发文处理程序
(2012-01-25 18:35:37)
发文处理程序
（一）发文处理总程序
1、制文阶段：拟稿→审核→会签→签发→注发
2、制发阶段：编号→复核→登记→打字→校对→缮印→用印→封发→传递
（二）制文分阶段五个环节
1、拟稿
（1）拟稿的概念
俗称起草公文它是拟制公文中的一种行为过程，在制文阶段中居于起始环节。它也是核稿和签发公文的基础，是领导决策过程中一项重要的参谋工作。
（2）拟稿的要求：
A、要符合党和国家的方针政策。
B、要准确地反映客观实际情况
C、要正确体现发文机关的意图
D、要按照公文写作基本要求拟稿
要求观点鲜明，重点突出，结构严谨，条理清楚，正确使用结构层次序数，文字精练，书写工整，标点正确，篇幅力求简短。
E、要正确合理使用文种
F、要准确地使用人名、地名、时间、数字、引文。
如机关名称一般写全称，或写规范化的约定俗成的简称。文内使用简称时，一般先用全称，并注明简称后，下文才可用简称。如果需要使用确切的具体时间，要写明年、越、日，如果需要使用模糊的时间，要视情况而定，数字的使用要根据国家标准书写，发文字号、统计表、计划表、序号、百分比、年月日、年代、时间、物理量、统计意义的数字及产品型号、车次等专用术语必须使用阿拉伯数字，其他可使用汉字书写。在同一公文中，数字的使用应前后一致；引用公文应当先引标题，后引发文字号，应注明时间、机关。
G、要使用国家法定计量单位
H、要填写发文拟稿纸
I、拟定主题词
2、审核
（1）审核的概念
指文稿送交领导人签发以前，对文稿所作的全面检查和修正工作。
（2）审核的人员
A、专职核稿人员
B、指定核稿人员
C、职能部门负责人
D、秘书长、办公室主任
（3）审核的重点：
A、是否确需行文
审核的首要任务是把握好是否确实需要行文：凡是现实生活中亟待解决的问题，而且是有条件解决的问题，并且在此之前没有公文谈及此问题，或者虽然谈及但没有从根本上解决的问题，一般来讲，是确实需要发文的。
B、是否符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定
C、行文程序和审批手续是否妥当
D、文字表述和标点使用是否准确
E、文种使用，公文格式等是否规范
（4）审核文稿发现问题时的处理方法
A、问题不在，改动不多，核校人修改后，直接送领导签发
B、问题较大，改动不多，可请拟稿人共同修改
C、问题较大，修改较多，先指出问题所在并提出修改意见，然后将文稿退回拟稿人，责其重写或修改补充，之后，再进行审核。
3、会签
（1）会签的概念
会签是两个或两个以上的机关、部门联合行文时，在文稿拟出之后，主办的机关与有关机关、部门对文稿进行会商、征求意见并签字的工作。它是几个机关或部门联合齐抓共管某项工作的基础，
（2）会签的步骤
A、主办机关提出联合行文意见，会同有关机关或部门就联合发文的目的、意义、主要内容和文种选择等进行充分会商。
B、在会商的基础上，由主办机关或责成承办机关根据会商意见。拟出文稿，打字印刷，分头审阅，提出修改意见。
C、联合行文各方共同会稿，首先通过无争议的共同意见，然后对有争议的问题进行充分协商，力争统一认识、统一意见、统一文稿，求大同存小异。
D、以共同确认的文稿进行最后审议，签字盖章，此行文方可生效。
注意：
会签只是联合行文时发生的程序，不是所有的发文过程都必经的程序。4、签发
（1）签发的概念
机关领导人将呈批的文稿经过最后审定，认为可发，予以签署意见的工作，是领导人行使权的表现。文稿一经签发，即可生效，签发人应对签发的公文负完全责任。
签发是制发阶段的关键环节，一份文稿是否制发，主要决定于领导是否签发。（2）签发的权限
A、重要的或者涉及面广的，必须由正职或者主持日常工作的副职领导人
签发
B、以部门名义发文的，一般公文应由部门领导人签发
C、几个机关联合行文，由联合行文机关主管负责人进行会签
D、经授权，有的公文可由秘书长或办公厅（室）主任签发
（3）签发的要求
A、对拟签公文作全面审定（从政策到文字）
B、签发公文要规范
领导人应在“公文拟稿纸”的“签发”栏目内，填上明确的签署意见，并写上姓名和审批时间。签发意见应明确、简练、可写“发”、“同意发
出”、“照发”或“修改后发出”、“请ⅹⅹ同志审阅后发出”等。千万不能写模棱两可的意见，也不能只划“○”或“√”。签署姓名应完整，不能只写姓或只写名。签署时间要写年、月、日。
5、注发
注发具有承上启下的作用。就是说，注发是制文阶段的最后一个环节，是制文阶段的结束，又是制发阶段的起始，制发阶段的很多环节，都是根据“注发”的要求办理的。
（1）注发的概念
注发是批注经过领导人同意发出的公文如何印发的行为过程。
（2）注发的任务
主要包括以下项目：
A、公文的发授范围(一般在发文的上款中列出，这是主要发授对象，另外，
还有抄送单位)
B、确定公文的阅读对象（阅读对象要按照职级确定，如“此件发至县团
级”，一般事务性的公文，不必注明阅读极限，上报的公文也不规定阅读级限）
C、公文的紧急程度
D、公文的秘密等级
E、公文的发出方式
F、公文的印制格式和份数
（三）制发阶段九个环节
1、编发文字号
（1）发文字号的概念
也叫文号、公文字号，它是一份公文的特殊代号。它由文秘人员统一编号。
（2）编发文字号的原则
要能反映出该公文的制发机关、制发公文的年代和该文在制发当年中的排列顺序。
（3）发文字号的组成
发文机关代字、发文年度、发文顺序号
（4）发文机关代字的拟写
发文机关代字是发文机关名称的特殊代号，一般为发文机关名称的缩写，如国务院机关代字为“国发”；有些公文是某个机关所属部门发出的，有时又在机关代字之后加上部门代字，如国务院办公厅的发文，便在“国”后加上一个“办”字，于是它的机关代字就是“国办发”；有些是地区、机关加部门，如湖南省粮食局财基处，它的机关代字为“湘粮财发”。
拟写时应注意：一是要简练；二是要避免重复。机关代字要由上一级机关的文秘部门确定或批准。
（5）年代号
应用阿拉伯数字写出全称数码，用六角括号括上，如2008年的发文，写作〔2008〕。
（6）发文顺序号
即该文在发文年代中的先后排列顺序号，如2008年发出的第18号公文，其顺序号便为18号。
（7）编发文字号的要求
A、三个组成部分不可缺少任何一项，排列顺序不可颠倒；
B、一定要反映机关发文的先后顺序。机关发文应以领导签发公文的先后进行排列，编号从小到大。不应以公文形成的先后顺序编号，因为有的公文虽然先形成，但不一定领导先签发，有时还可能不签发。
C、一年的发文中不能有空号。如果万一因特殊情况，有的该文领导虽已签发，而实际上没有发出，出现了空号，应该在下次发文时补上。
D、几个机关联合发文，只标明主办机关的发文字号。
2、复核
（1）复核的概念
