第三章信息与秘书工作练习题

一、填空题

1．信息是客观世界各种事物________ 的反映，又是客观事物之间相互联系、相互作用的直接或间接的________ 。信息经过________再现客观事物的状态。

2．按信息源的性质分，信息有________和________两大类。

3．按信息的表现形式分，信息有________、________、________、________ 四大类。

4．按信息的来源方向分，信息有________、________、________、________ 四大类。

5．按信息的稳定状态分，信息有________、________两大类。

6．按信息存在或作用时间分，信息有________、________两大类。

7．秘书部门通常将信息划分为综合、________、固定、________、基本、________、客观、________信息。

8．信息的主要特征有________、共享性、无限性、________ 。

9．现代社会记录和储存信息的载体，一方面向________发展，另一方面________ 。

10．________是决策的依据，是决策的必要条件，没有________就没有科学决策。

11．秘书撰拟公文，就是运用________为机关服务。

12．秘书不仅靠领导意图、个人学识，还必须依靠各种________作依据、作借鉴来办好机关各种公务。

13．总之，秘书工作的一切方面都离不开________ 。

14．信息作为一种资源，具有________，即有用性。

15．领导决策、拟定计划、制定措施，大都需要带有________性、________性的信息。而且，领导层次越高，对信息的综合性的________与________要求也越________ 。

16．秘书信息工作时效性特点有________、________两种表现形式。

17．信息工作的及时性，即强调信息要保持________ ；所谓适时性，即讲究提供信息要选择________ 。

18．秘书信息工作的原则主要有________原则、________原则、________原则。

19．秘书信息工作的基本要求就是________、及时、________、适用八个字。

20．________是与本单位的工作和主管业务有关的一切历史档案资料。

21．不相隶属的机关单位的相关信息是________ 。

22．媒体渠道主要指通过各种________取得信息的渠道。

23．信息收集的方法有观察法、问卷法、阅读法、收听法、________、网络法、________、交换法。

24．信息的________ ，是整个信息工作的核心。它对收集到的原始信息在________加以浓缩，在________加以提高，在________上加以变化，使之便于贮存和传递的过程。

