学管理。
2、档案信息分类
是将每一份档案文件或每一个保管单位乃至所含的信息内容，著录成条目，然后再对条目进行分类。把著录形成的条目按一定的体系组织起来，其主要功能是揭示档案的内容和成分，为利用者提供统一方便的档案检索途径，使其迅速、准确、系统地获得所需档案信息。
档案信息分类
按照《中国档案分类法》、《档案著录规则》对我国各个历史时期所
形成的各类档案进行分类、著录。分类体系是以国家机构、社会组织从事社会实践活动的职能分工为基础，并紧密结合档案记述和反映的事物属性关系，采取从总到分，从一般到具体的逻辑体系。
二、档案著录与标引
档案著录与标引，即档案前处理工作，是建立手工和机读检索系统的基础，是档案检索工作的中心环节，
档案检索包括存贮和查找两方面。存贮包括系统整理和编目两个工作内容。编目工作又是由著录和目录组织两个工作环节组成的。查找包括提问标引、用户需求研究、检索效果评价等内容。
档案检索相互关系示意图
档案检索
（一）档案著录
1、档案著录的含义
档案著录是指在编制档案目录时，对档案文件的内容特征和形式特征进行分析、选择和记录的过程。内容特征是指对档案主题的揭示，表现为档案的分类号、主题词、摘要等记录项。形式特征，包括档案的作者、形成时间、档号、文种等不直接揭示档案主题的记录项。著录也是制作档案条目的过程，著录的结果是档案条目。条目是指对档案文件所做的一条记录，是反映文件内容和形式特征的著录项目的组合。条目是构成档案目录的基本单元，条目又是由若干著录项目组合而成。著录项目、条目、目录三者的关系如下图：
2、档案著录的作用
档案著录具有登记、介绍、报道、交流和检索的作用，其中最主要的是检索作用。
档案检索的第一阶段是存储，即将表达档案特征的具有检索意义的标识加以记录并组织起来形成手工检索工具或计算机数据库。这些标识的采集是档案存储阶段的重要工作，是编制档案检索工具和建立档案数据库的前提。
从手工检索来说，档案查找的基本手段是从手工目录、索引等检索工具中寻找与需求相吻合的文献线索，这些检索工具是由各种档案标识组合而成的。
从计算机检索来说，档案查找是通过对数据库的搜索实现的。存储
过程的结果是数据库的建立，档案数据库是各种档案数据的逻辑集合，
档案数据是构成档案数据库的基本元素。档案数据是表达档案各种特征
的标识，没有经著录标引得到的档案数据，计算机数据库便成为无本之
木。
著录和标引工作的质量对于档案的检索效率具有重大影响。
3、《档案著录规则》介绍
《档案著录规则》规定了单份或一组文件、一个或一组案卷的著录
项、著录格式、标识符号、著录用文字、著录信息源及著录项目细则。
著录项目：
（1）题名与责任说明项。包括正题名、并列题名、副题名及说明书
题名文字、责任者、附件六个小项。
（2）稿本与文种项。包括稿本、文种两个小项。
（3）密级与保管期限项。包括密级与此保管期限项两个小项。
（4）时间项。
（5）载体形态项。包括载体类型、数量及单位、规格三个小项。
（6）附注与提要项。包括附注与提要项两个小项。
（7）排检与编号项。包括分类号、档案馆代号、档号、电子文档号、
缩微号、主题词或关键词六个小项。
在这些项目中，正题名、责任者、时间、分类号、档号、电子文档
号、缩微号、主题词或关键词为主要著录项目，其余为选择著录项目。
档案著录格式
表格著录格式：档案案卷目录、卷内文件目录
非表格著录格式：段落空格式、段落符号式
著录条目格式（段落符号式）
著录条目实例
GE5.75 411010
2—53—107—8 46—94
转发国务院批转国家教委关于改革高等学校毕业生分配制度报告通知
的通知:京政发[1989]56号/北京市人民政府+国务院+国家教委…报告
+[市计委、市高教局、市人事局实施意见].—副本:通知.—内部:永
久 .—19890702.—8页:260MM18MM.—教委报告不全,市计委、市高教局、市人事局实施意见全无
国家教委报告分析了毕业生分配制度上存在的问题及进行改革的意见。国务院通知要求各地区各部门制定改革措施。北京市有关单位提出了实施意见。
毕业生分配高等院校教育改革制度
（二）档案标引
档案标引是指对档案的内容特征进行分析和选择，并赋予其规范化检索标识的过程。根据其使用的检索语言的不同分为分类标引和主题词标引。
分类标引是按照档案的内容性质将其纳入分类表体系（也就是从分类表中选取与档案内容性质相符的分类号作为检索标识）的过程。
《中国档案分类法》体系结构
分类法共设置十九个基本大类，序列为：
A 中国共产党党务
L 贸易、旅游
B 国家政务总类
M 农、林、渔业
C政法
N 工业
D军事
P交通
E外交
Q 邮电
F 政协、民主党派、群众团体
R 城乡建设、建筑业
G 文化、教育、卫生、体育
S 环境保护、土地管理
H 科学研究
T 海洋、气象、地震、测绘
J 计划、经济管理
U 标准、计量、专利
K 财政、金融
分类标引
分类标引是针对档案内容的职能分工或事物性质进行标引，每份档案归入所反映的社会职能分工或事物性质的类目。
例如，关于某种医用抗菌素的研制的文件要归入《中国档案分类法》的NS55类，关于该种抗菌素的生产的文件要归入NS1231类，关于该种抗菌素的临床应用的文件要归GC931类的某一子目，关于该种医用抗菌素在兽医上应用的文件要归MA3113类，而关于该种抗菌素的贸易的文件则要归入LA13391和LB1类。这样，好像是同一种抗菌素的文件被分散了，但这是符合文献分类原则的，因为只有这样，才能使同一学科、同一专业、同一职能的文献得到集中。
主题标引
主题标引是将档案的主题内容纳入词表体系（从词表中选取与档案主题内容相符的检索词作为检索标识给予该档案）的过程。
主题标引是针对档案所论及或涉及的事物进行标引，要求选用确切的检索词直接表达档案所论及或涉及的事物，而不管被标引的档案是从哪种职能角度论述该事物。
三、档案实体分类
（一）国家全部档案实体分类
国家全部档案是国家档案资源系统的有机整体。其分类呈层次性和多元性特点。
分类的层次性：
（1）国家级
（2）档案馆级
（3）全宗级
分类的多元化:
（1）时间分类
（2）来源分类
（3）内容分类
（4）形式分类
（二）全宗内档案实体分类
几个基本概念：
上位类、下位类
同位类：处于同一层次的各个类别
一级类目、二级类目、三级类目
类目之间的关系：
一级类与二级类关系是绝对的
上位类与下位类关系是相对的
1、分类的原则与要求
（1）分类的原则（逻辑划分规则）
A、层次性：严格遵守从总到分，从一般到具体，不能越级的原则；
B、排他性：同位类之间应当互不相容。同位之间应当是全异关系，不能互相包含，即母项划分后各子项的外延应该互不相容，不可出现交叉。
C、穷尽性：下位类之和必须等于上位类划分出来的子项的外延之和，必须等于母项的外延。
