电子档案的整理归档要求

一、电子档案的整理

目前,电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带,为了做好这项工作,应按档案种类分别整理组盘。

1、文书电子档案整理。从2003年起电子文件施行以件为单位进行整理。

A、内部文件。以年度、组织机构、保管期限进行组盘。按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘；将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管,建立文件目录,便于计算机对盘内文

件查找。B、外来文件。有条件的部门可通过处理,扫描成影像文件进入计算机留存,不是本部门生成的电子文件一般不要求进馆保存。

2、会计电子文件整理

A.工资单。工资以光盘形式归档时,应附有纸质的每月工资汇总表,列出单位、名称、代码、人数、明细工资等,同时应附移交清单,作为交接时的凭证。

B.账簿。计算机账簿光盘归档时必须启用账簿交接表,填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期,负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名,以增强账簿的真实性和凭证作用。

3、专业电子文件归档

A.基建档案。基建档案是对纸质文件的实体进行扫描,并按案卷号、图号、序号连接起来,使用户直接检索到每一张图纸资料。

B.设备档案。在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件,如:系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等。在移交时,附上电子文件内容说明和注意事项。

C、科技、环保、统计、婚姻等专业档案按照纸质档案组卷的同时，把相应的电子资料随案卷一同移交。

二、电子档案的保管

1、软磁盘的保护

A、统一软盘的规格,使用3.5寸高密盘保存。

B、把住软磁盘质量关。

C、规范保管条件。要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温度、湿度适中的环境里,空气相对湿度控制在40%一50%,温度控制在14—24℃。

D、加强病毒防范。加强计算机的病毒检测,确保保存电子文件的磁盘不带病毒,并将磁盘经常置于保护状态。

E、对加密盘的管理。有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名,如果密码或文件名被遗忘,电子文件就难以打开。所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。

F、在条件允许时,及时将存贮电子文件的软磁盘载体更换成光盘,便于长久保存。

2、光盘的保护

A.规范排放和使用。光盘的存放应置于盒中直立放置,在使用过程中应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤。

B.保持良好的温度、湿度环境。应将光盘存放的温度控制在14—24℃,相对湿度40%—65%。

C.注意避光。光盘材料的塑料保护层对紫外线极为敏感,阳光的直射会使光盘过早老化。无论磁盘还是光盘,定期复制是当前延长电子文件寿命的有效措施,磁盘每2年,光盘每5年转储一次,转储后的载体与原载体同样编号保存。

三、电子档案的移交

1、移交时间：从2003年起电子文件施行年度归档制度，每年度的电子文件整理合格后，于次年的6月底前将各立档单位每年度形成的电子文件与纸质文件、相关软件及《归档电子文件登记表》一并归档，向档案部门移交一套，形成部门保存一套备用。计算机配备晚的单位，要把2003—2006年的电子文件目录补齐，并从2007年起执行电子文件与纸质文件同时移交办法。

2移交份数归档电子文件目录应同时存有机读目录和纸质目录，并同时拷贝到耐久性好的脱机载体上保存。一般向档案馆移交一套电子档案，内容与纸质文件一致，移交载体无病毒。

3、办理电子档案移交手续。移交方填写一式二份《电子档案移交、接受检验登记表》，经档案馆分管人员审核无误后，移交双方签字、盖章。

四、电子文件的利用

电子文件的封存载体不得外借。利用时使用拷贝件。利用时遵守保管规定。利用者对电子文件的使用应在权限范围之内。

五、电子文件的销毁

参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行，并确保载体与信息彻底销毁。

《建设工程文件归档整理规范》

1 总则 1.0.1 为加强建设工程文件的归档整理工作，统一建设工程档案的验收标准，建立完整、准确的工程档案，制定本规范。 1.0.2 本规范适用于建设工程文件的归档整理以及建设工程档案的验收。专业工程按有关规定执行。 1.0.3 建设工程文件的归档整理除执行本规范外，尚应执行现行有关标准的规定。说明：1.0.3 建设工程文件归档整理除执行本规范外，尚应执行《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2000)、《技术制图复制的折叠方法》（GB/10609.3-89）等规范的规定。电子文件和声像档案的归档整理，按有关规定执行。 2 术语 2.0.1 建设工程项目（construction project）经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的工程基本建设单位。它由一个或若干个具有内存联系的工程所级成。 2.0.2 单位工程（single project）具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程，并构成建设工程项目的组成部分。 2.0.3 分部工程（subproject）单位工程中可以独立组织施工的工程。 2.0.4 建设工程文件（construction project document）在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，也可简称为工程文件。 2.0.5 工程准备阶段文件（seedtime document of a construction project）开程开工以前，在立顶、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。 2.0.6 监理文件（project management document）监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。 2.0.7 施工文件（constructing document）

