秘书学概论复习资料

浅谈秘书学的基本问题以及我眼中的秘书学

摘要：秘书学是研究秘书工作和秘书活动规律的学科，是一门综合性、应用性的科学。秘书学是秘书工作实践发展到一定历史阶段的产物，研究和学习秘书学，目的就是为了指导秘书工作实践，提高秘书工作效率，培养高素质的秘书人才。本文将从秘书的工作特点、角色定位、人员素质、现代化办公技能以及秘书的信息处理、协调能力以及与之相关的学科的关系来系统的剖析秘书这一职业以及学完这门选修课我对秘书学的一些理解。

关键词：秘书工作特点角色定位人员素质

一．秘书的工作特点

秘书是协助领导处理日常事务工作，掌管文书的人员，他们以辅助领导决策，综合协调各部门或各人员的工作，沟通收集处理信息，办文、办会、办事等为主要职能，是领导者、主事者的参谋和助手。秘书的职业有以下特征；

（1）服务的直接性：秘书服务一种是群体为群体服务，一种是一对一的服务形式。服务的直接性体现在：一是秘书工作的内容与领导工作是一致的，即领导做什么秘书也做什么；二是秘书做工作几乎都是领导亲自指派、直接安排的，秘书也是直接向领导请示汇报的；三是秘书做工作是直接对领导负责的，其结果、成败与领导直接有关

（2）服务的稳定性：秘书与其服务对象之间有相对的固定性。秘书这种服务的稳定性，再加上秘书与其上司全面合作，朝夕相处，就使得秘书与其服务对象在“业缘关系”之外，还往往有更深一层的“人情关系”

（3）知识化：秘书必须具有中等以上文化和专业知识为基础。秘书属于知识分子，属于办公人员，属于文官范畴，属于白领阶层

（4）年轻化：秘书工作繁忙，对脑力、体力要求都较高，尤其是记忆力、灵敏度、准确性等

（5）女性化：由女性的心理素质决定，女性秘书在人数上占绝对优势。心理学家研究表明：大多数女性温柔、体贴，善于管理，善于形象思维

二．秘书的角色定位

概括地说，秘书的基本角色就是领导的助手，基本职责和作用是协助领导开展领导活动和商务活动，实行组织、和社会管理。秘书与领导的关系是秘书最重要、最基础的社会关系。秘书在工作中所承担的角色，体现在领导活动中及秘书与领导的关系中，具体表现为：1、领导的助手。协助领导处理事务，在领导的授意下处理事务。2、领导的帮手。秘书可以处理在单位领导与领导发生的有关部门活动。为领导解决，协助3、领导做重要的事。让领导从庞杂的事务中脱身，有更多时间开展领导活动和决策思考,秘书是领导的咨询人员和决策参谋。秘书的思维往往是领导思维的前导和补充。4、政策活动中的纽带。秘书负责沟通政务渠道，加强联系，使上情下达，下情上传，起到桥梁和纽带的作用。5、决策中的监督员。在领导的决策、决定颁布实施以后，秘书具有负责检查、督办、催办落实的义务和权利。6、领导的资料库。秘书具有搜集、掌握、储存经济、行政、社会方面的信息，及时向领导提供必要的信息，管理单位的档案和文书，保管与工作相关资料的责任。7、领导的随员和具体事务的组织者。秘书是领导的组织者，在正式活动场合要做好领导的随员，在公关形态的表现中领导活动和事务活动，比如：宴请、接待来访、应酬等。

三．秘书的现代化办公技能

在科学极速发展的浪潮推动下，办公设备种类越来越多，性能也日益增强，这

对办公自动化的发展创造了条件。例如起草文稿的文字处理机、复印资料用的复印机、管理文件和档案用的文档资料管理系统、计算机通信用的局部网络系统等，这些技术和设备对办公室工作的发展提供了有力的支持，在不同程度上为办公室工作的现代化起了推动的作用。

秘书人员应不断提高自身素质，加强工作能力提升，这不仅是在秘书行业中不断前进的动力，也是适应经济社会不断发展的需要。通过办公自动化系统开展秘书工作，以提高为领导工作服务的效率和质量。

四．秘书的信息处理能力

具有一定的信息处理能力对于秘书有着非常重要的作用。那么秘书如何做好信息工作呢。1．树立强烈的信息意识。秘书，时时、事事、处处都要跟信息打交道。因此，秘书能否胜任自己的本职工作，关键在于有无强烈的信息意识，能否掌握信息处理的技能和技巧，出色地做好信息工作。强烈的信息意识，包括信息价值意识、信息战略意识、信息效能意识、信息系统管理意识、信息反馈意识、信息增值意识等，这是做好一切信息工作的基础。2．做好信息收集工作信息收集是整个信息处理程序的首要环节，也是而后各种信息处理工作的基础。收集信息的数量多少、质量高低，直接影响到整个信息工作的质量和效益。因此，秘书和秘书部门应从这里入手，力求全面、广泛、完整、系统地收集信息。方法主要可以采取观察法、调查法、阅读法、收听法、交换法、索取法、预测法等。3. 做好信息的综合处理工作。信息的综合处理，是决定信息能否采用和价值高低的关键一环。这种信息一般是感性的、零散的、无序的、不系统的，而且难免夹杂着一些不真实的和偶然的因素。4．加强信息管理工作。对信息网络要逐级加强建设和管理，以保证网络完整，渠道畅通，运转灵敏、可靠、高效。把信息工作和调研工作结合起来，秘书工作提高服务层次的一个重要方面，就是加强调查研究，直接为领导决策提供有一定深度的调查报告。

