会议组织与服务试卷(案)
一、单项选择题（在每小题的四个备选答案中，选出一个正确答案，并将正确）
1. 举办会议既要确保会议质量，又应遵循()的原则。
A、扩大企业影响力
B、勤俭节约
C、服务社会
D、提高企业竞争力
5. 会议用品包括会议的特殊用品和（）
A、一般用品
B、生活用品
C、会议须知
D、统计报表
6. 会议的特点是真实性和( )。
A典型性B资料性C科学性D交流性
7. 选择会议地点的步骤不包括( )。
A、确定会议形态
B、考虑与会者的期望
C、选择何种会议地点与设备
D、确定邀请的嘉宾
9．会议构成的基本要素可不包括（）。
A主持者B秘书机构C时间D议程
13．如果公司内部会议需使用投影仪，而公司又没有足够设备经费，秘书的解决方法不包括（）。
A购买B借用C调拨D租用
14．秘书初萌负责发送一份给各大报社的会议邀请函，她认真完整地填写了信封，保证了邀请函及时准确地寄到了各大报社。但领导认为她的这项任务还缺少落实的关键环节。你认为缺少的关键环节是（）。
A没有认真登记B发寄前没有请领导核准
C没有进行加密处理D没有进行回复确认
16．天地公司秘书初萌负责公司人力资源开发与利用研讨会前工作，可是很多与会者反映他们没有能够找到会议接站处。你认为做接站工作无关的有（）。
A制作醒目的接待处牌子B编制与会人员抵达的时间表
C接站人员人手一份接站的时间和路线表
D在通知上标明报到的具体位置
17．天地公司召开年终总结大会，与会人员近600人，入场时比较混乱，作为公司秘书，下列解决措施中（）是无效的。
A在会场门口张贴座次图表B将会场按部门划分出若干区域
C提前到岗，在入口处热情主动迎接与会者D提前发票，让单、双号分不同的门入场89、中大型会议采用大小方形和半圆形的会场布局，是为了突出（A）。
（A）会议的发言人（B）会议主席团（C）会议的绝对中心（D）会议民主平等的气氛18．在发放会议文件资料时，为避免与会者丢失材料，在发放文件时应做到（）。
A准备好每人一个文件袋B适时适量
C给会议文件编号D附上文件目录清单
BADDB ADDCA ACDDD CCAAB
BD、ABCD、ABCD、ABC、AD、AB、BCD、ABC、AD、CADBE
二、多项选择题【得分：】本大题共10小题，每小题2分，共20分）
6．大型茶话会、团拜会、宴会可采用( )，此形式比较稳定，易形成轻松和缓气氛。
A．星点式 B．众星拱月式 C．方形 D．圆形
7．正确的会议准备程序(排出顺序)应是( )。
A．明确议事日程 B．通知与会者 C．明确会议目的 D．明确与会者 E．开会
8．参加会议签到方法主要有( )。
A．秘书人员代签 B．证卡签到 C．簿式签到 D．座次表签到 E．计算机签到
11．会议通知的内容项目内包括( )。
A．会议日程 B．会议名称 C．会议议题 D．会议方式
14．会议名称一般由( )组成。
A．主办单位名称 B．主题 C．类型 D．时间
2．会议接待组工作的重点应放在（）。
A．会议生活服务
B．收费结算
C．宣传娱乐
D．医疗交通
【答案】AD
【解析】大中型会议的筹备和服务工作，不可能靠一两个人完成，这就需要组建会议筹备机构，一般来讲，会务筹备机构包括会务组、秘书组、接待组、宣传组、财务组、保卫组，各组分工明确，互相协调。接待组负责生活服务、交通疏导、医疗服务等工作
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1.会议记录要求做到( )。
A、生动
B、准确
C、完整
D、概括
9.会议策划方案一般包括会议为（）。
（A）议程（B）筹备方案
（C）预算方案（D）日程
1、天地公司秘书钟苗在编制会议议程表时，应考虑的因素有（BD、）。
（A）与会人员的要求（B）将同类问题集中排列
(C)将保密性强的议题安排在前面（D）公司章程对会议议程的规定
3、选择适当的会议地点应考虑（ABCD）。
（A）离上司和与会者均较近的地方（B）有充足停车位的地方
（C）设备齐全的地方（D）租借成本合理的地方
5、秘书钟苗在座会议记录时，必须做好的工作是（ABCD）。
（A）准备好记录用的笔和纸（B）准备好与会人员的座次表
（C）准备好会议文件（D）准备好磁带
１０６．会议信息的收集要力求（ABC
）。
（Ａ）全面（Ｂ）真实（Ｃ）及时（Ｄ）重点突出
1、确定会场大小需考虑的主要因素是会议的（AD）。
（A）规模（B）主题（C）级别（D）时间
78、会议名称应当根据会议的（AB）来确定。（A）主题（B）类型（C）规模（D）费用
79、会议记录应（BCD、）。
（A）将会议内容一字不漏地记录下来
（B）长期保存（C）由专人负责保管（D）统一编号
80、秘书编发会议信息用于新闻报道应注意（ABC）。
（A）准确（B）保密（C）内外有别（D）灵活
三、简答题（每题10分，共30分）
（一）怎样确定会议主题与议题
会议主题是指关于会议要研究的问题、达到的目的。确定主题的主要方法：一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的。议题是对会议主题的细化。
（二）怎样确定会议名称？
会议名称要拟得妥当，名实相符。会名不宜太长，但也不能乱简化。会议名称一般由“单位+内容”两个要素构成，如“中国共产党第十五次全国代表大会”，其中“中国共产党”即组织名称，也可称单位；“第十五次全国代表大会”即会议内容。有的会议名称由单位、年度、内容构成，如广东省人民政府办公厅(单位)1997年(年度)总结表彰(内容)大会”。有的会议名称有时间、会议内容和会议类型构成。如“2002年
1.2010年广东省高职类文秘专业协作委员会年会将于12月召开，请你思考在年会选择会议地点时应考虑哪些因素？
第一、应根据不同的会议类型来选地点。如：国际性或全国性会议，要考虑政治、经济、文化等大因素，一般应在首都北京或其他中心城市如上海、武汉、广州、西安等地召开。
专业性会议，应选择富有专业特征的城乡地区召开，以便结合现场考察。假如，棉花种植会议到深圳去开，钢铁生产会议到青岛去开，就不可理喻了。
小型的、经常性的会议就安排在单位的会议室。会议室尽可能不要紧靠生产车间、营业部、教室等人声嘈杂的地方，以免受到干扰。
第二、应考虑交通便利
会场位置必须让领导和与会者方便前往。一般应选择在距领导和与会者的工作地点均较近的地方。
第三、会场的大小应与会议规模相符。一般来说，每人平均应有2～3平方米的活动空间比较适宜。同时应考虑会议时间的长短，时间长的会议，场地不妨大些。
第四、场地要有良好的设备配置。桌椅家具、通风设备、照明设备、空调设备、音像设备要尽量齐全。同时应该根据会议的需要检查有无需要租用的特殊设备，如演示板、电子白板、放映设备、音像设备、录音机、投影仪、计算机、麦克风等。