25．信息筛选的要求是____、____、____、____ 四个字。

26．信息校核常用方法有三种：________、________、调查法。

27．信息编制的方法除纵深法、归纳法外，还有________、________、图表法。

28．信息资料的科学贮存要做好________ 、________ 、建立贮存检索系统和________ 四项工作。

29．信息资料传递的基本要求是________、________、________、________ 。

30．信息资料传递的基本方式有________、________、________传递。

31 ．我国具体的信息传递途径有________传递、________传递、________传递、面授或直接送达四种。

32．观察法最显著的特点是所获信息具有________ 。

33．询访法根据采用的方式及手段可分为________询访、电话询访、________询访。

34．交换的信息资料一般是________或________的印刷、声像材料。

二、判断题

1．信息是客观世界中各种事物运动状态的反映。

2．信息经过传递再现客观事物的状态。

3．地震前的预兆属于社会信息。

4．来自本系统的信息属于横向信息。

5．人们对物质世界的认识是无限的，对信息的认识是有限的。

6．信息是决策的依据，是决策的重要条件。

7．秘书工作的一切方面都离不开信息。

8．信息作为一种资源，具有使用价值，即有用性。

9．同一条信息对于不同的使用者，使用价值都一样。

10．提供信息不需选择最佳时期。

11．向领导提供“预测性”信息是信息工作的追踪原则。

12．及时是信息的生命，是信息的全部意义所在。

13．提供同样的信息对不同领导都适用。

14．信息的整理加工是整个信息工作的核心。

15．整理加工的产物是信息资料。

16．加工是更具创造性的信息整理阶段。

17．编制是对信息进行有序化的处理。

18．学科分类法是一种新兴的比较理想的分类方法。

三、单选题

1．外部信息，内部信息是按（）来划分的。

A．信息源的性质 B ．信息的表现形式

C．信息来源的方向D．信息的稳定作用

2．信息具有使用价值是秘书信息工作的（）的特点。

A．针对性B．综合性 C ．时效性D．经常性3．向领导提供“马后炮”信息是违背了秘书工作的（）的特点。

A．追踪原则B．超前原则 C ．选优原则D．最佳时机4．（）是信息的生命，是信息的全部意义所在。

A．准确B．及时C．全面D．适用

5．对信息材料修饰润色是属于信息整理的（）程序。

A．筛选B．校核C．加工D．编制

6．信息资料传递的基本要求是（）。

A．多、快、好、省 B ．准、全、多、快

C．丰富、准确、及时、安全D．方便、快捷、安全、保密7．主题分类是属于信息贮存的（）工作。

A．分类 B ．著录

C．建立贮存检索系统D．保管

8．不相隶属的机关单位的相关信息是（）。

A．上级信息B．平行信息 C ．社会信息D．历史信息

9．秘书收集、编发会议信息注意内外有别，掌握信息的（）。

A．准确性B．保密度 C ．思想性D．灵活性10．手工检索与计算机检索的区别在于（）。

A．基本原理不同 B ．检索手段不同

C．基础数据不同D．分类方法不同

11．篇幅较长，且传递范围较广的信息资料，适合用（）传递方法。

A．口头B．影像C．机要D．专人12．（）信息反馈系统是当前信息工作中的主要反馈系统。

A．人工 B ．自动机C．人工——自动机复合D．计算机

13．信息反馈的要求：（）。

A．准确真实、迅速及时、广泛全面、正确对待

B．准确真实、迅速及时、广泛全面、区别对待

C．准确真实、迅速适时、广泛全面、区别对待

D．准确无误、迅速及时、广泛全面、正确对待

14．收集简单的、时间性强的信息，更适于采用（）。

A．观察法B．问卷法 C ．购买法 D ．电话询访法

15．存储信息要方便利用，而方便利用的关键是要（）。

A．科学编码B．利于检索 C ．登录准确 D ．存放有序16．信息工作中常用的检索工具有（）。

A．目录、文摘、索引 B ．目录、文摘、分类、索引C．文摘、索引、资料指南D．目录、文摘、索引、资料指南

17．（）、准确和保密是各种信息传递的共同要求。

A．迅捷和详细 B ．适用和有序 C ．迅速和适用D．规范和方便四、多选题

1．信息的含义包括（）。

A．是客观世界中各种事物运动状态的反映

B．是经过传递再现客观事物的状态

C．是客观事物之间相互联系、相互作用的直接或间接的表征

D．客观信息的收集依赖于综合处理

2．按信息源的性质分，可分为（）。

A．自然信息 B ．静态信息 C ．动态信息 D ．社会信息

3．按信息存在作用时间分，可分为（）。

A．外部信息 B ．内部信息 C ．长时信息 D ．短时信息

4．现代社会记录和储存信息的载体向（）发展。

A．多样化 B ．日趋缩微化 C ．信息化D．科学化

5．秘书信息工作的针对性，主要内容有（）。

A．结合业务 B ．围绕中心 C ．针对问题 D ．制定措施

6．秘书工作时效性特点的形式有（）。

A．经常性 B ．及时性 C ．适时性D．针对性

7．秘书信息工作的原则有（）。

A．追踪原则 B ．超前原则 C ．选优原则 D ．完整原则8．秘书信息工作的基本要求有（）。

A．准确 B ．及时C．全面D．适用 E ．保密

9．信息收集的内容有（）。

A．系统内信息 B ．上级信息 C ．平行信息 D ．社会信息

E．历史信息F．国际信息

10．收集信息的渠道，按获取信息的来源分有（）。

A．内部渠道B ．外部渠道 C ．调查渠道 D ．媒体渠道11．根据询访采用的方式及手段可分为（）。

A．现场询访 B ．面谈询访 C ．电话询访 D ．书面询访

12．信息的校核最常用的方法有（）。

A．分析法 B ．核对法 C ．调查法D．询访法

13．信息的加工应注意的几个问题有（）。

A．充实内容 B ．综合分析 C ．提出意见 D ．修饰润色14．信息资料传递的基本方式有（）。

A．单向传递 B ．相向传递 C ．反馈传递 D ．电信传递五、名词解释

1．信息

2．社会信息

3．纵向信息

4．动态信息

5．综合信息

6．专题信息

7．基本信息

8．派生信息

9．客观信息

10．特殊信息

11．信息资料

12．信息筛选

13．信息校核

14．信息加工

15．信息编制

16．信息贮存

17．反馈传递

六、简答题

1．信息的主要特征。

2．现代社会信息工作的基本特征。

3．信息工作在秘书活动中的作用。

4．秘书信息工作的特点。

5．秘书信息工作的原则。

6．秘书信息工作的基本要求。

7．信息收集的内容。

8．信息收集的渠道。

9．信息收集的方法。

10．信息的加工应注意的几个问题。

11．信息资料的科学贮存要做好的几项工作。

12．信息资料传递的基本要求。

13．信息资料传递的基本方式。

14．信息资料传递的常用途径。

15．什么是信息处理，它包括哪几个部分？

七、论述题

1．秘书向领导提供信息时报喜不报忧有什么危害？应如何纠正此类问题？

2．当前机关信息工作的发展有何特点？

3．什么是秘书信息工作的时效性特点？试举例说明。

4．信息的整理有哪四道程序？分别举例说明筛选、校核、加工、编制的重要性。

八、工作实务题

1．假如你是某保险公司办公室秘书，当中国人民银行关于降低存款利率的信息发布后，公司领导决定利用这个时机使各分公司扩大业务，你从信息工作的角度应该做哪些工作？

2．某公司办公室主任让小张将一堆没有整理的资料根据信息分类的要求进行整理，这些资料有书信、单据、合同、广告稿、新闻稿、建议书、信函、文件、调查记录、报刊文章等，小张进行分类时，按主题分成两大类。小张的做法有什么问题？

3．某信息投资公司在信息传递过程中，多次发生信息失真、时间拖延以及传递失密等问题，为此，公司委托办公室主任专门召开了由各部门办公室负责人参加的关于信息传递制度的专题会议，这位办公室主任在会议中提出了哪些要求与建议？

4．20 世纪60 年代，上海市某保温瓶厂开始研究硅镍保温技术，直到20 世纪70 年代

中期，从海外某杂志上偶然发现这种技术早在20 世纪50 年代就已经在美国成功使用，这意味着该厂这项历时十余年、耗资几十万元的研究工作是在开发国外落后的工业技术，毫无意义和价值。请结合秘书信息工作的基本要求，谈谈上海某保温瓶厂的信息工作存在哪些不足。

秘书四级工作实务题解答实例复习过程

工作实务例题：一、（15分）便条钟苗：在上届科技交易会期间，我公司草签的一些意向书存在欠规范之处。为此，公司准备在近期举办一期经济文书协作培训班，由相关人员专题讲授意向书的写作要领。请你提供一份意向书结构样式及其写作方法的说明，明日交我审定。谢谢。行政经理苏明 2004年3月25日二、（15分）便条钟苗：最近，在公司新址搬迁过程中出现了财务部与研发部之间因使用办公用房发生矛盾的情形，总经理办公室要求我们召开会议协调解决。请你就选择会议地点和布局以及会议议程的安排提出相应建议，供会议筹备过程参考。请于明天下班前将建议交给我。谢谢。行政经理苏明 2004年3月25日三、（20分）便条钟苗：公司上周召开了高新技术产品推介会，总经理急欲了解此次会议的社会效果，请你负责完成次项工作，并简要向我说明： 1．你准备从哪些渠道获得本次推介会的信息？ 2．怎样才能全面收集相关信息？ 3．如何对信息进行加工？ 4．怎样完成推介会会议文件的立卷归档工作？四、（共20分）便条钟苗：我们将在8月15日召开客户咨询联谊会，请你列出发送会议通知应注意的问题，并拟写一份带回执的会议通知。行政经理谢飞 2005．5．22 五、（共15分）公司收到顾客的来信，反映公司产品售后服务的有关问题。但信中反映的一些情况不具体，请你与顾客进行电话沟通了解相应的信息。请列出你利用电话来收集公司产品售后服务

方面有价值信息的主要步骤。行政经理谢飞 2005．5．22 六、（共15分）备忘录发自：行政经理苏明发给：秘书钟苗日期：2005.6.2 内容： 2005年6月5 日（下周三）公司总部副总裁王明一行五人将来我公司视察。视察内容包括：听本公司领导叙职（上午9：00~11：00在公司主楼第二会议室）；中午11：30~12：30在公司宾馆餐厅海王星厅就餐，我公司陪同人员有我公司经理、副总经理（共二人）、办公室主任、公关部部长，经理秘书纪颖，共6人；出席本公司科技人员获国家科技奖表彰大会（15：20—16：00）在本公司礼堂举行，下午13：30—15：00）；检查实验大楼的建设情况（15：20—16：20在工地现场）；晚餐在17：00—19：00举行（地点同中午）。此次活动主陪人为我公司总经理，两为副总经理，办公室主任及秘书。请你写一份接待计划，并列出日程安排表。行政经理谢飞 2005．6．2 七、（20分）便条钟苗：江苏远祥公司副总经理等五人将于9月25至28日来我公司进行考察。请你按公司惯例做出接待计划与安排，计划形成后交我审阅，待批准后再去相关部门交办具体事宜。八、（15分）备忘录发自：行政经理苏明发给：秘书钟苗日期：2003.11.21 内容：公司新成立的开发部近期有5名员工要出差，请你帮开发部列出我公司商务出差申请费用以及报销结算的步骤，我看过后再交给他们参考执行。谢谢九、（15分）便条钟苗：

