高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范

DAT 10-1994 高等学校档案实体分类法

高等学校档案实体分类法 DA/T 10-1994 第一章编制说明一、编制目的为了适应高等学校档案工作日益发展的需要，统一全国高等学校的档案实体分类，实现高等学校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，达到加强高等学校档案和档案工作的科学管理，促进整体业务建设的深化，充分发挥高校档案的作用，更好地为学校工作和社会主义建设服务，特编制本法。二、编制原则本法的编制，以辩证唯物主义为指导，引人系统论的观点和现代化管理的方法，源于实践，高于实践，把高等学校档案工作的历史、现状和发展前景结合起来，具有较强的思想性，科学性和适用性。 (一)体现思想性档案工作是党性、政治性很强的工作。高等学校档案实体分类的体系结构、类目设置、序列编排，都必须以辩证唯物主义为指导，以国家的有关档案工作的法规标准为依据。要坚持党的"一个中心、两个基本点"的基本路线的原则精神，从实际出发，突出教学、科研档案在高等学校档案中的中心地位，党政管理档案统率全局的作用，力求反映新时期高等学校职能活动的新情况、新特点。 (二)符合科学性本法规定的各项内容，既要实事求是，符合高等学校档案工作的实际，又要遵循档案学基础理论和形式逻辑原则，在理论与实践的结合方面，有较强的科学性，力求有所

发展，有所创新。 1·采用"高等学校档案"这一综合概念，以高等学校全部档案为对象，按照高校档案形成的领域范畴将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归人相同的类别。2·在充分反映高等学校档案的形成规律和内容、特点的前提下，确定统一的实体分类体系，把同一门类档案的管理性和业务性材料集中在一起，适度注意与《中国档案分类法教育档案分类表》(即信息分类)体系的协调。 3·类目设置必须有相对稳定性。不受偶然因素、短期行为的影响，在较长时期内不随意改变。 4·类目排列，档号结构的确定须符合逻辑原则。要充分考虑到高等学校档案记述和反映事物的本质属性和非本质属性的不同，严格按从总到分，从一般到具体的原则划分。做到各类之间，各类相同级位之间的划分标准一致。下位类目的外延之和，等于上位类目的外延。同位类目之间界限清楚，不互相交叉和包容。 (三)重视适用性本法采用多元、灵活的处理方法，在强调大的原则统一的同时，照顾不同类型、规模、层次院校的特点。根据各校档案实际情况和发展水平，给各校在类目设置、序列编排、上架检索等方面以较多的自由度，留有较大的余地。为了方便掌握使用，本法在类目名称、档号模式、标识符号等方面，力求做到准确、简明、易懂、好记。三·体系结构本法由编制说明和主表两部分组成。编制说明是本法的编制目的、编制原则、体系结构、类目设置、档号模式，标识符号以及若干重要问题的说明，是使用本表的指南。

档案工作规范化管理工作报告

档案工作规范化管理工作报告近几年来，始终坚持以科学发展观为指导，深入贯彻党的十大精神，认真贯彻执行国家档案法律、法规，切实加强组织领导，不断深化对档案工作重要性的认识，加强队伍建设、提升业务素质、完善基础设施建设，使档案管理工作向标准化、规范化、制度化和现代化建设的方向发展，档案工作管理水平明显提高。一、全宗档案情况自年成立以后，便产生了文件材料，按有关规定与要求整理归档，形成了档案。全部档案为一全宗，到年底止，共有各门类档案：文书档案件，会计档案册，人事档案册，声像档案册盘，实物档案件，科技档案件。（一）文书档案文书档案主要是在形成的文件材料、发文、纪要，其次是上级党政机关颁发的法律、法规，方针政策性文件和直接对本办机构设置、人员编制，人事任免、各类统计年报以及其他需要贯彻执行的文件材料，本办业务内文件、材料等。分为类。 1.类该类的文件材料较多，包括召工作会议的文件，办公会议、中心组学习、室务会议、党员会议，办公室会议记录、会议纪要；本办发文、工作计划、总结、报告、大事记、工作资讯；本办制订的规章制度、工作目标、岗位责任制；普法工作、开展主题性教育活动、社会综合治理工

作、文明创建等形成材料；成立机构、机构设置、人员编制、名称更改、印章启用、换届选举的请示批复、结果等文件。 2.类该类的主要文件材料有：本办会议记录、会议纪要、发文；领导批示；国家机关、省级机关、市级机关制发的有关的文件材料并要执行的重要文件等；印发工作要点、“争先创先”考评方案、调研报告、会议纪要、总结讲话、通报；组织本系统业务会议、省领导发表重要讲话、发言材料、交流材料等。 3.类该类主要形成管理制度，国家机关、省级机关、市级机关制发有关遵守财经纪律、享有的政策福利等重要文件；主要领导责任审计资料、国有资产管理登记文件材料、本办与有关单位签订的协议；可行性研究报告批复、中标通告、抄告单、招标文件、概算书、零星工程决算确认单、资料移交表；工程项目部发文、请示、汇报、报告。（二）会计档案会计档案是在财务管理中形成的记述和反映了的财务经济情况，有收支凭证，月报表、年报表，往来帐簿。（三）人事档案

