文书档案归档整理办法

文书档案归档整理

文书档案是反映村、社区党务、行政管理等活动的档案。形式上以纸介质形式为主,具有年度周期性、普遍性的特点。

一、归档范围

1、本村、社区自身形成及本村、社区与有关单位联合形成的,反映本村、社区主要工作活动的文件材料;

2、上级机关颁发或转发的针对本村、社区工作或本村、社区须遵循贯彻的文件材料;

3、其他单位与本村、社区联系、协商工作的重要来往文件。

具体范围和保管期限参阅《村、社区各类档案归档范围和保管期限表》。

二、文书档案的归档要求

1、归档的文件材料要齐全完整,应归档的文件材料的种类、份数及每份文件的签发稿、附件和与本文

有关的批示等附属材料,均应齐全、完整。

2、归档的文件材料必须字迹清楚工整,纸张及文件格式符合国家要求,避免使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料;

3、归档的文件材料原则上应该是原件;

4、文书档案可在年度终了后归档,但必须要在次年上半年完成文件材料的收集、归档工作;也可在文件形成时即时归档。

三、文书档案的整理方法和具体步骤

目前对于文书档案的整理,有两种方法可供选择:一种是立卷归档整理方法,另一种是单件归档整理方法。立卷整理方法是一直延续下来的传统档案整理方法,它是指将一些互相有关联的文件组合成案卷并装订起来的一种整理方法,组卷的过程较为复杂,但这种方法按问题将同类内容的文件进行集中,便于手工检索

利用;单件整理方法则是随着计算机的普及应用而出现的一种新的整理方法,它以计算机和档案管理软件的应用为前提,保持文件形成的原貌,逐份归档,操作较为简单,但是对计算机和档案管理软件有很强的依赖性。村、社区一般采用立卷归档整理方法。

(一)立卷归档整理方法

1、立卷的概念

立卷:又叫组卷,是指将办理完毕、具有保存价值的文件,按照形成规律和内在联系分门别类组成基本保管单位的过程。立卷的最后“产品”是案卷,即经加工形成的有关某些问题或某项工作活动的系统的具有密切联系的文件组合体,它是文书档案采用立卷方法时的基本保管单位。

2、立卷的原则

在对文书文件进行立卷操作时,应遵守如下原则:遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有

机联系,区分不同价值,便于保管和利用。

3、立卷归档整理方法的操作步骤

(1)立卷

①分年度:

一般文件按文件落款时间来确定归档年度;但是以下几种特殊情况不能按文件落款时间来确定归档年度:第一、文件的形成年度与文件内容针对年度不一致,按文件内容针对年度来确定归档年度,如计划、总结、预算表、决算表、统计报表等;第二、文件内容跨多个年度时,分类时应归在相应年度,如长远规划应放在文件内容针对的第一个年度,多年度的总结、报告应放在文件内容针对的最后一年,某年工作总结与次年工作计划同在一份文件中时则按其主要内容针对的年度来确定归档年度;第三、跨年度处理完毕的一组密不可分的文件,如跨年度处理完毕的案件放在结案的一年,跨年度的会议放在会议结束的年度。

②分问题:可以按文件的内容、时间、作者和体裁等任何一种要素进行,将相同问题的文件归在一起,

尽量做到问题单一。同一问题的文件太少不够组成一个案卷时,可将多个问题的文件合并一起组成一个案卷。

例如:将本村(居)委会一年中各部门和各项工作的计划和总结归在一起组成一卷,这是按内容和体裁来分;将镇(区)一年中下发的一般性文件归在一起组成一卷,这是按作者来分。

③分期限:永久、长期、短期

在按问题进行组卷时应结合考虑文件的保管期限,尽量将属于同样或相近保管期限的文件材料组合在

一起立卷。当一个案卷中的文件材料保管期限不尽相同时,按较长的期限来确定整个案卷的保管期限。

④拟写案卷题名

案卷题名的一般格式为:作者+时间+问题+体裁,其中任何一部分如内容较多的话,不必全部列出,只须

列出最主要的三、四个即可,要求做到名实相符,简练准确,结构完整。

例如:×××居委会2005年关于社区教育、精神文明建设、妇女工作、侨情调查等的登记表、调查表;内容较单一的案卷可进一步简化,如:×××居委会2005年各部门工作总结。

总之,组卷时一般先按年度分类,然后再在同一年度里按问题分类,按问题进行分类时要结合考虑保管

期限,直至最后确定案卷。在分类组卷时应遵循“先易后难,先简后繁”的原则,即先将内容比较单一和系统成套的文件材料组好卷,然后再对那些内容较杂和零碎散乱的文件材料按问题结合保管期限进行组卷,少数

情况特殊的文件材料可跨年度、跨问题组卷。

(2)案卷的排列

按年度——期限,每年小流水号排列。

(3)案卷的编号:全宗号+目录号+案卷号

全宗号:通常指立档单位的代号。

目录号:一般由大类代字+保管期限代码+年度号三部分组成。大类代字通常为“A”;保管期限代码永久为“1”,长期为“2”,短期为“3”,不再和编;年度号即归档年度。

案卷号:目录内案卷的顺序编号,同一保管期限内每年从1开始编案卷号,在同一个案卷目录内不允许

出现重复的案卷号。

例如:小榄镇的全宗号为119,其辖下某社区居委会永久保存的2007年第一卷文书档案的编号

为:119.10/A1.2007/001。

注:我市村、社区文书档案以往的目录号由大类代字+保管期限代码+目录顺序号构成,其中永久长期合

编为“12”,永久、长期、短期合编为“0”,每年或多年一个顺序号。新编号方法直接用年度号代替目录顺序号,每年从1开始编案卷号。已整理完成的档案保持不变,未整理的档案可按新的编号方法进行整理。

(4)案卷的整理

①卷内文件排列:按时间、内容、作者、体裁或幅面大小等特征对同一案卷内的文件进行排列。

②编页码:每一个案卷均从第一页开始编流水页码,凡有内容的页面均需编页码,正面编于右上角,反面编于左上角,为避免与文件内容相混淆,提倡用打码机编制页码。

③制作卷内文件目录:按卷内文件的排列顺序逐份在卷内文件目录上进行登记。《卷内文件目录》是检索案卷内文件的工具,主要项目包括顺序号、文号、责任者、题名、期限、页号、备注等(见附表1),《卷

内文件目录》各项目的含义及填写要求如下:

