合格供应商档案表1
合格供应商档案表
供应商档案信息更新操作简要说明
供应商档案信息更新操作简要说明 此次更新操作包括三部分：1.“供应商重要资质证书更新”、2.“上传供应商准入与现场考察评价表”、3.“一般信息维护”。 一．供应商重要资质证书更新 第一步：登录https://www.360docs.net/doc/7f11110621.html,/，输入用户名、口令（用户名、口令丢失，请点击“取回密码”）。 第二步：点击档案维护
第三步：点击“档案维护”进入档案系统，点击档案信息维护。 第四步:看到类似下图的提示,
第四步：点击“主要证书录入” 进入以下界面，点击“新增证书”
第五步：上传新证书。 （1）点击“新增证书”后，看到如下图。原版协议书请自行删除，或者将被新证书覆盖。 （2）填写证书相关信息：选择“证书名称”；选择“证书 扫面文件”： 写证书有效期结束日”；填写“备注”。其中“证书有效期开始日”可以为空；“证书有效期结束日”是必须填写 （3）单页上传：如果证书是单页，那么完成以上步骤（2）后，点击“完成添加”完成本类证书的上传，同时原版本的证书将被覆盖。 （4）多页上传：如果证书是多页，那么完成以上步骤（2）后，点击“继续添加”后出现如下图
提示保存第一页成功后点“确定”，然后填写其他页信息，“证书名称”，“证书有效期结束日”和“证书有效期开始日” 4）即可），如果此次上传的是证书的最后一页点击“完成添加”完成本类证书的更新。 二、上传供应商准入与现场考察评价表 第一步：登录https://www.360docs.net/doc/7f11110621.html,/，输入用户名、口令（用户名、口令丢失，请点击“取回密码”）。 第二步：点击档案维护
第三步：点击“档案维护”进入档案系统，点击档案信息维护。 第四步:点击“供应商准入与现场考察评价表”
合格供应商档案的建立及管理程序
供应商档案建立及管理操作程序 一目的 可以更加有效的对供应商实行管理，提高工作效率。 二内容 1 档案基础知识 档案：机关、组织和个人在社会中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的文字、图像、声音及其它各种方式载体的文件。 2 供应商档案建立的必要性 其必要性主要体现在对质量保证方面，能够更好、更全面、更快捷地认识供应商概况，纵向追踪供应商质量变化，易于横向对比同类供应商的优劣。 3 供应商档案的建立 3.1采购部负责确定供应商档案的内容：营业执照、生产许可证、卫生许可证、 印刷许可证和税务登记证等。 3.2 对供应商进行分类与编号,分类的方法一般可按商品来划分,常用的编码一 般为四位数,前一位为商品类别码,后三位为厂商类别码。 3.3 建立分门别类的供应商基本资料档案。 3.4 档案建立的具体要求： (1) 供应商基本情况：供应商代码、供应商名称、供应商地址、开户银行、开户 账号、税号、组织机构代码证、联系人、电话、传真和手机等。 (2) 资料类：营业执照/执照到期日期、生产许可证/许可证到期日期、质量体系 证书/证书到期日期、QS认证/QS认证到期日期/、产品标识/行业检测报告及有效期、企业简介、配套主机情况、供应商基本情况调查表等。 (3) 合同类：供应商质量保证承诺书、合同及合同编号等。 (4) 产品类：物料编码/产品名称/含量规格/价格/企业行业标准/产品执行标准 等。 (5) 流程类：样品小批鉴定表/供应商评价记录。