武汉大学档案管理办法

第一章总则第一条为了加强我校档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案在教学、科研和党政管理等各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、国家教育部《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》和《湖北省档案管理条例》等规定，结合本校实际，制定本办法。第二条本办法所称的档案是指学校在教学、科研、党政管理以及其它各项活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。第三条档案工作是学校建设的重要基础工作之一。学校必须把档案工作纳入整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理。第四条我校档案属国家和学校所有，列入学校国有资产管理范围。第五条学校严格实行部门立卷归档制度，使档案工作做到：纳入各部门的发展规划和工作计划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。第六条全校各单位及个人均应遵守《中华人民共和国档案法》和本办法的规定，依法行使与档案事务有关的权利，履行应尽的义务。第二章领导体制和机构设置第七条学校档案工作由各级教育行政管理部门和有关业务主管部门领导，同时接受国家各级档案行政管理部门的指导、监督与检查。第八条学校在校长领导下做好档案工作，有一名校领导具体分管档案馆，并成立武汉大学档案工作委员会。第九条学校档案馆属事业单位档案馆。它既是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用本校档案的科学文化事业机构。全校各单位的档案工作接受档案馆的监督、指导和检查。第十条全校各单位必须加强对档案工作的领导，确定一名负责人分管本单位的档案工作，并配备一名专(兼)职档案员，负责本单位档案的收集、整理、保管和移交工作。第十一条学校专(兼)职档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守，遵纪守法，原则上应具备档案业务知识和本科以上学历。第十二条学校档案馆的基本任务 (一)贯彻执行国家有关档案工作的法令、政策和规定，规划全校档案工作；

如何加强档案管理工作

如何加强档案管理工作发布时间: 2012-04-23 点击:397 次浙江暨阳建设集团有限公司陈雪艳摘要：随着自动化的管理模式的深入发展，档案在企业的生产和发展过程中起着越来越重要的作用。企业的不断改革和发展，档案在标准化、规范化、科学化的综合建档过程中和档案管理中由单纯的存放走向应用、分析的道路，使之更好地为生产服务，还有很多需要研究和解决的实质性问题。关键词：档案管理科学规范自动化服务在对档案管理工作的认识上，本公司很多人存在一个误区，那就是档案管理工作是可有可无，对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识。其实，档案管理工作对我公司在建筑行业的发展起着至关重要的作用。我们本着吸收和借鉴优秀的档案管理工作成果，争取以积极的心态适应档案管理工作的新形势，培养强大的责任感，提升工作热情为目的。根据上次对八达公司的现场观摩，让我们进一步地认识到自身的不足。经过局领导、公司领导，结合自身的管理方式出发，进行了一次全面、细致的分析，得出如下结论：只有科学规范的档案管理，才能适应新形势的需要。做好档案的收集和利用，不但可以为公司的经济发展做出应有的贡献，还可以实现自身价值。当前企业档案管理不规范在以下几个方面：一、档案管理工作缺乏制度化的管理 1、档案收集不规范。在收集过程中，公司制度形同虚设，想交就交，不想交就不交，档案收集考核不明确，给工作带来很大困挠;有部分上交的资料也存在很多问题：工程资料不全;材料不符合要求，用复印件占的比例较多;各种签字、签章手续不完备。 2、档案整理不规范。企业近几年人员调动频烦，没有专职的档案管理人员，造成资料整理不及时，在立卷时间上，有时会累积起来一次立卷，不符合事毕立卷要求，不利于规范管理; 3、档案综合管理力度不够。由于现在综合档案管理室以一个班组存在，在行政上无法对各大部进行管理，在进行这项工作时，须向主管领导汇报，但主管领导一般都是兼任，本身的各项工作时间都较紧张，档案人员要想向领导说明一项工作较为困难，各项工作开展起来也较为困难，现在某些分公司自设资料库，认为存那里都一样，给总公司的档案的综合管理也造成困难。

《学位档案材料立卷归档说明》(2019版)

学位档案材料立卷归档说明（2019年版）根据教育部《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》等法规要求，结合我校实际，现将本年度学位档案立卷归档工作的规范及相关注意事项说明如下: 一、学生根据本人学位类别下载、打印相应的“卷内目录”、“学位档案材料清单”和统一格式的“备考表”。二、学位档案整理具体要求：（一）排列顺序按照不同学位类别的“卷内目录”内容，将所需材料按序排好，认真核对材料有无缺项，顺序是否有误，材料中签字、盖章处是否规范齐全。凡有特殊情况者须在“卷内目录”的备注栏中备注说明。（二）立卷编码确定材料顺序排列正确后，从第一项材料的第一页开始编码，在每一页带文字或图片的材料页上用黑色碳素笔写明页面编码，将所有立卷材料作为一个整体进行编码，正面的编码写在右上角，反面的编码写在左上角，页面编码从“001”开始，空白页不编码，“卷内目录”与“备考表”两页不编码。 1.卷内目录卷内目录置于所有材料的首页，所有内容均须“手写”，姓名及所在学院名称要填写完整准确、字迹清晰。“页次”栏填写说明：填写每一项材料内容的起始编码并加一横线，例：学位申请书的页次“001－”；答辩情况表的页次“012－”；最后一项材料需写明最后一页的编码，例：“学位论文”的页次“075－108”。 2.备考表备考表置于所有编码材料的最后，所有内容须“手写”，其中：（1）“文字材料”页数：是指非图样、非图片材料的页数；（2）“图样”页数：是指材料中含有统计图表的页数（非个数）；（3）“图片”页数：是指材料中照片或非统计图表图片的页数（非个数），如同一页中既包括图样又包括图片的，则按所占篇幅较大的计算；

