办公室接待礼仪

办公室接待礼仪

一．电话礼仪

1.电话铃一响，拿起电话机首先自报家门，然后再询问对方来电的意图等。

2.电话交流要认真理解对方意图，并对对方的谈话作必要的重复和附和，以示对对方的积极反馈。

3.应备有电话记录本，重要的电话应做记录。复诵来电要点电话接听完毕之前，不要忘记复诵一遍来电的要点，防止记录错误或者偏差而带来的误会，使整个工作的效率更高。

例如，应该对会面时间、地点、联系电话、区域号码等各方面的信息进行核查校对，尽可能地避免错误

4.电话内容讲完，应等对方结束谈话再以"再见"为结束语。

5.对方放下话筒之后，自己再轻放下，以示对对方的尊敬。

二.基本礼仪

1.接待员以标准的坐姿坐在迎宾台前。

2.迎接礼仪应立即招呼来访客人：应该认识到大部分来访客人对公司来说都是重要的，要表示出热情友好和愿意提供服务的态度。如果你正在打字应立即停止，即使是在打电话也要对来客点头示意，但不一定要起立迎接，也不必与来客握手。主动热情问候客人：打招呼时，应轻轻点头并面带微笑。如果是已经认识的客人，称呼要显得比较亲切。陌生客人的接待：陌生客人光临时，务必问清其姓名及公司或单位名称。通常可问：请问贵姓？请问您是哪家公司？

3.带领客人进入办公室时，应走在客人的右前侧或左前侧，距客人不得超过1米的距离，而且要不时地点头与客户友好交。

4.待客入座之后，再去泡茶，在给客人送茶时应双手递茶并说：“您请用茶”，还要随时注意客人茶杯里是否有茶，及时添加茶水，对于吸烟的客人要准备好烟灰缸。

5.向客人作自我介绍时，应说：“您好！我是XX公司的某某职位某某姓名，”“我有什么可以帮您的吗”。

三.接待礼仪

1.到办公室来与领导见面，通常由办公室人员引见，在引导客人去办公室的路途，工作人员要走在客人左前方数步远的位置，忌把背影留给客人。在陪同客人去见领导的这段时间内，不要只顾着闷头走路，可以将一些得体的话和介绍一下本单位的概况。来到办公室的门前，要先轻轻的叩门，切不可贸然闯入再把客人介绍给领导，介绍时要注意措辞和用手示意，介绍的顺序一般是把身份低、年纪轻的介绍给身份高、年纪大的；把男同志介绍给女同志；如果有好几位客人同时来访，就要按照职务的高低，按顺序介绍。介绍完毕走出房间时应自然、大方，保持较好的行姿，出门后应回身轻轻把门带上。

2.

（1）接待室应常备开水，否则客人来后现烧开水很不礼貌

（2）泡茶时应站在客人右边倒茶

（3）泡茶时应注意茶叶不要太多或太少

（4）泡茶时，第一遍可以只冲一点水，第二遍再倒八成满

（5）倒水时不要洒水出来，这样不礼貌

（6）茶盖揭下来应倒放在桌子上，以避免弄脏茶盖

（7）茶泡好后，盖好茶盖，应把茶杯摆在客人右前方，茶杯把手向右，以利于客人端放（8）如果有一桌客人，中间有一主人，应首先从主人的右边即第一主宾处开始倒起，逆时针

转动倒茶

3.客人要找的负责人不在时，要明确告诉对方负责人到何处去了，以及何时回本单位。请客人留下电话、地址，明确是由客人再次来单位，还是我方负责人到对方单位去。客人到来时，我方负责人由于种种原因不能马上接见，要向

客人说明等待理由与等待时间，若客人愿意等待，应该向客人提供饮料、杂志，如果可能，应该时常为客人换饮料。

4.不速之客的接待有客人未预约来访时，不要直接回答要找的人在或不在。而要告诉对方：“让我看看他是否在。”同时婉转地询问对方来意：“请问您找他有什么事？”如果对方没有通报姓名则必须问明，尽量从客人的回答中，充分判断能否让他与同事见面。如果客人要找的人是公司的领到，就更应该谨慎处理。

