[VIP专享]主文档与子文档

使用Word的主控文档，是制作长文档最合适的方法。主控文档包含几个独立的子文档，可以用主控文档控制整篇文章或整本书，而把书的各个章节作为主控文档的子文档。这样，在主控文档中，所有的子文档可以当作一个整体，对其进行查看、重新组织、设置格式、校对、打印和创建目录等操作。对于每一个子文档，我们又可以对其进行独立的操作。此外，还可以在网络地址上建立主控文档，与别人同时在各自的子文档上进行工作。

1.1创建主控文档

主控文档是子文档的一个“容器”。每一个子文档都是独立存在于磁盘中的文档，它们可以在主控文档中打开，受主控文档控制；也可以单独打开。创建主控文档的步骤如下：

（1）单击【常用】工具栏中的【新建空白文档】按钮，创建一个空文档。

（2）选择【视图】菜单中的【大纲】菜单项，并切换到大纲视图下。此时【大纲】工具栏自动激活，【大纲】工具栏及各按钮如图1所示。

图 1 大纲视图

（3）输入文档的大纲，并用内置的标题样式对各级标题进行格式化。

（4）选定要拆分为子文档的标题和文本。注意选定内容的第一个标题必须是每个子文档开头要使用的标题级别。例如，所选内容中的第一个标题样式是“标题3”，那么在选定的内容中所有具有“标题3”样式的段落都将创建一个新的子

文档。选定的方法是鼠标移到该标题前的空心十字符号，此时鼠标指针变成十字箭头，单击鼠标即可选定该标题包括的内容。

（5）单击【大纲】工具栏中的【创建子文档】按钮，原文档将变为主控文档，并根据选定的内容创建子文档，如图6-2所示。可以看到，Word把每个子文档放在一个虚线框中，并且在虚线框的左上角显示一个子文档图标，子文档之间用分节符隔开。（如图2）

图 2 创建子文档

（6）把文件保存下来即可。Word在保存主文档的同时，会自动保存创建的子文档，并且以子文档的第一行文本作为文件名。

注意：

如果文档中已经存在子文档，而且文档中的子文档处于折叠状态，那么【创建子文档】按钮会无效。要使它有效，需要首先单击【展开子文档】按钮。

在Word中，不但可以新建一个主控文档，而且可以将已有文档转换为主控文档。这样，用户就可以在以前工作的基础上，用主控文档来组织和管理长文档了。将已有文档转换为主控文档与创建空的主控文档基本类似，步骤如下：（1）打开要转换为主控文档的已有文档。

（2）单击【视图】菜单中的【大纲】菜单项，切换到大纲视图。

（3）通过使用内置标题样式或大纲级别建立主控文档的大纲，操作方法与创建主控文档时建立大纲的方法相同，可

通过【格式】工具栏中【样式】菜单项所带的下拉列表来定义文本是标题或正文。

（4）选定要划分为子文档中的标题和文本，如果某些文本包含在一个标题下，那么在单击这个标题前的分级显示符

号选定这个标题时，这些文本也会被同时选定，创建子文档后，这些文本也将包含在这个子文档中。

（5）单击【大纲】工具栏中的【创建子文档】按钮，创建子文档。

（6）把文件另存为别的文件名。

不管主控文档的文件名如何，每个子文档指定的文件名不会影响，因为它只是根据第一行的文本自动命名的。如果文件名相同，会自动在后面加上“1，2，…”来区别。

1.2插入子文档

在主控文档中，可以插入一个已有文档作为主控文档的子文档。这样，就可以用主控文档将以前已经编辑好的文档组织起来，而且还可以随时创建新的子文档，或将已存在的文档当作子文档添加进来。例如，作者交来的书稿是以一章作为一个文件来交稿的，编辑可以为全书创建一个主控文档，然后将各章的文件作为子文档分别插进去。操作方法如下：

