物资管理工作流程

项目物资工作流程

项目物资工作主要流程是：市场调查—→计划编制—→采购—→合同—→采购—→验收—→报验—→点收—→发料—→盘存—→出账—→核销—→经济活动分析。

一、项目前期市场调查

项目中标前，物资部门要先进入工地现场进行实地调查，调查的主要内容包括：

1、砂石料、粉煤灰、矿粉、水泥等混凝土原料的来源、运输方式、运距等；砂石料厂的规模、产量、设备、出厂价、结算计量方式等。调查时候要求实验部门配合，共同取样，对取回的原材料进行检验，判定是否合格。附近有无钢材市场，市场价格如何。钢筋、钢绞线、锚具、支座等原材的运距及运输方式，初步通过电话询问或网上查询材料的出厂价格水平。

2、同时在建的其它工程，分析对本项目的影响；

3、原材料进场的道路路线，沿途主要干道、村庄、桥梁、超限站、收费站等，重点了解哪些路段是唯一进场路线，是否需要协调等。

4、项目附近正规加油站的位置，柴油供应的价格参考依据及临时应急供应渠道。

5、工地附近的五金、机电杂品市场情况。

6、公司物资管理事业部可利用资源及其它项目部可调配返还料及周转材料。

调查时眼撰写详细的书面调查记录，形成专门的调查报告，报告中图片、联系人、联系电话等信息应齐全。局里下发过调查报告指南，请参照执行。

二、计划编制

1、编制主体工程材料总量计划：

各项目物资部门在开工初期，要先编制主体工程材料总量计划及大临设施需求计划上报公司物资管理事业部。

①编制需求计划：项目部成立后，应及时向项目部技术部门索要图纸及工程量，编制材料需求总量计划，包含甲供、甲控材料的总量需求计划。表格按照公司物资管理办法中下发

的样表，总量计划要有项目经理、项目总工、物资人员签字。如图纸不全或者有变更，要根据最新图纸及变更通知及时更新总量计划，经项目经理、项目总工、物资人员签字上报公司物资管理事业部。

②编制计划说明：包含编制依据，如施工设计图及设计变更、通知单、施工组织设计、本项目施工任务，涉及到的具体工程量以及用款计划，要详细到多少根钻孔桩、多少个承台、多少个墩身等。

③资料上报及归档：项目经理、总工、物资主管、编制人签字后，附上封面，加盖项目部公章装订成册，属于甲供物资的上报业主，属于甲控物资的上报公司，属于集团公司或公司集中采购物资的上报集团公司或公司物资管理事业部，项目自采物资计划自行装册留存。

2、编制主体材料月度采购计划

①计划分类：月度计划根据项目物资供应模式分类上报，目前项目物资供应模式主要有：甲供、甲控、集团公司或公司集中供应、自购等。甲供物资月度计划上报业主，甲控物资月度计划根据项目实际情况，一般上报公司或者处（局）指挥部，集团公司或公司集中采购的上报集团公司或公司物资部，自购物资报存项目部。

②计划编制：编制月度计划时首先依据项目部下发的下月施工计划，计算出理论需求量，其次根据目前库存情况及备料周期，计算出实际需要进场数量。

每月物资部门要求各协力队伍（架子队）于20日前上报物资需求计划，理论需求量由项目部技术部门提供。备料周期根据项目部实际情况及供货周期，提前储备一部分材料。备料周期一般为10天-15天。

采购计划数量=完成月度施工计划理论需求量（含损耗）-库存+备料数量

③编制计划说明：计划说明中要包含上期采购计划执行情况概述，计划执行率简要分析，执行中存在的问题，本月编制计划依据（含施工图纸、工程事项通知单号，当月施工计划），要具体到每个部位，尽可能详细（此部分要结合限额发料来完成），本月完成施工计划需要的