D、同标准原则：同一母项下每次分类须按同一标准划分。
（2）档案分类的要求
A、档案类目和档案材料的划分应当具有客观性；
B、档案分类体系应当具有逻辑性；
C、档案分类应该注重实用性。
2、分类的方法
（1）一般分类的方法：
时间分类
来源分类
内容分类
形式分类
（2）复式分类法
年度——组织机构分类法
组织机构——年度分类法
年度——问题分类法
问题——年度分类法
（3）科技档案分类法
科技文件材料的特点：
专业技术性、通用性、成套性、多样性、标准性
工程项目分类法
型号分类法
课题分类法
专业分类法
地域分类法
（4）档案实体分类重要方法之一——职能分类法
将一个单位全部档案按其内容所涉及的职能分工进行分类，不论其载体、门类如何，均为一大类，在大类内再按文件的特征设二、三级类目分别编号。
（5）职能分类的具体方法
四、档案分类方案的编制
档案分类方案由编制说明、使用说明、分类表几部分组成。
（一）编制说明
是分类方案的编制目的、分类的依据、规则、体系结构、类目设置以及若干重要问题的说明，是使用方案的指南。
（二）使用说明
说明档号标识和档案排列的方法。
（三）分类表
是分类方案的主体部分，该表是将一个立档单位各职能活动中所形成的全部档案按类目进行划分排序，以图表形式表示出来。
分类表有三种形式：分类体系表、分类类目细分表、分类主题词表。
1、分类体系表
将立档单位职能活动形成的档案按一级、二级类目排序，形成一个分类体系表，该表简洁明了，较直观地揭示一个立档单位职能活动所形成的各类档案情况。
分类体系表
01 02
2、分类类目细分表
该表详尽地反映立档单位职能活动形成的所有应归档的文件材料、分类
排序、保管期限划分情况，集分类、归档范围、保管期限三者为一体，能较好地指导立档单位实行部门整理及文件材料价值鉴定工作。
《企业档案工作规范》(DA/A42—2009),200911.2发布。将企业档案分类如下：经营管理类、生产管理类、行政管理类、党群管理类、产品生产类、科研开发类、项目建设类、设备仪器类、会计业务类、职工管理类十大类。
2、分类类目细分表
3、分类主题词表
为了计算机管理档案的需要，每个立档单位在已编制前两表的基础上，依据本单位职能并结合所形成的档案内容，编制本单位实用的档案分类主题词表，形成集分类、主题词为一体的词表。
分类主题词表
档案著录是在编制档案目录时，对档案文件的内容特征和形式特征进行分析、选择和记录的过程。著录包括著和录两个方面。著，即标引。档案标引是在档案文献的加工、存贮和检索过程中，将其内容主题的自然语言转换成规范化的检索语言的过程。标引是针对档案的内容特征而言。录，即抄录。抄录是将档案文献的形式特征，如作者、时间、载体形式等照录在著录条目上。标引使用是人工语言，而抄录使用是文献的自然语言。标引是著录的核心部分。通过标引使档案文献的内容信息形成检索标识，使档案检索系统具有检索功能。
作业：查询资料什么是著录和标引,并自行制作一份著录标引,可以是手工著录标引,也可以是机读著录标引。
作业：查询资料什么是著录，什么是标引，并自行制作一份著录标引，可以是手工著录标引，也可以是机读著录标引。 一．什么是著录 1.定义 在组织检索系统时，对具体信息的各种形式特征、内容特征及物质形态等进行分析、选择和记录的过程。通常意义上讲的著录就是指，按照某种标准化的格式和要求（如MARC)，对文献的某些被规定的特征进行描述（如责任者、题名、出版社等），形成一条一条的信息描述项，最后著录的结果就是一条关于该信息资源的书目数据记录。 2.著录的基本要求 （1)准确化：著录的结果要全面、客观、准确地揭示信息资源的内容特征和形式特征； (2)规范化：要求信息著录坚持标准化著录原则，按照统一的著录项目、著录格式、标识符号等进行著录。 3.著录的作用 揭示、组织、检索 4.信息著录的标准 （1）著录法：关于如何进行著录的具体规定和具体做法。通常包括著录原则、适用范围、著录项目、著录格式、著录来源、著录文字、标识符号以及各个著录项目的具体细则规定。 （2）常用标准 英-美编目条例第2版》（AACR2）、《国际标准书目著录》
（International Standard Bibliographic Description）… 中国的《文献著录总则》（GB3972.1－83）、《西文文献著录条例》、 《连续出版物著录规则》（GB3792.3－85）… MARC、USMARC、CNMARC 5.著录格式 （1）普通图书卡片式款目著录格式 正题名＝并列题名：副题名及说明题名文字〔文献类型标识〕／第一责任者；其他责任者.·-版次及其它版本形式／与本版有关的责任者· -文献特殊细节·-出版发行地：出版发行者，出版发行日期（印刷地：印刷者，印刷日期） 页数及卷册数：图；尺寸或开本＋附件·-（丛编名／责任者，国际标准连续出版物编号；丛编编号·附属丛编） 附注 国际标准书号；中国标准书号（装订）：获得方式 提要 Ⅰ. 题名Ⅱ.责任者Ⅲ. 主题词Ⅳ.分类号
第二节 中文文献主题标引方法[共8页]
信息组织 使用这种索引时，只要按字顺查到关键词，向左右延伸即可查到整个题名。例如，文献题名为“提高耐热钢模具的抗热裂性”，文献号为“868231”，选取其中的“耐热钢”、“模具”、“抗热裂性”为关键词，以“＝”表示题名结尾符号，这篇文献排入题内关键词索引的典型形式为： 模具的抗热裂性提高耐热钢＝ 868231 耐热钢模具的抗热裂性提高＝ 868231 提高耐热钢模具的抗热裂性＝ 868231 题内关键词索引便于计算机编排，但由于关键词仅限于题名之中，反映文献主题的能力受到限制。 题外键词索引（KWOC），其关键词可从文献全文中选取，而且关键词与题名单独排列。典型的题外关键词索引形式如下： 球墨铸铁 球墨铸铁的贝氏体转变 851046 双相钢 低碳双相钢的疲劳性能 851103 双相钢的定量显微分析 851136 弹簧钢 弹簧钢材料的检查与质量 851241 题外关键词索引既便于计算机编排，也较直观，易于阅读，使用较广。 关键词的使用虽然比较广泛，但由于关键词检索系统的查全率和查准率受到限制，因而在现代文献检索系统中，多同时采用叙词和关键词作为检索标识，在这种系统中，关键词成为叙词的补充，既可用叙词检索，又可用关键词检索，使信息的标引和检索功能大为提高。 二、主题标引分面公式 我国的国家标准《文献叙词标引规则》（GB/T3860-1995）中，提出的主题标引分面公式是： 主题因素=主体因素（A）+ 通用因素（B）+ 空间因素（C）+ 时间因素（D）+ 文献类型因素（E） 主体因素指的是具有独立检索意义的主题概念，通用因素指的是对主体因素起到修饰作用的一般性概念，空间因素指的是主题涉及的空间范围，时间因素指的是主题涉及的时间范围，文献类型因素指的是文献的类型。主体因素是文献的中心因素和检索入口，其余因素则对主体因素起修饰和限制作用。 例如，在主题“拖拉机维修”中，主体因素是“拖拉机”，通用因素是“维修”；在主题“发动机设计”中，主体因素是“发动机”，通用因素是“设计”；在主题“英国现代农业统计资料”中，主体因素是“农业”，空间因素是“英国”，时间因素是“现代”、文献类型因素是“统计 x 42 x