第五、场地应不受外界干扰。应尽量避开闹市区。同时，“外界干扰”还包括室外的各种噪音，打进会场的电话，以及来访和参观等。因此在场外应挂
起“会议正在进行中，谢绝参观”的牌子，并要求关闭所有的手机。会场内部也应具有良好的隔音设备，以保证会议能在安静的环境中顺利进行。
第六、应考虑有无停车场所和安全设施问题。
第七、场地租借的费用必须合理。
案例一：“时装秀”方案
某服装集团为了开拓夏季服装市场，拟召开一个服装展示会，推出一批夏季新款时装。秘书小李拟了一个方案，内容如下：
1．会议名称：“2002XX服装集团夏季时装秀”。
2．参加会议人员：上级主管部门领导2人；行业协会代表3人；全国大中型商场总经理或业务经理以及其他客户约150人；主办方领导及工作人员20名。另请模特公司服装表演队若干人。
3．会议主持人： XX集团公司负责销售工作的副总经理。
4．会议时间：2002年5月18日上午9点30至11点。
5．会议程序：来宾签到，发调查表。展示会开幕、上级领导讲话。时装表演。
展示活动闭幕、收调查表，发纪念品。
6．会议文件：会议通知、邀请函、请柬。签到表、产品意见调查表。服装集团产品介绍资料。订货意向书、购销合同
7．会址：服装集团小礼堂。
8．会场布置：蓝色背景帷幕，中心挂服装品牌标识，上方挂展示会标题横幅。搭设T型服装表演台，安排来宾围绕就座。会场外悬挂大型彩色气球及广告条幅。
9．会议用品：纸、笔等文具。饮料。照明灯、音响设备、背景音乐资料。足够的椅子。纪念品(每人发X X服装集团生产的T恤衫1件)
10．会务工作：安排提前来的外地来宾在市中心花园大酒店报到、住宿。安排交通车接送来宾。展示会后安排工作午餐。
分析：
从秘书小李拟制的这份方案，可以看出制定会议方案是一项综合性很强的工作。一个好的会议方案，应该是科学、详尽、可行的。会议方案的制定要求高，需要秘书人员不断积累经验，认真细致地做好。
小李的方案还有一些需要改进的地方：
1．会议名称不能使用口语，应该用正规的书面语。“时装秀”应改为“时装展示会”。
2．展示会的目的是打响品牌、开拓市场，应请新闻媒体记者到会报道，以扩大影响。
3．会议地点不应设在x x服装集团内部，这既不方便来宾，也起不到扩大影响的效果。应该改设在来宾住宿的花园酒店大会议厅。
4．会议用品中没提及应该准备的用于展示的新款时装样品。
二、便条（20分）
钟苗：
我们将在8月15日召开客户咨询联谊会，请你列出发送会议通知应注意的问题，并拟写一份带回执的会议通知。
参考答案及评分标准：
发会议通知应注意：1、检查所有的通知中是否已附上了会议日程，然后再封口。
2、检查寄送通知的信封上地址、姓名、邮编是否齐全，有无错寄、漏寄。
3、如某些客户不熟悉燕丰宾馆的确切地点，应附上一张简明的交通路线图。
评分标准：注意事项能写出两点以上合理内容的给满分4分，共计10分。
回执拟写：回执包括了公司地址、邮编、电话、接受人的给2分。有落款署名的给2分。
B：】
四、
1、答：（1）会议的名称；
（2）出席会议者的姓名或组织、部门的名称；
（3）日期、时间（开始到结束的预定时刻）；
（4）地点：（具体在几号楼几号会议室）；
（5）议题（或者议事日程）；
（6）主办者的联络处、电话号码等；
（7）开会所在地，建筑物名称、几楼、电话号码9必要时可附上地图）；
（8）注意事项、是否备有餐点、有否停车场，或当天应备的资料等。
五、
1、（1）请租赁公司告知送货员的联系方法，想办法联系送货员；
（2）如果联系不到送货员，向总经理汇报，请求该如何办；
（3）马上向总经理报告，不得擅自决定调整会议议程；
（4）得到总经理指示，可否把资料放映的时间往后推移半个小时或一小时？
（5）联系新的租赁公司加急送一台放映机（或原租赁公司再送一台）；
（6）召开大型会议，各种准备工作，包括音响、电子类装置应至少提前一天安排；（7）租借会议厅应全面考察内外部环境和设施，包括噪音、停车场等问题；
（8）不能仅凭电话联系，应实地查看；
（9）重要设备应考虑备用（或两套方案）
《会议组织与服务》电子教案第一章会前组织工作第四节会场准备工作.docx
授课题目 教学 目标教学重点教学难点 授课类型教学方式教学资源 会议组织与服务课程教案（第一章） 第四节会场准备工作课时安排1 1.了解并熟悉会议准备工作的主要内容 2.熟悉会场座位的安排 3掌握会场的布置 熟悉会议准备工作的主要内容和会场座次的安排 能够布置会场、。 理论、练习 讲授、案例 多媒体 一、会场的类型 会场类型 教学基本内容与教学设计 类型容纳人数特点适合会议类型来源 一次投资，多次使用，平均成本各种内部小型会 单位会议10～ 50较低议，如例会、部门 内部自室人空间封闭，避免打扰，保密性强会议、座谈会、交 备 调用灵活便捷流会、谈判会议等 座位固定，容纳人数固定 各种中大型会 单位 议，例如表彰大会、 功能分区明显，有主席台内部自礼堂百人以上庆典大会、全体大 设备比较完善备或租 会、代表大会、报 单次费用较高用 告会等 空间可以根据会议需要灵活划分单位人数不固会议时间之外可以有其他用途 大型会议的分会 内部自大厅场；展览展示会； 定容纳人数灵活，人员进出会场比备或租 临时会议 较自由用 空间可以根据需要扩充 露天人数不固容纳人数灵活，人员进出会场比群众集会、庆典 租用场地定较自由仪式 易受各种因素干扰 二、会场的预定 1.会场预定的原则
（1）根据会议类型预定会场。 （2）根据基础设施条件预定会场。 （3）根据会议规模预定会场。 2.会场预定的方式 （1）预定内部会议室： 1）适当提前。 2）确认预定。 3）合理调配。 （2）预定外部会场。 1）应有完善的设施、设备。 2）尽量避开闹市区。 3）合理的场地租借费用。 4）预定外部会场时，应签署正式的租赁协议。 三、会场内部环境布置 1.会场布局形式的类型 会场形式的类型 会场格局常见会场形式适用会议优点 会场恢宏壮观，会场气氛大小方形、半大中型的报告会、总结 相对式庄严肃穆，突出支持人和发圆形表彰会、代表大会等 言人 人员紧凑，容易彰显和谐圆形、椭圆形、 小型会议及座谈会、协 全围式多边形、长方形、愉快的气氛，便于与会代表 调会等类型的会议 正方形、回字形沟通 介于相对式与全围式之 中小型的工作会议，桥 马蹄形、方拱间，既便于主持人与参会人半围式型布局适用于咨询、述 形、 T字形员的沟通，又增强了会议效 职、考评和听证等会议等 果 既强调了领导和嘉宾的地 方桌形、 V字规模较大的联欢会、茶位，又利于与会代表相互沟分散式 形、圆桌形话会、团拜会等通和交流，会议气氛更加自 然畅快
会议服务操作程序