五．秘书的协调能力

为了做好协调工作，一个合格的秘书必须把握以下原则： 1.通览全局的原则。秘书部门处于中枢地位，在一定意义上代表着领导行使各种职能。无论是参与服务，还是管理事物，只有胸装全局，才能保证协调工作忙而不乱、紧张有序。

2.尊重事实的原则。协调工作不能靠主观臆断。只有在充分掌握事实的基础上，才能把握矛盾的重要方面，准确找到协调工作的主攻点。

3.公道正派、一视同仁的原则。公道正派，是做好协调工作的灵魂。在协调工作中，必须坚持按照党的政策、国家的法规办事，做到以事实为依据，以规章制度为准绳

4.分层推进的原则。调协工作必须坚持按程序办事，先办什么，后办什么，应遵循一定的程序规范。按程序规范办事，明确轻重缓急，工作才会有条理；绝不能眉毛胡子一把抓，让工作陷入被动。每项工作都应该由表及里、抓住重点。

秘书要提高协调能力，做好协调工作还应掌握协调技巧。首先，要善于捕捉时机，灵活行事。被协调人情绪好的时候是协调的最佳时机。其次，在协调时要做到冷静谦和、耐心细致。再次，发挥人缘和情感作用。要搞好协调工作，有了人缘，再利用高超的语言艺术，针对不同的协调者采用不同的语气、不同的话语，协调工作就顺利多了。

六．秘书学与之相关的学科的关系

(一)秘书学与哲学的关系

哲学是以最一般的概念形式表达人们对整个世界(自然界、人类社会和思维)的根本观点的体系，是系统化、理论化的世界观，是对自然科学、社会科学的

概括和总结。哲学为秘书学的研究提供世界观和方法论的基础，对秘书学的研究起着导向作用。

(二)秘书学与行政学的关系

秘书工作是公共行政领导工作和组织管理工作的重要组成部分，在行政学的研究内容中，包含有秘书学的内容，如机关管理中就包括对秘书、秘书机构、秘书工作的管理。秘书和秘书部门要协助各级各类领导综合情况，研究政策，密切各方面工作的联系，担负着“参与政务”的工作，同时还有大量的“管理事务”的工作。

(三)秘书学与领导科学的关系

领导科学是研究现代领导工作规律的科学。有领导就有秘书，秘书工作不能离开领导工作而独立存在。但领导与秘书、管理与辅助管理在关系上的紧密性，导致了研究秘书学必然要与研究领导科学相结合。

此外，秘书学还与政治学、决策学、行为科学、心理学、公共关系学、法学、口才学等学科有着一定的联系，甚至还借助于自然科学的研究成果和研究方法。

在选修《秘书学概论》这门课时我就抱着十分浓厚的兴趣，希望在这一门课程的学习中可以理清自己之前工作时的一些困扰，同时完善自己平时的一些不足之处，更多地希望通过这门课程学习到更多有关秘书的知识。以此同时，我也更多地感觉到秘书学的知识不单单只是对从事秘书工作的人有帮助，它与我们每个人都是息息相关的，如果可以很好地掌握了现代秘书学的一些必备的知识，那么，当我们在和别人交流与沟通时就可以如鱼得水，运用自如，和别人的摩擦系数就可以降到最低，相处也随之就会出现从未有过的融洽，或许这就是生活的魅力所在，说不定还可足以丰富一个人的阅历呢。

从现代秘书学这门课中我学到了很多之前从未了解和知道的知识，知道了秘书主要从事三件事：办文，办事，办会。秘书的工作就这么几件事，但是要将其做好却是十分困难的。作为一个秘书人员他需要足够的细心，有很多的事情都是靠秘书自己去发现。更重要的一点是秘书要认清自己的一个立场，秘书工作是为满足领导工作的需要而开展的，受领导活动的制约和支配。秘书可以有自己的工作计划和安排，但不能脱离领导，而必须以领导思想、方针及政策为中心，制定或调整自己的工作计划，决不能脱离领导或不顾领导的需要而另搞一套。这说明了秘书的工作是以领导的需要为导向，事事都要以领导的工作为中心。

可能在读理工科的我们之中，在以后未必有很多的人会去从事秘书这一职业，但是现代秘书学里面的一些知识却可以让我们受益匪浅，并且可以从中到生活中的一些被我们遗忘了的知识。当然课本上的知识是有限的，而且能不能成为自己的知识，关键的还是要看我们能不能将学到的知识融会贯通到现实生活中去。

参考资料：

①王熙梅、王景清主编：《现代秘书学通论》，海洋出版社，1993年版

②②钱祺喻，刘开文：《企业秘书学》，四川民族出版社，1987年版