建设工程项目档案管理办法
建设工程项目档案管理办法（草案）
第一章总则
第一条为了规范福州耀隆化工集团公司（以下简称公司）搬迁改造建设工程项目档案的收集、整理、归档工作，维护工程档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案资料在工程建设、生产管理、工程维护和改扩建中的作用，根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）、《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328—2001）、《福建省工程建设交工技术文件规定》、《福建省建筑工程文件管理规程》、《石油化工建设工程项目交工技术文件规定》（SH/T 3503—2007）、《石化建设项目施工过程技术文件规定》（SH/T3543-2007）、《石化建设工程项目监理规范》（SH/T3903）等相关规定，结合公司具体情况，制定本办法。
第二条本办法适用于公司搬迁改造建设工程项目资料的收集、整理及归档工作。
第二章归档责任与归档范围
第三条福州耀隆化工集团公司负责收集整理归档工程开工前立项、审批、招投标、勘察、设计等前期文件。建设单位相关部门负责对公司搬迁改造项目资料的形成、积累、编制、整理形成的及归档等活动进行组织、指导和管理。
第四条项目施工阶段
(一)公司搬迁改造项目实行总承包，总承包单位负责项目全部文件收集整理；由各分包单位负责其分包部分文件的收集、积累、整理，提交总承包单位汇总。项目监理单位负责收集、积累项目监理文件。
(二)建设单位委托的项目监理单位负责监督、检查项目建设中文件收集、积累和完整、准确、系统情况，审核、签署竣工文件，并向建设单位提交有关专项报告、验证材料及其他监理文件。
（三）项目文件归档范围、保管期限及资料提供部门见附件1。
第三章项目文件的编制
第五条交工技术文件的内容与份数
(一) 交工技术文件的内容应包括：
(1）施工组织设计；
(2）工程开工、中间交接、交工等工程交付文件；
(3）土建、安装工程施工质量检验、检测等质量验收文件；
(4）设备、材料质量证明文件及材料的检测、复验报告；
(5）竣工图。
(二)交工技术文件的份数应符合以下要求：
(1）交工技术文件的文字资料移交纸质正本一份，副本一份；电子版二份；
(2）竣工图移交纸质版一式二份；电子版一份；
(3）电子版除签章栏外，应与纸质原件保持一致性。
（4）质量证明文件原件是指加盖生产厂检验专用章或质量证明专用章的产品质量证明文件或供货商在产品质量证明文件复印件上加盖确认印章的延续性的质量证明文件。
(三)无损检测单位应出具三份无损检测报告，连同胶片交被检测工程的施工单位归档。
(四) 各参建单位应有一份工程中间交接证书和工程交工证书的正本，工程交工证书按SH/T3503的规定签署，汇入综合卷。
第六条交工技术文件应按下列要求编制和整理
(一)搬迁改造项目建设工程项目的各参建单位应与工程进度同步形成、积累、编制与整理交工技术文件。
(二) 建设工程项目交工技术文件编制、审核、汇编应符合下列规定：
(1）设计单位负责竣工图的编制；
(2）施工单位负责合同范围施工部分的交工技术文件的编制，包括检测单位负责合同范围内或委托范围内无损检测报告和其他检验试验报告的编制；
(3）材料、设备采购单位负责合同范围内材料、设备质量证明文件的汇编；
(4）由工程总承包单位审核、汇编各承包单位提交的交工技术文件；
(5）监理单位负责交工技术文件的审核；
(三)交工技术文件编制要求：
(1）建设工程项目的各参建单位应根据《石油化工建设工程项目交工技术文件规定（SH/T 3503—2007）》的要求编制各专业的交工技术文件；《石油化工建设工程项目交工技术文件规定》未涉及到的应优先采用《石化建设项目施工过程技术文件规定》（SH/T3543-2007）表格。土建工程虽然未使用SH/T3503-2007的表格，但其交工资料的封面也要采用SH/T3503-2007规定的封面。
(2）煅烧炉、压力容器或管道、起重机械等安装工程的交工技术文件内容除执行《石油化工建设工程项目交工技术文件规定（SH/T 3503—2007）》外，还应执行福建省福州市技术监督部门的规定。
(3）交工技术文件除产品技术文件和材料、设备质量证明文件外，应用计算机编制打
印，责任人员应用符合档案要求的书写工具签字确认（推荐采用黑色中性笔或签字笔，笔芯0.5mm），且应做到字迹清晰、签章完整，不得用圆珠笔和易褪色的墨水填写和绘制。
(4）交工技术文件中凡为易褪色材料(如复写纸、热敏纸等)形成的并需要永久和长期保存的文件，应在原件后附一份复印件。复印件要求字迹清楚，图样清晰，图表整洁。
(5）交工技术文件的文字资料用纸规格应为A4。表格中表头左侧栏内的字号为标准黑体五号字；表头中部表格名称为宋体加粗三号字；其他各栏文字为标准宋体五号字；录入文字为五号楷体；页边距按下列规定设置：