公文正式印制前，文秘部门应当进行复核（这是发文过程中的第二次审核）（2）复核的内容
A、审批的手续是否完善
B、签发的手续是否齐全
以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或主要负责人授权的其他负责人签发。
C、附件材料是否齐全
D、文件格式是否统一、规范等
注意：
经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。实质性修改是指涉及文稿内容的修改，要按发文办理的程序重新送审、签发。
3、登记
（1）登记的概念
发文登记，即将欲发出的公文按照规定的项目进行文字记载。
（2）登记的内容和形式
发文登记的内容一般包括发文字号、公文标题、发往机关、件数、秘级等。发文登记的形式多种多样。有簿册式（账簿式）、卡片式、联单式等。目前用得最广的是簿册式。
关于账簿登记，因机关大小不同，发文量不同，其登记账簿的繁简有异。一般而言，较大机关采用发文目录账簿和发文明细账簿相结合的形式登记；较小机关采用发文登记账簿的形式登记。
发文目录账簿是发出公文总的记载。发文明细账簿是发出公文的具体记载，它载明了该文发至的每一个机关。
4、打字（排版）
要求：字体、字号要适当；排版的版面要规范、美观大方；用纸要合乎规格；末页避免无正文等。
5、校对
（1）校对的概念
校对是对制作出来的公文校样根据领导签发的原稿进行核对校正的工作。
校对的目的是保证打印出来的公文与原稿相符，准确无误。它是对公文制发质量的最后把关。
（2）校对的原则
其基本原则是忠实于原稿。
如果发现原稿中有明显错误或可疑之处，必须找撰稿人或核稿人研究，确实证明原稿有错误，经撰稿人或核稿人同意方可修改，不能自以为是，自作主张。
对一些重大的原则性修改，校对人、核稿人和撰稿人都不能自行决定，要将修改意见送签发领导审查，待批准后才可以改动。
（3）校对的方法
A、点校法
B、折校法
C、唱校法
D、通校法
注意：
其中只有通校法不需要原稿，唱校法才需要两人。
（4）校对的要求
A、认真仔细的校对
B、正确使用校对符号
C、用另色笔工整、清晰标示
D、签署意见和注明校对人
6、缮印
（1）缮印的概念
指誊抄缮写和打印、铅字排印、复印等。机关向外的正式发文，须根据定稿缮印制成正本。
（2）缮印的要求
A、文字应清晰美观（油墨应稠稀适度，不能或浓或淡）
B、页面应端庄正规
C、缮印要注意保密
7、用印
要求：（1）按规定用印
（2）要庄重清晰
（3）以签发为依据（只有领导签发之后的公文才可用印）
8、封发（分装、分发、装送）
具体操作程序为：
（1）点份
其含义有：
A、一是对打字室或印刷厂送来的印制好的公文，进行清点份数，查看是否按规定份数印制；
B、二是有些公文有份号，要检查份号是否准确无误，有无缺号或重号现象；
C、三是按发文登记簿上登记的各收文单位应发公文份数分点公文，即通常所说的拣配公文。
（2）写封
注意：
发往机关名称要写法定全称或规范化简称；发往某机关的公文，要写机关或机关办公室收，而不要写机关某领导同志或业务部门收。
（3）填写回签单据
（4）装封
将分点拣配的公文连同回执单分别装入发往机关的信封或封套内。如给一个机关发文很多，也可用包装的办法发出。
（5）加封
封口的方法是：粘封、缝封、轧缝、捆扎等。对发出的机密文件应密封。
9、传递
传递的形式有；邮局传递、派专人传递、电报电传传递。
现代机关文书传递，可综合运用多种途径：凡发往外地的密件，应走机要通信，不允许经普通邮传；同城机关之间发文，可派人直送或组织文件交换；不带密级的文书发往外地，可通过邮局寄发；要件须寄挂号；急件可交邮局进行特快专递，也可先行传真，使对方开展工作，再及时寄出原件。
公司发文流程及规范
公司发文规范及流程 一、发文规范 发文是指以公司总部及各部门、分公司的名义行文并发至相关部门或单位的公文。 （一）、公文种类： 1、按行文关系分：上行文：请示、报告；下行文：决定、公告、通告、通知、通报、批复；平行文：函、平行性通知、会议纪要（下行文、平行文皆可） 2、以时间限制为标准：特急件；急件；平件 3、以秘密等级为标准：普通件、秘密件、机密件、绝密件 4、以特性作用为标准： 指挥性公文：决议、决定、批复 规范性公文：条例、规定、办法、细则 报请性公文：报告、请示、意见、议案 知照性公文：公告、通告、通报、通知、函 会议性公文：会议纪要、会议提案、领导讲话 筹划性公文：计划、规划、工作方案、工作要点 信息性公文：简讯、工作总结、调查报告 （二）、各级文件发文权限：
1.代表公司立场的各类公文由综合发展部行文发布。其中涉及重大决 策、机构调整、重要奖惩、传达重要精神等文件，以红头文件形式发布。 2.代表各部门、分公司立场的重要普发性决定、通知、通报、会议纪 要等由各部门、分公司以普通文件形式行文，总经理审批发布。 3.代表各部门、分公司立场的普通通知、请示、报告、函、会议纪要 等由各部门自行行文发布。 4.人事任免等人事类公文由综合发展部行文，总经理审核发布。 5.红头文件严格执行公文书写格式，请注意区分上行文、下行文、平 行文的抄报、抄送对象；同时，对标题、主题词力求规范、恰当、完整。 二、发文流程（流程图见附件1）： 1、公司级公文：综合发展部根据公司经理级会议精神拟定文件初稿或由各部门提交需公司行文的文件初稿，由综合发展部报总经理审批，签发后发送相关部门和人员。 2、部门重要公文：各部门提交文件初稿，综合发展部根据拟办意见履行审批手续，经各级审批后，签发后发送相关部门和人员（部门简称表见附件2）。 3、部门普通公文：各部门自行拟制、审核、发布。
公司发文及文件管理制度
公司发文及文件管理制度 一、目的： 为了完整保存有限公司的发展历程，清楚、准确的记录XXXXX公司各项业务活动和管理职能，特制订本管理制度。 二、适用范围： 本制度适用于XXXXX有限公司。 三、文件管理办法： 1、公司文件产生的途径： （1）因内部管理产生的规章制度、重要的通知、通报、批复、决定（因内部管理而产生的日常通知或规定除外）； （2）因外部合作与交流产生的法律文件； （3）因政府管理而产生的报告和审批文件。 2、行政及办公文件管理的职能部门为公司行政部，承担发文和归档的工作。文件发布 后，需作为资料归档留存，一般性文件保存期限为3年，技术性文件保存期限为5年。 3、发文审批流程： 发文部门→公司会议通过→公司总负责人审批→行政部公布、归档并备案 4、文件的密级管理及受控方式： （1）文件密级分为四类：普通、秘密、机密、绝密； （2）文件受控使用“直接发放”和“发放号管理”两种方式。