档案整理标准和要求

档案整理标准和要求 1、文书档案：《归档文件整理标准》（DB12/T127-2001）。（1）归档范围：按照本单位《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，主要收集反映本单位主要职能活动形成的文件，上级或其他单位发来的文件，无重要参考利用价值的不归档。（2）保管期限：按照国家档案局8号令要求，2007年后（包括2007年），保管期限为永久、30年、10年。（3）整理：归档文件以每份文件为一件，请示、批复等有逻辑关联性的若干文件应分开，各为一件，集中排列。永久、30年应去除金属物，使用棉线或不锈钢钉装订。归档章一般盖在归档文件的首页上端空白处，如文件首页确无盖章位置或重要文件须保持原貌的，也可在首页前另附纸填写文件题名后加盖归档章。填写归档章的项目可盖章也可手写。字迹材料应符合档案保护要求的碳素墨水、蓝黑墨水、印泥油、原子印油等，不可使用铅笔、圆珠笔。将整理好的归档文件装盒，盒首放置归档文件目录，盒底放置备考表，并填写备考表项目。档案盒盒脊、封面项目填写齐全，应刻章并使用红色印油加盖，不可手写。（4）计算机录入：将整理好的归档文件逐件录入档案管

理系统，做到文件级目录计算机检索。 2、会计档案：财政部、国家档案局《关于印发〈会计档案管理办法〉的通知》（财会字〔1998〕32号）。（1）分类和保管期限：会计档案分为会计凭证类、会计账簿类、财务报告类、其他类共四类。其中：会计凭证类包括：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证（15年）会计账簿类包括：现金日记帐、银行存款日记账（25年总账、各类明细账（15年）财务报告类包括：月报、季报（5年）年报（永久）其他类包括：会计移交清册（15年）会计档案保管清册、会计档案销毁清册（永久）（2）组卷：会计凭证要求凭证封面项目填写齐全，签署完整，装订整齐，包角，加盖骑缝章。会计账簿要求实行电算化单位统一打印装订成册，加封皮，编制卷内目录。会计报表中年报要求去除金属物，装订成册，加封皮。（3）装盒：采用会计档案专用档案盒，盒脊、盒封面项目填写齐全规范（不可手写，需购置（刻）章加盖，红色）。每卷填写备考表，签署完备。（4）排列和编号：按照类别——年度排列。即案卷按凭证、账簿、财务报告、其他四类分开，再按时间顺序编制大流水号。

档案归档及维护流程

档案归档及维护 1范围适用于公司依据《中华人民共和国档案法》及其它相关法律法规，收集、整理、维护、开发利用以及管理公司内部的十大类档案资料

2控制目标 2.1确保整个公司范围内档案管理网络的建立和健全 2.2确保各部门的档案资料能够及时、规范的收归公司档案室 2.3确保公司档案资料的销毁符合国家相关规定 3主要控制点 3.1档案室检查各部门移交的档案资料是否符合归档要求 3.2公司档案主管部门经理审核档案销毁清单，并上报档案局备案 3.3档案室与相关部门共同监督档案的销毁工作 4特定政策 4.1档案的分类、归档范围、立卷应按照国家、省、市有关规定执行及相关法律法规 4.2分类、归档范围包括行政管理、经营管理、党群工作、生产技术管理、产品档案、科学研究档案、设备档案、基本建设档案、会计档案、干部职工档案等十大类，具体执行请参见国家档案局1991年颁布的《工业企业档案分类试行规则》 4.3集团各部、室、中心设兼职档案员 4.4各部门技术人员和管理人员在工作中必须做好资料的收集、整理工作，及时交部门兼职档案员管理 4.5党群工作类档案资料、行政管理类档案资料、经营管理类档案资料、生产技术管理类档案资料，要在第二年三月份以前向档案室移交完毕 4.6产品类档案资料、科学技术管理类档案资料、基本建设类档案资料、设备仪器类档案资料分别在新产品验收、科技成果鉴定、基建工程竣工验收、新购设备、仪器开箱时，由有关部门通知档案室参加，随时归档

4.7会计档案资料、干部职工档案资料按国家财政部和国家档案局颁布的《会计档案管理办法》和中组部颁布的《干部档案工作条例》的有关规定规定及时向档案室归档 4.8工作人员因公外出参观学习、考察和参加各种会议，收集获得的文件材料要按照归档范围的规定，及时交本部门兼职档案员管理，再由兼职档案员按规定时间向档案室归档 5档案归档及维护流程C-15-03-001

电子档案管理办法

ＸＸＸＸ有限公司电子档案管理办法（暂行）　第一章　总　则　第一条　为了加强公司的电子文件归档管理，保障电子文件和电子档案的安全保管和科学利用，根据《中华人民共有限公司档案管理办法（暂行）》有关和国档案法》、《ＸＸＸＸ规定制定本规定。　第二条　本规定适用于公司各部门、分公司、各证券营业部（以下简称各单位）。　第三条　基本术语解释　（一）电子文件：是指员工在日常工作中形成的数字形态记录。它是通过计算机进行操作、传输、存储和利用的文件，用数字（比特）形态表现出来，通过编码和解码来输入和输出，也称数字式文件。　（二）电子档案：是指利用计算机技术形成，经鉴定具有保存和利用价值的归档电子文件。　（三）电子文件的物理归档：指经过归档处理的电子文件保存到磁盘或光盘等载体上实行脱机保管的过程。　（四）电子文件的逻辑归档：将电子文件的物理地址存