（1）打开主控文档，并切换到主控视图。

（2）如果子文档处于折叠状态，先单击【大纲】工具栏上的【展开子文档】按钮，以激活【插入子文档】按钮。

（3）将光标定位在添加已有文档的地方，确保光标的位置在已有的子文档之间。如果将改变定位在某一子文档内，

那么插入的文档也会位于这个子文档内。

（4）单击【大纲】工具栏中的【插入子文档】按钮，将弹出如图6-3所示的【插入子文档】对话框。

（5）在【插入子文档】对话框的【查找范围】框的文件列表中找到所要添加的文件，然后单击【打开】按钮。

经过上述操作后，选定的文档就作为子文档插入到主控文档中，用户可以像处理其他子文档一样处理该子文档。（如图3）

图 3 插入子文档

1.3展开和折叠子文档

在打开主控文档时，将折叠所有子文档，也就是每个子文档都将如图6-4所示的超级链接方式出现。单击链接点，就可以单独打开该子文档。

要在主控文档中展开所有的子文档，可以单击【大纲】工具栏中的【展开子文档】按钮，文档展开后，原来的按

钮将变为【折叠子文档】按钮。再次单击【折叠子文档】按钮，子文档又将成为如图6-4所示的折叠状态。

当文档处于展开状态时，如果要打开并进入该子文档，可以双击该子文档前面的图片，Word会单独为该子文档打开

一个窗口。

1.4重命名子文档

在创建子文档时，Word会自动为子文档命名。此外当把已有的文档作为子文档插入到主控文档中时，该子文档用的

名字就是文档原来的名字。如果用户为了便于记忆管理，可以为该子文档重命名。

注意：

不能用【资源管理器】等程序或DOS命令来对该子文档重命名或移动子文档，否则，主控文档将找不到并重新组织子文档。

可以按如下步骤对子文档进行重命名：

（1）打开主文档，并切换到主控文档显示状态。

（2）单击【折叠子文档】按钮折叠子文档。

（3）单击要重新命名的子文档的超级链接，打开该子文档。

（4）单击【文件】菜单中的【另存为】菜单项，打开【另存为】对话框。

（5）选择保存的目录，输入子文档的新文件名，单击【保存】按钮。

关闭该子文档并返回主控文档，此时会发现在主控文档中原子文档的文件名已经发生改变，而且主控文档也可以保持对子文档的控制。注意保存该主控文档即可完成对子文档的重命名。

在重新命名子文档后，原来子文档的文件仍然以原来的名字保留在原来的位置，并没有改变原来的文件名和路径。Word只是将子文档文件以新的名字或位置复制了一份，并将主控文档的控制转移到新命名后的文档上。原版本的子

文档文件仍保留在原来的位置，用户可以对原来的文件自由处理，删除或者移动都不影响主控文档。

1.5重新排列子文档

在主控文档中，子文档是按次序排列的，而且这个次序也是整篇长文档中各部分内容的次序。如果要改变它们的次序，如要把第一节调整到第二节，第二节作为第一节，可以按如下步骤进行。

（1）打开并显示主控文档。

（2）如果子文档处于折叠状态，要首先展开子文档。

（3）如果要重新排列的子文档处于锁定状态，首先解除锁定。解除的方法参看1.7节。

（4）单击子文档图标，选定要移动的子文档，例如，在图6-5中选定的是第二节（5.1.2）。

（5）将子文档图标拖动到新的位置。在拖动过程中，Word将用一条带箭头的横线代表被拖动的子文档，这条横线的所处的位置就是子文档拖动后的位置。将这条横线到达正确位置后再松开鼠标即可，如图6-5所示。

