合同档案归档表格[工作范文]
合同档案归档表格
篇一：合同档案管理办法
合同档案管理办法
兴进公司管理标准
BP/
合同档案管理办法
20XX-11-16发布20XX-11-16实施———————————————————————————
兴进公司发布
前言
为规范公司合同管理，明确在合同制定、审批、履行和存档等各环节中相关部门的职责以及工作流程，特制订系列管理规范文件，本文件是为规范合同档案管理的指导性和标准性文件。
本流程由成本管理中心负责制定、解释。本流程主要起草人：于卉
本流程主要审核人：王敏、韦萍、李华、黄敏、张玲、林海、卢屹、张斌、陈明
俊、曾敬涵、沈淳、曾杰、潘燕杏、霍燕、刘瑛
本流程批准人：罗欣
本流程首次发布日期：20XX年11月16日本流程发送
部门：公司各部门
更改历史
目录
1 目的 (3)
2 适用范围 (3)
3 职责 (3)
4 合同的保管方
法 (3)
5 支持文件 (6)
6 相关记录 (6)
1. 目的
作为公司《合同管理规范》的支持性文件，意在对公司的合同档案管理做一般性规定。
2.适用范围
本规范除特别指明外，适用于以桂林市兴进实业有限责任公司、桂林市景森房地产开发有限公司和桂林市兴进物业
服务有限责任公司中任何一方为签约主体签订的涉及房地产项目开发和公司经营的所有合同。
3. 职责
成本管理中心负责本规范的制订、修改、指导、实施和监督。
公司各部门保管人员和其他相关责任人员负责具体实施。
4、合同的保管方法：
合同保管应遵循下列原则及时归档原则；完整保存原件原则；便于查找原则。合同保管的范围：合同（包括附件）；合同审批表；
合同订立与履行过程中的所有书面材料。
上述材料（以下统称“合同”）应妥善完整保存。合同保管部门
公司业务部门在职权范围内，对以本公司名义签订的合同原件进行保管。
成本管理中心负责对以本公司名义签订的合同的编号和原件的备份工作，因履行合同进
行的款项结算而发生的单据由财务部负责保管。
成本管理中心以本公司名义对外签订合同时应当一式两份及以上，公司档案室、财务部
应各保留一份合同原件存档，公司成本管理中心、各相
关部门成本/工程主管副总各保
留复印件一份，其他由合同其他当事人和政府部门持有（具体份数根据合同当事人和需要报批部门数目确定）。
各职能部门以本公司名义对外签订合同时应当一式两份及（含一式三份）以上，公司档
案室、公司财务部应各保留一份合同原件存档，本职能部门、业务主管副总各保留复印件一份，其他由合同其他当事人和政府部门持有（具体份数根据合同当事人和需要报批部门数目确定）。
合同的归档
经办人员对合同履行过程中的各种材料，除款项结算与收、付款等原因而必须提交合同
其他当事人或者公司其他部门的材料外，所有材料应在合同履行过程中作为合同附件由职能部门合同经办人交付行政部档案管理员及时归档；各相关部门及人员可留复印件留档，并在发生纠纷需要法律人员协助解决时，按要求将有关材料提交法律顾问或代理律师。
与履行合同有关的材料必须提交给其他当事人且公司没有备份的，经办人员应保留影印
件并按本条第一款的规定处理。
行政部档案管理员对成本管理中心报送的合同进行分类、编号、登记，在进行形式审查后
加盖本公司公章或者合同专用章，保证存档的合同内容完整，具体审查以下内容： A.合同各方当事人须签字盖章；
B.合同规定的附件应齐全；
C.属于合同保管范围的其他材料。
各职能部门合同管理员负责对归档合同按照《合同归档登记表》的要求作好登记和归档
工作。
各职能部门应对合同进行合理分类和编号，有关规定参照公司《合同分类编号规则》执
行。
合同的使用登记
合同在归档之后，凡调阅、复印的，应在档案管理员处办理登记手续；绝密级合同的调
阅，须经行政部负责人与调阅者所在的副总经理签字批准。涉及房地产项目基本合同、土地使用权出让或者转让合同、房屋买卖合同以及其他与不动产有关的重大合同等需经公司总经理签字批准方可借阅。
归还被调阅的合同时，档案管理员应当场检查合同是否有损坏、涂改或缺失，并予登
记，由调阅者签字确认；如合同有被损坏、涂改或缺失的情况，档案管理员应及时登记并向行政部负责人作出书面汇报。
篇二：合同档案管理制度
合同档案管理制度
第一章总则
一、为了规范公司合同档案管理，有效地收集合同签订和履行过程中的有价
值材料，维护公司的经济利益，降低经营风险，特制定本管理制度。二、公司合同档案由签订和履行合同过程中形成的协议、单证、函电及与此相
关的具有保存价值的材料形成。
第二章合同分类
一、采购合同：指为生产产品采购原器件、外协部件、商品、礼品、固定资产
等而签订的合同或框架协议。
二、销售合同：指销售公司产品而签订的合同或框架协议。
三、技术服务合同：指提供技术服务、产品维修、技术咨询、技术转让等签订
的合同。
四、产品合作合同：指公司购买或转让技术、合作开发技术或产品、合作或
委托生产产品、外协加工以及商务合作等签订的合同。
五、测试协议：指用公司产品、商品、部件等用于外部
测试的协议。六、联盟协议：指为拓展销售渠道而签订的分销商或代理商协议。七、市场营销合同：指为市场运作、品牌推广等签订的广告、宣传等市场活动
合同。
八、财务合同：指与相关金融机构签订的借款、还款、债券、保险等合同。九、企发合同：指为企业发展与相关机构、部门、行业组织签订的合同。十、综合合同：区别于上述类别的其他合同或协议。
第三章档案管理的责任分配
一、合同档案管理的归口部门为经营管理部。经营管理部合同管理专员负责所有文件编号归档；非采购、非销售类合同的盖章和合同编号分配；合同相关档案资料的收集、整理；所负责文件合同档案的借阅、保存和销毁。
二、各部门设档案管理员予以协助管理。各部门负责本部门合同或协议的编号分配、档案资料的收集整理。
第四章文件合同归档要求
一、文件合同编号规则
合同号是合同档案唯一的保管单位。销售合同号14位，其余均为12位。
文件合同号由公司号、年度号、分类号、顺序号、部门代码组成。
基本模式：
ST - 20XX － XS － 0001 － HT
公司号年度号分类号顺序号部门代码
1．年度号：年度号由四位阿拉伯数字组成，指文件材料形成的年度。 2．分类号：分类号是档案号的主体, 分别依照合同类别拼音首字母给予
识别代码。
3．顺序号：顺序号4位，用阿拉伯数字表示：0001、0002 ……，表示
公司当年某一类合同的序号。
4．部门代码: 部门代码仅限销售合同，为各部门的汉语拼音简称；二、合同签订人在合同上签字后，由签订人或经办人办理合同评审手续；经领
导审批后，到档案管理员处编号并登记，到印鉴管理员处登记并盖章。合同在双方均盖章生效后须将原件一份送到档案管理员处存档。三、合同签订人或经办人负责将合同相关档案资料及时提交给档案管理员，并
按月将合同的所有档案资料提交完整。
四、所有档案资料整理完整后，每月月初部门档案管理员办理档案移交，填写
《档案移交单》，双方签字认可，管理专员归档。
五、所有以公司名义签订的有效合同（订单）原件一律要求在公司归档，各部
门及平台只留复印件备查。档案管理员每月初将统计出各部门30天前签订的合同中尚未收回合同的清单，以电子邮件或传真的形式发给各部门，各部门须将合同按要求归档。
六、档案管理员每月5号前汇总本部门上月度的完整合同档案资料，制作《合同
档案汇总表》提交经营管理部，并填制《档案归档单》归档。七、公司各部门的投标标书文件，无论是否中标，都要求在投标后1个月内将文
件的电子文档（或光盘）交档案管理员存档。
第五章合同档案保管期限及销毁