档案管理服务外包工作规范第1部分总则

档案管理服务外包工作规范第1部分：总则 2015年9月13日第四稿目录

前言 DA/—XXXX《档案管理服务外包工作规范第1部分：总则》为DA/TXX《档案管理服务外包工作规范》系列标准的第1部分。DA/TXX 《档案管理服务外包工作规范》系列标准，还包括： ——DA/—XXXX《档案管理服务外包工作规范第2部分：档案寄存服务》 ——DA/—XXXX《档案管理服务外包工作规范第3部分：档案数字化服务》本标准的附录A、附录B和附录C是资料性附录。本标准由国家档案局提出并归口。本标准起草单位：XXXX XXXX XXXX 本标准主要起草人：XXX XXX XXX

引言随着社会专业化程度的提高和档案工作环境的变化，档案管理服务外包正在成为档案工作的重要发展趋势之一。目前，我国档案管理外包服务企业（承包方）日益增多，外包服务内容日趋多样化，外包服务市场不断扩大。但是，当前在档案管理服务外包领域中，无论是发包方的发包工作，还是承包方的服务工作均存在管理不科学、操作不规范、标准不统一的问题，造成诸多档案安全隐患。为此，有必要制定相应标准，对档案管理服务外包工作予以规范、指引。本标准旨在规范和引导档案管理服务外包行为，为各相关主体之间建立标准化的沟通语言，指引发包方科学开展档案管理服务外包的发包工作、选择合格的承包方，指导承包方有效开展档案管理服务外包管理体系建设、提升服务能力，提供第三方机构正确评价承包方的参考依据，从而推动档案管理服务外包工作的良性、有序发展。《档案管理服务外包工作规范第1部分：总则》从总体上对档案管理服务外包工作进行一般规范。主要包括四个方面的内容：第一，明确档案管理服务外包工作的原则；第二，从规划与审批、承包方筛选与确定、合同签订、合同执行及监督、评估与改进等过程为发包方工作提供指引；第三，提出承包方档案管理服务外包管理体系框架，并从战略管理、资源管理、业务管理和安全管理等方面对承包方基本服务能力建设提出要求；第四，对第三方机构的工作提出基本要求。

高校学生档案管理办法

学生档案管理办法（草稿）第一章总则第一条为进一步加强学生档案管理，实现档案管理的制度化、规范化、科学化，提高档案管理水平，维护档案的真实性、严肃性，完善学校学生档案管理服务体系，有效地建立、保护和利用档案，充分发挥档案在学生管理中的作用，保障学生正当权益。依据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《干部人事档案材料收集归档规定》及相关法律法规，结合学校实际，制订本办法。第二条学生档案是学生在校期间形成的，反映学生个人学习经历、思想品德、专业技能、身体状况、诚信状况、家庭政治及经济状况的个人档案材料。学生档案是学校考察、培养、教育学生过程中形成的第一手资料，是党和国家选拔录用人才的重要参考依据。学生档案管理工作，是贯彻执行党的教育方针，为社会主义现代化建设培养、选拔、录用人才服务的一项常规性基础工作。第三条本办法适用于我校各专业层次在校大学生。第二章档案管理机构、原则及其职责第四条全体在校大学生档案由学务部档案管理中心

集中负责管理。第五条学生档案管理坚持真实性、完整性、安全性、规范性原则，实行归口负责和集中管理相结合。第六条学务部学生档案管理职责：（一）接收、鉴别和整理学生档案材料；（二）办理学生档案的查阅、借阅；（三）办理学生档案的转递，为有关部门提供学生情况；（四）做好学生档案的安全、保密、保管工作；（五）制定和完善学生档案管理规章制度，做好学生档案分析统计工作；（六）办理其它有关学生档案事项。第七条院系及相关职能部门的职责：（一）教务部、各院系要及时向学务部提交新生数据，以便对学生档案进行接收、核对、编号和保存；（二）各院系及各相关职能部门按照要求做好新生档案、平时归档材料的收集、整理和移交工作。（三）就业指导服务中心负责毕业生档案管理及转递工作。第三章档案的保管与保护第八条根据安全保密、便于查找的原则要求，对于学生档案应严密、科学地保管，严防档案的毁损、失散和泄密。

电子科技大学档案管理规定(WORD7页)