注：不便由行政部发布，归档并备案的机密或绝密文件，由发文部门按本规定自行做好发布，归档并备案的工作，但必须向行政部提交归档文件的清单作为备案。 （3）发文形式：公司发文工作通过纸介质或电子文档形式进行，文件拟订后统一提交给发文部门，由发文部门填写发文文件纸，附纸介质文件，报相关负责人审批。 审批通过，在纸介质文件上盖章生效后发放。由发放号管理方式受控的文件通过纸介质或电子文档发放，并登记文件签收单；其它文件的默认发布方式为电子邮件，如需加发纸介质，请在发文文件纸中注明。 5、公司文件采用编号管理的方式，在公司总部行政部建立方便的查询系统； （1）文件编号原则： 首位：公司名称的缩写GYRT； 第二位：标示年度，如本年度为2002年，简写为“02”； 第三位：标示发文单位使用汉语拼音字头，总部各部门汉语拼音字头包括：行政部（XZ）、财务部(CW)、销售市场部(SC)、开发一部(KF1)、开发二部（KF2）、产品研发部（CY），所有发文部门的汉语拼音字头应在公司行政部（XZ）备案，以保证发文的规范化；
公文的发文处理程序
公文的发文处理程序 发文处理指文件从拟稿到印制发出的系列工作过程，下面XX为大家介绍公文的发文处理程序。 这一程序有以下8个环节： 草拟，就是起草公文。起草公文有时是本单位领导交办的，有时却要据上级对来文的批办意见，如属上述第一种情况，可称之为“主动发文”，此时，要据本单位领导的意图认真研究机关工作的方方面面，并在遵守有关方针、政策和法规的基础上起草公文；如属上述第二种情况，可称“被动发文”，此时，就要认真研究上级的批办意见，弄清它的目的和要求，并针对具体情况起草公文。还有一种情况是据同级机关或不相隶属机关的公务办理起草公文，因部门内设机构除办公厅外不得对外行文，在此情况下，它对外承办有关公务，要以办公厅的名义行文。 文件承办人如有权答复另一部门的来文，可不必请示上级领导，如超出其职权范围，就必须请示上级领导，在得到领导的明确指示后再起草公文。草拟公文，除要符合国家的法律、法规及其他有关规定外，还要符合许多方面的标准，关于这些，我们在前面的各章节多有论述，请结合《办法》第五章对照学习。 审核。文件的审核指文件的草稿在送审签发之前，对文件的内容、格式及文字、标点符号等的审查。这方面的工作，一般由机关秘书负责人或富有办文经验的专职人员进行。对文件的审核，大致要做以下
的工作：首先要检查文件是否与党和国家的政策、法令及有关规定一致，是否与本单位的原有规定一致；其次要检查是否确需行文，和行文规则的各种规定是否一致等。例如，如果涉及其他单位关系，该文和其他单位的意见是否一致，是否会造成不必要的误解和矛盾，有没有必要多头主送等等。此外，还要检查文件的每项格式是否有错、文字的表达是否精练、准确等。文件审核完后，就可送领导签发。 文件的审核是公文处理中一个十分重要的环节，该工作最大的特点是要细致。目前，这方面的问题较突出，例如某省人大一公文原标题《关于禁止赌博的处罚条例》，就把原意搞反了，又如某省一公文标题《关于禁止招收适龄儿童的规定》，是哪方面的适龄儿童？是种防疫药品或是受教育方面的适龄儿童？只看标题，真的是叫人丈二金刚摸不着头脑，难明其义。像这类例子，都和文件的审核疏忽有关，是亟待纠正的现象。 签发。文件的签发即是领导人对文件的签名、核准发出之意。文件一经签发，就具有行政效力。由于文件的签发是文件生效的具体表现，所以，它是一件极其严肃的事情，必须遵照如下一些要求进行。 签发人首先要明白自己对该文是否有权签发，一般说，重要的公文要由机关正职负责人签发，一般性的文件，据下行文、平行文性质可由正职负责人授权其他负责人签发，在签发人一栏中写明“代签”，如文件涉及特别重大的问题，须经会议通过或机关集体讨论后才能签发； 以机关部门名义发的文件，由机关部门负责人签发，但如果部门
关于进一步规范公文处理程序的通知
关于进一步规范公文处 理程序的通知 Company number：【WTUT-WT88Y-W8BBGB-BWYTT-19998】
关于进一步规范公文处理程序的通知各乡镇人民政府，县府各部门： 为进一步促进办文规范化、制度化、科学化，提高公文处理效率和质量，依据国家和省市政府系统公文处理有关规定，现结合我县实际，就进一步规范公文处理程序通知如下： 一、收文办理 收文办理的主要程序为：签收、登记、分发、审稿、拟办、批办、承办、催办、办结归档。 （一）签收、登记：所有报送县政府及县政府办公室的公文统一由县政府办公室综合科负责签收、登记、传递。综合科初审后，登记填写《文件处理签》、《阅办文件处理签》、《交办文件处理签》，代拟稿送秘书科进行公文处理，再送有关领导审签。正副县长、正副主任不受理和审批未经文书处理、登记请批的公文。其中乡镇政府和县府各部门送来的请示、报告由综合科转送办公室主任处理。登记工作必须在来文的当日完成。 （二）分发、拟办：根据来文性质可分为传阅件和拟办件两大类。传阅件由县府办综合科登记后分发各有关领导或科室传阅，并作好记载，传阅后及时收回。拟办件由综合科填写阅示单，由科室负责人提出拟办意见后分送有关领导批示。送领导的批示件，一般应在登记的当天送达，如领导未及时签批，由办公室主任或分管主任询问、提示。 （三）审稿、批办、承办：凡领导的批示件，应由提出意见的科室按领导的批示，送达有关单位和人员承办。办理单位或人员应当及时准确，不得延误、推诿，对报告性公文原则上从交办之日起10个工作日内办理完毕，请示性
公文在5个工作日内办理完毕。确因特殊情况不能按时办理完毕的，应当在回复时限内以书面形式说明理由。 （四）催办：交办件一般从交出后5-7天无办理结果的即行催办。紧急件应当按照特定时限要求办理，必须指定专人跟踪督查，做好内部运转和衔接工作。 （五）办结归档：办结归档的文件，由承办科室按收文顺序，在来年四月向档案室移交，个人不得保存应当归档的公文。移交时，反映文件办理过程的有关文件、资料（包括批示单、交办单、处理笺）等都应收集完整、有序。 二、发文办理 发文办理的主要程序为：草拟、核稿、审核、签发、缮印、用印、办结归档。 （一）草拟：按照“谁承办，谁拟稿”的原则，一般由部门代拟稿或秘书科拟稿。对拟稿的要求是：所拟文稿内容要符合法律法规、方针政策，反映情况要真实、准确，文字规范，文章精炼，结构严谨，人名、地名、数字、引文、主题词准确无误。拟制紧急公文时，应体现紧急的原则，并根据实际需要确定紧急程序。拟文一般应以打印件送审，并附有关依据材料，包括有关文件、材料、领导批示及相关依据文字等，附件可用复印件。 （二）核稿：由拟稿单位负责人核稿，若是代拟稿，应由秘书科负责人复核。对核稿的要求是：重点审核是否需要行文，是否经过协商、会签，文种使用、行文格式、文字表述、报送单位、紧急程序、密级等是否符合规范，并按要求修改完善。文稿内容涉及有关部门的应交有关部门会签。核稿的时限要求：特急件、急件一到即核；其它文稿一般在1天内核毕。
