IT服务台规范

服务台规范

总则

第一条、服务台作为客户的唯一接口，是用户的感受重要感知窗口，为加强对服务台的管理，规范服务台

工作人员的服务，使客户享受到标准、热情、负责、耐心的服务，提高客户满意度，树立一汽启明良好服

务形象，更好的服务广大 IT 客户，特制订本制度。

第二条、本制度主要定义服务台人员在为 IT 客户服务时的服务规范，特别是语言和礼仪行为规范，并规定了对客户投诉、故障上报的处理规范和一些工作纪律。

第三条、本制度的适用范围为一汽启明服务台人员。

第四条、本管理制度如有与其他制度有冲突之处，在适用范围外以启明公司的《内部管理规章制度汇编》及《服务体系总体规范》为准，在适用范围内以本制度为准。本制度的所有权和解释权属于技术服务部。

细则

第五条、提前做好各种服务准备工作

1) 时间准备：至少提前 5 分钟到岗做准备

2) 资料准备：登录 IT 服务业务系统，准备好各种服务政策和产品技术资料以及各种表格。

3) 情绪准备：保持良好的心态，稳定情绪，接听电话前应面带微笑；不要将生活中的情绪带到工作中来。

第六条、服务台的所有人员在为客户提供支持服务时，必须礼貌、真诚的提供服务，对待客户应耐心，仔细倾听客户的描述，提出积极的建议，体现服务台支持人员专业的精神面貌。

第七条、在服务台，由支持人员负责所有与客户的电话交流，包括处理客户的咨询、事件、投诉和回访客户等。在电话交流中，必须以规范的语言与客户进行交流。

1)及时接听：电话铃响3声内必须接起

2)主动问候：使用标准问候语“您好！启明公司，我是 XXX（或**号），请问有什么可以帮助您？”，吐字清晰、明快。

3)积极沟通：聆听客户陈述，积极引导客户解决问题。在与客户的交谈中，必须以礼貌的方式向客户提出问题，必须使用以下语句：“我可以了解一下您 XX（计算机/网络/应用软件等）的情况吗？”，“您能否详细描述一下您的问题？”，“您机器的问题（或这种现象）持续多久了？”，“我能可以使用 XX 工具来帮您解决问题吗？”。支持人员在处理客户相同问题的再次来电时，必须使用下列标准的语言：“您是否可以告诉我您的事件 ID 号？”，“您还需要什么进一步的帮助？”，“您对上次处理的结果是否有疑问？”。

4)如果在线可以解决的，要向非专业 IT 的客户解释清楚，直到明白你所帮助做的工作及处理的方法。

5)界面亲和：语言清晰严谨，态度耐心亲切。在处理客户对处理情况的询问时，如果事件已经处理完毕，应回答“您在 XX 时间提交的事件已经解决。”并说明解决方式、解决时间如果事件没有关闭应回答“对不起您在XX时间提交的事件还在处理中我们将在解决后的第一时间通知您。”同时必须尽可能告知事件预计解决的时间。

6) 保修判断判断客户的机器是否属于维修或是保修范围。

7) 维修服务若问题无法通过电话解决首先处理好客户界面详细记录客户信息按相应的服务流程处理。传达事情应重复重点对数字、日期、时间等应再次确定以免出错。

8) 不忘承诺如果需要回复承诺回复时间。如果是上门服务先承诺回复时间与站内相关岗位确认备件、人员安排等情况后再打电话告诉客户上门时间。

9) 结束有礼必须以下列语言结束与客户的电话“谢谢您给启明服务台的来电再见”。挂电话前确定对方已挂断电话才能放下听筒。

10) 传递及时将客户信息及时传递给相应的人员或部门。

第八条、热线电话不应该

1) 不该对客户说“不”——直接拒绝客户的合理要求。

2) 不该在接听电话时吃、喝或嚼东西。

3) 不该对客户承诺没有把握的事情。

4) 不该泄漏公司内部秘密向客户陈述公司运作细节。

5) 不该在热线工作环境内大声喧哗、嬉戏。

6) 不该使用热线电话作其他非工作的事情。

第九条、接听投诉电话应注意

1) 注意态度保持良好的心态态度和蔼不急不燥。注意语音、语调及语速的灵活掌握。

2) 注意记录投诉处理坐席对于客户的投诉电话必须准确记录投诉信息并依照投诉反馈流程对投诉

进行处理并跟踪处理情况。

3) 注意安抚处理好客户界面耐心安抚平息客户的怨气避免与客户纠缠以往的不快严禁与客户争执。

4) 注意道歉对客户的不满表示歉意。

5) 解决时限对于一般的投诉应在3个工作日内予以解决。

6) 投诉处理对于客户投诉的对象如查实违反相关规定应按照规定予以严肃处理并将处理结果反馈给投诉的客户。

7) 投诉反馈对于投诉的处理结果必须及时通报客户。

第十条、服务台支持人员处理客户报告的事件时必须严格遵循服务台与突发事件管理流程的规定来执

行。

第十一条、服务台支持人员必须尽可能的将事件信息详细的按流程管理平台的格式录入流程管理平台录入时间可以是接听客户的电话时或挂断后对于关键字段的录入要求准确。服务台将把事件录入率作为服

务台支持人员业绩考核指标之一。

第十二条、服务台支持人员在需要时可以使用远程访问工具对客户的计算机进行诊断但是使用工具前必须告知客户并得到客户的同意使用远程工具时不得在客户计算机上进行与诊断无关的任何操作。

第十三条、每个客户电话的处理时间不应超过10分钟如果超过10分钟还不能解决除非客户愿意继续否则应礼貌的告知客户将安排其他人员处理这个事件并将电话根据事件类别派给现场或是二线支持团队。

第十四条、对于不是服务台支持人员解决的事件或者服务台支持人员无法解决的事件应及时指派给其他支持团队。

1) 对于需要现场支持人员解决的事件应及时分配任务给现场支持团队并跟踪事件的状态。

2) 在分配任务给其他支持团队时除了通过流程管理平台分配外应电话与相关人员沟通确保后续处理人在第一时间处理该事件。

第十五条、服务台支持人员在处理客户提出的支持范围外的询问或者求助时应耐心予以帮助给予必要的解释并尽可能告知正确的处理部门和联系方式。

第十六条、为提供高7×24支持服务的质量服务台支持人员应严格遵守服务台的作息制度和排班计划

如果请假必须得到直接领导的同意且必须有同事代班。第十七条、服务台支持人员必须严格遵守以上规定对于违法上述规定的人员一经查实将予以批评在业绩考核中扣分情节严重的将通报批评扣除一定的奖金直至开除