电子科技大学档案管理规定第一章总则第一条为了加强对学校档案工作的领导，搞好科学管理，更好地为各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》(27号令)和《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》，结合我校工作实际，特制定本规定。第二条我校的档案是指在党群、行政、教学、科研、基本建设、财务会计、设备管理、产品生产与科技开发、外事、出版等工作过程中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同载体的文件材料、实物史料。第三条我校形成的各类档案，是全校师生员工劳动智慧的结晶，又是国家和学校的宝贵财富。学校对档案实行统一管理，确保档案的完整、准确、系统、安全，以利开发利用。各部门必须定期向校档案馆移交档案，任何个人不得将档案材料据为己有或借故拖延归档。第四条学校档案工作是学校工作的组成部分，是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要尺度，是维护学校历史真实面貌的一项重要工作，是一项科学文化事业。各部门必须加强档案工作的领导和管理，对文件材料的形成、积累、整理、归档工作，要列入各单位和有关人员岗位责任制，实行部门和科研课题组立卷归档制度。做到“三纳入”、“四同步”：纳人学校规划和计划，纳入管理制度，纳入有关人员职责范围；在布臵、检查、总结、验收各项工作的同时，布臵、检查、总结、验收档案工作。第二章管理体制和任务第五条按照集中统一管理的原则，学校设档案馆。校档案馆为直属事业单位，对全校档案实行统一管理，有关部门、学院、校办公司经批准可设分室。分室档案业务受校档案馆和行政主管部门双重领导。第六条校档案工作由一名校领导负责分管，各有关部、处、学院由一名领导具体负责本部门的档案工作，并设兼职档案工作人员，负责本单位档案的收集、整理和移交工作，并把做好档案工作，纳入有关人员的职责范围，作为检查工作、考核干部的重要内容之一。第七条校档案馆的基本任务是：

如何推进档案工作规范化标准化管理

如何推进档案工作规范化标准化管理发表时间：2009-04-08T10:51:29.590Z 来源：《科海故事博览•科教创新》2009年第3期供稿作者：王桂琴 [导读] 在搞好硬件建设的同时要强化系统思维意。摘要：档案是党和国家的宝贵财富,做好档案保管工作,防止档案的损毁,延长档案的使用寿命,维护档案的完整与安全,是档案管理的工作重点。档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要环节,因此,在搞好硬件建设的同时要强化系统思维意。关键词：档案规范化标准化档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节, 在搞好硬件建设的同时,做好文书处理工作是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。其中,公文制发是档案工作达到规范化、标准化的前提条件，坚持“以本单位形成文件为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节；提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证；利用计算机管理档案,是使档案工作达到规范化,标准化的有效途径。随着我国高新技术的发展文件档案的计算机管理提上了议事日程。文件档案的计算机管理克服了以往工作环节、工作程序的重复雷同将文件和档案作为统一的系统工程加强文件管理的超前控制保证了档案的质量从而充分发挥了档案的作用。档案工作者提前介入文件的生命周期从信息源头做起的思想在世界范围内受到一致欢迎这种思想主要来源于为解决文档分离使电子时代档案工作从根本上动摇而提出的也是解决现实文档分离的根本办法。档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。一、公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。二、实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。三、提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。

关于档案管理工作的建议

关于档案管理工作的建议关于档案管理工作的建议2007-02-10 16:47:13 为了方便公司的档案材料统一、集中、有序保存，加强公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司的合法权益，同时促进各部门的协调和各项工作的顺利开展，特提出如下建议：一、档案管理机构及职责 1、档案工作由公司总裁统一领导，办公室负责接收、下发、整理、归档、汇总，由指定的办公室人员负责档案的保管和提供其利用的工作，并监督公司各部门及其员工对档案的使用过程。 2、办公室应逐步完善档案管理制度，确保档案安全和方便利用，并且及时纠正档案管理中的疏漏。二、档案的保存

1、保存地点：办公室档案柜 2、保存内容：包括过去和现在的公司各部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对公司有办存价值的各种文件、账册、凭证、报表、技术资料、协议合同、电脑盘片、音像制品、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 3、保存方法：分类汇总（1）办公室资料：根据文件的编号或日期汇编成册，分为两大部分：接收文件和下发文件（分别记录），形式如下：接收文件下发文件日期:××年*月*日（编号：××*）日期:××年*月*日（编号：××*）接收自：××*下发至：××* 主题：××*主题：××* 公司人事资料汇总形式如下：姓名：××（个人基本资料）学历：××所属部门及职位：××

客户资料汇总形式如下：国家：××客户名称：××主要业务：××联系人及方式：×× 工厂资料汇总形式如下：类别：××工厂名称：××（地址）联系人及方式：×× （2）技术性资料汇总形式如下：日期：××年*月*日产品名称（类别）：×××× 最终报价：××××*（工厂：××××*）（3）财务资料：根据时间（月、季度、年）汇总，在月末、季度末、年末收集、整理各种财务资料，按照编号登记入册。（4）国际业务资料以合同为线索整理，按照合同号登记成册，形式如下：合同号日期客户名称业务内容其他单据是否齐全 ××××××××××××××××××××××××××××××××××

档案管理规范

档案管理工作规范第一章总则第一条为加强公司档案管理工作,充分发挥档案在公司生产、科研、管理及经营中的作用,根据《中华人民共与国档案法》与《中华人民共与国档案实施办法》,结合公司实际情况,特制订本管理规范。第二条****档案就是指公司在生产、经营、建设与党、政、工、团等管理活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录,主要包括文书档案、会计档案、基建档案、人事档案等实物档案或电子档案。第三条本工作规范适用于公司及各机关职能部室的档案管理工作。第四条档案采用集中与分散共用,兼职与专职并存的管理模式。以“抓好基础管理“为原则,采取“分散管理,统一制度,集中检查,定期培训”的措施,逐步实现档案管理的规范化、标准化、现代化。第二章档案管理职责及人员要求第五条总经办负责公司档案的管理工作,安排专人负责本公司各类文件资料的收集、整理与归档工作,确保档案的完整、准确、系统、安全与有效利用,并指导各职能处室各自专业档案的立卷、整理、归档工作,并妥善保管归档档案。第六条档案管理人员职责及上岗要求一、档案管理人员要求大专以上学历或同等知识水平,具有专

