现金管理系统培训教材

第四篇现金管理系统(F4)

本系统是K/3系统的组成部分之一，同总账系统联合起来使用，可单独提供给出纳人员使用，使用对象是企业中的出纳人员，能处理企业中的出纳业务。

第一章：现金管理系统初始化(F4-1)

初始设置是处理启用本系统时的一些初始数据和系统设置，包括单位的银行日记账、现金日记账的初始余额的引入，银行未达账、企业未达账初始数据的录入，余额调节表的初始设置。

本章的目的

当完成本章的学习之后，您将能够做以下事情：

●掌握现金管理系统初始化的主要工作

●掌握现金管理系统初始化流程

●掌握现金管理系统初始数据录入的操作

●掌握初始余额调节表的制作

现金管理系统初始化流程图

现金管理系统初始化工作流程图

第一节系统初始化（F4-1-1）

一．引入会计科目及科目余额：

案例：海天公司从2003年3月1日开始启用现金管理系统，从总账中看到现金

的期初余额为37400元，银行存款下有三个银行：工商银行银行账号124456，人民币，期初余额为923800元，银行对账单期初余额为913800；建设银行账号111111，美元，期初余额为35000美元，银行对账单期初余额为34500美元；中国银行账号789456，港币，期初余额为150000港币，银行对账单期初余额为150000港币。

在尚未进行初始化工作的账套中选择“初始数据录入”菜单，系统进入初始化状态。在初始设置窗口的菜单栏上单击“编辑”菜单，在弹出的菜单条上单击“从总账引入科目”选项。系统将从总账系统中导入设置好的科目。此时还需给引入的银行科目添上相应的“银行名称”与“银行账号”。

注意：从总账引入的科目属性必须是“科目设置”中的现金科目或银行科目，否则科目将不被引入，并且，只引入总账中的明细科目。

初始化窗口编辑菜单选项中单击“从总账引入余额”选项，系统会弹出过滤框让用户选择引入期间，然后系统将从总账中导入有关科目余额。

现金科目只要引入总账科目余额即可。上图中有“借方金额”和“贷方金额”，只有在“现金管理系统”启用非第一期时，系统引入总账科目余额时会将本年借方发生额和本年贷方发生额一同引入。

银行科目除引入总账科目余额外，还必须手工录入银行对账单期初余额到相应的位置。

二．初始银行、企业未达账录入：

案例：从上一个案例可以看出银行对账单和企业实际账务有一定的差异，现知道期初银行调节表为：

1．工商银行（人民币）

企业账务余额：923800元银行对账单余额：913800元

企业已收银行未收：10000元（加）调整后余额：923800元调整后余额：923800元

2．建设银行（美元）：

企业账务余额：35000元银行对账单余额：34500元

银行已收企业未收：0 企业已收银行未收：500元（加）

单击初始化菜单“编辑“选项中的“银行未达账”选项，将会弹出会计科目、币别（根据案例先选择工商银行和人民币），选择完毕后，在该界面工具栏上用鼠标单击“新增“按钮，将弹出新增界面，录入企业已收银行未收10000元，除“日期”、“结算方式”、“结算号”和“金额”外“摘要”可以根据用户真实的业务填写，接着将其他银行未达账录入完毕：

注意：用户在录入时要特别关注，“企业已收银行未收”录入的是“借方金额”，“企业已付银行未付”录入的是“贷方金额”，千万不能混淆。

用户千万不能忘记还有建设银行的银行未达账。

三．初始余额调节表：

单击初始化菜单“编辑“选项中的“余额调节表”选项，用户选择银行。系统将根据用户从总账引入的现金日记账，银行日记账或用户自己输入的初始数据及输入的银行未达账，企业未达账的有关资料，生成期初的银行余额调节表。

四．平衡余额表：

单击“余额平衡检查”选项后，将对余额表的平衡关系进行检查。若有不平衡的账户，系统将会提示不平衡的科目。

五．结束初始化——启用系统：

当所有的初始数据均录入，并且确认正确后，即可结束初始化，启用系统。

单击“结束初始化”选项后，将启用系统，注意要录入正确的启用期间。

注意：启用系统后，若发现初始化错误，在当期可用“反初始化”回到初始化状态，修改初始数据。

第二章：现金管理系统应用操作（F4-2）

本章主要讲述了现金管理系统的参数设置和现金处理、银行存款管理和票据管理等现金管理业务的操作，

本章的目的

当完成本章的学习之后，您将能够做以下事情：

●掌握现金管理系统的系统参数设置

●掌握现金管理系统的操作流程

●了解现金管理系统的具体操作

现金管理系统操作流程图

现金管理系统操作流程图

第一节：系统参数设置（F4-2-1）

本节主要讲述了现金管理系统参数的含义和设置的具体操作。

在系统设置中选择现金管理系统，双击“系统参数”，将弹出系统参数设置窗口，在该窗口上，用户将有关的公司名称，地址，电话，会计期间等信息录入即可。

另外，在“现金管理”窗口上，用户若选择“结账与总账期间同步”时，总账必须在现金管理系统结账后方可结账。

第二节：现金处理（F4-2-2）

本章主要介绍现金部分的各种业务管理，包括：现金日记账记账，现金盘点，现金对账，日报表等。其中日记账的登记有三种方法：（1）直接从总账引入现金类凭证记录，可按日或期间登记日记账；能选择按对方科目或现金类科目进行登账；（2）通过复核记账的方式逐笔或选择批量登记日记账；（3）直接逐笔登记日记账，或录入日期、凭证字号后自动取凭证摘要、金额等信息进行登记日记账。