秘书工作实务练习题

（一）一、选择题（20分） 1．会场的大小要根据会议的（）而定。 A．性质 B．时间 C．规模 D．作用 2．会议签到工作是（）的重要手段。 A．准确统计到会人数 B．分发会议文件 C．联络感情 D．掌握会议报到动态 3．秘书要摆正自己与上级的位置，其基本原则是（）。 A．为人作嫁衣，甘居人下B．敢于公开指出上级的一切过错 C．兢兢业业，甘当无名英雄 D．韬光养晦，养精蓄锐 4．大中型会议收集文件的方法是（）。 A．提前发文件清退目录 B．提前逐个登记收集 C．与会人员个人交清 D．会后逐个收集 5．一般研讨会，汇报会，座谈会等小型会议的记录，最好采用（）记录法。A．摘要 B．详细 C．录音 D．补充 6．了解来宾基本情况，包括（）、一行人数，以及到达的日期和地点。A．所在单位、姓名、年龄、级别 B．所在单位、姓名、职务、级别 C．所在单位、姓名、职称、级别 D．所在单位、姓名、性别、级别 7．会议文件的分发需要注意要（）分发。 A．及时尽量B．按时尽量 C．适时适量 D．随时少量 8．大会发言是属于（）类文书。 A．指导 B．主题 C．程序 D．管理 9．会场内的设备，秘书人员应当会（）。 A．安装 B．使用 C．检修 D．更换 10．拟写会议议程应当（）。 A．详细清楚 B．简明概略 C．具体详实 D．简明具体 11．收集简单的、时间性强的信息，更适于采用（）。 A．观察法 B．问卷法 C．购买法 D．电话询访法 12．存储信息要方便利用，而方便利用的关键是要（）。 A．科学编码 B．利于检索 C．登陆准确 D．存放有序 13．制约会客室环境的因素中最主要的是（）因素。 A．经济 B．政治 C．人的素质修养 D．自然 14．在直接的言谈中应注意谈吐的仪态、言者的表现、听者的反映和（）。A．行为的选择 B．姿态的选择 C．环境的选择 D．话题的选择 15．信息分类原则中不包括（）。 A．排他性 B．渐进性 C．相斥性 D．并置性 16．认真聆听是要求听者（）。

精品《秘书理论与实务》情景题

《秘书理论与实务》情景题情景题 1、×市制药厂刘厂长明天来访，领导指示王秘书把接待室整理一下，请描述王秘书完成这项工作的程序及内容？ 2、×总公司将召开一次销售工作会议，要求各分公司主管此项工作的负责人参加，会期两天。请按要求草拟一份会议通知。（要求：格式正确、内容完整、文字标点规范）。 3、厂里将举行一次关于生产管理的经验交流会，具体会务工作由办公室负责，根据分工，会场由你布置，你如何去做？ 4、×公司办公室主任让秘书小张处理以下三封信：一封是总经理同学的来信；一封是没有什么实质性内容的来信；一封则反映的问题比较严重。你认为秘书小张将如何根据一般来信的处理这三封信？ 5、秘书小王到办公室工作一年后，各方反映不错，领导让她在一次有关办公室工作座谈会上结合办公室事务管理的特点以及自己的工作经验谈一谈办公室如何管理，秘书小王该如何准备？ 6、小李在机场接到客人后，征得其同意帮助客人提着行李，引导其乘车。他先把行李放入后备箱，接着，打开右前车门，

请客人坐在司机旁并说：“坐这里视野好。”然后，自己坐到后右位。小李这样做有些不妥，请说出理由。 7、刘秘书做过多年秘书工作，积累了不少经验，领导让他向新来的秘书介绍接待咨询工作。刘秘书应怎样介绍。 8、公司准备召开一次科技成果汇报会，参加会议的有各分公司主管科技工作的负责人以及科技人员，约30人，会期三天。请按制定会议方案的基本要求与方法，草拟一份会议方案。 9、×厂第二季度生产会议后，厂长让厂办刘主任注意做好会后反馈工作，刘主任应从哪些方面着手安排？ 10、×公司办公室主任让小张将一堆没有整理的资料根据信息分类的要求进行整理，这些资料有书信、单据、合同、广告稿、新闻稿、建议书、信函、文件、调查记录、报刊文章等，小张进行分类时，分成以主题不同而区分的两大类。小张的做法有什么问题？ 11、×企业下发了《关于调整员工津贴补助的方案》的讨论稿后，在讨论中引起部分员工的不满。针对这种情况，作为该企业办公室的秘书，你将如何协助领导直辖市处理此事？ 12、电力公司修建的一座大型发电站如期竣工，公司经理要求秘书小李草拟一份工程竣工仪式的活动方案。请问小李应如何做这个方案？ 13、国外某电子企业总经理一行3人前来我国某企业参观访问，从迎送规格方面考虑，李秘书在安排迎送工作时，将目前两国

国考秘书四级工作实务题主要考点：事务管理

二、事务管理 1、制定接待工作计划的程序主要内容有：确定接待规格、日程安排、经费预算、工作人员等（1）了解掌握来访者的来访目的、基本情况（2）草拟接待计划（3）与本单位相关部门沟通情况（4）与来访者沟通情况（5）报请上司审批 2、安排来访的工作程序（1）迎接办法：主陪人在宾馆等候，派下属去车站或机场迎接；为表示对来访者的重视，主陪人亲自到机场或车站迎接。（2）送别办法：来访者如果上午离开，就在前一天晚上话别；%考*试大%来访者如果下午或晚上离开，就在当天上午话别。时间控制在半小时内为好，礼物也在此时送出，并告诉客人送行的人员、车辆及时间方面的安排。 3、安排参观工作程序（1）初步确定活动的内容（2）征求对方的意见（3）修改、确定方案（4）实施方案：人员安排、参观地点检查、提前预订门票、人数若多，可外包给旅行社。 4、办公室隐患（1）地、墙、天花板、门、窗中的隐患（2）室内光线、温度、通风、噪音，通道方面的隐患（3）办公家具方面的隐患（4）办公设备及操作中的隐患（5）工作中疏忽大意造成伤害的隐患（6）工作中疏忽大意造成失密的隐患（7）火灾或消防中的隐患 5、健康、安全办公环境的要求（1）办公区建筑必须坚固安全，室内有基本装修（2）光线应充足（3）温度要适宜（4）布局应注意通风（5）办公室空间及座位空间要适当（6）办公室噪音要低（7）办公家具、设备及用品都要满足工作需要并符合健康、安全的要求（8）办公设备的安装、操作要符合要求（9）办公区及办公室要设置相应的消防设施、设备及必要的报警装置（10）办公室提供饮水并符合健康、安全的要求（11）办公区或办公室设置急救包并定期更换（12）建立相应的规章和制度（13）室内有符合组织目标的装饰、标识和适当的绿色植物 6、印章的刻制印章管理工作的一个首要环节