收集资料的方法
收集资料的方法 资料是编纂地方志的基础，没有大量的、丰富的、翔实的资料，地方志的编纂就成了无源之水无本之木。地方志最基本、最主要的特性就是资料性。因此，做好资料收集是编好志书的基础性工作。 资料的搜集工作应先于篇目制定，并贯穿于志书编纂的全过程，即使在志稿评审以后，仍需要继续搜集资料，补充一些缺项和断线资料，或替换一些有误和薄弱的资料。 一、收集资料的种类 1．文字资料。包括档案、书报、网上信息、私人资料。 档案资料：档案大多是本系统在工作活动中形成的文字材料，大多数是独家拥有，是修志的主体资料。包括五年计划、年度计划、年度工作总结、专项工作汇报或总结、阶段性工作汇报、专项调查报告、会议纪录、有关决策文件、统计资料等。 书报资料：国家或省内有关本系统的著作，报纸、电台、电视台和有关报道文章。 网上信息：网上有关本系统的信息，取其可靠、合用的资料，同时注上出处。 私人资料：包括私人证件、文稿、笔记、日记、书信、未发表的诗文集、各类记录等，可补充档案资料不足，或作佐证材料。 2．口碑资料。包括专项口碑记录、社会调查和民间传说。
专项口碑记录：查访当事人、知情人、历史见证人，搜集和记录未曾形成文字记载的资料。 社会调查：某项专业档案资料不足，可进行专项社会调查，采访内行人士、专业人士，广泛收集意见，加以记录整理，形成专题调查报告。 民间传说：指文字不曾记载，可信而具地方特色的歌谣、故事和传说。它往往可以提供具传奇和有价值的资料。 3．图片资料。包括地图、各类事物发生变化的示意图、历史图片、现状图片、实物图片。省内主要景区、标志性的建筑物以及反映全省经济发展巨大变化的实景，应实地拍摄，制成图片。图片是历史真实的见证，也是修志不可缺少的重要资料。 4．音像资料。包括光盘、碟片、录音带、录像带、唱片、激光唱片、激光视盘、网络资料。 5．实地勘测结果和实物资料。省内的山川景物、名胜古迹、文物、特产，以及自然、社会、人文等反映经济发展的各方状况，可进行实地考察、了解、测绘，以掌握第一手资料，做好考察记录，以补充或纠正现有文字的不足或谬误。 实物资料：包括遗址、遗迹、文物碑刻等。有些搬不动的实物资料，必要时到现场实地查勘，或拓片，或记录，或摄录。 二、收集资料的原则 搜集宜广，发掘宜深，整理宜细，管理宜严，考证宜详，采用宜慎。
分类标引复习重点(打印)
第一章 1：什么是类、分类、图书分类、分类标准？ 类：具有某种共同属性的事物的集合 分类：根据事物的属性进行的区分和类聚并按照相互关系进行组织的活动 图书分类：依据一定的分类体系，根据图书内容的学科属性或其他特征分门别类的系统的揭示与组织图书馆馆藏的方法 分类标准：一类事物彼此之间的共同点称为分类标准 2.如何确定图书分类标准的使用次序？ （1）要符合读者的检索习惯和检索要求 （2）要适应具体国家的实际情况 （3）要遵守学科专业分类的一般规则 3.什么是等级列举式分类法，有哪些优缺点？ 含义：将所有类目组织成一个等级系统，并采用尽量列举的方式编制的分类法 优点：（1）根据用户的使用需要按学科专业有层次的揭示文献，类目展开比较系统 （2）采用等级列举方式将分类结构加以完整显示，类目体系概括直观，易于掌握和使用 （3）标记符号简短明了，号码单纯，适合组织图书分类排架，也适合组织分类检索工具 缺点：（1）不能详尽无疑的揭示各种复杂主题，无法满足确切分类的需要（2）列举式类表的等级结构，单线序列和先组式的标记，使类表具有一定的凝固性，不能根据需要随时调整，不能进行多角度检索（3）列举式类表的静态结构具有一定的拘束性，无法根据现代科学的发展自动生成新类，难以与科学的发展保持同步，必须经常修 订 （4）大型等级列举式的分类法，一般类目详尽，但篇幅较大 4.分面组配分类法的基本思想和优缺点？ 基本思想：任何复合主题都可以分解为相应的单元概念，同样也可以通过相应单元概念的组 合加以表达，根据这一特点，分类法编制时没有必要详尽列 举所有主题只要在类表中按照范畴列出各种基本概念，并分 别配于相应号码，使用时先分析文献主题，根据主题分析的 结果，通过相应概念的组配，表达文献主题，以各个概念标 识的组合表示该主题在分类体系中的次序 优点：（1）可以通过基本概念的组配充分揭示现代文献中的复合主题，对
五级分类分类方法程序档案收集利用归档培训材料
五级分类分类方法程序档案收集利用归档培训材料
五级分类部分内容培训讲义 第一部分依据分类方法对各类贷款的划分根据借款对象不同，贷款分企事业单位贷款和自然人贷款二大类，不同种类贷款使用不同的分类方法。为便于采取相应的分类方法和分类表格，依据单户贷款余额或信贷产品可细分为以下类型：1.1 10万元（含）以下自然人一般农户贷款 自然人一般农户贷款包括农户小额信用贷款、农户联保贷款、助学贷款。 自然人其他贷款10万元（含）以下的，比照自然人一般农户矩阵分类方法分类。（皖农信联发[2006]342号） 1.2 100万元以上自然人其他贷款 1.3 微型企业贷款 特指10万元以上、100万元（含）以下自然人其他和贷款在任何时点上不超过100万元（含）的企业法人和其他经济组织贷款1.4 100万元以上的企事业单位贷款 1.5 住房按揭和汽车按揭贷款 1.6 银行卡透支
第二部分四大类贷款对象的档案收集、 信用等级评定、分类方法、分类程序的要求 以下分别对自然人农户、自然人其他、微型企业、企事业单位等贷款的档案收集、信用等级评定、分类方法、适用表格、分类底稿、分类程序。 1．10万元（含）以下自然人一般农户贷款的档案收集、信用等级评定、分类方法、分类程序的要求。 自然人一般农户贷款包括农户小额信用贷款、农户联保贷款、助学贷款。 自然人其他贷款10万元（含）以下的，比照自然人一般农户矩阵分类方法分类。（皖农信联发[2006]342号） 1.1．档案收集 根据《安徽省农村合作金融机构农户小额信用贷款管理办法》（皖农信联发[2006]37号）第九条规定，农户经济档案应当包括以下内容： 1、姓名、住址、婚姻状况、联系方式、身份证和结婚证复印件等； 2、从事生产经营主要活动、收入状况、家庭资产状况等； 3、与农村合作金融机构业务往来情况； 4、信贷员调查意见； 5、信用等级评定情况等。 1.2．信用等级评级 1.2.1 信用等级评定依据《安徽省农村合作金融机构农户小额信用贷款管理办法》（皖农信联发[2006]337号） 1.2.2 信用等级评定组织农村合作金融机构要成立农户信用等级评定小组。小组成员以信用社主任、副主任、信贷员、信贷会计
