文书档案管理制度
文书档案管理制度
一、档案管理制度
（一）公司档案管理制度
依据《中华人民共和国档案法》，结合公司实际情况，制订本办法：
一、公司档案工作的基本原则是：集中管理与分散管理相结合，以集中管理为主。即公司文书档案由办公室集中统一管理，科技档案（已交办公室的除外）分别由有关处室管理，以便于及时利用，维护档案的完整与安全。公司各处、室在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料，由承办单位、主办人负责将其中已办完的文件、资料及时归档。
二、公司办公室设立档案工作，受上级部门档案处的业务指导、监督和检查，负责管理公司的文书、科技（部门）档案。其任务是：
（一）收集、整理、立卷、鉴定、保管公司的文书档案；
（二）积极开展档案的提供利用工作；
（三）进行档案鉴定；
（四）进行档案统计；
（五）保管部分科技档案；
（六）认真学习《中华人民共和国档案法》有关制度、档案工作理论、技术和业务知识，掌握立卷的基本方法，保证档案质量。
三、立卷范围：
（一）上级机关颁发的法规命令、指示、决定、决议、通知、任免、计划、统计年报、预决算、规章制度、国家部委局颁布的各种标准、工作总结、报告等文件。
（二）公司向上级机关的请示报告、工作计划及对下级机关的批复。
（三）公司与有关单位的来往信件、各种协议书、合同等。．
（四）公司党政会议原始记录、纪要和决定（包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩以及全公司的规章制度）。
（五）公司制订的计划、统计、预决算、工作总结。
（六）公司主持召开的各种专业会议形成的领导讲话、文件和会议总结纪要，以及参加上级和外单位召开的会议带回需要贯彻执行的文件材料。
（七）国际交流和合资企业来往文件、协议，报告和会谈纪要等文件材料。
（八）重要的人民来信、来访及其处理结果。
（九）有关人大政协提案处理结果。
（十）公司各处室以上级管理部门名义的发文。
（十一）其他具有保存价值的文件材料、重要的工作经验材料。
（十二）外单位直接发送给公司各处室的主、抄送信件，如和公司以往办的函件有关，
为了保持文件的完整，应交办公室保存立卷。
（十三）根据公司现有人员和工作的实际情况，已立卷归档的科技档案由文书档案人员兼保管，其余的不再统一归档，仍然由各处收集、整理、鉴定、保管，以便利用、查找，更好地为本部门服务。
四、立卷要求：
（一）立卷的文件材料，应按照自然形成、保持历史联系的原则和立卷要求特征及文件内容进行立卷。
（二）在一个卷内要按问题或文件形成的时间，系统地排列。
（三）拟定案卷标题要简明准确，整理好的案卷要确定案卷的保管期限，原则上分为永久、长期（十五年以上）、短期（十五年以下）三种。
（四）按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录备考表。
（五）全部案卷组成后，要对案卷统一排列编写全档号，然后逐卷登记，填写案卷目录。
五、档案借阅：
（一）借阅档案，要登记履行借阅手续。调阅档案只限在档案室查阅，不能带出，必须带出档案室查阅的，要经过办公室主管主任批准。
（二）借阅时间，一般档案最长不超过十天，密级档案最长不超过一周。
（三）借档人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、划线和涂改，未经批准不得复印档案。
（四）外单位借阅档案，应持单位介绍信，并由有关处室陪同。
（五）调卷入确因工作原因需要复印文件或摘抄文件，需经办公室主管主任批准。
（二）公司重要文件保管处理规定
第一条目的
重要文件的收藏、保管、处理按本规定实行。
第二条种类
