协同办公(公文管理系统)解决方案设计

协同管理软件平台

公文管理

解

决

方

案

2014年02月26日

目录

1概述 (3)

2公文管理要求 (4)

3公文管理解决方案 (5)

3.1公文传输过程 (5)

3.2公文管理功能模块 (5)

3.2.1发文管理 (6)

3.2.2收文管理 (10)

3.2.3电子印章管理系统 (12)

1概述

红头文件是我国行政机关实现上情下达的唯一法定方式，印章则是文件有效性的表现形式。随着电子政务逐步深入的开展，政府内部实现了无纸化办公，实现了日常文件的起、审批和流转的网络化与电子化。同时，如何实现上、下级之间的无纸化办公和政务交流，越来越多为政务信息化建设部门所重视。通达公文传输系统正是针对公文传输的这种需求，在政务信息化领域所迈出的重要一步。

公文传输系统利用计算机网络技术、版面处理与控制技术、安全技术等，实现了单位与单位之间红头文件的起草、制作、分发、接收、阅读、打印、转发和归档等功能，以现代的电子公文传输模式取代了传统的纸质公文传输模式。

公文传输系统的使用需要先用计算机进行公文排版，然后经过版式转换使之成为不可篡改的版式文件，再通过电子盖章加密，制作成含有红头和公章的电子公文文件，并通过计算机网络直接发送给接收方，接收方在收到电子公文后，通过安全认证和实时解密，通过专用的版式阅读器来阅读内容和版面与发送方完全一样的公文文件，最后在权限允许范围内用彩色打印机打印出具有正式效力的含有红头和公章的公文。整个过程都是通过计算机来实现，并且需要进行全程的安全与保密控制，从而大大缩短了公文传输的时间，并有效保障和提高了公文的安全性。下图为公文传输流程图：

在现阶段的电子政务建设过程中，完全实现无纸化办公对于绝大多数地区和单位来说都还有很多现实的困难，相比之下，公文传输系统既利用了电子网络传

输的便捷性和电子文件管理的先进性，又遵从了公文的安全性、严肃性、规范性，与现行有纸办公方式兼容，且建设周期短、见效快、收益大，尤其该系统的建设基本不改变现有流程，因而是各行政、企事业单位开展电子政务和办公自动化的最佳突破口。

2公文管理要求

安全性要求无疑是首先要满足的要求。一方面由于网络环境的广泛性和复杂性等特点，文件在网络传输过程中可能会被截取或者篡改，另一方面内部失密更是需要严加防范的，据统计内部失密案件要超过信道失密的数量。具体要求如下：

◆公文内容不被非法截取、篡改和伪造；

在公文传输的时候，首先我们需要防止公文被非法截取，这是网络安全的问题。同时也需要考虑到，万一公文被非法截取的话，公文的安全如何得到保护，这就需要通过密码技术来解决。根据国家有关管理部门的要求，正式公文必须采用硬件加密，含有国家机密的文件还必须采用国家指定的密码机。

单纯从技术角度讲，采用普通的数字签名技术即可防止公文被非法截取、篡改和伪造，但从应用角度看，建立CA 中心做实时CA 认证的方式要求每一台使用电子公文的电脑与CA 中心都要保持实时在线的高速连接，还涉及到内外网分离、谁来负责CA 中心的建设与管理等很多非技术因素，在实践中不是很容易推广，因此离线式的数字签名技术就成了更佳的选择。由于公文传输系统本身的特性，离线式的数字签名技术不仅更易推广，而且也更加安全可靠。离线式数字签名方案请参考《通达CA 安全认证解决方案》

◆电子印章的安全性；

对公文传输来说，加盖电子印章是必不可少的。这就要求电子公文文件必须具有高度的保密性、严肃性、不可抵赖性、不可伪造性和不可篡改性，并对电子公章实施专门的保护，不允许出现安全漏洞。因此，就必须在公文传输、处理、存储等过程中，保证印章不被非法盗用；

印章作为公文有效性的象征，在公文系统的重要性是不言而喻的。如何进行电子印章的安全保护？我们从印章的存放、使用、以及加盖到文件上的印章这三个方面来阐述印章的安全性要求：

印章存放安全：实物印章看得见摸得着，可以锁在保险柜中有专人保管。电子印章是无形的，必须存放在移动存储介质（U 盘、软盘）上，这样就可以和实物印章一样锁在保险柜中有专人保管，按照同样的印章管理制度进行管理。

印章使用安全：实物印章是谁拿到谁就能用，在哪里都可以用。电子印章在使用上采取了更多的安全措施，有效防止了印章被非法盗用。

3公文管理解决方案

3.1公文传输过程

从电子公文系统工作流程图中可以看出，电子公文系统分发文工作流程和收文工作流程两个部分。发文工作流程包括版式文件的生成、文件盖章加密、公文分发；收文工作流程包括文件的签收、公文打印；系统还包括回执功能，以及与其他信息交换平台之间的接口。接下来我们详细介绍整个电子公文系统的功能。