(6) 一般文件：往来传真等。 4 建立档案的注意事项： 4.1 具有详细的联系地址，EMAIL，网址。 4.2 合理的供应商名称，要求是供应商注册或是登记所使用的名称，不能简单称 呼。 4.3 供应商名称必须是全称，如公司名称，不能只叫“农科”，正确合法的叫法 应该是“晋中市农业科技开有限公司”。 4.4 详细的联系人资料，联系人须用全名，不能只写某某兄等日常生活性称呼。 4.5 供应商的电话除包含其公司的前台电话外，还须有其业务联系人的常用电话 和商用传真等。 4.6 联系电话应尽可能收录该供应商业务主管级以上的联系资料，以便处理重大 问题时联系用。 4.7 档案应含有供应商的经营范围，应该具体详细供应商的产品类型，档次，销 售渠道等。 4.8 档案应尽可能备注供应商相关的历史资料，含税状况等。 5 供应商档案管理要求 5.1 对有经常业务往来或偶发次数较多的供应商，应及时将资料记录到相关的软 件或资料中，记录的要求按供应商详细资料表，为方便采购业务的操作，供应商的简称要求是供应商全称的简单称呼。 5.2 供应商合作各项要求都符合公司发展要求的，且通过审核的供应商，应备注 “资料已审核”字样。 5.3 对于已开发过的供应商和可潜在开发的供应商分别以文档的形式保存于电 脑，方便需要时用或进行开发以备用。 5.4 若供应商的联系方式，地址发生变更，采购员应该及时将相关资料更新保存。 5.5 对符合公司发要求的已审核供应商，应该及时录入合格供应商资料表。 5.6 对于终止合作的供应商资料根据实际情况判定是否可再次起用，并做相关的
供应商基本资料表格
供应商基本资料表格
供应商基本资料表 公司名称 公司地址邮编 联系电话传真 主要负责人公司网址 业务联系人电子邮件 公司概况 注册资本占地面积成立日期营业额银行信用状况设备状况人力资源状况 主要产品及服务主要生产设 备 主要生产工 艺 主要试验设 备 主要检测设 备 生产能力 月供货能力正常交付周期 主要客户简 介 客户群体 所提供的产品占生产的比例 结算方式其他事项
供应商评审表 供应商名称 供应产品 评审内容评审意见评审结果 采购部稽核员考评意见1、供应商资质是否合格？□合格□不合格 2、样品检验是否合格？□合格□不合格 3、质量体系保证能力是否满意？□满意□不满意 4、供方生产规模是否满意？□满意□不满意 5、供方材料价格是否满意？□满意□不满意 6、供方交货期是否满意？□满意□不满意、 7、供方服务是否满意？□满意□不满意 采购部经理意见1、供应商资质是否合格？□合格□不合格 2、样品检验是否合格？□合格□不合格 3、质量体系保证能力是否满意？□满意□不满意 4、供方生产规模是否满意？□满意□不满意 5、供方材料价格是否满意？□满意□不满意 6、供方交货期是否满意？□满意□不满意、 7、供方服务是否满意？□满意□不满意 品管部考评1、供应商资质是否合格？□合格□不合格 2、样品检验是否合格？□合格□不合格 3、质量体系保证能力是否满意？□满意□不满意 4、供方生产规模是否满意？□满意□不满意 5、供方材料价格是否满意？□满意□不满意 6、供方交货期是否满意？□满意□不满意、 7、供方服务是否满意？□满意□不满意 技术部考评1、供应商资质是否合格？□合格□不合格 2、样品检验是否合格？□合格□不合格 3、质量体系保证能力是否满意？□满意□不满意 4、供方生产规模是否满意？□满意□不满意 5、供方材料价格是否满意？□满意□不满意 6、供方交货期是否满意？□满意□不满意、 7、供方服务是否满意？□满意□不满意 生产部考评1、供应商资质是否合格？□合格□不合格 2、样品检验是否合格？□合格□不合格 3、质量体系保证能力是否满意？□满意□不满意 4、供方生产规模是否满意？□满意□不满意 5、供方材料价格是否满意？□满意□不满意 6、供方交货期是否满意？□满意□不满意、 7、供方服务是否满意？□满意□不满意 总经理考评意见1、供应商资质是否合格？□合格□不合格 2、样品检验是否合格？□合格□不合格 3、质量体系保证能力是否满意？□满意□不满意 4、供方生产规模是否满意？□满意□不满意 5、供方材料价格是否满意？□满意□不满意 6、供方交货期是否满意？□满意□不满意、 7、供方服务是否满意？□满意□不满意 董事长意见
采购档案管理
