材料采购样品封样管理制度

材料采购样品封样管理制度

为了进一步规范公司各类材料采购样品封样管理工作，确保工程的进度和质量达到设计要求，明确各处室的管理职责，特制定本制度。一、适用范围

本制度适用于公司及下属各项目所需的各类材料采购样品封样管理工作，实行材料采购样品封样的材料包括结构材料、装饰材料、专用材料、安装材料等以及其他经审批必须封样的材料。二、管理职责

材料处职责

1、依据预算处或房产工程处编制的各类材料采购清单及技术标准，按材料采购管理制度进行招标采购，全面组织落实本制度的实施；如对材料技术标准不明确的，材料处负责按流程报批材料技术标准，明确后实施招标采购。

2、组织土建公司或房产工程处、预算处、督查处、质安资料处、财务处对送样单位选定材料样品进行确认。

3、组织封样确认会签，直至样品封样后移交给督查处、档案室，并按本制度要求做好样品移交书面手续，并建立移交样品台帐，台帐上必须明确材料项目名称、名称、规格型号、品牌、厂家、产地及送样单位、联系人及联系电话等信息。

4、负责对各种进场材料与封样样品的核对、确认工作。

土建公司职责

1、核对预算处或房产工程处编制的各类材料的技术标准，是否符合设计要求和国家标准，如对材料的技术标准有疑问或合理化建议的，上报公司总经理进行确定材料的技术标准。

2、负责审核材料样品厂家相关资质、检测报告、合格证书、服务承诺书等，对样品实物与资料的统一性进行审核，并对照已批准备案的材料技术标准，确认是否符合要求。

3、负责参与封样确认会签，对材料样品封样进行签字确认，直至样品封样后移交给督查处、档案室。

4、负责对样品进行检查核对，参与各种进场材料与封样样品的核对、确认工作。

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5、负责做好样品移交监督工作。预算处职责

1、负责依据图纸及所选定的预算定额编制各类材料清单，明确各类材料的规范、型号、数量等技术参数与标准。

2、负责参与材料样品的选样确认。

3、负责审核材料样品厂家相关资质、检测报告、合格证书、服务承诺书等，对样品实物与资料的统一性进行审核，并对照已批准备案的材料技术标准，确认是否符合要求。

房产工程处职责

1、负责确认各类材料的技术标准，是否符合设计要求

和国家标准。

2、负责参与封样确认会签，对材料样品封样进行签字确认，直至样品封样后移交给督查处、档案室。

3、负责对样品进行检查核对，参与各种进场材料与封样样品的核对、确认工作。督查处职责

1、负责参与材料样品的选样确认。负责根据本制度的规定，接收材料处移交的各类封样样品。

2、负责参与封样确认会签，对材料样品封样进行签字确认，并按本制度要求做好样品移交书面手续。

3、负责对各种进场材料与封样样品的核对、确认工作。

4、负责建立样品库房，建立封样样品台帐，包括材料使用部门、名称、规格型号、品牌、厂家、产地及送样单位联系电话，并保存与封存样品相对应的等各种资料。

5、负责样品房库的日常管理。质安资料处职责

1、负责参与材料样品的选样确认。

2、负责审核材料样品厂家提供的相关资质、检测报告、合格证书等，对样品实物与资料的统一性进行审核或检测，并对照已批准备案的材料技术标准，确认是否符合要求。

3、负责参与封样确认会签，对材料样品封样进行签字确认，直至样品封样后移交给督查处、档案室。

档案室职责

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1、负责根据本制度的规定，接收材料处移交的各类封样样品，并按本制度要求做好样品移交书面手续。

2、负责建立样品库房，建立封样样品台帐，包括材料项目名称、名称、规格型号、品牌、厂家、产地及送样单位联系电话，并保存与封存样品相对应的各种资料。

3、负责样品房库的日常管理。财务处职责

1、负责参与材料样品的选样确认。

2、负责参与封样确认会签，对材料样品封样进行签字确认，直至样品封样后移交给督查处、档案室，并按本制度要求做好样品移交监督等书面手续。

3、负责监督督查处、档案室是否建立封样样品台帐，包括材料项目名称、名称、规格型号、品牌、厂家、产地及送样单位联系电话，并保存与封存样品相对应的各种资料。

4、负责对各种进场材料与封样样品的核对、确认工作。

三、样品封样工作流程与具体操作内容

工作流程

具体操作内容

1、材料技术标准确定

材料采购前，对所需采购的材料技术标准不明确的，材料处经办人负责编制《材料技术标准审批表》提出材料技术标准建议，并经材料处采购主管、材料处负责人、土建公司、预算处或房产公司工程处审核上报公司总经理审批后，发至