秘书工作实务练题

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第三章秘书工作环境

第三章秘书工作环境 [学习目的]通过本章学习，了解影响秘书工作的环境有哪些种类，它们是如何影响秘书工作的效率以及如何适应与改善这些环境。秘书工作是在一定的环境中进行的。这个环境叫秘书工作环境。秘书工作环境是客观存在的，是多方面，多层次，多种因素的总和。秘书工作功效会受到各种环境因素的影响。环境有各种各样的类型。这些环境有的有利于秘书工作，因此必须采取保护，使秘书工作适应这种环境；有的却是不良的环境，那就要采取改变或限制，使环境适应秘书工作的要求，从而提高秘书工作效率。影响秘书工作的环境有宏观环境，中观环境和微观环境三种。第一节秘书工作的宏观环境一、秘书工作环境的涵义和特点环境是指对工作绩效起着潜在影响的外部力量。秘书工作环境是指直接或间接影响秘书工作效率的各种潜在外部力量的总和。秘书工作环境特点有： 1.复杂和多样性。 2.差异性。 3.变异性。环境的上述特点，深刻的影响秘书工作与环境之间相互作用的过程： 1.环境决定，影响或制约秘书工作； 2.秘书工作必须适应环境； 3.环境的变化必然导致秘书工作发展变化； 4.秘书工作对环境有能动作用：一是改善环境，二是污染环境。

二.秘书工作的宏观环境宏观环境，又称为一般环境，或大社会环境，它处于所有组织之外，并组织发生影响的外部环境。它是一种必须监测和适应的不可控制的环境。秘书工作的宏观环境主要有：政治法律环境，经济环境，科技环境，文化环境等。 1.政治法律环境与秘书工作 2.经济环境与秘书工作 3，科技环境与秘书工作 4，文化环境与秘书工作文化分为传统文化和现代文化。传统文化具有保守性，即对新的事物视之不惯，不乐于接受；权威性，即崇尚权威，重服从；感情性，即公众问题或公共争议的解决，多是由有声望有地位的年高者出面解决，予以劝说，要求争议的当事人重情义，轻利害，讲情面，顾大体。第二节秘书工作的中观环境秘书工作的中观环境是指秘书所处的组织的性质，制度与结构方面的环境。它对秘书工作有着重要的影响。一、企业的组织结构现代企业是以现代企业制度为基础的。它是在国家公司法的规定下组建的。其组织模式就是公司法规定的几种形式。这几种形式有有限责任公司，国营独资公司，股份有限公司。任何一个公司组织中的工作人员由于地位的不同，纵向分为高级管理人员，中级管理人员和操作执行人员。在企业中，董事会定期开会制定决策，决策以后由高级管理人员作具体的决策，又由中级管理人员组织实施，操作执行人员具体执行。由于中层不可能担负起一个企业所有的职能，因此，必须将企业的中层横向分为若干职能部门（见阅读资料）。公司的各个部门的职能及形成的相关文件表格（略）第三节秘书工作的微观环境

秘书日常工作事项

秘书日常工作标准化一、日程管理： 1、为领导制作日程表，包括会议、培训、出差、商务活动等事项，协助领导做好日程安排。 2、每日短信提醒领导第二天的重要日程安排包括时间、地点、会议内容等。 3、领导外出时及时与司机沟通、联系，通知司机发动车辆等待领导。二、客人接待 1、客人来访：重要客人来访前应酌情准备鲜花、水果、茶水、干果、香烟、火机、烟缸、名片等物品。客人来访期间应主动为客人端送茶水，每隔10－15分钟进去续水一次。倒水时应将茶杯拿起，侧背过客人，缓慢倒入后，轻轻放在桌上，盖好杯盖。 2、电话来访：领导不在期间记录下客人来电事由，和联系方式。如事情紧急应及时呈报领导，遇到陌生人来电，索要总经理电话，应仔细核对身份后酌情处理。 3、客人离开时应主动为客人带路、开门，目送客人开车离开后返回。 4、重要客人来访可与领导沟通准备一些礼品、特产馈赠客人。三、文书工作： 1、草拟各类文件，包括总结计划、讲话稿、邀请函等文字工作；。 2、负责制作每季度总经理述职PPT课件，提前与相关领导沟通，了解各项工作进展情况，并按领导意见修改、完善相关材料。四、办公室的整理： 1、办公桌资料整理，可按时间段、类别统一摆放整齐； 2、电脑桌面每周整理一次，可按年份、月份的时间顺序来划分，也可按职能部门、项目部类别划分；

3、领导留存的名片，可根据总经理业务情况分类，如公司类型、客户类型、地域等定期分类存入名片册，便于领导查找。五、出差安排：（一）出差前： 1、确定出差目的和日期； 2、确认总经理出差陪同人； 3、与出差地相关人员沟通，确定周到的日程安排（明确如早午晚餐安排、所到地地址、需要的路程时间、接待人员等信息。）； 4、确定行程，预定机票、酒店、接/送机人员（明确接送机人的联系方式）、所到城市天气； 4、完善细致周到的日程表（时间、地点、对方参会人、议程等）； 5、根据总经理的习惯，准备出差用物品（见物品携带表）。（二）出差中： 1、根据情况及时与相关人员及总经理沟通，处理紧急的事物；（三）出差后： 1、及时向总经理汇报出差期间公司内部事务及业务进展； 2、各种差旅费用报销；六、特别提示：正确而且按时处理好上司交办的工作，这是对一个秘书的起码要求。秘书在接受上司的指示和执行上司的指示的时候，应该注意以下几点： 1、对于自己的日常工作，不需要都等上司的指示，应该自觉主动地去处理。 2、在同时处理几项工作的时候，要分清轻重缓急，确定需要优先处理的工作。 3、在处理上司交办的工作时，不能自作主张影响工作结果。 4、完成上司交办的工作之后，要找适当的时机向上司汇报。

办公室事务复习题及答案

办公室事务复习题及答案办公室管理期末复习指导办公室管理课程各章练习第一章绪论一、单项选择题 1．级别高的办公室一般称为（） A．中心B．办公厅C．秘书处D．联络处 2．中央机关分别采用分理制和综理制设置下属机构，其办公厅（室）属于分理制的是（）A．全国人大B．全国政协C．中央军委D．国务院 3．办公室的核心功能是（） A．塑造出组织文化及价值观B．办文C．办会D．办事 4．办公室的本质属性是（） A．事务性B．综合性C．服务性D．辅助性 5、办公室工作的第一要义是（） A．服务B．管理C．协调D．参谋答案：1.B．2.D 3.A 4.C 5.A

二、判断题 1、办公室是组织内部办文、办公、办事、办会的主要平台。（） 2、省政府的办公厅比其他厅的行政级别要高。（） 3、信息调研是办公室的一项具体职能。（） 4、办公室的工作具有综合性特点。（） 5、办公室管理要严格按既定条条框框办事，不能用弹性原理。（）答案：1.√．2.× 3.√ 4.√ 5.× 三、简答题 1、简答办公室的主要特点。参考答案：（1）辅助性（2）综合性（3）服务性 2、谈谈你对办公室人员应具备的职业素质中“善谋”的理解。参考答案：办公室人员“善谋”要求：要善于正确理解领导的意图，替领导呢过滤重要的事务要参到点子上，谋到关键处，注重谏言技巧；学会把握职场环境的运作方法，一是个性与共性协调统一，二是朦胧与含蓄的工作技巧相结合善谋要避免几个误区：