完成上述操作后，被选定的子文档就会移到新的位置，从而实现了子文档的重排。

1.6合并和拆分子文档

合并子文档就是将几个子文档合并为一个子文档。合并子文档的操作步骤如下：

（1）在主控文档中，移动子文档将要合并的子文档移动到一块，使它们两两相邻。

（2）单击子文档图标，选定第一个要合并的子文档。

（3）按住Shift键不放，单击下一个子文档图标，选定整个子文档。

（4）如果有多个要合并在一起的子文档，重复步骤（3）。

（5）单击【大纲】工具栏中的【合并子文档】按钮即可将它们合并为一个子文档。在保存主文档时，合并后的子

文档将以第一个子文档的文件名保存。

如果要把一个子文档拆分为两个子文档，具体步骤如下：

（6）在主控文档中展开子文档。

（7）如果文档处于折叠状态，首先展开；如果处于锁定状态，首先解除锁定状态。

（8）在要拆分的子文档中选定要拆分出去的文档，也可以为其创建一个标题后再选定，如图4所示。

图 4 选定要拆分出去的子文档

（9）单击【大纲】工具栏中的【拆分子文档】按钮。被选定的部分将作为一个新的子文档从原来的子文档中分离

出来，如图5所示。

图 5 拆分后的子文档

该子文档将被拆分为两个子文档，子文档的文件名由Word自动生成。用户如果没有为拆分的子文档设置标题，可以在拆分后再设定新标题。

1.7锁定主控文档和子文档

在多用户协调工作时，主控文档可以建立在本级硬盘上，也可以建立在网络盘上。合作可以共用一台计算机，也可以通过网络连接起来。如果某个用户正在某个子文档上进行工作，那么该文档应该对其他用户锁定，防止引起管理上的混乱，避免出现意外损失。这时其他用户可以也只能以只读方式打开该子文档，其他用户只可以对其进行查看，修改后不能以原来的文件名保存，直到解除锁定后才可以。

锁定或解除主控文档的步骤如下：

（1）打开主控文档。

（2）将光标移到主控文档中

（3）单击【大纲】工具栏中的【锁定文档】按钮。

此时主控文档自动设为只读，用户将不能对主控文档进行编辑。但可以对没有锁定的子文档进行编辑并可以保存。如果要解除主控文档的锁定，只需再将光标移到主控文档中，单击【锁定文档】按钮即可。

要锁定子文档，同样要把光标移到该子文档中，然后单击【大纲】工具栏中的【锁定文档】按钮即可锁定该子文

档。锁定的子文档同样不可编辑，即对键盘和鼠标的操作不反应，锁定后的子文档以图标标识，锁定后的主文档在文档中没有标识，但在标题栏中有【只读】两个字来标识。

解除子文档的锁定与解除主控文档的锁定方法相同。

1.8在主控文档中删除子文档

如果要在主控文档中删除某个子文档，则可以先选定要删除的子文档，即单击该子文档前面的图标，然后按Delete键即可。

从主控文档删除的子文档，并没有真的在硬盘上删除，只是从主控文档中删除了这种主从关系。该子文档仍保存在原来的磁盘位置上。

1.9在子文档之间移动或复制文本或图形

在编辑长文档时，一个子文档经常会用到另一个子文档中的文本或图形。用户可以利用拖动的办法在两个子文档中进行移动或复制文档中的内容。如果文档在折叠状态，请首先展开子文档。用户可以直接在主控文档视图中移动或复制文档或图形，也可以切换到普通视图下进行，

如果文档很长，两个子文档距离比较长，直接拖动不方便，用户可以利用复制粘贴的方法进行即可。也可以把文档折叠起来，然后单击相应子文档的链接点，以另一个窗口打开子文档，再在这两个子文档中粘贴复制文本或图形即可。

1.10将子文档转换为主控文档的一部分

当在主控文档创建或插入了子文档之后，每个子文档都被保存在一个独立的文件中。如果想把某个子文档转换成主控文档的一部分。步骤如下：

（1）选定要转换的子文档

（2）单击【大纲】工具栏中的【删除子文档】按钮。

（3）该子文档的外围虚线框和左上角的子文档图标消失，该子文档就变成主控文档的一部分。

2论文

2.1论文Word技巧小结

前一段时间用Word写论文，觉得Word设计得独具匠心。我从Word5.0开始，一直用到Word2000，大概用过80%的功能（粗略地按help统计），包括写宏。有一篇对微软Office组总头的专访，他说市场调查显示绝大多数用户只用到Word很少的一点功能，非常可惜。我相信这并非妄言。例如选定文本中的一列，很多人办不到。其实按Alt拖鼠标是可以选列的。有人曾经敏锐地观察到Word中文排版每行最后的标点符号参差不齐，并因此大肆鼓吹WPS2000。其实，Word里有个选项，“排版时压缩标点间距”，把它关了就没事了。可见，往往弱的不是Word而是我们。

