写作规范要求

几种企业常见的公文写作要点

公文写作涉及的范围较广，包括行政性、礼仪性、商务性、经济性、法律性等多种，公文写作与一般文学类写作不同，切忌追求辞藻的华丽，要开门见山，突出重点，文字凝练，语言流畅，表达清楚，要善于提炼观点。具有权威性、行政效力、法律效力的重要文件，包括：决议、决定、重要通知、会议纪要等，要加红头、文号、主题词，已经抄报送部门等内容。其他一般公文，如报告、公告、函等，不具有行政效力的，可以不用加红头及主题词等内容。

所有的公文字体字号，标题都采用二号宋体，加粗；正文用三号仿宋。

这里重点介绍一下企业在日常工作中经常会遇到的几种文体。

一、行政性公文的几种常见文种。

行政性公文具有权威性、规范性，具有行政或法律效力。根据发文部门的不同，可以分为“上行文、下行文、平行文”三种。

上行文，指的是下级向所属上级呈送的公文，如议案、报告、请示等；

下行文，指上级向下级发送的公文，主要有命令、决定、公告、通告、通知、批复、意见等；

平行文，平级、同级，没有隶属关系的单位或者部门相互之间送交的公文，如各类公函。

具体的常见文体有：

1、命令。发布有关行政法规和规章制度。通常在政府中常见，企业中不常用。

2、决定。对重要事项或重大行动作出安排，奖惩有关单位和人员，变更或撤销下级部门不适当的决定等事项，具有绝对的权威性，在企业中经常用到。

3、公告。面向单位外部所用，向外部各界宣布重要事项等，企业中偶尔会用到。

4、通告。面向内部公布各方面应当遵守或周知的事项，权威性不及通知，企业中偶尔用到。

5、通知。传达要求下级办理和需要有关单位周知或者执行的事项，如任免有关人员等，具有权威性和行政效力，企业中经常用到。

6、通报。表彰先进，批评错误，传达会议重要精神或者情况，权威性和行政效力不及通知，企业中经常用到。

7、报告。下级向上级，或者企业向政府各部门汇报工作，反映情况，答复上级的询问等，企业中经常用到，尤其是在向政府各部门申请办理各种审批手续时。

8、意见。上级对重要问题提出见解和处理办法，企业中偶尔会用到。

9、请示。下级向上级请求指示、批准，企业中偶尔会用到。

10、函。平级、同级，没有隶属关系的单位或者部门相互之间商洽工作、询问和答复所用，企业中经常会遇到。

11、会议纪要。重要会议的记载、传达会议精神、会议决议，具有权威性和行政效力，企业中经常用到。

12、批复。上级答复答复下级的请示事项，企业中偶尔用到。

二、红头文件写作要点。

在行政性公文中，具有权威性和行政效力、法律效力的公文，通常要加红色的发文单位全称，俗称“红头文件”，其机构主要为：发文机关(版头)、发文号、秘密等级、紧急程度、标题、正文、附件、印章、成文时间、主题词、抄报、抄送部门、引发部门、印发数量等。企业中常见的需要加红头的文件主要有决议、决定、通知、会议纪要等具有权威性和行政效力、法律效力的重要公文。

（一）、文头部分。

1、发文单位全称，通常用套红大字居中印在公文首页上部。俗称“红头文件”

2、发文号。包括部门代字、年份、序号，如“鲁中科【2010】X号”，于版头下方居中，下边用红线与正文区分。

3、秘密等级。企业中不常用。

4、紧急程度。企业中不常用。

5、签发人。姓名用楷体。

（二）、行文部分

1、标题。位居正中，位于发文字号下方，通常由公文的事由和文种组成，如《关于对XXX同志的先进事迹进行表彰的决定》。

2、主送单位或部门。文件的主要发送对象。标题之下，正文之上，靠左顶格，用冒号，可加粗以突出。可写全称，也可用规范化的简称。

3、正文。是文件的主体和核心，要求开门见山，一文一事，文字要准确、简洁、凝练、逻辑合理，表达清楚，标点正确。切忌用华丽的辞藻堆砌，拖沓，画蛇添足。

4、附件。通常的公文会有附件，即附属于文件之后的文字材料。如有附件，应在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称。