二、谈吐礼仪

1.不要和客人争着说话，应让客人先说，然后发言；特殊情况须发言的，应说：“对不起,我能打断一下吗？

2.不要和客人争辩，先让客人表达他的意思，然后再解答，解答时应耐心诚恳、温文尔雅、以理服人，解答要清晰，不要长篇大论。

3.客人发问时不要左顾右盼，要细心聆听，耐心适度地回答客人的每一次询问；

4.询问客户要求时，说话应彬彬有礼，不紧不慢。

5.与客人谈话时的距离要适中（约70CM-100CM）。太近，给人一种鬼鬼祟祟的感觉；太远，给人一种冷漠疏远、不够热情的感觉。谈判时特别应注意，不要攻击客户，也不要攻击竞争对手，少说多听，尽可能多地掌握客户信息和要求。

6.必备一本记事簿，把客户的要求、问题、意见及时记下，以示对客户的尊重；

7.送客时要送客人到电梯口，并说：“再见”（‘您请走好’、‘您慢走’）。

8.要站立，微弯腰，用双手接客人名片及递名片给客人，头微低，名片要正面朝向客人。

接客人名片时要说：“谢谢！”并用3-5秒钟留意客人名称及职衔，以便及时可以讲出客人的职位，好使客人知道你对他的尊重及重视，切勿立即将名片放

入口袋、随意摆放一旁或在握在手中任意玩弄。称呼客人时应该称某某职位或某某先生或女士等，而不能直呼其姓名，以表尊敬。

9.陪同客人走动时，脚步不能太快，应该让客人细心欣赏、发问、查询，尤其是对那些上了年纪的客人，特别要恭恭敬敬，不时提示：“请小心”、“请慢走”，不要走在客人前面，应该让先行。

10.介绍人或物品时应该掌心向上，说话要清晰明白。

11.让客人示范或坐下时，一定要说“请”字，示范完毕要说：“谢谢”。

黄总暂时整理了这些。您看一下，回去我再多看看这方面的书和视频，不足之处您给宝贵意见。工作中哪些地方做的不好您和领导尽管批评，我会虚心改正，尽最大努力把工作做好，让领导满意！

礼仪十要点：

微笑多一点嘴巴甜一点动作轻一点说话柔一点

行动快一点办事稳一点脑筋活一点效率高一点

度量大一点凡事忍一点

接待细节礼节

（一）泡茶：

应站在客人右边掺茶

第一遍冲一点水，第二遍掺八分满

茶盖不能倒放

茶杯应摆在客人右前方，杯把向右

一桌人，应从主人右边（第一主宾）开始掺水，顺时针转动添水（接待敬酒亦如此）。

（二）送客：迎客走在前，送客走在后。

（三）电梯礼节：先下后上，客人先进，进后靠里，接待员亦是电梯应接员。

（四）位置礼节：两人行，右为大；三人行，中为大，右为次，左为最次；引领时走在客人左前方两三步远的地方；

（五）车位礼节：副驾驶位是秘书、随从、助理坐的，后排右后位是最尊贵的位子，是主要客人坐的；客人到后为他打开右后车门请他上车，确定他的衣裙裤角没有被车门压着时关上车门说再见。