会议服务操作程序 一、会前准备工作 二、 会前检查及迎接服务工作 三、会中服务工作 四、会后收尾总结工作 会议准备 一、了解工作单的内容 1、根据工作单的内容，了解会议的开始时间、人数、台形、主办单位、结账方式、会 议要求设施、布置规格、所需物品、要求等 2、知道接待方会议跟办人员是谁，有不明白的问题及时沟通。 二、场地布置 1、现在接待会议的厅有：1、多功能厅课桌式摆放280 人。多媒体厅课桌式摆放80 人。贵宾接待。一号会议室。二号会议室。三号会议室。五号会议室。六号会议室 2、整体布置突出主席台 3、长条桌与长条桌之间的距离是110 厘米,长条桌是60*200 厘米二、物品准备根据工作单的要求，先将所需的各种用具和设备准备好，包括会议桌椅、台布、裙、口布、盖杯、杯垫、暖瓶、纸、笔、鲜花、音响、麦克、人名牌、香巾等操作要点： 督导员要展示饭店规定的标准会议台形让员工掌握 三、确定台形按照规定的台形摆好桌椅操作要点： 根据需要和场地进行台形摆设 四、摆台 1、先铺好台布，要干净、平整 2、摆好坐椅，坐椅摆放要整齐，横看、竖看都在一条直线上 3、每位摆放一份纸、铅笔，纸的底边要与桌沿距离1CM ，铅笔或圆珠笔摆要距纸右侧 1CM 处，铅笔或圆珠笔末端与纸底沿相齐，铅笔或圆珠笔的店标或商标朝上，并检查铅笔、圆珠笔能否正常使用。 4、水杯或盖杯要放在杯垫上，杯垫店标朝上摆在纸的正上方，杯垫距离纸的上沿2CM ，盖杯把手向右成45 度角，水杯、盖杯要求干净、无破损 5、摆放矿泉水：矿泉水也要放在杯垫上，水杯在左，矿泉水在右，之间相距2CM 6、摆香巾：香巾碟横放在盖杯的右侧 2 厘米处，中心在一条直线上。 7、摆人名牌：摆放在纸的正上方，距桌子的上边沿 1 厘米 操作要点：每把椅子的中线、纸的中线、水杯都要在一条直线上所有椅子、纸、水杯的
会务服务方案
会务服务方案 Prepared on 22 November 2020
会务服务方案1、目标： 伴随物业管理专业化及物业服务需求多元化的发展趋势，会议服务需求逐渐增多。公司通过发挥自己的专业优势，深入挖掘会务服务需求，规范会务接待行为，统一会务服务标准，提高会务服务水平，为参会者创造良好的会议环境。 2、基本原则： 、专业化：会务服务应向规范化、标准化方向发展，以提高会务服务的质量。 、人性化：物业服务组织在提供相应的服务时，应以“以人为本”为出发点，为服务对象提供相应的特色服务和个性化服务。 、信息化：物业服务组织应充分利用信息技术，提升会务服务的效率和质量。 3、会务人员选聘： 选聘会务服务人员时，主要考虑下述事项： ——受教育程度； ——实际工作经验、技能； ——身高、形象； ——沟通表达、应变能力； ——其他行为素质等 4、会务人员培训： 、培训内容应包括但不限于以下方面:
——组织的服务理念、组织文化； ——会务管理和会务服务的理论知识； ——保密制度； ——会务服务人员仪表、仪态，会务服务人员的仪表、仪态； ——会务服务人员操作技能； ——会务服务人员心理素质； ——应对常见会务突发事件； ——其他行为素质等。 、培训方式 培训方式应采用但不限于以下方面： ——利用组织制定的服务手册，聘请教师授课； ——聘请专业培训机构； ——组织内部指导； ——定期进行演练、考试等。 5、会务服务操作规程： 、需求确认： 进行会务需求了解时，针对本组织可以提供的会务服务内容，设计标准问卷以引导会议主办方更准确的提出会务需求。 对会务需求进行书面登记并与会议主办方确认。
会议组织与服务
会议组织与服务——认识会议习题 姓名年级班级 一、单项选择题 1.下列情形哪个是会议（ C ）。 A老板和员工们在一起的喝茶聊天。 B你的直属上司找你研究工作。 C经理、主任和秘书在一起商量下半年的工作计划。 D几名同事在一起吃饭。 2.下面不是会议所具有的特点是（ D ）。 A目的性 B组织有序 C以口头交流为主 D双向沟通 3. 会议如果按照规模来分，可分为（ A）。 A小、中、大、特大型会议 B小、中、大、型会议 C中、大、特大型会议 D小、大、型会议 4.会议内容涉及不同国家和地区，参加人员来自不同国家与地区的会议是（ A ）。 A国际性会议 B全国性会议 C地区性会议 D 综合性会议 5.每年召开一次的全国人民代表大会是（ C ）种会议。 A小型会议 B中型会议 C大型会议 D特大型会议 6.“中韩秘书教育学术研讨会”这个会议名称包含了（ A ）。 7. A内容和性质 B届次和地点 C内容和规模 D单位和会议时间 7.天地公司要让新入职的人员学习一下公司的文化和基本的规章制度，秘书小张负责安排，她应该安排一个（ C ）会。 8.A代表会 B专业会 C培训会 D座谈会 8.一个会议至少有（ A ）项议题，无议题或议题不明的，就是盲目开会。 A一项 B二项 C三项 D多项 9.会议结果就是（ D ） A召开会议要达到的实际效果 B会议要议定的事项 C贯彻落实会议的精神 D讨论和研究的问题 10.参与讨论和研究问题的人就是（ A）。 A与会人员 B出席人 C列席人 D旁听人 5.下列会务人员接站要求不正确的是（ D ）。 A一般在班机、火车、轮船到达前至少15分钟赶到。 B要了解不同国家、地区人员的风俗习惯。 C会务人员要笑脸相迎。 D在车站、机场出口处热情寒暄。 6.签到时，在向参会人员递钢笔时要做到（ D ）。 A不脱笔套 B如是毛笔，让参会人员自己沾墨汁 C笔尖对着参会人员 D双手递上笔 7.国际惯例中引导参会人员乘坐电梯时（ A ）。 A会务人员先进入电梯 B会务人员后进入电梯
会议服务流程
会议服务流程 The pony was revised in January 2021
会议服务流程 会议服务流程详解： 总结我们提供会议服务的经验，一般而言，您的会议确定以及成功举行，大多经过以下几个环节： 1、策划：我们提供会展企划代理，告诉我们你的想法或者点子，我们为你提供可行性方案、会议回执，我们过去的成功经验，都将成为您成功举办会议的基础。 2、咨询：在此阶段，我们将与委托方进行初步沟通，并就委托方的一些关心点提出预案供选择、推荐合适的会议型酒店、餐饮场所及与预算相适应的菜谱、会议交通流程、接待流程等。 3、考察：在双方进一步取得互信后，我们会安排您或者您的代表到目的地考察我们为您提供的酒店、会议场地、环境、交通车辆及所需的设备细节等等，并在此阶段就服务项目、服务流程、推进计划、服务价格等内容进行深入探讨，大致明确双方的责任与义务。 4、确定：这个时间需要的是耐心与细致——我们得一一推敲设想得流程及预案，尽可能把方案细化，然后以书面的形式确认双方的权利、义务与责任，并签署相关服务协议。 5、执行：严格而又人性化地执行协议，将是双方合作精神的高度升华。不管设想如何完美，任何计划都是存在纰漏的，需要合作双方本着合作的理念，抛开暂时的不合，以会展的圆满结局为一致奋斗目标。在此期间，双方需要口头或书面承诺原来协议以外的服务视为协议的延伸，并临时决定双方签字负责人，所有临时往来允许采取事前商议、事后结算的方式执行。
