某企业销售管理信息系统开发案例
某企业销售管理信息系统开发案例
1 管理信息系统的规划
1.1 项目背景
某企业是一家采用金字塔式组织结构、内部分工简单、业务流程短促的中小型贸易企业。长期以来专营副食品如各种名牌的巧克力、奶糖等的销售和供应。随着企业的不断发展，不仅经营国内品牌产品的销售，而且为国际上知名品牌代理其产品的销售。企业经过近几年的奋斗，在副食品专营方面已具有较大规模，业务的范围已突破原有的地域范围，形成以总部所在地为中心的省际辐射，业务量和顾客数都扩大到以前的数倍。企业在快速成长的同时，对企业组织结构设计、业务流程的规划、各种数据存储和应用提出了新的要求，旧有的模式已不能再适应企业迅速发展的需要。随着业务的开展和市场竞争的加剧，企业的高层领导也意识到企业内部管理存在一些问题，信息技术的发展和普及应用给管理者带来了希望。他们希望通过信息化的建设改变企业的现状，能对市场机遇做出快速反应，给企业带来更多的利润。管理信息系统成功应用的案例使得管理者有信心通过管理信息系统的开发和利用改变企业的管
理现状，使企业得到更好的发展。
1.2 企业现状
根据初步调查，目前企业拥有少量计算机，大多数工作人员对计算机的操作知识知之甚少，企业没有采用任何管理信息系统，基本工作大多由人工完成，计算机仅仅进行文字录入、处理，导致工作繁琐、重复性大，企业发展滞后。计算机在企业的主要功能停留在核算统计方面，无法应用到各个管理部门，即无法实现数据的共享。企业的业务流程中各个环节几乎都是手工操作方式，数据量大，使得工作人员工作量大，并且容易出现差错，效率低下。另外，企业是凭借单据实现部门间的作业顺序、业务关系，单据一般由顾客传递，使得顾客要在各个部门间奔波，客户满意度较差。企业现在的财务部及结算科的职能边界不清晰，容易造成权责不明确，在销售分析和核算上容易出现差错。由于整个业务流
程都采用了手工方式，一些供需的信息不能及时的传给高层管理者，造成信息滞后，不利于决策者进行准确的市场判断决策，无法适应市场的瞬息万变。企业现在采用的是金字塔式的组织结构。
1.3 开发原因
基于上面的企业现状可知：企业的主要问题是手工操作致使工作效率低下，经济效益不高。许多繁琐、经常性、重复性的工作本可以用计算机解决的问题却困扰着工作人员，浪费了大量的人力、物力和财力。企业规模的不断扩大，企业业务逐渐增多，各个部门的工作人员工作量就会加大。该企业销售完产品后，没有提供相应的售后服务，由于数据处理都由人手工操作，资金方面没有合理计划，拖欠款的情况没有能得到及时有效的控制，影响资金周转。这样企业进一步发展和企业目前管理存在的问题的矛盾就会更加激化，企业的发展迫切需要一套管理信息系统帮他解决目前的主要问题以及企业未来发展。
在对该公司原系统的运行、实践进行初步调查，发现原系统计算机的应用只是收集、存储了不少销售、仓储等信息，但都是以WORD文档的形式存储的，其功能仅停留在查询、统计、打印报表等一般功能，而没有充分利用其丰富的信息资源为企业服务。在企业领导的支持下，为加强企业营销管理，开发一个对企业销售情况进行全面管理的管理信息系统已势在必行了。
目前，企业还存在这一些管理信息系统开发的有利因素。如企业内部有少数精通计算机硬件的高端人才，为信息系统的管理应用提供了前提；企业还拥有几十台计算机以及系统安装的硬件资源，企业领导和大多数员工的配合支持；系统开发应用潜力很大；系统的应用还可以使工作人员从繁重的工作中解脱出来，改善了企业内部组织管理，使企业内部信息流和物流畅通无阻，提高工作效率和经济效益，促使企业进一步发展。
1.4 系统目标
销售管理信息系统是为了适应企业综合管理的需求，改变企业现有的管理模式，加速企业管理的自动化、标准化和科学化，而建立的一个整