放于档案管理部门控制的网络服务器中，使该电子文件能供档案部门有效利用和处理的过程。第二章　管理体制和职责第四条　根据《中华人民共和国档案法》的相关规定，各单位要明确电子文件归档管理的分管领导，协调解决实际问题。档案管理部门要建立相应的工作制度和工作网络，做好电子文件归档的管理工作。　第五条　各单位从电子文件产生时就要有严格的管理制度和技术措施，对其实施超前管理，以确保电子文件的真实性、安全性和完整性。　第六条　在电子文件的管理过程中应明确职责，责任到人。电子文件的形成、承办、运转、整理等工作，一般由承办（业务）部门负责；电子文件归档管理的日常监督、指导和保管、开发利用等工作，通常由档案管理部门负责。　第七条　归档电子文件应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。公司档案管理员要配备与业务部门相互兼容的计算机及软、硬件系统，保证归档电子文件的有效识读。档案管理员应忠于职守，具备计算机专业知识，熟悉掌握本单位使用计算机系统的操作技能，组织编写归档电子文件的各种检索工具，并积极主动提供服务，充分发挥归档电子文

建设项目文件归档要求及档案整理规范

建设项目文件归档要求及档案整理规范、项目文件形成的质量控制建设项目档案是项目建设活动形成的文件中具有保存价值的部分。它是由项目参建各方共同形成的，是项目建设的真实记录，是对建设项目进行稽查、审计、监督、管理、验收以及维护、改扩建的重要形式，项目建设单位、筹建部门、勘察设计单位、监理单位、施工单位等均应按照国家对项目档案工作的有关要求，把项目建档工作作为项目建设的重要组成部分，列入建设计划，明确各自的职责。使之与项目建设同步进行。为此，参与项目建设的主要单位应在项目建设过程中对项目文件形成与积累的质量进行监控。一)建设单位文件的质量控制 1、建设单位的职责建设单位应承担起项目档案工作的统筹规划、组织协调、监督指导的职责。 2、建设单位的任务 (1)明确项目档案工作计划。 (2)建立档案工作网络，明确各岗位任务。 (3) 规范做法，打好基础。 (4) 申报登记，接受监督 (二)设计单位文件的质量控制设计文件材料的规范，对竣工档案的内在质量有着密切联系。如果设计单位提供的施工图线条、字迹不清晰，就很难保证竣工图的字迹线条清晰；如果设计修改通知单没有统一的编号或者不体现修改的图号和修改内容 ( 题名) ，将对日后文件的整理和提供利用带来不便。因此，设计单位应在明确设计任务或者在各专业分工时，应明确形成文件的内在质量和外在质量要求，把不合格的产品控制在文件发出之前。保证设计文件的质量，尤其要注意每张施工图应有图号、图名、设计人、校对人、审核人签名；规范设计变更文件的编制和传送。设计修改通知单不能一文修改多专业，同时要在有关栏目揭示修改内容、被修改图号。设计修改通知单要按专业统一编号，变更人、审核人签名要完备。对急于施工先发传真的，事后要补发原件；口头变更的要及时形成文件发往有

(档案管理)机关文书档案的整理归档方法和要求

机关文书档案的整理归档方法和要求（2008年4月2日）一、什么是文件材料的归档整理？是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。二、上述定义包括以下几层含义： 1、办理完毕的； 2、文书材料； 3、基本整理单位是“件”； 4、整理的基本环节是：装订、分类、排列、编号、装盒等。三、归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。四、工作要求：强化收集、简化整理、细化检索、深化利用五、文件材料整理归档的具体操作方法和要求（一）收集收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。要求：材料齐全完整、内容真实准确如何才能做到齐全完整？ 1、档案人员要熟悉掌握本单位的工作职能、主要工作内容。 2、制订本单位的归档制度。归档制度包括归档范围、归档时间和归档要求三部分内容。

（1）明确归档范围凡是反映本单位各种职能活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。各单位应依据《新规定》，结合本单位职能及其内设职能部门工作实际，加强对工作中形成文件材料的研究，详尽编制本机关的文件材料归档范围。各单位制定的归档范围，报送档案管理部门审批同意后，应作为本单位的一项业务标准加以公布施行。（2）归档时间归档工作要求在次年的五月底之前完成。确保按时完成一般运用三种形式结合收集： A、随办随归； B、定期收集； C、年终集中收集。（3）归档要求 A、归档的文件材料应齐全完整、内容准确。制成材料要耐久规范。字迹材料一律使用碳素墨水或蓝黑墨水。 B、收集工作应立足本单位，注意业务部门形成的反映专业职能活动的文件材料的收集；重大活动事件材料的收集。 C、文电合一。 D、底稿随印件一起收集。若底稿是直接在计算机上起草的打印件，则一般只要收集发文稿纸与印件，其中发文稿纸上除了领导签发外还需加盖单位公章以示效力。若计算机打印的底稿上有领导的重要修改或批示，应收集与印件一并归档。 E、有重要领导批示的办文单应随正文一起收集归档。 F、附件随正件收集归档。 G、关于同一问题的请示和批复应一起归档。

档案管理流程及制度

1、目的

加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 2、适用范围适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 3、术语和定义 3.1档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 3.2档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。 4、职责 4.1人事行政部 4.1.1负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理和项目档案管理。 4.1.2学习和贯彻执行国家关于档案管理的法令、政策、规定； 4.1.3建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况； 4.1.4收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4.1.5负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作。 4.1.6编制检索工具，编辑档案参考资料，开发档案信息资料，提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通； 4.1.7负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 4.2各职能部门 4.2.1负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档； 4.2.2负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知人事行政部；4.2.3向人事行政部移交合同或文件资料原件或复印件；