采购档案管理 一、目的：保证采购档案资料的真实性、完整性和有效性，不得伪造、变造、隐匿或者擅自销毁。 二、适用范围：对企业采购活动中形成的具有查考、利用和保存价值的文字、图纸、图表、声像、磁盘、光盘等不同载体的历史记录进行收集、查阅、发放。 三、归档范围：企业采购档案的归档范围包括： （一）企业采购计划执行文件 1.采购年度计划与月度计划（直接材料、间接材料、辅材等） 2.采购计划执行文件（经审批的订单，月度零星购买合同与请购单一起归档) 3.到货的检验记录副本。（检验报告、验收报告） 4.每月到货情况统计分析表（到货达成率） （二）企业采购前期准备文件 1.采购框架合同、协议书与供应商的技术协议、质量协议、保密协议，合同评审表； 2.评审前期情况汇总报告或谈判报告，包括无效供应商名单及说明、定点候选供应商名单，报价商谈情况 3.采购方式变更申请批复（供应商切换、供应商的工程变便），合同依法补充、修改、中止或终止等相关记录（包含附件变便记录）。； 4.采购文件及采购人确认记录，包括供方评审、评审细则、评审整改记录等有关文件、资料。供方提交的PPAP文件等。
5..采购发供方公函、通知及其变更事项、修改说明，； 6..购买采购物资、服务相应的合格供应商名单（经公司领导批准）； 7.供应商资格审查情况报告；评审记录 （三）企业采购招标（含发起的申请、谈判、询价、定点）文件 1.采购招标文件正本，包括有关文件、资料等； 2.在采购招标截止时间前，供应商对递交的采购响应文件进行补充、修改或撤回的记录； 3.接受供应商投标（谈判、报价）的记录； 4.开标一览表； 5.中标合同及其相应的技术、质量协议标准，项目评审记录。 5.开标（谈判、询价）过程有关记录，包括采购项目样品送达记录； 6.开标（谈判、询价）过程中其他需要记载的事项。 (四）其他文件 1.供应商质疑质量、材料与处理过程记录及答复； 2.供应商投诉书、投诉处理有关文书、投诉处理决定； 3.采购过程中的音像录音资料; 4.其他需要存档的资料。 四、收集管理：各采购部指定采购助理负责采购档案的管理，并建立岗位责任制度。采购合同签订后一个月内由经办人员或责任人将该采购项目的全套文件材料进行收集整理后交档案管理人员归档。
供应商档案管理
供应商档案管理 一、实行供应商档案管理的目的 可以更加有效的对供应商实行管理，提高工作效率 二、供应商档案管理内容 （1）档案基础知识 档案：机关、组织和个人在社会中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的文字、图像、声音及其它各种方式载体的文件 （2）供应商档案建立的必要性 1.法规要求：《食品安全法》第三十九条食品经营者采购食品，应当查验供货者的许可证和食品合格的证明文件。食品经营企业应当建立食品进货查验记录制度，如实记录食品的名称、规格、数量、生产批号、保质期、供货者名称及联系方式、进货日期等内容。食品进货查验记录应当真实，保存期限不得少于二年。实行统一配送经营方式的食品经营企业，可以由企业总部统一查验供货者的许可证和食品合格的证明文件，进行食品进货查验记录。 2.对质量保证的必要性 更好、更全面、更快捷地认识供应商概况，纵向追踪供应商质量变化，易于横向对比同类供应商的优劣 （3）供应商档案的管理 1.采购部负责确定供应商档案的内容：营业执照、生产许可证、卫生许可证、印刷许可证和税务登记证等 2.对供应商进行分类与编号,分类的方法一般可按商品来划分,常用的编码一般为四位数,前一位为商品类别码,后三位为厂商类别码 3.建立分门别类的供应商基本资料档案。 （1）供应商档案管理： a、基本情况：供应商代码/供应商名称/供方地址/开户银行/开户帐号/税号/联系人/电话/传真/手机 b、资料类：营业执照/执照到期日期、生产许可证/许可证到期日期/质量体系证书/证书到期日期/ 3C认证3C认证到期日期/产品标识/行业检测报告及有效期/企业简介/配套主机情况/供方基本情况调查表 c、合同类：供方质量保证协议/配套产品保用服务协议/合同及合同编号/技术协议 d、产品类：物料编码/产品名称/图号/价格/企业行业标准/产品执行标准 e、流程类：样品小批鉴定表/供方评价记录/供方批准表格 （2）一般文件：往来传真等 1.建立不同供应商的商品”台账”制度.为每种商品以及相应的供应商建立专门 的台账,以明晰商品的存与销情况.”台账”内容包括供应商代码、商品代码、商品序号、商品名称、规格、进货量、计量单位、进价、售价、销售额、累计销售额和毛利率 2.分门别类地管理采购合同 三、供应商档案管理内容注意事项： 1.1具有详细的联系地址，EMAIL，网址 1.2合理的供应商名称，要求是供应商注册或是登记所使用的名称，不 能简单称呼
