行政管理制度

公司行政管理制度

第一章总则

为对公司行政事务进行高效有序的管理，理顺公司内部工作流程，使各项管理标准化、制度化，增强员工综合素质，加强公司凝聚力，使公司发展成为具有强竞争力的现代化企业，配合公司进行的质量管理工作，特制定行政管理制度。

第二章收、发文件管理

一、目的

为加强公司文件管理，使之规范化、制度化，根据有关规定，结合本公司实际，特制定本规定。

二、发文的处理

1、拟稿：按照各部门“谁主管，谁拟办”的原则。稿件需填写公司统一的发文稿纸作面页，按规定要求拟稿。

2、核稿：由部门经理初核，在面页上签名并签署日期；送行政办公室审核，从公文规格、内容上把关。

3、签发：以公司名义对外的发文，由公司总经理签发。

4、编号：由综合部统一登记、编号、计算份数等。

5、打印：拟办部门打印完毕，拟稿人校对并在页面上签名。

6、盖章：由部门到行政办公室办理有关盖章手续。

7、下发文件。

三、收文的处理

1、拟办：公司收文由行政部填写《收文登记表》和《收文处理单》，拟写处理意见以供领导参考。

2、交办：根据公司领导的批示传递到承办部门。紧急公文，文书人员应提出办理时限，加强督促催办。

3、办结：经办理的文件要注明办理结果和日期，然后存档。

第三章印信管理规定

一、目的

公司印章是公司对内对外行使权力的标志，也是公司名称的法律体现，因此，必须对印章进行规范化、合理化的严格管理，以保证公司各项业务的正常运作。

二、印信的种类

A.正式(行政)印章，是按照政府规定，由主管部门批准刻制的代表公司权

力的印章。如：公司公章。

B.专用章，为方便工作专门刻制的用于某种特定用途的印章，如：合同专

用章、财务专用章、业务部门专用章等。

C.法人名章，是以公司法人代表名字刻制的用于公务的印章。

D.信件,是公司介绍信及各类证件。如：营业执照（正、副本）、税务登

记证（正、副本）等。

三、印信的管理规定

1、印章制定专人负责保管及使用，保管印章的地方(桌、柜等)要牢固加锁，印章使用后要及时收存。

2、财务专用章由财务部经理负责保管，向银行备案的印章，应由财务部经理、会计人员分别保管。

3、印章要注意保养，防止碰撞，还要及时清洗，以保持印迹清晰。

4、一般情况下不得将印章携出公司外使用，如确实因工作所需，则应由使用人填写《用印申请表》，经总经理批准，两人以上同行，相互监督，并办理借用手续，如期归还。

5、公司一般不允许开具空白介绍信、证明，因业务需要开具介绍信的须由总经理批准加盖公章。

四、印章的使用

1、使用任何种类的印章，应由使用人填写《用印申请表》，并由部门经理―总经理审核签字。

2、用印前印章管理人员须认真审核，明确了解用印的内容和目的，确认符合用印的手续后，方可盖章。

3、对需要留存的材料，盖印后应留存一份立卷归档。

4、以公司名义行文，未经公司领导签发，不得盖章。

5、不得在空白凭证、便笺上盖章。

6、各印章管理人员如出差，应把印章移交有关人员，并办理有关交接手续。

第四章安全保密制度

一、目的

为保守公司秘密、维护公司权益，特制定本制度。公司秘密是指关系公司权利和声誉，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。公司全体职员都有保守公司秘密的义务。

二、保密范围

1、尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策。

2、公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、重要会议记录、录像等。

3、财务预、决策报告及各类财务报表、统计报表。

4、尚未进入市场或尚未公开的各类信息资料。

5、其他经公司确定应当保密的事项，包括关系公司权益、重大决策中的秘密事项。

6、人事档案，未公开的人事决策。

三、保密级别

公司秘密的级别分绝密、机密、秘密三种。

1、绝密是指最重要的公司秘密，泄露会使公司的权益遭受到特别严重的损害。直接影响公司在经营发展中的权益和利益的重要决策文件资料为绝密级。

2、机密是指重要的公司秘密，泄露会使公司权益遭受到严重的损害。公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况为机密级。

