文件资料移交接收登记表

公司档案管理制度及流程 (最新)

公司档案管理制度及流程 (最新) 一、目的加强档案管理,规范公司档案的收集、归档程序和方法,确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。二、适用范围适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。三、职责 (一)办公室： 1.负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作,并负责督促指导部门档案管理。 2.建立健全公司档案管理制度,指导、监督和检查执行情况； 3.收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4.负责公司档案的利用和销毁管理,监控档案利用和销毁的全过程,确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作。 5.提高档案信息的利用效率,促进信息传递和沟通； 6.负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 (二)其他各部门相关人员： 1.负责在工作变动时,做好或协助移交工作,并及时通知办公室； 2.定期向办公室移交本部门档案； 3.负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档； 4.财务部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料；四、工作程序 (一)档案资料的收集 1.各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集。 2.各部门文件、合同等资料原件需要保存的,各部门分别进行整理,并编制《移交目录》每月向办公室移交。 3.档案资料的日常管理： ⑴公司的电子文件,应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。 ⑵文件资料、合同要科学排列,按编号顺序存放于文件盒内,并加以标识,整齐排放在档案柜中。 4.档案借阅： ⑴借阅档案要履行借阅手续,填写《档案借阅登记表》,有部门经理签字同意后,经办公室主任核查后方可借出； ⑵档案外借一般只借复印件,需借原件者须经总经理批准,借阅的档案交还时,必须当面点交清楚,如发现遗失或损坏,应立即报告直接上级； ⑶借阅档案用完后,应及时送还,如超过借阅时间,须重新办理手续； ⑷借档人必须爱护档案,不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影,不得转借或损坏； 5.档案销毁： ⑴对已失去利用价值的档案,销毁时,必须写申请销毁报告,编制销毁目录,报办公室主任鉴定,最后报总经理的批准,方可销毁。 ⑵执行销毁任务时,必须由办公室主任监销,监销人不得少于二人,并在销毁目录上签字。最后,把销毁目录和办公室主任、总经理的批准手续文件,一并存档永久保存。 (二)档案管理细则 1.档案资料的归档范围： ⑴公司对外发出的公文,如给政府的请示报告类公文等； ⑵公司收到的公文,如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、

公司档案管理制度及流程60992

公司档案管理制度及流程一、目的加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。二、适用范围适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。三、职责 (一)办公室： 1.负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理。 2.建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况； 3.收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4.负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作。 5.提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通； 6.负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 (二)其他各部门相关人员： 1.负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知办公室； 2.定期向办公室移交本部门档案； 3.负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档； 4.财务部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料；四、工作程序 (一)档案资料的收集 1.各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集。 2.各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每月向办公室移交。 3.档案资料的日常管理： ⑴公司的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。 ⑵文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在档案柜中。 4.档案借阅： ⑴借阅档案要履行借阅手续，填写《档案借阅登记表》，有部门经理签字同意后，经办公室主任核查后方可借出； ⑵档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级； ⑶借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续； ⑷借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏； 5.档案销毁： ⑴对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报办公室主任鉴定，最后报总经理的批准，方可销毁。 ⑵执行销毁任务时，必须由办公室主任监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和办公室主任、总经理的批准手续文件，一并存档永久保存。 (二)档案管理细则 1.档案资料的归档范围： ⑴公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等； ⑵公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、

档案收集归档的通知

关于档案收集、归档的通知各部门：为了加强对我公司档案的科学管理，规范档案的整理和归档，防止重要信息资料流失，满足我公司在证据、责任和信息等方面的需求，为我公司研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、国家档案局第10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》、DA/T 42-2009《企业档案工作规范》规定，综合管理部对各部门现存资料的收集、归档工作特作如下通知：一、文件材料归档范围：（一）反映我公司在研发、生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的，对我公司各项活动、国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料；（二）我公司在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工权益具有凭证价值的文件材料；（三）我公司需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料，非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料；社会中介机构出具的与我公司有关的文件材料；（四）有关法律法规规定应归档保存的文件材料和其他对我公司各项活动具有查考价值的文件材料。二、文件材料的分类（一）文书档案按目前部门设置情况，分党委、工会、综合管理部、人力资源部、财务资产部、质保部、经济运行部、技术中心、科