4.2.4财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料； 4.2.5运营管理部负责管理质量管理体系相关记录。 4.3各部门经理 4.3.1批准对自己部门资料或合同复印件的处置。 4.4人事行政部分管副总/常务副总 4.4.1负责对档案管理监督检查报告的审批。 5、工作程序 5.1档案资料的收集 5.1.1各部门档案管理人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。 5.1.2各部门文件资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每季度向档案室移交。 5.2归档范围及移交时间（见附表一） 5.3档案资料的标识 5.3.1人事行政部行政兼档案管理员及各部门兼职档案员负责对各自保管的档案资料编号，编号规则见公司档案管理规定。 5.4档案资料的日常管理： 5.4.1文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便检索利用。 5.4.2文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在文件／档案柜中。 5.4.3电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。 5.5档案室档案借阅 5.5.1借阅权限：填写《档案借阅审批单》办理借阅手续。 a)绝密类：绝密档案需经总经理批准。 b)机密类：机密档案需经人事行政部分管领导及常务副总批准。 c)普通类：普通档案借阅属于本部门的，由本部门经理批准；借阅其他部

(完整版)电子档案管理办法

电子档案管理办法为了加强我公司电子档案管理,做好电子档案收集、归档、保管、统计、鉴定及利用等工作,更好地为公司的经营服务,结合我公司档案工作实际,特制定本办法。一、电子档案的管理原则 1、我单位电子档案实行集中统一管理。 2、电子档案管理包括电子档案的收集、存贮、鉴定、归档、保管与利用等方面的工作。 3、各科室形成的电子档案的收集、积累与归档等工作。 4、档案室负责对各各科电子档案的收集、归档进行指导,并负责电子档案的鉴定、保管和利用等工作。二、电子档案归档范围 1、各科室办公自动化系统中（OA）形成的各类电子公文和网站各类信息资料（针对我公司）的备份。 2、在经营中形成的各种电子档案。 3、各科室购置的各类操作系统及其应用软件的复制件。三、电子档案归档要求 1、加强电子档案鉴定工作。电子档案归档前,档案室会同信息管理员对电子档案的有效性和完整性进行鉴定审核,并由负责人签署意见。 2、电子档案在收集归档时,应附带说明对电子档案的内容、创建时间、存储格式与文件类型等加以说明。 3、电子档案采用光盘、磁带等载体归档,归档的电子文件必须是最终数据信息。 4、需要永久、长期保存的电子档案,应与电子档案版本相同的纸质版本档案一并归档。

5、电子档案归档后,其数据信息应在各单位计算机中或系统中保留一年时间。四、电子档案管理要求 1、归档电子文件移交到档案室之后,档案室要制作三套,一套封存保管,一套异地保管，一套查阅利用。 2、接收入库的电子档案,每两年要抽检一次,抽检率不低于10%,发现问题要及时采取恢复措施。 3、保管的归档电子文件要采用专门的保护设备和保护技术手段。归档电子文件载体应直立存放于防磁、防光、防尘、防有害气体的装具中,温度控制在17℃—20℃;相对湿度控制在35%—45%, 距离强磁场10米以上。五、电子档案的利用 1、电子档案的利用范围与纸质类档案的利用范围相同。 2、电子档案查阅和借用,按照我公司《档案查阅制度》的有关规定执行。 3、电子档案的载体不得外借。六、电子档案归档时间电子档案归档时间,按照《档案管理办法》《档案归档范围及保管期表》中有关归档时间要求执行。七、电子档案保管期限电子档案保管期限,按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限审批表》中的有关规定执行。八、电子档案的销毁电子档案销毁,按照《档案鉴定销毁制度》中的有关条款执行。

(完整word版)建设工程文件归档整理规范

建设工程文件归档整理规范 GB/T 50328—2001 2002-01-01 发布2002-05-01 实施（中华人民共和国建设部、国家质量监督检验检疫总局联合发布） 1总则 1.0.1为加强建设工程文件的归档整理工作，统一建设工程档案的验收标准，建立完整、准确的工程档案，制定本规范。 1.0.2本规范适用于建设工程文件的归档整理以及建设工程档案的验收。专业工程按有关规定执行。 1.0.3建设工程文件的归档整理除执行本规范外，尚应执行现行有关标准的规定。 2术语 2.0.1建设工程项目（c o n s t r u c t i o n p r o j e c t）经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的工程基本建设单位。它由一个或若干个具有内在联系的工程所组成。 2.0.2单位工程（s i n g l e p r o j e c t）具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程，并构成建设工程项目的组成部分。 2.0.3分部工程（s u b p r o j e c t）单位工程中可以独立组织施工的工程。 2.0.4建设工程文件（c o n s t r u c t i o n p r o j e c t d o c u m e n t）在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，也可简称为工程文件。