竖排版的文件单页左边距25mm、上边距25mm、右边距20mm、下边距20mm；
竖排版的文件双页左边距20mm、上边距25mm、右边距25mm、下边距20mm；
横排版的文件单页左边距20mm、上边距25mm、右边距25mm、下边距20mm；
横排版的文件双页左边距20mm、上边距20mm、右边距25mm、下边距25mm。
(四)交工技术文件文字资料装订应符合以下要求：
(1）交工技术文件文字资料采用线绳三孔左侧装订法装订，装订应整齐、牢固；
(2）装订成卷或册的交工技术文件文字资料应配有适宜的封皮和封底，封皮和封底可以用无酸牛皮纸制作，封皮放置在交工技术文件封面的前面，封底置于文件末尾；
(3）对于交工技术文件中小于A4规格的文件（例如设备质量证明文件），应将这些文件粘贴于A4纸上统一装订；对于大于A4规格的文件，应统一折叠成A4规模进行装订，折叠时以左、下侧为准。
(五) 交工技术文件编制单位及审核、汇编单位应按本办法的要求进行分类组卷、组册，并签字确认、加盖公章。
1、交工技术文件表格中各栏目的签章说明：
(1）“建设/监理单位”栏一般由监理单位签署，未委托监理的工程项目由建设单位签署；
(2）“建设单位”栏加盖建设单位的公章；
(3）“监理单位”栏加盖监理单位或其法定监理分部的公章；“项目总监”为监理单位派驻该项目工程实施监理的总监理工程师；
（4）以上签章必须完整、清析。
2、交工技术文件通用表使用说明：
(1）J101A、B “封面”为交工技术文件案卷、册首页。其中表头右侧的“案卷号”不填，卷、册编号用铅笔填写，卷、册编号的分母表示卷、册总数，分子表示卷、册序号，卷的总数包括交工技术文件文字资料。
J101A、B用作交工技术文件综合卷、综合册部分封面。本工程实行总承包的工程项目，
填写表J101B，未实行总承包的部分填写表J101A。
(2）J102“交工技术文件总目录”为建设工程项目的交工技术文件总目录，编列在交工技术文件综合卷、册的次页。表中“卷号”和“册号”采用阿拉伯数字从“1”开始排列，到实际卷、册数结束为止；“资料名称”栏内应填写各卷、册封面（J101A、B）的“单元名称”与“卷名”、“册名”内容；表中“页数”系指各卷册的总页数（采用三位数编码，不足三位的在前面补0）；交工技术文件总目录的数据不包括竣工图，当数据结束时，应在表中最后一行数据下面的“资料名称”栏内填写“以下空白”词进行封闭。
备注：交工技术文件各卷之间单独编号，各册之间单独编号，此时注意“页数”是指各册文件的总页数。
(3）J103“交工技术文件目录”为各专业工程的交工技术文件的目录。表中“序号”采用阿拉伯数字从“1”开始排列，到实际数据结束为止；“文件编号”指各表格表头左侧的编号，如不属于SH3503-2007中的表格并且没有类似的编号，“文件编号”可以不填；“资料名称”栏内填写“表格名称”或“位号”与“表格名称”；“页次”指各条记录的起始页号，但是在最后一条“数据”的“页次”填写此条数据的起始页至终止页，以此封闭数据，不需要再在最后一行数据下面填写“以下空白”词进行封闭。
(4）J104“交工技术文件说明”由交工技术文件编制单位填写。说明交工技术文件编制依据、文件主要内容以及工程施工中需要特别说明的事项。表中“编制人”为施工单位各专业技术负责人；“审核人”为施工单位总工程师。
5）J105 “开工报告”在工程开工前由施工单位填写，交由总承包单位、监理单位和建设单位审查、确认签发，是考核合同工期的依据。
6）J106 “工程中间交接证书”可作为单项工程或装置工程的中间交接证书，也可作为单位工程的中间交接证书。本工程实行总承包的工程项目，应按照耀隆公司发布的《工程中间交接协议书》（见附表12）的要求编制，“工程中间交接证书”编入交工技术文件综合卷。
7）J107 “工程交工证书”为工程进行投料试车生产出合格产品，并经过合同规定的性能考核期考核合格后签署的交工证书。至此，施工承包单位完成合同规定的全部任务。
“工程接收意见”栏内由建设单位根据设计文件规定的施工内容和试车情况，阐明同意接收的意见；“工程质量监督意见”栏由工程质量监督站填写，内容为监督单位对工程质量的结论评语，该表编入交工技术文件综合卷。
8）J108 “交工技术文件移交证书”为承包单位在工程交工后，按合同规定日期向建设单位办理交工技术文件移交时签署的文件，该表编入交工技术文件综合卷。表中移交单位空白处填写移交单位的全称或规范化简称；接收单位空白处填写“福州耀隆化工集团公
司”；卷、册总数不包括竣工图。
9）J109“重大质量事故处理报告”为承包单位在施工过程中是否发生重大质量事故的记录，无论是否有记录的单位该表编入交工技术文件综合卷。
10）J110“工程变更一览表”包括设计变更，编入各专业交工技术文件中，表中“变更要点”栏填写工程变更名称及简要内容。设计变更放置于“工程变更一览表”后面，要求有相关单位或部门的变更章（红章）和相关责任人的签名。
11）施工组织设计及批复文件等相关文件一并归入综合卷