6、结算：双方财务人员认真核对各类单据，严格按照协议执行核算。 以下为相应的流程介绍。 会前服务 1.与会议主办方洽谈。 2.提供会议所需要的机票、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息。并制定完备的会议预案书给会议方。 3.派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况。 4.确定方案，签订合同，预付定金。 会中服务 1.会议接待：专人负责机场，车站的礼仪、接站、攻关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。 2.会前准备：准备好会议所需要的会议资料，会议用品，会议演讲稿等会议相关物品。 3.会议场所：专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。 4.会议住宿：房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求。 5.会议餐饮：用餐时间、用餐标准及特殊客人（回民）的确认。 6.会议旅游：旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。
文秘人员如何做好会务工作会前筹备会中服务会后总结
文秘人员如何做好会务工作会前筹备会中服务会后总结 会议是自有人类以来就存在的一种社会现象。美国社会学家摩尔根指出，原始部落时期的易洛魁人每逢一个首领死去时，本氏族的成员就举行一次会议来提名继承人。我国古代也有会议这种形式。史籍中有关于尧召集部落首长用会议形式决定继承人和治水人选的记载。在现代社会，会议是领导机构进行决策和管理，实现领导职能的一种重要方式。这种活动方式已经被广泛应用于政治、经济、科学文化以及社会生活的各个领域。会务工作是一项复杂的系统工作，也是办公室的一项重要的职责，在筹备组织的过程中，稍不注意就会出现难以弥补的差错，造成不良影响。会务工作水平的高低，直接影响会议的质量和效果。因此要想做好会议服务，应抓好以下三个方面工作: 一、会前筹备工作 会议有效的重点是计划性要好，计划性就是会前筹备。会前筹备工作做得是否充分，直接关系到会议的成功与否。据统计，会前筹备的效果占会议有效性的70%。可以说，高质量的会前筹备工作，是会议质量的保证，是会议成功的前提。因此，必须以高度的责任心做好会议筹备工作。会前筹备工作主要包括拟定会议计划，组建会务班子，准备会议材料，安排会议后勤保障和布置会场。 （一）拟定会议计划
拟定会议计划是会前筹备的第一步。它指的是拟订会议议程、日程。会议议程是为完成议题而作出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排。拟订会议计划通常是由决策层，如区委常委会议、区政府常务会议、单位党组会等会上议定草案，然后交由牵头单位具体办理。它是会议具体的概略安排，通过会议日程显示出来。拟定会议工作方案的要点是明确会议议程的制定程序以及会议日程的编制方法。这些都确定好之后即可发出会议通知，通知内容包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围等。 （二）组建会务班子 组建会务班子是会前筹备的第二步。有些会议的规模相对较大，持续时间也较长，因此会有相当繁杂的会前筹备事项。这就需要事先成立一个筹备委员会来负责会议的所有筹备工作。筹备委员会是一个对会议负有某些责任的团队，通常由主办单位的成员构成。一般可以根据会议的规模、议程等情况成立筹备委员会，可以由一名主要领导任主任，分管领导任副主任，会议相关职能部门主要负责人为成员，在筹备委员会下再建立子工作组，一般可设秘书组、组织组、后勤保障组、宣传报道组、安全保卫组等，各组确定人员，明确分工，层层负责，并定期碰头交流工作进展。（三）准备会议资料 会前筹备的第三步是准备会议资料。会议资料包括领导资料（会上学习的或要宣读的文件材料、领导讲话稿、主持词等）、来宾
会务服务方案
会务服务方案 （一）、会前准备 会场布置 ①会务服务方案、会务服务方案 ②保洁：清扫会场，物品，桌、地面无积土，无污渍：场地清洁明亮，无异味，喷酒迓量空气清新剂或通风： ④摆台：配合会议主办方按照台型、人数、设备布置録化，摆放鲜花，按照与会人数摆放桌椅，会场座椅定位，摆放整齐； ⑤摆台具体要求： а、杯垫：位于座位右上方与外沿平齐，等距离进行拉线定位，摆放整齐： b 、盖杯：要求杯柄向右，放于杯垫之上，无杯垫时位于座位右上方与外沿平齐，等距离进行拉线定位，摆放整齐，备好茶叶 c、矿泉水：位于座位右上方与外沿平齐或放于盖杯左側，标志向内，等距离进行拉线定位，摆放整齐 d、小毛中：统一位于盖杯前下方 e、水果：清洗拼盘并包保鲜膜 f、手抽纸：每次会议室内最少四盒（视会议主办方具体要求而定） g、烟灰缸、湿巾：视会议主办方具体要求而定， h、会标、会议牌、纸、笔：根据会议主办方具体要求配合摆放，会前半小时把会议所需文具、用品备齐摆好 ⑥备会时限：大型会议按要求提前半小时准备完毕，其它会议提前十五分钟准备完毕 ①上岗要求：服务人员会前5分钟，整理仪表，统一着装站位，站姿端正，面带微笑，迎候来宾 2、会议设备设施准备（标准） ①空调：开启，并调试相适应温度（夏季应在25度左右，冬季应在20度左右） ②麦克风、电池：麦克风一会一换；电池会前准备好：激光笔根据使用记录和实际情况更 换 ③幻灯机、电视机、录像机、投影仪等各电器设备打开，会前调试完毕，发现异常及时通知资产公司并报修 （二．）、会中服务标准 1、迎客：会议服务员站于门口迎客（视规格和情况），当客人来到会议室时礼貌热情地向客人问好，请入会议室 2、倒水：客人入座，视客人需求提供茶水或咖啡 3、毛巾：按要求将叠好的小毛巾送上（放置于与会者右侧） 4、果盘：会议开始，打开保鲜膜 5、关门：客人全部就座会议开始后，所有茶水倒过后，服务员退出厅房，轻轻关闭会议室大门，在门外当班（不能随意走开） б、续水：每隔十五分钟添加茶水一次，两小时后询问是否更换茶叶，根据情況更换烟灰缸，但一定要礼貌、轻声、快捷，尽量避免影响客人，为避免会议期间打扰可用瓶装矿水或纯浄水 7、烟缸：烟头多于5 个的更换，视具体情况更换 8、物品补充：会议中间休息，要尽快整理会场，按要求补充和更换各种用品（换烟盅、加茶水等），上好咖啡、茶后把会议台面收拾好，但不要把客人的资料、物品弄乱：如客人
会务服务操作规范
会务服务操作规范 The latest revision on November 22, 2020