一是参政意识过度，把自己摆在准领导或副职的位置上。把幕后工作放到台前。二是轻易抛出夹生的想法，并强加领导，于工于己都不利。三是出馊主意，帮倒忙，给单位造成损失，造成被动。要避免以上误区，就要求秘书人员用良好的职业道德规范约束自己，踏踏实实地做好工作，而不能靠油滑奸巧去取悦、应付领导。四、设计题 X市政府办公室的李助理，在接受徐市长的一份紧急材料写作任务之后，急匆匆地赶往自己办公室，在走廊被分管经济工作的杨副市长叫了过去。杨副市长要李秘书赶紧为他查找有关市场经济的重要资料。李助理此时此刻一心只想到完成徐市长布置的任务，对杨副市长说的什么心不在焉。杨副市长见他有些走神，又重述了一遍自己的话。面对两位领导几乎同时布置的工作，李助理陷入左右为难的境地。面对这种情况，李助理应该怎么办？参考答案： 1.李助理接受任务后回到办公室，向办公室主任汇报，与其他助理协商，由他人完成杨副市长交办的事项。 2.李助理自己全神贯注认认真真起草徐市长交代的紧急材料写作任务 3.他人查找完杨副市长所要的材料后，李助理亲自将材料送至杨副市长处，如果可能，可以顺便把参与查找人员的名字讲一下。五、案例题文员小曹向分管营销业务的孙副经理请示了业务处理的意见后，又遇到了负责宣传的张副经

秘书基础第一章复习训练题及答案

《秘书基础》复习题第一章秘书工作及其发展趋势一、填空题： 1、《汉书刘向传》中记载：成帝“诏向领校中五经秘书”这里的秘书是皇宫内秘藏的书籍或谶纬图篆之类的文图资料，东汉时设“秘书监”，曹操为魏王时，设“秘书令”这里的秘书是指一种官职。现在的秘书是指一种职称或职务，是一种社会职业，是指直接协助各领导机构和领导人或私人处理日常工作的人员。 2、秘书工作的基本属性有：辅助性、政治性、服务性。 3、秘书工作的本质就是为领导服务 4、秘书工作的政治性主要体现在三个方面，即：鲜明的阶级性、明确的政策性、高度的机要性。 5、我国党政机关的秘书部门，历来坚持“三服务”的宗旨，即为领导机关服务、为各部门服务、为人民服务。 6、秘书工作具有收录整理、录入打印、信息传递、会务服务、事务管理等多种手段。现在科技的发展使秘书工作手段不断开拓与创新，将为其工作开辟更为广阔的服务领地。 7、根据秘书工作的各项具体任务的性质，可分为政务和事务两大类主要任务。 8、以“三个代表”为指导，做好办公室工作，必须在指导思想和工作把握上切实处理和解决好以下几个方面的问题：（1）在思想认识上，要强化“三种意识”（2）在工作目标上，要做到“三个满意”（3）在工作措施上，要实现“三个转变”（4）在工作安排上，要抓好“三个环节”。 9、我国秘书工作呈现出三大发展趋势是：参谋职能强化趋势、秘书工作管理科学化趋势、办公手段现代化趋势。 10、办公手段现代化的发展大体经历四个阶段，即起始阶段、发展阶段、完善阶段、成熟阶段。我国秘书部门的办公手段处于起步阶段。二、单项选择题 1、《汉书.刘向传》中记载：成帝“诏向领校中五经秘书”，《说文》“秘书说曰：日月为易”，这里的秘书是指（） A、皇宫内秘藏的书籍或谶纬图箓之类的文图资料 B、一种官职 C、一种职称或职务 D、秘密的书 2、秘书工作的本质是（） A、为领导服务 B、为人民服务 C、为各部门服务 D、为私人服务 3、在办公手段现代化中（）是处理信息使办公室设备智能化的主要工具 A、信息来源 B、计算机 C、互联网 D、通信技术 4、（）是在办公手段现代化的环境下办公室之间相互传递信息所依赖的主要技术手段 A、计算机 B、互联网 C、激光排版 D、现代通信技术 5、秘书工作的政治性主要取决于（）的政治性 A、国家的 B、机关的 C、领导工作 D、秘书个人三、多项选择题 1、秘书工作的基本属性有（） A、明确的政治性 B、辅助性 C、服务性 D、政治性

秘书实务教学大纲(可编辑修改word版)

《秘书实务》教学大纲课程名称：秘书实务学分：4 总学时：72 适用专业：汉语言文学（高级文秘）一、本课程的性质和任务秘书实务是秘书学课程中的一个重要组成部分，是普通高等学校本科专业高级文秘专业的一门专业必修课程。它具有很强的综合性、实践性和规范性，对提高学生的专业素质，培养学生的秘书语言、办文、办事、办会、社交礼仪等实际能力均有突出的意义，是将本专业学生培养成具有一定秘书业务工作能力之人的重要一环。本课程主要任务是：通过本课程的学习，获得秘书专业必要的基本理论、基本知识和基本技能。为今后后续课程的学习及今后从事相关的工作打下一定的基础。二、本课程的教学内容和基本要求第一章个人形象设计教学内容：仪表与礼仪教学要求：掌握：仪表中的个人形象设计（发型、化妆、服饰、体姿）了解：礼仪（握手、接递名片、介绍等）的主要内容第二章办公室工作教学内容：办公环境；办公用品；时间表和工作日志、办公自动化教学要求：熟练掌握：管理办公用品、办公自动化。掌握：时间表和工作日志的使用。了解：印章和介绍信的使用和财务管理知识。第三章会务工作教学内容：会议要素；会务管理；会议组织与控制；会议记录和会议简报；会展服务。教学要求：掌握：会议组织与控制的理论。掌握：会展服务工作。掌握：布置会场、会议记录和编发会议简报。第四章文书处理教学内容：文书形成与处理的基本程序；进行文书处理的基本要求。

教学要求：熟练掌握：文书处理的基本程序。掌握：文书处理的要求。了解：文书及相关知识的概念。第五章信息工作教学内容：信息管理；网络信息的搜集整理；调查研究。教学要求：熟练掌握：利用恰当的调查方法得出信息写调查报告掌握：常见的调查方法。了解：了解信息管理的基本要求。第六章公务旅行教学内容：国内和国外的公务旅行要求及注意事项。教学要求：熟练掌握：国内公务旅行计划制定要求；掌握：出国公务旅行的流程并学会编制公务旅行计划。了解：国内外公务旅行的基本常识。第七章保密工作教学内容：密级及其范围、保密政策与纪律；国家秘密与商业秘密。教学要求：熟练掌握：密级、保密政策与纪律。掌握：国家秘密与商业秘密的界定。了解：典型泄密事件。三、课程学时分配四、其它 1、教学方法建议以课堂讲授为辅，实训为主，理论与实践相结合。讲授方法应以实例贯穿始终。学生要在理解课堂内容的基础上，重在应用，多练多应用。在实训过程中理解和掌握秘书实务的基