3.2公文管理功能模块

公文处理是办公自动化系统的核心模块，根据政府机关单位的办公自动化系统的公文处理具有如下功能：

1）发文、收文以及对处理过程的跟踪督办；

2）系统能够通过特定视图显示文档的完整处理流程和当前的处理状态；

3）公文处理的流程能够灵活的定制，提供图形化的工作流自定义功能：用户根据实际需要制定出所需的流程，并且可以根据实际情况的变化随时进行更改。

4）能够选择对文件多人的顺序处理或同时处理两种工作方式。

5）提供流程的实时监控及统计：用户可通过图形化的流程图对公文的办理步骤进行监控和催办，随时了解文件办理的具体信息。

6）支持电子签名和电子签章，确保签名和公文的安全性。

7）支持文档修改痕迹保留，使批示过程可视化，使电子公文流传更加规范，安全性更有保证。

8）提供公文密级设置，方便对文件和档案的管理、查询。

3.2.1发文管理

政府机关单位的发文实现厅组织机构内发文及机构间发文的拟稿、逐级审核、会签、签阅、签发、正式发文及文件归档的电子化。

发文管理页面：

3.2.1.1待办发文

以列表方式显示用户需要办理的发文，用户可以通过待办发文处理任务，同时可以查看发文流程处理详细信息；

3.2.1.2已办发文

以列表方式显示用户已办理完成的发文，用户可以通过已办发文查看发文流程处理详细信息，同时可以收回发错的文件；

3.2.1.3公文流程

按照公文发文流程进行公文流转；

3.2.1.4催办督办

对于超过办理期限或需特殊办理的公文，可以通过系统提供的手机短信、电子邮件、系统短消息等多种办公方式，进行公文的催办督办，同时，系统提供办理流程的跟踪检查、特殊文件抄送等功能，以提高公文流转办理的实用性。

3.2.1.5权限管理

可以通过权限管理对不同流程设置流程启动者，没有权限的人不能拟稿；可根据实际情况进行灵活设置。

3.2.1.6在线编辑痕迹保留

通过系统发文的文件，在审核过程中的修改痕迹能自动保留，并提供手写批注和文字修改两种保留方式，记录修改人员的信息和时间。

3.2.1.7自动套红

提供红头模板，在套红时，可以自动选择相应的红头进行套红工作。

3.2.1.8模板管理

主要是保存各种常用的公文格式模板，在拟稿时，可以选择相应的模板来生成固定格式的公文。比如：行政发文模板、党的发文模板等；

3.2.1.9电子文件分发平台

文件通过审核，编号，套红和盖章后，通过电子文件分发平台将电子文件发送到相应的收文单位的办公平台上显示。并能及时的提供文件的接收和查看情

况。

3.2.1.10传阅管理

公文传阅是有关文件在一定范围内的传阅，大都限于处级传阅。公文传阅是部门公文处理的重要组成部分。

3.2.1.11发文查询

用户可以浏览被授权访问的档案分类中的文件资料，并可用条件组合查询功能在文件库中进行标题、索引、关键词、特征标识字段的检索，查找符合条件的文件记录。并且可以查看发文的详细流程信息、可以打印发文登记册等表格。

3.2.1.12发文归档

对已处理完成的发文流程，可以对该文件进行归档，可以归到文档管理中的文件相应目录下。同时可以将文件归档。

3.2.1.13档案管理

通过与现使用档案系统的开发集成，在办公自动化系统中实现初步的档案管理。实现公文、资料的自动归档以及对已有档案的维护、统计和检索。同时，对于借阅档案，系统提供档案跟踪功能，随时关注档案文件的去向。

3.2.1.14Word文件安全管理

基于平台处理的文件信息，集中的在服务器中进行存贮。系统必须提供安全的文件管理环境，不能存在任何人员（未按照平台权限设置的人员）直接在服务器的文件夹上直接通过word就能打开、浏览和修改，造成湖北省质监文件的安全隐患。

3.2.1.15接收情况跟踪

系统需提供即时发文文件接收单位接收情况统计，并提供各种参数进行筛选，生成符合需要的统计表。

3.2.2收文管理

收文管理子系统实现对来文（非涉密）的登记、拟办、批办、批示、传阅、承办、催办、整理和归档等操作。

收文管理页面：

3.2.2.1待办收文

以列表方式显示用户需要办理的收文，用户可以通过待办收文处理任务，同时可以查看收文流程处理详细信息；

3.2.2.2已办收文

以列表方式显示用户已办理完成的收文，用户可以通过已办收文查看收文流程处理详细信息，同时可以收回发错的文件；

3.2.2.3收文流程

按照公文收文流程进行公文流转；

3.2.2.4催办督办

对于超过办理期限或需特殊办理的公文，可以通过系统提供的手机短信、电子邮件、系统短消息等多办公方式，进行公文的催办督办，同时，系统提供办理流程的跟踪检查、特殊文件抄送等功能，以提高公文流转办理的实用性。