用款计划。

③计划上报：计划编制完成后，由项目经理、项目总工、物资主管、物资计划人员签字，加盖项目部公章报对口单位一份，物资部留存一份。

采购计划签字时，要向项目经理和总工充分说明计划的内容，如领导提出新的要求，可根据实际情况进行适当修改。

④计划反馈：每月月底对采购计划执行情况进行简要分析，说明计划执行是否存在问题，采取改进措施。

⑤资料归档：采购计划表要附上支持性资料（如上期库存情况、施工计划所辖工程量、上期计划执行情况、备料情况等），顺序编号，按月归类，并打印月度采购计划封面，加盖公章后装订放入档案盒存档。

3、编制大临设施需求材料计划

①物资主管要重视大型临时需求量的计划编制，要注意提前量，留足备料时间，及时与项目部技术部门和总工沟通，建议充分利用公司闲置资源，督促技术部门尽早下发工程事项通知单。

②通知单下发后，根据通知单上的材料表，向公司物管部上报材料计划，同时与公司周转材料部和其它项目联系，能调拨旧料的就向项目部总工说明并提供旧料资源分布情况表，尽量采用旧料以节约资金。新购料部分编制物资采购计划并按规定程序进行采购。

4、编制辅助材料月度采购计划

①辅助材料由各部室提报《辅助材料申请表》，表格可参考附表1。物资部门根据提报的材料申请表通知供应商购买并编制《辅助材料采购计划表》。《辅助材料申请表》可印刷或者打印，一式2份，一份注明物资部留存，另一份注明申请部门留存；申请表要求由计划人员和项目经理（或分管经理）签字。物资部计划人员收到申请表时，必须问清并注明规格型号、用途、使用时间等内容，并要求申请人据实填写。该部分信息涉及到结算时候的价格调查。

②采购计划表编制完成后由计划人员、物资主管、项目经理（或分管经理）签字。

③计划反馈：每月月底对采购计划执行情况按照贯标要求进行意见反馈，并编制计划完成情况简要说明及存在问题及改进措施。

④资料归档：各部门提报的《辅助材料申请表》要求按月粘贴，与物资部门的《辅助材料采购计划表》一起装订。物资部门《辅助材料采购计划表》要求按顺序编号，并打印月度采购计划表封面，加盖项目部公章后存档。

三、合同签订

本部分主要指项目部签订的物资合同。

1、价格比选。选择至少三家以上的供应商进行市场调查，按照议标或竞价方式确定供应商，调查表最少有2个人签字。供应商的选择应尽可能扩大范围，公司物管部有供应商信息库，可以参考，要选择实力强大、质量合格、价格合理、信誉可靠的供应商。

2、起草合同。根据公司下发的新版合同范本起草合同，起草合同要逐项逐条逐句逐字查看，包括标点符号也要重视，合同内容要前后呼应，不能前后矛盾。合同条款中杜绝资金占用费条款，谨慎约定滞纳金条款，避免出现仲裁条款，起诉地为我方法人住所地人民法院。

3、合同内部评审。由项目部物资部门填写合同内部评审表，参评部门一般是财务、工经、技术、分管经理、总工、项目经理、书记。

合同内部评审遇到个别部门人员不在现场的情况，可以打电话征求本人意见并作好记录，可先报公司评审，但要求事后必须补全内部评审人员签字并报公司物资管理事业部。

4、公司评审。将合同文本、市场调查表及内部评审表以及必要的书面说明材料传至公司物资管理事业部，由公司物资管理事业部、财务部和法务部共同评审。

5、合同签订。根据公司评审意见修改合同后与供应商签订合同。修改后的合同文本传公司法务部一份备案。

对方是单位的要求提供营业执照、税务登记证、生产许可证等资料，并提供一份加盖公

章和法人代表签字的授权委托书和授权人的身份证复印件。对方是个人的要求提供身份证复印件，签订合同时要每页都小签，并在最后签字处按上指印。原则上避免与个人签订合同，特殊情况的，要对该个人进行详细调查，注意防范风险。