发文报文要求及会签表
发文报文要求及会签表集团标准化工作小组 [Q8QX9QT-X8QQB8Q8-NQ8QJ8-M8QMN]
关于报文、发文程序的说明 各部门（单位）： 为进一步做好学校各部门报文和发文工作，根据相关文件规定，现将有关事项通知如下： 一、流程 （一）以学校名义制发公文 拟稿人拟稿→部门领导核稿→办公室审核→部门修改、校对→办公室校对→填写发文稿纸→报主管领导签发→编文号→印发→归档并对可公开的公文履行公开程序。 （二）院内报文流程 拟稿人拟稿→处级单位审批（在日期上加盖本部门公章，处级领导在公章右侧签字）→报院办公室→办公室主任审阅并签字→相关领导批示→院办公室转发→相关部门按批示执行并存档 二、报文及发文格式 （一）页面设置：页边距上3厘米，下2.5厘米，左2.6厘米，右2.6厘米； （二）字号及字体 标题，字体方正小标宋，二号，不加粗，居中；主送单位与正文，字体仿宋，三号，附件与正文之间空一行；成文日
期，使用汉字，将年、月、日标全，“零”应写为“○”，仿宋三号，与正文之间空两行，并在日期上加盖公章。 三、关于校内报文的特别说明： 1、目前，校内报文主要使用请示、报告、说明等，“请示”应当一文一事，“报告”中不得夹带请示事项。 2、各部门（单位）上报公文涉及到其他部门（单位）共同完成的，报文前须与相关部门（单位）协调确定方案后（部门会签表见附件二）再报校办公室。如有相关通知一并附后。 3、按照国家行政机关公文格式最新规定，标题改为方正小标宋二号，请各部门（单位）从网上下载。 附件 校办公室 2012年2月23日
附件1： 标题：关于××××××的请示 （方正小标宋二号，不加粗） 校领导： 正文：仿宋三号 妥否，请批示。 落款仿宋三号：部门名称（部门领导签字附后） ××××年××月××日 （须在落款处加盖部门公章）
公司发文管理制度
公司发文管理制度 XXXXXXX有限公司 发文管理制度 为提高发文质量，充分发挥公文在各项工作中的指导作用，使之规范化、制度化、科学化，特制订本制度。 一、本文所指的文件是指： 1、以公司名义向公司内部人员发出的正式文件，如规章制度、通知通报、人事任免以及向公司以外的单位、团体等发出的正式文件等； 2、以各管理部门名义发出的文件。 二、公文种类及编号 1、公司内部使用的公文种类主要包括： ⑴决定：适用于对重要事项或重大行动做出的安排；任免和聘用管理人员； ⑵通知：适用于公司转发上级政府部门公文；发布规章制度；传达要求各部门执行的事项； ⑶通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况； ⑷报告：适用于下级部门向上级汇报工作、反映情况、提出意见或者建议、答复上级部门的询问等； ⑸请示：适用于下级部门向上级请求指示、批准； ⑹批复：适用于上级部门答复下级请示事项； ⑺函：适用于不相隶属的部门之间相互商洽工作、询问和答复 公司发文管理制度
问题； ⑻会议纪要：适用于记载和传达会议情况和议定事项； ⑼决议：适用于公司会议议定的重要事项； ⑽制度、管理办法：适用于公司明确和规范各项具体工作。 2、文件编号 ⑴对公司有重大影响的决议（定）、制度、办法、通知等文，由综合办以公司红头文统一编号下发，具体文件编号：XXXX［年份］序号。 ⑵公司一般性的文件下发，以文件类别划分，如：人事、通知、通报、决定等，全部由综合办统一编文号，如XXXX （通知）［年份］序号、XXXX （通报）［年份］序号。 ⑶生产办如需对内下发文件的，全部到综合办编号存档，其余部门无发文权限。如其他部门确需下发通知等文，全部以厂部或与综合办联合下发。 ⑷简易（单）的通知、要求等文，无需编号，可以直接下发。 三、文件的签署与盖章 1、各部门均无对外发文权限，对外发文只能以公司名义； 2、以公司红头发布的文件应由公司董事长或总经理进行签署；收文部门必须签字，以便存档； 3、以公司名义发布的文件应盖公司公章；以部门名义发出的文件应盖本部门印章。若因特殊情况需盖公司公章，应经分管经理同
按照发文处理程序进行发文
课题二 按照发文处理程序进行发文 天地公司（中外合资公司）请示上级单位天地集团总公司追加购车经费。为此，天地公司的秘书高山将按照发文处理程序进行发文。 秘书高山要完成发文的任务，必须要对文书发文程序的各个环节的要求有所掌握。 发文处理是各单位答复来文或根据需要向外单位主动发出文件的过程。发文办理的全过程分为两个阶段:第一阶段从草拟到签发，称为制文阶段，也是发文办理的重点阶段；第二阶段从编号到分发，称为制发阶段。 一、 制文阶段 1.草拟
草拟也称拟稿，就是文件的起草过程，是制文阶段的起始环节。也是发文处理工作中的一个关键性环节。草拟质量的好坏，体现了文秘人员的基本功，反映了文稿法定作者即党和国家机关、企事业单位、社会团体发布政令，交流信息，开展业务的愿望和要求，因此是一项严肃的工作。 需要注意的是，公文虽属应用文体之类，但由于其有特定的作者、特定的对象、特定的性质、特定的体式、特定的语言修辞、特定的格式、特定的制作程序，使之又不同于一般的应用文，更不同于记叙文、议论文、说明文等一般文章。 2.审核 审核也称核稿，就是在公文送负责人签发前，由办公部门对公文的内容、体式、文字等进行全面的核对检查。这一环节通常是由办公厅(室)负责或由具有工作经验、水平较高的秘书人员承担。 文稿审核时应着重注意以下几方面内容： （1）审核是否确实需要行文 这是考虑行文的必要性和可能性。现实确实需要解决某问题，而又具备了解决问题的条件，有可能解决，才能发文。 (2)有无矛盾抵触。 审查文稿内容与党和政府的有关政策、法令以及上级的指示、决定等有无相互矛盾抵触之处，与本机关以前的发文有无前后不一致和自相矛盾之处。如发现问题，则按有关程序解决。 (3)要求、措施是否明确具体和切实可行 检查文稿的内容政策界限是否写得清楚明确，有无笼统含糊、模棱两可、前后不一致之处，有无规定过于机械、繁琐之处，检查文稿中所提的措施是否可行等。 (4)处理程序是否完备 审核文稿在处理程序上是否妥善完备。如发文的名义是否合适，是否还需交一定的会议讨论通过，涉及其他部门或地区职权范围内的问题是否协商一致并经过会签或上级机关的批准等。 (5)文字表达 检查文字叙述是否通顺、简练、准确，是否合乎语法逻辑，有关数字是否已经核对，写法是否得当，标点符号是否正确等。 (6)文件体式 检查文种是否适当，标题是否达意，密级、处理时限定得是否妥当，主送机关和抄送机
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发文管理制度 【变更记录】 第1条行政部作为公文归口管理部门 1负责公司发文流程、内容的优化、监督工作。 2行政部负责公文的登记编号、存档、管理、传达、废除及文件规范性检查等日常管理工作。第2条人力资源部作为培训主管部门，负责以公司名义下发的文件进行培训、宣导。 第3条各部门职责