体性的销售操作系统。它可以为各管理层提供可靠的信息，为提高企业各方面的效益服务。系统的总目标是：用信息来支持企业的决策和企业的业务操作，用信息技术实现办公自动化代替原有手工管理方式，提高业务处理效率。具体如下：
（1）改变过去手工操作，建立计算机系统操作，更加快捷，做到高效率。公司市场、开票、结算、财务、仓储等部门全部实现自动化管理。
（2）公司在本系统的支持下，能够达到合理进货、及时销售、库存量小、减少积压的目的，尤其是商品存储这一块，能够大大降低公司运作成本，取得最佳效益。
（3）通过业务的整合和组织结构的调整，提高数据的准确性，避免逻辑的错误和人为的错误，提高数据的可信度。
（4）运用分布式的微机网络，避免以往信笺传递时所耗的时间，提高工作的时效和针对性，有助于提高领导的决策，减少失误。
（5）能够及时了解库存情况和销售情况。
（6）通过对市场销售和市场需求分析，制订和调整公司销售计划。
1.5 系统构成
为实现上述目标，将系统分为5个功能模块：市场管理模块、票务管理模块、结算管理模块、报表分析模块、仓储管理模块。它是根据各子系统的管理功能来划分，使得系统分工明确，业务流程清晰，从而优化企业管理，最终为企业带来良好的经济效益。
（1）市场管理：制定相应的产品价格，产生报价单，并为客户提供相应的服务。
（2）票务管理：操作人员是根据订购单开出发票（包括退货发票），并把订购单分类存储。
（3）结算管理：根据开出的发票和订单，进行结算并编制销售报表。
（4）报表分析管理：根据销售报表和销售计划进行销售分析。
（5）仓储管理：根据发票和出库通知填写出库单，登记库存并形成库存账，月末产生库存报表。
1.6人员分配和工作进度安排
销售管理信息系统开发过程中配备了以下人员：项目负责人1名，系统分析员3名，系统设计员2名，程序员2名，系统调试员1名。工作进度安排如表1所示。
表 1 系统开发的工作进度安排
2.1可行性分析
2.1.1 技术可行性
企业目前拥有 30多台计算机、6台智能交换机、1台打印机和复印机。在设备方面，企业的计算机、打印机和复印机已经满足系统应用的需求。该系统对软件没有太高的要求，市场上存在的系统软件足以满足系统各个方面的要求。
开发人员具有专业知识，已成功开发了一些复杂的管理信息系统，而现在要开发的销售管理信息系统是比较简单的，在开发技术上不存在难题。
虽然企业中大多数工作人员对计算机知之不多，但是在企业的销售部门和库存部门的大多数员工有一定的计算机应用能力，能够对日常的工作业务进行简单的操作和管理，并能自行排除日常工作中随时可能遇到的计算机故障。
2.1.2 经济可行性
公司的销售管理信息系统是比较简单的系统，开发和维护费用都不是很高，企业现有的设备已能满足系统的需要。企业所需投资较少，在公司可接受的范围。系统投入运行后会给企业带来可观的经济效益：一方面解决了手工操作带来的工作效率低、容易出错等问题，为企业在业务上缩短了时间，增加了市场竞争力。另一方面，使得信息流动得更快，能为各层管理者提供多的高质量的信息。使得管理者有更多的时间和信息为企业未来的发展做准备。
2.1.3 管理上的可行性
由于企业领导者已认识到企业存在的问题和对系统需求的迫切性，对系统的开发是大力支持的，领导认为企业走信息化的战略对企业的成长是有利的，并且有助于企业长期健康持续稳定的发展。
企业现有的管理方式和方法存在一定的缺陷，领导和职工都有改变相应管理制度的要求，企业现有的结构和业务流程都较简单，实行相应的改革是可行的。系统开发完成后，大部分原始数据都将由计算机进行存储和处理，数据的正确性和准确性都会提高。
