制造文件管理规范(参考Word)

文件管理规范

1、目的：

规范制造各级、各类文件形成过程中的编码、批准、标准化等全过程，统一制造文件管理流程及要求；指导文件编写人、审批人、管理人、使用人行使各自的职责。

2、范围：

2.1地域范围：ERT工厂、UYT工厂、ABC工厂

2.2产品范围：台式PC、笔记本PC、服务器、外设数码类

3、名词解释：

无

4、规范目录

4.1文件命名要求

4.2文件编码规则

4.3文件用语及格式要求

4.4文件分级、分类要求

4.5文件全生命周期过程管理要求

5、要求

此文件覆盖范围中的文件在过程中的各个阶段应遵循此规范中的各方面要求。

5.1文件命名要求

联想制造文件命名遵循易判断范围、易识别业务、易判断文件类别、易检索、易理解、易记忆的“六易原则”，各文件在命名时应予以执行。

5.1.1文件命名时首先应强调使用的地域范围

5.1.1.1制造+：表明三厂适用范围文件，后面不在加“某工厂”。

5.1.1.2ABC工厂+、ERT工厂+、UYT工厂+：表明在各自厂适用范围。

5.1.2地域范围之后，应表明文件适用的产品和业务范围

5.1.2.1产品范围包括台式、笔记本、服务器、外设数码类（可根据业务需要灵活命名）

5.1.2.2产品范围之后应能表明文件适用的业务范围，文件业务范围的划分可划分工序、整机及部件、机型类别、产品实现的某过程、管理的某个方面等类别，可以是其中的单个业务或多个业务的组合5.1.3文件名称的最后应表明文件的类别，文件的类别划分参照5.4的要求进行。