1根据各部门需求，负责本部门范围内相关公文的起草、审核、解释工作。 2负责向相关部门进行发文前的征求意见并根据意见反馈进行修改。 3负责发文的具体执行与监督工作。 第四章公文分类内容 第1条制度类：规定、制度、办法、决定及方案等。 第2条报告类文件：报告、申请、工作总结及工作计划等。 第3条 第五章 第1条 1 2 3 4 5 6 （1 （2）以公司名义发布的制度类文件，由行政部以邮件的形式发送全体员工；以部门名义下发的制度类文件，由拟稿部门负责发送，所有签发原件由行政部归档。 第2条报告类 1报告类文件由各部门负责人进行审批并交由本部门专人负责存档。 第3条报表类文件
1拟稿：报表类文件由部门统计或财务人员根据原数据统计进行报表编制和统计分析。 2审核：报表类文件编制完成后，由拟稿人提交部门负责人审核。 3签发：部门负责人将审核后的报表类文件提交行政部，由行政部将相关文件按类型分类整理后转交CEO签字确认。 4用印：由行政部根据批准情况及业务需要予以加盖相关印章。 5执行：行政部将CEO签字后的报表类文件发回拟稿人，拟稿人根据情况需要发送相关部 第六章 第1条 第2条 第3条 第4条 第5条 第6条 第7条 第8条 第9条 1 如：行政部2018年第1号管理制度2018-ZD-X-001 业务部2018年第3号通知2018-TZ-Y-003 具体释义详情见表1 表1 发文编码表
收发文处理程序和管理规定
公文处理程序 发文程序：收文程序： 登记审核分发 拟办 批办 会签 签发 复核 登记 缮印（收文登记本） （发文登记本） （电子文档） （电子文档） （电子文档） （电子文档） （填写收文签） 平时归档 整理归档 （档案室） 签收 承办催办 签署办理结果 拟稿 审核 用印 分发（电子文档，纸质文件扫描） （文书） （文书） （文书） （主任）（主管领导）（部门） （文书）（电子文档、填写发文签）（部门） （主任） （主管领导） （总经理） （秘书） （文书） （打字室） （文书、收发室）（电子文档） （印章） （部门） （文书）
二、公文管理程序 公文管理 指公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文管理分收文和发文管理。收文管理一般包括收拆、登记、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、移交归档等。发文管理一般包括交办、拟稿、审核、定稿、签发、编号、登记、打印、发送、归档等。 管理内容 行政公文的收发、分办、督办、传送、用印、归档等管理工作。 管理目标 通过对行政公文的科学、严格、程序化管理，保证公司信息渠道的畅通。 职责 主管部门：总经理工作部。 主任：总体负责公司收发文的管理工作。 秘书：负责公司综合性的决定、请示、报告、总结等重要文件的拟稿以及文件打印后的校对工作。 文书：负责公司收文的收拆、登记、编号、清退、送阅、存档等工作，并负责公司发文的登记、编号、存档等工作。 打字员：负责公文的印制。 协管部门及人员：相关职能部门。 负责专业性或以专业为主的决定、请示、报告、总结等文件的拟稿，内容涉及其他部门时，以主办部门为主会同其他部门共同拟稿。 管理方法和流程 公文管理的基本要求 公文管理工作，必须做到严格、准确、及时，努力提高公文处理质量。 严格执行国家法律、法规和有关保密规定，确保公文的秘密与安全。 公文管理程序 收文管理程序 公司公文均由总经理工作部文书接收、处理。 文书对收到的各类公文按内容归类、登记、编号，填写收文处理专用纸（陕秦电政字）或收文专用笺（通知）后送总经理工作部主任阅批，经批阅后的公文送主管领导批示或承办部门处理。收到的急件应及时签收、传阅。凡需几个部门联合承办的文件，批示时要明确主办部门。经批示的文件，由文书呈送主管领导和部门，领导之间、部门之间不应横传文件。 承办部门收文后，应及时由部门领导阅批，不得拖延积压。对规定办文时限的，应在规定时限内办理完毕；未规定时限的，应在1个工作日内办理完毕；如需延长办理时间或采取其他途径办理时，应及时告知总经理工作部说明情况，总经理工作部及时向主管领导汇报。 送领导批示及承办部门办理的公文，文书要负责催办、查办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办，及时将办理情况向总经理工作部领导汇报。 公文办理完毕，注明处理结果后及时交还总经理工作部，由文书存档。 对涉及几个部门共同承办的文件，主办部门应主动同其他部门共同办理，其他部门应积极配合。出现意见不一致时，主办部门应积极协调并及时向主管领导汇报，不能因此积压延误。 公文收文处理流程图见上图。 发文管理程序 拟稿、签发 公司向上级领导机关请示、报告和商洽工作，向相关单位联系、协商重要工作，以及印发公司规章制度等规范性文件和转发上级领导机关的有关文件，以华能陕西秦岭发电有限公司的名义发文。
关于进一步规范文件格式及发文流程的通知
中铁电气化铁路运营管理有限公司文件 电运办〔2013〕220号 关于进一步规范常用文件格式 及发文流程的通知 公司各部门： 为落实新版管理体系建设有关要求，进一步规范文件管理工作，现将实际工作中常用发文种类的规范格式及流程设置的相关要求通知如下： 一、常用文件种类 公司日常行文常用的文件种类为以下五种： （一）管理体系文件 （二）部门日常正式文件 （三）通知 （四）人事令（干部任免令） （五）涉及各类费用的通知、文件 二、管理体系文件的格式及流转要求 （一）发文格式
各部门编制、发布的管理体系文件，文件格式要认真执行《关于印发〈中铁电化运管公司党政公文处理办法（试行）〉的通知》（电运办[2013]143号）的有关规定（见附件1）。 凡格式不符合规定的，办公室有责任退回文件起草部门修改，格式符合要求后方可进入公文流转程序。 （二）文件封面中编制、审核、审批的设置 1、单部门业务文件 编制：填写文件起草部门负责人 审核：填写文件起草部门主管领导及相关主要领导（最多填写2位领导） 审批：行政文件由公司总经理审批；党群文件由公司党委书记审批；工会文件由公司工会主席审批（只能有一位审批领导）。 2、联合发文文件 党政联合发文：行政系统发文由公司党委书记审核，总经理审批；党群系统发文由公司总经理审核，党委书记审批。 党政工、党政工团联合发文：行政系统发文由公司党委书记、工会主席审核，公司总经理审批；党群系统、工会、共青团发文由公司总经理、工会主席审核，公司党委书记审批。 政工联合发文：由公司工会主席审核，公司总经理审批。 （三）流程选择 行政、党委、纪委、工会、共青团单业务管理体系文件的流转，要分别选择“行政发文流程”、“党委发文流程”、“党纪发文流程”、“纪委发文流程”、“工会发文流程”和“团委发文流程”。