工作实务练习题-秘书的沟通与协调工作

工作实务练习题-秘书的沟通与协调工作一、填空题 1．能否恰当地分工，和谐地配合，决定着组织的________和________。 2．沟通是________的传递，是手段；协调则是沟通的目的，是结果。 3．协调从字面上解释就是同心协力，配合适当的意见，是一种________，也称为________。 4．从现代管理学的角度讲，协调就是使一系统内各相关的组织与个人的活动趋于同步化与和谐化的一种控制，是一种行为，也可以称为________。 5．寻求异同主要有以下几种分析方法：________分析、________分析、________分析。6．在保持协调状态的组织内部，各子系统在________条件下发挥出的效能为最________。 7．组织首脑机关与各子系统、各相关方面之间保持畅通无阻的信息沟通，组织才能保持________。 8．差异性越大，失调越________。协调的难度就越________；反之，共同之处越多，协调也就越容易________。 9．秘书的沟通协调也就是一种调解________的过程。

10．命令式协调一般是________采用的协调方式。 11______是指原结构顷刻瓦解、由新的结构取而代之。 12_______是指会稿以后各相关部门负责人签字认可的过程。二、判断题 1、能否恰当地分工，和谐地配合，决定着组织的功能和效率（） 2、沟通是信息的传递，是手段，协调则是沟通的目的，是结果（） 3、协调仅是一种行为（） 4、直辖市的控制程度没有管理的控制程度强（） 5、失调状态都不得浮在表面（） 6、差异性的共同之处越多，协调就越难（） 7、寻求异同必须在各相关方面有可比性的前提下进行才有意义（） 8、附属性是秘书沟通协调工作的首要特点（） 9、在管理体系内，秘书有法定的支配性权力（）

09年秘书资格考试之事务管理专业模拟测试题及答案.doc

09年秘书资格考试之事务管理专业模拟测试题及答案：前程() 2009-5-710:04:16 【前程：】一、单项选择 1. 恰当的办公室布置有利于员工自我监督与公司内部监督。公司内部监督的特点是( )。 A、内部监督具有非常规性 B、内部监督具有单向性 C、内部监督是一种内部力量的约束 D、内部监督是上司对员工的监督 2. 表示趋势及比较性信息宜采用( )。 A、框图 B、饼状图 C、折线图 D、流程图 3. CD—RW刻录机两项最主要的性能指标是()。 A、刻录速度与擦写速度 B、刻录速度与读取速度 C、擦写速度与读取速度 D、转速与读取速度 4. 每支出一笔现金，秘书均应及时( )。 A、向主管领导汇报 B、向财务部门报销 C、在零用现金帐簿上记录 D、核对现金余额 5. 下列关于数码摄像机的叙述，错误的是( )。 A、数码摄像机也是使用磁带来记录的 B、数码摄像机主要用于捕捉景物的连续活动 C、数码摄像机输出的是模拟视频与音频信号

D、使用数码相机拍摄时应避免镜头直对阳光 6. ( )是秘书协助上司通过与各方协商，对自己和上司的一天活动做出合理安排，并予以实施的辅助工具。 A、周计划表 B、工作日志 C、时间表 D、商务通 7. 下面各项中说法不正确的是( )。 A、不应随意更换公章管理人员 B、不应将公章交与他人管理 C、印章的保管者也是具体用印者 D、应由专业技术人员保管印章 8. 办公室开具介绍信时必须加盖( )。 A、日期章 B、领导公用私章 C、行政公章 D、钢印 9. 秘书必须能根据( )确定接待规格。 A、来访者的意图 B、来访者的身份 C、来访者的要求 D、来访者的职业 10. 秘书应经常对( )进行安全检查。 A、办公室的文件柜 B、办公楼的电梯 C、办公区的建筑 D、办公设备 11. 刻录机的读写速度是用“倍速”表示的，8X表示每秒钟能够传输()的数据。 A、400KB B、800KB C、1200KB D、1600KB 12. 数码相机图像的存储格式一般为( )格式。

秘书实务课件——秘书工作的基本属性

《秘书实务》课件第六节秘书工作的基本属性一、秘书工作的基本属性（一）辅助性这是秘书工作的基本属性。第一，秘书工作不能脱离领导而独立存在，秘书工作总是围绕领导工作而开展的，领导工作涉及到哪里，秘书工作的范围就必须延伸到哪些；第二，秘书人员在处理任何问题时，只能根据领导的意图和指导精神办理，不能超越职权范围自作主张、自行其事；第三，秘书人员虽然也常常参与领导班子的某些会议，与领导者共同研究各种有关问题，但秘书人员在会上只有发言权，而无表决权。“辅助”决定了秘书与领导共同工作中的辅助地位和从属地位，它对秘书不失职、不越权、把握分、恪守本分有重要的指导作用。（二）综合性由于秘书机构是综合性办事机构，秘书工作也就有明显的综合性。具体表现在以下三方面：第一，秘书工作的内容纷繁复杂，且涉及到本机关的全部工作；第二，秘书部门处于机关的枢纽地位，担负着沟通上下、联系左右的职责；第三，秘书人员在办文、办会和向领导反映情况以及处理日常事务性的工作时，必须对各方面情况进行综合，才能有效地为领导者提供帮助和服务。（三）机密性。善于保守秘密成为秘书人员的首要职业道德。秘书工作的性质和秘书部门在管理体系中的地位，决定了在秘书工作中会涉及到许多有关秘密的事项，有一些

还属于党、国家、社会组织的核心机密。因此，应明确秘书工作中涉及的保密事项。其保密事项主要是：文件保密、会议保密、新闻报道和出版的保密、涉外工作的保密、领导活动的保密，各种信息资料的保密、文书档案的保密、电子计算机保密、通讯保密及网络保密等。（四）服务性。秘书的全部工作和所有职责都是为服务对象提供准确、全面和及时的优质服务；秘书办文办会、调查研究是为领导提供信息服务；秘书参谋咨询、辅助决策是为领导提供智力服务；秘书管理事务是为领导和机关提供生活服务；秘书运用现代化手段处理文件、收发电传是为领导提供技术服务；秘书接待来访、管理印章是协助领导为群众提供服务，总之，秘书的工作都是直接或间接地为领导、机关和群众服务。

秘书工作实务题

秘书工作实务题背景说明：你是宏远公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需要你完成的任务。便条钟苗：公司新成立的产品推广部的人员及办公用房都已确定下来，你需要尽快布置他们的办公室。请你向我说明如何完成这项工作。行政经理苏明 2007年3月5日参考答案布置办公室的程序如下： 1、对各部门的业务工作内容与性质加以考察与分析，明确各部门及各员工间的关系，以此为依据确定每位员工的工作位置。