顺序号:每本案卷内的文件排列号,一本案卷只能编一个连续的顺序号。

文号:文件制发单位的发文字号,一般由单位发文代字、发文年度和发文顺序号三部分组成,要求照实抄录,填写完整齐全,没有文号的文件此栏可不填。

责任者:对该份文件负有责任的单位或个人,即文件的署名者。责任者名称过长可填写规范化的简称。

题名:文件的标题,要求照实抄录。文件本身没有标题或标题不能说明文件内容的,应为其加拟或补充标题,并将加拟或补充的标题置于“[ ]”内,以区别于原来的文件标题。若将附件标题也一并标注,查找利用将更加快捷、方便。

日期:文件的形成时间,即文件的落款时间,填写时要求用八位阿拉伯数字填写,可省略年、月、日三个字,用“.”代替。

页号:卷内文件所在的页号,只填写文件开始的页号即可,但最后一份文件的起止页号都要填写。

备注:卷内文件如有需要特殊说明的情况(如文件的密级、存档为复印件、缺页不全等)可在此栏填写。

《卷内文件目录》一般要求一式三份,一份装订时置于卷首,即案卷封皮的后面,其余两份用来做《档案目录》。

④填写封面、备考表

案卷封面具有保护案卷内文件并揭示案卷有关内容的作用,一般用软牛皮纸按照国家统一标准与规格

制作(见附表3)。填写案卷封面时要求使用耐久材料书写或打印,便于长期保存,字迹要端正规范、大小适中,便于查阅。案卷封面的栏目及填写方法如下:

全宗名称:填写村委会或社区居委会名称的全称或规范化的简称,也可以预先印制上去。

类目名称:填写立卷时分类的类目名称,如:文书档案。

案卷题名:填写拟好的案卷标题,字体可稍大些,排列匀称,位置适中。

时间:填写案卷内文件的起止年月。

卷内文件数及页数:填写案卷内实有文件的总件数和总页数。

保管期限:填写立卷时划定的保管期限。

归档号:部门立卷后,将案卷移交档案室时填写的部门登记号,未实行部门立卷的村、社区不用填写。

全宗号、目录号、案卷号(参见案卷编号部分)。

备考表是记录案卷构成、变化情况以备查考的简表(见附表4),一般印在卷皮(封三)置于卷末。备考表主要包括本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间等项目,其含义及填写要求如下: 本卷情况说明:说明本案卷内的文件有无缺损、修复、补充、移出、销毁等情况。有些由立卷人填写,如文件的缺损情况,有些由档案室填写,如文件的修复、补充、移出、销毁等情况。要求照实填写。

立卷人:填写具体负责立卷的人的姓名,可用手签,也可以用私人印章,以示对本案卷立卷情况负责。

检查人:填写案卷质量审核者的姓名,如果是部门立卷,检查人为档案室人员,如果是档案室立卷,检查人也是立卷人,要求照实填写。

立卷时间:填写完成立卷的年、月、日。

⑤装订

案卷装订时的排列顺序为:案卷封面—卷内文件目录—文件—封底(含备考表)。去除钉书针、回形针等金属物,以A4大小为标准,向左和向下取齐,过大或过小的文件须进行折叠或托裱,未留装订线的要补贴加边;采用三孔一线的装订方法,装订文件左侧,要求装订后整齐、牢固、不影响阅读;案卷厚度以不超过一公分为宜。

⑥制作《案卷目录》

按案卷的排列顺序逐份在《案卷目录》上进行登记。《案卷目录》是按照案卷排列顺序,逐卷登记每个案卷基本情况的案卷登记表,是查找档案的最基本的检索工具,也是进行档案统计、移交、检查的重要依据,主要项目包括案卷号、题名、年度、页数、期限、备注等(见附表2),《案卷目录》各项目的含义及填写要求如下:

案卷号:简称卷号,即案卷的排列顺序号,一本一个案卷号。分档案室编和档案馆编两种,只需填写在档案室编一栏即可。

题名:即案卷标题,按照所拟好的案卷标题逐字抄录。

年度:填写案卷的归档年度。

页数:案卷内文件的总页数。

期限:案卷的保管期限。

备注:说明案卷的变化情况,如销毁、移出、残缺、破损、发霉、字迹褪色等。

《案卷目录》一般要求一式二份,用来制作《档案目录》。

注:使用档案管理软件的村、社区可将相关数据录入档案管理系统,自动生成相应档案目录和封面格式,并进行打印。

(5)案卷装盒、排架

按档案编号顺序将案卷装入档案盒中,并填写档案盒脊背项目。装盒时应尽量装满,以充分利用盒内空间,但不应使档案盒鼓胀,不同年度和保管期限的案卷不可装入同一盒。文书档案装盒时应采用适用立卷整理方法的文书档案盒,其背脊样式见附表5,其主要项目有全宗名称、年度、全宗号、目录号、起止卷号。

其中全宗名称为可选项,根据需要可填可不填,全宗名称、年度、全宗号和目录号的填写方法与案卷封面上的一致,起止卷号项填写盒内所装案卷的起止案卷号。档案盒背脊各项目可用手填写,填写时字迹要清晰工整,字体可稍大,排列匀称,位置适中。为使档案盒外观美观,建议用字粒章(含数字和字母)涂油墨后盖印。

在排架时可按“年度-保管期限”排列,即先排年度,同一年度内再按保管期限的长短排列,最后按案卷号排列。

(6)编制《档案目录》

《档案目录》包括以下三个部分:

①立卷说明

包括三部分内容:一是本单位基本情况,说明本单位的名称、性质、隶属关系、工作职能、年度工作概况;二是组织机构设置与变化情况,以及党政主要领导人任职及其变化情况;三是本年度文书立卷情况,说明立卷工作的组织情况,文件材料的完整程度,案卷数量,有何缺陷和问题等。立卷说明一般一年写一次,在完成上一年度的文件立卷归档工作之后编写。立卷说明的主要作用在于为本年度的档案形成提供一个大的背景情况介绍,同时也为日后编写村、社区的大事记、组织机构沿革、年鉴、村志等材料积累素材。

②案卷目录

③卷内文件目录

将三部分按“立卷说明—案卷目录—卷内文件目录”顺序用档案目录夹装订起来。装订方法:案卷数量较多时,一个年度内每个保管期限装订一本;案卷数量较少时,一个年度装订成一本,里面按保管期限的长短顺序排列,不同保管期限之间最好用颜色鲜艳的纸隔开,方便手工检索时区分。

《档案目录》封面和背脊均需制作标签(见附表6),各项目的填写方法参见案卷封面和档案盒背脊的填写。

《档案目录》一般要求制作一式两份,一份用于日常检查(用硬皮夹装订),一份用于备份(可用软牛皮纸装订作封面)。

(二)单件归档整理方法

1、单件归档的概念和特点

单件归档整理方法是将归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、装盒,使之有序化的过程。以件为单位整理,是指整理的对象与整理的结果都是件,以件代替案卷作为档案的基本管理单位。