一、正式形成的合同档案以合同签订之日起开始计算档案保管期限。二、合同金额在50万元（不含）以下的保存10年；
合同金额在100万元（不含）以下的保存15年；合同金额在5000万元（不含）以下的保存50年；合同金额在5000万元以上的永久保存。三、档案销毁
1．任何组织或个人未经允许无权随意销毁公司档案材料。
2．各档案管理人员应定期对档案进行检查。
3. 合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合
同文档的安全。
4．凡是超过保管期限又确无保存价值的档案应在《档案销毁清单》上登记，经主管业务负责人批准后，专人监销，由档案管理专员销毁，并由《档案销毁清单》立卷永久保存。
第六章档案借阅
一、公司合同原件，一般不予借出。
二、特殊原因需要借阅公司档案的，若借阅本部门签订的合同，应填写借阅申
请单，经部门经理审核后，到档案管理员处办理借阅手续。若借阅非本部门签订的合同，则除本部门经理签字外，还要报公司主管业务负责人批准方可借阅。档案材料的复印手续同借阅。
三、借出档案借用期限为一周。借阅人应到期归还。确因工作需要继续借用的。
必须再次办理借阅手续（续借）。对逾期1周仍不归还者，由档案管理员下发催还单，此后一周内仍不归还者。
四、借阅人应注意档案安全和保密，严禁涂改，转借、损坏、遗失。
第七章责罚制度
一、公司各部门凡违反本制度，无故延期或不交应归档的备份文件材料的，一
经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其部
门负责人和单位领导写出书面检查外，各罚款200元，并予以通报批评。
二、公司所有员工凡违反第六章第四条，泄露公司档案机密的，涂改、拆散或
未经经营管理部批准转借、复印或携带档案外出的，视具体情况，对其部门领导和当事人各罚款200-1000元，并予以通报批评；
三、公司所有员工违反第六章第三条，不按借阅期限归还的，限期归还并责令
其当事人写出书面检查，并对借阅人进行绩效处罚100元；
四、一般档案资料若出现丢失、损坏、缺页等情况，应立即报告档案归档部门
并办好补办手续，同时对借阅人进行绩效处罚100元；如因遗失档案，泄露公司商业秘密，造成恶劣后果者，扣除借阅人及部门负责人一个月绩效工资，并视情况严重程度追究其相关责任。
五、不按规定存放电脑档案，不按规定接收检查者给予相应的纪律处分并给予
通报批评。
六、对借阅公司档案用于非工作需要造成重大损失或影响的，公司将追究其法
律责任。
第八章附则
一、本制度由行政部门负责解释及修改，由总经理办公会批准后执行。该规
定可以依据实际情况进行随时或定期修订, 修订的版本获得总经理办公会批准后生效,且自动替代以前的版本。公司全体员工应遵循最新版本的规定。
二、本制度自下发之日起执行。三、附件
附件1 《档案移交单》
附件2 《档案借阅单》附件3 《档案销毁清单》附件4 《合同登记本》
附件1：
附件2：
附件3：
篇三：档案归档内容及排序表
房屋建筑工程档案归档内容及排序表
一、工程准备阶段文件（A类）
A1决策立项文件
项目建议书
项目建议书的批复文件
可行性研究报告
可行性报告的批复文件
关于立项的会议纪要、领导批示
专家对项目的有关建议文件
项目评估研究资料
A2建设用地文件
征占用地的批准文件和对使用国有土地的批准意见
规划选址意见书及附图
建设用地规划许可证、许可证附件及附图
土地使用权出让交易文件
土地使用证
A3勘察、测绘、设计文件
工程地质勘察报告
水文地质勘察报告
建筑用地控制点通知单
验线合格文件
规划设计方案审查意见书及附图
有关人防、环保、消防、交通、园林、市政、白蚁、审图、防雷、文物、通讯、保密、河湖、教育等部门的审查意见和有关协议
施工图审查合格证书
A4工程招投标文件及其他承包合同文件
勘察中标通知书
A设计中标通知书
施工中标通知书
监理中标通知书
勘察合同
设计合同
施工合同（含分包合同）
监理合同
A5工程开工文件
建设工程规划许可证、附件及附图
建设工程施工许可证
工程质量监督手续
建设单位工程项目负责人及现场管理人员名单监理单位工程项目总监及监理人员名单
施工单位工程项目经理及质量管理人员名单二、监理文件（B类）
B1监理管理资料
监理会议纪要（工地例会、专题会议、内部）监理工作总结
监理工程师通知单
监理工程师通知回复单
监理工程师联系单
监理工程师备忘录
建设单位工程师通知单
建设单位工程师联系单
承包单位通用报审表
B2进度控制资料
工程开工报审表
B3质量控制资料
工程变更单
项目监理机构向有关主管部门质量安全通知单质量事故报告及处理意见
B5合同管理资料
工程暂停令
工程复工报审表
延长工期报审表
B6竣工验收资料
单位/分部工程竣工报验单
工程质量评估报告
三、施工文件（C类）
土建部分
TJ1管理资料
工程概况表
工程项目施工管理人员名单及岗位证书
施工现场质量管理检查记录
开工报告
TJ2工程质量控制资料
图纸会审、设计变更、洽商记录汇总表
图纸会审、设计变更、洽商记录
设计交底记录
工程定位测量、放线验收记录
原材料进场抽样复验报告
钢材复验报告汇总表
钢筋进场复验报告
预应力钢筋进场复验报告
预应力锚具、夹具及静载锚固性能进场复验报告金属螺旋管进场复验报告
其他
水泥、掺加剂、砂、石复验报告汇总表
水泥进场复验报告
预应力孔道灌浆水泥进场复验报告
混凝土外加剂复验报告
预应力孔道灌浆用外加剂进场复验报告
粉煤灰进场复验报告
砂、石料进场复验报告
其他
砖（砌块）试验报告汇总表
砖（砌块）检验报告
防水和保温材料及其他建筑材料复验报告汇总表
防水材料和保温材料复验报告
饰面板（砖）复验报告
人造木板甲醛含量复验报告
玻璃产品性能检测报告
室内用大理石、花岗岩、墙地砖及其他无机非金属材料放射性检测报告、天然花岗岩放射性复验报告
涂料产品性能检测报告
装修用粘结剂性能检测报告
其他
混凝土构件结构性能检验报告、门窗复验报告等汇总表混凝土构件结构性能检验报告
门窗复验报告
施工试验报告及见证检测报告
标准养护混凝土试块试压报告汇总表
混凝土强度评定
混凝土试块试验报告
用于装配式结构拼缝、接头处混凝土强度试验报告
特种混凝土试块试验报告
同条件养护混凝土试块试压报告汇总表
结构实体混凝土强度评定
同条件养护混凝土试块试验报告
抗渗混凝土试块抗渗试验报告汇总表
抗渗混凝土试块抗渗试验报告
砂浆强度汇总评定表
砂浆试块试验报告
预应力灌浆用水泥浆试块试验报告
特种砂浆试块试验报告
钢筋连接试验报告汇总表
钢筋连接试验报告
预应力钢丝镦头强度试验报告
后置埋件现场拉拔试验报告
其他试验报告汇总表
土壤试验报告
地表土壤氡浓度检测报告
外墙饰面砖样板件粘结强度检测报告
水泥土搅拌桩取芯强度试验报告
砌体拉结筋拉拔试验报告
地基基础填方每层填筑厚度、含水量控制、压实度试验报告钢筋保护层厚度实测表
地基基础工程检测报告
结构实体检测报告（无同条件养护试件或不合格时）
其他
隐蔽工程验收记录
钢筋工程隐蔽验收记录
预应力钢筋隐蔽工程验收记录
地下防水转角处、变形缝、穿墙管道、后浇带、埋设件、施工缝等细部做法隐蔽验收记录
穿墙管止水环与主管或翼环与套管隐蔽验收记录
地下连续墙的槽段接缝及墙体与内衬结构接缝隐蔽工程验收记录屋面天沟、檐口、檐沟、水落口、泛水、变形缝和伸出屋面管道的防水构造隐蔽工程验收记录
抹灰工程隐蔽验收记录
门窗预埋件和锚固件的隐蔽工程验收记录
门窗隐蔽部位的防腐、填嵌处理隐蔽验收记录
吊顶工程隐蔽验收记录