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发文管理制度【变更记录】 【审批人员】 【分发情况】 1、本制度以邮件形式分发至全体员工。
第一章目的 第1条为了进一步规范公司管理制度、严肃发文工作，保证发文质量，统一规范文件的发放流程，特制定本制度。 第二章适用范围 第1条本规定适用于本公司内所有公文。 第三章管理职责与分工 第1条行政部作为公文归口管理部门 1负责公司发文流程、内容的优化、监督工作。 2行政部负责公文的登记编号、存档、管理、传达、废除及文件规范性检查等日常管理工作。 第2条人力资源部作为培训主管部门，负责以公司名义下发的文件进行培训、宣导。 第3条各部门职责 1根据各部门需求，负责本部门范围内相关公文的起草、审核、解释工作。 2负责向相关部门进行发文前的征求意见并根据意见反馈进行修改。 3负责发文的具体执行与监督工作。 第四章公文分类内容 第1条制度类：规定、制度、办法、决定及方案等。 第2条报告类文件：报告、申请、工作总结及工作计划等。 第3条报表类文件：业绩统计报表、销售额统计报表及财务报表等相关统计报表。第五章各类发文流程（详情见附件1） 第1条制度类
1拟稿：由各部门根据需要起草相关制度。 2审核：由拟稿部门最高负责人审核。 3征求意见：部门审核后，由拟稿部门以邮件形式向相关部门征求意见，并根据反馈意见及切实需要进行修改，定稿。修订制度需要填写《制度修订表》（详情见附件2）。 4签发：由拟稿部门组织相关部门会签，再由CEO确认。 5用印：由行政部根据批准情况予以加盖相关印章。 6执行： （1）制度类文件均有试运行阶段，试运行阶段三个月，由拟稿部门负责总结、收集在试运行过程中遇到的问题、提出的建议等，结合实际情况决定是 否修改制度。 （2）以公司名义发布的制度类文件，由行政部以邮件的形式发送全体员工； 以部门名义下发的制度类文件，由拟稿部门负责发送，所有签发原件由 行政部归档。 第2条报告类 1报告类文件由各部门负责人进行审批并交由本部门专人负责存档。 第3条报表类文件 1拟稿：报表类文件由部门统计或财务人员根据原数据统计进行报表编制和统计分析。 2审核：报表类文件编制完成后，由拟稿人提交部门负责人审核。 3签发：部门负责人将审核后的报表类文件提交行政部，由行政部将相关文件按类型分类整理后转交CEO签字确认。
发文管理制度
内部发文管理办法 第一章总则 第一条以公司名义对内发文，是一项十分严肃的工作，也关系到公司形象，为使发文工作做到规范、准确、及时、安全，形成统一规范的编写格式及处理程序，结合公司实际情况，特制定本管理办法。以下简称：办法。 第二条本办法以统一公司对内发文的文件编写标准、格式要求、拟发程序为原则。凡属于需要发放至公司所有部门并予以公示的文件，都属于本办法规定的发文范围。本办法中所涉及的文件，都出于本定义内容。 第三条本办法适用于公司所有部门。 第二章管理部门 第四条公司对内发文由公司行政部实行归口管理，公司任何其他部门及单位不得自行对内发送正式文件。 第三章发文程序 第五条拟稿 由需发文之部门指定专人负责起草书面文稿。文字要准确、精练，用语要规范、贴切，条理要清楚，层次要分明，结构要紧密。首页之前应附上公司发文审批表单（详见附表1），并填妥有关内容，送相关分管领导审核。 第六条审核 书面文稿由拟稿部门相关负责人员递交至分管高级经理负责书面审核，审核痕迹应保留在审核原稿上。 第七条签发 公司对内发文的签发人为公司总经理。拟稿部门应指定专人送公司总经理审批签发，审批痕迹应保留在审核原稿上。 第八条发布 经总经理审批签发的书面文稿，应由拟稿部门相关负责人员递交行政部相关人员，经审核批准并修订完毕的电子文档（即正式文件的电子文档）应同时通过邮件方式递交至行政部，以便于按照发布系统要求进行格式转换及对照查验，查验完毕，应在发文审批表中的核稿记录中予以注明。 经审批签发后的文件由行政部指定专人负责发布。发布文件时应按照发文审批表标注的相关对象和时间等要求进行发布，最终发布时间应由发布人在审批表上予以注明。 第九条存档管理 已经审批签发的书面文件，由行政部指定专人负责登记，书面文件存档资
完整的公文发文、收文程序与方法
完整的公文发文、收文程序与方法 发文处理程序与方法 一、发文处理的一般过程 发文处理是指机关内部为制发公文所进行的创制、处置与管理活动。 拟稿、会签、核稿、签发，注发、缮印、用印或签发文处理的一般程序为: 署，分装、发出，处置办毕公文。 上述具体的工作活动，依其性质的不同可分为发文办理与发文管理两大类活动。 其中，发文办理活动包括:拟稿、会签、核稿、签发、签署;发文管理活动包括:注发、缮印、校对、用印、分装、发出。这一程序具有很强的确定性与不可逆性。 二、发文办理活动的方法要点 (一)文稿撰拟 (二)会商 会商的作用主要是维护公文的合法性、有效性，维护政令的统一一致。 会商由发文机关主动组织，就有关问题协商完毕后，应请这些机关或部门的有关责任者签注会商意见。 (三)核稿 从一定意义上说，核稿是拟稿工作的延续，而另一方面它又是终审定稿工作的一个组成部分。这项工作对控制公文数量与质量有着重要意义，同时，还可以节省各级领导者用于审阅批改公文的时间和精力。 审核具有全面性，无论公文内容还是形式或程序都在核查之列。 (四)签发
签发是对文稿的又一次全面核查，更是对公文质量与正式效用的最终确认。签发人在批注之前，必须对文稿做全面审核，及时纠正或弥补文稿中的错漏，确认无误后再行批注正式发出意见并签注姓名和日期。文稿经签发成为定稿后，其他人不经签发人同意，均不得再做任何修改，否则将负行政或法律责任。 签发的种类。 (五)签署 签署是指签发公文的领导人亲笔在正式发出和使用的公文正本落款处签注姓名的活动。 签署权的归属。 三、发文管理活动的方法要点 (一)注发 注发需要根据领导意图(主要是签发意见)以及有关规定和有效表达公文内容的需要进行。 (二)缮印的方式与程序 缮印即缮写、印刷的简称。缮写就是誉录抄写;印刷就是应用专门的印刷技术批量“复制”文字、图形或图像。它们均为制作书面公文的主要方式。 (三)校对的内容与方法 校对就是以定稿和格式设计要求为基准，对校样(反映印版全貌的纸样)或 1 缮写誉录完毕的文件进行全面核对检查，以发现并纠正各种错漏，确保文件质量。 校对工作的主要内容。 校对方法:对校法、折校法、读校法。 (四)公文用印
发文管理制度