重要文件分为以下四种,分别处理。最重要文件是指该文件的丢失将给工作造成重大影响的文件；一般重要文件是指其重要程度轻于前者的文件。
（一）最重要文件（日常用）
（二）最重要文件（非日常用）
（三）一般重要文件（日常用）
（四）一般重要文件（非日常用）
日常用文件是指工作人员在日常业务中需经常查考、放在办公桌近旁的文件，非日常用文件是指除特殊情况外不必经常查考的文件。
第三条保管场所
在紧急情况下，重要文件的收藏、保管场所应按照如下规定加以保管，但根据文件的性质、数量及处理方法的不同亦可作适当变更。
（一）地下室仓库内贵重物品库存放最重要文件中对于公司特别重要的材料。
（二）各业务处室保险柜存放各部、处、室的最重要文件。
（三）地下室仓库存放以下文件之外的最重要文件和一般重要文件中日常用部分。
（四）××分社保险柜存放最重要文件、一般重要文件中的日常用部分。
（五）现场保管（在各部、处、室的办公地点以适当的方法整理保管）。上级对现场保管有特别指示的时候，保管人员应根据上级指示采用相应的方法保管。
第四条分类保管期限
各种重要文件的分类保管期限及保管场所可另行规定。
对前项文件进行保管时，同一内容的系统文件必须按地区加以区分后保管，最重要的文件尤应如此。
第五条重要文件的另行保管
重要的帐票或文件，在没有其他材料可以替代时，即在确认除原件外没有其他可以反映其内容的文件，该件如发生丢失将给工作造成重大障碍时，需将该件做出表示其内容的特别标记，办理另置安全场所保管的有关手续。
第六条保管的主管部门
重要文件的搬出及收藏，由各业务主管处室负责实施，仓库内文件的整理保管由庶务处承担。各业务主管处室应对各自保管的文件内容及保管位置加以记录，并提交庶务处。庶务处在安置文件时应考虑到平时的使用。
第七条搬运、收藏时间
将各业务科室文件搬出加以收藏时须按如下规定执行。但在公司有特别指示时须遵照执行。
（一）正常情况下文件处理完结时；
（二）在特别紧急危险时；
（三）在发表紧急状态宣言时。
第八条仓库内的保管位置
收藏文件仓库的位置，根据文件的数量等由庶务处决定。在搬运、收藏文件时要注意准确无误地置于各自位置。当确认文件数量大，保管场所不足时，应预先与庶务处协商，要求给予增加或变更保管场所。
第九条销毁处理
对于保管期满的文件，庶务处在征求业务主管处室领导意见后可予以销毁。
第十条向公司外转移
对于重要文件，在公司没有特别命令时，原则上不允许携带、搬运至公司以外。分社及工厂的文件，在无特别命令时除第三条之外可参照以上条款执行，并将期满文件处理方案呈报本公司庶务处。
（三）公司文书帐票的保管及处理规定
第一条规定的目的
本规定以合理地保存和处置文书，进而提高办公效率为目的。
第二条适用文书的范围
本规定适用文书、帐票包括：政府主管机关的有关文件、各种规定、来往文书、通知、调查、报告书、契约、证据文件、决议、参考资料、帐簿、传票、请示、会议记录及其他一切需要保存一定期限的业务文件。
第三条文书的主管
文书的主管根据职务分工所规定的范围加以确定。
第四条文书的保存和处置原则
主管处室应根据本规定条款确定文书保存责任者、文书的保存和处置方法。
第五条文书保管期限的区分
文书的保管期限，除法令中有特别规定者外，通常文件自形成之日起分为以下五种：（一）永久保管
（二）十年保管
（三）五年保管
（四）三年保管
（五）一年保管
第六条保管期限
文件的保管期限，原则上根据（表1）的规定来加以区分。
第七条保管方法
对处理完毕的文件应尽快加以装订，普通文件按自然年度、会计文件按会计年度由各主管科室装订后注明案卷标题、保管期限、保管的始期和终期以及其他保管中应注意的事项加以保存。
第八条保管场所的标准
保存文书除有特殊需要之外应尽可能移交总务部管理。在业务部门保管时可根据(表
2)确定保管场所，并认真加以整理，以便根据需要迅速检索出有关文件。
第九条保管期限的变理