档案分类整理制度
档案分类整理制度 一、整理分类的定义及方法 整理分类是建立物业类档案基础的重要工作，是由物业管理公司或下属管理处将收集的资料按四类常见档案的类型区分、归类整理，组成物业管理公司内部所需保存的档案。同时根据所售或租物业的特点，按一户一档的办法，为每幢物业的业主或租户建立相应的档案。每售出或租出一套物业，预立卷工作同步进行，总卷与一户一档的整理归类工作也要同步开展。 二、收集归类，整理成卷 这里所说的收集的档案资料，是物业管理公司需要总体掌握的资料，然后按部门、内存、年度顺序整理成为物业管理公司所需的若干大类总卷宗。 1.业户档案资料。 （1）购房合同及身份证的复印件、入伙通知单、入伙手续书、业主公约、验房单等。 （2）业主详细资料登记表。 （3）家庭人员登记表。 （4）业主房屋维修档案。 （5）缴费情况一览等。 2.工程技术档案资料（含产权）。 （1）规划图纸、项目批文、用地批文。 （2）建筑许可证、投资许可证、开工许可证。 （3）拆迁安置资料。
（4）竣工总平面图。 （5）地质勘查报告、开（竣）工报告、图纸会审报告。 （6）工程合同、工程预决算。 （7）工程设计变更通知。 （8）竣工图：单体建筑、结构及隐蔽工程竣工图，消防、燃气等；工程及地下管网竣工图。 （9）房屋、消防、燃气竣工验收证明书。 （10）主要材料质量保证书，新材料、购配件的签订合同、证书。 （11）水、电、消防等设备的检验合格证书及设备技术资料。 （12）砂浆、混泥土块试压报告。 （13）绿化工程竣工图。 （14）各类房屋清单。 （15）出售房屋的产权范围或成本核算清单。 （16）公用设施设备及公共场地清单。 （17）未完工房屋公用设施设备及公共场地的竣工日期。 （18）产权方面的资料。 （19）其他工程技术资料。 3.服务档案资料。 服务档案，一般又可细分为业户服务档案、装修档案、维修档案、治安交通管理档案、设备设施管理档案、绿化清洁管理档案、社区文化档案等资料。 （1）业户服务档案：业户意见调查、统计结果；业户接待记录；业户投诉及处理记录；回访记录等。
档案著录规则
中华人民共和国档案行业标准 档案著录规则 Bibliographical description for archives 中华人民共和国档案行业标准 档案著录规则 DA/T18-1999 (代替GB/T3792.5-85) 中华人民共和国国家档案局1999-05-31批准1999-12-01实施 ________________________________________ 1 范围 本标准规定了单份或一组文件、一个或一组案卷的著录项目、著录格式、标识符号、著录用文字、著录信息源及著录项目细则。 本标准适用于各类档案的著录。对于某些内容和形式极其特殊的档案，可遵照本标准制定细则。 本标准不包括以全宗和类别为对象的著录，也不包括目录组织的方法。 2 引用标准 下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时，所示版本均为有效。所有标准都会被
修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。 GB/T3792.1-1983 文献著录总则 GB/T7156-1987 文献保密等级代码 GB/T9704-1988 国家机关公文格式 GB/T15418-1994 档案分类标引规则 GB/T3860-1995 文献叙词标引规则 DA/T1-1992 档案工作基本术语 DA/T19-1999 档案主题标引规则 3 定义 本标准采用下列定义。 3.1 著录 在编档案目录时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。［DA/T1中5] 3.2 著录项目 揭示档案内容和形式特征的记录事项。包括题名与责任说明项、稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注与提要项、排检与编号项。 3.3 条目 又称款目，档案著录的结果，是反映文件或案卷内容和形式特征的著录项目的组合。 3.4 著录格式 著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。
信息组织与存储考试
一、名词解释 1、著录：在编制文献目录时，对文献信息的各种特征进行分析、选择和记录的过程。 也就是说，按照一定的条例或标准，将文献的内容特征（分类、主题）、外表特征 （题名、著者、来源出处、出版地、出版者、出版时间等）和物质特征（文献类型、页册数、图表、开本、装订、价格等）加以描述，并记录于目录载体上的工作称为 文献信息著录。 2、标题法：标题（标题词）是主题标目的简称，英文名称为Subject Heading，是将 通用语言中事物现成的“名”经过词汇控制而成的一种文献主题标识。标题法是用规 范化了的自然语言的语词做标识，直接表达文献的主题内容，通过参照系统揭示各 主题之间的各种关系而按字顺排列的主题标识系统。 3、单元词法：单元词又称元词，是从文献中抽取出来并经过控制处理的，能表达文献 主题最小、最基本的在概念上不能再分解的，并能独立描述文献所论及或涉及的事 物——主题的词汇单位。 4、叙词法：所谓叙词，是取自自然语言，经过规范化处理的，以基本概念为基础的表 达文献信息主题的词或词组，我国称为主题词。 5、关键词法：关键词是指在文献的标题、摘要或正文中出现的、对文献主题内容具有 实质意义、能作为检索入口的、具有关键性描述作用的词汇。不做规范化处理或极 少规范化处理，文献中现成的词汇，非控制语言，能由计算机进行自动抽词进行标 引 6、DDC: 杜威十进分类法，DDC是用传统的学科来分类，总共以10个主要的学科（main classes）来涵括所有的知识体系，每个大类下细分10类（divisions），接着又再分成10小类（sections）。DDC中每个学科都会给予特定范围的数字来表示，DDC除了主要的分类表外，另有六个复分表 10、信息组织：本质：信息组织是序化信息的一种信息管理活动 概念：人们根据信息本身的特点，运用适宜的工具和方法，依据一定的标准和规则，对其进行加工整理，排列组合，使之有序化、系统化、规律化、高级化，增强信息对象的表现效能和运用效能，以满足人们信息需求的过程和活动。 11、UDC：又称为通用十进制分类法。国际通用的多文种综合性文献分类法。 1905，比利时目录学家保罗·奥特勒在杜威《十进分类法》基础上编制 首先将全部科学知识分为10类，用数字0-9加以分类，每大类又可以添加新的数字0-9，并以此再进行细分。 10.受控语言：是一种规范化的人工语言，包括具有较强族性检索功能的分类语言和具有较强特性检索功能的主题语言。 11.自然语言：通常是指一种自然地随文化演变的语言，它是一种由人蓄意为某些特定目的而创造的语言，如英语、汉语等。