材

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料处、督查处、财务处、质安资料处、土建公司及房产公司进行备案。

2、材料采购招投标

材料处根据公司领导审批确定的材料技术标准审批表，依据《材料招投标采购管理制度》编制招标文件、发布招标信息、开发供应商等材料采购活动，并负责要求供应商提供样品、相应的技术资料、检测报告、合格证书等文件。

3、收取样品并进行检测、封样

材料处负责接收材料供应商提供的材料样品及产品介绍资料，并负责组织土建公司、房产工程处、督查处、质安资料处、财务处、档案室进行封样，样品一式两份，都必须进行封样。

如需要对样品检测的，则材料处、质安资料处负责委托第三方检测机构进行检测后并进行封样。

封样操作步聚：

供应商经办人员在样品上进行签字确认，对于无法在样品上签字的。

供应商经办人员在样品上贴上签字标签。

材料处经办人员填写《材料样品封样确认会签单》，明确样品

的产地、品牌、生产厂家以及各项技术参数，并供应商经办人员负责在封样确认会签单进行签字确认，后各处室现场封样人员签字确认。材料处经办人员负责对样品进行拍照。

样品如果是比较小的，能够装入专用的封样袋的，则将样品以及经供应商

经办人员和各处室现场参与封样人员签字确认的《材料样品封样确认会签单》装袋进行封样，并在封口处贴上经各处室封样现场人员签字的《样品封条》。

如果样品是大样的，无法装入指定封样袋的，则直接在样品上贴上经各处室封样现场人员签字的封条和《材料样品封样确认会签单》。

《材料样品封样确认会签单》与《样品封条》上的编号必须一致。 4、供应商选择并确定中标材料供应商根据各供应商的送样及报价情况，材料处、督查处、财务处、土建公司等进行再次询价议价，然后材料处依据《材料招标采购管理制度》编制材料招标采购询价审批表，经各处室汇签后，材料处负责人上报公司总

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经理进行审批并确定中标供应商，材料处负责人上报中标价格和中标供应商时，必须将已封样的样品或真实照片一并上报总经理审核。

公司与中标供应商签订采购合同时，必须明确供应商所提供的实物必须与样品一致；如不一致的，按合同中约定条款追究供应商的违约责任。

5、移交封样样品并办理入库手续

材料处负责现场将中标单位提供的封好样的样品、相关资料文件移交给档案室，移交方、接收方和监督方在书面《封样样品移交表》上进行签字确认，详细注明样品规格、技术参数等信息。封样样品移交表原件材料处保存，接收方和监督方各留存复印件。《封样样品移交表》、《材料样品封样确认会签单》与《样品封条》上的编号必须一致。

另一份封样样品材料处移交给督查处，移交方、接收方和监督方在书面《封样样品移交表》上进行签字确认。封样样品移交表原件材料处保存，督查处、财务处和土建公司各留存复印件。

对于个别计入材料供应商送货数量内的封样样品，必须在移交表上写明。封样确认会签单原件一式三份，其中两份原件分别装入封样袋中一并移交给督查处、档案室，另一份原件材料处保存，其他处室留存复印件。

6、材料进场与封样样品核对验收

对于材料进场，督查处验收人员负责带上封样样品，土建公司、材料处、督查处、财务处以及项目部依据《材料验收管理制度》的规定进行验收，并对照封样样品和实物以及

相应的技术资料、检测报告、合格证书、服务承诺书等文件，进行符合性验证验收。

对进场材料与样品实物及配件的外观品质、规格型号、颜色等进行验收；对进场材料的报验资料与样品备案的技术标准进行符合性对比验收。对进场材料与封样样品的技术和质量标准不一致的材料，验收人员有权拒绝验收，该批材料拒绝使用。

对进场材料与样品及报验资料核验后，实物与样品的技术和质量标准一致的予以验收，并办理验收确认手续。

7、封样样品的处理

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依据材料采购合同，供应商已履行完毕且保质期满后一个月内，材料处提出封样样品处理申请，填写《封样样品处理申请单》经土建公司、督查处、财务处审核，上报公司总经理审批后，材料处向督查处、档案室办理封样样品移交手续后，材料处负责退还给供应商。