轻质隔墙工程隐蔽验收记录
饰面板（砖）工程隐蔽验收记录
护栏与预埋件的连接节点、预埋件隐蔽验收记录
其他
施工记录
工程质量事故及事故调查处理资料
新材料、新工艺施工记录
TJ3土建工程安全和功能检验资料
幕墙及外窗气密性能、水密性能、抗风压性能检测报告（当设计对幕墙有平面位移性能要求时，应有相应平面位移
合同档案怎样归档[工作范文]
合同档案怎样归档 篇一：公司合同归档办法 南京锋尚房地产开发有限公司合同归档办法 一、公司合同按内容共分为三类 1、工程合同，合同编号：南锋房(工)合200X-XXX号 包括：规划、设计、勘察、监理、造价咨询、建筑、安装、装饰、市政、材料采购、甲方付款乙方收货的三方合同、设备购买及安装、室外环境的设计、施工合同 2、宣传合同，合同编号：南锋房(宣)合200X-XXX号 包括：户外广告牌制安、媒介广告设计、制作、宣传品设计、印刷合同 3、行政合同，合同编号：南锋房(行)合200X-XXX号 包括：土地合同、办公用房租凭合同、员工劳动合同、借款协议等 二、合同接收程序 合同经办人将完整的合同（包括合同会签审批单及合同）存档时，应在档案接收登记本上登记并签字，注明：合同名称、存档日期、数量。一般情况下，存档合同应为正副本各一份。 三、合同存档程序 合同交接后，首先对合同进行分类、盖上合同编号章及
正、副本章。然后将正本合同扫描做成PDF电子文件存储在相应的档案室电脑的“合同”文件夹内，同时将合同信息登记在“合同”文件夹内对应的excel格式的“合同目录”上，并将合同编号与PDF格式的文件进行超级链接。第三，将正本合同存放在独立的牛皮纸档案盒内，按编号先后顺序收存于档案室铁皮柜里。 四、合同补充协议接收、存档程序 由于合同变更而产生补充协议时，接收程序同上。存档时，要将合同补充协议编号为：南锋房(X)合200X-XXX号—补充协议1（当合同多次变更时，补充协议的编号顺应为南锋房(X)合200X-XXX号—补充协议2，……）。补充协议要与原合同一起保存在同一个档案盒内。PDF格式的补充协议要与原合同的PDF文件进行合并，同时更新Exce格式的“合同目录”中“合同总额”等相关信息，并在备注栏说明：有补充协议，日期：XX年X月X日。 五、《付款审批表》和《入库单》存档程序 合同的《付款付款审批表》第一联（白色）和《入库单》（白色）应存在档案室，接收程序同上，并保存在该份合同的档案盒内。PDF格式文件要与原合同PDF格式文件进行合并。同时更新Excel格式的“合同目录”中“已付款”等相关信息。 六、副本合同向财务部移交程序
合同档案目录格式
编号：_______________本资料为word版本，可以直接编辑和打印，感谢您的下载 合同档案目录格式 甲方：___________________ 乙方：___________________ 日期：___________________ 说明：本合同资料适用于约定双方经过谈判、协商而共同承认、共同遵守的责任与 义务，同时阐述确定的时间内达成约定的承诺结果。文档可直接下载或修改，使用 时请详细阅读内容。
篇一：合同档案保存目录 合同档案保存目录 篇二：档案的管理、整理方法、档案号编制及目录格 式 档案的管理、整理方法、档案号编制及目录格式 档案管理制度 档案建设是全面建设和长远发展的最基础性的、不容缺失的重要内容。全体工作人员都要树立强烈的档案管理意识，从每个人员、从每项工作、每个环节做起，认真加强档案建设。 （一）档案收存的范围 1、行政档案： ①上级下发的各类文件 ②发出的的各类文件 ③及各部门工作计划、规划、总结、请示、报告、函复、文稿等 ④各种会议通知、会议记录及会议纪要、讲话文稿等 ⑤出具的或盖章的信函、报表等 ⑥各类统计资料 2、人事档案 ①在编人员的档案材料 ②人员招聘的相关材料 ③各类工作人员的登记表、花名册、及相关资料。
④工作人员聘用合同、工资待遇审批表及相关资料。 ⑤挂靠人员相关资料以及挂靠单位的委托通知、协议、待遇及支付方式等。 ⑥工作人员政治身份、职务、级别、岗位、待遇变化的相关资料。 ⑦工作人员年度考评资料、鉴定及各类奖惩的组织正规结论及相关材料。 ⑧工作人员申请、申诉及其它信息资料。 3、财务档案 ①日常支出的财务凭证、账目、审批手续及报表。 ②年度预算、中期预算调整、决算及审批资料。 ③专项收、支的立项计划、执行情况及审批资料。 ④对外投资、借贷及合作项目的财务执行情况跟踪监管的相关资料。 ⑤各种税费、社保金交纳的相关资料。 ⑥固定资产购置、使用、核销的相关资料。 ⑦年度、季度及专项财务分析报告。 4、业务档案 ①历年以省局名义或经济发展中心、培训中心、职业技能鉴定指导中心名义上报、下发的相关培训、职业技能鉴定及其它业务项目文件。 ②历年培训、职业技能鉴定及其它业务工作计划、总结及相关
公司档案管理表格1
第十一章公司档案管理表格 一、文件归档表 部门： 二、归档案卷目录表 卷宗号：目录号：部门：
第十一章 公司档案管理表格 101 三、档案目录表 部门： 编号 文号 名称容 归档日期 备注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 四、企业档案存放表 全宗名称： 全 宗 号： 案卷目录号 案卷目录名称 目录中案卷起止号 存放位置 楼 层 房间 档架 栏 格 制表人： 制表日期：年月日
五、档案索引表 六、()文件保管备查簿 七、档案明细表 102
第十一章 公司档案管理表格 103 八、作废档案焚毁清单 年 月 日 焚毁 档 号 收文号 发文号 简 由 档案起讫日期 核准：监焚：焚毁执行人： 九、档案调阅单 档案名称 审 批 调阅人 档案号及件数 还卷宗日期 年 月 日 经收人签章 件数 共计 件 申请人： 制表日期：年月日
十、阅档催还单 ××同志： 您所调阅的下列档案还期已逾，为方便他人使用和管理，依档案调阅规定，请于×月×日前送还。 档案室 年月日 十一、阅档催还单存根 104
第十一章 公司档案管理表格 105 十二、档案保存年限表 档案分类 档案名称 保管期限 备注 组织类 有关公司章程类的档案 永久 由董事会秘书保管 股东会的档案 永久 由董事会秘书保管 股东名册、股东印鉴簿、出资证明书 永久 由董事会秘书保管 董事会档案 永久 由董事会秘书保管 行政事务 公司对外行政发文 10年 重要会议资料 10年 人事 重要干部名册 15年 重要干部任免决定 10年 经营业务 重要经营计划 10年 经济合同 10年 客户档案 5年
合同档案管理办法
合同档案管理办法 兴进公司管理标准 BP/CB010-2009V1.0-L3 合同档案管理办法 2009-11-16 发布2009-11-16 实施——————————————————————————— 兴进公司发布
前言 为规范公司合同管理，明确在合同制定、审批、履行和存档等各环节中相关部门的职责以及工作流程，特制订系列管理规范文件，本文件是为规范合同档案管理的指导性和标准性文件。 本流程由成本管理中心负责制定、解释。 本流程主要起草人：于卉 本流程主要审核人：王敏、韦萍、李华、黄敏、张玲、林海、卢屹、张斌、陈明 俊、曾敬涵、沈淳、曾杰、潘燕杏、霍燕、刘瑛本流程批准人：罗欣 本流程首次发布日期：2009 年11 月16 日 本流程发送部门：公司各部门 更改历史 版本更改日期 更改说明 （关键点、原因） 编制审核批准 王敏、韦萍、李华、黄敏、 张玲、林海、卢 1.0 2009 年11月16 日新建于卉屹、张斌、陈明俊、曾罗欣 敬涵、沈淳、曾杰、潘 燕杏、霍燕、刘瑛