文书的保管期限可根据需要，经有关部门合议后缩短或延长。
第十条保管文书的移交
由于组织机构及职能分工的变更有必要移交保存文件时，应由相关部门协商后实行移交。为了明确保管场所须形成移交文件。
第十一条紧急移出
重要文件应保管于特别安全的场所，为保证在遇有紧急情况时能先于其他文件转移出去，应在案卷上做出“紧急移出”的红色标记。
第十二条销毁处置
对保管期满的文件，经有关主管部门合议后原则上以焚毁方式处置。
第十三条本规定自年月日起开始实施。
附表1
保管期限
（1）永久保管
分类项目事项
A 章程以及公司规则的制定、修改、废止等永久
性查考文书
章程、公司规程、通则等
B 股东名册、股东大会会议记录、营业报告等文
件
股东大会会议记录、债权、财产权等
C 理事会的重要文件董事会议记录等
D 重要的政府机关的许可书、认证书以及指示、
命令等文件
营业许可证等
E 契约书等具有永久效力的文件契约书
F 有关理事及职员人事方面的重要文件健康保险、医疗保险资格登记、公司职员名册、
履历书等
G 其他需要永久保存的重要文件、帐簿及统计业务监察报告书、银行存款帐、经营统计资料、
营业所长会议记录等
（2）十年保管
分类项目事项
A 预算、决算以及有关会计的各种帐簿、各种凭
证（包括法律上规定的商业帐簿）
税务报告书、结算底帐、现金出纳帐、现金收
入、支出帐、转帐凭证、银行存折、固定资产
总帐、各种收据、业务文件、日记帐、日常债
权、财产目录、借贷对照表
B 干部会议等经营管理上重要的查考性文件
C 人事、工资方面的文件人事文件、庶务文件、卫生保健文件
D 公司内向全体人员通告的文件
E 相当于上述条款的其他文件担保金寄存证和领取证
（3）五年保管
分类项目事项
A 期满或解约的契约书
B 重要的会议记录
C 短期内需查考的文件业务日志、事故类文件、一般请示、收发文簿、邮票、收入印花收支簿、盘点报告、各种存款
印票事务移交书
D 人事文件工资明细表、工资总帐、源泉征收簿、地方税征收总帐、工资计算书、社会保险明细表、工薪者扶养情况申请报表、工薪者调动报告、工
资支付报告
E 相当于上述条款的其他文件（4）三年保管
分类项目事项A 会议记录
B 一般文件、帐簿及图表文件收发文簿、电报收发文簿、收入印花出纳簿、邮票出纳簿、挂号信收据、汇款说明、月记表、日记表、办公用品收发记录、债权余额
证明
C 人事文件健康、医疗标准修订通知书及决定通知书、雇用保险取得及丧失确认通知书、雇用保险传人、转出受理通知书、雇用保险离职证明、加班协定、其他有关人事的协定书及许可申请书、通知书（增加工资、发布决定等）、出勤簿、工作调动申请书（副本）。有关人事方面的考勤簿（出差、迟到、早退等）旅费结算单
D 相当于上述条款的其他文件
（5）一年保管
分类项目事项
A 需要保存一年的简单文件来往文件、通知、一般调查文件、参考性文件
B 复制件、副本等报告制度规定的日报、月报、住址姓名变更通
知
C 相当于上述条款的其他文件
为了更加方便的保管文件、根据文件的利用率、文件保管场所可基本试行如下标准。附表2
保管场所标准
分类项目事项
A 业务上确有必要查考，但每半年利用率不足一
次的文件
事务所以外的文件库
B 利用率为半年一次左右的文件事务所内不太方便的文件柜的下层
C 利用率为每月一次左右的文件文件柜的中层
D 每周或几乎每天都需要利用的文件文件柜的上层或办公桌边的两层文件柜
E 个人参考资料尽量剔除，在不能剔除时可根据利用率存放于办公桌的抽屉或柜子里
F 业务上基本无需利用，若干年后或许可能查原则上予以销毁，对于历史记录、财务上其他凭证等必要的文件可制订标准，保存于事务所
外的文件库、柜中
G 大量制作的文件（宣传材料、广告单）将一个月的需要量存放于事务所内柜架中，其余存放于事务所外的文件库
（四）公司文书档案分类标准及保管期限区分