对于未中标供应商提供的样品原则上不予退还，如供应商需要退还的，则材料员填写《封样样品退还申请单》经土建公司、督查处、财务处审核后上报公司总经理审批后，可以退还给供应商。

对于失去封存价值，生锈、变质或无法正常使用的且供应商也不申请退还的封样样品，按材料报废管理制度进行报

废处理。

材料样品封样库房管理

1、档案室、督查处分别设立材料样品封样库房或专用保管柜，并进行上锁管理，指定两名人员掌管库房或保管柜钥匙。

2、档案室指定专人负责样品封样库房管理，负责建立《封样样品出入库台帐》，并负责不定期对库房或保管柜内的样品进行检查，并做好相应检查记录，并指定人员签订《封样样品管理责任状》。

3、材料处负责对已移交档案室的封样样品建立台帐。

4、财务处负责不定期对档案室的封样样品实物与台帐进行盘点，督查处与档案室每月进行账账核对，财务处、材料处定期不定期进行账实核对。

5、档案室必须严格做好库房封样样品的管理，如发生样品缺少或被调换等，样品库房管理责任人将直接开除。

四、如遇特殊材料采购无法提供样品或样品无法按本制度规定的内容进行封样的，按特殊情况上报公司领导进行特殊审批。

五、本制度材料处负责解释，经公司制度调研与建设领导小级审核董事长审批后实施，修改亦同。原浙中实材制字008号废止，以本制度为准。

六、附件

附件1 建筑材料采购封样明细表附件2 材料样品封样操作流程

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附件3 材料技术标准审批表附件4 材料样品封样确认会签单附件5 样品封条附件6 封样样品移交表附件7 封样样品处理申请单附件8 封样样品出入库台帐附件9 封样样品管理责任状

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附件3：

材料技术标准审批表

工程名称材料名称主要技术标准说明是否需要样品审批意见材料处经办人材料处负责人房产工程处负责人预算处材料处采购主管土建公司技术负责人房产公司总经理总经理注：本表材料处经办人负责填写并提出建议材料的技术标准，然后分别、预算处、土建公司或房产公司进行审核后上报公司领导进行审批。审批后作为材料处材料招投标采购的依据。

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附件4：

材料样品封样确认会签单

编号：填写日期：年月日工程名称样品编号厂家名称送样单位样品名称品牌联系人产地联系电话使用单位规格型号等技术参数封样验收项目及内容实物是否完好其他说明主要技术标准说明封样会签供应商签字材料处采购主管督查处质安资料处土建公司材料处经办人材料处负责人财务处房产工程处□是□否有无合格证书□有□无有无检测报告□有□无注：封样确认会签单原件一式三份，其中一份原件材料处负责保存，另两份原件分别装入样品封样袋或贴在样品上，其他处室留存复印件。

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附件5：

样品封条

编号：用于项目名称：填写日期：年月日

样品名称规格型号材料处督查处财务处供应商名称联系人及电话土建公司质安处其他处室第13页，共17页

附件6：

封样样品移交表

编号：填写日期：年月日序号

名称主要技术参数单位数量备注样品照片：移交部门接收部门土建公司移交人接收人财务处注：移交表原件材料处保存，接收方和监督方各留存复印件。

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附件7：

封样样品处理申请单

编号：填写日期：年月日序号样品名称主要技术参数单位数量备注材料处财务处督查处土建公司房产工程处公司领导注：退还申请表材料处负责填写，经财务处、督查处、土建公司审核后上报公司领导进行审批，审批后原件在领取封样样品时交给档案室及督查处，材料处留存复印件。