单件归档方法与立卷归档方法相比具有整理方法简单、方便,整理时间、地点灵活,方便利用等特点。

2、单件归档实施的前提

单件归档方法原则上以使用计算机以及优秀档案管理软件管理档案为前提。

3、“件”的确定

归档文件的整理单位。一般文件一份(包括正本与定稿、正件与附件)为一件,会议记录、报表、名册、图册、书刊等一册(本)为一件。

4、单件归档整理原则

遵循文件的自然形成规律,保持文件的原貌和完整,准确判断文件的保管期限,适合新技术应用的需要,便于保管和利用。

5、单件归档整理方法的操作步骤

(1)分年度:年度一般为文件的形成年度。

(2)分期限:根据文件的内容按规定分为永久、长期、短期三种保管期限。

(3)排序:对属于同一保管期限的文件的先后顺序进行排列。在排序时,一般按机构或问题或文号等先后

顺序排列即可,为便于利用尽量将同一事由的文件排列在一起。

(4)盖档号章

采用单件归档整理方法,每份文件均需加盖档号章,档号章的位置一般盖在文件首页上方空白处,可稍偏左,以方便手工翻阅查找。档号章样式如下图所示,档号章内各项目的填写方法如下: 全宗号:通常指立档单位的代号。

类别:填写文书档案的大类代字,一般用“A”来表示。

期限:填写为此份文件所确定的保管期限的汉字或代码,一般永久、长期、短期分别用数字“1”、“2”、“3”来表示。

年度:归档文件的形成年度,填写4位阿拉伯数字。

件号:填写在一个保管期限内给此份归档文件编制的顺序号。

页数:此份归档文件的总页数。

(5)编件号

分类排序之后,在同一保管期限内编定每份文件的顺序号,即为件号,将其填写于档号章的“件号”一栏中。每一年的每个保管期限的归档文件均从“1”开始编件号。

(6)编页码

每份归档文件均单独编页码,凡是有效页面都要编页码,正面编于右上角,背面编于左上角,文件本身有正确页码的可不用再编。提倡用打码机来给文件编页码。

通过编页码即可统计出每份文件的页数,并将其填写于档号章中的“页数”一栏中。

(7)装订

装订要求:每份文件单独装订,以A4大小为标准,向左和向下取齐,大张的文件要折叠,残破的文件要修补裱糊,定为永久和长期保管的文件必须去除易生锈的金属物,短期可不用去除金属物。

装订方法:常见的有四种,可根据需要选择使用。

①衣车缝边:用专门的小型衣车(缝纫机)将文件左侧上端三分之一的长度用线缝起来,适用于较薄的单份文件。

②胶剂粘合:用白乳胶将文件左上角粘贴在一起,也同样适用于不是很厚的单份文件。

③不锈钢钉:用专门的不锈钢钉将文件订起来,永久和长期保管的单份归档文件同样适用。

④三孔一线装订:同案卷的装订方法相同,单份归档文件较厚时适用。

(8)编制《归档文件目录》

按归档文件的的编号顺序逐份在《归档文件目录》上进行登记,,其主要项目包括:全宗号、类别、期限、年度、件号、文号、责任者、题名、日期、页数、备注等(见附表7)。

使用计算机以及档案管理软件管理档案的单位编制档案目录时,可首先将归档文件的目录信息(主要是用于检索的各个项目)输入档案管理软件,然后按《归档文件目录》的格式将其打印出来,最后汇集装订成册即可。在输入软件及填写时可参考档号章及《卷内文件目录》中相同项目的填写方法。

《归档文件目录》打印一式三分,其中一份随相应的文件放在档案盒内,其余用于制作《档案目录》。

(9)装盒、排架

将整理的单份归档文件按照编号顺序装入档案盒中并填写档案盒背脊、盒内备考表。装盒时采用的是适用单件归档整理的文书档案盒,其背脊样式见附表8,其主要项目有全宗名称、全宗号、类别、期限、年度、起止件号。

在装盒时,要求每一个档案盒只能装同一年度同一保管期限的归档文件,即类别、期限、年度三个项目

所填内容均只能唯一。

填写备考表:备考表置于盒内文件之后,项目包括盒内文件材料情况说明、整理人、检查人和日期(见附表9)。盒内文件情况说明主要填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况

排架:在排架时先按年度排列,年度内再按保管期限的长短排列,即先排永久,再排长期,最后排短期。

(10)制作档案目录

档案目录包括归档说明和《归档文件目录》两部分。归档说明的内容参见立卷整理方法中的立卷说明。

装订方法:归档文件数量较多时,一个年度内每个保管期限装订一本;归档文件数量较少时,一个年度装订成一本,里面按保管期限的长短顺序排列,不同保管期限之间最好用颜色鲜艳的纸隔开,方便手工检索时区分。

档案目录封面和背脊均需制作标签(见附表10),各项目的填写方法参见档号章和档案盒背脊的填写。

《档案目录》一般要求制作一式二份,一份用于日常检索(用硬皮夹装订),一份用于备份(可用软牛皮纸装订作封面)。

归档文件整理标准

归档文件整理标准（天津市地方标准 B12/T127-2001 2001年6月5日发布，2001年6月5日起实施） 1范围本标准规定了归档文件整理的原则和方法。本标准适用于本市各级机关、团体和其他社会组织。 2定义本标准采用下列定义： 2.1归档文件立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 2.2归档文件整理归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 2.3件归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，或者以与一个事由紧密联系的相关文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，简报、周报等参阅材料一期为一件。 3整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 4质量要求 4.1归档文件应齐全完整。从整体上，归档文件全面系统地反映立档单位的历史面貌；从个体上，一份文件，一个事由其内容完整无缺；已破损的文件予以托裱、修复；应永久、长期保存的文件，用易于褪变材料书写的，要予以复制，复制件附于原件后一并归档。 4.2整理归档文件材料所使用的书写材料、纸张、装具、装订材料等要符合档案保护要求。5整理方法 5.1分类归档文件的分类按照保管期限、年度、机构或问题进行分类，并保持分类体系的稳定。凡单位内设机构比较健全、职责分工比较明确的，按保管期限——年度——机构分类方法；内设机构比较简单或职能交叉不便按机构分类的，采取保管期限——年度——问题分类方法；单位规模小，年度形成归档文件数量少的，经过同级档案行政管理部门或档案主管部门同意，可采取保管期限——年度分类方法；一个全宗内采用统一的分类方案。 5.1.1按年度分类将文件按其形成的年度分类。对计划、总结、统计等归入文件内容针对年度：请示与批复等来往文件，归入文件的批复（有结果）年度；跨年度形成的文件材料，如专项工作、专案、多年的统计表，归入事项的办结年度；会议文件归入开幕年度。 5.1.2按保管期限分类