目录 1 目的·······································3 ···· 2 适用范围···································3···· 3 职责······································3···· 4 合同的保管方法·································3···· 5 支持文件····································6···· 6 相关记录····································6····
合同档案管理制度
合同档案管理制度 一、总则 1．为防范市场风险与法律风险，提高企业经济效益，减少因合同签订、履行过程中有不规范行为导致的纠纷，遵照《中华人民共和国合同法》和国家有关政策法律，结合我公司具体情况，特制定本办法。 2．本办法适用于公司各部门与其他平等主体（自然人、法人、其他组织）及公司系统内相互之间签订、变更、终止民事权利义务关系的合同、协议的管理。 3．合同的管理实行统一领导、归口管理相结合的原则。 4．合同管理工作由综合管理部负责，并配备合同管理员。 5．公司所有员工均应维护公司的合法权益，保守商业秘密。 二、合同的签订、审查和履行 6．经办人于合同签订前，应验证对方当事人有效证件，验明主体
资格，了解其资信状况，审查对方经办人代理权限，审查对方提供资料的真实性与合法性。 7．委托代理人对外签订合同时，必须报公司部门负责人及分管领导审查批准，合同标的大，或合同内容重大、条款复杂，必须报公司总经理批准。 8.下属分公司、办事处委托代理人以公司名义对外签订合同时，必须报公司总经理审查批准，总经理审批后的盖章管理流程由公司市场营销部根据各分公司、办事处的具体情况制定和执行。 9．公司合同专用章的管理人员，应当根据批准人的批准意见，在合同文本上加盖合同专用章。不得以部门或个人名义使用其他公章签署所有以公司名义的对外合同。 10．合同依法成立，即具有法律约束力，相关部门应相互支持、配合，认真执行合同条款，全面履行合同义务，不得擅自变更或解除合同。 四、合同的管理、归档和借阅
11．合同签订后，以公司名义签定的合同，经办人应将合同正式文 本原件交公司综合管理部合同管理员存档。 12．合同管理员负责全公司合同的分类、编号、登记，建立合同台帐，存档备案。 13．公司合同管理员应当做好合同文本及相关资料的归档工作，并定 期将合同管理情况报告公司管理层。 14．因工作需要借阅合同档案，须填写“合同档案借阅单”，注明查阅合 同档案的名称、编号、查阅人等。经部门经理签批后方能借阅，归还 时合同管理员应认真核对。 15．阅档人对所借阅合同档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。 16．如借阅期间合同遗失，公司将追究相关责任人的行政及经济责任。 五、附则
合同档案如何整理
合同档案如何整理 如何有效管理合同档案 摘要：合同档案在经济活动中的地位愈来愈重要.然而,由于管理不善,有相当一部分合同无法作为原始依据在日后的经营活动中发挥作用；结合多年工作经验，就合同档案管理的相关问题进行分析。以供参考。 关键词：合同档案管理 前言 合同是体现平等主体的自然人、法人、及其他组织之间,依照合同法及其有关法规和规定签订的设立、变更、终止民事权利义务的协议。规范的合同管理是维护法人单位合法权益的有力保障。围绕合同档案管理,一直存在某些难点问题,如收集归档率低,保管期限划分随意性大,管理模式与利用需求存在冲突,开发利用水平低等,制约着合同档案管理水平的进一步提升。 一、合同档案的收集
合同档案收集难是一个普遍现象。这与合同的形成方式与一般公文有所区别有关。从办理程序看,在一个法人单位,不同性质和类别的合同往往由不同职能部门拟定和承办,甚至每份合同从起草、审核、审批签署直至履行完毕都要经历诸多流转环节;从合同成立看,合同 送交所有责任方签署完毕后方才成立,流程多周期长。受内外因素的影响,合同容易出现“中途截流”和分散保管的现象,从而给档案部门的收集工作带来一定困扰,直接影响合同档案管理质量和开发编研工作的开展。 如何解决这一问题呢? 关键在于抓住合同流转的中心环节。按照《合同法》第32 条规定:“采用合同书形式订立合同的,自双方当事人签字或者盖章时合同成立。”而依目前国内惯例,合同签订成立基本以签订方盖章为准(签订方皆为自然人除外) 。可见,盖章环节是合同档案收集的关键。如果在合同用印环节即注意对合同进行编号登记,作为追索合同文本的凭据,有助于提高合同收集归档率。 档案委托协议书 甲方：xx 乙方：xx档案管理有限公司
档案归档 流程
档案归档整理流程 一、收集 收集工作作为档案管理的第一个步骤，由于涉及到最后档案的归档的齐全完整和有效利用，目前将其划分为两个步骤：文件判断和确定期限。 1、文件判断。文件判断主要是对于现有文件的归档范围进行确定，首先需要与各单位进行沟通和深入调研，根据实际情况划定合理的归档范围。 2、期限期限。根据文件的使用频率，重要程度等划分对应的保管期限，根据不同的保管期限进行相应的管理，主要体现在年度鉴定和保管期限到期后的销毁工作上。 二、分类 归档文件范围和保管期限表上对于各类档案进行了细致的划分，应对照表格对于收集文件进行类别的划分。 三、编制页码 注意编制页码的时候不漏页、不重页，案卷封面、卷内目录、备考表不编页码，卷内文件在右上角开始标号，从“001”开始，遇有正反双面在反页左上角标出。 四、装订 用不锈钢钉逐件装订或者组卷装订，避免生锈腐蚀文件。 五、排序 对于同一类别的文件按照时间的先后顺序排列。 六、档号标识 对于排列好的文件依次标出档号，做到不重复，不断号，保持档案编号
的自然连续性。 七、着录 着录是指对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程，着录是为了满足检索查找提供利用的需要。 八、装盒 即同“组卷”，将具有相同联系的文件放置在同一盒子里，对于案卷（盒子）进行编号。 案卷除包含排列好的文件外还应包括案卷封面和备考表，案卷封面反映文件内容，备考表则对于案卷组卷情况进行说明，包括案卷包内容，日常使用、变更情况，组卷时间，组卷人和审核人等。案卷封面置于文件前面，备考表置于文件之后，二者不进行页码的标识。 九、打印目录 包括卷内文件目录和案卷目录，注意按照文件的保管期限进行区分汇总。 十、编制检索工具 对于准备好的各类目录进行整理，编制目录汇总表，提供日常利用。 档案归档整理流程图
档案整理服务合同(修改后)
档案整理服务合同（修改后） 委托方（甲方）： 受托方（乙方）： 一、总则 甲方拟委托乙方为其进行档案归档整理服务工作，乙方也愿意提供上述服务，双方经友好协商，在平等条件下就档案整理服务工作，达成如下协议，以资共同遵守。 第一条、整理概况 （一）、整理类别 ①文书档案 ②人事档案 （二）、整理内容 对（一）所述档案进行整理、归档、录入、上架排列等工作。（三）、整理时间 开工日期_______年_______月_______日，竣工日期_______年_______月_______日，期限：_______年_______月； 第二条、整理价款包括 （一）档案按每整理一盒_______元计，以实际完成的案卷计算价款；电脑录入以每条_________元计（每条指的是每份文件需要录入内
