办公自动化操作步骤

第一单元

1、打开资源管理器

“开始”菜单—所有程序—附件—资源管理器

或：右击“开始”菜单—资源管理器

2、创建文件夹

打开C盘—“文件”菜单—新建—文件夹—输入文件夹名

或：右击C盘空白地方—新建—文件夹—输入文件夹名

3、复制文件、重命名文件

在C盘的DATA1文件夹中根据选题单选中相应文件—“编辑”菜单—复制（或右击—复制）；打开考生文件夹—“编辑”菜单—粘贴（或右击—粘贴）；逐一选中相应文件，右击—重命名（注：选文件时，按CTRL键，逐一选中）

4、添加字体

(1)开始—设置—控制面板—字体，把窗口最大化—滚动条移动到最下面—按下Alt+PrtSc—启动画图程序（开始—程序—附件—画图）—“编辑”菜单—粘贴，“文件”菜单—保存—保存至考生文件夹中，名为A1A.BMP

(2)“文件”菜单—安装新字体—打开Fonts文件，在字体列表框中找到要安装的新字体，单击“确定”按钮

（3）按下Alt+PrtSc—启动画图程序（开始—程序—附件—画图）—“编辑”菜单—粘贴，“文件”菜单—保存—保存至考生文件夹中，名为A1B.BMP

5、添加输入法

（1）右键单击输入法图标—设置—按下Alt+PrtSc—启动画图程序（开始—程序—附件—画图）—“编辑”菜单—粘贴，“文件”菜单—保存—保存至考生文件夹中，名为A1C.BMP

（2）单击“添加”按钮—选中“键盘布局\输入法”，单击下拉箭头—选择所需输入法—确定。（3）按下Alt+PrtSc—启动画图程序（开始—程序—附件—画图）—“编辑”菜单—粘贴，“文件”菜单—保存—保存至考生文件夹中，名为A1D.BMP

第二单元

1、新建文件

打开WORD空白文档—“文件”菜单—保存—在“保存位置”考生文件夹—在“文件名”文本框中输入相应文件名—保存

2、录入文本与符号

注：自己选择自己熟悉的输入法；特殊符号单击“插入”菜单—“符号”中寻找

3、复制粘贴

打开要复制内容的相应文档—选定对象—右击—复制；按照要求粘贴到目标位置

4、查找替换

“编辑”菜单—替换—输入查找内容—输入替换内容—单击“全部替换”

第三单元（先选中对象，再进行设置）

一、设置

1、设置字体：“格式”菜单—字体，或者选中文本后单击右键—字体

2、设置字号: “格式”菜单—字体，或者选中文本后单击右键—字体

3、设置字形：“格式”菜单—字体，或者选中文本后单击右键—字体

4、设置对齐方式：“格式”菜单—段落，或者选中文本后单击右键—段落

5、设置段落缩进：“格式”菜单—段落，或者选中文本后单击右键—段落

6、设置行（段落）间距: “格式”菜单—段落，或者选中文本后单击右键—段落

二、设置

2、设置

（1）拼写检查

选中对象—“工具”菜单—拼写和语法—更改（或全部更改）

（2）设置项目符号或编号

选中对象—“格式”菜单—项目符号或编号—选中相应符号—确定.(若找不到，在自定义中找) 注：操作前一定要先选中对象，再操作。在字体对话框中可以设置字体，字号，字形，颜色，下划线，着重号，上标，下标，字间距；在段落对话框中可以设置对齐方式，左右缩进，首行缩进(特殊格式)，悬挂缩进（特殊格式），段前段后间距，行间距等