电话礼仪四原则

＊电话铃响在三声之内接起。

＊电话机旁准备好纸笔进行记录。

＊确认记录下的时间、地点、对

象和事件等重要事项。

告知对方自己的姓名。

注意事项

＊使用礼貌语言。

＊通话时要简洁、明了。

＊见面与不见一个样，注意电话中的语言三要素。

＊对方打错电话要有礼貌、耐心，自己打错电话要主动道歉。

打电话的一方或长辈、上级、女士先挂电话

如何处理找领导的电话

1、若熟人找领导且领导在的话，就立即转告，让领导接电话。当需要把电话转给领导时，在传达电话前，要清楚表达“xx公司xx先生打来的电话”，同

时，要把从对方得到的消息，简洁、迅速地传给领导，以免对方再重复一次，同时让你的领导有个思想准备。

2、若是领导不愿接的电话，对于需要搪塞的场合，则应灵活应付，恰当地把握讲话的分寸，按领导意图妥善处理；有时需要机智巧妙，避免给领导接通他所不想接的电话，秘书有责任使领导避开浪费时间的、不必要的电话，有责任辨别领导乐于和哪些人通电话，并应通晓如何巧妙地对待他人。如说：“对不起，先生。xx领导刚离开办公室。”或：“我不知何时能找到他。”

3、若领导正忙或已出差无法接电话时，可让对方留话，表示会主动联系。

4、若对方要求找其他人通话时，应马上帮助传达。

5、若对方要找的人不在时，应温和地转告对方，并可主动提出是否需要帮助，是否可找别人讲话以及对方的电话号码等，以便再与其联络，绝不要简单答“他不在”，这样会显得鲁莽而无礼。要是对方有留言，必须确实记住留言内容：

（1）何时何人来的电话？

（2）有何要事？

（3）需要回电话吗？

（4）回电话的对象是谁，如何称呼？

（5）是否再打过来？

（6）对方电话号码等等。记完后要复述一遍，并告其请放心，一定转告，然后把留言条放到留言对象的桌上，以便他回来的时能看到。

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六、接电话礼仪篇

当你给他人打电话时，你应调整好自己的思路。那么，当你的电话铃响起之时，你应该尽快集中自己的精力，暂时放下手头正在做的事情，以便你的大脑能够清晰地处理电话带来的信息或商务。当然，上述过程应该迅即完成，如

果你让电话铃响得时间过长，对方会挂断电话，你便会失去得到信息或生意的机会。以下几点是你在接电话时可以参考和借鉴的技巧：

1、随时记录

在手边放有纸和铅笔，随时记下你所听到的信息。如果你没做好准备，而不得不请求对方重复，这样会使对方感到你心不在焉、没有认真听他说话。

2、自报家门

一拿起电话就应清晰说出自己的全名，有时也有必要说出自己所在单位的名称。同样，一旦对方说出其姓名，你可以在谈话中不时地称呼对方的姓名。

3、转入正题

当你接听电话时，不要“哼哼哈哈”地拖延时间，而应立即做出反应。一个好的开场白可能是：“您需要我做什么？”当你觉出对方有意拖延时间，你应立即说：“真不巧！我正要参加一个会议，不得不在5分钟后赶到会场。”这样说会防止你们谈论不必要的琐事，加速商务谈话的进展。

4、避免将电话转给他人

自己接的电话尽量自己处理，只有在万不得已的情况下才能转给他人。这时，你应该向对方解释一下原因，并请求对方原谅。例如，你可以说：“布朗先生会处理好这件事的，请他和您通话好吗？”在你作出这种决定之前，应当确定地方愿意你将电话转给他人。例如，你可以说：“对于这件事，我们很快会派人跟您联系的。”

5、避免电话中止时间过长

如果你在接电话时不得不中止电话而查阅一些资料，应当动作迅速。你还可以有礼貌地向对方说：“您是稍候片刻，还是过一会儿我再给您打过去？”

让对方等候时，你可以按下等候键。如果你的电话没有等候键，就把话筒轻轻地放在桌子上。如果查阅资料的时间超过你所预料的时间，你可以每隔一会儿拿起电话向对方说明你的进展。

对于接电话的人来讲，当需要查阅资料而有礼貌地请对方稍等片刻，这是可以令对方接受的。如果有人在你正在通话时打进电话，你可以选择合适的词语让你通话的人稍候。然后拿起另一部电话说：“你能否稍等？我正在接听一个电话。”如果打来电话的人只是有一些小事，便可以当即回绝，然后迅即转向第一个电话，而这个人也会意识到你很忙而加速你们的讨论。

