研发中心档案管理办法

研发中心档案管理办法

第一章总则

第一条：为了建立、健全技术档案管理工作，完整地保存和科学地利用技术档案，充分发挥技术档案在产品研究、设计工作中的作用，特制定本管理办法。

第二条：本办法所指的技术档案是研发中心在产品研究和设计过程中形成的，具有查考利用价值的各种文字、图表、声像和电子载体等形式的记录。

第三条：研发中心对技术档案实行集中统一管理，各部门在各项研究工作中形成的具有查考价值的文件材料必须按照归档范围和要求全部立卷归档。

第二章档案的管理

第四条：研发中心档案管理工作由管理部负责执行。针对纸质档案，设立专柜，切实搞好档案材料的收集、整理、立卷和归档工作；针对电子档案，建立电子档案信息化管理系统，电子档案采取与纸质档案相同的收集、整理、立卷、归档管理程序。

第五条：管理部负责收集、整理、研发中心技术档案；督促和协助各部门、开发小组整理需要归档的技术文件、材料；对归档的技术文件、材料要在立卷的基础上，进行系统的加工整理。

第六条：研发中心管理对每年收集的技术档案，要根据项目任务来源、技术水平和历史价值，划定保管期限和密级。编制技术档案的保管期限表，进行档案的鉴定工作，并对超过保管期限的文书档案提出存毁意见。

第七条：管理部编制检索工具，办理档案的借阅和利用，为产品开发、培训和科技成果转化服务；要对所保管的技术档案进行系统化的排列和编目，以便于保管和利用。

第八条：管理部对技术档案的收进、移出要逐卷登记并履行签字手续。

第九条：管理部对档案的收集、整理、鉴定、保管、利用等情况，要在登记的基础上，进行综合统计，做到对档案管理情况心中有数。

第十条：管理部要定期检查档案的保管情况，发现问题及时解决，对破损和变质的档案应及时修补、复制或做其它技术处理。

第十一条：管理部要根据现有条件，积极采取各种维护性措施，努力改善档案的保管条件，延长档案的使用寿命。认真执行公司的保密制度，确保档案的机密与安全。

第三章文件材料的归档

第十二条：归档制度

研发中心各部门应当把技术文件材料的形成、整理和归档纳入产品开发工作程序，列入员工的职责范围。员工在研究、设计活动中形成的，具有保存价值的材料，均应在项目结束时按照归档范围和要求进行立卷、整理后，移交管理部集中统一管理。

第十三条：归档范围

(一)科研、开发基金申请报告及批件

(二)任务书、委托书、协议书及合同书

(三)产品开发（设计）项目竣工资料

(四)专利申请材料及证书

(五)项目开发原始实验记录

(六)在专业刊物上发表的科研论文单行本

(七)研发中心编写出版的专著

(八)其他有保存价值的科技材料。

第十四条：归档案卷质量总体要求

遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应符合下列要求：

(一)归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

(二)在归档的文件材料中，应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、

转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开；文字档案与电子档案应合一立卷。

(三)卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，

正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；重要法定性文件的历次稿件依次排列在定稿之后；即批复在前，请示在后。

(四)卷内文件应按材料排列顺序，依次编写页码或件号。装订的案卷，应统一在有文字

的每页材料正面的右上角或背面的左上角编上页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方加盖档号章，并逐件编件号；图表和声像材料也应在装具上或在声像材料的背面逐件编号。

(五)永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题

名不要随意更改和简化；没有题名应拟定提名，有的虽有题名但无实质性内容的亦应重新填写；没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；会议记录应填写每次会议的时间和主要内容；填写的字迹要工整。卷内文件目录放在卷首。

(六)声像材料应以文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。

(七)有关卷内文件材料情况的说明，都应逐项填写在备考表内，若无情况可说明的，也

应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责。备考表应置卷尾。

(八)案卷封皮，应逐按规定填写清楚，案卷题名要简明，确切地反映卷内文件材料内

容，一般包括责任者、内容和名称等，体式一致，文字简练，使用简称应通俗易懂，并用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰、或用电脑打印。

(九)卷内文件材料要去掉金属物，对破损的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩

散的应复制并与原件一并立卷；案卷应采取三孔一线的方法装订；不装订的案卷，卷中的文件材料应逐件用细线装订。

第四章档案的鉴定

第十五条：技术档案每3年鉴定一次。由研发中心领导，研发部门负责人、档案管理负责人组成鉴定小组，负责对超过保管期限的技术档案的鉴定工作。

第十六条：鉴定工作结束后，由鉴定小组提出鉴定工作报告，对确无保存价值的档案材料，要登记造册，经公司办公会议批准后销毁。

第十七条：销毁档案应指定两人以上负责监销，防止档案的遗失和泄密，监销人要在销毁清册上签字。

第十八条：已经销毁的档案，要在案卷目录上注销。

第五章档案的借阅

第十九条：借阅档案一般在研发中心查阅，需要借出时，必须办理登记手续。

第二十条：查阅档案时，不准圈划、勾点、污损、涂改、剪裁、抽换，更不准损坏、丢失，借阅人员要对档案的完整、安全和使用范围负责。

第二十一条：查阅档案时，需要摘录、复印的需按密级批准权限，由研发中心主任批准。经批准后摘录、复印后的档案材料要妥善保管，不得丢失或转借他人。

第二十二条：借阅档案要及时归还，一般不得超过一个月。档案管理人员对归还的档案详细检查，确认无误后办理归还手续。如发现损坏、丢失、私自复印等情况，应立即追查并报有关领导处理。

第二十三条：本办法自发布之日起实行。