第四单元

1、创建表格并自动套用格式

“表格”菜单—插入—表格—输入行、行—单击“自动套用格式”—选择相应的格式—确定

2、表格行和列的操作

（1）删除行或列

选中行或列—“表格”菜单—删除

（2）插入行或列

将插入点定在相应行或列—“表格”菜单—插入

（3）移动行或列

选中相应的行或列—“剪切”—将插入点定到相应行或列—粘贴

（4）平均分布各行或列

选中相应的行或列—“表格”菜单—自动调整—平均分布各行（列）

3、合并或拆分单元格

选中相应单元格—“表格”菜单—合并单元格或拆分单元格

4、表格格式

选中对象（表格、行、列）—“表格”菜单—表格属性—（对齐方式、环绕方式、行高、列宽、单元格对齐方式、边框和底纹等）

5、表格边框

选中对象—“格式”菜单—边框和底纹

第五单元

1、设置页面

“文件”菜单—页面设置（页边距、纸张）

2、设置艺术字

选中对象—“插入”菜单—图片—艺术字—选择式样—确定—设置字体—确定；在艺术字工具栏中

设定艺术字格式（填充效果、线条）、艺术字形状，文字环绕方式，阴影样式

（启动绘图工具栏：视图—工具栏—绘图）

3、设置分栏

选中对象—“格式”菜单—分栏（注：若栏宽不相等的需把栏宽相等取消）

4、设置边框和底纹

选中对象—“格式”菜单—边框和底纹

5、插入图片

“插入”菜单—图片—来自文件—选择相应图片文件—插入；选中插入的图片—“格式”菜单—图片（缩放、环绕方式等）

6、添加脚注和尾注

选中对象—“插入”菜单—引用—脚注和尾注—插入—输入内容

7、设置页眉和页脚

“视图”菜单—页眉和页脚——按样文输入内容（若页眉线条不对，“格式”菜单—边框和底纹里设置）

第六单元

一、设置工作表及表格

1、设置工作表行和列

（1）插入—行或列

（2）移动行或列（剪切—插入已剪切的单元格）

（3）删除行或列（选中—右击—删除；或选中—编辑—删除）

（4）设置行高、列宽（格式—行/列—行高/列宽—数值）

2、设置单元格格式

（1）合并单元格：“格式”菜单—单元格—对齐—合并单元格（合并单元格并居中可用）（2）对齐方式：“格式”菜单—单元格—对齐

3、设置表格边框和底纹

边框：“格式”菜单—单元格—边框

底纹：“格式”菜单—单元格—图案

4、插入批注：选中单元格—“插入”菜单—批注

5、重命名并复制工作表

选中相应工作表标签—右击—重命名—输入新工作表名；

选中所要复制的工作表—右击—复制—切换到将要复制到的工作表—右击—粘贴

6、插入分页线、设置打印标题

选中相应行—“插入”菜单—分页符；

“文体”菜单—页面设置—工作表—单击“顶端标题行”后的折叠按钮—在工作表中选中标题区域—确定

二、建立公式

选中某个单元格—“插入”菜单—对象—Microsoft公式 3.0—找到公式—确定—编辑公式

三、建立图表

根据图表中的样式选中相应的区域—“插入”菜单—图表—柱形图（注：子图标类型根据题目选择）—下一步—数据区域、行和列的选择（根据题目）—图标标题—完成

第七单元

1、应用公式(sheet3)

（1）用函数计算

“插入”菜单—函数

求和SUM( );求平均值A VERAGE（）；最大值MAX( );最小值MIN();

(2)直接输入公式计算：

建立公式：= —选定单元格—运算法则—选定单元格—回车

2、数据排序(sheet2)

选中一数据单元格—“数据”菜单—排序，按照题目要求操作

3、数据筛选（sheet3）

选中一数据单元格—“数据”菜单—筛选—自动筛选—题目要求点击相应字段的下拉按钮—自定义—输入筛选条件—确定

4、数据合并计算（sheet4）

选中所填表格第一空格单元格—“数据”菜单—合并计算—选择函数（运算方式）—单击“引用位置”后面的折叠按钮—逐一选定合并计算的数据区域并点击“添加”按钮—选中“最左列”—确定

5、数据分类汇总（sheet5）

先排序，以分类字段为主要关键字排序，再进行分类汇总

“数据”菜单—排序

“数据”菜单—分类汇总—按要求输入内容—确定

6、建立数据透视表

打开数据源—选中一数据单元格—“数据”菜单—数据透视表和图表报告—选中“数据透视表”—下一步—下一步—单击“版式”或“布局”按钮—按题目要求将相应的字段拖拉到指定位置—双击“数据”区字段名—选择“汇总方式”—确定—完成

第八单元

1、选择性粘贴：按题目要求打开相应文件—选定内容(A8.doc)—“编辑”菜单—复制，回到要粘贴的文档中—“编辑”菜单—选择性粘贴—选中Microsoft office excel 工作表对象—确定

2、(A8.doc)文本与表格间的相互转换：选中要转换的文本（标题不选）—“表格”菜单—转换—文本转换成表格（表格转换成文本），在弹出的对话框中输入行数和列数—确定

3、录制新宏：

(1)打开考生文件夹—按照题目要求建立文件：空白地方右键—新建—Micosoft word 文档（或者Micosotf Excel工作表）—输入文件名称（扩展名不要删了）

（2）打开刚建好的文档—“工具”菜单—宏—录制新宏—在弹出的对话框中输入宏名—快捷键等—确定

（3）将该宏功能操作一遍

(4) 停止录入

4、邮件合并

（1）按照题目要求打开目标文件—“文件”菜单—另存为—在弹出的对话框中选择保存位置—输入文件名—保存

（2）“工具菜单”—信函与邮件—邮件合并—按照右边邮件合并的步骤进行（—

————按

题目要求打开数据源文件—确定—确定———————确定—把结果按给定文件名保存到指定的文件夹中）