介绍的礼节是行为大方得体。介绍的原则是将级别低的介绍给级别高的；将年轻的介绍给年长的，将未婚的介绍给已婚的，将男性介绍给女性，将本国人介绍给外国人。

职场新人应该有哪些基本的职场礼仪？职场中哪些地方容易失礼？如何通过职场礼仪为自己的职场道路锦上添花？我认为主要有这以下的几点应该注意：

一是新人不要主动握手.握手是职场中最常见的打招呼的方式，但并不是所有的人都能做到礼貌。握手礼几乎适用于在各种场合打招呼，但握手要遵循原则：职位低的人不要主动与职位高的人握手；晚辈不要主动与长辈握手；男士不要主动与女士握手的规律。如果是职位低的女士遇到职位高的男士，职位低的女士不要主动与职位高的男士握手。作为职场新人一般都是职位低的晚辈，所以不要主动与别人握手。此外，在握手时切忌另外一只手插兜、身体乱晃、目光不看对方等。

二是调整好你的坐姿。坐是工作中人们常常保持的一种姿势，坐姿往往会反映一个人的修养、性格和心情。在坐的礼仪中应该遵守“让自己坐得舒适，让别人看得舒服”的原则。

无论男女都可以采用两脚平行，双腿自然弯曲的坐姿，也可以将一条腿搭到另一条腿上。但是两腿相搭的时候，要大腿交叉，切忌将一条腿的小腿搭在另一条腿的大腿上。无论哪种坐姿，在坐的时候都要挺起腰来，不要给人窝在椅子里或躺在椅子里的感觉。此外，在入座的时候，要学会用腿找椅子，尽量避免转身找椅子，女士在入座时，要用手向前拢一下裙子。

三是安排座次对门的是主座。在开会、吃饭和坐车时，如果没有特殊要求，原则上主座要坐最重要的人物。开会时，如果主席台上的人数是单数，中

间的位置就是主座，坐最重要的人，两边左右对称，按左高右低的顺序，往两边排。如果主席台上的人数是双数，中间的两个位置中，左面的是主座，坐一把手，右边的是二把手，然后往两边延伸，也是按左高右低的原则排序。饭桌的主座一般是门正对的座位，然后其他人按照职位高低，坐在两边，一般是左高右低。坐车时，如果主人自己开车，副驾驶座是最尊贵的位置。如果有专职的司机则是副驾驶后面的位置是最尊贵的位置。如果职位高的人开车，职务低的人要坐在副驾驶的位置，陪着领导。

四是把职位低的介绍给职位高的人。在职场中还常用到介绍的礼仪，介绍时的规律与握手的规律相反。要先将年轻的人介绍给年长的人；先将职位低的人介绍给职位高的人；先将男士介绍给女士。如果职位低的女士与职位高的男士在一起，先将职位低的女士介绍给职位高的男士。如果职位低的几个人中又有职位高低之分，就要先介绍这几个人中相对职位高的人。介绍时，不要用手指点人，要手掌掌心向上，指向对方。绝对不能叫错对方的姓名和职务。如果正副职都在的情况下，一定要介绍清楚正副职。

老板可以坐着回复你的话，但是，除非你有任何重大伤残，否则当老板来到你面前时，都该起身相迎。

倒茶要浅倒酒要满，茶壶嘴不能冲着客人。这是中餐餐桌礼仪，西餐是酒也不能满。

乘坐上司或者同事驾驶的汽车时，一个人坐到后座去，这是一个很多人都容易犯的错误，如果你乘坐同事驾驶的汽车，而只有你一个乘客的话，切忌不要一个人坐到后座上去，尤其是乘坐老板或上司驾驶的汽车的时候更加是大忌，这仿佛你把对方当成了一个司机。你应该坐到司机旁边的前座上去。如果有两个或者以上的同事一起乘坐，那么一定要有一个人坐到前座上去。