信息组织》复习大纲
《信息组织》复习大纲 第一章绪论 一本章主要内容： 1．信息组织概述 信息资源、文献信息资源、网络信息资源的含义与种类；信息组织的理论基础、内容及功能；信息标引的含义及类型；信息资源描述的含义；信息排序的内容；信息组织的必要性；信息组织的研究内容、类型和方法；信息组织手段。 2．信息组织的发展 我国分类法、主题法及文献编目的发展史；国外分类法、主题法及文献编目的发展史；信息组织的发展趋势。 二、复习思考题： 1．什么是信息组织，它有哪些功能？ 2．简述信息标引过程的主要环节；按所用的检索语言分，信息标引可分为哪两种主要类型？ 3．为什么要进行信息组织？目前常用的信息组织的方法有哪几种？ 4．我国古代主要的图书分类体系有哪几种？分别有哪些较有影响的图书分类目录？ 5．DDC传入我国后，对我国近代分类法产生了哪些影响？请列举我国近代受DDC影响产生的部分分类法。 6．简述国外主题语言的演变历程（主题法类型、有代表性的词表） 7．请列举近现代欧美国家影响较大的编目规则或条例。 8．简述当前信息组织的发展趋势。
第二章信息组织分类法 一、本章主要内容： 1．分类法概述 类与分类的概念；文献分类的作用；文献分类法与电子分类法的概念；文献分类法的类型。 2．国内外主要分类法简介 《杜威十进分类法》、《国际十进分类法》、《美国国会图书馆分类法》、《冒号分类法》、《中国人民大学图书馆图书分类法》及《中国科学院图书馆图书分类法》的概况、体系结构、标记制度及其特点。 二、复习思考题： 1．文献分类有何作用？ 2．什么是文献分类法？按编制方法，它可分为哪三种类型？ 3．试比较等级列举式分类法与分面组配式分类法的特点，并请分别列举国外对应的有代表性的分类法作品。 4．试比较DDC、UDC和LCC的特点。 5．简述《人大法》的特点。 6．简述《科图法》的特点。
档案资料收集整理规范
档案整理规范 一、档案的收集范围 招标采购项目档案是指在招标采购活动过程中形成的文字材料、图纸、图表及声象资料等，可分为项目开标前文件资料、项目开标文件资料、项目评审文件资料、项目中标（成交）文件资料、履约文件资料和其它有关文件资料。 二、档案的收集整理责任主体 招标人(以下简称招标人)和招标代理机构(以下简称代理机构)是档案的收集整理责任主体，代理机构负责项目文件资料的收集、整理和立卷，及时移交至市交易中心归档，并于次年三月底前将上一年度的项目档案移交完毕。同时应将全套档案资料复制两套，由招标人和代理机构各留存一套。中标人如有电子版投标文件的由招标人自行保管。外地代理机构不得将档案资料带离本市。招标人自行招标的项目档案由招标人保管。 三、档案的收集整理立卷要求 招标采购项目档案按项目整理组卷，按照卷内文件目录（附件1）的顺序装订成卷，并按文字页顺序编排页码，前置档案卷内目录，后置卷内备考表，并加装封面。当一个招标采购项目资料过多时，可将资料按顺序分册装订。 （一）档案卷内文件目录的填写要求 招标采购项目基本文件资料全部列入卷内目录（附件1），如果还有其他文件资料，按生成的时间顺序编入。
卷内目录采用表格形式,表格栏目设置包括：序号、责任者、文件题名、具备状况、日期、页数、备注。各栏目具体填写要求：序号：按照文件题名以流水号顺编； 责任者：应填写文件形成者或第一责任者； 文件题名：依据招标采购过程中实际发生的主题命名； 具备状况：根据册内有、无或未生成该题名文件，分别填写“有”、“无”或“未”； 日期：应填写文件形成的时间---年、月、日； 页数：应填写每件文件总页数； 备注：可根据实际填写需注明的情况。 （二）卷内备考表的填写要求 卷内备考表设置包括：本卷情况说明、立卷人、审核人和立卷时间（附件2）。卷内备考表应排列在卷内全部文件之后。各项填写要求： 本卷情况说明：填写需要说明的事项，如果没有要特别说明的事项可以不填写； 立卷人：案卷整理人签名； 审核人：单位审核负责人签名； 立卷时间：具体立卷的日期。 （三）案卷目录的填写要求 代理机构要建立档案案卷目录（附件3），表格栏目设置包括：序号、档号、案卷题名、总页数、保管期限和备注。各栏目
分类标引规则
分类标引规则 要使分类标引准确、一致、充分、适用地揭示信息资源的主题，除了按照分类标引的要求弄清文献的内容特征，掌握分类表的使用方法外，还必须按照分类标引的特点和要求，制订详细的分类标引规则。 分类标引的规则一般是根据检索系统的需要，根据分类表的特点并结合信息资源的特点确定的。按照分类标引规则的特点和涉及的内容对象范围，分类标引规则一般可以分为基本标引规则、一般标引规则、特殊标引规则三类。其中，特殊标引规则是指只适用于各个知识门类的规则，是基本规则和一般规则在各基本大类的延伸，与各类的类目体系联系密切，比较具体，可参看有关的分类使用手册。本书将主要讨论前两类规则。为便于说明，本章的分类标引实例主要以《中图法》为工具。 一、基本分类标引规则 分类标引的基本规则是整个分类过程中始终必须遵循的规则。基本规则是从信息资源分类原则中引申出来，并结合分类标引的基本要求确定的，它包括以下内容： (1) 信息资源的分类根据信息资源的性质，按照其各自的特点进行标引 科学性质的资源，一般应以其内容属性为主要依据，同时兼顾其他特征，如国别、时代、形式、类型等。传统文献分类体系是学科为中心建立的，在应用传统分类法类分文献时，一般应在分析文献讨论的主题对象的同时，考虑其内容的学科属性。如《华北地质构造》这一文献，应首先按学科归人“P54区域大地构造学”，然后再按地区，归人中国华北，其号码为：P548．22。网络分类体系往往同时按主题或学科为中心建立类目体系，在此情况下，各种主题或学科内容的网络资源，应注意根据类目的设置特点，确定其归属。文学、艺术形式的资源，通常应根据其特点，则按照其体裁、形式等标引。 (2) 信息资源的分类必须能体现分类法的逻辑性、等级性、次第性 即凡是能归入某一类的文献，必然带有其上位类的属性。这是分类体系中从属关系类目的性质决定的。 (3) 信息资源必须归人最切合其内容的类 即应依据资源的内容，将其分人分类体系中内涵外延最符合其内容、最确切的类目。这是分类法准确、专指地揭示信息资源主题内容的需要。要做到这一点，分类时就不仅应准确确定信息资源的学科归属，而且还应按照学科展开的层次，区分总论和专论、理论和具体应用的区别，将其归人最确切的类目。这就要求在了解类目体系展开的引用次序
档案收集归档的通知
档案收集归档的通知