文书档案归档案整理操作方法

文书档案归档整理操作方法档案分为文书档案、科技档案（基本建设、科学研究、设备仪器、产品）、会计档案、干部职工档案（人事档案）、诉讼档案、还有照片档案、音像档案、电子档案等等，不同种类，不同载体的档案有不同的整理方法和要求。但整理原则是相同。即“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”。一、基本要求：要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）和《海南省归档文件整理规则实施细则》。二、基本概念：（一）归档文件：立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案保存的纸质文件材料。（二）归档文件的整理，将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、加盖归档章（编号）、编目（编制归档文件目录）、装盒，使之有序化的过程。归档的意义：归档是文件向档案转化的标志，是文书处理的终点、档案管理的起点。（三）全宗：指一个独立的机关、团体或其它的组织、个人在社会活动中形成的档案有机整体，设立全宗的主要资格是立档单位具有独立的法人资格，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。一般来说，一个立档单位的全部档案就是一全宗。（四）全宗号：是档案馆给立档单位的代号。三、整理方法：（一）收集：收集是归档整理的前提、根本，没有收集齐全完整的文件材料，归档整理就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况。因此，收集应归档的文件材料必须保证齐全完整；收集范围是本单位的收文、发文、内部文件。必须采取以下相应措施： 1.立档单位要建立健全收发文登记制度，有完整的收文登记本、发文登记本、印章登记本、依据归档范围，收集所登记的“红头文件”的归档。 2.检查本单位在年度工作中产生的“白头文件”材料是否收集归档。如①会议材料：本单位年度工作会议材料（总结、计划）、表彰材料，

文书档案(归档文件)整理方法

文书档案（归档文件）整理方法一、整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、具有保存价值的、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。归档文件整理就是以归档案文件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。件是归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，会议记录、会议纪要、刊物等成套性材料一次（期）为一件，来文与复文（请示与批复、函与复函）视具体情况为一件或两件，即当年有批复的，与请示并为一件；否则当年请示作一件，次年有批复作一件，要在请示、批复归档文件目录备注栏中分别注明。 ※“为一件”是指在实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目的文件，但过厚不易装订一起的，也可单独作为一件，另外编目。 ※正文与文件处理单（包括文件处理单、拟办单、发文拟稿纸、签批条）应作为一件，放在文件前面，与文件装订

一起。二、质量要求 1、归档文件应齐全完整。已破损的文件应予托裱、修复，字迹模糊或易退变的文件应予复制。 2、整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。 3、归档文件整理应分类清晰、编号准确。三、整理方法 1、对归档文件的技术处理。包括拆钉、装订、修裱、折叠等工作。（1）拆钉。文件上的金属钉、曲别针、大头针等要拆下来，对文件重新进行装订，对于短期保管文件可以不拆订。（2）文件修整。为保证档案能长期保存和有效提供利用，装订前必须对不符合要求的归档文件进行必要的修整。主要包括以下内容：第一，修裱破损文件。使用粘合剂和修裱用纸对破损文件进行“修补”和“托裱”。无需移交进馆的档案一般保持原貌就可以了。第二，复制字迹模糊或易退色的文件。包括对以纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、印台油、铅笔等字迹材料制成的文件材料以及传真等。目前常见的复制方法是复印，字迹不宜太深，最好采用单面复印。

文件档案记录管理制度

文件、档案、记录管理制度 1.目的确保我局与管理体系运行有关的各岗位员工活动所依据的文件均为有效版本，防止使用作废的文件,对文件要求的相关记录进行控制，保证管理体系运行的有效性和可追溯性。 2.适用范围适用于我局所有与管理体系运行有关的文件和资料的控制。 3.主要职责 3.1质量管理部负责组织管理体系文件的编制、修订、发放和回收等工作，负责法律法规、技术标准的备案管理。 3.2各部门、单位及项目部负责职责范围内文件的编制、修订、发放、回收、保管工作，对形成的记录进行控制。 3.3办公室负责公文的管理和科技档案的保管。 4.工作内容及要求 4.1文件的分类文件分为管理文件、法律法规、技术标准、工程文件和公文。 4.1.1管理文件管理文件包括： a)管理手册 b)管理目标 c)管理制度 d)支持性文件 e)管理过程中所形成的记录 4.1.2法律法规：适用的法律及地方法规及相关行政规章。 4.1.3技术标准：适用于施工生产及各项管理的标准及规范。

4.1.4工程文件：项目在投标及施工过程中产生的文件、记录和相关部门发来的有关工程的文件。 4.1.5公文：单位在对内实施管理和对外交往过程中，形成的具有管理效力或请示商洽工作性的规范体式文书。见《河北省水利工程局公文处理实施办法》。4.2文件的编制、评审、批准 4.2.1《管理手册》由质量管理部编写，管理者代表审核，局长批准；管理制度由各主管职能部门编写，质量管理部组织审核，管理者代表批准，质量管理部进行发放。 4.2.2法律法规及技术标准：局质量管理部和总工办分别负责建立全局的《法律法规清单》和《技术标准有效版本目录清单》，各部门、单位、项目部需要从中识别出符合自身工作需求的法律法规和技术标准，并综合其他途径获取的相关规定和标准来建立本部门、单位、项目部的《法律法规清单》和《技术标准有效版本目录清单》。 4.2.3工程文件：项目部要做好文件的编制、审批、发放、落实。需要归档的在工程结束后按照工程档案管理要求随竣工资料入档管理。未入档的有价值的文件、记录资料应由项目所辖单位自行保管至其没有使用价值为止。 4.2.4文件标识应保持唯一性，可以是编号或其他方式，如利用计算机进行管理记录，应按系统软件的要求或相应规定录入。 4.2.5当我局的组织结构、操作流程等发生改变或适用的法律法规和标准发生变化时，应对原文件重新进行评审、修改、批准，并保留评审记录。 4.3文件的收发过程中要做好收发文记录。发文时不能只发放到中层领导为止，要做到下沉一级，使有需要人员均能获得相应文件。 4.4文件的修订 4.4.1《管理手册》由质量管理部进行修订，经管理者代表审核，局长批准；管理制度的修订由原编制部门负责，管理者代表批准。文件修订时应由提出修订要求的人员填写《文件更改审批表》，说明更改理由，按原审批程序进行文件更改的审批。 4.4.2法律法规和技术标准如有最新版本，各部门应及时更新。