建议：为了出纳人员记账的连续性、每笔业务的清晰度以及与总账的对账，为了确保账务的准确性和可比性，建议用户以直接逐笔录入每笔发生的业务最好。直接从总账引入和从复核记账方式登记日记账的方法虽然快捷，但失去了现金管理的意义。故本章不讲复核登账方式和直接从总账引入的方式。

现金日记账：

现金日记账最好是将每笔业务分开记录，因为总账中有时一张凭证包括了好几笔业务的数据。在主窗口选取“现金”功能子模块，双击“现金日记账”进入现金日记账界面。在该界面的“编辑”菜单中单击“新增”选项，则进入新增现金日记账界面，根据业务分笔记录（案例可以根据总账中数据）：

发生的现金业务，选定不同的日期和科目分别录入（有几个日期和几个科目都要分开记录），如果是增加则将数据录入到“借方金额”中，反之则录入到“贷方金额”中。其他选项根据实际情况录入。

注意：用户也可以选择“编辑”菜单中“从总账中引入现金日记账”的功能，忌两项混合使用，这样，可能会使你的对账复杂化：

现金盘点单：

现金盘点单是用来管理实际现金金额与账面数是否符合的。选取“现金”功能子模块，单击“现金盘点单”，进入现金盘点界面，假设现在是2003年3月31日，保险箱中有现金100元30张，与账面金额相符。单击“新增”，系统弹出一个对话框：

用户可在其上选择要盘点的科目币别、日期，用户将有关现金的盘点结果录入之后单击“保存”按钮即可。输入盘点结果时按表上的设置输入。在该表上只用输入数量，小计金额将自动生成。

制作完毕后弹出盘点信息界面：

现金对账模块中系统自动将出纳账与日记账当期现金发生额，现金余额进行

核对，并生成对账表。查询现金对账结果。

选择“现金”功能子模块，双击“现金对账”，系统弹出“现金对账”界面。

选择科目、期间，确定后生成“现金对账表”。正确的结果是现金管理系统、账务系统完全一致。若两者余额或发生额有差异，就需要核对明细账，查明差异的原因。

现金日报表：

选取“现金”功能子模块，双击“现金日报表”，系统会弹出输入查询条件选项框，用户在对话框上输入要查询的现金日报表的有关条件（如日期等）后，将弹出现金日报表，该表是根据用户录入的现金日记账自动生成的。日记账对相同的币别进行小计。并且可以引出成其它格式的报表。

第三节：银行存款管理（F4-2-3）

本章主要介绍银行部分的各种业务管理，包括：银行日记账记账，银行对账单，银行存款对账，余额调节表，日报表等。其中日记账的登记，有三种方法：（1）直接从总账引入现金类凭证记录，可按日或期间登记日记账；能选择按对方科目或现金类科目进行登账；（2）通过复核记账的方式逐笔或选择批量登记日记账；（3）直接逐笔登记日记账，或录入日期、凭证字号自动取凭证摘要、金额等信息进行登记日记账。银行对账单可以逐笔登记，也可以从外部直接进入文档。建议：为了出纳人员记账的连续性、每笔业务的清晰度以及与总账的对账，为了确保账务的准确性和可比性，建议用户以直接逐笔录入每笔发生的业务最好。直接从总账引入和从复核记账方式登记日记账的方法虽然快捷，但失去了银行存款管理的意义。故本章不讲复核登账方式和直接从总账引入的方式。

银行存款日记账：

银行存款日记账最好是将每笔业务分开记录，因为总账中有时一张凭证包括了好几笔业务的数据。在主窗口选取“银行存款”功能子模块，单击“银行存款日记账”进入银行存款日记账界面。在该界面的“编辑”菜单中单击“新增”选项，则进入新增银行存款日记账界面，根据业务分笔记录（案例可以根据总账中数据）：

发生的银行业务，选定不同的日期和科目分别录入（有几个日期和几个科目都要分开记录），如果是增加则将数据录入到“借方金额”中，反之则录入到“贷方金额”中。其他选项根据实际情况录入。