容） （二）按人头发放工资，固定以每人每月_______元计，每月_______日计算。 （三）材料费、工具费不纳入整理价款。 第三条：整理质量 （一）按照国家档案局关于档案归档、立卷规定执行，规定不明确的，按照行业规定或者行业习惯执行。 （二）在档案整理过程中，甲方如有特殊项目或者特殊质量要求，应明确告知乙方。乙方因遵循甲方要求之方式整理档案而实际上造成档案整理质量不合要求的，乙方不承担责任。同时，因甲方之特殊要求给乙方增加劳动量的，甲方应额外支付补偿费用，具体需要双方签订补充合同另行约定。 第四条：甲方责任 （一）负责向乙方介绍、解释整理概况、整理内容等相关工作的基本情况。 （二）负责向乙方提供档案整理工作场所和档案整理工作所需要的材料、工具等用品。 （三）负责按照第二条规定的整理价款支付方式向乙方支付约定费用。 （四）为乙方服务工作提供必要协助和配合。 第五条、乙方责任 （一）在约定期限内为甲方提供档案整理服务工作，按照国家关
公司合同档案管理制度
公司合同档案管理制度 1.总则 为加强本公司的合同档案管理，根据公司合同管理办法的规定，制定本办法。 1.2合同档案的保存期限为5年，由公司指定档案处负责人保管。 1.3公司办公室作为公司的合同归口管理部门，也应当保存一份完整的合同档案资料。 2.归档 2.1合同订立后，公司应将合同文本的复印件送经理和办公室各一份。同时指定专人负责本合同的履行及相关资料的整理。 2.2合同履行完毕后 10日内，公司应将全部合同资料整理成册，按照时间顺序先后编排，装订成册，正本送交经理办公室，并制作副本一份交办公室。 2.3办公室接收资料时应当出具收据。 3.档案借阅 3.1根据工作情况，需要查阅档案的，应当由查阅部门提出申请，报经主管总经理批准同意后，到档案处办理借阅手续。 3.2借阅档案原则上应在档案阅读室查阅，不得带出档案室。
确有必要借带出档案室阅读的，应经主管领导批准后，方可带出。 4.责任 4.1借阅档案人丢失档案的，根据情节可以给予警告、记过、500-1000元罚款，并扣发3至12个月工资的处罚。 实施6. 6.1本办法自2011年6月1日起施行。 总则： 为规范公司档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，实现公司合同档案管理工作的规范化、制度化、科学化，现结合公司的实际情况，特制定本制度。 适用范围： 本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的以采购、销售、预算及其它项目为中心的资料总和，其构成包括招标文件、投标文件、技术方案、施工图、项目合同文件、项目设计方案、项目验收资料、预算资料等。 合同档案管理原则： 1.合同档案由公司工程部集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。 2、工程部负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档资料 3.财务部可除外（可留下项目合同复印件做为做催收货款的使用）。 4、合同档案要实行分类管理，便于文件的管理及查找。 合同文档的移交： 1、各部门在正式签署合同后须将合同正本原件移交工程部。 2、合同项目终止后各部门须将该项目的所有技术资料汇总成册，经部门经理鉴定，具有长久保存价值的技术资料向工程部移交。 3、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。 4、合同文档移交时，必须编制档案移交清册并当面清点，填写《文件归档登记表》（见附件表一）。双方签字认可后方为完成交接手续。 合同文档的管理办法： 1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号（按公司原制定的项目文件编号方法编号）。 2、保存的合同文档每半及时处理，要查明原因，损毁，如有遗失、年清理核对一次，并追究相关人员责任。 3、工程部要加强对合同档案的统计
合同档案管理
合同档案管理 公司对合同进行分类、分档管理。合同签定后，工程部保留副本一套，余由综合部进行归档管理。综合部应核对合同份数，建立收、发文登记，正本存档，副本（或复印件）分发财务、工程、工程监理等职能部门或配合单位；有须借阅的，建立借阅登记。合同评审记录及合同洽谈纪要由经济部保管。 （二）工程材料、设备管理 1、严把材料进场验收关。对施工单位采购的钢筋、水泥、砂、石子、砖.电气材料、装饰材料等，要抽样检查产品的质量与出场合格证、对于不符合设计或标准要求的材料及设备，要责成施工单位退货、调换或重新采购。 2、严把材料使用安装关。抽验钢筋、水泥等施工材料能否满足施工质量要求，督查施工单位严格按施工技术规程、规范进行施工；对于电气、装饰等材料，督查施工单位严格按照设计和有关规程、规范要求进行施工安装。 3、对于电梯、通风、消防等关键设备，要按照我公司有关规定组织监理人员验收。 （三）工程进度和计划管理 1、依据施工图设计和有关规范要求，及时审查批准施工单位提交的施工组织设计（或施工方案）和工程进度计划方案。由施工单位每月起草工程的月进度计划报甲方一份和监理一份，同时审查施工单位的月进度计划是否与目标责任书中的进度相符，如不一致时退回重新调整。 2、检查监督施工单位是否按确认的进度计划组织施工，若工程实际
进度与经确认的进度计划不符，要责令施工单位提出改进措施，赶回施工工期。如连续两个月实际进度比计划进度滞后时，扣除当月进度款的5%—10%。工程竣工实际进度比计划进度滞后时每拖延一天扣总价的2‰。 3、认真核定施工单位每月所报工程进度款是否与工程形象同步，同时审核施工单位所报的现场签证及变更。 4、如遇设计变更、工程量增减或其它可能延误施工工期的情况，要及时通知施工单位，以免造成重大损失和延误工期。 （四）工程质量和安全管理 1、审核监理单位的质量检查体系和施工单位的质量保证体系是否健全，设备和人员能否满足施工要求。对监理单位和施工单位质量体系不健全的，要责令其定期整改，直到满足施工要求为止。 2、在不影响施工正常进行的情况下，随时检查检验施工单位是否认真按照标准、规范和设计图纸要求以及监理工程师发出的指令进行施工。对于工程质量达不到约定标准的部分，要责成施工单位拆除和重新施工，直到符合约定标准。 3、监督检查施工质量的内容主要有： （1）施工单位质量检测人员及设备是否到位，质量自检系统是否完备。 （2）监理单位旁站监理是否到位。 （3）各道工序的施工质量是否符合标准、规范和设计要求。 （4）施工过程中现场取样（建设单位必须在场） （5）及时处理质量缺陷，避免出现重大质量事故。 （6）进行分部工程和隐蔽工程的中间质量检验。
文书档案归档操作指引