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附件8：

封样样品出入库台帐

月

日入/出样品名称主要技术参数数量封样确认会签单编号封样样品移交表编号备注第16页，共17页

附件9：

封样样品管理责任状

本人担任封样样品管理人，本人将严格按照

的规定，认真负责，积极做好以下工作：

1、认真保管样品库房或保管柜的钥匙，未经审批，不得随意交库房钥匙交与其他人员进入库房或开启保管柜。

2、每次样品入库或出库时，及时登记好台帐。

3、本人负责不定期检查在库封存样品，确保样品不出库或发生灭失。

4、负责保存好与各类封样样品配套的相应的资质、检测报告、合格证书等文件资料。

5、负责保存好各类封样确认会签单、封样样品移交表原件。

6、负责参与财务处对库存样品进行不定期盘点检查。

7、负责做好有关封样样品的其他日常管理工作。

如本人未履行上述工作职责的，造成封样样品缺失或损坏的，本人承担一切责任，并愿意接受公司对本人作出的一切处分。

责任人签名：

年月日

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为了进一步规范公司各类材料采购样品封样管理工作，确保工程的进度和质量达到设计要求，明确各处室的管理职责，特制定本制度。一、适用范围

本制度适用于公司及下属各项目所需的各类材料采购样品封样管理工作，实行材料采购样品封样的材料包括结构

材料、装饰材料、专用材料、安装材料等以及其他经审批必须封样的材料。二、管理职责

材料处职责

1、依据预算处或房产工程处编制的各类材料采购清单及技术标准，按材料采购管理制度进行招标采购，全面组织落实本制度的实施；如对材料技术标准不明确的，材料处负责按流程报批材料技术标准，明确后实施招标采购。

2、组织土建公司或房产工程处、预算处、督查处、质安资料处、财务处对送样单位选定材料样品进行确认。

3、组织封样确认会签，直至样品封样后移交给督查处、档案室，并按本制度要求做好样品移交书面手续，并建立移交样品台帐，台帐上必须明确材料项目名称、名称、规格型号、品牌、厂家、产地及送样单位、联系人及联系电话等信息。

4、负责对各种进场材料与封样样品的核对、确认工作。土建公司职责

1、核对预算处或房产工程处编制的各类材料的技术标准，是否符合设计要求和国家标准，如对材料的技术标准有疑问或合理化建议的，上报公司总经理进行确定材料的技术标准。

2、负责审核材料样品厂家相关资质、检测报告、合格证书、服务承诺书等，对样品实物与资料的统一性进行审核，

并对照已批准备案的材料技术标准，确认是否符合要求。

3、负责参与封样确认会签，对材料样品封样进行签字确认，直至样品封样后移交给督查处、档案室。

4、负责对样品进行检查核对，参与各种进场材料与封样样品的核对、确认工作。

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5、负责做好样品移交监督工作。预算处职责

1、负责依据图纸及所选定的预算定额编制各类材料清单，明确各类材料的规范、型号、数量等技术参数与标准。

2、负责参与材料样品的选样确认。

3、负责审核材料样品厂家相关资质、检测报告、合格证书、服务承诺书等，对样品实物与资料的统一性进行审核，并对照已批准备案的材料技术标准，确认是否符合要求。

房产工程处职责

1、负责确认各类材料的技术标准，是否符合设计要求和国家标准。

2、负责参与封样确认会签，对材料样品封样进行签字确认，直至样品封样后移交给督查处、档案室。

3、负责对样品进行检查核对，参与各种进场材料与封样样品的核对、确认工作。督查处职责

1、负责参与材料样品的选样确认。负责根据本制度的规定，接收材料处移交的各类封样样品。

确认，并按本制度要求做好样品移交书面手续。

3、负责对各种进场材料与封样样品的核对、确认工作。

4、负责建立样品库房，建立封样样品台帐，包括材料使用部门、名称、规格型号、品牌、厂家、产地及送样单位联系电话，并保存与封存样品相对应的等各种资料。

5、负责样品房库的日常管理。质安资料处职责

1、负责参与材料样品的选样确认。

2、负责审核材料样品厂家提供的相关资质、检测报告、合格证书等，对样品实物与资料的统一性进行审核或检测，并对照已批准备案的材料技术标准，确认是否符合要求。

3、负责参与封样确认会签，对材料样品封样进行签字确认，直至样品封样后移交给督查处、档案室。

档案室职责

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1、负责根据本制度的规定，接收材料处移交的各类封样样品，并按本制度要求做好样品移交书面手续。