业知识。遵纪守法、忠于职守,有高度的责任心与奉献精神。二、认真贯彻执行集团公司下发的档案管理的各项规定,做好本专业档案的收集、登记、整理、保管、提供利用等工作。三、加强业务学习,提高自身业务水平,不断更新知识,接受新的档案管理技术,提高解决实际工作中出现问题的能力。四、做好档案库房内外的清洁卫生与安全防护工作,保持库房的整洁,维护档案的完整、准确、系统与安全的工作。第三章档案的收集归档第七条归档范围:企业在筹备、建设、生产、经营、管理等活动及产权变动过程中形成的具有保存价值的各种载体形式的文件材料都应纳入归档范围。第八条归档文件材料的主要来源有: —本企业形成的文件材料。 —本企业引进项目、外购设备等接收的文件材料。 —本企业参与的合作项目,合作单位按要求应向本企业提交的文件材料。 —本企业执行、办理的外来文件材料。第九条归档时间一、党群、行政管理、经营管理与生产技术管理工作中形成的各类文书档案在办理完毕后的第二年一季度归档。二、科技档案在其项目鉴定前归档,工程项目竣工档案在项目交工后3个月内归档,周期长的可分阶段、单项归档;产品档案应定期或按阶段归档。

档案实体分类编号方法

精心整理档案实体分类编号方案一、编制目的为了进一步完善档案实体分类、编目、排架、检索的标准化、规范化和现代化，加强档案和档案工作的科学管理，更好地为学院的各项工作服务，根据《高等学校档 (一) (二) 三、体系结构和档号的编制 (一)体系结构 1、一级类目是高等学校档案实体分类的最高层次，根据高校档案的产生领域范畴及内容和性质，我院档案确定为十二个一级类目，其名称、标识符号和主要内容如下：DQ党群：主要包括学院党群部门在工作中形成的文件材料。

XZ行政：主要包括行政职能部门(教务、科研、产品生产与科技开发、基建、设备、外事、财务、出版等部门除外)工作中形成的文件材料。 JX教学：主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。 KY科研：主要包括科学研究管理和科研实践活动中形成的文件材料。 CP产品：主要包括产品生产与科技开发过程中形成的文件材料 JJ基本建设：主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。 SB CB WS CK SX反映学院 SW具有保存一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母，如“XZ”即“Xingzheng”(行政)的简称。 2、二级类目的设置和标识，二级类目是对一级类目的细分，细分的标准在依照《高等学院档案实体分类法》的基础上，根据该类档案的形成规律和特点，结合档案的内容在一级类目下细分出若干二级类目。

二级类目的标识，采用“双位制”，如“综合”为“11”，其余二级类目按照细分设置的项目顺序，分别标识为“12、13、14、15…．．99”，但如10、20等带“0”的数字不用。 3、三级类目的设置和标识，在二级类目确定的原则和范围内，再细分出三级类目，其标识方法与符号与二级类目相同，三级类目与二级类目同项标准，但应标注在二级类目后面。 4 (二) 1 2 3 分类号、保管期限件号（案卷号）之间用连接符号“一”连结。例如：2005年内容为学籍管理的第25号卷的档案可标为：2005—JXl4—025 （三）档案的实体排架原则上按一级类目——年代纵向排架，为维护档案的整体性和方便查找考虑，可不考虑保管期限。四、各类档案类目设置与标识

西南交通大学学生档案管理办法

西南交通大学学生档案管理办法第一章总则第一条学生档案是学生在校期间形成的，反映学生德、智、体及家庭政治、经济状况的以个人为单位组成的书面材料。学生档案是学校考察、录选、培养、教育学生过程中形成的第一手材料资料，是国家和社会选拔任用人才的重要根据，也是干部（工人）档案形成的基础，为加强对学生档案的科学和规范化管理，现根据学生档案形成和管理的特点，学习省内外同类规模学校的经验，并参照中央组织部和国家档案局一九九一年颁发的关于《干部档案工作条例》的精神，结合我校实际特制定本办法。第二条学生档案管理是学校工作的重要组成部分，也是人事档案工作的组成部分之一，它是贯彻执行党的教育方针，为四化建设培养、选拔、录用人才服务的一项经常性的基础工作。第三条学生档案工作，在学校党政管理部门的宏观管理组织协调下，由档案馆进行行政领导，并在研究生院、学生处、招生分配联络处和校团委的共同支持下由人事档案室全面负责做好学生档案管理工作。第四条在学生档案管理工作中，必须贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和制度，严密保管，确保学生档案的连续、完整与安全。第二章管理职责第五条学生档案实行人事档案室统一归口指导并由专人管理，行政和业务工作接受档案馆领导，同时接受校内有关领导部门的检查和指导。第六条学生档案种类多（本科、硕士、博士、专科、自费、委培）、流动性强、利用率高、工作量大，因此应在档案馆内配备一至二名专职人员负责学生档案管理工作。第七条学生档案管理的职责（一）保管学生档案为学校和社会积累个人档案史料；（二）收集、鉴别和整理学生档案材料；（三）办理学生档案的查阅、借阅；（四）办理学生档案的转递，为有关部门提供学生情况；（五）做好学生档案的安全、保密、保护工作；（六）调查研究学生档案工作情况，完善有关规章制度，做好学生档案的分析统计工作；（七）办理其它有关学生档案事项。第三章档案的内容和分类第八条建立学生档案，应根据每个学生的经历和实际情况建立，并真实地、历史地、全面地反映学生的成长过程及其有关的情况。第九条学生档案的内容及其分类第一类毕业生登记表；第二类学生个人自传；第三类鉴定、考核、考察材料；第四类学生成绩卡（表）、学位证书、论文评语；第五类政治历史情况及学生升学政审材料；第六类加入中国共产党、共产主义青年团的材料；第七类奖励材料（含三好学生，优秀党团员、奖学金和优秀学生干部等）；