会务服务操作规范 仪容 1、按公司规定的发型，女会务人员长发者需戴发髻，且头发梳理整齐，短发者前不齐眉，后不遮颈。 2、按规定的着装，服装应干净、平整，无油迹、汗味等，不得有异味，不得卷起袖子、裤脚等，口袋内勿装太多东西以免鼓起，应保持平整。 3、鞋子应保持光亮、干净，但不得钉鞋掌，禁止穿露脚趾的鞋。 4、会务人员不得留指甲，女会务人员不得涂指甲油。 5、女会务人员应化淡妆，但不得浓妆艳抹，男会务人员不得化妆，不得留胡子，且头发不得有头皮屑。 6、会务人员不得戴任何饰物，如：手链、戒指、手机、 CAII机等。 7、会务人员工牌需佩带整齐。 仪表 1、会务人员应时刻保持微笑，但表情要自然、不做作、不呆板、不得有倦容、要热情、有亲切感、时刻保持良好的精神状态。 2、身体面部需保持干净不得有异味。 3、上班前不吃异味物品，保持口腔清洁、无异味。 4、回答客人问题时，不扭捏、不做作、动作要自然大方。 5、在顾客面前禁止掏耳朵、掏鼻子、抠指甲等不良习惯。 6、避免在顾客面前咳嗽、打喷嚏、不得已时、应转过身且说：“对不起。“ 仪态
1、站姿：服务员站姿是采用手背式站立，双腿直立，双臂自然下垂，上身挺直眼睛平视。 （立于会议室门外：1、当有顾客进入即时添加茶水；2、阻止会议室外一切大声喧哗者及影响会议人员。） 2、走姿：昂首挺胸、收腹、肩要平； 3、指引工作：当客人来到时，站在客人前右侧，身体略向前倾，伸出右手用手掌指示方向。 会前准备 1、接到会议通知后，根据会议时间，提前20分钟左右将会议室门、灯、空调、窗户（会议前5分钟关窗户）、音响打开。 2、准备茶具，茶壶（两个）、茶叶、纸杯（根据人数量）托盘、毛巾（两条，大、小各一）。 3、将会议室桌面进行清洁，保持干净、无污迹、无灰尘。 4、将茶叶放入茶壶（茶叶是水的十分之一或量可而止）进行清洗，然后装入清水浸泡2分钟。 5、摆上杯子，准备倒茶（水满8分左右）。 6、倒茶时，如发现茶水过浓，应立即加白开水兑放，放入托盘，准备上茶。 7、上茶时，应注意端稳、平放，行走时昂首挺胸，将茶杯轻拿轻放于顾客面前，并轻声说：“先生/女士：请喝茶！”或“你好，请喝茶！”上茶水程序 1、一般会议：首先给主席台上领导，然后按照顺序从左到右依次上茶。
浅谈如何做好会议组织工作
龙源期刊网 https://www.360docs.net/doc/841800653.html, 浅谈如何做好会议组织工作 作者：刘伟 来源：《现代交际》2017年第03期 摘要：会议作为人们沟通和传达信息的重要途径，在企业的发展中至关重要，而作为负责会务组织工作的专员，不断创新和完善自己的会议组织方法也是其在工作中面临的挑战。会议组织主要包括会前准备、会中服务及会后处理。本文从会务组织工作的这三个阶段入手，分析得出了会务准备的工作方法，以便会议组织者更好、更高效地组织会议工作。 关键词：会议组织会中控制会后处理 中图分类号：C93146文献标识码：A文章编号：1009-5349（2017）03-0198-02 会议，这里把会议定义为企业人员在特定场所进行的有特定主体的工作沟通或工作指示传达过程。从这个定义我们不难看出，会议工作是有秩序、有特定主题和目的以及特定程序的，这就需要会议组织者根据不同的会议主题及会议目的组织会议工作。会议组织过程主要包括三个方面，分别是会前准备、会中服务及会后处理。要想高效率地完成会议组织工作，会议组织者就要从这三个方面入手。 一、会前准备 （一）明确会议主题 每次会议都有特定的主题，都是为了解决特定的问题或者传达相关指示。所以在组织会议前，会议组织者要明确会议主题。不同的会议参与者就会有不同的会议主题，所以在组织会议前，要先通过询问领导等方式确定会议主题。确定好会议主题后，会议组织者要将整理好的会议报备给相关领导，在领导的指示下进行修改完善，会议组织者要在领导审批同意的会议主题下开展会议组织工作。 （二）制定会议组织方案 根据改进确定后的会议主题，会议组织者要完备会议计划，制定会议实施方案，包括会议时间、会议地点、会议流程及会议相关资料工具的准备、印发等。在制定会议组织方案时，会议组织者要充分考虑会议过程中可能会遇到的各种问题，并制定相关应对方案，只有这样，才能保证会议工作的顺利进行。会议方案的制订要尽可能详细具体，且要简单明了，只有这样，才能有效保障会议的顺利举行。会议方案制定好后，要报相关部门领导，在领导的指示下修改会议组织方案，领导确认无误后，会议组织方案方能实施。 （三）印发会议通知
会务服务方案
会务服务方案
会务服务方案 1、目标： 伴随物业管理专业化及物业服务需求多元化的发展趋势，会议服务需求逐渐增多。公司通过发挥自己的专业优势，深入挖掘会务服务需求，规范会务接待行为，统一会务服务标准，提高会务服务水平，为参会者创造良好的会议环境。2、基本原则： 2.1、专业化：会务服务应向规范化、标准化方向发展，以提高会务服务的质量。 2.2、人性化：物业服务组织在提供相应的服务时，应以“以人为本”为出发点，为服务对象提供相应的特色服务和个性化服务。 2.3、信息化：物业服务组织应充分利用信息技术，提升会务服务的效率和质量。 3、会务人员选聘： 选聘会务服务人员时，主要考虑下述事项： ——受教育程度； ——实际工作经验、技能； ——身高、形象； ——沟通表达、应变能力； ——其他行为素质等 4、会务人员培训： 4.1、培训内容应包括但不限于以下方面:
——组织的服务理念、组织文化； ——会务管理和会务服务的理论知识； ——保密制度； ——会务服务人员仪表、仪态，会务服务人员的仪表、仪态； ——会务服务人员操作技能； ——会务服务人员心理素质； ——应对常见会务突发事件； ——其他行为素质等。 4.2、培训方式 培训方式应采用但不限于以下方面： ——利用组织制定的服务手册，聘请教师授课； ——聘请专业培训机构； ——组织内部指导； ——定期进行演练、考试等。 5、会务服务操作规程： 5.1、需求确认： 进行会务需求了解时，针对本组织可以提供的会务服务内容，设计标准问卷以引导会议主办方更准确的提出会务需求。 对会务需求进行书面登记并与会议主办方确认。
会务服务流程及标准