2、列表将各部门的工作人员及其工作分别记载下来。按工作人员数额及其办公所需要的空间，设定其空间大小。 3、根据工作需要，选配相应的家具、桌椅等，并列表分别详细记载。 4、绘制办公室座位布置图，然后依图布置 5、对设备的安放提出合理建议。工作实务题背景说明：你是宏远公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需要你完成的任务。便条钟苗：公司新成立的产品推广部的人员及办公用房都已确定下来，你需要尽快布置他们的办公室。请你向我说明如何完成这项工作。

行政经理苏明 2007年3月5日参考答案布置办公室的程序如下： 1、对各部门的业务工作内容与性质加以考察与分析，明确各部门及各员工间的关系，以此为依据确定每位员工的工作位置。 2、列表将各部门的工作人员及其工作分别记载下来。按工作人员数额及其办公所需要的空间，设定其空间大小。 3、根据工作需要，选配相应的家具、桌椅等，并列表分别详细记载。 4、绘制办公室座位布置图，然后依图布置。 5、对设备的安放提出合理建议

工作实务题示例背景说明：你是宏远公司行政秘书咼叶，下面是总经理苏明需要你完成的任务。便条高叶：从你昨天反映的情况来看，最近公司有的部门内部成员之间、部门之间的协作确实出现了一些问题。为加强内部管理，我拟组织一次部门主要负责人的面对面沟通会。请你就以下问题给我提些建议，并以备忘录形式发给我。谢谢。 1、提高团队士气的方法。 2、团队任务的分配方法。 3、上级管理部门与团队之间的信息沟通交流途径。总经理：苏明 2007年2月12日参考答案：

谈谈对秘书工作的认识

谈谈对秘书工作的认识秘书是传统的职业之一，就是负责掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人处理日常工作的人员。秘书的工作非常繁琐，大致有以下几项：接听电话，向电话询问者提供信息，记录留言，转接电话；收发与回复日常邮件；撰写会议通知、会议记要、日常信件和工作报告；会谈、会务安排；安排商务旅行，做好预订工作将信件及其他记录归档；备份信件及其他文档；接待访客；采购、分发和控制办公用品等等。秘书工作的范围十分广泛，既是业务人员，也是管理人员，可以说，秘书自身的素质及工作效率直接影响到整个部门或机构的形象及竞争力，可见秘书岗位的重要性。随着各类中外秘书证书蜂拥而至，很多初级秘书会认为考证是攀登高峰的唯一捷径。然而，经验告诉我们，理论知识固然重要，实践经历和敬业精神更是不可或缺的两项法宝。1、高效的工作能力2、善于人际沟通。3、有外交家的平衡。4、能担当重要责任5、有良好的社交能力。一般情况下，企业要求秘书具备中文或行政专业大专以上学历，有文书写作、档案管理、财务会计等基本知识，并有一定的外语基础。对秘书要求很高技能要求：文字功底深厚，具备较强的沟通协调能力和逻辑思维与分析能力，熟练使用各种办公自动化设备，在授权范围内有一定的预见能力和判断能力。经验要求：具有一年以上相关职位的工作经验，对所在行业和企业状况有所了解。职业素养：能够和各种类型的上司和谐相处，办事细致、处事谨慎，具有较高的自我管理能力、工作积极主动并持久，具备较强的心理承受力和保密意识。秘书的工作繁杂、琐碎，辛苦又重要。在企业中秘书起着承上启下的作用，是上司与员工之间的纽带。秘书还要能够正确理解上司的意图，替上司过滤重要的事物。另外，秘书是辅助型角色，而不是决策型角色，所以把握分寸是关键。随着社会的发展和企业竞争的日益加剧，秘书工作的重要性越来越受到重视，秘书已经不是以前众人眼里“端茶递水”的角色，而是日渐成为企业内参与管理的特殊助手，他们不仅要熟练掌握办公室的工作技巧，还要能在上司没有过问的情况下表现出责任感，以实际行动显示主动性和判断力，并在给予的权力范围内果断做出决定。这也是为什么秘书需求不断上涨的原因所在。

四级秘书事务管理试题

高二四级秘书第一次过程考核班别：姓名：学号：成绩：一、单选题（30分） 1、手工填写的工作日志，秘书通常要准备（d。 A、一份 B、五份 C、三份 D、二份 2、下列表述不正确的选项是（c）。 A、为上司制定工作日志应熟悉上司的偏好与工作规律 B、要保持两本工作日志信息的一致 C、工作曰志只给上司查阅 D、秘书是上司工作时间的“警察” 3、秘书在使用计算机时，如发现计算机无法工作，就应填写“（c ）” 。 A、设备隐患表 B、隐患记录及处理表 C、设备故障表 D、《设备处理表》 4、在办公室中，常用（b ）将发票固定在一起。 A、订书机 B、胶水 C、大头针 D、曲别针 5、关于办公环境中的隐患，以下描述不正确的选项是（b ）。 A、下班忘记关门 B、下班常有早退现象 C、室内光线太强 D、下班忘记断电 6、值班工作是秘书部门的一项（c ）。 A、特殊工作 B、临时性工作 C、日常工作 D、突击性工作 7、布置办公室的三大原则是（a ）。 A、有利于沟通，便于监督，协调、舒适 B、有利于保密，便于监督，协调、舒适 C、有利于沟通，便于监督，严肃、紧凑 D、有利于沟通，便于活动，开放、舒适 8、通常在办公室中（b）是印章的保管者。 A、公司保密人员 B、秘书 C、档案员 D、专门技术人员 9、编制时间表通常是根据（c ）确定编制时间的周期。 A、指示 B、会议 C、需求 D、部门 10、办公室布置时，光线应来自（ c ），以保护视力。 (A) 上方(B) 下方(C) 左方(D) 右方 11、办公室布置的一项基本原则是（ c ） (A) 有利于沟通(B) 便于监督 (C) 协调和舒适(D) 满足需要 12、在安全检查时，若发现设备故障，应立即报告，并填写（ b ）。 (A)事故责任书(B) 设备故障登记表 (C) 设备维修记录(D) 设备损坏登记表 13、（ a ）具有介绍和证明双重作用。 (A) 介绍信(B) 推荐信(C) 决议书(D) 证明 14、（a）是对外来的信函、电报、反映情况、外来的电话等进行认真登记。 A值班电话记录(B) 值班接待记录 (C) 值班日记(D) 信息传递 15、（ b ）就是把发话者说话的内容全面、完整地记录下来。 A要点记录法(B) 详细记录法(C) 常用记录法(D) 笔记与录音并用法 16、上司在向秘书下达指示时，（ b ）的形式是主要的。 (A) 指令(B) 口授(C) 示意(D) 笔授 17、时间管理中，紧急而不重要的事情属于（ c ）。