科技档案实体的分类和分类方案

江阴市科技档案实体的分类和分类方案由于分类目的不同，科技档案有二种分类，一是科技档案的实体分类，二是科技档案信息分类。科技档案实体分类是以馆（室）藏科技档案为对象，根据科技档案的内容特征和形成规律，将全部科技档案划分为若干类别的过程。以下所讲的科技档案分类即为科技档案的实体分类。一、科技档案分类的目的 1、实现科技档案的系统化和科学管理。 2、编制出科技档案的分类目录（或专题目录）。 3、为科技档案的统计和利用提供条件。二、科技档案分类的基本要求 1、分类应力求保持科技档案之间的有机联系。内容相近的科技档案，只能在同一大类或属类中出现，而不应在不同的类中出现。 2、分类要符合档案形成专业或形成单位科技活动的特点。由于不同专业和不同类型的单位，其生产、技术活动的性质、任务和工作程序是不完全相同的，有的是很不相同的（如机械、冶金、化工、纺织专业系统之间；工业建筑、水利、气象之间……）。因此，不同的单位，科技档案的分类不能简单化地采用同一种方法。 3、在一个专业系统或一个单位内部，同一种科技档案，在同一层次内的分类标准应该一致。

只有标准一致，科技档案划分的类和属类才能层次清楚、条理清晰，才有利于编目工作的进行，也方便保管和利用。但是对于同一种科技档案的不同类别层次，其分类标准允许有所不同。分类的结果，同位类之间只能平行，不能交叉重叠。 4、分类应力求按专业系统实现标准化。专业系统分类的标准化，有利于科技档案向科技专业档案馆移交，实现科技档案管理的现代化，也便于同一专业系统内科技档案工作人员之间的业务交流。 5、分类的详略程度，由本单位科技档案数量的多少来决定。为便于科技档案管理和利用，在科技档案分类过程中，科技档案数量多的应分得细一点，数量少的应分得简略些。在同一单位内，不同类的分类层次可以有所不同。三、科技档案分类的几种常用方法 1、工程分类法：以工程项目为单元划分科技档案的类别。它适用于基本建设档案。 2、型号分类法：以各个型号的产品或设备为分类单元划分科技档案的类别。它适用于机械产品档案和设备档案。 3、课题分类法：以各个独立的研究课题为分类单元划分科技档案的类别。它适用于科研课题档案。 4、专业分类法：按科技档案反映的专业性质分类。 5、地域分类法：根据科技档案内容所反映的地域特征划分类别，如测绘档案。 6、时间分类法：按照科技档案内容反映的时间特征进行分类。在实际分类中，往往是几种分类方法相结合，才能得出一个较好的分类方案。例如，

关于加强档案管理工作的建议

关于加强集团档案管理工作的建议档案管理工作以全面、真实地历史记录,反映集团整体发展状况与经营成果。一方面为集团领导及时了解集团整体经营状况,适时调整经营策略提供准确依据,为经营决策提供支持性证据;另一方面有利于准确认定集团经营成果,查考历史记录,熟悉情况、总结经验、制订计划、研究案件、解决纠纷、处理问题。所以,强化档案管理工作,不断地更新档案管理理念,就是奠定集团持续健康发展、实现经营战略的坚实基础,对提升集团市场经济竞争力具有重要意义。一、集团档案管理中所存在的问题分析 (一)管理分散。现集团的档案上主要分为:文书档案、人事档案,财务档案三类,分别由相关部门单独保管。由于目前集团的实际情况,还不能提供专门保管档案的良好设施条件,也没有设立专门的管理部门,无法实行集中统一的全面管理,而档案管理人员均由办公室文书工作人员兼任,致使档案的收集整理偏重、甚至只重视“文书档案”的管理。 (二)归档档案分类不科学。集团档案来源广、形式多样,但归档门类仅笼统分为三类,忽视了其她形式的档案资料。如:一些重要会议、重大活动中产生的“音像档案”、“荣誉档案”,以及办公用品、设施等“实物档案”,均未列入管理范围。从而导致一些重要凭证信息丢失或缺失,降低了文档资料保管质量。 (三)相关规章制度不健全。缺乏适用的办事流程,日常工作中自主性较大,没有严格按照规程,导致签批单、审批手续不全,或部分项目资料不齐全、归档不及时,影响了档案的完整性。管理上还未达到规范化,如无法为集团领导决策及其她业务部门开展工作提供及时有用的信息,便失去了档案