归档文件整理规则2015

归档文件整理规则DA／T22-2015 前言本标准代替DA/T 22-2000《归档文件整理规则》。本标准与DA/T 22-2000相比主要变化如下： ——标准的总体编排和结构按GB/T 1.1-2009进行了修改； ——将标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料； ——调整归档文件分类方法； ——增加归档文件组件和纸质归档文件修整、装订、编页、排架要求； ——增加归档文件档号结构和编制要求； ——将室编件号、馆编件号统一为件号； ——在附录中增加归档章示例、直角装订方法。本标准的附录A是规范性附录，附录B、附录C、附录D、附录E是资料性附录。本标准由国家档案局提出并归口。本标准起草单位：国家档案局档案馆（室）业务指导司。本标准主要起草人：许卿卿丁德胜张会琴张红吴惠敏刘峰王勤宋涌本标准于2000年12月6日首次发布。归档文件整理规则 1 范围本标准规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法。本标准适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理。其他门类档案可以参照执行。企业单位有其他

特殊规定的，从其规定。 2 规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。 GB/T 18894 电子文件归档与管理规范 DA/T 1-2000 档案工作基本术语 DA/T 13-1994 档号编制规则 DA/T 25-2000 档案修裱技术规范 DA/T 38-2008 电子文件归档光盘技术要求和应用规范 3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。 3.1 归档文件 archival document(s) 立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。 3.2 整理 arrangement 将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。 3.3 件 item 归档文件的整理单位。

文书档案归档操作指引

文书档案归档操作指引 1适用范围本指引明确了文书档案整理的原则、方法；适用于中铁房地产集团四川有限公司（以下简称公司）各职能部门/项目，及下属公司的文书档案整理工作。 2定义 2.1归档文件立档单位在其职能活动形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质（电子档）文件材料。 2.2归档文件整理 2.2.1整理是按照一定的原则对档案实体以件为单位进行系统分类、排列、编号、编目、装订、装盒，使之有序化的过程。 2.2.2遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 3.整理方法 3.1件归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文、请示与批复为一件，没有批复的重要请示可单独为一件。 3.2装订 3.2.1归档文件按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附

件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；批复在前，请示在后。 3.2.2装袋前去除金属物（回形针、大头针及普通订书针），可采用档案专用不锈钢钉进行装订，对超大纸张进行折叠，对超小纸张进行裱糊。3.2.3归档文件的装订要求保持整齐、完整，便于保管，方便利用。 3.3分类 3.3.1归档文件统一采用年度—保管期限—机构·类别（类别参见档案管理制度附件1《档案归档目录》）分类法进行分类。 3.3.2归档文件的保管期限一般划分为永久、30年、10年三种。归档文件保管期限的鉴定与划分参照《档案管理制度》中附件1《档案归档目录》表。保管期限代号：1—永久，2—30年，3—10年。 3.3.3归档文件的年度。一般情况下，归档文件应归入文件的形成年度。跨年度形成的文件归入办结年；跨年度形成的会议文件归入闭幕年；跨年度形成的案件文件归入结案年；法规性文件归入公布(批准)年；年度工作计划、总结、报告及各种统计资料归入文件内容针对年；长远规划及多年工作总结、报告、表彰等文件归入文件形成年；年度总结和第二年计划在一起的文件，归入文件形成年；会议记录不得跨年度归档；正本与定稿、来文与复文、请示与批复，文件的日期以正本和复文的日期为准。 3.3.4上级机关和企业所在省、市下发的文件及其他外来的文件材料，其内容直接针对公司或公司需要贯彻执行、有保存价值的，应依照文书档案的管理办法进行分类、整理和归档。 3.4排列 3.4.1盒的排列。在一个全宗内，文书档案采用“年度—保管期限”的盒排列方式。即，永久、30年、10年，排列顺序进行。

档案归档文件整理的基本方法

归档文件整理的基本方法一、装订 1、件的区分件是指归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，定件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文为一件；一次会议或活动的文件可为一件或两件；会议记录、简报、信息均可为一件或两件；介绍信、存根经白纸托裱各满30张为一件。“为一件”是指在实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目。 2、装订方法每“件”文件材料的具体排列顺序如下：正文在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复件在后；转文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。每件的装订主要采取的左上角装订法，具体操作将文件的左、上侧对齐，并在左上角按包角纸大小四面涂上浆糊，用包角纸套在左上侧，压紧即可；文件超过40页以上，采用左侧三孔一线装订法。二、分类 1、分类方法根据实际情况，我们选择以下分类方法

保管期限－年度分类法这种方法适用于内部机构虽有变化但不复杂的立档单位。主要是设置简单的基层单位或小机关，或每年形成的文件数量少的机关。如：长久：2001年、2002年、2003年…… 定期：2001年、2002年、2003年…… 2、编制分类方案分类方案一般有引言、类别序号、类目名称组成，必要时可对类目所指的范围和归类方法等加以说明。（1）引言，提示分类方法。如按保管期限－年度，还是按其它分类方法。（2）类别序号，是最低一级类目（机构或问题）的序号（3）类目名称，按机构分类的，机关内部第一层机构名称就是类名，如，办公室、业务处；按问题分类的加“类”字，如党务类、综合类等。采用两级分类的也应编制分类方案，以相对固定一个单位归档文件的排列顺序。 3、文件按照其自身的内容、形式、时间、来源等方面，根据编制分类方案，分门别类地组放在一起，使所有文件构成一个有机整体。三、归档文件排列

档案管理规章制度

档案工作岗位责任制一、分管档案工作的领导职责 1、组织本单位档案工作的宣传、贯彻，执行《中华人民共和国档案法》和上级关于档案工作的各项方针政策的活动。 2、加强对本单位档案工作的领导，将档案工作纳入本单位的整体发展计划，列入本单位议事日程，督促分管部门按上级和本单位档案部门要求做好应做的工作。 3、关心档案工作和档案室的建设与发展，从人力、物力、财力上给予支持，及时解决工作中的重大问题和困难，改善工作条件，使档案工作与局各项工作协调发展。二、档案人员职责 1、贯彻实施《档案法》等档案工作的法律、法规，建立健全档案管理制度。 2、对各有关处室形成的各种材料的收集、整理、立卷和归档进行监督和指导。 3、负责收集出国考察人员应当归档的有关材料和照片，收集领导同志外出开会的发言材料和带回的带有密级的材料。 4、负责管理本单位各种门类和载体的档案，维护档案的完整、准确与安全，并为本单位各项工作的需要提供服务。 5、按时向上级主管部门报送档案工作统计材料。 6、按规定向档案馆移交应进馆的档案。三、兼职档案人员职责 1、坚持平时整理。根据本单位不同种类文件材料的形成特征，制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和归档。 2、负责本单位文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。 3、归档案卷做到组卷合理，页号编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。 4、保管好本部门应归档的案卷，注意文件材料的安全和保密。 5、主动接收本单位档案员的业务指导和督促检查，按规定时间向档案室移交。