3、秘密指是一般的公司秘密，泄露会使公司的权益遭受到损害。公司人事档案、合同、协议、职员工资、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级。

四、保密措施

1、涉及公司秘密的文件、资料和其他物品的制作、收发、传递、使用、复印、摘抄、保存和销毁，由总经理委托专人执行；采用电脑技术存取、处理、传递的公司秘密，由电脑负责人保密上锁。

2、绝密文件非公司总经理批准，不得复制和摘抄。

3、文件的收发、传递、传真和外出携带，由指定人员办理并采取必要的安全措施。

4、绝密文件应在设备完善的保险装置中保存。

5、在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的，应当事先经公司总经理批准。

6、不准在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密。

7、公司工作人员如发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即采取补救措施，并及时报告总经理办公室，以便立即作出处理。

五、泄密处罚

凡泄露公司秘密者，必须接受公司相应的处罚：

1、给公司造成经济损失者，必须接受一定比例的赔款。

2、给公司声誉造成不良影响者，视具体情况给予警告或辞退处理。

第五章办公设备、设施管理规定

一、目的

为保证在公司区域内以及公司各部门的办公设备及设施能正常工作，保证日常工作的顺利进行，特制定本规定，本规定适用于公司及各部门的办公设备及设施。

二、办公设备、设施管理办法

1、办公设备实行“定岗、定位、定人”管理，行政办公室在采购办公设备或调拨库存办公设备给使用部门后，应填制《固定资产领用通知书》，使用人及使用部门经理签字后，其对该办公设备的安全承担责任。如发现有人为损坏情况时，视情况给予使用人相应处罚。

2、办公设备的购置由各部门报计划，经行政办公室审核，总经理批准后，交采购部门统一购买。

3、办公人员应经常对办公设备进行检查，防止损坏和丢失；对故意破坏办公设备的行为，员工有权制止。

4、办公设备、设施一年至少盘点两次，时间定在6月和12月进行。

5、员工离职时，应把所使用的各种物资交回行政办公室。如发现丢失或损坏，将追究使用人赔偿责任。

三、具体办公设备、设施使用规定

1、复印机使用管理规定

（1）为防止复印机出现故障，延长复印机的寿命，除行政办公室人员外，其他人员不得擅自开机操作。

（2）各部门复印文件和资料应经本部门负责人的批准；对公司重要文件进行复印时，经总经理批准后方可复印。

2、计算机使用管理规定

（1）计算机操作人员必须服从部门的管理和安排，不准使用计算机从事与本职工作无关的事项，严禁使用计算机玩游戏。

（2）工作期间非工作需要，严禁上网。

（3）不得私自修改系统配置，拷贝系统使用软件。

（4）不得使用未经病毒检查的软盘、闪存和移动硬盘。

（5）未经许可，不得私自拆卸和连接硬件设备。

（6）机器不能正常运转，应立即向行政部汇报，及时找专业人员维护。

（7）对各计算机里一些重要数据、信息，使用人员要严格管理，防止企业秘密泄露、失窃。

（8）计算机不使用时应关闭电源，防止意外事故的发生。

3、固定电话使用管理规定

（1）固定电话由行政办公室统一管理，分配给各部门使用的话机由各部门负责妥善使用、保管，如遇话机或线路故障直接向行政办公室汇报。

（2）打电话时将问题说明清楚即可，严禁闲聊。

（3）严禁使用办公电话闲聊，一经发现，给予警告处分，并罚款。

（4）工作用长途电话必须进行登记，如发现个人私用长途电话，按照长途电话费用的2倍罚款。

（5）电话费超出规定的部分由部门负责人支付。

（6）公司原则上不允许开通国内、国际长途。如因工作需要，副总级以上可以填写《开通长途电话申请表》经总经理签字后，递交行政办公室，由相关人员到电信局开通长途。

（7）每月电话费由行政办公室统一缴纳，行政办公室应每月更新“电话使用情况汇总表”。

第六章办公用品管理规定

一、目的

不符合固定资产范畴的办公文具或低值易耗品统称为办公用品，为有效管理公司办公文具、用品，控制办公费用支出，特制度此规定。本规定适用于公司各个部门。

二、办公用品领用细则

1、办公文具、低值易耗品的领用以“按需分配、以旧换新”为原则，根据岗位工作需要进行配置。

2、每月25日前，各部门将部门办公用品需求计划（办公用品领用申请表）经部门经理审批后提交行政办公室，由行政办公室主任审批同意后派专人购买，于次月5日派发给各部门。