发文管理制度 一、本文所指的文件是指： 1、以公司名义向公司内部人员发出的正式文件，如规章制度、通知通报、 人事任免等； 2、以公司名义向公司以外的单位、团体、部门发出的正式文件； 3、以各部门、管理处名义发出的文件； 二、文件格式如下： 1、以公司名义对外发文格式如下： 文件名称(黑体二号) 文件编号(黑体小四) 文件内容抬头靠边 (宋体四号) 正文内容提行向右移2字距 成都合力物业管理有限公司 年月日 主题词： 抄送： 发： 2、其余发文格式如下： 文件名称(黑体二号) 文件编号(黑体小四) 文件内容抬头靠边(宋体四号) 正文内容提行向右移2字距 公司名称 部门（管理处）名称 年月日 主题词： 抄送： 发： 注：当文件因张贴等原因对形式、纸张大小等有特殊要求时，可不受以上规定的限制，但也应
按要求编号、存档。 三、文件编号规定： 1、以公司名义对内发放文件编号：成都合力[200x]序号 2、以公司名义对外发放文件编号：成都合力(外) [200x]序号 3、以各部门名义对内或对外发文编号：如成都合力（行政）[200x]序号、成都合力（财务）[200x]序号，成都合力（现代城）[200x]序号，其余部门的编号以此类推。 四、文件的签署与盖章： 以公司名义对外发文和其余文件在正式发布之前均需签署，签署应用合力物业专用发文签，签署权限如下： 1、以公司名义对内发布的文件应由公司总经理进行签署。 2、以职能部门名义发出的文件应由职能部门经理签署。 3、以业务部门发出的文件应由管理处主任签署。 4、对外张贴的文件经部门或管理处负责人签署后方可张贴，张贴文件去掉发文签，张贴在指定告示栏内，有部门或管理处负责人签署的发文签（发文签要明确收回时间）与文件合订存档。 5、公司名义发布的文件应盖公司公章；以部门名义发出的文件应盖本部门印章。若因特殊情况需盖公司公章，应经行政部同意。 6、公司行政部负责对以公司名义对外发文的文件进行编号及管理。文件发布前应与总经理取得一致意见，并有总经理书面或电子邮件批准。 7、盖章应骑年盖月。 五、文件的登记与归档： 公司对内或对外发文由行政部进行登记和归档，各部门发文由发文部门指定人员进行登记和归档。归档部门应存有所发文件的电子版本和盖有鲜章的
公文处理程序
公文处理程序 1.公文办理程序:公文办理分为收文和发文的办理。收文 办理一般包括传递、签收、登记、分办、拟办、承办、催办、办结、立卷、归档、销毁等程序。公文处理工作人员,应以高 度负责的精神,努力提高公文处理工作的效率和质量。公文处 理必须做到准确、及时、安全。公文处理的各个环节,应力求 当日事当日毕。一般应在十五天内办理完毕,并答复报文单位。因问题复杂,十五天内难以办结的,应向报文单位说明情况。紧急文件随到随办。有时限要求的文件,必须在时限内办完。具 体有以下几个环节: ①签收、登记:首先应建立严格的收文签收、登记制度,加强对公文运转的管理,保证收到的公文件件有着落。收文的签收、登记一般由秘书处(室)负责签收、拆封,并按规定编号、 登记。送领导同志的信件,除亲启、绝密件和有特别交代的以外,一律由专门收文科室拆封,按其内容和性质,分别处理。对 需纳入收文办理的,应编号、登记,按规定程序处理。收文登记一般应登记以下内容:收文日期、收文编号、来文单位、来文 标题、密级、份数、承办单位或分送范围。 ②分办、拟办:凡需办理的公文,由文书处理部门根据文件内容和紧急程序,及时提出注批、注办意见,呈送机关领导人批示或交有关职能部门办理。紧急公文应按要求时限办理完毕; 一般公文应在文到之日起三日内交到承办部门或送至有关领导
人。除特殊情况外,领导同志不受理和审批未经文书处理部门 登记、注批的公文。 ③催办:各级国家行政机关文书处理部门必须建立健全催办、查办制度。凡属请示性的公文,无论是交职能部门办理的 还是呈送领导人批示的,都应及时催办。做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。催办一般采用电话催办和书面催办两种形式。对部门拖不办经多次催办无回音的,可以上门催办;对上门催办也解决不了的,可经分管领导批准后督办部门办理。 ④办结;公文承办人员对已处理的文件,要定期进行清理检查,根据有关规定和情况,确定是否办毕结案。确定文件办结应力求准确,不应把正在办理的文件划入办结文件一类,也不宜把已结案的文件长时间放在正在办理类文件中。已办结的文件, 在正式立卷前,由承办人按一定方法暂存一段时间。承办人员 应对暂存文件作适当整理,要注意文件形成的先后次序和有机联,保持材料的完整、齐全,并剔除重份。暂存文件的管理,以 便于查找利用和便于立卷、归档为原则,一般可采用分类依号 排列法,也可由承办处(室)自行确定符号这一原则的其他方法。 ⑤立卷、归档:公文办结后,应按《中华人民共和国档案法》及有关规定,及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。电 报随同文件一并立卷。公文立卷应以本机关形成的公文为主, 根据公文形成的特征、相互联系和保存价值进行分类、整理、
发文工作流程
文件编号： 生效日期： 版 本 号： B 页 数：1 页 之 1 文件标题：经营管理部发文工作流程 一、 发文工作流程 二、发文工作流程说明 1、打印文件： 2、 会签： 1）、制作会签单并附于文稿之前； 2）、由管理部负责人校对、审核同意及管理部负责人在会签栏里签字后，再送至其他各部门负责人会签； 3）、项目部领导签核。 3、 打印最终版发文文件 1）、项目部领导会签结束后，按照会签内容进行修改，再重新打印出最终书面版发文； 2）、按照项目经理或相关负责人要求打印。 4、 项目部负责人签字： 1） 、发文文件里有项目部经理批准或签字一栏，需找项目部经理或项目负责人签字 5、盖项目部专用章： 1）、到综合部进行用章申请； 2）、在项目部负责人签字处盖章。 6、做好发文登记： 1）、在发文登记本上进行登记，需登记发文部门、发文人姓名、发文时间。 7、上报或下发文件 1）、如果是上报的文件一般是上报监理文件，需送至监理办公室，并让监理部收文人在发文登记本上签字； 2）、下发文件一般是下发给协作队伍，需跟协作队伍负责人联系其来取文件，并让其在发文本上签字。 8、存档 1）、把会签版发文稿存档； 2）、电子版存档，同时更新发文台帐。 三、其他说明 1、发文的分类:项目部内部发文、监理部、外协单位； 2、上报分局文件由管理部把最终电子版及会签版发文发给综合部，同时做好相应的发文登记。 打印文件 开始 1. ．. 编制： 校核： 审批： 会签 各部门主任、项目部领导 打印最终版发文 项目部负责人签字 盖项目部发文专用章 综合部 做好发文登记 结 束 上报或下发文件 存档 会签版发文及最终电子版 2.．. 3 ．. 4 ．. 5．. 6. 7．. 8 ．.