6、积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。 7、按档案室要求对档案进行分类、整理、编目，并编制检索工具。 8、按归档时间向档案室提供档案目录和统计年报表。文件、材料收集归档制度一、收集归档范围本机关在各项工作中形成的具有保存价值的，或者上级和下级送来的与本机关关系很密切的文件材料(包括公文、电报簿册、书信、会议、电话记录、图纸、登记表、报表、名册、奖品、照片、录音带、录像带等，下同)都属收集归档范围，应按规定的范围、时间和要求交本部门资料员或综合档案室归档。 (一)本级文件 1、各种代表会议、工作会议、专业会议、各级干部会议的会议记录、会议纪要。 2、工作计划、规定、方案、安排、总结、小结、汇报、简报、通报、通知。 3、各种综合的或专题的调查、检查、考察等报告。 4、向上级请示，与其他单位的来往文书，对下级的指示、批复、通知。 5、各项决定、决议、规定、标准、规范、条例、办法、制度、守则、要求。 6、各级领导的报告、讲话、发言稿或提纲、记录。 7、反映生产、基建、科研设备、工艺情况底图、蓝图及文字材料。 8、各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。 9、反映本机关、本地区重要活动的照片、录音带、录像带。 10、电报、重要电话记录、机关工作日记。 11、年鉴、大事记、基础数字汇编、基本情况综合。 12、本机关制发的奖状、奖证、奖章、奖旗、奖品。 13、有关房产、财产、物资、档案、债权、捐赠等的凭证，发放各种证明、证件存根。 14、已故人员资料。 15、重要的人民来信及处理材料。 16、本机关编辑、出版的书刊、资料样板。

归档文件整理细则

归档文件整理细则一、目的为统一档案归档整理标准，做到文件收集齐全，分类合理，规范编号，同时便于保管和利用，特制订本细则。二、适用范围适用于中南置地集团各中心（部门）、战区（项目）公司及各专业公司的档案管理工作。三、术语定义 1、归档文件立档单位在其职能活动中形成的应作为实体（电子）档案保存的各种文件材料。 2、件：归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，原件与附件为一件(如附件数量较多不易装订可各为一件)；报表、名册、图册等一册(本)为一件；来文与复文、请示与批复同一年度的为一件，不同年度的可分开成件(但必须标识存放的关联位置)；没有批复的重要请示可视为一件；营销项目续销类文件一户材料为一件。 3、全宗号为方便档案管理工作，本规则中指的全宗号仅为给立档单位编制的一个代号，不同于城建档案馆针对入库档案所给的全宗号，战区的档案以全宗号进行区分；公司对各级公司设立了统一的全宗代码（详见附件三），不得随意修改。 4、分类号分类号是以字母、数字形式标识档案内容和特征，使之有序排列的一种编码，是档号的重要组成部分。 5、项目代码项目即取得某一地块土地使用权后进行开发建设的一个工程项目（含合作项目），为此项目编制的代码即为项目代码。 6、案卷号同一分类下的文件按形成时间依次装入档案盒中，一盒即为一个案卷（法律诉讼文件应按照相关性进行组卷）；案卷按照有序排列所形成的顺序号，即为案卷号。 7、件号件号即案卷内文件顺序号，反映文件在该卷的位置，第一卷内的文件件号从1 开始编写，之后的文件件号按顺序编写。 8、档号档案编号，简称档号，是以字符形式赋予文件实体的一组代码，通常用于反映文件排列顺序。本细则中档号主要由全宗号、分类号、卷号、件号等通过特定方式排列组合而成。

文书档案立卷归档制度模板

文书档案立卷归档制度

文书档案立卷归档制度 (一)总则第一条根据邮电部《邮电文书立卷归档办法》为加强本公司文书立卷工作, 特制定本制度。第二条归档的档材料必须按年度立卷, 本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的档材料, 都要按照本制度的规定, 分别立卷归档。第三条公文承办部门或承办人员应保证经办档的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案後及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚, 不得擅自带走或销毁。 (二)文件材料的收集管理第四条坚持部门收集、管理档材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员, 负责管理本部门的档材料, 并保持相对稳定。人员变

动应及时通知档案室。第五条凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份列印的正件与附件、批复请示、转发档含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。第六条一项工作由几个部门叁与办理, 在工作活动中形成的档材料, 由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、叁加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时, 必须将会议的主要档资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可後财务部门才给予核报差旅费。 2.本公司召开会议, 由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续, 档案室签字认可後财务部门才给予报会议费用。第七条各部门专(兼)职文书的职责: 1.了解本部门的工作业务, 掌握本部门档材料的归档范围, 收集管理本部门的档材料。 2.认真执行平时归档制度, 对本部门承办的档材料及时收集归卷, 每年的三月份前应将归档档材料归档完毕, 并向档案室办好交接签收手续。 3.承办人员借用档材料时, 应积极地提供利用, 做好服务工作, 并办理临时借用档材料登记手续。

文书档案立卷归档制度(标准通用)

文书档案立卷归档制度（一）总则第一条根据邮电部《邮电文书立卷归档办法》为加强本公司文书立卷工作，特制定本制度。第二条归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价隹的丈件材料，都娈按煦本制麼的规定，分别立卷II」档。第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。结案后及时交专（兼）职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。（二）文件材料的收集管理第四条坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专（兼）职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。第五条凡本公司缮印发出的公文（含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）一律由办公室统一收集管理。第六条一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷」会议文件由会议主办部门收集U」卷。 1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。 2.本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。第七条各部门专（兼）职文书的职责： 1.了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。 2.认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。 3.承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。（三）归档范围〖HT〗第八条重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会仪简报、会讲记录等◎ 第九条上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。第十条木分才心，山H倉丈二仃黄押