5.1.4当文件具备使用期限时，还应表明文件的时间适用性

5.1.4.1如果在3个月以内，称为临时文件，在文件类别前增加“临时”字样；

5.1.4.2如果超过3个月为例行文件，文件类别前“例行”字样省略

5.1.5文件的命名应简洁明了，使用习惯用语，不应多余冗长，便于使用人方便快速检索文件，清晰文件的适用范围与业务，便于使用人记忆。

5.1.6文件命名示例

制造不合格品控制一级流程

ABC工厂IQC检验不合格品控制二级流程

ABC工厂服务器IQC检验指导书

ABC工厂服务器机箱检验指导书

UYT工厂会议室使用管理规定

ERT工厂家悦D增加高温时间临时作业指导书

UYT工厂325型叉车操作规程

5.2文件的编码规则

制造所有文件都实施编码管理，编码应能体现

5.2.1文件的适用地域范围

5.2.2文件所属管理体系

5.2.2文件的层级

5.2.3文件的类别范围

5.2.4文件的版本

5.2.5相近文件的区分

文件的具体编码分配见《制造文件编码规范》

5.3文件的用语及格式要求

5.3.1文件在编制过程中在语言使用上应

5.3.1.1使用通俗易懂的语言和通用性语言，并尽量使用行业或组织推荐的语言

5.3.1.2考虑员工的地域习惯

5.3.1.3考虑员工的文化素质和专业背景

5.3.1.4不得使用容易发生歧义的语言，如果必须使用，应在用语后加明确的注释

5.3.1.5考虑到制造的传承，即多年积累的语言习惯

5.3.2制造文件各级各类使用统一的格式

5.3.2.1文件的格式由三厂体系管理人员与业务需求方共同制定，最后由体系管理组织确实实施5.3.2.2具体使用哪种格式，在相应的《文件管理规范》中体现

5.4文件分级、分类要求

制造文件统分为三级文件，外来文件和管理规定因其特殊性不赋予层级概念；

所有文件实行分类管理，各文件在形成时应根据其管理范畴判断其文件类别，并在文件名称上予以体现。

5.4.1一级文件

5.4.1.1管理手册：在某一领域整体描述其管理要求及业务过程的文件

5.4.1.1.1管理体系的范围，从不同维度准确表示所包括的范围，如地域、产品、过程等。包括体系任何删减的细节与合理性；

5.4.1.1.2为管理体系编制的形成文件的程序或流程，或对其引用；

5.4.1.1.3体系过程之间的相互作用的表述。

5.4.1.2目前制造厂具备的管理体系包括质量管理体系（QMS）、环境管理体系（EMS）、职业健康与安全管理体系（OHS）、军工质量管理体系（GJB）。

5.4.2二级文件

5.4.2.1一级流程：表述为进行某项活动或过程所规定的途径的文件，是过程与过程间关系的表述，描述业务过程及基本原则

5.4.2.1.1一级流程作为制造某一方面业务的规范性文件出现，其业务范畴内的所有活动必须遵守。

5.4.2.1.2制造一级流程中QMS方面由标准要素结合工厂实际确定，新增文件经QS确认，经过相应评审后即可启动

5.4.2.1.3除QMS一级流程文件外，其他体系的一级流程文件由所属体系主管部门统一确定

5.4.2.2二级流程：业务过程的表述，是实际业务开展的具体体现，是过程基本要求与操作实现的连接体

5.4.2.3质量计划：针对特定的产品、项目或合同而进行的质量策划，一般为短期

5.4.2.4标准规范：产品和过程接收准则，用于判断产品或过程是否符合策划要求，文件可称为某标准或某规范

5.4.2.4.1标准一般的主体是产品，判定产品是否合格；规范一般的主体是过程，判断过程是否符合要求。

5.4.3三级文件

5.4.3.1作业指导书：有关任务如何实施和记录的详细描述，对没有作业指导书就会产生不利影响的所有活动，必要时作业指导书可包括接收准则

5.4.3.2检验指导书：检验方面的作业指导书

5.4.3.3设备操作规程：描述设备使用方法、使用注意事项、日常维护保养要求等的文件

5.4.3.4工艺序列、工位图：作业指导文件的一种，是从不同的维度表述的作业指导书

5.4.5外部文件

制造厂外部文件分为两个方面，第一个是制造管理范围以外的联想内其他部门发布的文件；其次是政府或行业发布的法律法规或标准等。

5.4.6管理规定

行政文件中从管理角度出发的一类文件，约束在人力（政策）、财务、资产、内部管理等方面的政策性文件，行政类文件与产品无关。

5.5文件全生命周期过程管理要求

下图为文件控制的总流程，需遵守。

5.5.1外部文件的管理

5.5.1.1制造外部文件实行统一管理，各厂的文控中心统一进行接收和管理，其他部门或人员接收到相关的外部文件应转交文控中心处理

5.5.1.2当接收到外部文件后，文控中心须建立相关记录，须记录其来源、主要内容、编号、版本等信息，并将其在指定地点予以保存；

5.5.1.3当接收到原文件的升级文件后，应及时维护其相关信息

5.5.1.4联想内部发布的如工程注意事项、检验注意事项、变更通知等外部文件是指导和规范产品生产操作的重要文件，应在及时维护信息的同时启动《外部文件管理规范》的相关要求，保证信息及时有效的传递。