6、合同执行。合同签订后根据合同约定组织供货，要注重合同的严谨性，不允许随意调价。因客观原因确实需要调价的，要做详细调价说明、调价原因分析和当期的市场调查报告，要在充分调查的基础上集体讨论并报公司评审，公司评审同意后方可进行调价。为了后期审计需要，要求价格调整的相关资料尽可能详细，附有照片、调查资料、会议纪要、有关人员签字等，必须做到有追溯性。

7、资料归档。合同签订完后，要按顺序编号，有合同目录，并打印合同封面，每一份合同的相关资料要放在一起装订，规范整理进入档案盒存档。

其它不是由项目签订的物资合同，按上级单位要求办理。

四、物资采购

1、甲供物资：此部分物资一般由业主招标并签订合同采购、支付等。

2、甲控物资：此部分物资一般按铁路物资招投标办法的规定，在铁道部二级交易市场招标，程序严谨，公正透明，集团公司或公司物资部参与具体工作，由业主监督招标程序，合同由项目部根据招标结果签订或者由处（局）指挥部签订、采购。

3、集团公司或公司集中采购的物资：除了甲供、甲供物资以外、批量大、符合局招标中心招标条件的物资由局招标中心统一招标，其它由公司招标中心采用统一招标方式确定供应商及价格，均按照招标办法执行在相应平台进行，合同多数依据招标或竞价结果由项目部签订。招标范围及形式根据公司下发的《中铁大桥局集团一公司招标管理办法》严格执行。

4、自购物资：此部分物资由项目部自行确定供应商并与供应商签订合同、采购等。

五、进场验收

1、钢材等物资进场后，物资人员要通知协力队伍有权领料人或架子队材料员进行收料，

并与他们一起验收。查看随车携带的原材质量证明书与钢筋是否匹配、实际数量与送货清单上数量是否相符以及外观质量是否符合要求，特别是要检验钢筋直径是否符合国家标准，每捆根数是否和铭牌根数一致，捆数是否与送货清单一致。卸车存放时，应遵循分规格型号堆码、一端对齐、上盖下垫等要求，项目部要下发如何堆码材料的管理办法给各协力队伍或架子队，并及时覆盖防锈蚀。

钢材进场后，物资人员应带交接单去验收，双方验收完毕以后项目部物资人员应立即与协力队伍有权领料人或架子队材料员办理交接手续，交接单上注明供应日期、供应单位、材料名称、规格型号、吨位、件数、每件支数、使用部位、原材理论重量等。由物资人员在供应商送货清单上签字，协力队伍或架子队材料员无权在送货单上签字。验收时项目物资人员必须到场，不允许电话通知协力队伍代替验收；送货清单签字后留存时，应注意哪一联是收货方留存，哪一联是供货方留存，并且供应商在事后由于送货清单丢失等原因要求重开清单时，不允许重开清单，确实避免不了的只能给留存清单的复印件，并注明此复印件是由于丢失重新出具的，原出具的单据作废等说明。

2、水泥等砼材料过磅一般由搅拌站验收，项目部通过与搅拌站签订的合同对搅拌站进行约束，试验部门、物资部门和搅拌站一起对质量进行验收，验收不合格时登记不合格产品登记表及处理记录。

砂石料的结算首先提倡按配合比结算，只能过磅结算的砼原材要注意防范过磅风险，一般同类型车辆皮重、毛重、净重相差不大，每月随机抽查部分车辆过磅单进行对比，相差较大时，应与搅拌站联系对误差较大的车辆加强控制，并寻找原因。项目物资部门每月要对砼材料进行核算，通过库存盘存，用总进料减去总库存得出实际用量，再用实际用量与砼方量推算出的配合比用量进行比较，可以掌握砼材料消耗正常与否。

3、辅助材料验收时应注意查看货物名称、规格型号与清单是否一致，要求供应商必须按照货物合格证上的名称和规格型号开送货清单，清单上的材料名称、规格型号、数量、日