(档案管理)机关文书档案的整理归档方法和要求

机关文书档案的整理归档方法和要求（2008年4月2日）一、什么是文件材料的归档整理？是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。二、上述定义包括以下几层含义： 1、办理完毕的； 2、文书材料； 3、基本整理单位是“件”； 4、整理的基本环节是：装订、分类、排列、编号、装盒等。三、归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。四、工作要求：强化收集、简化整理、细化检索、深化利用五、文件材料整理归档的具体操作方法和要求（一）收集收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。要求：材料齐全完整、内容真实准确如何才能做到齐全完整？ 1、档案人员要熟悉掌握本单位的工作职能、主要工作内容。 2、制订本单位的归档制度。归档制度包括归档范围、归档时间和归档要求三部分内容。

（1）明确归档范围凡是反映本单位各种职能活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。各单位应依据《新规定》，结合本单位职能及其内设职能部门工作实际，加强对工作中形成文件材料的研究，详尽编制本机关的文件材料归档范围。各单位制定的归档范围，报送档案管理部门审批同意后，应作为本单位的一项业务标准加以公布施行。（2）归档时间归档工作要求在次年的五月底之前完成。确保按时完成一般运用三种形式结合收集： A、随办随归； B、定期收集； C、年终集中收集。（3）归档要求 A、归档的文件材料应齐全完整、内容准确。制成材料要耐久规范。字迹材料一律使用碳素墨水或蓝黑墨水。 B、收集工作应立足本单位，注意业务部门形成的反映专业职能活动的文件材料的收集；重大活动事件材料的收集。 C、文电合一。 D、底稿随印件一起收集。若底稿是直接在计算机上起草的打印件，则一般只要收集发文稿纸与印件，其中发文稿纸上除了领导签发外还需加盖单位公章以示效力。若计算机打印的底稿上有领导的重要修改或批示，应收集与印件一并归档。 E、有重要领导批示的办文单应随正文一起收集归档。 F、附件随正件收集归档。 G、关于同一问题的请示和批复应一起归档。

项目档案归档文件整理规则

沈阳市项目档案归档文件整理规则一、立卷原则项目文件的组卷应遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学、组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。二、立卷方法（一）项目前期文件单独组卷项目前期文件指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。（二）施工资料单独组卷指项目竣工时施工单位形成的开（竣）工文件、合同、计量、变更设计、竣工图纸、各种试验报告、原始记录、自检记录、竣工验收等文件。 1、竣工图纸编制要求 ①施工单位根据项目施工图设计文件、变更设计资料和实际施工情况做出完整的竣工图。 ②施工图没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上加盖并签署竣工图章，作为竣工图。 ③利用施工图更改，应在更改处注明更改依据文件的名称、日期、编号和条款号。一张变更通知单涉及多图的，如

果图纸不在同一卷册的，应将复印件附在有关卷册中，或在备考表中说明。 ④规范成册的竣工图可整体对折；不规范成册的图幅应统一折叠，折成A4图幅。 ⑤所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章。竣工图章中的内容填写应齐全、清楚，不得代签和盖章。 ⑥竣工图章应使用红色印泥，盖在标题栏附近的空白处（竣工图章见附件）。 2、施工质量控制文件包括工程质量文件、试验检测报告、施工原始记录和缺陷责任期资料，尽量分别组卷。（三）监理资料单独组卷指监理单位对项目工程质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件。（四）声像档案单独组卷声像档案包括：开工前的原址原貌；基础工程；主体工程；开工仪式及施工中的重要活动、重大事件的照片、录像；工程质量中间检查验收情况的照片、录像；正式竣工验收情况的照片、录像；工程整体面貌的照片、录像。并附文字说明，对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行记录。三、卷内文件材料排列（一）项目前期文件（由项目办或工程科收集组卷） 1、立项批复

文书档案归档整理规范

文书档案归档整理规范作者：王大忠文章来源：本站原创点击数：401 更新时间：2012-5-19 一、总设（一）、归档文件广义上的归档文件是一个泛指性概念，包括机关形成须归档保存的所有文件材料。《规则》对这一概念的使用和限定，使“归档文件”具有了专指性意义，即“立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案、保存的各种纸质文件材料”。其中，“办理完毕”是指文件相应的文书处理程序已经完成，而不论文件本身在实际工作中否定在发挥作用。比如请示与批复，在复文发出或收到以后。在文书处理上就算已办理完毕；本机关的发文，文件印发也就算办理完毕。但：有的文件如请示、报告等需要上级部门给予批复、批示和答复的，要等待批复，批示答复，收到后再归档。有的文件，如计划，规则、请示、规定等，在贯彻执行上需要很长时间，但印发或传阅后，其文书处理程序已经完成，也算办理完毕。《规则》对适用的归档文明种类进行了限定，明确为纸质文书材料。这是因为本标准旨在对文书立卷工作进行改革。暂不涉及科技、会计等专门档案，以及声像、电子等特殊载体档案的整理工作。（也就是过去科技档案用什么方法，现在继续用什么方法。）（二）、归档文件整理归档文件整理，就是“将归档文件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程”。这一概念明确了“以件为单位”的基本原则，并概述了归档文件整理工作的基本环节。整理的内容包括“分类、装订、排列、编号、编目、装盒”。

（三）整理原则归档文件的整理原则，可概括为“遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的有机联系（计划与总结，安排与汇报，关于干部任免、工资、退休的，通知，思想工作，关于教育，文化、宣传品质，关于经济的，关于生产的，关于农业工作的），区分不同价值，便于保管和利用”。与传统立卷原则相比较，两者是基本规律客观存在的。文件整理归档的目的，是将机关职能活动中形成的，能反映出机关基本活动面貌的文件材料保存下来，以便今后和历史研究查考。因为条件的变化，具体整理方法可以不同，但都必须遵循归档文件整理的基本规律，才能达到便于保管和利用的共同目的。 1、遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。文件的形成不是任意的，而是伴随着各机关，团体和社会组织的职能活动产生的，有其自身规律和特点。不同的机关，尽管其职责和业务范围各不相同，但各项职能活动总是存在着各方面的联系，所形成的文件之间自然有一定规律，这种规律也就是文件之间有机联系的具体表现。文件之间的这种联系职能反映出机关职能活动的历史面貌，同时也符合人们查找利用档案的心理预期，为检索提供了线索。因此，进行归档文件整理工作，必须遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系（一个会议形成的文件材料就是有机联系的整体，归档时应该按期限放在一起，批复与请示应该放在一起，装在一个盒内）。 2、区分不同价值不是所有办理完毕的文件材料都需要整理归档，而是要依照《机关档案归档与不归档范围》和《文书档案保管期限表》的规定，区分归档范围不同文件价值，划定不同保管期限。对于保存价值大，保管期限长的文件，重点整理和保管；对保存价值小，保管期限短的文件，根据条件区别对待（这次全市文书立卷改革工作考虑到这因素，永久保