（三）、文尾部分

1、印章。重要的公文必须加盖发文单位的公章，非常重要的决议或合同还需加盖骑缝章。

2、成文时间。文件生效的时间日期。应标注在落款单位下面。红头文件因有红头，可无落款，直接写在正文右下方，重要的文件日期必须用汉字，不能用阿拉伯数字。

3、附注。是用以对文内某些内容事项进行解释说明的项目，标注在公文生效标识区域以下，主题词以上，通常不常见。

4、主题词。要求概括、凝练、准确、有惯次性，不能与标题混为一谈。词与词之间要空一格，不能用标点。

5、抄报送部门。文件发送部门，标注在文件尾部的横线之下，分列两段，报送在上，抄送在下，名称用全称，或规范化的简称。

6、印发机关。指发文机关的办理部门。应在抄报送栏之下，标明全称，及印发时间。印发时间通常晚于成文时间。

7、印刷数量。本公文的印刷数量，企业中不常用。

三、会议纪要的写作要点

会议纪要主要功能为记载和传达会议的基本情况和重要决议，要具有高度的纪实性、概括性和指导性，会议纪要通常具有和文件一样的权威性和行政效力。

（一）、会议纪要的结构：

分为标题、正文、落款三部分。

1、正文的前言，概括交代会议的名称、时间、地点、参加人、主持人、会期、形式等基本情况，说明会议的主要议题，然后可用“会议纪要如下：”来引起正文的主体。

2、正文的主体是会议纪要的核心内容，主要反映会议情

况和会议结果。写作时要注意紧紧围绕中心议题，把会议的基本精神，特别是会议形成的决定、决议，准确、清楚、凝练地表述清楚。要分条目、分内容，一事一条，文字要高度凝练，表达清楚，切忌废话和套话。

3、结尾。结束语，一般是向收文单位提出希望和要求，可有可无。

4、落款。署名、公章、日期，日期要用汉字。

5、另外，重要的会议，参会人员众多时，可将参会人员名单，包括部门、职务、姓名等信息附在会议纪要的后面。

四、决定的写作要点

常见的决定有：法规性决定、重大事项决定、处理重大事件决定、表彰决定、机构设置决定、人事安排决定等。决定具有绝对的权威性，一经发布，必须严格遵守。

1、开头。决定的开头通常要交代决定的缘由、目的、根据，语言高度概括，点到为止。

2、主体要写决定的内容，落实决定的要求和措施，要求具体明白、层次清楚，要提出工作任务、措施、方案、要求等，内容复杂时要分条目，分内容，对于表彰、惩戒的决定，还要表彰出决定和项目，处罚方法。

3、结尾要提出希望，要求或执行说明。

4、有的决定可附带附件。

五、报告的写作要点

报告是用于下级向上级汇报工作、反映情况或者答复上级询问的上行文，报告的写作要开门见山，文字精练，一事一报，条目清楚。通常的报告主要有：

1、工作报告。向上级汇报例行工作或临时性工作情况。将工作中的成绩、做法、经验、体会以及今后的打算、安排进行分析与归纳，列出其中的重要点。

2、建议报告。结合工作情况与实际情况，提出供上级参考的建议。提出方法、措施和要求，并要求获得上级的认可和支持。

3、答复报告。答复上级机关的询问，汇报情况。要根据上级的详细说明要答复的事项或工作情况。

4、情况报告。汇报已发生或发现的某些情况和问题。

5、会议报告。大会上宣读的报告

六、通知的写作要点

在下行文中，通知具有一定的权威性和行政效力，但一般低于决议、决定、指示等。通知一般有指示性通知、发布性通知、任免通知、会议通知、事项通知等；

写通知时要注意通知的性质、类别，表述好有关的背景、根据、目的、意义，指示性通知可在结尾处提出贯彻执行的

有关要求、提出方法、措施和步骤等。

七、请示的写作要点

请示是下级就具体问题或事项向上级机关请求指示、批准的公文，请示包括请求指示、请求批准等。

请示一定要写明想在哪些方面和具体问题得到指示，结尾可用“以上请示，请予审批”等用语。

八、批复的写作要点。

批复是上级对下级的请示进行答复的公文，批复应对请示事项明确表态，内容必须明确、简洁，以利于下级贯彻执行。批复主要有审批性批复和指示性批复。审批主要是针对下级请示的公务事宜，经审核后所作的表态性答复；如机构设置、人事安排、项目设立、资金划拨等。正文通常由批复依据、批复事项、执行要求三部分组成。

九、函的写作要点。

函是用于不相隶属的单位之间的商洽、询问和答复的问题，请求答复的，可分为商洽函，询问函，告知函，请批函，答复函等。函在企业公文中经常用到。

1、标题：事由和文种，如《关于邀请XXX专家赴我公司考察的函》

2、开头：可根据实际用表示感谢的敬语。

3、正文：发函缘由、发函事项、结束语三部分。发函缘由主要说明发函的根据、目的、原因等，发函事项是函的主体，一函一事，商洽、询问，都要表达清楚，结束语对对方提出希望和请求，最后通常以“特此函告”、“特此函询”、“特此函复”等习惯用语。

落款：单位名称和时间。

十、总结的写作要点。

总结正文内容一般由基本情况概述，主要工作成绩及具体做法、经验体会、存在的问题、今后努力的方向等四部分组成。开头概述某一阶段内的工作整体情况，概述取得的成绩和进步。其次，写具体工作成绩、做法和经验体会。围绕重点工作或工作的重要方面，依据他们的内在联系，分门别类、分条目叙述怎么做的，采取什么措施，有哪些典型事例、具体数据可以说明，收到了什么明显的效果。引申出经验体会，得出规律性的认识，再次，写存在问题的不足，分析产横问题的原因，最后，提出今后的设想和努力方向。