会场服务操作流程 1．铺台服务 1.1物品准备 1.1.1会议桌 1.1.2会议椅 1.1.3台布 1.1.4台裙 1.1.5台裙夹 1.1.6大头针 1.2操作流程 1.2.1检查会议桌是否有晃动现象，若有需及时更换 1.2.2将会议桌推行至指定位置摆放并固定 1.2.3服务人员位于会议桌后方，将台布铺于会议桌桌面 1.2.4用台裙夹按先左后右、先外后内的顺序将台布固定于会议桌面 1.2.5如若台布垂边过长，将垂边向内折叠并放置于会议桌下层物品架上 1.2.6将台裙按顺时针或逆时针方向围于会议桌四周，接口位于会议桌左侧或右侧桌沿正 中 1.2.7用大头针按顺时针或逆时针方向将台裙固定 1.2.8整理台裙台布 1.2.9将会议椅按先左后右顺序横向排开，摆放于会议桌后方 1.2.10检查台裙、台布铺置情况，若有不妥及时调整 1.3详细要求 1.3.1推会议桌时服务人员位于桌子一侧，小心推行；注意避让过往人员，并避免与其他 物体碰撞。 1.3.2铺台布时台布正面朝上，熨烫痕迹居于会议桌正中，四周垂边宽度相等 1.3.3台裙夹之间距离为每两枚相距30厘米；左右桌沿、前后桌沿所夹台裙夹相互对称1.3.4台布保持平整、无褶皱，表面无污迹 1.3.5台裙上沿与桌面保持平齐 1.3.6使用大头针固定时每两枚台裙夹之间使用两枚大头针，相互间距为10厘米；大头针 顶端不外露；针体不外露 1.3.7台布垂边不得超出台裙下沿 1.3.8台裙褶皱自然，保持平整 1.3.9摆放会议椅时服务人员位于座椅后方，双手持椅背移动至相应位置摆放并定位 1.3.10移动会议椅时座椅底部距地面5－10厘米，轻拿轻放 1.3.11座椅前端与桌沿间距约为20厘米，两座椅之间相距约为30厘米（一张会议桌放置 两张会议椅） 1.4注意事项 1.4.1推会议桌时不得阻碍过往人员，不得与其他物体发生碰撞 1.4.2台布正面必须朝上，四周垂边宽度需大致相等 1.4.3铺台完成后台布表面需平整；台裙上沿不得高低错落；台布垂边不得外露（超出台 裙下沿）；台裙自然下垂，无不平整现象 1.4.4移动会议椅不得在地面拖动，需轻拿轻放 1.4.5会议椅摆放完毕后所有座椅椅背保持一条直线，并与桌沿保持平行
大型会议活动组织实施方案
大型会议活动组织实施方案 一、 活动时间：***** 二、 活动地点:***** 三、 活动组委会 总策划：*** 总指挥：*** 总执行： ********** 四、活动组委会下设小组成员名单 影视摄像组：****** 安全保卫组：****** 车辆服务组：**** 五、活动具体分工安排表 签到组： *********** 接待组： ********** 会务组、 票务组、 晚宴组. ****** 礼品组：****** ************ ************ 邀请组: 文案组:
附件：日程安排及会议议程 日程安排 会议议程
美文欣赏 1、走过春的田野，趟过夏的激流，来到秋天就是安静祥和的世界。秋天，虽没有玫瑰的芳香，却有秋菊的淡雅，没有繁花似锦，却有硕果累累。秋天，没有夏日的激情，却有浪漫的温情，没有春的奔放，却有收获的喜悦。清风落叶舞秋韵，枝头硕果醉秋容。秋天是甘美的酒，秋天是壮丽的诗，秋天是动人的歌。 2、人的一生就是一个储蓄的过程，在奋斗的时候储存了希望；在耕耘的时候储存了一粒种子；在旅行的时候储存了风景；在微笑的时候储存了快乐。聪明的人善于储蓄，在漫长而短暂的人生旅途中，学会储蓄每一个闪光的瞬间，然后用它们酿成一杯美好的回忆，在四季的变幻与交替之间，散发浓香，珍藏一生！ 3、春天来了，我要把心灵放回萦绕柔肠的远方。让心灵长出北归大雁的翅膀，乘着吹动彩云的熏风，捧着湿润江南的霡霂，唱着荡漾晨舟的渔歌，沾着充盈夜窗的芬芳，回到久别的家乡。我翻开解冻的泥土，挖出埋藏在这里的梦，让她沐浴灿烂的阳光，期待她慢慢长出枝蔓，结下向往已久的真爱的果实。 4、好好享受生活吧，每个人都是幸福的。人生山一程，水一程，轻握一份懂得，将牵挂折叠，将幸福尽收，带着明媚，温暖前行，只要心是温润的，再遥远的路也会走的安然，回眸处，愿阳光时时明媚，愿生活处处晴好。 5、漂然月色，时光随风远逝，悄然又到雨季，花，依旧美；心，依旧静。月的柔情，夜懂；心的清澈，雨懂；你的深情，我懂。人生没有绝美，曾经习惯漂浮的你我，曾几何时，向往一种平实的安定，风雨共度，淡然在心，凡尘远路， 彼此守护着心.的旅程。.....沧桑不是自然.，.....而.是经历..；.....幸福不.是状.
会议租场的服务操作程序
会议租场的服务操作程序 一．负责接待的有关人员要了解会议租场（展览）的时间、地点、形式、会议程序、公司名称、人数、邀请对象、付款方式等，按要求提前布置场地。 1．根据会议定单图纸，准备相应的物品，并布置好场地。 2．检查核对订单的设备齐全，运作正常、环境卫生，绿化布置，横幅路牌准确无误，提前一小时将路牌摆放在指定的位置。3．经理要根据客人到达的时间前30分钟检查灯光、大开厅门，做好各项准备工作，安排各岗位服务员各就各位，领班、迎送在门口恭候客人光临。 二．主动与有关工作人员联系，配合其完成会议租场（展览）的准备工作，如有需要协助搬运有关物品。 1．主动上前向负责会场细节的联系人介绍自己，为工作人员送茶，了解当天会议人员的需要，对会场布置的意见，及时更改。2．安顿客人带来的物品，了解物品的内容，清点数目，提醒客人保管好物品。 3．协助工作人员布置简单的宣传品和派发宣传资料。 4．配合客人会议议程，搞好灯光和场内气氛。 5．注意客户的场面工作，防止损坏宾馆设备设施。 6．控制好搬运工人在馆内的行走路线。 三．主动介绍因观的有关设备的使用、操作要求，做好有关会议使用器材的交接工作，配合其完成会议租场（展览）演习工作。
1．主动介绍宾馆音响、灯光、遥控、耳机等设备的使用方法。2．岁出租物品如耳机等要做好交接清点。 3．当工作人员在场内彩排时，要将厅门暂时关闭避免闲杂人等出入，并提供服务。 4．在表格上记录有多少工作人员，以及留意带来的物品等。5．摆设好宾客签到台，提供文具用品。 四．对客人带来会议使用物品要做好交接工作，并确定使用之人员，如果是贵重物品或重要资料要提醒客人随身携带或专人保管、交接，会议期间及撤场时必须重点照顾。 1．重要的会议，资料需要保密，服务员不能外窃文件。 2．对一些有特殊要求，不需要在厅内服务的客户，领班要安排员工在厅外服务，要有安全意识，发现情况，及时报告。 五．会议租场实行专人专责，餐厅经理要做好人力安排，减少交接造成的差误（每个租场要有一位领班以上管理人员至始至终专职负责，）如时间太长要交接班，需将有关注意事项用文字交接清楚。1．会议开始前30分钟，各岗位安排服务员各就各位，服务员要留意客人进场的情况，对可疑人员要暗记，必要时上前询问所需，及时汇报，并通知有关人员密切留意。 2．门口迎送员必须对时间和人数作记录、统计，会议内必须有领班引领客人就座，服务员为客人倒茶水。 3．做好同声翻译器的调试工作，并派发给客人使用，逐一做好登记，向客人介绍使用方法。
怎样做好大型会议的组织安排工作