技部、营销部、产品制造一部、产品制造二部、产品制造三部、产品制造四部、产品制造五部等部门，文件归档时，按以上部门分成大类，每大类再按《文书档案收集目录》（附件一）的内容分为若干案卷。（二）科研档案按科研项目分大类，每个项目按阶段分为若干案卷：1准备阶段、2试验阶段、3总结鉴定阶段、4成果和奖励申报阶段、5推广应用阶段（三）基本建设档案按建设项目分大类，每个项目按类别分为若干案卷：1文字、2土建、3工艺、4电气、5给排水、6仪表、7热工、8采暖通风冷冻（四）设备档案按设备类型分大类，分为：1.测试类、2液压机类、3挤出类、4滚压类、5浸渍类、6注射机类、7炉及烘箱类、8压缩机类、9空调类、10泵类、11混合类、12机床类、13仪器仪表类、14 起重类、15运输类、16其它类、17计算机、复晒印机类、18有关项目用的设备仪器。一台设备的资料整理为一个案卷。（五）会计档案按类别分为：0凭证、1账册、2报表、3工资、4其它。（六）声像档案按类别分为：1奖状、2照相、3磁带、4光盘（七）质量记录按部门分为：1产品制造一部、2产品制造二部、3产品制造三部、4产品制造四部、5产品制造五部。三、归档要求及规定（一）归档原则：凡属我公司归档范围的文件材料，行文日期在2016年12月31日之前的，必须按规定向我公司综合管理部移交，实行集中统一管理，

集团分公司档案移交规定

档案移交规定为了加强档案管理工作，有效保护和利用档案，根据集中统一管理和分散管理相结合的原则和公司实际情况，特作如下规定：一、档案保管部门（一）集团文档中心负责保管集团公司和投资开发公司文书档案、实物档案、电子档案，财务档案，工程档案，各公司重要档案。（二）集团人力资源部负责保管人事、劳动关系方面的档案。（三）集团财务部负责保管近三年的财务管理及会计档案。（四）大观商城、望江油脂厂、长江建司、物业公司等下属公司由文档中心甄选重要档案，其余由各下属公司办公室集中保管。二、归档范围及时间（一）集团财务部：财务部应将保存超过三年的财务档案，整理登记造册后于每年五月前移交文档中心。（二）集团审计法务部、市场营销部、行政管理部：每年第一季度将前一年度工作形成的重要的文件材料收集、整理后列出清单，文档中心甄选出具有长远保存价值的档案。资产管理部应将单位价值在 2万元以上（含2万元）的固定资产盘存、登记，文档中心归档。（三）工程部、成本管理部：根据工程进度，分阶段收集整理、移交。每半年移交一次。工程项目验收结束后6个月内所有相关资料全部移交文档中心。（四）投资发展部：随时将取得的重要的各种批复、许可证、方案移交文档中心。（五）实物档案：领到证书、奖状、奖杯时应先交给文档中心拍照或扫描，进行登记，然后放置三楼荣誉室。（六）电子档案：社会工作部负责收集、整理反映公司主要职能活动的照片、录音带、录像带等；信息中心负责重要软件的备份、电

子设备的维护资料、网站更新等资料集中整理保存到光盘或U盘上, 在次年的第一季度内移交集团公司。（七）各下属公司将公司的成立、变更资料，公司章程及修订案、股权转让资料，各下属公司房产证、土地证，大型固定资产的相关资料，重大项目（如改造、兼并、招投标）的相关资料，于每季度初移交集团公司文档中心。三、档案移交程序移交过程中须填写移交清单，并由交接双方分别签字确认，由集团下属公司行政部经理或部门经理监交。移交清单一式三份，交接双方及监交人各存一份。四、档案验收各下属公司档案工作必须有专人管理各公司档案员应按相关规定立卷、归档，编制〈〈档案总分类目录》〈〈卷内目录》，填写〈〈档案借阅登记表》。以及按规定移交档案至集团文档中心集团公司将每年不定期抽查各下属公司的档案。主要看档案工作是否有专人管理，档案是否建立目录，是否有应上交而未上交集团公司的档案。

