论当代秘书必备素养和能力

论当代秘书必备素养和能力

论当代秘书必备素养和能力(3)(1)

论当代秘书必备素养和能力

【内容摘要】随着现代社会的飞速发展，秘书职业呈现出服务领域广、层次多，要求高的特点。用人单位在为找不到“拿来就能用”的文秘人才而焦虑，难招到合适的能胜任的人才。为满足现代秘书工作的需求，本文针对现代秘书所面临的环境，分析了国外秘书的发展趋势以及我国现代秘书存在的不足，提出了当代秘书工作所必备的素养：具有强烈的责任感、事业心；对工作充满激情，具有锲而不舍的进取精神；具有一种淡泊名利、任劳任怨、甘于奉献的崇高境界；具有谨小慎微而又雷厉风行的工作作风；养成善于思考、勤于学习的生活习惯；跟随时代潮流，与时俱进，掌握先进技能。同时在工作中要强化服务和实效意识，从而提高自身的综合素质。

【关键词】秘书素养能力

一、秘书的定义

“秘书”一词由来已久，涵义亦颇多。此词源于拉丁文Seevet Vius，其意是可靠的职员。我国古代，“秘书”指宫廷中的藏书，班固的《汉书》曾提到“御史掌秘书”、“刘歆校秘书”，这就是指图书典籍。后来其义逐渐演化为答理宫中藏书的官吏。欧美一些国家的高级秘书则相当于长官。

1997年12月劳动部颁发的《秘书职业技能标准》给秘书下了一个定义：“专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员。”后面说明适用范围：“本标准适用于在机关、团体、企事业、涉外机构等组织中，从事秘书工作的人员，也适用于有志从事秘书工作的人员。”在同时由劳动部国家职业技能鉴定专家委员会组织编写的《秘书工作概要》教材中，对广义的秘书的逻辑定义：“位居领导人身边或领导机构中枢，从事办公室事务，办理文书，联系各方，保证领导工作正常运转，直接为领导工作服务并为各方面服务的事务与信息助手”。这是首次由国家的领导机关给秘书作出的定义。这也是充分吸取了理论界的各家之长。理论界也好、《辞海》、《辞源》也好，尽管各说不一，多数意思倒也并无很大的差别，说到底秘书总不外乎是领导的助手之一。

二、国外秘书职业的发展趋势

（一）社会化

秘书不仅广泛存在于政府机关、企事业单位、社会团体和领导身边，而且渗透到社会每个角落。美国和英国私人雇佣秘书尤为普遍，从政府官员到企业主管，从演员到运动员，从律师到医生，几乎都有私人秘书。在美国，26种职业中秘书的就业增长率占第一位，秘书工作已不仅是一种职业，而且已发展成为一种新兴的行业。秘书虽不属于某一行，但又为任何一个行业所必需。

（二）专业化

社会政治、经济的变化和科学技术的迅猛发展，要求秘书工作能全面适应复杂多变的环境，否则将难以协助领导做好管理工作。办公室工作自动化、现代化、“无纸化”的发展趋势，使秘书工作的专业化进程不断加快。美国的秘书职业共分41个大类14个工资等级。其中，秘书、一般文书管理、一般通讯管理、密码编制、译码设备操作人员为6级。6级以下（含6级）工作较单纯，技术要求较低；6级以上工作较复杂，技术要求也较高。专业分工之细还表现在同是文书人员又分为一般文书人员、函件文书人员、记号符号文书人员等，同是办公机械操作人员又分为打字(文字录入)人员、电动排字机操作人员、簿记机械操作人员、传真机操作人员、电话接线员等。职位分类在秘书工作实践中起到了培养良好的秘书职业素养的作用：一方面打破了“一个领导、一个秘书”的传统组合关系，使具有某方面专长的秘书在这方面能同时为几个领导服务，并高效地完成本职工作；另一方面为秘书人员的定级、鉴定、定薪提供了客观依据，为秘书人员的专业学习和培训指明了方向，能使秘书从业人员有针对性地学懂、学精某一方面的知识和技能。

（三）现代化

在第三次浪潮的推动下，一些发达国家正在迅速地向一个全新的“三C四A”社会迈进。所谓“三C”，就是通信化、计算机化和自动控制化；所谓“四A”，即工厂自动化、办公室自动化、家庭自动化和农业自动化。其中，办公室自动化使秘书工作中许多常规的手工操作逐步地被现代化手段所代替。在国外，一个得力的秘书加上自动化办公设备其工作效率是惊人的。在美国、日本和西欧各国，公文投递、传阅、处理已大量采用电子计算机；企事业单位的业务会议也用电传设备进行，与会人员不必集中即可在不同地点甚至不同国家开会；领导的指示可以用听写机自动打成文稿，再由秘书加工润色。

（四）女性化

在一般秘书（指各个层次中从事一般秘书工作的人员）中，女性居多，这已成为港

台及国外秘书职业的一个显著特点。秘书工作是为领导者服务的，从根本上说秘书职业属于服务性职业。女性具有耐心、细心，感情丰富、细腻，善交际，手指灵巧，长于理性思维，对各种艰辛与压力的承受能力强等特点，从这种意义上讲女性比男性更适宜从事秘书工作。