2.2几条用Word排论文的技巧

插公式时经常需要让公式居中对齐、行末的公式编号右对齐。只要设一个居中制表位和一个右对齐制表位，输入时按TAB即可。建议居中制表位位置用字符做单位，比如五号字体在缺省A4页面上是每行40字符，居中制表位就可以设在20字符处。

公式编号用SEQ域输入，从“插入”菜单选“域”即可。这样做的好处是如果有100个公式，在最开始插入一个新的，那

么这100个公式的编号都要加1。

如果手工修改会非常吃力，而Ctrl+A全部选定再F9更新域则十分快捷。

参考文献用尾注，也在“插入”菜单里。缺省的是上标格式，按Ctrl+'+'可以改成正常格式。好处也是可以自动排号。

图片说明用题注。一般排版要让题注宽度小于版心距，用水平标尺上的悬挂缩进加右缩进实现。

Word表格中可以进行简单的计算。比如有一个表格，让第三列的值显示第二列比第一列多百分之几，用“表格”菜单

的“公式”即可，不用Excel高射炮轰蚊子。

对公式、尾注、图片、表格的引用一概用交叉引用，“插入”菜单下。好处是可以做成超级链接，而且公式编号改动的

话对这个公式的引用会跟着改。

所有的章节标题都用样式，并且用多级项目符号列表。好处是标题编号（第几章、第几节）可以自动生成，可以在文档结构图（“视图”菜单）中浏览，可以用垂直滚动条下方的定位按钮快速定位，还可以生成目录。我一般关闭“基于所用格式定义样式”这个自作聪明的功能，所有样式都自己选。

图片和表格做成嵌入式的，这样不会乱跑。表格每个单元格水平垂直均居中对齐。表格段落格式选“段中不分页”，这

样不会出现表格拆到两页上的恶心局面。

正文缺省样式是首行缩进2字符。输公式的时候要另起一行，但是逻辑上它应该跟前面的文字算作一段（鼠标三击可以选定段），用Shift+Enter软回车搞定。每次要输入公式的时候，点到前一个包含公式的段，用格式刷复制即可。2.3用Word编辑论文的几个建议

由于各方面的原因，大家主要还是用Word编辑论文。Word在写科技论文方面虽然有一些先天不足，但却提供了非

常强大的功能。如果不能充分利用这些功能，可能经常要为不断地调整格式而烦恼。这里把使用Word的经验和教训

总结一下，抛砖引玉。

2.3.1原则:内容与表现分离

一篇论文应该包括两个层次的含义：内容与表现，前者是指文章作者用来表达自己思想的文字、图片、表格、公式及整个文章的章节段落结构等，而后者则是指论文页面大小、边距、各种字体、字号等。相同的内容可以有不同的表现，例如一篇文章在不同的出版社出版会有不同的表现；而不同的内容可以使用相同的表现，例如一个期刊上发表的所有文章的表现都是相同的。这两者的关系不言自明。在排版软件普及之前，作者只需关心文章的内容，文章表现则由出版社的排版工人完成，当然他们之间会有一定交互。Word倡导一种所见即所得（WYSIWYG）的方式,将编辑和排版集成在一起，使得作者在处理内容的同时就可以设置并立即看到其表现。可惜的是很多作者滥用WYSIWYG，将内容与

表现混杂在一起，花费了大量的时间在人工排版上，然而效率和效果都很差。

本文所强调的“内容与表现分离”的原则就是说文章作者只要关心文章的内容，所有与内容无关的排版工作都交给Word去完成，作者只需将自己的排版意图以适当的方式告诉Word。因为Word不仅仅是一个编辑器，还是一个排版软件，不要只拿它当记事本或写字板用。主要建议如下。

2.3.2一定要使用样式

除了Word原先所提供的标题、正文等样式外，还可以自定义样式。如果你发现自己是用选中文字然后用格式栏来设

定格式的，一定要注意，想想其他地方是否需要相同的格式，如果是的话，最好就定义一个样式。对于相同排版表现的内容一定要坚持使用统一的样式。这样做能大大减少工作量和出错机会，如果要对排版格式（文档表现）做调整，只需一次性修改相关样式即可。使用样式的另一个好处是可以由Word自动生成各种目录和索引。

2.3.3一定不要自己敲编号，一定要使用交叉引用。