关于档案收集、归档的通知 各部门： 为了加强对我公司档案的科学管理，规范档案的整理和归档，防止重要信息资料流失，满足我公司在证据、责任和信息等方面的需求，为我公司研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、国家档案局第10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》、DA/T 42-2009《企业档案工作规范》规定，综合管理部对各部门现存资料的收集、归档工作特作如下通知： 一、文件材料归档范围： （一）反映我公司在研发、生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的，对我公司各项活动、国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料； （二）我公司在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工权益具有凭证价值的文件材料； （三）我公司需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料，非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料；社会中介机构出具的与我公司有关的文件材料； （四）有关法律法规规定应归档保存的文件材料和其他对我公司各项活动具有查考价值的文件材料。 二、文件材料的分类 （一）文书档案按目前部门设置情况，分党委、工会、综合管理部、人力资源部、财务资产部、质保部、经济运行部、技术中心、科
技部、营销部、产品制造一部、产品制造二部、产品制造三部、产品制造四部、产品制造五部等部门，文件归档时，按以上部门分成大类，每大类再按《文书档案收集目录》（附件一）的内容分为若干案卷。 （二）科研档案按科研项目分大类，每个项目按阶段分为若干案卷：1准备阶段、2试验阶段、3总结鉴定阶段、4成果和奖励申报阶段、5推广应用阶段 （三）基本建设档案按建设项目分大类，每个项目按类别分为若干案卷：1文字、2土建、3工艺、4电气、5给排水、6仪表、7热工、8采暖通风冷冻 （四）设备档案按设备类型分大类，分为：1.测试类、2液压机类、3挤出类、4滚压类、5浸渍类、6注射机类、7炉及烘箱类、8压缩机类、9空调类、10泵类、11混合类、12机床类、13仪器仪表类、14 起重类、15运输类、16其它类、17计算机、复晒印机类、18有关项目用的设备仪器。一台设备的资料整理为一个案卷。 （五）会计档案按类别分为：0凭证、1账册、2报表、3工资、4其它。 （六）声像档案按类别分为：1奖状、2照相、3磁带、4光盘 （七）质量记录按部门分为：1产品制造一部、2产品制造二部、3产品制造三部、4产品制造四部、5产品制造五部。 三、归档要求及规定 （一）归档原则： 凡属我公司归档范围的文件材料，行文日期在2016年12月31日之前的，必须按规定向我公司综合管理部移交，实行集中统一管理，
中国档案分类法进出口商品检验档案分类表
中国档案分类法进出口商品检验档案分类表 Catalogue for the archives of import and export commodity inspection under the classification system of Chinese archives SN／T0003—1995 前言 中国档案分类法进出口商品检验档案分类表(以下简称《商检档案分类表》)是《中国档案分类法》(以下简称《中档法》)商检类的档案分类详表。“商检档案分类标引规则”是进行分类标引使用，以确保商检档分类标引方法统一。“商检档案分类表类目细分规则”是提供给各使用单位对《商检档案分类表》最低一级类目进行扩展和细分。 附录A商检档案分类标引规则、附录B商检档案分类表类目细分规则均是标准的附录。附录C《商检档案分类表》使用说明是提示的附录。 本标准由中华人民共和国国家进出口商品检验局提出。 本标准由国家商检局办公室机要档案处负责组织，进出口商品检验档案分类表编辑委员会负责起本标准主要起草人：(按姓氏笔划排列) 王文兰、元达礼、朱光沛、刘瑛、迟长月、李秀芳、任开鸿、陈鹏、金善祥、周克仁、俞晓丹、钟宝琦、徐庸德，黄慕让、蔡毓德。 本标准参与编制人： 周醒海(国家商检局副局长，负责标准审定工作)、李桂霞。 本标准由国家商检局办公室机要档案处负责解释。 1范围 本标准规定了进出口商品检验档案(以下简称商检档案)分类原则、编码方法、体系结构及分类和编码。 本标准适用于商检各类档案的分类标引。也适用于某种专业档案进行档案实体的分类整理和排架。 2定义 本标准采用下列定义。 2.1商检档案分类表 以商检系统部门及各企事业单位从事社会实践活动的职能分工为基础，并紧密结合商检档案记述和反映的事物属性，按照《中档法》的体系结构及编码方法编制而成的商检档案分类规范。 2.2档案分类 根据档案内容或形式的异同，按照一定的分类原则和方法，使用一定的分类标准，对档案进行分门别类的过程。 2.3类目 亦称类名。一组在性质上具有某种(或某些)共同属性的事物的总称，用以表示一类事物的概念。 2.4类号 类目的标识符号，用以表示和固定类目在分类体系中的排列顺序及位置。 3分类原则 3.1以进出口商品检验职能活动分工为主要分类基础，紧密结合商检档案记述和反映的事物属性关系，采取从总到分，从一般到具体的逻辑体系。 3.2类目的设置具有较强的概括性，既客观反映我国商检档案的现状，又考虑今后商检档案发展的需要，在保证基本类目稳定的前提下留有扩充的余地。 3.3从商检档案的实际出发，实事求是，具体情况具体分析，力求达到科学性与实用性的统一。 4编码方法 4.1本标准采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合编号法。汉语拼音字母“LD”体现了本标准在《中档法》中的位置，字母之后的阿拉伯数字表示类号。
信息描述重点