供应商档案的管理
供应商档案管理是公司采购管理的重要内容，而不能把它仅仅理解为是供应商资料的收集、整理、存档。建立完善的供应商档案管理系统和供应商管理制度，有利于更好的了解供应商之制程能力、品管功能，更清楚地确认其是否有提供符合成本、交期、品质之产品的能力，是建立长期供需合作关系决策的重要依据。 第一条 供应商档案管理对象： 1、从时间序列来划分：老供应商、新供应商、未来供应商。新供应商和未来供应商为重点管理对象。 2、从交易过程来划分：包括曾经有过交易业务的供应商、正在进行交易的供应商和即将进行交易的供应商。对于第一类供应商，不能因为交易中断而放弃对其的档案管理；对于第二类的供应商，需逐步充实和完善其档案管理内容；对于第三类供应商，档案管理的重点是全面搜集和整理资料，为即将展开的交易业务准备资料。 3. 从供应商性质来划分：特殊公司（与本公司有特殊业务等）、普通公司等。这类供应商因其性质、供应特点、供应方式、供应量等不同，对其实施的档案管理的特点也不尽相同。 4. 从供应数量和市场地位来划分：包括主力供应商（供货时间长、供应量大等），一般供应商。不言而喻，供应商档案管理的重点应放在主力供应商上。 第二条供应商管理内容 1. 供应商基础资料，即公司所掌握的供应商最基本的原始资料，是档案管理应最先获取的第一手资料。这些资料，是供应商档案管理的起点和基础。供应商基础资料主要包括公司名称、地址、电话、传真、E-mail、网址、负责人、联系人；公司概况、设备状况、人力资源状况、主要产品及原材料等。 2. 供应商特征：供应能力、发展潜力、企业规模和知名度等。 3. 业务状况：主要包括目前及以往的销售实绩、经营管理者和业务人员的素质、与其他竞争公司的关系、与本公司的业务联系及合作态度等。 4、交易活动现状：主要包括供应商的交货状况、存在的问题、保持的优势、未来的对策；企业信誉与形象、信用状况、财务状况等。 第三条供应商档案管理方法 1、建立供应商档案卡。作为供应商档案管理的基础工作，是建立供应商档案卡（又称供应商管理卡、供应商资料卡等）。采用卡的形式，主要是为了填写、保管和查阅方便。
供应商档案管理
供应商档案管理 1.0目的: 本规范对供货商档案管理工作及资料管理做出规定，以保证各种资料、文件、记录的完整性。 2.0 适用范围: 本规范适用于采供室、保障中队资料档案管理工作。 3.0职责: 部采供室、保障中队负责管辖范围内各种工作资料的收集、整理、分类保管、移交和提供利用。 4.0工作规范: 4.1 规定 4.1.1 采供室、保障中队对所有机供品供货商、配餐公司各种工作资料、工作单据、工作记录等，工作完毕后统一送交各自资料员（兼）存档保管。 4.1.2 归档文件材料由采供室及保障中队的领导指派专人负责整理、分类、编制清单，用专用档案盒包装，做好标识存档。 4.1.3 归档文件资料应齐全、完整、分类科学、排列合理、配套系统、归档说明清晰。 4.1.4 归档文件资料不齐全完整，资料员有权拒绝接收，有权责令送交人员在2个工 作 日内，整理完整后上交。 4.1.5 存放档案应有必要的设备配备，应有专门的柜架放置、达到国家规定的“防盗、防火、防鼠、防潮、防尘、防有害气体、防光”的要求，确保档案的完整与安全。 4.1.6 任何部门和个人，借阅时不得损坏、丢弃或擅自销毁、擅自抄录、公布、向外 提 供档案内容，严禁涂改和伪造及携带原件外出。 4.2 程序 4.2.1采供室及保障中队指定专人收集、整理、分类各种工作完毕后的文件、资料。按年、月、序号等进行记录编制，做好清单，放入专用档案盒内，送交资料员（兼）。