文书档案归档操作指引 1适用范围 本指引明确了文书档案整理的原则、方法；适用于中铁房地产集团 四川有限公司（以下简称公司）各职能部门/项目，及下属公司的文书档 案整理工作。 2定义 2.1归档文件 立档单位在其职能活动形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质（电子档）文件材料。 2.2归档文件整理 2.2.1整理是按照一定的原则对档案实体以件为单位进行系统分类、排列、编号、编目、装订、装盒，使之有序化的过程。 2.2.2遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 3.整理方法 3.1件 归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为 一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为 一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文、请示与批 复为一件，没有批复的重要请示可单独为一件。 3.2装订 3.2.1归档文件按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附
件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；批复在前，请示在后。 3.2.2装袋前去除金属物（回形针、大头针及普通订书针），可采用档案 专用不锈钢钉进行装订，对超大纸张进行折叠，对超小纸张进行裱糊。3.2.3归档文件的装订要求保持整齐、完整，便于保管，方便利用。 3.3分类 3.3.1归档文件统一采用年度—保管期限—机构·类别（类别参见档案管理制度附件1《档案归档目录》）分类法进行分类。 3.3.2归档文件的保管期限一般划分为永久、30年、10年三种。归档文 件保管期限的鉴定与划分参照《档案管理制度》中附件1《档案归档目录》表。保管期限代号：1—永久，2—30年，3—10年。 3.3.3归档文件的年度。一般情况下，归档文件应归入文件的形成年度。跨年度形成的文件归入办结年；跨年度形成的会议文件归入闭幕年；跨 年度形成的案件文件归入结案年；法规性文件归入公布(批准)年；年度 工作计划、总结、报告及各种统计资料归入文件内容针对年；长远规划 及多年工作总结、报告、表彰等文件归入文件形成年；年度总结和第二 年计划在一起的文件，归入文件形成年；会议记录不得跨年度归档；正 本与定稿、来文与复文、请示与批复，文件的日期以正本和复文的日期 为准。 3.3.4上级机关和企业所在省、市下发的文件及其他外来的文件材料，其内容直接针对公司或公司需要贯彻执行、有保存价值的，应依照文书档 案的管理办法进行分类、整理和归档。 3.4排列 3.4.1盒的排列。在一个全宗内，文书档案采用“年度—保管期限”的盒排列方式。即，永久、30年、10年，排列顺序进行。
合同档案归档表格
合同档案归档表格 篇一：合同档案归档制度 合同档案归档制度 为规范股份公司合同文档管理工作，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，保证合同档案的完整性及保密性，杜绝资料流失，特制定本制度。 一、合同档案归档范围 本制度所指的合同档案是公司在项目建设和业务经营中形成的各类合同、合约、协议等文本。包括：合同文本及招标文件、应标文件（投标文件）、会议纪要、合同评审表等相关材料。 二、合同档案管理原则 1、合同档案实行由股份公司、各产业、公司办公室集中统一管理，以确保档案的完整、安全和有效利用。 2、各办公室负责统筹、协调、组织、整理、保管本单位所有合同文档。 3、各办公室应确定一名兼 (专)职合同档案员负责合同文档管理。 三、合同档案的移交 1、在正式签署合同后三个工作日内须将合同正本原件（包括：合同文本及招标文件、应标文件（投标文件）、会议纪要、合同评审表等相关材料）移交办公室1份。
2、合同文档移交时，必须在《合同档案交接表》上登记，以双方签字认可后方为完成交接手续。 四、合同档案的归档 1、合同档案以专项档案进行单独立卷归档。 2、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号。 3、必须建立合同档案管理台账，记录合同编号、合同名称、签约日期、承办部门及人员、对方当事人名称、合同标的（合同总额）、履行情况等事项，以有效地开展合同文档的查询、利用工作。 4、合同档案必须在合同变更、或履行完毕后，及时系统整理、装订归档，并在每年一季度对上年度档案按短期、长期、永久(永久、30年、10年)期限归档保管。 5、合同档案的销毁严格按照股份公司档案管理制度相关条款执行。 6、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。 7、合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。 五、合同文档的查阅 1查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经主管领导、办公室主任签字同意后，合同管理员方可办理借用、调阅手续。合同借用、调阅原则以影印件借出，合同原件无
(档案管理)档案归档文件整理的基本方法
归档文件整理的基本方法 一、装订 1、件的区分 件是指归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，定件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文为一件；一次会议或活动的文件可为一件或两件；会议记录、简报、信息均可为一件或两件；介绍信、存根经白纸托裱各满30张为一件。“为一件”是指在实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目。 2、装订方法 每“件”文件材料的具体排列顺序如下：正文在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复件在后；转文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。 每件的装订主要采取的左上角装订法，具体操作将文件的左、上侧对齐，并在左上角按包角纸大小四面涂上浆糊，用包角纸套在左上侧，压紧即可；文件超过40页以上，采用左侧三孔一线装订法。 二、分类 1、分类方法 根据实际情况，我们选择以下分类方法 保管期限－年度分类法
这种方法适用于内部机构虽有变化但不复杂的立档单位。主要是设置简单的基层单位或小机关，或每年形成的文件数量少的机关。如： 长久：2001年、2002年、2003年…… 定期：2001年、2002年、2003年…… 2、编制分类方案 分类方案一般有引言、类别序号、类目名称组成，必要时可对类目所指的范围和归类方法等加以说明。 （1）引言，提示分类方法。如按保管期限－年度，还是按其它分类方法。 （2）类别序号，是最低一级类目（机构或问题）的序号 （3）类目名称，按机构分类的，机关内部第一层机构名称就是类名，如，办公室、业务处；按问题分类的加“类”字，如党务类、综合类等。 采用两级分类的也应编制分类方案，以相对固定一个单位归档文件的排列顺序。 3、文件按照其自身的内容、形式、时间、来源等方面，根据编制分类方案，分门别类地组放在一起，使所有文件构成一个有机整体。 三、归档文件排列 1、文件排列的含义，是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。
合同档案目录格式
合同档案目录格式 篇一：合同档案保存目录 合同档案保存目录 篇二：档案的管理、整理方法、档案号编制及目录格式 档案的管理、整理方法、档案号编制及目录格式 档案管理制度 档案建设是全面建设和长远发展的最基础性的、不容缺失的重要内容。全体工作人员都要树立强烈的档案管理意识，从每个人员、从每项工作、每个环节做起，认真加强档案建设。 （一）档案收存的范围 1、行政档案： ①上级下发的各类文件 ②发出的的各类文件 ③及各部门工作计划、规划、总结、请示、报告、函复、文稿等 ④各种会议通知、会议记录及会议纪要、讲话文稿等 ⑤出具的或盖章的信函、报表等 ⑥各类统计资料 2、人事档案 ①在编人员的档案材料
