公司日常会议管理制度

公司会议管理制度（初稿）

第一章总则

第一条为规范公司各项会议管理，提高会议质量，减少会议数量，缩短会议时间，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司各级会议管理。

第三条行政管理部是公司会议牵头管理部门，落实集团层重要会议召开。其他中心、院、部门主办或召集的会议，行政管理部应予以协助。中心、院、部门部门主办的会议资料各自存档，公司级会议资料由行政管理部统一整理归档。

第二章会议分类和要求

第四条公司会议主要分以下类型：

1．董事长或总裁办公会

2．公司办公例会

3．部门办公例会

4．公司专题会议

5．党群会议

6．公司员工大会

7．其它会议

第五条董事长或总裁办公会：

（一）会议由董事长或总裁根据工作需要进行召集安排，参会人员为公司领导以及董事长或总裁确定的列席人

员。

（二）董事长或总裁办公会议研究决定公司重大事项包括：

1．传达董事长或总裁的重要指示和决策精神。

2．讨论呈报有关部门的重要请示、报告。

3．审议公司发展战略和中长期发展规划。

4．审议批准公司各项年度计划。

5．审议公司年度工作报告、财务预算、决算和税后利润分配方案；

6．研究决定有关公司内部管理体制、组织机构调整和内部机构设置。

7．研究决定业务开发、经营管理、资源调度等方面的重大问题。

8．审议批准公司的劳动用工计划、基本工资制度、绩效考核和工资奖金分配方案。

9．制定公司重要管理制度。

10．董事长或总裁认为应研究的其他问题。

（三）董事长或总裁办公会议一般每月召开一次，董事长或总裁可根据情况决定临时召开。会议由行政管理部负责会议的组织与服务工作，负责会议记录和纪要整理工作。《会议纪要》由董事长或总裁签发。会议决定事项，由行政管理部负责督办。董事长或总裁办公会议材料、记录、纪要均为

公司机密级文档，要妥善保存。查阅会议材料、记录、纪要须报董事长或总裁批准。

第六条公司办公例会

（一）会议由行政管理部负责召集；会议时间一般为每周一或每月初，具体时间由董事长决定。参会人员为公司领导、中层干部。

（二）会议议题包括：

1. 传达公司重要重大工作安排，通报公司重要事项。

2. 分析上周（月）公司经营情况和计划主要指标执行情况。

3.部署本周（月）重点工作。

行政管理部应提前1 天通知参会人员，有专项议题的要提前通知相关人员做好准备。

（三）行政管理部安排专人负责会议记录，会上确定的重点工作安排由行政管理部拟好送董事长审批通过后，在公司内公布并做好后期跟踪。

第七条部门办公例会

（一）部门每周应召开一次部门例会，向下属员工通报公司当前工作安排和部署，检查部门工作落实情况，部署下周重点工作安排。

（二）会议由部门自己负责召集，时间由部门自己决定，各部门应在周五下班前将会议纪录发到行政管理部，由行政

管理部统一汇总后报公司领导审阅。

第八条公司专题会议

（一）专题会议是指由董事长召集，或经董事长授权，由分管领导或责任部门召集，研究、协调和处理公司工作中的一些专项问题。凡是涉及多部门参加的会议，应至少提前一天通知。

（二）会议议定事项应由形成《会议纪要》。涉及公司重大经营决策的《会议纪要》，经参会人员签字后交行政管理部归档。

第九条党群会议

（一）党支部会议由支部书记负责召集。会议根据组织制度要求不定期召开。

（二）会议内容主要包括：

1. 讨论研究贯彻执行上级组织指示、决议等工作要求。

2. 研究日常的党员管理、发展、教育等各项工作。

3. 分析党员、群众的思想状况，有针对性地做好思想政治工作。

4. 讨论党群组织的自身建设情况，及时向党员大会报告工作等。

（三）党群会议由行政管理部负责承办并做好会议记录工作。

第十条公司全体员工大会

（一）由公司董事长负责召集，公司全体员工参加，会议每年至少召开一次。由行政管理部负责组织。

（二）会议主要内容包括：

1. 总结通报公司经营情况，并对下阶段工作进行部署。

2. 通报公司考核结果和奖惩情况。

3. 其它应由全体员工会议知晓的事项等。

第三章会议管理

第十一条会议通知原则：

1. 议题明确，一次最好只有一个主题，最多也不要超过三个议题为好。

2. 议程清晰，要有明确的议程和时间分配规则。

3. 精选参会人员，本着“相关性”和“少而精”的原则，避免无关人员被“陪绑”参会。

4. 指定主持人，无论何种会议必须要明确会议主持人。会议主持人要严格按照会议议程、时间安排做好会议主持和控制。

5. 明确会议时间、地点。

从本制度下发之日起，公司所有会议包括但不限于“微信、小鱼、腾讯”等电话会议，均需提交《会议通知》（附件１）。

第十二条会议筹备

（一）召开面向全国、全省或部门、地区行业性会议，

责任部门应提前至少一周将《重大会议筹备方案》以签呈形式上报董事长或总裁审议，内容包括：会议时间、地点、目的、参会人员、议程、会议材料（目录）、会务预算等。经董事长或经董事长授权的分管领导领导同意后方能安排。行政管理部和财务资产部凭领导审批签呈做好后台支撑工作。