3、负责购买办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当。办公用品入库、出库要及时登记。出库时一定要由领用人签字；

4、个别专业性很强的用品，其领用经部门经理批准后方可申请购买、领用。计算器、订书机不需要每人都有的物品，按部门需求分配。

5、公司一次性纸杯只供来客使用，公司员工应自带水杯，不得使用一次性纸杯。

6、本着节约原则，纸张要正反两面都用，签字笔只领笔芯，严禁浪费。

7、名片的印刷须按工作的需要提出申请，经部门经理批准后，申请人须提交详细的资料，由行政部统一安排、定点印刷。

8、员工离职时归还公司办公用品。

第七章车辆使用管理规定

一、目的

为加强机动车管理，合理调配车辆的使用，提高办事效率、结合本公司实际，特制定本规定。

二、车辆管理与调度

1、公司车辆的所有权属于公司，未经公司领导批准，任何部门、人员无权处置公司车辆，包括外借、外租、变卖、抵押和转让等。

2、所有车辆晚上和节假日需归库统一管理，不得停放外地（特殊情况经批准后除外）。

3、公司车辆由行政办公室统一调配。非生产用车在保证公司领导优先使用的前提下，按照“先急后缓、先远后近”的原则，调配使用。

4、员工外出办事，一般情况下乘坐公交车，时间紧迫或带有现金、重要文件、重要证件时可申请派车。

5、各部门使用车辆，应提前向行政部提交《用车申请单》，经部门经理签字确认后交行政部批准，由行政部统一安排车辆；节假日或出差用车，除履行上述手续外，还必须经公司领导批准。

6、综合行政在调度使用车辆时，应留有余地，不能将所有的车派出，以备急需。

三、车辆保养和维修

1、所有车辆的维护、检修统一在公司指定的维修厂进行维修，所有车辆统一年检。

2、送检修、保养的车辆司机必须先填写《车辆维修、保养申请单》，经行政办公室批准并填写车辆保养情况的登记。

3、车辆修复出厂后，由驾驶员、质检员对车辆检查维修项目进行验收，经验收合格后方可使用。

4、未经同意，擅自送厂修理的，其费用不予报销。

四、对司机要求

1、司机必须遵守《中华人民共和国道路交通管理条例》及有关交通安全管理的规章、规则。如出现交通违章罚款一律由当事人承担，含对公司的罚款。

2、不论何时司机必须保持手机畅通。要及时接听公司领导的电话，要做到随叫随到。如有特殊情况不能及时赶到应说明原因。

3、司机执行任务时，应根据工作需要听从车辆使用人的安排。

4、司机要注意晚间休息，不得过分娱乐使自己处于疲劳状态影响开车。应保持不喝酒的好习惯，不准酒后驾车。

第八章办公区内部管理规定

一、目的

为保障公司正常的办公秩序，创造良好的办公环境，体现积极向上的公司精神，特制定本管理规定。

二、具体管理细则

1、办公环境卫生

1)办公区作为公司日常办公及业务开展的场所，每位员工都应自觉维护

环境卫生；

2)小心避免茶水、饮料、食物等污染地毯，垃圾、茶水等废弃物必须放

置于规定的分类垃圾桶内，不得任意乱倒堆积；

3)各部门有责任保持部门公告栏（白板）整洁，不得乱涂乱画，通知通

告应粘贴摆正，超过一周以上的通知应取下存档；

4)文件柜里的资料要排放整齐，逾期或废弃文件要定期处理或销毁，避

免多余物品占用文件柜的使用空间；

5)每位员工应注意清洁、整理个人办公区域，并保持桌面的卫生及整齐。

每天下班后将个人的办公椅、办公用品、文件放置适合的位置。

2、每位员工上班时间必须佩带员工证，会见客人时必须服装整洁（具体参照《员工着装管理规定》）。

3、员工在上班时间应集中精力完成本职工作，严禁做与工作无关的事：如上班时间接待亲朋好友、与业务无关的客人；看与工作无关的书籍和报纸；上网玩游戏、聊天；闲谈；睡觉等。下班后除确实须完成工作，如无其他加班任务，员工同样不应逗留公司做与工作无关事情。