怎样做好大型会议的组织安排工作 会议，是领导机关实行领导的重要方式，是执行党的民主集中制原则、实行科学民主决策的有效途径。地方各级党政机关组织的大型会议，在社会政治经济生活中发挥着非常重要的作用。要做好会议特别是大型会议的组织安排工作，应从以下几个方面努力。 ????一、要在超前筹划、科学安排上下功夫 ????所谓“超前筹划”，就是在准确把握领导意图的基础上，想领导所想，急领导所急，积极主动、周密细致地做好会前的各项组织和准备工作。会前的筹备工作关键要抓住两点：一是抓总体安排方案的起草。一旦确定开会，应立即着手拟制详细的会议安排方案。在方案中，大到会议的时间、地点、内容、出席人员、日程安排、讨论（或乘车）编组、文稿起草、安全保密、食宿安排、宣传报道、组织领导及职责分工，小到会场布置，包括会标尾标、座次安排、席卡摆放、灯光音响、进场引导、会间服务，还有文娱活动及会议用车安排等等，都应有明确而又具体的意见。在安排方案中，要把各种可能性、复杂性、多变性估计充分，并制定出相应的对策、措施和预案，有时还要提供两种以上方案，供领导选择。二是按照会议安排方案确定的职责分工抓落实。会议安排方案经领导审定后，应由会议秘书处负责人召集各组负责人会议，分解落实各项工作任务，并按倒计时的办法，逐日督促检查各项工作的落实和完成情况。会前筹备工作非常重要，筹备工作搞好了，就为会议的顺利召开打下了好的基础，等于会议成功了一半。所以，在会议筹备工作中要求考虑周全，分工周密，安排周到。????所谓“科学安排”，就是要熟练掌握和运用会议的内在规律，对会议的每一个细节作出精心部署和科学安排，以最大限度地体现领导意图、提高会议效率、完成会议确定的各项任务。如在党代会和人代会的日程安排上，大体可分工作报告和人事选举两个阶段。要使与会代表在讨论工作报告时达到最佳效果，就得向代表充分展示经济和社会发展成就，以鼓舞士气，增强信心，为大会的圆满成功提供强有力的思想和舆论支持。为此，应做好三个方面的工作：一是在讨论工作报告期间，安排领导同志到各代表团（组）参加讨论，了解、掌握思想动态，解答代表提出的问题，并作导向性、结论性的发言。二是发挥新闻媒体的作用，从正面报道本地改革开放和社会主义现代化建设成就，形成浓厚的舆论氛围，发挥正确的舆论导向作用。三是组织一些成果展览和现场参观活动。这些活动，生动直观，真实可信，具有较强的说服力和感染力。在人事酝酿和选举阶段的日程安排上，要一改讨论工作报告时那种从容不迫的节奏，既要严格按照法律程序让代表了解候选人的情况，并充分发表意见，又要对酝酿讨论的时间作出合理安排，对前后程序之间的过渡时间应尽量压缩和减少，使之高效紧凑，一气呵成。切忌拖沓和松散。 ????二、要在精心组织、规范管理上上台阶 ????在做好筹备工作的基础上，要对会议期间的每一项工作、每一个环节精心组织、严密实施、规范操作、科学管理，把会议的各项工作纳入严谨、规范、有序的管理轨道，使之繁忙而有秩序、紧张而有条理。要做到这一点，除了严格按会务规范程序操作外，还应重点抓好三个“关键”： ????（一）抓关键环节。一是抓大会报到。报到工作是最繁琐、最复杂、最忙碌的，也最容易忙中出错。因此，要做好报到工作，必须力量要足，分工要细，思路要清，工作要实。二是抓每天一次的协调会。会议期间的很多矛盾和问题都可以在协调会上得到及时、有效的处理，使会议有条不紊地进行。三是抓大会值班工作。要求值班人员认真接洽和处理好各项事宜，并做好值班记录和交接班工作。 ????（二）抓关键人员。从省级会议的管理角度看，所谓“关键人员”是指省级领导和会议各组（团）工作人员。一般来说，只要把省级领导在会议期间的活动及相关服务工作做好，
会务组织流程和注意事项
会务组织 1、与参会各方联络人沟通确定好参会人员数量、名称、职务（可以侧面了解）、到达时间、到达车次（航 班）、住宿标准、是否需要帮预定宾馆等信息； 2、根据会议性质准备会议汇报资料，最好做成PPT形式介绍 ●项目启动会（开工会）一般准备资料内容如下：项目概况、项目目前执行情况、组建的项目组织 机构/人员介绍、项目执行计划、质量保证措施等，介绍内容中穿插一些项目相关照片或类似项目实施照片。 ●项目制造开工会一般准备资料内容如下：项目概况、项目目前执行情况、项目后续执行计划、质 量保证措施等，介绍内容中穿插一些项目相关照片或类似项目实施照片。 专题资料如：批准的质量计划、制造程序文件、设备制造图、主要设备原材料及质量资料等资料、材料（可根据业主相关要求进行准备）。 ●设计联络会一般讨论设计存在问题，确定设计过程中存在分歧，主要是设计人员准备资料，开会 前提前组织召开内部专题会，商讨设计联络会上商讨的设计问题交流原则及交流目标，邀请公司领导参加。 ●专题会一般准备资料内容如下：专题会召开背景/项目概况、项目目前执行情况、讨论问题等 3、会议内部准备会召开。会议召开前3-5天组织召开相关会议准备会，邀请各实施部门部长、相关人员 （市场部、设计部、系控部、质量部、设备集成中心）及分管领导参加，内部准备会议召开主要内容如下： ●通报会议召开时间、参加人员（如会议召开时间和参会人员不能准确确定可以会后再通知）； ●我公司各实施部门和公司领导参会人员确定、各部门会议准备工作分工： 工程管理部准备项目汇报资料、接待工作（与市场部配合）如进行酒店、宾馆预定，客人接站、会议室布置； 市场部准备礼品、配合工程管理部进行酒店、宾馆预定，客人接站、会议室布置； 设计部、系控部和质量部准备设计、质保方面交流资料（如有）。 ●会议注意事项提醒。 4、根据了解参会人员到站信息，住宿要求，申请车辆，预定宾馆和酒店。 ●车辆申请注意事项：根据参会人数及我公司陪同人员人数，合理申请车辆；车辆申请时间要涵 盖整个会议期间包括接站、送站时间；用车与办公室沟通好，记住司机联系方式。 ●宾馆预定注意事项：根据参会客人级别安排宾馆（可与市场部商量），如无特殊要求尽量一人一
会议组织安排服务方案
会议组织安排服务方案 第一节会议服务工作基本服务方案 一、会务工作的服务范围 1、负责领导办公室的服务工作。 2、负责各类会议的安排和服务工作。 3、负责安排工作人员对会议室进行布置，保障会议室整洁舒适。 4、负责在会议期间巡查，进行会议服务，及时处理突发事件，确保会议顺利进行。 5、日常会务工作。 二、小型会务工作的服务流程 1、服务员必须注意自己的仪表，穿好工作服，戴好工作牌，提前30分钟到岗。 2、到岗后，首先检查灯光、空调、影视音响设备是否正常，发现异常及时报告修理。 3、仔细做好会议室的桌子、椅子、凳子的清洁卫生工作，保证有一个舒适整洁的会议环境，协助工作人员提前布置好会场。 4、提前将消毒完毕的茶杯摆放好，准备好茶叶和开水，提前10分钟在会议室门外面带笑容站好等待迎接参会人员。 5、参会人员进入会场后，服务员应举止大方地为他们递上茶水，并每隔15分钟加茶水一次。 6、服务工作要细致周到，服务中要做到三轻（走路轻、讲话轻、动作轻）。 7、会议快结束时，服务员在会议室门外站好准备欢送参会人员。
