国土资源局档案管理工作制度

国土资源局档案管理工作制度

第一条为加强档案管理，有效地保护和利用档案，为国民经济建设和社会发展服务，根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》以及有关法律、法规的规定，结合本单位实际，制定本办法。

第二条市国土资源局各单位对档案的收集、整理、移交、利用等，应当遵守本办法。

第三条本办法所称的档案是指市局各单位在过去和现在从事各项专业工作直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式的历史记录。

第四条本办法所指的档案包括：文书档案、机构人事档案、计划财务档案、建设用地档案、地籍管理档案、土地利用规划档案、地质矿产档案、法规监察档案等。

第五条市局档案室应依法履行下列职责：

贯彻执行有关法律、法规和国家有关档案工作的方针政策以及上级档案部门对档案工作的有关规定和办法。

制定市局档案工作规章制度，并组织实施。

集中统一管理市局各单位在工作中形成的各类档案，负责做好档案的接收、整理、保管、统计、移交、销毁和提供利用等工作，为本单位工作和社会提供服务。

严守保密制度，严格按规定办事。

组织档案管理专职人员学习、交流业务知识，不断提高业务管理水平。

第六条档案立卷归档

市局各单位在完成一切工作中所形成的具有保存查考价值的资料、材料应全面收集、鉴别和整理，按规定立卷。

文书档案由文书处理部门立卷归档，业务档案由各业务部门立卷归档。

外来文件按年度、除尘组织机构立卷；自产文件实行两套制；业务档案按业务项目立卷，超过厚度的可分册立卷。

为保证归档文件的齐全和完整，市局各单位和个人保存具有归档价值的文件，包括调查汇报、会议材料均应初步立卷，及时向档案室移交，个人不得据为私有。

确保档案案卷质量，严格按照《档案法》，档案管理有关规定，做到归档及时，分类科学，组卷合理。

第七条档案移交保管

市局各单位对本单位形成的各类档案应在次年3月份以前收集齐全，初步整理，交由市局档案室集中统一管理。

市局各单位按规定向档案室移交档案，档案室按规定向市档案局移交档案，并填写移交登记表两套，由移交双方签字或签章，方能生效。

改善保管条件，库房要坚固，设备要齐全，努力使温度控制在24℃以下，湿度在70%以下。

档案室做到存放在橱柜，案卷有卷夹，卷盒排列有序、整齐，查找方便，管理规范，要有“八防”措施，即：防盗、防光、防火、防高温、防尘、防潮、防鼠、防虫。

为查找利用方便，档案柜上应有指引卡，标有存放档案的年度和案卷的起止号码，索引应有《案卷目录》、《全引目录》、《专题目录》、《全宗介绍》等。

档案入库必须先进行消毒，防止虫害带入库房，库房经常保持干净、卫生，严禁非档案人员进入库房，库房内严禁存放与档案无关的杂物。

第八条档案的查阅

所有查阅档案人员要严格遵守查阅制度，认真填写查阅登记表，批准后，在档案查阅室内查阅，查阅时应按规定的范围、内容查阅，并要有两人在场。

本局工作人员因工作需要查阅、复印或借阅档案，必须填写《档案查阅申请单》，并经分管局长或分管档案工作的办公室主任签字批准后方可查阅。

外单位查询档案的，须提供查询人的身份证及单位介绍信，经分管局长或分管档案工作的办公室主任签字批准后方可查阅。

其他个人查询自己的有关档案资料，须提供身份证并写申请，经分管局长或分管档案工作的办公室主任签字批准后方可查阅。

委托他人查询的单位或个人，还应出具授权委托书，境外委托人的授权委托书应当按照有关规定，经过公证或认证。

国家安全机关、公安机关、检察机关、审判机关和纪检监察部门应当提交本单位的查询证明以及执行查询任务的工作人员的工作证件。

案卷一律不外借，对复印、摘录的材料须档案室核实、签章。地籍权属调查人员因工作需要借阅地籍档案，须经分管局长或局长批准。

查阅人员应自觉保护好案卷，查阅时，不得删改案卷和拆卷。不准吸烟、喝水，防止对案卷的损坏。

查询档案资料所发生的费用由查询人承担。

第九条档案的统计、鉴定、销毁

市局档案室每年对档案的接收、移交、鉴定、销毁、保管、利用等数量状况进行统计登记工作。

档案文件资料的统计应做到数字准确，填报及时，实事求是，做到台帐和案卷数与实物相符。

凡归档的文件材料，根据国家有关档案保管期限的规定，结合本局实际，定期对档案进行鉴定，确定档案的存毁。

严格履行销毁审批手续，编写销毁清册，报主管领导审核批准。认真执行销毁程序，销毁档案须指定两人按照批准的内容在指定的地点实施销毁，监销人员在销毁清册上签

字，未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第十条档案保管、安全保卫制度

严格执行《档案法》、《档案法实施办法》、《保密法》和本单位业务档案的保密规定。

市局档案室管理的各种档案资料，主要供本部门、本系统利用。

档案工作人员必须严守纪律，保守机密，未经批准，不得借阅和调卷，不准将档案及有关资料带出档案室。

查阅人要严格执行查阅制度，未经批准，不得私自抄录、复印文件和资料。

档案库房内严禁吸烟，严禁存放易燃物品，除档案管理人员外，其他人员不准进入库房。

定期记录库房温湿度，检查档案安全设施，打扫库房卫生。

第十一条对违反本办法规定和国家有关档案法规，造成档案损毁、丢失、泄密或擅自提供、复制以及玩忽职守造成档案损失的行为，由局纪检、监察机构调查核实后，依照有关规定，提出处理意见，报局党组研究，对有关责任人员给予处罚或处分。