档案移交通知

附件一源通公司关于2014年度档案材料收集移交的通知公司所属单位：随着企业的发展，档案材料不断增多，为了完整的保存公司在生产经营中形成的档案材料，将各类原始件存入档案室（入档后如有用原始件的请持批单到档案室借阅），为企业的发展做好服务，现要求各部门将2014年度的档案材料按时向公司档案室移交，具体事项如下：一、移交的范围及要求： 1.公司办公室 (1)外部来文：凡与我公司有相关的具有保存、利用价值的资料，按照收文登记表上的顺序和名称填表移交。 (2)公司内部文件：按照发文（红文、便文、监督通报文）登记表的顺序和名称填表移交，不得缺号。 (3)本年度公司获得的荣誉证书、奖牌等实物档案由公司办公室做好登记利用完后填表移交。 (4)公司办公会议、大事记、组织机构沿革等材料，整理填表移交。 (5)基建项目立项、设计、施工、竣工等全过程直接形成的文件、图纸、合同和协议等相关资料整理填表移交。 (6)将公司的重要会议、庆祝活动、领导视察等重大活动形成的照片、等资料整理填表移交。

(7)其他公司业务中形成的合同、协议等资料整理填表移交。 (8)安全保卫、法律事务形成的文件材料及时填表移交。 2.党委工作 (1)外部来文、公司内部关于党务工作的文件按照收发文的登记表的顺序和名称整理填表移交。 (2)党务工作的其他的材料：如党委会议、总结、报告、批复、党务工作材料、党务工作事迹、党的群众路线教育实践活动总结、精神文明建设等材料整理填表移交。 3.工会工作 (1)外部来文和公司内部发文，按照收发登记表的顺序和文件名称整理填表移交。 (2)涉及到工会工作的会议材料、职工培训、文体宣传、女工、计划生育等工作中形成的材料整理填表移交。 4.设备处将公司购置设备合同、说明书、合格证图纸等所有随机资料在调试好设备后将资料整理好及时移交；在能源管理、环境保护中形成的材料整理填表移交。 5.营销处产品销售合同、用户反馈信息及市场调研等方面的材料，整理填表移交。 6.供应处物资采购合同、协议、调拨记录及市场调研等资料，整理填表移交。

档案收集归档的通知

银行综合办公室档案管理办法

银行综合办公室档案管理办法（一）总则第一条为加强分行综合办公室档案工作的科学规范管理，有效地保管、利用档案，维护档案的完整与安全，充分发挥档案信息资源的效用，使之更好的为我行的各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》，结合综合办公室工作实际，制定本办法。第二条本办法所称档案是指本部门在各项实践活动中形成的各种有保存价值的文件、记录、报表、合同、协议、图纸、照片、声像等历史记录，按不同形式或载体分为纸质档案和电子档案。第三条纸质档案主要包括：基建档案、实际工作中签订的合同、协议、图纸等。第四条电子档案主要包括：纸质档案扫描的图片、有保存价值的音像资料等。第五条档案工作是综合办公室条线的一项重要工作。办公室工作人员应把日常工作和业务活动中形成的有保存和利用价值的各种形式和载体的材料及时收集、整理、归档，作为考核工作质量的标准之一。第二章档案组织架构第六条档案管理实行统一领导、集中管理原则，确保各类档案的安全与完整，实现有效利用。

第七条综合办公室需配备政治上可靠、事业心强、熟悉档案业务，能够胜任档案工作的业务人员，并保持相对稳定。档案管理人员要刻苦钻研档案管理业务，不断提高业务素质，尽职尽责地开展档案工作。第八条综合办公室档案管理员职责（一）接受总行行长办公室的指导和监督，落实总行行长办公室布置的各项工作。（二）做好需归档文件和材料的收集、整理、归档工作。（三）积极提供利用、掌握档案利用的情况，总结档案利用的经验、提高档案管理水平。（四）严格执行党和国家保密制度，维护档案的完整与安全。（五）对超过保管期限的档案，严格按照我行档案制度规定上报总行行长办公室，申请销毁。（六）负责日常档案库房管理及档案设施的维护工作。第三章档案室的设立第九条综合办公室设立档案室，负责档案的日常管理工作。第十条档案装具根据库房条件可设置密集架或档案柜。数量要求能够存放三年以上存量档案，同时应该考虑将库房留出一定空间存放封存档案。第十一条档案室应配备温湿度计、除湿机、消毒仪器、计算机