2、负责建立样品库房，建立封样样品台帐，包括材料项目名称、名称、规格型号、品牌、厂家、产地及送样单位联系电话，并保存与封存样品相对应的各种资料。

3、负责样品房库的日常管理。财务处职责

1、负责参与材料样品的选样确认。

确认，直至样品封样后移交给督查处、档案室，并按本制度要求做好样品移交监督等书面手续。

3、负责监督督查处、档案室是否建立封样样品台帐，包括材料项目名称、名称、规格型号、品牌、厂家、产地及送样单位联系电话，并保存与封存样品相对应的各种资料。

4、负责对各种进场材料与封样样品的核对、确认工作。

三、样品封样工作流程与具体操作内容

工作流程

具体操作内容

1、材料技术标准确定

材料采购前，对所需采购的材料技术标准不明确的，材料处经办人负责编制《材料技术标准审批表》提出材料技术标准建议，并经材料处采购主管、材料处负责人、土建公司、预算处或房产公司工程处审核上报公司总经理审批后，发至材

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料处、督查处、财务处、质安资料处、土建公司及房产公司进行备案。

2、材料采购招投标

材料处根据公司领导审批确定的材料技术标准审批表，依据《材料招投标采购管理制度》编制招标文件、发布招标

信息、开发供应商等材料采购活动，并负责要求供应商提供样品、相应的技术资料、检测报告、合格证书等文件。

3、收取样品并进行检测、封样

材料处负责接收材料供应商提供的材料样品及产品介绍资料，并负责组织土建公司、房产工程处、督查处、质安资料处、财务处、档案室进行封样，样品一式两份，都必须进行封样。

如需要对样品检测的，则材料处、质安资料处负责委托第三方检测机构进行检测后并进行封样。

封样操作步聚：

供应商经办人员在样品上进行签字确认，对于无法在样品上签字的。

供应商经办人员在样品上贴上签字标签。

材料处经办人员填写《材料样品封样确认会签单》，明确样品

的产地、品牌、生产厂家以及各项技术参数，并供应商经办人员负责在封样确认会签单进行签字确认，后各处室现场封样人员签字确认。材料处经办人员负责对样品进行拍照。

样品如果是比较小的，能够装入专用的封样袋的，则将样品以及经供应商

经办人员和各处室现场参与封样人员签字确认的《材料

样品封样确认会签单》装袋进行封样，并在封口处贴上经各处室封样现场人员签字的《样品封条》。

如果样品是大样的，无法装入指定封样袋的，则直接在样品上贴上经各处室封样现场人员签字的封条和《材料样品封样确认会签单》。

《材料样品封样确认会签单》与《样品封条》上的编号必须一致。 4、供应商选择并确定中标材料供应商根据各供应商的送样及报价情况，材料处、督查处、财务处、土建公司等进行再次询价议价，然后材料处依据《材料招标采购管理制度》编制材料招标采购询价审批表，经各处室汇签后，材料处负责人上报公司总

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经理进行审批并确定中标供应商，材料处负责人上报中标价格和中标供应商时，必须将已封样的样品或真实照片一并上报总经理审核。

公司与中标供应商签订采购合同时，必须明确供应商所提供的实物必须与样品一致；如不一致的，按合同中约定条款追究供应商的违约责任。

5、移交封样样品并办理入库手续

材料处负责现场将中标单位提供的封好样的样品、相关资料文件移交给档案室，移交方、接收方和监督方在书面《封样样品移交表》上进行签字确认，详细注明样品规格、

技术参数等信息。封样样品移交表原件材料处保存，接收方和监督方各留存复印件。《封样样品移交表》、《材料样品封样确认会签单》与《样品封条》上的编号必须一致。

另一份封样样品材料处移交给督查处，移交方、接收方和监督方在书面《封样样品移交表》上进行签字确认。封样样品移交表原件材料处保存，督查处、财务处和土建公司各留存复印件。

对于个别计入材料供应商送货数量内的封样样品，必须在移交表上写明。封样确认会签单原件一式三份，其中两份原件分别装入封样袋中一并移交给督查处、档案室，另一份原件材料处保存，其他处室留存复印件。

6、材料进场与封样样品核对验收

对于材料进场，督查处验收人员负责带上封样样品，土建公司、材料处、督查处、财务处以及项目部依据《材料验收管理制度》的规定进行验收，并对照封样样品和实物以及相应的技术资料、检测报告、合格证书、服务承诺书等文件，进行符合性验证验收。

对进场材料与样品实物及配件的外观品质、规格型号、颜色等进行验收；对进场材料的报验资料与样品备案的技术标准进行符合性对比验收。对进场材料与封样样品的技术和质量标准不一致的材料，验收人员有权拒绝验收，该批材料拒绝使用。