近年来软件产业以年平均超过30％的速度增长，软件和信息技术在国民经济和社会各领域得到广泛应用，成为推动产业结构调整、产业技术改造的重要基础及支撑，极大地推进了我国信息化建设进程，各个行业目前正处于信息化处理的应用时期，有关的政策法规对企业信息化都给予了一个宽松的环境和平台。企业结合自身企业规模壮大的需要采用信息化的处理方式，来提高企业的工作效率，从而在市场竞争中处于有利的位置。信息化的处理使企业及时有效的获取信息做出适合自身发展的决策。
2.1.4 可行性结论
根据上面可行性分析，企业进行系统开发的条件已成熟，可以立即进行系统的开发。
2.2现行系统的调查
2.2.1 组织结构调查
通过对企业现行系统的调查分析，了解到该企业的组织结构设置为：总经理下设开票室、结算室、财务室、仓库管理室4个部门。明确分工，各行其职，各用其权，各尽其责，把责、权、利相结合，4个部门既相互独立又相互联系。总体目标分解到4个部门后，相互协调把单个目标串联起来，共同实现。图1给出了该企业的组织结构情况。
经理
票务部结算部仓库保管部财务部
图1 组织结构图
各部门主要功能：
(1) 经理：主要负责销售计划的制定和计划的落实。他们需要经常了解和掌握销售情况，为他们指导销售工作和制定新的销售计划提供依据。
(2) 票务部：主要负责开发票。顾客购买产品首先到票务部去开票，开票人员根据顾客所有的购货单(包括商品名称、规格及数量等)开票。所开票据至少四联，即提货联、发票联等。发票分两种，即增值发票和普通发票。根据业务的需要，票务部还要负责退货的处理，即开具相应的红字发票。票务部需将发票的存根交财务部处理。
(3) 结算部：为了加强管理，保证开票、结算分开。开票之后，顾客持发票到结算部付款，办理结算手续。结算方式主要有：现金结算、汇票结算、托收及电信汇结算等。顾客付款之后，结算人员在提货联上盖上“已结算”印章，说明结算手续已办。结算人员每天都将结算的单据及现金交给财务部。
(4) 财务部：财务部根据开票及结算情况负责销售核算及制作核算报表。销售报表主要包括产品销售明细日报表、销售回款明细日报表、销
售回款汇总日报表、顾客欠款表及销售计划完成情况分析表等。由于手工操作效率低，财务人员隔3~4天向销售企业及主管厂长报一次日报表。各种日报表都包含有月累计情况。因此月末的日报表就是该月的月报表。
(5) 仓库保管部：仓库保管部主要负责成品的入库、出库和库存盘点。顾客办理完结算手续后，持提货联到仓库取货。此时，仓库管理人员检查提货联及发票无误后，便给予提货，即出库。出库之后登记入账。2.2.2 管理功能调查
通过对企业的调查，了解了企业的基本组织结构，这些部门的存在是为了实现企业的销售目标，企业的各个部门都是为了完成一定的管理功能而设立的，通过调查，了解到现行系统各部门的管理功能如图2所示。
销售管理
票务管理结算管理仓库管理财务管理
销售发票管理退
货
发
票
管
理
付
款
管
理
单
据
管
理
销
售
统
计
管
理
销
售
分
析
管
理
出
库
管
理
入
库
管
理
图2 企业管理功能图
2.2.3 业务流程调查
公司是贸易型企业，主要业务就是围绕产品所进行的采购和销售。企业的业务过程较简单，现行系统的业务处理过程是：顾客为购买产品先到开票部填写购货单(包括商品名称、种类、数量等)，开票人员根据购货单，首先查阅库存账，如有货，开出发票，如库存不足，发出补货通知给仓库。开票人员还要根据仓库的退货通知，开出红字发票。顾客持发票到结算部付款，并办理结算手续。付款后，结算人员盖上印章，表明已办理结算手续。仓库根据顾客的订货单和结算完的发票进行出库处理，并根据库存情况决定是否订货。根据出货情况和采购情况更新库存账。结算人员将每天的结算单据及现金交给财务部。财务部根据单据、