1、项目资料移交登记表

项目移交登记表类别资料名称数量备注竣工图建筑竣工图总平面图结构竣工图室内装修竣工图电气竣工图给排水竣工图弱电系统竣工图消防报警联动系统竣工图暖通系统竣工图幕墙竣工图市政污水处理系统竣工图基础资料房屋面积测绘报告设备设施保修情况一览表施工单位及厂家通讯录电气系统随机资料高压设备操作及维保手册低压设备操作及维保手册变配电设备操作及维保手册变压器随机资料

电气设备明细表供电局验收报告给排水系统随机资料喷淋、消火栓系统操作及维护保养手册消防喷淋、消火栓、给排水系统设备明细表消防水系统试压、调试及验测报告蓄水池、水箱和开水器水质检测报告水泵、变频器的操作使用说明书水泵的产品合格证设备明细表及相关配件清单水泵调试检测报告水泵、变频器的接线图弱电系统随机资料消防终端设备编码表火灾自动报警与消防联动控制柜使用与维护保养手册监控主机的操作说明及维保手册摄像机的使用说明书及维保手册云台（或云台编码器）的使用说明书监控系统电脑软件安装光盘红外线主机的使用说明书及维保手册道闸系统电脑软件安装光盘道闸系统使用说明书及维保手册门禁系统电脑软件安装光盘

门禁系统使用说明书及维保手册巡更系统电脑软件安装光盘巡更系统使用说明书及维保手册一卡通安装软件门禁系统恢复安装软件道闸系统恢复安装软件矩阵控制系统安装使用说明书楼层显示叠加器安装使用说明书功放说明书 DVD操作说明暖通系统随机资料空调系统的操作和维护保养手册送排风系统的操作和维护保养手册空调机组（热泵机组）、新风机组、风机盘管等设备明细表设备设备试压、调试报告电梯随机资料电梯安装维护说明书电梯检验合格证特检所电梯检验报告电梯电器布线图电梯维保合同电梯三角钥匙操作厢、电梯钥匙

合同档案移交登记表

合同档案移交登记表清源集团合同（资料）移交登记表合同（资料）移交登记表清源集团档案室制二0一三年十月合同（资料）移交登记表合同（资料）移交登记表合同（资料）移交登记表合同档案管理制度一、合同档案管理原则

本合同档案管理制度所指的是公司在业务经营中形成的涉及合同的资料总和，其构成包括项目建议书、可行性研究报告、章程、资信调查材料、意向书、合同正本，以及有关合同修改补充、转让、变更、解除、协调、终止等方面的材料，都必须及时归档，个人不得擅自留存。这是企业为维护自身的合法权益而采取的必要手段，通过对合同的档案管理，可以保存与合同有关的相关证据材料，一旦发生纠纷，可以及时运用档案记载的内容，依法维护单位的权益。二、合同档案管理办法为进一步加强合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定合同档案管理制度。 1、合同档案由市场中心集中统一管理，以确保档案的完整和有效利用。 2、市场中心负责统筹、协调、组织、、保管和合作方的所有合同文档。 3、分别建立健全合同文档的形成、积累、、归档工作体系，由合同管理员负责合同文档管理。

4、合同管理人员要尽心尽责发挥作用，按要求建立完善合同管理台账。签订完的合同要及时归档，做好登记。凡归档的合同文件材料必须是原件。 5、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。 6、加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，合同文档分类编号，编制合同统计清单。 7、应根据实际需要编制合同档案检索工具，以有效地开展合同文档的查询、利用工作。 8、做好合同管理的保密工作，未经许可不能擅自借阅、外带归档合同。因工作需要须借出查阅合同文本，须经集团领导签字同意后，方可办理相关借阅手续。以复印件形式借出，督促借阅人员按期归还合同。合同原件无特殊情况不能外借。 9、合同文档的保存条件要有防火、防潮等措施，以确保合同文档的安全。