文件管理制度50199

文件管理制度

1.目的

为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，结合公司实际工作情况，特制定本制度。

2.范围

本制度适用浙江依目了然服饰有限公司。

3.相关职责

3.1人事行政部

3.1.1 负责建立、健全公司文件管理制度，负责本制度的制定与修改。

3.1.2 负责公司文件的下发及管理。

3.1.3 负责本制度的宣导与实施。

3.2 其它各部门

3.2.1负责制订与本部门工作职责相关的文件制度及流程

3.2.2负责按本制度规定执行

4.定义

公司文件是指：在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关工作活动的重要依据或工具。

5．参考资料

无

6．程序

6.1公司文件的种类及范围

6.1.1公司的文件种类主要有：公告、通知、通报、制度。

6.2.1各类公司文件使用范围：

6.2.1.1 公告：主要运用于公司的各类人事变动，如：任命、岗位变动等。

6.2.1.2通知：适用于发布临时事件和措施；传达公司高层有关指示；要求下级部门办理

或者需要知晓的事项等，例如：放假通知等。

6.2.1.3通报：适用于公司采取重大或强制性措施、或人事嘉奖与惩罚，例如：部门内部不

适当的决定或规定；对做出突出贡献优秀员工的奖励或对于严重违反公司规章制度员工的处罚等。

6.2.1.4制度：主要运用于公司各项政策的实施细则及各项工作流程的解释、补充和完善。

6.2公司文件的处理

6.2.1公司文件处理的管理口径

公司文件管理归口于人事行政部，人事行政部负责所有公司文件的下发管理，负责建立健全公司文件管理制度，加强公司文件的统一协调与管理，按期进行汇总统计，保证公司文件处理工作高效运转。公司人事行政部指定专人负责公司文件管理工作。公司文件管理人员应忠于职守、廉洁正派、保密观念强。

6.2.2公司文件处理的定义及原则

6.2.2.1公司文件处理指公司文件的编号、下发、宣贯、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

6.2.2.2公司文件处理应坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全、规范。公司文件由人事行政部统一收发、传递、立卷、归档和销毁。

6.2.2.3公司各类发文在有效期内均实行受控管理。所谓受控文件就是指有效文件。有效文件是指正在执行的指导和安排公司工作的文件。明确文件的有效性并通过受控的方式管理公司文件，是防止各部门出现执行无效文件的主要措施。

6.2.2.4对于公司以文本打印的形式下发的文件，只有盖有受控章的文件在受控范围内，签收人不得复印，如因复印导致的执行非受控有效文件，造成的问题由执行人负责。

6.2.3公司公文的分类及操作

6.2.3.1公司文件按机密程度，可分为：绝秘、秘密、一般；

6.2.3.2公司文件按紧急程度，可分为：特急、紧急、一般；

6.2.3.3公司文件按发文部门，可分为：公司文件、各部门文件。

6.2.3.4公司文件按内容分类，可分为：公告、通知、通报、制度。

6.2.4公司文件的机密等级划分的规定与操作

6.2.4.1根据文件涉及的业务秘密程度划分为“绝密”、“秘密”及“一般”。即使是“一般”文件因为也同时是业务文件、所以不允许无限制地向公司外部宣传。