董事长秘书工作职责和要求

董事长秘书工作职责和要求工作职责 1、按7S标准整理董事长办公环境。 2、负责董事长日常行程安排和事务安排，做好酒店和机票的预定。 3、负责组织并参与董事长所需参加会议，并做好会议记录。 4、负责整理会议记录并经与会人员的签字后下发有关部门归档存放。 5、负责监督检查会议内容的落实情况，及时报告董事长。 6、负责收集公司内部各部门工作报告，及时上呈董事长批阅。 7、负责起草与董事长工作相关的各种指示、通知、总结、信函等，下发有关部门并督促执行、落实、检查。 8、负责处理董事长授权范围内的文件、电话和邮件，并经过仔细筛选后报告董事长。 9、按照董事长意见，并根据宾客来访时间和职务等级进行会晤安排。 10、按董事长要求参加宴请来访宾客，并处理各项接待工作。 11、完成董事长交代的其他工作。要求： 1、自我规范（1）注重仪表衣着：工作时间必须穿公司统一服装，配饰与服装匹配，保持清洁，应佩戴工作证，外务可选择正式得体的服装。头发：保持头发清洁，长发扎起，端庄大方。指甲：不宜过长，指甲油尽量用浅色。口腔：保持清洁，无异味。化妆：需淡妆。（2）联系畅通 24小时开机。 2、操作规范（1）接电话：轻拿轻放，用规范语言。如需转接至董事长办公室，需斟酌是否敲门请示后再进行转接处理。（2）接待：接待访客，首先询问拜访意图，电话请示董事长意见后方可敲门请客人进入办公室。如果是公司内部员工，有预约者请示董事长后敲门进入，如无预约需询问来访意图，事先处理后再提请董事长。（3）日常工作：请示工作需先电话请示，再敲门进入办公室。开关门需请示 3、语言规范（1）接电话：您好，上海沃迪。请问您找哪位？请问您是哪位？请问您有预约吗？

秘书理论与实务5套试题

《秘书理论与实务》模拟试题（一）一、名词解释（每小题3 分，共30 分）1．秘书学 2．平行文 3．秘书工作机构 4．协调 5．督查 6．保密 7．印信工作 8．文书工作 9．信访工作

10．沟通二、简答题（每小题5 分，共25 分）2．秘书写作有什么特点？其原则和要求是什么？ 3．会前、会间、会后应做好哪些准备工作？ 4．信访处理的程序和方法是怎样的？ 5．秘书协调有哪些主要内容？其主要步骤和方法是怎样的？

三、多项选择题（每小题2 分，共20分，选多或少选均不得分）） A ．服务的直接性 B ．服务的稳定性 C ．知识化 D ．年轻化 E ．女性化 2、秘书工作的特点是（） A ．辅助性 B ．直接性 C ．综合性 D ．机密性 E ．服务性 3、秘书工作机构的设置原则是（） A ．精简原则 B ．横向层次尽量少 C ．横向幅度可适当加大 D ．纵向层次尽量少 4、秘书人员的自我管理包括（） A ．工作管理 B ．人员管理 C ．行为管理 D ．时间管理 E ．办公环境管理 5、秘密按照范围可以分为（） A ．军事秘密 B ．商业秘密 C ．国家秘密 D ．组织秘密 E ．个人秘密 6、秘书写作的内容（） A ．公文 B ．法规类 C ．经济类 D ．事务类 E ．礼仪类 7、公文立卷的意义是（） A ．保持文件之间的历史联系 B ．维护文件的完整与安全 C ．便于查找 D ．便于保管 E ．为档案工作打下基础 7、案卷标题的拟写要注意（） A ．字体的美观 B ．政治上的正确性 C ．文字表达要概括准确 D ．案卷标题的结构要完整 9、信访的办理原则是（） A ．分级负责 B ．归口办理 C ．以事实为依据 D ．实事求是 10、协调的主要作用是（） A ．缓解矛盾 B ．消除误会 C ．积极平衡 D ．融洽关系 E ．信息沟通四、论述题（共 10 分）

秘书日常工作中的10个注意事项

秘书日常工作中的10个注意事项如果将秘书的事业比做一辆自行车，那么秘书的业务知识则是自行车的后轮，而人际关系则是自行车的前轮。自行车的驱动力源于后轮，如果没有业务知识，秘书的工作就失去了前进的资本。但是，如果前轮出了问题，自行车同样不能顺利地前进。前轮对控制方向起着重要作用，如果没有良好的人际，不能和他人和睦友好地融洽相处，那么秘书也就不能获得他人的理解、支持、帮助和信赖，秘书的工作就会变得寸步难行。日常工作交往中的礼仪，则是自行车各个零件上都需要的“润滑剂”，它能减少各个坚硬部件之间的磨损，并且大大降低人际之间的摩擦力，使自行车的前轮和后轮都能够飞速地运转，帮助我们更顺利地取得事业的成功。秘书在日常的工作交往当中，应当注意： 1、正确理解上司的指示，积极主动与上司沟通。秘书每天都要完成上司布置的很多工作，在上司指示工作时，应当对不清楚的细节加以确认核实，避免造成沟通上的误解。有的秘书不习惯主动与上司进行沟通，上司布置任务之后，秘书立刻按照自己的理解去行动，结果却差强人意。例如，有位经理对秘书说：“请把这份文件处理一下”，秘书二话不说就把文件塞进了碎纸机。经理大叫起来：“我是叫你去复印啊！”其实，秘书在粉碎文件之前，完全可以先向经理核实：“您的意思是让我把它粉碎掉吗？”

2、忌不懂装懂、硬着头皮乱做。孔子说“知之为知之，不知为不知，是智也”。有位秘书在工作之前从来没有练习使用过传真机，到了新单位之后上司让她发一份传真，结果在发的时候将传真文件放反了，给客户发了好几次，发过去的都是白纸，导致客户非常生气，给工作造成了不小的损失。因此，秘书应当注重工作交往礼仪的实际训练，有不懂的地方，一定要向他人虚心请教，只要自己摆正自己的位置、态度谦虚有礼，别人一般都会乐于指教。 3、正确对待错误与批评。犯了错误的时候，不要怕丢面子，一定要勇于承认错误，并当面向他人道歉。遇到批评时，不要立刻就闹情绪或哭哭啼啼，正确的做法是立刻检点自己，“有则改之无则加勉”，只有认真总结经验才能真正取得进步。 4、关系好不等于没礼貌。一位受大家喜爱和欢迎的秘书，一定是在工作场合懂得尊敬他人的秘书。有的时候大家一起工作的时间长了，秘书与同事之间的关系会变得很熟悉，这时候容易犯的错误就是言行上过于随意。例如，有的秘书与上司熟了，对上司常常直呼其名，上司一般也不会介意。但是遇到有上级领导或重要客户来的时候，秘书仍然对上司直呼其名，这样做就会让上司非常尴尬，也会给上级领导或客人留下不好的印象。尽管关系熟，也不能忘记礼貌。工作场合不要随意和他人称兄道弟或将上司称呼为“老大”。与他人

第三章 信息与秘书工作 练习题