8、会议结束后，及时做好茶杯及会议室的清洁卫生工作，并关好灯、音响、空调、门窗等。 三、中、大型及重要会议的会务工作 1、在接到会议通知后，作出详尽的会务安排并及时向相关领导汇报。 2、会务人员根据会议需要，提前准备好横幅、绿摆、鲜花、果盘等。 3、提前对会议室进行检查，与会议主办方保持联系，对座位、名位牌、会标等进行核对，对影视、音响、灯光、花卉、绿摆、茶水、卫生、通道等进行检查，要求达标后，对会议室封闭管理，不准无关人员进入会场。 4、服务员必须注意自己的仪表，穿好工作服，戴好工作牌，提前50分钟到岗。 5、到岗后，首先检查灯光、空调、影视音响设备是否正常，发现异常及时报告修理。 6、仔细做好会议室的桌子、椅子、凳子的清洁卫生工作，保证有一个舒适整洁的会议环境。 7、提前将消毒完毕的茶杯摆放好，准备好茶叶和开水，提前10分钟在会议室门外面带笑容站好等待迎接参会人员。 8、如需要控制电梯，则提前安排人员控制。 9、参会人员进入会场后，服务员应举止大方地为他们递上茶水，并每隔15分钟加茶水一次。 10、服务工作要细致周到，服务中要做到三轻（走路轻、讲话轻、动作轻），若领导有事交待，应主动热情地走上前去询问，及时办好领导交代的事情。 11、会议快结束时，服务员在会议室门外站好准备欢送参会人员。 12、会议结束后，及时做好茶杯及会议室的清洁卫生工作，并关好灯、音响、空调、门窗等。
会议服务的工作流程和要求
会议服务工作流程 一、会议服务准备工作 1、办公室秘书处 1)每天查看OA办公系统中会议室使用申请，按会议要求提前半天摆放好桌椅，备好会议用饮水。 2)根据会议的要求，提前1小时放好投影仪、投影幕、麦克风、音响，调试并使其处于准工作状态。 3）会议前2小时，检查地面、桌椅是否整齐干净，室内是否有异味，及时进行通风和清洁整理。 4）检查窗台、玻璃，要明亮无尘。 5）检查窗帘，根据会议要求开启或关闭。窗帘要顺直平整。 6）检查绿植及套盆，要干净无尘，无枯枝败叶，无昆虫。 7）调整空调，使会议室内温度适宜。 8）检查所有照明，及时通知有关部门更换不亮的灯具。 9）半小时前，按会议要求摆放好瓶装水、茶杯或咖啡杯。 10）根据领导习惯，在顺手的位置摆放烟灰缸。 11）按需要摆放好鲜花和水果。
12）摆放好旗帜和台旗。 2、组织会议的部门 1）提前1小时将参加会议的领导名牌按位置摆放整齐，检查有无错别字。 2）按需要准备会议所用的文件、资料等。 3）根据会议要求，需要时按参会人员人数准备会议用纸，用笔（每支笔要提前试用，以保证参会人员的正常 使用）并摆放整齐。 二、会议进行中的服务工作 1、会议开始前10分钟将茶杯内注入茶水。然后每隔15分钟检查并续茶水一次。 2、过问室内温度变化，随时调整空调。 3、全程监听音响设备的工作状况，随时排除故障。 三、会议后的收尾工作 1、关闭音响设备或投影仪。收好麦克风、移动投影仪和 遥控器，收起投影幕。 2、清理瓶装水空瓶，收好没用过的瓶装水。 3、收好茶杯、盘，清洗、消毒待用。 4、清理烟灰缸，洗净待用。 5、清理桌面地面，清除垃圾和废弃物。
会议组织与服务——三、会议方案拟制习题
会议组织与服务——会议筹备方案拟制习题 姓名年级班级 本试卷共计100分 一、单项选择题（3分/题，共计18分） 1.下面哪个不是会议基本要素中的（）。 A会议名称。B会议地址。 C会议人员。D会议食宿。 2.会议筹备方案主要由标题、开头、主体和（）组成。 A落款B领导者姓名 C组织机构D导语 3. 会议筹备方案的标题一般由召开单位或范围、（）、文种名称三要素组成。 A会议主题B会议议题 C会议名称D会议议程 4.会议筹备方案的开头应写明会议的（）。 A原由、宗旨根据等B会议名称 C会议规范和要求 D 会议的与会人员和地址 5.会前准备工作的第一步就是（）。 A制定会议方案B执法会议通知 C选择、布置会场D准备会议用品 6.草拟会议筹备方案前，要和相关部门特别是（）进行反复深入沟通。A主要领导B部门领导 C领导者的需要D部门人员 二、多项选择题（4分/题，共计28分） 1.会议主题和主要内容要符合（）。 A当前形势B企业实际需要 C领导者的需要D与会者的好恶 2.会议方案的拟制要力求（）。 A理由充分B内容详细 C要求具体D叙述简洁 3.按有关规定，厉行节约的工作有（）。 A食宿安排B经费预算 C会议设备D会议文件 4.会议规模和规格要依据会议内容和议题，力求（）的原则。
A务实B精简 C高效D科学 5.会议策划方案在未经一定程序和主要领导批准之前，只是建设性方案，方案制定者（）。 A可以将方案内容事先告知相关人员B不可以将方案内容随意扩散 C不可以随意告知任何人员D可以公示方案征求意见 6.在会议日程表中出现的要素有（）。 A日期时间B内容、地点 C负责人和与会人员D备注 7.常见的会议筹备小组中，会设以下（）组。 A秘书组B会务组 C宣传组D接待组 三、实务题 天地公司即将在12月底决定在郊区一个度假村召开公司年度总结表彰大会，会期2天，如果你是会议方案撰写的秘书， 1.请简要列举出会议筹备方案中要考虑的各项因素。（22分） 2.简要列出此次会议在哪些方面会产生费用。（12分） 3.请你为方案拟制一份日程表，按照会议相关规定，具体内容自拟。（20分）
大型会议组织工作安排事项
xxxx 会 议 手 册 0——年五月 一、时间：2011年_月_日_午 二、地点：
三、到场嘉宾名单 四、安排流程 五、仪式议程 六、午餐安排 七、结束
第二项 第三项 第四项 第五项 第六项 第 七项 第八项 第九项闭会 XXX 仪式筹备安 排 总指挥: 副总指挥: 督 导: 负责人 成 员: 会务组 __________ 先生主持并致开场词、 第一项 介绍与会嘉宾
工作内容：1、负责制作、悬挂横幅； 2、桌椅、桌牌、鲜花摆放；会场卫生； 3、保证会前会后参会人员车辆安排、会后收尾事宜； 4 、挂牌仪式全程摄像、照相工作，会场音响设备的调试； 时间：2011年_月 _ 日 _午_: _，完成会场布置工作。 5、接站：时间、方式 6、签到表的设计和登记：房间号、联系电话等细致记 录，备注附上返程事项。 7、专人对专家和部分重要客户进行陪护 8、购买或借用会议用品：实物投影仪，激光笔（2），激光笔电池（2）胶片投影仪（检查两个灯泡均正常）投影幕（最大的，检查并试用）胶片（1本），胶片笔白板笔（红绿各2支黑笔4支）、白板擦、吸铁石（6）笔记本（带光驱、软驱）、3寸软盘 （若干）打印机、驱动程序、打印纸等 二、材料组 负责人: 成员: 工作内容: 1、与会人员通知; 、会议记录; 、负责拟定会议议程; 、打印装置会议桌牌;
时间：2011年_月_ 日 _午_: _，所有材料准备就绪。 三、礼仪、接待组 负责人： 成员： 工作内容：1、礼仪接待； 2 、会场水果配备及会场茶水添备。 四、后勤组 负责人： 成员： 工作内容：1、负责领导客房预订； 2、根据与会人数做好用餐安排； 3、做好酒店接待。 4、退房事项：向人员强调退房的时间要求，以及退房退 卡的方式等，避免房牌的遗失和物品的遗漏，会务组宜有专人负责； 5、返程事项：对人员的返程时间和方式应详细询问，提 前列明时间表并由专人安排送站事宜，尤其防止疏漏和衔接失误； 6、送站事项：须有认识大部分人员的人员在会议酒店 组织送站工作，避免出现客人无人送，客人空等，车辆空等的现象；