归档文件整理方法和步骤

归档文件整理归档文件整理是将办理完毕的公文，有选择地收集起来，分门别类地整理集中，以备向档案部门移交的归档的工作。国家档案局2000年12月6日发布，2001年1月1日起实施中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》，以我国从20世纪50年代开始的立卷制度进行改革，取消案卷，推行文件级整理，山东省档案局从2002年起在全省推行了这一规则。归档文件：是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。归档文件整理，是将文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 1、收集文件。收集文件一般按年度进行收集，不同年度的文件一般不得放在一起整理(但跨年度的请示与批复，放在复文年整理；没有复文的，放在请示年整理；跨年度的规划放在针对的第一年整理；跨年度的总结放在针对的最后一年整理；跨年度的会议放在会议开幕年整理；非诉讼案件放在结案年整理)。做好平时收集工作，必须建立健全归档制度。归档制度的主要内容包括归档范围、归档时间、归档要求。 “归档范围”是指一个机关形成的全部文件中哪些应该归档，哪些不应该归档。凡是本机关工作活动中形成的、办理完毕的具有查考利用价值的文件材料，均属归档范围。归档时间：是指文书处理部门或业务部门需要归档的文件

材料整理完后向档案室移交的时间。第二年的上半年（6月30日前）。归档质量要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。归档文件的整理是文书处理的最后环节，归档文件收集齐全、完整也是文书处理的一项基本要求。平时收集文件时，要收集及时，数量上齐全完整、质量上要准确系统。齐全：就是机关和各内部组织机构的文件材料都要齐全，各种门类载体的文件材料都要齐全。完整：就是归档的文件数量充分，能在时间上反映出本单位完整的工作活动面貌。准确系统：即归档的文件材料要遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的历史联系，区分保管期限，科学分类，较好地反映机关的活动的基本面貌。从档案的形成来看，档案是由文件材料转化而来的，文件转化成档案是通过归档来实现的。因此，在档案室内收集文件要保证齐全完整、准确系统。平时收集，要做好零散文件、“帐外”文件、专门文件（如特殊载体）等的文件的收集。（1）按照收文登记薄收集（2）按发文登记薄收集，有文件编号的文件和本单位编写信息、简报不能缺少底稿，不能重号、漏号。（3）“帐外”文件：如会议记录、大事记、调查报告、规章制度、合同契约、人员花名册、调资花名册、党员花名册、党、团组织介绍信存根，各种统计表、重大事件、重大活动形成的材料等。（4）加强对电子文件的收集。电子文件的收集范围应当是反映单位主要职能活动，包括文书和业务工作在内的电子文件，以及相

归档文件规则 DA／T 文件解读

（国家档案局关于发布档案行业标准《归档文件整理规则》的通知作者：国家档案局政策法规司档发〔2015〕6号各省、自治区、直辖市档案局，各计划单列市档案局，新疆生产建设兵团档案局，中央和国家机关各部委档案部门，总参办公厅保密档案局、解放军档案馆、武警部队司令部办公室，各人民团体档案部门，各中央企业档案部门，中国照片档案馆，中国人民大学档案学院：档案行业标准《归档文件整理规则》(DA/T 22—2015)(代替DA/T 22—2000)经全国档案工作标准化技术委员会审查通过，并经国家档案局批准为推荐性行业标准，现予以发布，自2016年6月1日起实施。国家档案局网站政策法规栏目的行业标准目录中可查到该标准全文内容。国家档案局 2015年10月25日）前????言本标准代替DA/T 22-2000《归档文件整理规则》。本标准与DA/T 22-2000相比主要变化如下： ——标准的总体编排和结构按GB/T 进行了修改； ——将标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料； ——调整归档文件分类方法； ——增加归档文件组件和纸质归档文件修整、装订、编页、排架要求； ——增加归档文件档号结构和编制要求； ——将室编件号、馆编件号统一为件号； ——在附录中增加归档章示例、直角装订方法。本标准的附录A是规范性附录，附录B、附录C、附录D、附录E是资料性附录。本标准由国家档案局提出并归口。

本标准起草单位：国家档案局档案馆（室）业务指导司。本标准主要起草人：许卿卿丁德胜张会琴张红吴惠敏刘峰王勤宋涌本标准于2000年12月6日首次发布。? 《归档文件整理规则》 1?范围本标准规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法。本标准适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理。其他门类档案可以参照执行。企业单位有其他特殊规定的，从其规定。 2?规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。 GB/T 18894?电子文件归档与管理规范 DA/T 1-2000?档案工作基本术语 DA/T 13-1994?档号编制规则 DA/T 25-2000?档案修裱技术规范 DA/T 38-2008?电子文件归档光盘技术要求和应用规范 3?术语和定义下列术语和定义适用于本标准。归档文件?archival document(s) 立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。整理?arrangement

文书档案归档范围及保管期限管理规定

文书档案归档范围及保管期限管理规定文件编码（008-TTIG-UTITD-GKBTT-PUUTI-WYTUI-8256）

附件4：文书档案归档范围及保管期限管理规定（征求意见稿） 1 总则目的为确保在管理、经营等活动中形成的应当归档保存的文件材料管理的科学性、系统性，便于提供服务，制定本办法。适用范围本办法适用于各单位在行政管理、生产和经营等各项活动中形成的具有保存价值的文件材料的积累、整理和归档管理。 2 术语和符号文书档案（Archives）机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在领导和行政管理等项活动中形成的具有保存备查价值的文件。案卷（File）由相互联系的若干文件材料组合而成的档案保管单位。保管期限（retention period）档案部门根据档案鉴定标准，对每个案卷或文件所确定的保存年限。归档（filing）按规定制度整理组卷后的文件并定期向档案部门移交集中的过程。

3 基本规定职责档案部门负责文书档案的归口管理，对各部门形成的文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行监督、检查和指导，负责文书档案的验收，并对其实行集中统一管理。各部门负责本部门文件材料的收集、整理和归档、移交工作，并对其完整、准确和系统负责。凡属归档范围的文件材料，必须按规定整理归档后向档案部门移交，实行集中统一管理，任何个人和部门不得据为己有或拒绝归档。保管期限规划原则按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号），文书档案保管期限分为永久、定期两种，定期一般分为10年、30年。 4 技术内容归档范围凡是在管理、生产和经营等活动中形成的具有保存价值的，作为真实历史记录归档保存的文件材料都在归档范围之内。具体见“文书档案归档范围和保管期限表”。归档文件材料的来源内部形成的文件材料。执行、办理的外来文件材料。