2.0.5工程准备阶段文件（s e e d t i m e d o c u m e n t o f a c o n s t r u c t i o n p r o j e c t）工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。 2.0.6监理文件（p r o j e c t m a n a g e m e n t d o c u m e n t）监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。 2.0.7施工文件（c o n s t r u c t i n g d o c u m e n t）施工单位在工程施工过程中形成的文件。 2.0.8竣工图（a s-b u i l d d r a w i n g）工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样。 2.0.9竣工验收文件（h a n d i n g o v e r d o c u m e n t）建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。 2.0.10建设工程档案（p r o j e c t a r c h i v e）在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，也可简称工程档案。 2.0.11案卷（f i l e）由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。2.0.12立卷（f i l i n g）按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷，亦称组卷。 2.0.13归档（p u t t i n g i n t o r e c o r d）文件形成单位完成其工作任务后，将形成的文件整理立卷后，按规定移交档案管理机构。 3基本规定 3.0.1建设、勘察、设计、施工、监理等单位应将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。 3.0.2在工程文件与档案的整理立卷、验收移交工作中，建设单位应履行下列职责： 1在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求；

档案归档流程

档案归档整理流程一、收集收集工作作为档案管理的第一个步骤，由于涉及到最后档案的归档的齐全完整和有效利用，目前将其划分为两个步骤：文件判断和确定期限。 1、文件判断。文件判断主要是对于现有文件的归档范围进行确定，首先需要与各单位进行沟通和深入调研，根据实际情况划定合理的归档范围。 2、期限期限。根据文件的使用频率，重要程度等划分对应的保管期限，根据不同的保管期限进行相应的管理，主要体现在年度鉴定和保管期限到期后的销毁工作上。二、分类归档文件范围和保管期限表上对于各类档案进行了细致的划分，应对照表格对于收集文件进行类别的划分。三、编制页码注意编制页码的时候不漏页、不重页，案卷封面、卷内目录、备考表不编页码，卷内文件在右上角开始标号，从“001”开始，遇有正反双面在反页左上角标出。四、装订用不锈钢钉逐件装订或者组卷装订，避免生锈腐蚀文件。五、排序对于同一类别的文件按照时间的先后顺序排列。六、档号标识对于排列好的文件依次标出档号，做到不重复，不断号，保持档案编号

的自然连续性。七、着录着录是指对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程，着录是为了满足检索查找提供利用的需要。八、装盒即同“组卷”，将具有相同联系的文件放置在同一盒子里，对于案卷（盒子）进行编号。案卷除包含排列好的文件外还应包括案卷封面和备考表，案卷封面反映文件内容，备考表则对于案卷组卷情况进行说明，包括案卷包内容，日常使用、变更情况，组卷时间，组卷人和审核人等。案卷封面置于文件前面，备考表置于文件之后，二者不进行页码的标识。九、打印目录包括卷内文件目录和案卷目录，注意按照文件的保管期限进行区分汇总。十、编制检索工具对于准备好的各类目录进行整理，编制目录汇总表，提供日常利用。档案归档整理流程图

建设工程文件归档整理规范

1、总则 1.0.1为加强建设工程文件的归档整理工作，统一建设工程档案的验收标准，建立完整、准确的工程档案，制定本规范。 1.0.2本规范适用于建设工程文件的归档整理以及建设工程档案的验收。专业工程按有关规定执行。 1.0.3建设工程文件的归档整理除执行本规范外，尚应执行现行有关标准的规定。 2、术语 2.0.1建设工程项目(construction project) 经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的工程基本建设单位。它由一个或若干个具有内在联系的工程所组成。 2.0.2单位工程(single project) 具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程，并构成建设工程项目的组成部分。 2.0.3分部工程(subproject) 单位工程中可以独立组织施工的工程。 2.0.4建设工程文件(construction project document) 在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，也可简称为工程文件。 2.0.5工程准备阶段文件(seedtime document of a cons- truction project) 工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。 2.0.6监理文件(project management document) 监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。 2.0.7施工文件(constructing document) 施工单位在工程施工过程中形成的文件。 2.0.8竣工图(as—build drawing) 工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样。 2.0.9竣工验收文件(handing over document) 建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。 2.0.10建设工程档案(project archive)

建设工程档案归档整理规范

建设工程档案归档整理规范第一章建设工程文件归档的基本职责一、建设、勘察、设计、施工、监理等单位应将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。二、在与工程文件与档案的整理立卷、验收移交工作中，建设单位应履行下列职责：（一）在与工程招标及勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求；（二）收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件，并进行立卷归档；（三）负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作；也可委托监理单位监督、检查工程文件的形成、积累和立卷归档工作；（四）收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案；（五）在组织工程竣工验收前，应提请当地城建档案管理机构对工程档案进行预验收；未取得工程档案验收认可文件，不得组织工程竣工验收；（六）对列入城建档案馆接收范围的工程，工程竣工验收后3个月内，向当地城建档案馆移交一套符合规定的工程档案。三、勘察、设计、施工、监理等单位应将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交。四、建设工程项目实行总承包的，总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，并应及时向建设单位移交；各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总包单位。建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件，并应及时向建设单位移交。五、城建档案管理机构应对工程文件的立卷归档工作进行监督、检查、指导。在工程竣工验收前，应对工程档案进行预验收，验收合格后，须出具工程档案认可文件。