管理的意义。 (四)管理模式传统。集团目前仅使用传统的手工模式,停留在收发、查找的阶段,缺少先进的管理设备,缺乏完整全面的检索工具,调卷迅速、准确率无法达到规定标准,极大的影响了档案的使用、利用。二、对集团档案管理工作的建议 (一) 设立档案库房。根据相关规定,档案库房需单独兴建,温度要保持在14～24度之间,湿度在40%～60%之间,应做到库房与办公室、用品库房与阅览室分开。并且具备良好的卫生环境与防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物与防污染等安全措施, (二)完善档案管理机制。依据《中华人民共与国档案法》、《档案实施办法》、《档案管理办法》、《不归档文件销毁办法》等相关法律法规的规定,打造一套符合集团实际的档案法律法规。同时,建立配合管理制度,稳固执行力的“问责制”“聘任制”、“考评制”等各种激励机制,确保档案收集及时、完整,档案充分有效利用。 (三)引进先进管理技术。安排档案管理人员到其她单位交流学习档案管理先进经验与具体操作技能,利用现代化手段整理档案,将电子计算机技术运用于管理,建立档案管理数据库,可以系统地完成文件的检索、登记、汇集统计等工作。 (四)构建档案工作管理网络图。各部门、子公司明确一名兼职档案员负责本部门的档案收集整理、查询借阅,各部门档案员按每月或每季度规定时间与集团档案管理人员进行对接,上报本部门的相关情况。

(档案管理)高等学校档案实体分类法

高等学校档案实体分类法中华人民共和国国家档案局1995-06-12批准1995-10-01实施第一章编制说明一、编制目的为了适应高等学校档案工作日益发展的需要，统一全国高等学校的档案实体分类，实现高等学校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，达到加强高等学校档案和档案工作的科学管理，促进整体业务建设的深化，充分发挥高校档案的作用，更好地为学校工作和社会主义建设服务，特编制本法。二、编制原则本法的编制，以辩证唯物主义为指导，引入系统论的观点和现代化管理的方法，源于实践，高于实践，把高等学校档案工作的历史、现状和发展前景结合起来，具有较强的思想性，科学性和适用性。（一）体现思想性档案工作是党性、政治性很强的工作。高等学校档案实体分类的体系结构、类目设置、序列编排，都必须以辩证唯物主义为指导，以国家的有关档案工作的法规标准为依据。要坚持党的“一个中心，两个基本点”的基本路线的原则精神，从实际出发，突出教学、科研档案在高等学校档案中的中心地位，党政管理档案统率全局的作用，力求反映新时期高等学校职能活动的新情况、新特点。（二）符合科学性本法规定的各项内容，既要实事求是，符合高等学校档案工作的实际，又要遵循档案学基础理论和形式逻辑原则，在理论与实践的结合方面，有较强的科学性，力求有所

发展，有所创新。 1.采用“高等学校档案”这一综合概念，以高等学校全部档案为对象，按照高校档案形成的领域范畴将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归人相同的类别。 2.在充分反映高等学校档案的形成规律和内容、特点的前提下，确定统一的实体分类体系，把同一门类档案的管理性和业务性材料集中在一起，适度注意与《中国档案分类法教育档案分类表（即信息分类）》体系的协调。 3.类目设置必须有相对稳定性。不受偶然因素、短期行为的影响，在较长时期内不随意改变。 4．类目排列，档号结构的确定须符合逻辑原则。要充分考虑到高等学校档案记述和反映事物的本质属性和非本质属性的不同，严格按从总到分，从一般到具体原则划分，做到各类之间，各类相同级位之间的划分标准一致。下位类目的外延之和，等于上位类目的外延，同位类目之间界限清楚，不互相交叉和包容。（三）重视适用性本法采用多元，灵活的处理方法，在强调大的原则统一的同时，照顾不同类型、规模、层次院校的特点，根据各校档案实际情况和发展水平，给各校在类目设置、序列编排、上架检索等方面以较多的自由度，留有较大的余地。为了方便掌握使用，本法在类目名称、档号模式、标识符号等方面，力求做到准确、简明、易懂、好记。三、体系结构本法由编制说明和主表两部分组成。编制说明是本法的编制目的、编制原则、体系结构、类目设置、档号模式、标识符号以及若干重要问题的说明，是使用本表的指南。主表由类目、标识符号、注释等组成。

档案管理操作规范1

档案管理操作规范一、目的为进一步加强本公司库房档案管理工作，确保库藏档案的安全、完善和齐全，结合本公司实际情况，特制定如下管理规范。二、适用范围适用于公司档案管理部档案管理工作。三、工作内容 1、接收档案 1）接收档案时必须由两名或两名以上库房人员一起进行，并由其中一名库房人员作为接收工作的主要负责人。 2）档案清点时，须持有客户提供的档案清单并与相关档案进行仔细核对。有缺失或遗漏的情况发生，需在档案清单上注明并取得客户的签字认可。 3）档案清点结果与客户清单有异时，在未取得客户确认前，不得进行装箱作业。 4）档案装箱时，要求按客户清单上排列的先后顺序，依次装箱并在外箱上注明相应的箱号或装箱明细。 ①如客户档案有分类的，则不同分类的档案不得混装。 ②不得随意、糊乱装箱，避免为二次确认时制造人为障碍。 ③在装箱过程中，不得随意翻阅客户档案或讨论与装箱工作无关的话题。 ④装箱工作中主要负责人需每日填写工作进度表，注明装箱内容、