三、我国秘书职业化特征

2000年3月16日，中华人民共和国劳动和社会保障部，发布了《招用各种从业人员规定》，决定从2000年7月1日起，凡规定中涉及到的各行业的技术种类和有关人员，上岗必须持有该部颁发的职业资格证书。秘书被正式列入其中，标志着中国秘书职业化时代的真正到来。

我国的秘书职业化有着其显著的标志。首先是产生了秘书与官职脱钩的趋向。现在，虽然党政机关的秘书仍含有“官”的内容，但是，由于国家机关正在积极推行公务员制度，党政机关的秘书也向职业化方向发展，逐渐脱离“官”的职衔。其次，是以从事秘书工作为谋生手段。因此，社会上出现了一些专门从事秘书性事务的服务机构。再次，从事秘书工作的人员已形成社会上的一个职业阶段。秘书工作职业化日趋成熟，秘书是社会需求的不可缺少的一支队伍。

现代职业化的秘书活动，与历史上官制秘书活动相比，与我国公有制单位的秘书活动相比，有着显著的特征。

（一）服务对象多元化

现代秘书活动的范畴不仅仅限于国家官僚体系，它广泛存在于一切社会管理活动乃至一切重要的生产实践和科学文化活动中。

（二）秘书主体商务化

21世纪我国将实现四个现代化，社会主义市场经济将长足发展，与工商企业的迅速发展相适应，商务秘书的增长也就必然越大。我国传统的以党政秘书为主体的秘书结构，将会被以商务秘书为主的秘书模式所取代。在市场经济的舞台上，商务秘书必须唱主角，是国际秘书职业发展的历史经验，这也将是我国秘书职业发展的大趋势。

（三）秘书知识技能专业化

秘书知识技能专业化是秘书职业发展的大趋势，许多高等院校单独设置了秘书专业，培养高层次的秘书人才，有的地方开办了秘书专科学校或秘书职业学校，形成了培

养教育体系和任职资格考核体系，以及指导秘书从业实践的秘书理论体系。

四、当代秘书必备素养

我国现阶段，“秘书”主要指在领导身边，从事为领导服务，承办文书、会务及其它交办事务的助理性、参谋性的工作人员。尽管不同种类秘书的工作侧重点不同，但基本工作是相同的，秘书所具有的基本素养是一致的。

（一）具有强烈的责任感、事业心

无论做什么事情，都要记住自己的责任，无论在什么样的工作岗位上，都要对自己的工作负责，文秘工作者亦是如此。强烈的责任感和对事业的忠诚，对于秘书来说，就是他的职业生命。特别是对于那些快速成长的高科技公司，或者以服务业为主的公司来说，秘书的忠诚度更为重要。忠诚是一种职业的责任感，是一种职业的忠诚，是你承担某一责任或者从事某一职业所表现的敬业精神。责任感是人走向社会的关键品质，是一个人在社会上立足的重要资本。一个单位，一个领导总是希望把每一份工作都交给责任心强的人，主动要求承担更多的责任或者自动承担责任，是文秘工作者必备的素质。周红曾在一家房地产公司做文秘，工作兢兢业业，勤勤恳恳。一年后，公司资金运作困难，人们纷纷跳槽，最后总经理办公室的工作人员就剩下她一个。有一天，她走进老板的办公室问老板：“您认为您的公司已经垮了吗？”老板很惊讶，说：“没有！”“既然没有，您就不应该这样消沉。虽然您的2000万美元砸在了工程上，成了一笔死钱，可公司没有全死呀！我们不是还有一个公寓项目吗？只要好好做，这个项目就可以成为公司重振旗鼓的开始。”说完她拿出那个项目的策划方案。隔了几天周红被派去负责那个项目，两个月后，那片位置不算好的公寓全部先期出售。周红为公司拿到了2000万美元的支票，公司终于有了起色。过了三年，公司改成股份制，老板当了董事长，周红则成了新公司第一任总经理。老板在新公司的周年庆上当着全体员工热泪盈眶的对周红说道：“谢谢你，当初没有你的那番话和你的支持，我不可能走出那次危机，也不可能有今天。我永远感激你在我最困难的时候给予我的鼓励和帮助。”周红却说道：“这是我的分内之事，也是每一个公司员工应该做的。”台下顿时掌声雷动。这充分体现了一个秘书应具备的责任心。

（二）对工作充满激情，有锲而不舍的进取精神

激情是工作的动力，最好的劳动成果总是由那些头脑聪明并具有激情的人来完成。

从事文秘工作，这个职业所给予他的薪水仅仅是其报酬的一部分，可以说，是很少的一部分。除了薪水，文秘工作给予秘书的“报酬”还有珍贵的经验、专业的训练、才能的表现和职业素质的培养。如果你把文秘工作本身看成是一种学习经验的良好方式，提升自己生存能力的途径，那么，你每次所做的工作对你而言都充满了巨大的机会，你的工作本身就已经充满了激情。在你帮领导或者单位处理问题的过程中，有一种主人翁意识，全力以赴、锲而不舍，事实上你已经获得了许多宝贵的经验和能力。而当这种对工作的激情和锲而不舍的进取精神已形成工作作风和习惯，文秘工作者的参谋能力将会以不同的方式转化为领导决策能力。不管一个人现在所取得的成就或者是业绩有多大，依然需要时时提升自己，不断进取，如果只是停滞在现有的水平上，实际上这是一种倒退。当你不断进取增强自己的力量、不断提升自己的时候，你对自己要求的标准会越来越高，这本身就是一种收获。秘书无论何时何地都应该保持一种亢奋、积极的进取精神，不为一时的失败和挫折而气馁、心灰。