12）交工技术文件其他表格参见SH/T 3503-2007条文说明。
第七条竣工图的编制
(一) 竣工图的编制应符合下列要求：
(1）竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况；
(2）竣工图由设计单位负责编制并加盖设计单位终版图章，由建设单位和监理单位负责审核和签字认可，并对竣工图的完整、准确负责；
(3）设计单位按最终修改状况绘制的最终版施工图应在工程中间交接后一个月内发给业主（业主委托）设计部，由设计部审核并将审核意见反馈给设计单位，由设计单位负责整理、组卷、归档；
(4）业主（业主委托）设计部应及时要求设计单位按规定向建设单位移交最终版施工图及其电子版；
(5）所有竣工图应由设计单位逐张加盖并签署竣工图章。
(二) 竣工图章的使用
1、竣工图大小为108mm*42mm，具体内容、尺寸如下图所示：
2、竣工图章中的内容填写应齐全、清楚，不得代签。竣工图章中的设计单位和监理单位名称可以统一刻制，但其他栏目内容必须用符合档案要求的书写工具手签。“设计（监理）单位”填写设计（监理）单位全称或规范化简称；
3、竣工图章应使用不易褪色的红印泥，盖在竣工图标题栏附近空白处（推荐盖在标题栏上方空白处）。如竣工图为单面书写A4规格，竣工图章盖在图纸反面空白处。
(三) 竣工图的折叠
竣工图首先要沿着图纸的标准线，将线外的边裁掉。竣工图应按《技术制图、复制图的折叠方法》（GB/T 10609.3）的要求统一折叠成A4幅面（297mm*210mm），标题栏露在外面。这种折叠方法是先将图纸折叠成高度为297mm，图标栏外露，然后再按手风琴式折叠成宽210mm。
第八条监理文件的编制
(一)监理文件的编制应符合《石油化工建设工程项目监理规范》（SH/T 3903-2004）和《建设工程文件归档整理规范》（GB/T 50328—2001）的要求。
(二)监理文件归档内容见附件1。
(三)监理档案移交份数：纸质版监理文件原件和电子版光盘各一式两份。
(四)监理文件的用纸规格为A4，页边距按下列规定设置同第五条（5）：
(五)归档的监理文件封面样式见附件2，
(六)监理文件目录样式见附件3，监理文件目录放在监理文件封面的次页
(七)监理文件的装订应符合以下要求：
1、监理文件采用线绳三孔左侧装订法装订，装订应整齐、牢固；
2、装订成卷或册的监理文件应配有适宜的封皮和封底，封皮和封底可以用无酸牛皮纸制作，封皮放置在交工技术文件封面的前面，封底置于文件末尾；
3、同一卷监理文件中不同类别的文件之间，应该用彩色A4纸将其分开（推荐采用橙色彩纸），彩纸不编页号；
(八)装订成卷或册的监理文件必须编写页号，
(九) 对监理文件中部分由施工单位确定已经归档的文件，可以建立目录索引，不再重复归档，并在监理文件目录的“备注”栏内注明见“交工技术文件”。这部分不需要重复归档的内容包括：工程中间交接证书、工程交工证书、采用SH/T 3503-200X 规定的表格形成的施工文件、施工组织设计（不包括报审表）、设计变更等。
第四章项目文件的整理
第九条项目文件的组卷
(一)组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。
(二)交工技术文件的分类组卷与组册
1、建设工程项目交工技术文件按单位工程汇编；按设计、采购、施工等承包责任分类组卷，也可设立分卷。各卷组成应符合下列规定：
(1）第1卷为综合卷；其次为专业工程卷----包括土建工程、设备安装工程、管道安装工程、电气安装工程、仪表安装工程；材料、设备质量证明卷；消防工程卷和竣工图卷；
(2）综合卷卷内文件包括：
——交工技术文件封面（E+P+C---J101A，EPC---J101B）；
——交工技术文件总目录（J102）；
——交工技术文件目录（J103）；
——交工技术文件说明（J104）；
——开工报告（J105）；
——工程中间交接协议书；（附件12）
——工程中间交接证书（J106）；
——工程交工证书（J107）；
——交工技术文件移交证书（J108）；
——重大质量事故处理报告（J109）；
——施工组织设计及批复文件；
(3）专业工程卷包括土建工程卷；设备安装工程卷；管道安装工程卷；电气安装工程卷；仪表安装工程卷；其中土建工程分为基础分部、主体分部、装饰装修分部、屋面分部。土建卷按“福建省建筑工程资料管理”的格式编制，应采用SH/T3503-2007规定的封面。
专业工程卷卷内文件应包括：
——交工技术文件封面（E+P+C---J101C，EPC---J101D）；
——交工技术文件目录；
——交工技术文件说明；
——工程变更一览表及设计变更单与工程联络单（J110）；
——施工质量验收记录；
——检测、试验报告；
(4）材料、设备质量证明卷卷内文件包括：
——交工技术文件封面（E+P+C---J101C，EPC---J101D）；
——交工技术文件目录；