名词解释 ①信息描述：是根据一定的规则和标准，对信息资源的形式特征和内容特征进行描述并给予记录的过程。 ②文献编目：是指对文献内容和形式特征进行分析、选择和记录的方法，即习惯上称之为著录。 ③信息标引：是依据一定的标引规则，在对信息资源内容属性进行分析的基础上，给出其信息属性标识的过程。 ④信息排序：是在对每一种信息进行标引和描述的基础上，依据一定的排序规则和方法，将所有的信息描述记录（款目）组织排列成一个有序的信息资源系统，以便用户检索使用。⑤集中编目：是由一个公认的编目中心按照统一的编目规则编制书目记录，并向多个文献收藏机构提供数目数据的一种编目协作模式。 ⑥联合目录：（cooperative cataloging) 是指若干个图使馆根据协议和统一的工作标准共同承担编目工作，共享编目成果的一种编目形式。 ⑦在版编目（CIP）：是依据相关法规，由经过授权的图书馆或其他机构在图书编辑出版过程中根据出版机构所提供的图书校样或填报的图书在版编目数据进行编目，然后再由出版社将编目结果印刷在图书的特定位置上的一种编目活动。 ⑧信息资源：狭义：是指人类社会活动中产生并大量积累起来的信息集合。 广义：指信息活动中各种要素的总称。 要素包括：信息、信息技术以及相应的设备、资金和人等。 ⑨信息描述的基本理论：信息描述的标准化理论、集中理论、联合理论、在版理论、书目控制。 ⑩主要信息源：描述文献信息时首先选用的书目资料来源。 ?规定信息源：为款目的各个描述单元或描述项目提供信息的出处。 填空，判断 （1）信息描述处理的信息资源包括：实体信息资源和网络信息资源。 （2）实体信息资源描述方法：著录、ISBD（国际标准书目著录）、AACR29(英美编目条例）。（3）网络信息资源描述方法：采用ISBD（ER)、采用MARC（目前使用的MARC21)、利用DC等元数据（DC指都柏林核心元数据）。 （4）信息描述的原则：客观性、实用性、规范性、制度化。 （5）三大期刊全文数据库：中国知网、万方、维普（中国科技期刊数据库）。 （6）数字图书馆（四大全文数据库）：中国数字图书馆、超星（读秀）、书生之家、方正APabi。（7）信息描述的功能：①揭示功能（揭示内容信息和形式信息）②检索功能③管理功能。（8）广义信息组织包括：信息标引、信息排序、信息描述。 （9）信息检索：信息描述、信息组织（基础）。 （10）信息标引工作包括以下步骤：查重—主题分析—选词—确定标识—复核。 （11）信息标引的方法包括：分类标引和主题标引。 （12）目前常用的信息组织和排序方法主要有：分类组织法、主题组织法、字顺组织法、号码组合法、时空组织法、超文本组织法等。 （13）欧美两大编目体系：《英美编目条例》（AACR2)、《国际标准书目著录》（ISBD）。（14）影响力较大的信息描述规则包括：《文献著录总则》及其分则、《中国文献编目规则》、《中国机读目录格式》。 （15）联合编目的典型代表：OCLC（美国联机计算机图书馆中心）、CALIS（中国高等教育文献保障中心）。 （16）我国三大图书馆系统（类型）：公共图书馆、高校图书馆、科学（科研机构）图书馆。
项目实施档案资料收集归档基本要求
第一部分档案资料收集、管理整理基本要求土地整治信息档案管理是指对项目运行和积累的文件资料进行收集、整理、归档、保管、移交、利用等一系列工作。信息档案是项目管理工作的重要组成部分。《土地开发整理项目管理暂行办法》规定：“项目申报单位应做好项目成果有关档案管理工作，从项目申报到验收通过的有关文件和资料，要收集整理，立卷归档，妥善保管。”土地整治项目信息档案是土地整治项目验收及后评价必不可少的材料。 同时，国土资源信息化建设不断推进，土地整治也需要建立完善信息系统，实现土地整治规划以及项目管理的数字化、信息化，而项目管理的数字化、信息化需要以大量的项目信息档案资料为基础。 一、项目资料收集、整理与归档的重要性和重要意义 1、重要性 项目资料的重要性表现在一下几个方面： （1）项目资料是项目全过程的真实写照，也是将来接受各级部门检查、审计和处理经济纠纷的重要凭证； （2）项目资料是工程质量控制的重要依据，对工程质量审查及工程质量事故的追查起查考作用； （3）项目资料对工程建设的审计及惩治腐败起查考作用； （4）对其他工程起借鉴参考作用。 2、重要意义 全面反映项目管理的过程，及时了解工程建设情况，为工程建设管理提供必要的工程决策信息，有利于加强对工程的监督，有助于提高以后项目的工程管理水平。 二、当前档案资料管理主要存在的问题 1、部分文件原件不齐全 个别行政部门、设计、监理、施工单位下发的重要文件是复印件，难以满足工程资料档案管理的质量标准要求。 2、部分档案资料填写存在误差 有的原始资料不能做到与工程同步进行，导致档案资料与事实产生误差，造
成了各种建材的质保书和合格证不全，不能全面的反映工程的建设和质量；有的原始资料不按分类要求成册，成册的缺少目录或目录不准确。 3、原始签证资料格式不规范 部分监理和施工单位原始资料未统一内容和格式，而是在施工过程中，不断增添内容和更换种类，资料格式不统一、不规范，不便统一装订组卷。有的资料员在资料编制过程中，一方面由于对工程进度不了解，资料的内容不能与实际的施工进度情况相符；另一方面，不熟悉施工工艺操作过程，在资料表格编制的过程中，出现该有的项目内容没有填，不该有的项目内容却填了。原始资料的文字字迹潦草，使用不规范的汉字，甚至还有错别字，修改后不加盖单位章或没有修改人的签字，给后期竣工资料编制工作带来极大的困难。 4、竣工资料移交不及时 不能按规定及时移交工程竣工资料，造成统一管理的时间延误，甚至导致竣工资料丢失。 5、档案管理混乱，无专人负责 主要表现在档案收集存档时档案资料杂乱混杂，不能分门别类归档；无专人管理，或管理人员无相关管理知识，只是对资料进行简单的罗列和存放。 三、项目档案的归档 项目档案是指从项目前期工作、实施管理、竣工验收到交付使用及后期管护各阶段所形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，所以必须建立项目档案管理制度。 项目建设过程中，项目承担单位、设计单位、施工单位、监理单位等应在各自得职责范围内负责项目文件材料的形成、积累、整理、归档和保管工作，属于项目承担单位归档范围的档案资料，有关单位应按时、保质、保量移交项目承担单位，项目承担单位应对移交档案资料的单位技术负责人履行审核签字手续。 项目资料可以按文书类、技术类、财务类和其它类进行分类；也可以按立项阶段、实施准备阶段、施工阶段、验收准备阶段、验收阶段和后续利用管护阶段等分类。项目档案资料登记应按性质和时序分别进行。 项目档案归档时间，可分阶段在单位工程或单项工程完工后进行收集、整理，项目竣工验收后，一个月内应完成档案的归档工作。
精品课程招标书
软件招标项目技术规格书 目录 一、招标软件一览表： (2) 二、项目建设目标： (2) 三、项目建设内容和技术要求： (2) 精品课程网： (2) 1、软件架构 (3) 2、软件平台 (3) 3、数据处理能力 (3) 4、安全设计 (3) 5、功能模块流程设计 (4) 5.1 教室管理中心： (4) 5.2课程管理中心： (4) 5.3资料管理中心： (4) 四、项目应遵循的规范体系： (4) 五、技术支持与服务： (5) 六投标供应商的报价： (5) 七、报价回函内容应包括： (5) 八注意事项： (6)