4.2.2 资料员收到档案后，对照清单进行复核，确认准确无误后填写《存档资料交接 单》， 存档人（部门）在该单上签字。 4.2.3 资料员对存档资料档案按档案盒分类、编号、编制清册定位存放，并编制必要 的 档案检索，以便于保管和查找。 4.2.4 资料员对存档资料档案应做好档案的查询接待工作。如相关部门或员工要求查 询 资料档案时，应严格按照档案查借阅制度及规定审批制度办理必要的手续。 4.2.5 相关部门或相关员工需要借阅资料档案，资料员只能提供复印件，如因工作特 殊 情况的需要档案原件，必须经请示部门领导同意，部领导批准，并在相应的《档案资料借阅单》上登记签字后，方可借阅，归还时登记签字核销。 4.2.6各部门资料每月28号—30号整理一次，每年12月30日前上交资料员（兼）。 5.0 支持文件/工作记录: 5.1《航空公司文书档案管理办法》 5.2“档案资料借阅单” 5.3“存档资料交接单”
供应商档案管理规范
供应商档案管理规范 1、目的 为促进采购信息管理的规范性和ERP信息管理的安全性，制定本规范。 2、范围 本规定适用于供应商信息及ERP相关采购业务执行过程的供应商信息管理，是ERP系统中采购业务相关的所有职能部门执行规范之标准。 3、职责 3.1 采购部是供应商信息的归口管理部门，负责公司所有供应商信息的整理、规范、ERP 信息处理。 3.2 各职能部门，需要使用ERP相应采购功能的都需按此规定执行供应商信息管理的相 应流程 3.3 公司ERP系统管理员负责相应权限的调整和控制。 4、程序 4.1 采购员需在样品检验合格以后，向供应商档案管理员提交《供应商档案表》，由管理员审核后录入ERP系统中，以供采购业务执行过程的使用，完成供应商信息的新增工作。 4.2 《供应商档案表》填写规范： a. 表中分类和供应商编码由管理员填写 b. 表中供应商简称对应ERP系统中信息需填写全称，产品名称、规格需按实际送样产品进行填写详细内容，由相应采购员填写 c. 需填写联系人、公司地址、联系方式，由采购员填写 d. 表中账户类型、账户名称、账号（银行）、开户行，必须填写准确，由采购员填写。 e. 表中付款方式、是否含税、发展日期、业务员需由采购员与供方确认后填写，如有修正需及时与管理员沟通修改相应信息。 4.3 供应商信息管理员需在新增供应商信息时确认系统内有无重复，供应商档案表中内容填写是否完整，必要时要求提供供应商相应证明文件，确认无误后方可录入ERP系统。管理员需在12小时工作时间内完成信息录入工作。 4.4 供应商信息修改。如因业务需要，需修改供应商相关信息，需由业务员提出申请并填写《供应商档案表》填写相应修改的内容，由部门主管或经理签字后，交由管理员进行ERP系统内变更。 4.5 供应商信息删除。如因业务需要，需修改供应商相关信息，需由业务员提出申请并填写《供应商档案表》填写删除原因和供应商编码，由部门主管或经理签字后，交由管理员进行ERP系统内删除。 5、相关文件 《采购过程控制程序》 《供应商管理规定》 6、相关记录 《供应商档案表》
合格供应商采购表格
合格供应商清单
供应商月供货情况记录表
供应商调查表
供应商评价表 （R-019-A）
表格编号： 采购单 订购单编号： 地址：订购单日期： 电话：承办人： =================================================================== == 厂商：传真：联系人： 备注：确保质量、交期 ===================================================================== 核准：供方签章： ===================================================================== ===================================================================== 本公司所开立的订购单编号，必须标示在送货单及包装箱正面，以便迅速查验。 订购合约附件 1.