②人员招聘的相关材料 ③各类工作人员的登记表、花名册、及相关资料。 ④工作人员聘用合同、工资待遇审批表及相关资料。 ⑤挂靠人员相关资料以及挂靠单位的委托通知、协议、待遇及支付方式等。 ⑥工作人员政治身份、职务、级别、岗位、待遇变化的相关资料。 ⑦工作人员年度考评资料、鉴定及各类奖惩的组织正规结论及相关材料。 ⑧工作人员申请、申诉及其它信息资料。 3、财务档案 ①日常支出的财务凭证、账目、审批手续及报表。 ②年度预算、中期预算调整、决算及审批资料。 ③专项收、支的立项计划、执行情况及审批资料。 ④对外投资、借贷及合作项目的财务执行情况跟踪监管的相关资料。 ⑤各种税费、社保金交纳的相关资料。 ⑥固定资产购置、使用、核销的相关资料。 ⑦年度、季度及专项财务分析报告。 4、业务档案 ①历年以省局名义或经济发展中心、培训中心、职业技能鉴定指导中心名义上报、下发的相关培训、职业技能鉴定
合同档案管理制度
文件编号：Qzh／BJMH 11 09 08 合同档案管理制度 第一章目的 第一条为更好地管理公司各类档案资料，明确档案管理部门的 职责和工作流程，理清档案流转过程中的工作手续，规定档案管理中的人员权限和调档权限；同时规范公司员工在工作档案的制作、成形、保存、转档、调用等方面的工作行为，协调档案管理中的问题和矛盾；进一步培养公司员工的工作记录和建档管档意识，特订立本管理制 度。 第二章适用范围 第二条适用公司所有档案管理与员工。 第三章档案管理基本规定 第三条档案分类和内容： （一）技术档案：包括产品类、项目类、设备类和资料、工具类， 产品类下分：产品企业标准、图纸、软件（电子版）、计算书、用户使用说明书及实物等别，别下分子目，为具体的档案资料（以下相同）；项目类下分：工程项目基本资料、项目投标文件、工程合同协议、图纸、设备（自产、外协及购进）、设计资料软件（电子版）、安装进度资料、用户使用说明书、售后服务资料等别，下设子目；设备类下分：生产设备、交通设备、设计及办公设备（计算机、工控机及其他辅助 设备）等别，别下子目；资料、工具类下分：图书工具书、专门资料、产品介绍书、专用工具软件等别，别下子目。所有类、别、子目分成 三级管理目录，以L、B、ZM为代码。 （二）销售部档案：包括销售合同、客户资料、员工指标进度、
2 回款进度、具体业务专门档案、员工效率手册、工作联系、汇报和考核记录等类，每类下设若干别和子目，内容少的可直接设子目。其中：按片区划分和按员工划分构成销售部档案的横向体系，按年度划分构成纵向体系；客户资料按片区分，必须具备企业基本资料、人物基本 信息、业务基本信息、开发业务进度等要素；具体业务专门档案是由 业务技术档案、商务档案和售后服务档案构成的一体化过程性档案， 由有关部门转存，档案保管人（销售内勤）分类添加而成的累积性档案；地区办事处以销售档案为主，按公司档案管理制度建立档案体系，受销售部和公司档案管理员双重管理。 （三）行政档案包括：各类收发文件、商务函件（传真、邮件、 电子邮件）、会议记录、商务洽谈记录、各类意向书、法律文书、行 政合作协议合同文件、公司大事记、网站发布的各类信息、员工效率 手册等类，每类下设若干别和子目，内容少的可直接设子目。 （四）人事档案包括：员工个人档案、个人历史档案和缴费档案、 劳动合同、员工培训档案、公司招录辞退记录等类，每类下设若干别 和子目，内容少的可直接设子目。 （五）财务档案包括：各类财务报表、固定资产财务档案、统计 档案、各类投资档案和其他等类，每类下设若干别和子目，内容少的 可直接设子目。 （六）公司电子档案和机密档案是公司特殊档案，纳入档案管理，但必须执行特殊政策。电子档案是所有相关文件和程序的电子版，由机房支持工程师负责拷贝制作成光盘保存，光盘按原档案的归属类别编码，并注明成档日期和版本号，加密档案注明密级，加上密码；机 密档案是所有加密档案的总称，由公司各级具有涉密权限的保管人员
(完整版)合同档案管理实施细则
合同档案管理实施细则 第一章总则 第一条为保护合同当事人的合法权益，规范和完善公司各类经济合同，减少合同纠纷，防范和控制合同风险，维护公司经济秩序，提高经济效益，根据国家法律、法规和集团公司《合同管理办法》的规定，制定本实施细则。 第二条本细则所称合同是指公司及其被授权人与自然人、法人、其他组织之间签署的民事权利义务关系的协议，适用于施工承包合同、合作联营协议、单项工程分包合同、劳务合作合同、材料采购合同、设备采购及租赁合同、加工承揽合同等经济合同。 第三条公司及其被授权人订立、履行、变更及终止合同时，应遵守《中华人民共和国合同法》等法律、法规、集团公司《合同管理办法》及本细则的规定，遵循自愿、公平公正、诚实信用的原则。 第四条公司和下属项目以其名义对外签署的经济合同应符合本细则的规定。 第二章一般规定 第五条公司经理部是公司合同管理、协调部门，具体职责为： 1、制定、贯彻公司合同管理相关制度，建立合同管理体系； 2、办理集团公司法定代表人以集团公司名义对外签订施工承包合同的授权委托，并可根据集团公司法定代表人的授权签订施工承包合同； 3、制定、推行公司统一、规范的合同文本；
4、参与公司重大合同的认证、起草、谈判和签订工作，负责公司合同管理的日常工作； 5、对项目经理部上报的各类重大合同的合法性、可行性、合理性进行审查，并向公司领导提出审查意见；监督检查项目经理部的合同履行、变更和解除等情况； 6、参与、协调各项目经理部经济合同纠纷的处理工作； 7、考核项目经理部的合同管理工作，提出奖惩意见；协助查处利用合同进行违法、违纪行为的案件； 8、管理公司合同专用章，建立合同专用章使用制度； 9、督促各项目经理部建立合同管理部门和配备专职人员，并负责组织合同管理人员的业务培训工作； 10、负责公司施工承包合同的保管和归档工作。 第六条项目经理部应设立合同管理部门，业务上接受公司经理部的指导，具体负责： 1、贯彻、落实公司《合同管理实施细则》和各项规章制度； 2、负责授权范围内合同的起草、谈判、签订工作； 3、负责项目的工程计划、计量、变更、索赔、结算等工作； 4、严格按规定程序完成合同的审批手续，及时与公司经理部取得业务联系； 5、负责合同履行的日常工作，及时解决合同履行中出现的问题； 6、发生合同变更、纠纷、解除等重大事项，及时上报项目相
合同归档表格范本[工作范文]
合同归档表格范本 篇一：合同档案归档制度 合同档案归档制度 为规范股份公司合同文档管理工作，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，保证合同档案的完整性及保密性，杜绝资料流失，特制定本制度。 一、合同档案归档范围 本制度所指的合同档案是公司在项目建设和业务经营中形成的各类合同、合约、协议等文本。包括：合同文本及招标文件、应标文件（投标文件）、会议纪要、合同评审表等相关材料。 二、合同档案管理原则 1、合同档案实行由股份公司、各产业、公司办公室集中统一管理，以确保档案的完整、安全和有效利用。 2、各办公室负责统筹、协调、组织、整理、保管本单位所有合同文档。 3、各办公室应确定一名兼 (专)职合同档案员负责合同文档管理。 三、合同档案的移交 1、在正式签署合同后三个工作日内须将合同正本原件（包括：合同文本及招标文件、应标文件（投标文件）、会