3.2.2.5权限管理

可以通过权限管理对不同流程设置流程启动者，没有权限的人不能收文登记。

3.2.2.6传阅管理

公文传阅是有关文件在一定范围内的传阅，大都限于处级传阅。公文传阅是部门公文处理的重要组成部分。

3.2.2.7收文查询

用户可以浏览被授权访问的档案分类中的文件资料，并可用条件组合查询功能在文件库中进行标题、索引、关键词、特征标识字段的检索，查找符合条件的文件记录。并且可以查看收文的详细流程信息、可以打印收文登记册等表格。

3.2.2.8收文归档

对已处理完成的收文流程，可以对该文件进行归档，可以归到文档管理中的文件相应目录下。同时可以将文件归档；

3.2.2.9档案管理

通过与现使用档案系统的开发集成，在办公自动化系统中实现初步的档案管理。实现公文、资料的自动归档以及对已有档案的维护、统计和检索。同时，对于借阅档案，系统提供档案跟踪功能，随时关注档案文件的去向。

3.2.2.10Word文件安全管理

基于平台处理的文件信息，集中的在服务器中进行存贮。系统必须提供安全的文件管理环境，不能存在任何人员（未按照平台权限设置的人员）直接在服务器的文件夹上直接通过word就能打开、浏览和修改，造成文件的安全隐患。

3.2.2.11接收情况跟踪

系统需提供即时收文文件接收单位接收情况统计，并提供各种参数进行筛选，生成符合需要的统计表。

3.2.3电子印章管理系统

采用电子印章系统，与协同管理系统无缝链接，一体化操作。实现文件的安全维护和身份认证。

电子签章系统针对政府单位中高安全大规模电子签章信息化的软件产品，提升用户更加安全、可靠、便捷实现办公盖章电子化、安全文件签名电子化，满足电子签章综合应用，达到投入最高性价比。网络版采用客户端软件和服务器软件并采用硬件加密KEY结合的方式设计，软件部分采用ActiveX技术开发，将电子印章和签名技术完美结合的应用软件系统。硬件采用Key智能密码设备（又名智能密码钥匙盘），该设备是国家商业密码管理委员会定点生产的商用密码产品，通过了国家商业密码管理委员会的商用密码产品技术鉴定，该设备自带快速存储器和加密处理机制，用于存放单位或个人数字证书、用户所属标识和单位印章或个人签名信息，并进行硬件级签名运算，该设备通过USB接口与计算机相连，在使用时数字证书和签名印章等信息不会残留在内存或硬盘中，设备体积小，重量

轻，携带方便。

主要应用功能

1）签章控制管理

电子签章系统管理员通过管理员KEY进行登录签章服务器软件，统一管理电子签章、密钥盘，可以实现注销、过期、禁止和启用管理。

2）签章日志管理

在客户端进行签章时，需要使用密钥盘设备，签章管理服务器会自动记录签章日志、手写签名日志、锁定文档日志、解锁文档日志、撤销签章日志等。

3）文件签章功能

可在WORD/GDF上签章，确定对当前的文件进行盖章，该功能需要印章钥匙盘的支持，同时需要输入密码确认用户身份。

4）签章验证功能

该功能能够验证文件内容是否被修改或签章信息是否有效，验证时不需要提供USB KEY，文档内容被篡改后签章自动生成无效，同时可以实现批量签章验证功能，一次性完整文档中所有签章有效性检测。

5）撤销签章功能

该功能用来撤销签章，撤销签章时需要确认原先加盖印章或签名人的身份和密码，撤销签章需要提供签署者USB KEY，否则不允许对文档进行撤销签章操作。

6）身份认证功能

通过利用签署者的证书颁发机构的证书，对签署者的身份进行认证。一方面能够辨别签署者身份的真伪，另一方面能够确保签署者身份的不可抵赖性，即一旦签名而且身份认证通过，则签名者将无法否认此签名。

7）文件保护功能

加盖公章的文档可以使用文件保护功能来锁定文件，锁定后的文档将永久不能被修改。

8）文件解锁功能

对被锁定的文档进行解锁，根据锁定密码来确认文件解锁。

9）GDF骑缝章应用

GDF文档中实现加盖骑缝章，每页骑缝章都可以进行有效验证，同时满足纸质签章文档的输出应用。

10）提供相应二次开发数据接口

配合第三方管理系统，控制用户只能在管理系统中签章，不能单独在WORD/EXCEL中签章，可以将签章相关信息（文件名称、单位名称、签章用户名

称、签章名称、签章时间、签章机器IP地址）保存到服务器的数据库，方便二次开发，HTML版本支持多种开发语言包括ASP、JAVA、.NET、Domino开发语言。