（三）具有一种淡泊名利、任劳任怨、甘于奉献的崇高境界

出色的文秘工作者在某些方面的工作能力或许能等同领导，甚至超过领导。聪明的秘书一定会暗自欣慰但在工作上还是倾心尽力的想着如何使领导的工作更加顺畅和出色；而愚钝的秘书却心存怨气，感觉自己怀才不遇，暗自盘算着越权越位的事儿。有句格言说的很好，“如果你认为世界发生了改变，那么我想告诉你，改变的不是世界，而是你对世界的看法”。现在很讲究换位思考方式，就是让人们改变一下自己的位置，从另一个角度展开思考，理解方式的改变就会使很多想法和行为随之改变。秘书工作是以领导工作为轴心，要紧紧围绕这一轴心进行上下、左右、前后同步运行的辅助性工作。辅助性决定了秘书工作的被动性。一切为领导服务是秘书工作的职责和宗旨。当你意识到这一点，如果你想解怠责任、想越权越位，你的良心都不允许你这样做。要淡泊名利，要甘于奉献，当然就少不了锻炼秘书自己的忍耐能力，只有这样才能真正做到任劳任怨。

（四）具有谨小慎微而又雷厉风行的工作作风

作为秘书，不仅要遵守单位、组织的规章制度，而且还要比一般工作人员做得更好，秘书工作内容非常繁杂而多变，秘书常常必须同时处理好几项工作，这是秘书工作的一大特点。哪些工作应该优先处理，哪些事情可以祈缓，如果秘书分不清楚他们之间的轻重缓急，则有可能出现捡了芝麻丢了西瓜的现象。有时也许就是一个小小的过失，为领导或单位却造成了严重的负面影响。在错综复杂的情况下，能否沉着应对、当机立断，这是衡量秘书水平的一个重要标志。在秘书工作中，也要正确处理这种“静”和“动”

作圆满完成为出发点和落脚点，自觉服从和服务于中心工作的总要求。

（四）强化效率意识，提高超前思维能力

秘书人员的重要职责就是将领导的决策和工作意图迅速、准确地贯彻落实下去，因此，秘书应具有强烈的时效观念和进取精神，办事干脆利落，工作雷厉风行。秘书的时效观念最突出的表现之一，就是要有出色的超前思维能力。超前思维能力是秘书工作为领导服务的本质要求，是预见性思维和预见力的表现。秘书人员要善于从现象、表面、细节中发现苗头性、倾向性、代表性的东西，抓住事物发展的规律、本质，科学探测、预知事物发展的趋势、前景，并将深层次思考所得写成建议，及时呈送领导，使之作为重大决策前的依据和参考。这是秘书发挥智能才干的重要体现，秘书人员应加强这方面的学习和实践。

（五）强化应变意识，提高解决具体问题的能力

秘书工作繁杂多变，突如其来的任务较多。因此，秘书应从容镇定，具备优良的应变能力。一是思想上应常绷紧一根“弦”，使自己具有快速应变的能力，有随时应对工作变更和社会性突发事件的准备。二是有临危不惧、遇险不惊的处事风度，在任何矛盾与压力面前，均应力求镇定自若，沉着应对。

（六）强化实效意识，提高综合服务能力

快节奏、高效率是市场经济的特征，也是时代的要求。秘书人员要讲求实际，追求实效，埋头实干，切忌“口头上的巨人，行动上的矮子”。在具体工作中，要围绕着增强市场经济条件下自身的竞争实力开展工作。熟悉地方政府官员、公司客户、上级的亲朋好友等与上级相关的“人脉圈”，并与他们建立良好的公共关系。这时公关技巧的运用是必不可少的。此外，服务于不同的行业，对高级秘书的要求也会有所差异，如律师事务所需要懂得相关法律知识的秘书，而商务公司中又需要有良好的商务谈判能力和协调能力，最好还能具备企业管理知识、财务知识的秘书。

总之，秘书是单位公共关系的中枢，是领导的参谋和助手，负责大量而又繁琐的工作。随着社会主义市场经济体制的逐步完善，对秘书人员知识的要求也越来越高，秘书人才逐渐向复合型方向发展，其知识体系趋向庞大化和复杂化。一名优秀的秘书应谦虚谨慎、埋头务实，又要有远见卓识和富有创造性，善于出谋划策；要有杂家的博学和政治家的风度；是领导的得力助手，也是领导的诤友，具有这些素质和能力的人员才称得上优秀的秘书。

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