4、公司电话为方便公司与外界沟通、方便处理公务专用。上班时间打私人电话通话时间最多不得超过5分钟，严禁擅自在公司打私人长途电话，打业务长途电话要精简，尽量缩短通话时间，音量要低，尽量不要影响其他同事的工作。

5、节约使用纸张，对内存档或传阅的文件应使用一面作废的纸张。

6、员工参加会议或集体活动，必须遵守纪律做到不迟到、不早退。

7、员工外出须报部门经理批准。

8、外来人员到访公司，接待人员在开门前应判别来访者身份，保险员、推销员不得进入。明确访客身份后，由接待人员安排等候及会面，非特殊原因不应允许客户直接进入办公区域，尤其是机房、财务部。

9、饮水机放置于办公区域内，供员工和客人饮用。而饮水杯是供给客人使用的，本公司员工应自带茶杯。

10、为节约用电，办公区内照明设施、空调等用电设备在非工作时间内应及时关闭。

11、办公区内一律禁止吸烟。

第九章工服管理办法

一、目的

为树立和保持公司良好的整体形象，进一步规范化管理，管理好工服及员工着装，特制定本管理办法。

二、职责

1、本公司所有工服管理及着装管理。

2、总经理办公室负责工服制作、保管和统一安排。

三、管理内容

1、员工以《员工入职申报审批表》为依据，填写《员工工服领用表》申领工服。领取工服之前需交纳押金。

2、员工须每日统一着装，并保持工服干净、整洁。因特殊情况致使工服污损确需临时换装时，须经部门经理及总经理办公室同意后方可更换。

3、员工因个人原因丢失工服者，应根据实际情况全价赔偿并申请补做。

4、员工在工作中不慎损坏工服，应及时向总经理办公室声明，三天内按原款式进行修补，修补费用自理。

5、工服折旧

5.1 春、秋、冬套装

5.1.1 安检员、收银员离职时应交回工服。员工在职满一年者不计工服折旧费，未满一年者工服折旧费按下表扣除。

5.1.2 基层管理、客服员离职时工服不予回收。领取工服之前需交纳1000元押金（离职之日起，一月后退还）。在职满一年（12个月）以上者不计工服折旧费，未满一年者按工服实际费用按月扣除。