一、招标软件一览表： 本次公开招标的内容为++++学院计算机科学系精品课程网项目，具体内容如下表： 项目名称规格配置数量单位交货期交货地点 计算机科学系精品课程网 具体见 技术规格书1套 四川文理学院计 算机科学系 中标供应商签订 合同后60天 四川文理 学院 备注： 1、参加投标供应商需保证所提供产品符合本次招标要求及国家相关产品，符合ISO 质量体系认证、售后服务技术支持，具备知识产权保障的最新质量标准的产品软件。有产品质保书或产品合格证书和使用时所必须的各类相关使用操作、系统管理、培训等资料； 2、参加投标供应商须保证所有提供的产品软件包含系统分析、架构开发、安装调试、运维等所有费用。提供相关工程师的技术支持与软件的修改、定制。 3、参加投标供应商应充分考虑软件应具备先进、成熟、可靠、安全、开放、实用、易扩展、性价比好的产品参加项目投标，确保软件使用的稳定性、安全性、后续升级架构可行 性与扩展能力。 二、项目建设目标： 1、课程建设主要功能为满足精品课程网站制作需要，提供多种多样的网站模板满足教师个人性化需求，支持课程介绍、课程特色等介绍性栏目的内容在线编辑，同时提供在线的课件编辑工具，可以上传申报表或评审材料。典型的精品课程建设工具有“可视化精品课程软件”，教师日常可以动态维护精品课程网站内容。 2、性能要求： 1）、系统支持并发用户数大于100人； 2）、系统无故障运行时间大于5000小时； 3）、系统恢复时间：系统恢复时间小于4小时； 4）、批量PDF转换、OCR识别、水印添加等均支持大批量数据一次性实施； 5）、因特殊原因导致的性能问题，最后性能的验收由用户的可接受度为标准。 三、项目建设内容和技术要求： 精品课程网： 精品课程网的设计需要有良好的总体构架，包括软件架构、技术架构、安全体系架构、存储架构、规范体系等内容。
主题类型的要领及主题检索标识词序公式的扩展
信息主题类型分析的要领 及汉语主题检索标识构成公式的扩展 顾潇华 一、信息标引时主题类型判断 1、主题类型的判断是分类标引和主题标引工作的重要基础 判断主题类型是做信息标引工作时主题分析的第一步。因此，也等于是整个信息标引工作得第一步。因为，无论分类标引还是主题标引都要做主题分析。主题分析时，首先要判断主题类型，然后才能做接下来的其他各个主题分析环节或全部信息标引各环节的工作。所以，主题类型的判断是分类标引和主题标引工作的重要基础。 2、信息主题的类型 1）按信息主题数量分：①单主题：信息内容只涉及一个中心对象或问题，如：钢；还可以是只涉及一个中心对象或问题但带有其他因素，如：钢的抗拉性，钢是中心问题，抗拉性是其他因素。②多主题：文本信息涉及两个或多个事物对象和问题，如：摄影与空中摄影，摄影、空中摄影都是中心对象或问题。 2）按信息主题中主题概念的数量及关系分：①单元主题：只有一个中心对象作为主题概念，如：普通生物学。②复合主题：有两个以上主题概念，即：除了中心问题还有其他概念，如钢的抗拉性。③联结型主题：一般有两个中心对象或问题并被一个联结词连接，如：激光在医学中的应用，激光、医学是中心对象，“应用”是起联结作用的联结词。 3）前两种划分方法的联系：①单主题包括：单元主题（钢）和复合主题（概念交叉型、概念限定型、概念联结型）；②多主题包括：并列多主题（河流与湖泊）和从属多主题（摄影和空中摄影）； 4）复合主题类型：①概念交叉型：如喷气式垂直起落飞机，是由喷气式飞机和垂直起落飞机这两个概念（两个中心问题）交叉组成；②概念限定型：如汽车车身，汽车这一中心问题被车身这一其他因素限定；③概念联结型：如；激光在医学中的应用，激光、医学是中心因素，被应用这一联结词联结。 另外还有一些主题类型的划分角度，如按信息内容被表达程度划分的，按专业角度划分的等等。但上述基础主题类型是关键方面。所以本文仅探讨所列出的主题类型的判断要领 3、判断主题类型要领的具体实施步骤 当拿到被分析的文本，无论是纸质文献信息，还是其他载体形式的信息，信息标引时判断主题类型要采用排除法一步一步进行。首先，判断被标引对象是单主题还是多主题，如果有两个研究的中心问题的概念，要看在表达信息内容的题名或语句中有无联结词，如：“作用”、“影响、”“应用”、“关系”等字样，有这些字样的信息，其主题类型一般为概念联结型复合主题，就可以依照概念联结型复合主题的要求做分类标引和主题标引的后续工作；如果没有上述联结词字样，说明不是概念联结型复合主题，这时可以判断文本是多主题，就可以依照多主题的要求做分类标引和主题标引的后续工作；如果不是多主题，在单主题的情况下还需要判断是单元主题还是复合主题，如果是单元主题，就可以依照单元主题的
档案资料管理模版
档案资料管理 有效利用信息资源已成为现代物业管理的运作基本方法，在物业管理公司的档案建立与管理中，运用先进的计算机网络技术，以纸质档案和电子档案相结合的方式对档案进行集中有序、标准规范的管理，充分发挥档案静态和动态的作用，为顺利开展物业管理工作提供及时、准确、翔实的信息资源。 资料的收集 设立档案室,由专门人员负责管理。资料的收集坚持内容完整、数据可靠的原则，并根据管理的实际需求，扩大资料信息的来源渠道。 （一）与项目各方面积极合作，力争全面准确地收集有关建筑结构、机电设备和辅助设施等原始资料。 （二）日常管理中收集和建立业户档案、本体维修档案、设备运行档案、投诉回访记录以及ISO 9000质量管理运行记录、创优达标记录。并将档案的收集、整理、汇总、归档、编目制度化。 （三）通过济南市政府主管部门或国际互联网等渠道获取相关信息。 一、资料的整理和分类 收集到的所有资料、质量记录统一由资料员统一整理，剔除无效部分，然后根据来源、内容、表现形式等特点进行细分，做到条理清晰，分类合理，易于检索。 二、资料的归档管理 （一）归档就是将分类整理好的信息资料进行分类保存，档案分三级：永久保存的档案为一级档案，长期保存的为二级档案，保存期三年以下的为三级档案。在档案管理中将原始资料归档，并要求做到电子文档备份。
（二）一级档案、加密档案应严格控制借阅，一级/加密档案的电子文档应设置使用权限，确保一级/加密档案的安全。 （三）档案管理员应编制统一的档案分类说明书及档案目录，并按内容、部门、年度、保存期限及级别分类进行组卷、逐一编号、登记造册、编制目录、分柜保存。 （四）为保证档案的完整和安全，档案室应随时保持干燥、通风、清洁，并加装防盗门和防盗网。同时配备合适的文件柜、文件盒以及除湿机、消防器材等，确保储存地点符合防火、防虫、防鼠、防潮等要求并定期巡查。 （五）档案室钥匙交由档案管理员专门保管，档案室禁止无关人员任意进出。 三、文档建立、使用、借阅流程图 （一）文档使用、借阅权限 1、公司文档仅限内部员工、认证机构和相关方使用、借阅。 2、一级文档限领班以上员工借阅、认证机构和相关方借阅文档必须经理批准。 3、财务档案仅限财务工作人员、外部审核人员、领导层使用、借阅。 档案的销毁