箱数以及装箱人签名等内容。 ⑤装箱结束后，对档案存放设备进行逐一检查，确保没有遗漏。5）完成档案接收工作后，由档案接收主要负责人出具档案交接单给客户。 2、档案整理 1）档案入库后，由两名或两名以上库房人员一起进行档案整理及二次确认，并由其中一名库房人员作为二次确认的主要负责人。 2）档案整理时，须持有经双方签字确认的档案清单。整理人员根据清单与箱号对入库档案进行一一核查，确认无误后制作带条码的档案清单。 ①档案整理过程中，主要负责人需每日填写工作进度表，注明确认进度、异常情况以及确认人员签名等内容。 ②在整理过程中，整理人员不得随意折阅客户档案。 ③整理工作未结束前，主要负责人每日下班前必须检查整理库内的待整理箱的包装情况是否有异常、整理库房的门是否已上锁，确保档案安全。 ④整理工作完成后，整理人员在核对制作的带条码的档案清单无误后签字确认。 3）档案整理完毕，根据外箱上的条码次序，依次排列上架。 4）档案整理完成后，根据工作表所记录的汇总，对有异常情况的追溯档案接收负责人的相应责任并上报公司领导作相应处理。 ①如果档案整理人员未在整理过程中发现异常，而在后期客户调

高等学校教学文件材料归档范围

高等学校教学文件材料归档范围[87]教办字016号来源：国家教育委员会、国家档案局发布时间：2012-02-13 （[87]教办字016号1987年4月23日国家教育委员会、国家档案局发布） “六五”期间，全国高等学校的档案工作在各级档案部门和教育行政部门的指导下，取得了很大进展。高等学校普遍加强了对档案工作的领导，成立了专门机构，调配了人员，增加了库房，添置了设备。由于领导重视和广大档案干部的努力，高等学校的档案工作在学校体制改革、总结教学经验、进行教学改革、评估教学质量、开展科学研究、评定职称、落实政策和编史修志等方面，发挥了应有的作用，成为学校管理工作中不可缺少的重要环节，并在社会上产生了较大的影响。但是，高等学校的档案工作发展很不平衡，还有一些亟待解决的问题。如：少数院校领导对档案工作重视不够；管理体制不适应形势发展的要求；档案材料收集不齐全，档案集中统一管理的原则尚未很好贯彻执行；人员配备不足，干部队伍不够稳定；经费、库房、设备都不同程度地存在一些困难等。这些问题已经影响到学校档案工作的进一步发展。为了进一步贯彻中共中央、国务院批转《关于调整我国档案工作领导体制的请示》的通知（中委〔1985〕29号）精神，落实全国档案事业“七五”发展规划，使高等学校档案工作更好地为教育体制改革，为教学、科研和学校管理等各项工作及两个文明建设服务，特提出以下几点意见。一、提高认识，加强领导要认真贯彻执行中央和国务院关于档案工作的方针、政策和制度，深刻理解中央关于“档案工作是维护党和国家历史真实面貌的重要事业，是党和国家各项建设事业必不可少的环节”的批示精神，用战略的眼光和现代管理的观念，认识档案工作的意义和作用，进一步加强对档案工作的领导。高等学校档案工作是高等学校工作的组成部分。由于档案工作涉及面广、工作量大，因此，高等学校要把档案工作纳入学校的整体发展规划，确定一名校院长分管，并列入议事日程，及时研究和解决工作中的重大问题。逐步改善工作条件，使档案工作能与学校的各项工作协调发展。要把各种文件材料的归档工作列入学校各部、系、所的岗位责任制，纳入教学、科研和各项管理人员的职责范围，逐步做到“四同步”（即布置、检查、总结、验收各项工作的，要同时布置、检查、总结、验收档案工作）。加强有关档案工作的宣传，使广大教职工进一步认识到档案工作的意义和作用，积极支持档案部门做好工作。部、处、系、所亦应有一名负责同志分管本单位的立卷、归档工作。各省、自治区、直辖市教育行政部门要和档案局密切配合，加强对本地区高等学校档案工作的领导、监督和检查。近几年来，许多省市通过协作组、档案学会等形式，组织各院校互通信息，开展评比检查、业余培训、学术交流等活动，收到很好的效果。今后，各地教育行政部门和档案局应加强领导，并帮助解决活动中的困难和问题，使这些活动注重实效，不断提高水平。二、调整档案工作管理体制目前，除少数高等院校设立了综合档案室或档案馆外，多数院校文书档案室（多隶属于党委办公室）和科技档案室（多隶属于校长办公室或科研处）并存。这种在一个学校内设两个档案室的体制，造成领导力量分散，不能合理使用人力、物力、财力，不利于档案的利用和现代化管理，也容易发生某些不协调现象。因此，在教育体制改革的同时，高等学校的档