文书档案归档整理规范

文书档案归档整理规范作者：王大忠文章来源：本站原创点击数：401 更新时间：2012-5-19 一、总设（一）、归档文件广义上的归档文件是一个泛指性概念，包括机关形成须归档保存的所有文件材料。《规则》对这一概念的使用和限定，使“归档文件”具有了专指性意义，即“立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案、保存的各种纸质文件材料”。其中，“办理完毕”是指文件相应的文书处理程序已经完成，而不论文件本身在实际工作中否定在发挥作用。比如请示与批复，在复文发出或收到以后。在文书处理上就算已办理完毕；本机关的发文，文件印发也就算办理完毕。但：有的文件如请示、报告等需要上级部门给予批复、批示和答复的，要等待批复，批示答复，收到后再归档。有的文件，如计划，规则、请示、规定等，在贯彻执行上需要很长时间，但印发或传阅后，其文书处理程序已经完成，也算办理完毕。《规则》对适用的归档文明种类进行了限定，明确为纸质文书材料。这是因为本标准旨在对文书立卷工作进行改革。暂不涉及科技、会计等专门档案，以及声像、电子等特殊载体档案的整理工作。（也就是过去科技档案用什么方法，现在继续用什么方法。）（二）、归档文件整理归档文件整理，就是“将归档文件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程”。这一概念明确了“以件为单位”的基本原则，并概述了归档文件整理工作的基本环节。整理的内容包括“分类、装订、排列、编号、编目、装盒”。

（三）整理原则归档文件的整理原则，可概括为“遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的有机联系（计划与总结，安排与汇报，关于干部任免、工资、退休的，通知，思想工作，关于教育，文化、宣传品质，关于经济的，关于生产的，关于农业工作的），区分不同价值，便于保管和利用”。与传统立卷原则相比较，两者是基本规律客观存在的。文件整理归档的目的，是将机关职能活动中形成的，能反映出机关基本活动面貌的文件材料保存下来，以便今后和历史研究查考。因为条件的变化，具体整理方法可以不同，但都必须遵循归档文件整理的基本规律，才能达到便于保管和利用的共同目的。 1、遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。文件的形成不是任意的，而是伴随着各机关，团体和社会组织的职能活动产生的，有其自身规律和特点。不同的机关，尽管其职责和业务范围各不相同，但各项职能活动总是存在着各方面的联系，所形成的文件之间自然有一定规律，这种规律也就是文件之间有机联系的具体表现。文件之间的这种联系职能反映出机关职能活动的历史面貌，同时也符合人们查找利用档案的心理预期，为检索提供了线索。因此，进行归档文件整理工作，必须遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系（一个会议形成的文件材料就是有机联系的整体，归档时应该按期限放在一起，批复与请示应该放在一起，装在一个盒内）。 2、区分不同价值不是所有办理完毕的文件材料都需要整理归档，而是要依照《机关档案归档与不归档范围》和《文书档案保管期限表》的规定，区分归档范围不同文件价值，划定不同保管期限。对于保存价值大，保管期限长的文件，重点整理和保管；对保存价值小，保管期限短的文件，根据条件区别对待（这次全市文书立卷改革工作考虑到这因素，永久保

档案管理业务流程

单位名称人事部流程名称档案管理工作流程层次 3 任务概要员工档案管理工作单位总经理/分管领导人事部员工节点 A B C 1 2 3 4 5 7 提供材料开始收集员工人事材料 9 编制明细目录标识编号审批结束身份证明学历学位证明各类证书招聘资料试用转正文件奖惩文件绩效评估报告劳动合同及附件离职文件各类人事通知单归档入库 8 6

任务名称节点任务程序、重点及标准时限相关资料材料收集程序 1、《员工登记表》、 2、《个人简历》 3、《相关材料》 B2 由人事部建立公司员工的人事档案，档案材料包括：个人简历、培训经历、资格认证证书、考核奖惩材料、录用材料、其他材料等每月1次 C2 员工应积极提供材料即时统一装订1个工作日重点材料收集标准真实、严密、完整档案编号标识程序 B4 编制档案内容明细目录，形成人事档案目录一览表 1个工作日A4 报上级审核1个工作日将档案编号，并做出标识1个工作日重点档案编号，并做出标识标准准确、合格、严密档案归档入库程序人事部应定期或不定期收集员工资料每月1次审核、分类、整理后查看是否符合要求即时 B7 按资料内容进行归档1个工作日B8 在档案明细表上补填相应内容，将档案入库1个工作日重点档案归档入库标准准确、合格、严密

档案管理制度节选公司《人事管理制度》第十章人事信息管理 1．人事信息管理 1.1为保障合理配置人才，公司人事部组建人事信息中心,并做好人才储备工作，即建立内部人才和外部人才信息库。 1.2内部人才信息库是对公司内各类管理或专业人才进行动态掌握，包括对员工简历、考核资料、培训记录以及其它材料的整理归档。外部人才信息库是在本公司外部人才市场上，对公司目前需求或预期需求的各类管理或专业人才，尤其是同行业甚至竞争对手的人才的信息收集情况。 1.3公司将借助现代化的人事管理软件，逐步实现人事管理信息化。 2．人事档案管理的基本要求 2.1公司人事部负责人事档案工作的归口管理。 2.2 人事档案管理必须严格确保材料保密。 3．确立两级档案管理制度 3.1 一级档案为本办法所指人事档案，是员工入司随转的人事档案材料； 3.2 二级档案为员工入司以后的任职情况、培训情况、工资调整、学历、职称变化、历年考核等情况及员工基本情况复印件备查材料 4．人事档案分类第一类：履历材料；第二类：自传材料；第三类：鉴定、考核、考察材料；第四类：学历和评聘材料；第五类：政治面貌材料；第六类：奖励材料；第七类：处分材料；第八类：录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料；第九类：其他可供组织上参考的材料。 4.1一般文档管理 4.1.1人事部文件 (1) 人事部正式形成发出的文件、传真、通知等，除保密薪资文件外，均应保存一份原件或复印件归档，年终按内容类型、依成文时间编号装订成册; (2) 人事工作中形成的台帐、报告，以及搜集到的业务资料等，由各经办人归口管理、保存。年终根据内容价值酌情归档; (3) 薪资福利类保密文件由人事部经理自行建档保存。 4.1.2公司文件新峰集团制造事业本部及集团公司发文、请示和报告（除保密的薪资内容），平时收文即入活页册保存，年终编排目录，装订成册归档。 4.1.3 外部文件包括国家和市政府有关部门（劳动人事部门）的发文，社会公开资讯等，应作为公开业务