收发文管理制度
收发文管理制度 一、总则 1、为了规公司对收发文的管理，提高文件的利用效率，进而提高公司工作质量和工作效率，结合公司实际，特制定本制度。 2、公司文件是传达方针对政策，发布公司规章制度，指导工作，报告情况等的重要工具。因此，必须认真做好文件收发的管理工作，有效地为公司服务。 3、公司所收发文件由行政办公室统一签收、发放、传递、保管和立卷归档。行政办公室指定专职人员负责收文和发文，必须按照准确、及时、安全、统一的原则做好公司的收发文管理工作。 二、发文办理 发文处理：发文程序包括拟稿、审核、复核、打印、签发、用印、分发、存档等。 1、公文拟稿： 一般公文按照分工负责的原则和日常工作程序，谁主管的事项由谁拟办，带有政策性、战略性、全局性的重要文件，有关负责人要亲自拟办，也可以集体研究，提出方案，再指定专人拟办。
2、公文审核 公文审核实行分级负责制，主办部门负责人要对本部门拟定的公文进行初审并签字，凡公司发文应由办公室审核后送公司领导审签。 审核容包括有无发文的必要；用什么名义和文种行文；容是否符合政策、法规；主送机关、抄送机关是否合适；提出的措施和要求是否明确具体；涉及有关部门和单位的问题是否协商一致；篇章结构是否紧凑合理，行文是否恰当等。 未经办公室核稿的公司级公文，公司领导不予签发。 3、签发 审核的公文，填制《发文审批单》的提交签发人。签发人审核修改后在"签发"栏同意签批，并签上和时间。公司领导口头同意印发的公文，事后，由其助理或下属让同意印发的领导补签。未经公司领导签发，办公室拒绝承印和盖章。 以公司名义发出的公文由董事长、总经理、行政总经理、副总经理、财务总监按照分工负责的原则签发，其中上行文以及涉及有关重要问题或涉及面广的公文由有关分管领导审签后，根据公司章程的规定权限送董事长或总经理签发。 以部门名义发出的公文，应由部门主要负责人签发。
办公室收发文处理程序
办公室收发文处理程序 一、发文处理程序发文办理指以本公司名义制发公文的过程。包括草拟、审核、签发、复核、用印、登记、分发等程序。 （一）草拟。由办公室或其他相关科室完成，须经部门主要负责人签批，并按规定份数打印报总经理审核。未经总经理审核的文稿，原则上不予上报或发放。对涉及其他科室职权范围内的事项，主办科室应主动与涉及科室协商、会签，取得一致意见后方可行文。草拟公文应做到: 1、符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。 2、情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。 3、公文的文种应根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。 4、拟制紧急公文和密级公文，应确属紧急事项、确有保密理由。标定紧急程度和密级应准确、严格，不得滥用。 5、人名、地名、数字、引文准确。引用公文应先引标题，后引发文字号。引用外文应注明中文含义。日期应写明具体的年、月、日。 6、公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应使用阿拉伯数字。 7、草拟公文文稿，首页应使用公司专用发文稿纸。打印稿正文用3 号仿宋体字，每面排22 行、每行排28个字
（二）审核。草拟文稿完成后，在公文送负责人签发前，应先由草拟者自行审查一遍，改正错字，查漏补缺。公文审核一般按以下程序进行: 分管领导——党委书记或镇长。其中公文内容重大、涉及群众切身利益的，需要党委书记和镇长的联合签发。 审核的重点是: 1、是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则，公文格式是否符合本细则的规定等。 2、公文内容是否符合草拟公文的规定。 3、需要会签的公文是否已送有关单位会签。 （三）签发。分管领导及单位负责人在签发公文时，签批人应明确签署意见，并签署姓名和时间。 （四）登记。公文签发后，应到打字室编号、排版。对未经分管公文处理的副秘书长审核和市政府负责人签发的公文，打字室一律不得登记编号。 （五）复核。公文正式印制前，由草拟公文的工作人员进行复核。复核的重点是审核、审批、签发手续是否完备;格式是否统一、规范;附件材料是否齐全; 文稿是否清晰、整洁等。 （六）缮印。按规定的公文格式印制后装订，确保文件无重页、漏页和空白页等。 （七）用印。加盖公章前应当对公文进行全面审核，确认符合用印手续并在公文登记簿上登记后，方可用印，不得在文件的空白页上盖章，并确保印章端正清楚完整。 （八）分发。要严格按照发文范围登记后发送，对发文范围不能确定的要及时向公文拟稿者询问; 分发传递密级公文，必须严格执行保密规定，采取保密措施，确保公文安全; 书写信封要清晰、规范。
公文处理之发文办理程序
发文办理程序 公文制发又叫发文办理，是公文处理工作的三大环节之一，它是指以本机关名义制发公文的过程，发文办理程序由拟稿、审核、签发；核发、缮印、校对；用印、登记、分发等环节组成。 拟稿 1、拟稿：公文拟稿是公文承办人员根据领导交拟或批办的意见草拟文稿的过程。 公文承办人员在机关工作中一般都是文秘人员，秘书人员在拟稿的时候必须忠实领导人的发文意图，如有偏离，在签发的时候仍然可以修改。 领导叫交拟的三种方式 要点式，领导只是简交代发文要点，不作过多解释。这个时候要有信息意识，对实际情况要有深入的了解，较强的工作能力，不懂就问，尽量避免多次修改。 细目式。领导详细交代发文意图。有的领导对起草的文件已经有了比较熟悉的思路和间接，发文意图交代的较为详细，拟稿人员应该毫无遗漏的把领导的意见记录下来。 转述式。发文意图是通过他人转述的。比如领导先向办公室主任交代发文意图，办公室主任又交代。 公文拟稿必须注意的问题： ①公文拟稿要符合党和国家的方针、政策、法律、法规及有关规定。 ②拟写的文稿要达到如下要求：情况要确实，观点要明确，条理要清楚，文字要精练，直书不曲、字词规范、书写要工整，标点要准确，篇幅力求简短。要将领导人比较原则性的意见转化为具体的意见；分散的意见转化为集中的意见；含糊不清的意见转化为清晰的意见。 ③文稿中的人名、地名、数字、引文要准确，日期应写具体的年、月、日。 ④在文件拟稿中，如要引用某份公文，应当先引标题，后引发文字号。 ⑤在文件拟稿中，涉及计量单位时，必须使用国家法定的标准计量单位。 ⑥拟写文稿，在使用简称时，应先用全称，并加以注明。 公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。 审核 是指公文的草稿在送交机关领导人审批签发以前，对公文的内容、体式进行的全面审核和检查。 文稿审查的作用： 更好地发挥公文的作用 保证文稿不偏离领导机关或领导人的发文意图 可以减轻领导人的审阅负担 审核人及其组织形式 公文的审核要做到“六查”： ①查是否需要行文，以什么名义行文。 ②查文稿内容与法律、法规和政策以及上级有关规定是否一致，与平行机关和部门已有的规定是否矛盾。 ③查要求和措施是否明确具体，切实可行。 ④查涉及其他部门或地区职权范围的问题是否协商一致并经过会签。 目前没有切实把好关的主要有几个问题： (1)涉及几个部门的问题，主办单位事先末征询有关部门意见，就直接向上行文，甚至径直多头分送机关主要负责人。