分公司办事处管理办法

司【2011】第 1 号

办事处管理办法

一、目的

为使公司办事处有效地发挥作用，提高工作效率和工作质量，圆满地完成公司分配的工作任务，特制定本管理办法。

二、适用范围

适用于公司驻外办事处的管理

三、管理细则

(一)工作职责

办事处的工作职责包括业务职责和行政职责两部分。

1.业务职责：

办事处是公司在各地区业务的窗口、桥梁和纽带，在公司高层的直接领导下，开展管辖区域内的业务工作。

（1）负责办事处管辖区域内的信息收集工作，工作报告直接提交公司高层供参考。根据公司的年度目标，合理调配办事处的人力物力资源，制定适用的市场策略，业务拓展模式，协助公司销售计划的顺利实施。做到目标明确，分工合理，责任到人。

（2）负责现有客户维护，充分利用办事处的地理优势，提高用户响应度。

做到及时了解问题和客户需求，迅速提出解决方案，协调各方面资源，以最快速度解决问题。对客户提出的产品和服务意见进行分析总结，并反馈给公司相关部门。

（3）负责管辖区域内已签订合同项目的工程实施协调，售后服务；及时准确地建立客户档案，制定客户档案维护制度，定期检查更新。

（4）完善办事处的前端市场信息平台功能。及时向公司反映管辖地区市场发展新动向，向公司提供市场行情、产品需求等方面的信息。

2.行政职责

办事处负责合理安排各项日常行政管理工作，管理规章的制定应遵循公司的各项规章制度，结合本地区特点制定管理细则，经公司行政人事部审核批准后执行。

（1）负责公司领导和同事到本辖区开展业务的接待工作。利用办事处资源为公司员工在本辖区工作提供各方面的支持。

（2）负责办事处员工和公司出差到本辖区员工的考勤管理，每月底统一向公司行政人事部上报当月考勤。办事处实行每周五天工作制度，上班时间为周一～周五早上9:00～9:30至下午5:30～6:00。办事处主任出差或请假必须事先向行政人事部领导请示，待批准后方可离岗，离岗后必须安排好值班人员，确保与公司联系畅通。办事处员工出差或请假需事先征得办事处主任的同意。

（3）负责建立健全办事处的各项管理规章。制定办事处预算费用使用制度(见附件1)，公司办事处宿舍管理制度(见附件2)，办事处车辆使用制度（见附件3）。

（4）办事处实行主任负责制，主要问题由办事处主任和成员集体研究决定，并根据问题性质及时向行政人事部请示汇报。内部要分工明确，建立健全岗位责任制，并报行政人事部审核备案。

（5）按照公司工作规划与安排，办事处每月定时按照要求上报工作计划和总结，年终上报全年工作总结和下一年工作计划。

（二）机构编制

1、办事处机构设置、人员编制需要根据公司发展战略和本地区实际情况确定。如需增编，由办事处申报给行政人事部审核后，报公司主管副总批准后交行政人事部实施。

2、办事处内部岗位设置，由办事处提出意见，报行政人事部批准，并在行政人事部备案。

（三）人事管理

1、各办事处设主任1名。办事处主任的任免，由公司按规定人事流程执行。

2、办事处在编人员的调进调出，由行政人事部统一办理，在编人员的人事档案由公司行政人事部统一保管。

（四）费用管理

1.办事处的费用归口在行政人事部统一管理，办事处主任负责制定管理细则。每月底由行政人事部统一编制办事处下月费用预算报公司审批后实施。协助销售工作所发生的招待费由销售报预算执行。

2.办事处费用管理实行备用金管理制度：办事处申请办事处费用备用金（额度由财务部掌握），由办事处主任代为管理。办事处费用实际发生时，由办事处主任先行用备用金支付，月底回公司按照标准统一报销。

（五）资产管理

办事处资产归口在行政人事部管理：办事处所有资产都要登记入帐，并由行政人事部核实、分类、贴牌，按照公司固定资产管理办法管理，未经行政人事部批准，办事处对固定资产不得擅自处理。

(六)本管理办法由行政人事部制订,解释权归行政人事部，自下发之日起实行。

上海XX通信技术有限公司

二○一一年二月五日

附件1：

办事处费用管理细则

办事处费用包括两部份：固定费用和日常费用

一、固定费用：

固定费用包括：办事处房租，物业管理费，宽带使用费和车位费。固定费用应严格按已签订合同金额执行，办事处主任负责按时通知公司财务交纳相关费用，并负责将已交纳费用的发票交给公司财务。

办事处固定费用一览表

办事处固定费用一览表

二、日常费用：

指办事处运营过程中发生的费用，包括：办事处电费，电话费，办公杂费，车辆使用费（详见办事处车辆管理细则），宿舍费用（详见办事处

宿舍管理细则）。日常费用由办事处主任负责管理，应本着勤俭节约的原则，按公司批准的预算金额执行。

XX办事处日常费用额度标准列表

若需宿舍清洁工，可按实际申报费用。

XX办事处日常费用额度标准列表

三、办事处费用报销规定

办事处费用采用备用金管理制度，即办事处主任（北京）从财务部领取备用金2000元（用于除固定费用外的日常费用的支付），每月25日之前办事处主任必须把当月费用的发票及清单一并寄往公司财务部，以便财务部门对费用进行及时汇总与登记。

办事处宿舍管理细则

办事处宿舍是公司为保障驻地员工及出差员工住宿问题提供的住宿设施。由办事处主任指定一人作为宿舍管理员，负责管理宿舍的费用，设施，保洁等。当地办事处有相关《入住须知》的，请遵照当地规则。

1. 宿舍管理员应为常驻宿舍员工，负责宿舍的清洁卫生，保持各项设施的完好，按时交纳电费，天然气费，水费，电话费等各种日常费用。

2.宿舍管理员还需负责出差到本区域员工的住宿安排，为临时住宿员工提供良好的居住环境。

3.宿舍管理员负责宿舍的安全防范，正确使用各种设施，避免火灾，盗窃等意外事件的发生。

4.办事处宿舍是公司提供给员工的住宿场所，禁止非公司员工留宿。

5. 宿舍费用中的固定费用（宿舍房租，物业管理费）由公司负责统一支付。宿舍的日常费用实行补贴制，即由宿舍管理员负责交付平日发生的宿舍费用，每月按公司规定的补贴额度报销。

6.办事处主任将不定期对宿舍情况进行检查，发现有违反公司规定的行为要及时纠正。

办事处车辆管理细则

办事处车辆管理归口在行政人事部统一管理，行政人事部委托办事处主任对车辆进行日常管理：

（1）办事处用车条件：接待公司领导、接送公司客人和客户以及办理其它与工作相关的事宜。

（2）办事处主任负责车辆的调度使用，日常维修保养，和相关费用的控制。车辆应定期做相关保养，保持车容整洁，车况良好，保障行车安全。车辆晚上必须停放在办事处，不得擅自开回家。

（3）办事处员工用车必须填写用车申请单，办事处主任审核，每次出车必须写明事由、时间、地点，使用人必须签字确认。

（4）办事处主任应按照公司的车辆预算费用，严格控制车辆使用费用。费用包括：汽油费，停车费，过桥费，车辆保养费和故障维修费。费用标准按各地区实际情况，由办事处主任上报公司审核批准后执行。对超支部分，原则上不予包销，如确有特殊原因，由办事处主任制作专门报告，写明原因，上报主管领导。

以下为北京办事处车辆使用预算：

XX办事处用车申请单