电子档案的形成及归档

电子档案的形成及归档 1. 电子档案的产生 2. 电子文件的特性 3. 电子文件归档的组织管理 4. 电子文件的收集与积累 5. 电子文件的整理与归档 6. 电子文件的鉴定工作 7. 电子文件使用的载体与归档载体的推荐 8. 电子档案的保存与维护 9. 电子档案的利用与管理 10. 保证电子文件信息安全的技术措施 11. 保证电子文件信息安全的管理措施 12. 管理电子档案的设备配臵 1. 电子档案的形成 1.1 电子计算机的诞生及发展为电子档案的形成创造了先决的技术条件。 1.2 电子计算机的广泛应用，办公自动化的进一步发展和深化，特别是电子计算机和通信技术相结合形成了信息技术产业的飞速发展，是形成电子档案的源动力。 2. 电子文件的特性 2.1 电子文件是数字化信息技术的产物。 2.2 电子文件对设备的依赖性。 2.3 电子文件载体的非直读性。 2.4 电子文件物理结构与逻辑结构的复杂性及对元数据和背景信息的依赖性。2.5 电子文件信息与载体的相分离性。 2.1 电子文件是数字化信息技术的产物电子文件是在计算机中产生和处理，其信息形态是数字化的。人们在计算机屏幕上看到由文字、图形等构成的电子文件形态只不过是电子文件的某种输出形式而已。而在计算机内部，无论是传输还是存储等处理，电子文件均是以数字编码的形式存在。 2.2 电子文件对设备的依赖性电子文件的形成和各种处理均是在计算机等设备的支持下完成的，离开计算机等设备，电子文件既看不见也摸不着。其对设备依赖性主要体现在：一是数字编码，二是硬件，三是软件，四是技术设备更新，五是加密。例如电子文件对其他设备环境的不兼容性，使其只能在某种设备上处理。不同软、硬件环境形成的电子文件载体，有时难以互换。 2.3 电子文件载体的非直读性电子文件的非直读性体现在很多方面。一是数字编码记录于载体上肉眼无法分辨，何况磁载体上的“磁畴”极性是物质内部的物理性质，根本不可能看到。此外载体上的信息记录密度极大，例如一张容量可达600MB一4000MB的光盘，刻写激光斑点的直径小于百万分之一毫米，可存35万张打印纸上的文字信息，或10万页图形信息。即使在高倍显微镜下可以看见光盘上的记录痕迹，也不可能读懂那些小点表示什么。另外，载体上的数字信息往往进行了压缩编码、加密

项目档案归档文件整理规则

沈阳市项目档案归档文件整理规则一、立卷原则项目文件的组卷应遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学、组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。二、立卷方法（一）项目前期文件单独组卷项目前期文件指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。（二）施工资料单独组卷指项目竣工时施工单位形成的开（竣）工文件、合同、计量、变更设计、竣工图纸、各种试验报告、原始记录、自检记录、竣工验收等文件。 1、竣工图纸编制要求 ①施工单位根据项目施工图设计文件、变更设计资料和实际施工情况做出完整的竣工图。 ②施工图没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上加盖并签署竣工图章，作为竣工图。 ③利用施工图更改，应在更改处注明更改依据文件的名称、日期、编号和条款号。一张变更通知单涉及多图的，如

果图纸不在同一卷册的，应将复印件附在有关卷册中，或在备考表中说明。 ④规范成册的竣工图可整体对折；不规范成册的图幅应统一折叠，折成A4图幅。 ⑤所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章。竣工图章中的内容填写应齐全、清楚，不得代签和盖章。 ⑥竣工图章应使用红色印泥，盖在标题栏附近的空白处（竣工图章见附件）。 2、施工质量控制文件包括工程质量文件、试验检测报告、施工原始记录和缺陷责任期资料，尽量分别组卷。（三）监理资料单独组卷指监理单位对项目工程质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件。（四）声像档案单独组卷声像档案包括：开工前的原址原貌；基础工程；主体工程；开工仪式及施工中的重要活动、重大事件的照片、录像；工程质量中间检查验收情况的照片、录像；正式竣工验收情况的照片、录像；工程整体面貌的照片、录像。并附文字说明，对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行记录。三、卷内文件材料排列（一）项目前期文件（由项目办或工程科收集组卷） 1、立项批复