注意：用户也可以选择“编辑”菜单中“从总账中引入银行存款日记账”的功能，忌两项混合使用，这样，可能会使你的对账复杂化：

注意：在美元账户中经常有汇兑损益的业务发生，因为其不涉及外币的增减，而在新增界面只能录入外币的原币金额。所以建议用户先在新增界面录入一个增减额都为零的记录，再到银行存款日记账中修改该记录，将本位币金额补上。

银行对账单：

此模块主要讲述了银行对账单的录入。选取“银行存款”功能子模块，双击“银行对账单”，系统会进入“银行对账单”界面。在该界面的工具栏上用鼠标单击“新增”按钮，在弹出的对话框上记录的数量，然后单击“保存”按钮，则进入另一新增截面。银行对账单要根据银行给出的对账单一笔一笔进行输入。

注意：银行对账单中的借贷方向与账簿刚好相反，银行存款增加在银行对账单中数据要录入到贷方金额中，反之减少要在借方金额中录入。

银行存款对账：

银行存款对账指的是银行存款日记账同银行存款对账单的核对，为生成余额调节表作准备。选取“银行存款”功能子模块，双击“银行存款对账”，系统会弹出银行存款对账界面：

在该表上，选定条件的银行存款对账单和银行存款日记账的所有内容分别列示在该表的上，下两段区域。对账形式可分为两种，自动对账和手工对账。

用户如果要进行自动对账，单击“编辑”菜单中“自动对账”选项，并让用户选择是“按结算方式、结算号和金额相等”等自动对账的方法。系统会根据我们所设定的条件进行勾对。

用户如果想完全按手工情况下的程序对账，则单击“编辑”菜单中“手工对账”选项，手工对账还可以解决自动对账中“一对多”的问题。此时，选择对应的多笔记录，只要金额相等，就可进行勾对。

当银行对账单中存在调账或内部冲销记录时，比如：借贷方向相同，金额相同，一正一负或借贷方向相反，金额相同的记录等，可以单击“对账单内部冲销”，将对账单内部的记录核销。

账务中对以前的凭证进行更正的现象是比较常见的，日记账也同样会遇到这种情况，日记账内部冲销就是处理这类记录在日记账中的内部冲销业务。操作与对账单内部冲销相似。

如果发现记录被错误的勾对，此时，你可以选择“编辑”菜单中的“已钩对记录列表”，再按“取消勾对单条或全部记录”重新进行对账。

余额调节表：

选取“银行存款”功能子模块，双击“余额调节表”，系统弹出输入查询条件选项框，用户在对话框上输入要查询的余额调节表的有关条件（如会计科目、日期）单击确定按钮后，将弹出余额调节表，该表是根据用户录入的银行对账结果自动生成的：

选取“银行存款”功能子模块，双击“银行存款日报表”，系统会弹出输入查询条件选项框，用户在对话框上输入要查询的银行存款日报表的有关条件（如日期等）后，将弹出银行存款日报表，该表是根据用户录入的银行存款日记账自动生成的。日记账对相同的币别进行小计。并且可以引出成其它格式的报表。

长期未达账：

长期未达账提供银行日记账以前期间未达记录的查询。选取“银行存款”功能子模块，双击“长期未达账”，系统根据“余额调节表”的数据自动生成。

银行存款日记账：

第四节：票据管理（F4-2-4）

本节简要讲述了对于企业中各类票据的管理和操作，主要内容有票据备查簿和支票管理。

票据备查簿：

在现金管理系统选取“票据”功能子模块，双击“票据备查簿”，将弹出票据备查簿窗口。该窗口中将有关的票据序时列出，供用户查询用。系统中应收、应付系统的票据资料会自动传到现金管理系统中来，但用户也可以在此新增和删除。单击工具栏上的“新增”图标，在弹出的新增窗口中对有关票据进行新增。其中各项内容都可以手工录入。

注意：在应用现金管理系统和应收、应付系统同步时，设计的作业规则最好使票据在一个系统录入（或者在现金管理系统或者在应收、应付系统中，不要同时使用），这更利于企业的管理和控制。

支票管理：

在现金管理系统选取“票据”功能子模块，双击“支票管理”，弹出支票管理窗口。该窗口中将有关的支票序时列出，供用户查询用。在此可以新增和修改删除支票。单击工具栏上的“新增”图标，在弹出对话框中对有关支票进行新增和管理。

一、进行各银行的支票本购买，点击“新购”键选择购买哪个银行的支票（选择工商银行），确定后输入购买支票的内容。

一、平日使用和管理支票：在支票界面中单击“领用”系统出现领用信息窗口，填写领用部门、领用人时按F7进行选择，领用用途、预计报销日期需要直接输入，之后，单击“确认”，该支票即被领用，如果要取消只要点“删除”即可。

当已领用的支票作废时，可在该支票界面上选择“作废”即可。已领用支票核销是在支票界面上选择“报销”。

期末结账：

当本会计期间的工作完全结束后，可以进行期末结账。在现金管理系统选取“期末处理”功能子模块，点击期末结账，结出本会计期间借，贷发生额，余额。本系统同时提供反结账功能。