5.1.3 夏装：员工离职时夏装不予回收，员工在职满一年者不计折旧费，未满一年者将扣除夏装费用。

5.1.4 员工有职务变动应主动更换工装，新工服使用年限按原服务时限累计。

5.1.5 工服更换期限以总经理办公室研究决定。

四、检查

1、运营部运营主任对卖场员工着装情况进行检查，有权对违反公司着装规范的情况和个人进行处罚。

2、总经理办公室行政专员对各部门员工着装情况进行检查，有权对违反公司着装规范的情况和个人进行处罚。

五、工服配发范围及制式

1、收银员：蓝色针织衫、牛仔裤、领结、腰带

2、客服员：暗条纹西装套、衬衫

3、安检员：蓝色保安服套装

4、基层管理人员：（女）暗条纹西装套、衬衫

（男）深蓝色西装套、衬衫

5、员工夏装由公司统一配发，颜色、款式根据临时发文决定。

六、说明

1、本办法经总经理批准后执行。

2、本办法如有与公司其他制度或文件有矛盾之处，由总经理办公室会议研究决定。

第十章着装管理规定

一、目的

为树立和保持公司良好的社会形象，进一步规范管理，特制定此规定。

二、具体着装规定

1、员工在上班时间内，要注意仪容仪表，上班期间要着公司统一制服，总体要求得体、大方、整洁，上班期间需佩戴职员证。

2、员工要注意个人清洁卫生，上班应注意将头发梳理整齐。男职员发不过耳，并一般不留胡子；女职员提倡化淡妆，金银或其他饰物的佩带应得当。

三、管理办法

1、行政办公室对着装情况进行检查，违反规定者按规定进行处罚且纳入绩效考核范围。

2、相应处罚规定如下：

一次未穿工装扣除本人绩效考核分数2分；

一次未佩戴领带或工牌扣除本人绩效考核分数1分。

3、绩效考核分数每一分对应人民币5元，违反本《着装管理规定》的处罚金在当月工资中扣除，行政办公室和财务部共同管理所有的处罚金并建立奖励基金。

奖励基金的主要用途用以奖励以下员工：

①上年度的全勤员工；

②因工作突出表现的员工。

第十一章员工工牌管理规定

一、目的：

为建立企业形象，并显示本公司员工身份，故全体员工应配带工牌。

二、具体规定：

1、上班时间，员工应于必须配戴工牌。

2、工牌一律配戴在左胸前，不得挂于腰际或以其外衣遮盖，违者以未配工牌处理。

三、管理办法：

1、员工离职时工牌应缴回，否则将赔偿50元。

2、工牌有遗失或损坏，应通知总经办补发，每枚扣缴工本费5元；如为故意损坏，并处以相应罚款。

3、凡有下列情形之一者，视情节轻重予以适当处分或解雇：

①利用工牌在外作不正当或与工作无关事宜者。

②将工牌借给非本公司人员，而在外破坏本公司名誉或造成本公司经济损失者。

4、各部门主管应督促所属员工配戴工牌，并由总经办负责追踪考核工作。未配戴者每月第一次警告，第二次起每次罚款20元，第三次(不含)以上者，除罚款外，每次记过一次。

第十二章档案管理规定

一、目的

为加强档案资料的管理，充分发挥档案资料在公司业务开展中的作用，保守公司机密，保证各项事务的顺利进行，特制订本规定。

二、文件资料归档范围及分类

1、公文类：（总经理办公室管理）

（1）国家有关政策法规、上级或有关主管部门、单位的来文；

（2）各项规章制度、各部门工作职责、岗位责任制；

（3）及各部门年终工作总结、年度工作计划；

（4）内部的请示及批复，其它文件资料。

2、公司类：（总经理办公室管理）

公司营业执照、代码证、资质证书、税务登记证和业务许可证等证件；公司章程、协议和申报成立公司等资料；验资报告等资信文件；

3、人事类：（总经理办公室管理）

（1）人事档案；

（2）社保资料。

4、财务类：（财务部管理）

会计档案，如月、年度计划、统计资料、计划报表、会计报表等。

5、合同类（总经理办公室、财务部管理）

各类合作、联营、贷款、担保项目的经济合同或协议书。

三、档案管理要求

1、文件资料的归档管理。

（1）保管部门按照文件资料的成文时间或类别等性质根据科学的归档方法进行分门别类，编号收存；

（2）为避免存档资料的遗漏和混乱，必须严格存档的签收和登记手续。文件资料经办人要为存档资料设立登记本，列明存档资料名称、份数及必要说明，交档时由保管部门在登记本上签收。

（3）行政办公室为归档部门，所有加盖公司章的文档（包括合同）都必须存有正本。请各部门在走完所有流程后将原件存到行政办公室。

2、文件资料查阅借用规定

（1）借用任何文件资料，必须办理登记手续；归还时必须检查无误方可办理注销手续。

（2）外单位人员来查阅资料，应出具其单位书面证明，并经公司领导批准，方可查阅。

（3）查阅借用档案者必须严守公司机密，绝不能将档案资料内容外泄。由于泄漏机密而给公司造成重大经济损失者，将追究其法律责任。

3、归档时间

（1）属归档范围内的来往公文、计划、总结、会议纪要等文件资料，应在办文完成后二天内交行政办公室归档。

（2）经政府有关部门批复的批文，经办人员领回后应当天交相关保管部门归档。

（3）经有关领导审阅，认为需归案的随时归档。