逾期交货和不交货所引起之后果，卖方应负完全责任。 2.卖方需在以前，提供出货标准样品个，经买方确认后，始可按期交货。如已送样合格，请按样品生产并按期交货。 3.商品之检验是根据买方所订立之检验标准，全部或一部分不合格时，应由卖方取回调换，依限期交清，因退换所发生之费用及其损失概由卖方负担。 4.若卖方无法如期交货，买方有权在约定交货期后日内自行解除本订购单之约定义务，并可向卖方要求赔偿，因验收不合格而致逾原定交货期，概作逾期 5.更改订单所列之条件，必须以书面为之，并需经买方有权签章人员签章同意，否则无效。 6.本订购单传真后，自收到时起,一个工作日内无异议代表卖方认同。 7.未尽事宜，由双方协商解决。
合格供应商评审表
合格供应商评审表供应商名称 联系人电话 供应商编号传真 供应产品类别主要供应产品 序号评定内容 1.企业性质国营□合资（股份□私营□个体□ 2.企业占地规模200平方米以下口 200-1000平方米口 1000平方米以上口 3.质量体系□A、ISO140001 □ B、ISO900O或QS9000；□ C、未通过体系认证得 4.执行标准能执行标准□无标生产□ 5.企业注册资金三百万以上口一百万以上三百万以下口五十万以下口 6.生产方式流水作业成批生产□单件生产□ 7.设计能力自行设计□能设计简单产品□不能设计□ 8.售后服务能力专业售后团队□兼职售后团队□无售后团队□ 9.企业年资十年以上口五年以上十年以下口三年以下口 10.企业人资条件500-1000人口 100-500人口 0-100人口 11.企业业绩年营业额1000万以上口年100-1000万口年100万以下口 12.货运方式需方自提口供方送货口供方通过第三方发运口序号评审鉴定 1. 提供产品质量优□良□一般□ 2. 垫资能力优□良□一般□ 3. 售后服务及时优□良□一般□ 4. 生产能力超过历年最高销售量□基本满足□不满足□ 5. 按时交货情况较好□一般□较差□ 6. 评审结果优□良□一般□ 质检部评审意见：质量情况：优□良□一般□评审人：年月日供应部评审意见： 按照评审标准，对供应商资质、生产能力以及提供产品质量等进行评定，该供应商基本 ( 符合 / 不符合 ) 我公司合格供应商的要求，建议该供应商 ( 列入 / 不列入 ) 我公司《合格供应商档案》中。 评审人：评审人：供应部部长：年月日 四川众兴华业市政照明工程有限公司
药房有限公司质量管理规范全套表格
XXX药房有限公司 质量治理规范全套表格目录 （一）、制度执行情况检查记录 (1) （二）、供货方汇总表 (2) （三）、供货方质量体系调查表 (4) （四）、合格供货方档案表 (5) （五）、药品采购打算表 (7) （六）、购进、质量验收药品目录 (8) （七）、药品质量档案表 (9) （八）、药品验收记录 (11) （九）、药品储存、陈列环境检查记录 (13) （十）、环境温湿度监测记录 (15) （十一）、近效期药品催销表 (16) （十二）、药品拆零销售记录 (18) （十三）、处方药销售调配记录 (19) （十四）、中药饮片装斗复核记录 (20) （十五）、中药方剂调配销售记录表 (21) （十六）、顾客意见征询表 (23) （十七）、药品质量问题查询表 (24)
（十八）、药品质量问题投诉、质量事故调查处理报告 (26) （十九）、药品质量信息汇总分析表 (28) （二十）、药品销售分析 (30) （二十一）、药品质量异常情况报告表 (32) （二十二）、不合格药品确认、报告、报损、销毁表 (34) （二十三）、药品购进退出、销后退回记录 (36) （二十四）、药品不良反应报告表 (37) （二十五）、药店职员花名册 (39) （二十六）、企业年度培训打算表 (40) （二十七）、药店职员个人培训教育档案 (42) （二十八）、药店职员个人健康档案 (43) （二十九）、企业设施设备一览表 (45) （三十）、设施、设备档案表 (46)
（一）、制度执行情况检查记录检查日期：年月日检查人：
（二）、供货方汇总表
（三）、供货方质量体系调查表