议纪要、合同评审表等相关材料）移交办公室1份。 2、合同文档移交时，必须在《合同档案交接表》上登记，以双方签字认可后方为完成交接手续。 四、合同档案的归档 1、合同档案以专项档案进行单独立卷归档。 2、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号。 3、必须建立合同档案管理台账，记录合同编号、合同名称、签约日期、承办部门及人员、对方当事人名称、合同标的（合同总额）、履行情况等事项，以有效地开展合同文档的查询、利用工作。 4、合同档案必须在合同变更、或履行完毕后，及时系统整理、装订归档，并在每年一季度对上年度档案按短期、长期、永久(永久、30年、10年)期限归档保管。 5、合同档案的销毁严格按照股份公司档案管理制度相关条款执行。 6、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。 7、合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。 五、合同文档的查阅 1查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经主管领导、办公室主任签字同意后，合同管理员方可办理借用、
物业合同档案归档制度
物业合同档案归档制度 为加强公司物业合同的档案管理，保证物业合同档案收集、整理、存放、保护和利用各环节规范、有序，结合公司实际情况，特制订本规定。 第一条物业合同档案资料指在物业的开发和管理活动中形成的作为原始记录保存起来以备查考的文字、图像为原始记录保存起来以备查考的文字、图像、声音以及其他各种形式和载体的文件。 第二条归档范围 （一）按物业管理参与者分类 1．在物业接管移交时与开发商及设计单位、施工单位收集的工程设计产权及工程技术资料的原始资料； 2．业主入伙时，进行二次装修阶段收集的业主、用户资料； 3．在日常管理中建立和收集房屋维修档案、设备运行档案、投诉与回防记录等以及其他相关资料； 4．通过政府主管部门获取的相关信息。 （二）按物业资料来源的时间顺序分类 1、设计规划阶段信息 (1)土地购买合同、土地使用证等权属证书 (2)规划许可证、建筑许可证、预售许可证等各类项目批准证书 (3)建筑图、施工图、施工组织设计等图纸文件 2、竣工及验收阶段信息 (1)竣工图 (2)竣工工程项目一览表 (3)设备技术清单(设备名称、规格、数量、场地、主要性能、单价、随机工具备件等) (4)设施技术手册、使用说明及质保证明 (5)设备安装调试记录(各种设备系统的试压、试漏检查记
录、暖气，卫生、空调、电讯、电气、通风、供水、供气、消烟灭火、防暴报警、电视监控等系统) (6)土建施工记录(地基处理记录、结构安装校正记录，预应力构件施工记录等) (7)建(构)筑物监测记录(建筑物的沉降、变形、防震，钢结构焊缝探伤检查记录) (8)隐蔽工程的验收记录 (9)工伤事故发生及处理记录 (10)图纸会审记录、设计变更通知和技术核定单 (11)项目的重要技术决定和文件 (12)验收计划和验收会议纪要验收记录 (13)返修记录 (14)验收总结报告 3、委托管理阶段信息 (1)委托管理招标文件 (2)物业管理投标文件(物业管理单位的资质证明、管理计划和预算等) (3)物业委托管理合同(协议书) 4、招商阶段信息 (1)招标物业的平面图纸 (2)招租许可证及委托书 (3)租金及管理费测算 (4)租赁合同 (5)广告策划资料 5、用户入户信息 (1)用户入住通知书、入户须知 (2)管理公约(公共契约) (3)用户资料(包括业主、租户) (4)业主委员会章程 (5)用户手册 (6)用户进户验收表
合同档案资料管理
合同、档案、资料管理 1. 目的 为了规范公司的档案管理，规避因档案不完整或缺失带来的法律风险，现对公司档案实行分级管理，对于重要档案要求严格控制。 2. 范围 适用于公司各类档案管理。 3. 定义 无 4.职责 4.1. 法务监察部 4.1.1. 负责公司对合同管理全过程的规范性进行监督监察。 4.1.2. 负责各单位法律诉讼类档案的监管工作。 4.2. 行政人事部 4.2.1. 负责公司档案管理制度的制定工作。 4.2.2. 负责公司重要档案的保存、监管工作。 4.2.3. 负责对各单位档案管理的检查工作。 4.2.4. 负责合同预警的工作。 4.3. 总经办 4.3.1. 负责各层级合同的审批工作。 5. 工作程序 5.1.档案分级管理 Ⅰ级（公司总部）：分为行政人事类档案、财务类档案、运营管理类档案、法务监察类档案、工程类档案，详见《公司类档案目录汇总》。 Ⅱ级（项目）：项目档案为基层员工劳务派遣合同、返聘合同原件及员工档案、工程移交资料、质保合同、工程维修、设备采购、工程质保金、业 主入住的有关资料、日常服务记录等，详见《项目档案目录结构及 归档范围》。 5.1.3. 各单位严格按照《档案责任管理人》中的要求保管。 5.2.重要档案管理 1 公司证照由总部行政人事部保管存档。 2行政人事部建立更新《证照备案明细表》,每年3月至6月公司证照年审完毕后，须将有效证照扫描保存至文档系统，行政人事部负责检查备 案。 A. 合同管理 a. 需要签定合同的项目
a）. 收款合同类：经营收款总金额1000元以上必须签订合同。 b). 付款合同类：付款金额1万元以上必须签订合同。 B.合同的草拟 a. 各类合同的草拟，实行归口管理、分级把关的原则，谁负责此项业务，由谁负责草拟合同。 b. 在草拟合同前，应对合同涉及的主要内容有一个全面的了解，包括 对方当事人的履约能力、信誉度、设备材料质量性能、市场行情等。 c. 所有合同在草拟时，必须确保符合国家法律规定，有规范文本的，要参照规范文本。 d. 公司日常行政管理中所涉及的活动需签定的合同，由负责草拟合同 人发起《合同（协议）审批表》按流程审批。 e. 合同联办按流程审批完成后方可签订。 C. 合同签订 a. 合同签订部门在提出《合同（协议）审批表》后，必须将对方公司 的《营业执照》、《税务登记证》、《组织机构代码证》副本复印件； 若对方为个人时需要提交身份证复印件至公司行政人事部。 b. 各类合同审批后，由经办人将合同条款与审批意见核对修改后打印 四份，由对方公司法定代表人签字（若为代理人需要开具授权委托 书）并盖章后，交行政人事部行政内勤处。双方均不得使用财务章 或部门印章签订合同；若对方为个人时需要对方当事人签字按手印， 并落款个人身份证号、联系方式。 d. 各类合同审批后，由经办人将合同条款与审批意见核对修改后打印 四份，由对方公司法定代表人签字（若为代理人需要开具授权委托书） 并盖章后，交行政人事部行政内勤处。 e. 合同签订部门负责应将我公司签字盖章完毕的合同，在2个工作日 内传递给合同签订部门，由合同签订部门负责完成对方的签字盖章 手续办理工作。 f. 合同签订部门负责合同的传递。合同双方签字盖章完毕后，合同签 订部门必须将合同及时传递至行政人事部、财务管理部、合同内容 涉及到的相关部门，并做好合同传递登记。 D.合同执行 a. 合同执行中的日常管理原则是哪个部门经办，哪个部门管理。合同 内容涉及到的各部门是合同执行的第一责任部门，所有经营管理活 动必须严格履行合同条款规定，如在执行过程中存在困难，可以要 求合同签订部门进行支撑。负责管理合同的部门，要定期了解、检