5.5.1.5当外部文件所触发的文件变更完成后，应反馈信息至文控中心，关闭当案。 5.5.2文件形成过程要求

此文所述各级各类文件在形成过程中必须有判断是否启动、拟制、审核或会签、批准、发布五个过程

5.5.2.1判断是否启动过程是任何一文件在生成中必须进行的一个过程，

a）一级流程须由三厂业务主管部门与体系管理人员共同参与，并保存评审记录；

b）二级流成须由各工厂业务业务主管部门与体系管理人员及相关部门人员参加，并保存评审记录，若为三厂统一文件，则参照a）进行；

c）标准规范在设立时须经评审，参照b）进行

d）质量计划及三级文件、管理规定根据业务需要，由主管部门经理同意即可启动文件流程

5.5.2.2文件的拟制要求

5.5.2.2.1文件的拟制必须由具备文件编写资格的人员进行，资格要求见5.6

5.5.2.2.2编写人在文件拟制过程中必须按照本文的要求及相应《分类文件管理规范》的要求进行5.5.2.3文件的审核或会签

5.5.2.3.1文件的审核一般由文件的编写人直接上级进行，当出现以下情况时，可考虑变更审核人a）文件承载业务主管部门为其他部门或对其他部门业务影响较大

b）既定审核人在工作试用期内或转此岗位未满一个月

c）文件承载业务专业性较强，既定审核人不具备相应技术水平

5.5.2.3.2当文件所述内容为跨部门协作内容，并需两人以上共同审核时，即为会签

a）文件是否会签判断的基本原则是同行政级别共同协作，并一方不具备职责赋予的强制执行权力b）三厂统一的各级各类文件需会签

c）会签同时参照5.5.4.1内容进行

5.5.2.3.3文件审核人的变更和文件是否会签必要时由体系管理主管确认

5.5.2.3.4文件的会签在文件中的体现为会签或一同审核

5.5.2.4文件的批准

5.5.2.4.1文件的批准由一定权限的人员进行

a）管理手册的批准由厂长及以上人员进行，并不能授权

b）三厂统一的一级流程和二级流程由相应JXT负责人进行

c）三级文件的批准由业务负责部门经理及以上人员进行

d）三级文件中统一文件三厂会签后由其中一厂的经理及以上人员进行

e）行政类文件的批准由职责所赋予的管理权力决定

5.5.2.5文件的发布

文件在批准完成后即可进行发布，在正式发布前，由文控中心或文件发布人进行标准化，必要时可要求文件编写人按照要求完成标准化。

制造文件的发布时全部以电子形式发布，即一级发放

5.5.3文件的理解使用管理

5.5.3.1文件的培训作为保证及提高文件使用效果的重要手段应提倡使用

5.5.3.1.1文件拟制过程中，编写人应判断此文件是否需要进行培训，考虑以下因素但不限于以下因素：

a）新产品、新部件的引入

b）新工艺、新设备工装的使用

c）流程发生变更

d）工艺发生变更

e）文件中是否出现专业术语

f）文件使用人的文化层次和经验

g）文件中是否存在可产生歧义的表述

h）以往类似文件是否出现过理解难度

i）文件执行人的反馈意见

5.5.3.2如果文件需要进行培训，应在文件初次使用前进行，必要时可在文件发布前进行，文件编写人为培训的第一负责人

5.5.3.3文件的执行人在接收到文件后，应对文件进行仔细的阅读和理解，如果存在异议或难于理解、模糊的地方，应立即向编写人或相关负责人进行反馈，编写人或相关负责人应在第一时间给予解释，并判断其他执行人是否存在类似情况，以采取解释或培训的方式达成共识。

5.5.3.4文件在发布后即进入使用阶段，各使用人应严格按照文件的要求进行，当在使用过程中发现存在执行困难等问题，应在继续执行的前提下，向文件编写人或相应负责人反馈

5.5.3.5文件编写人及相应负责人有义务解答并帮助使用人解决理解和使用过程中的各种困难，必要时需到现场确认

5.5.3.6当文件编写人及相应负责人不能有效履行其义务时，执行人应向主管体系管理人员反馈，由体系管理人员给予解决，或向上反馈。

5.5.4文件使用管理

5.5.4.1文件发布之后，如果需要打印纸面文件继续发放，即构成二级发放，制造文件最多只做二级发放，且二级发放应由各厂文控中心进行

5.5.4.1.1考虑到二级发放的及时性，业务部门（处级及以上）提出申请，经体系管理人员评估风险后可授权业务部门自己进行二级发放

5.5.4.1.2二级发放的文件应建立专门的档案，记录其文件编号、名称、发放组别及人、存放地点、发放数量、版本号及其他必要信息

5.5.4.1.3当文件升级版本发布后，应立即对原版本进行更换，并回收旧版本文件

5.5.4.1.4二级发放的文件必须在文件首页显著位置加盖“受控文件”红色印章，未印有印章的文件不得使用，发现后应交由文件管理人员处理

5.5.4.1.5二级发放的文件应在文件上增加分发号，分发号应从数字1开始，并于档案中分发组别建立对应关系。

5.5.4.2当需要进行培训或组及个人学习时，需要使用纸面文件的情况下，应优先借用已二级发放的文件，使用完后应立即归还；必要时才可从系统中打印适用版本，并在使用完后交由文件管理人运。

5.5.4.3纸面文件的存放应有单独的专用位置，一般情况下一个组或一条线应有唯一的一个存放地点，非生产处别则以处为单位有一个唯一的文件存放地。

5.5.4.4当使用过程中造成文件缺失页、损坏、赃物等影响文件使用的情况时，应及时向文件管理人员申请补发。

5.5.4.5文件的补发、旧版本回收应在二级发放档案中予以记录

5.5.4.6回收的旧版文件应定期进行销毁处理，相关部门最长一个月应统一销毁一次作废文件，制造文件全部为保密文件，应交由专业人员进行处理

5.5.5文件的评审和更新

5.5.5.1任何文件受内外环境的变化、人员的变化、产品的变化、流程及工艺的变化、工装设备的变化等，都可能对其充分性、适用性、易操作性产生影响，应定期和不定期对其进行评审和更新

5.5.5.2当出现以下情况时，文件编写人或相关负责人应考虑文件的评审和更新

a）当执行人反馈文件的适用性或易操作性有问题时，

b）当5.5.5.1所述情况出现时

5.5.5.3制造文件中除行政类文件外，最新版本在发布一年内强制评审更新一次。

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