（二）由一个部门主办的常规性会议，可自行联系安排会务相关工作。如需要行政管理部协助，预订外部宾馆、公司内部会议室、订餐、准备水果等简单要求可口头通知行政管理部安排；如有其它复杂需求，需提交书面申请报告，交分管领导审批后，交行政管理部安排。

（三）多部门联办的大型会议由公司确定主办责任部门，该部门负责人对会议的整体统筹、预算控制和使用承担责任。

（四）凡公司已列入会议计划的会议，如需改期，或调整会议方案的，主办部门应提前1天报董事长或分管领导审批，并知会相关部门。未经领导同意，任何人（部门）不得随意调整正常会议计划。

（五）会议一经确定，与会人员应预先做好各项工作安排，原则上不可请假缺席或迟到，遇特殊情况须提前向分管领导和部门负责人请假，获得批准后方可指派专人代为参加，会后应主动询问会议内容及交办事项，确保会议部署的各项工作按时保质完成并对工作结果负责。

第十三条重要会议结束后，主办部门应对会议筹备、会议记录、审议和决策材料进行整理归档。行政管理部或其它会议组织部门负责将问题进行汇总、分类，并将会议中对各部门工作的要求进行整理、分类、下发。会议决议或记录未正式签发前，与会者不得提前透露会议内容。

第十四条公司会议的会议纪要由主办部门负责整理并由董事长审阅签发，会议纪要应分发给与会人员，必要时，分发给相关部门。其它会议由召集部门负责记录整理，由主管领导审阅签发并存档。

第十五条公司会议决定事项的督办、检查和追踪由会议主办部门专人负责，根据规定的时间节点逐项跟进，并在下一次例会前将各部门完成情况进行通报。

第十六条会议纪律

（一）要严格遵守会议的开始时间，提前5分钟到达会议现场或远程接入。不得缺席、迟到、早退，特殊原因不能到会应提前向会议组织者请假。会议记录人员登记到会情况。

（二）所有参会人员在现场开会期间应将手机等通讯设备设置为无声或震动状态。会议期间不得看报纸杂志、听音乐、玩手机等做与会议无关的动作。

（三）会议发言内容要提前准备并控制好时间，不得言之无物，离题万里。

第四章附则

第十七条本制度由行政管理部负责解释，如有未尽事宜，将按公司相关规定执行。

附件1：会议通知

附件2：重大会议筹备方案

附件1：会议通知

会议通知

附件2：重大会议筹备方案

重大会议筹备方案

一、会议通知

１、落实会场、会议时间、会议规模；

2、核定会议名称，印发会议通知，明确会议要求（统一着装等）；

3、确定参会人员、人数统计名册（陪同人员、是否用餐住宿、路线图等）；

4、会前催核，落实回执。

二、文字材料

１、发言稿（开幕词、主持词、领导讲话稿、闭幕词)；

2、会议方案、会议手册、新闻通稿等有关文件；

3、签到单、入场卷、代表证。

三、会场布置

1、横幅、标语、会标、彩球、拱门、地毯、氦气球、彩旗、幕布背景；

2、签到台、签到牌、指示牌、标识牌、欢迎牌、宣传牌、挂图、盆景；

3、座位牌、鲜花、胸花、茶水、水果、面巾纸、纸张、签字笔；

4、会场座位布局；（座谈式、宣讲式）

5、较长会议安排茶点、休息室。

四、设备工具

１、电脑(PPT)、投影机、激光笔、屏幕、摄像设备（视频会议）；

2、录音设备（会议记录）、照相机、录像机；

3、空调设备、灯光设备、防雨防晒工具；

4、证书、责任书、纪念品〔提前）；

5、音响设备（话筒类型和数量、音量、音质）。

五、餐饮住宿

１、菜单核定（口味、标准、形式）、准备酒水；

2、人员、桌数、房间核定（就餐证、住房卡)；

3、主桌安排（座位牌）、高级房间安排（身份证)；

4、烟酒、饮料、水果、特产购置；

5、确定就餐、休闲时间。

六、嘉宾邀请

１、邀请嘉宾名册；

2、邀清函；

3、邀请人员安排；

4、嘉宾座位、就餐、休息等招待安排；

5、文件材料、礼品。

七、车辆安排

1、人员接送（安排机票、车票、领导迎送)；

2、停车指引（车辆通行证、领导车位安排）；

3、安排中巴、引路车。

八、其他应注意事项

1、会议预算：劳务费、会议补贴费、宣传交际费、通信费、会场相用费、资料费、设备用品费、餐饮住宿费、交通费等，

2、会议电源及安全、交通说明；

3、宣传策划、聘请主持人和司仪、邀请新闻媒体；

4、会务分工：秘书组、资料组、组织协调组、宣传组、后勤组、保卫组等；

5、会前提前到场反复检查准备情况；会后检查会场，带回物品。