机关文书档案的整理归档方法和要求内容

机关文书档案的整理归档方法和要求一、什么是文件材料的归档整理？是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。二、上述定义包括以下几层含义： 1、办理完毕的； 2、文书材料； 3、基本整理单位是“件”； 4、整理的基本环节是：装订、分类、排列、编号、装盒等。三、归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。四、工作要求：强化收集、简化整理、细化检索、深化利用五、文件材料整理归档的具体操作方法和要求（一）收集收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。要求：材料齐全完整、容真实准确如何才能做到齐全完整？

1、档案人员要熟悉掌握本单位的工作职能、主要工作容。 2、制订本单位的归档制度。归档制度包括归档围、归档时间和归档要求三部分容。（1）明确归档围凡是反映本单位各种职能活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档围。各单位应依据《新规定》，结合本单位职能及其设职能部门工作实际，加强对工作中形成文件材料的研究，详尽编制本机关的文件材料归档围。各单位制定的归档围，报送档案管理部门审批同意后，应作为本单位的一项业务标准加以公布施行。（2）归档时间归档工作要求在次年的五月底之前完成。确保按时完成一般运用三种形式结合收集： A、随办随归； B、定期收集； C、年终集中收集。（3）归档要求 A、归档的文件材料应齐全完整、容准确。制成材料要耐久规。字迹材料一律使用碳素墨水或蓝黑墨水。 B、收集工作应立足本单位，注意业务部门形成的反映专业职能活动的文件材料的收集；重大活动事件材料的收集。 C、文电合一。

水利工程资料整理归档要求

. 水利工程及小型农田工程竣工资料整理要求要求管、档案理一。、资料装订时，应保证卷皮与页面资料下口整齐，采取三孔一线的装订方法，孔距7cm1注意装订时装订线不得将字迹压住。，。若超过2cm纸，装订厚度一般在0.5-1.5cm，最厚不得超过2cm 2、资料用纸统一为A4可分多本装订，但需标出能够说明该资料是一体的标志。、各类资料必须有封面（卷皮），资料内红印章，目录，页面要有页码，页底要有备考 3表。、资料整理成册后，必须是有档案盒、卷皮、卷内目录、页面资料、页码、卷内备考表， 4应该签字的地方，必须签字到位，无遗漏、印章加盖到位。、施工单位应负责向建设单位提交竣工资料原件一份，复印件二份，同时应加盖印章。5 进行资料移交时，施工单位应提供完整的资料清单供建设单位、档案室查阅（资料归档总目、分卷归档目录）。料单位资A、施工工程施工开工卷（第一卷）一、、卷内目录 1、进场通知 2、合同项目开工令； 3、合同项目开工申请；4 、现场组织机构及主要人员报审表；5 ）此为一个项目工程内多个单位工程用 6、单位工程开工令；（）7 、单位工程开工申请；（同上、施工设备进场报验单； 8、施工放样报验单； 9 10、工程技术要求与图纸会审纪要、技术交底（包括设计交底）；、成立项目经理部的通知及一些其它资料（如各种通知等）； 11 二、工程方案及报批文件（第二卷）、施工组织设计，施工计划、方案、措施（含施工单位相应的报验资料）； 1、质量、安全、保证体系、岗位职责、安全措施、防汛度汛预案等； 2三、原材料及构件（第三卷））。、材料检验报告（ 1含出厂合格证、质量复验报告四、工程施工技术卷（第四卷）、施工单位营业执照，资质； 1. 范文．、停工报告、停工令、返工处理报告、复工令； 2、业主、监理、质量监督单位来文及通知；3五、设计变更、联系单（第五卷）、设计变更； 1、业务联系单等； 2六、施工定位（第六卷）、水准点、导线点、基准线等； 1七、基础处理（第七卷）、桩基记录； 1、地基验槽记录；2 八、施工日记、大事记（第八卷）、施工日记、大事记； 1 九、隐蔽验收（第九卷）、隐蔽验收记录； 1 十、各类工程记录（第十卷）、事故处理报告；1 、测试；2 、位移3 、工程建设有关会议记录等；4 十一、工程质量检查、评定（第十一卷））、分部工程质量评定资料（按项目划分，多少盒就多少卷 1十二、技术总结、预、决算（第十二卷）、总结； 1、预、决算；2 十三、交工验收（第十三卷）、验收记录证明；1 十四、竣工报告（第十四卷）、竣工报告、竣工验收报告（申验请示）；1

国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范

国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范目录 1 范围 2 规范性引用文件 3 术语和定义 4 总则 5 项目文件的收集 6 项目竣工文件的编制 7 项目文件的整理与归档 8 项目档案的整理与移交时间: 2003-06-04 15:22:59 DA／T28—2002 1 范围本标准规定了国家重大建设项目（工程）（以下简称项目）文件归档与档案整理的要求和方法。本标准适用国家重大建设项目的新建、扩

国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》建、改建和技术改造等项目的竣工文件编制、档案整理及竣工档案验收．其他建设项目可参照本标准． 2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款．凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不

适用于本标准．然而．鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件．其最新版本适用予本标准。GB／T10609．3 技术用图复制图的折叠方法档发字[1997]20 号国家档案局《城市建设档案归属与流向暂行办法》 3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准． 3．1 建设项目construction project 指建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设计进行施工，独立组成的，在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的单位． 3．2 单项工程unit of project 指建设项目中具有独立设计文件、可独立组织施工，建成后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程． 3．3 单位工程subunit of project 指具有独立设计文件、可独立组织施工．但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程．