公司文件档案管理制度

公司文件档案管理制度

为完善公司行政管理机制，建立规范、高效的行政管理制度，提高行政管理的的效率和服务质量，现就公司内部文件、档案管理做如下规定：

一、文件收发管理规定

1、公司文件由办公室负责拟稿，由总经理审核后签字下发，公司各部门的文件由各部门负责拟稿，部门经理审核报办公室备案，必要时由总经理审核后签字，再由分管领导签发；公司各部门联合发出的文件，由有关部门拟稿，总经理审核并签字后，由办公室下发。

2、文件签发时，均须有编号、发分号、发送单位（含份数）及拟稿人、审核人、签收人。

3、文件的原稿由办公室分类归档，保存备查。

4、属于秘密的文件，拟稿人应当注明“秘密”等级，确定报送范围，并按保密规定由专人按报送范围报送，需按时收回的由报送人按规定时间收回。

5、文件由办公室盖上公司的印章后生效，并由办公室负责统一发放。发送前，送件人应将文件内容、发送范围、日期等事项登记清楚，发件人接收文件后，按发送范围把文件分好。

6、公司所有文件由办公室指定专人领取、拆封、登记签收。收件人应于当日将文件分类，贴上文件处理单后，送各部门的文件，不得积压延误，在发放时，做好登记记录。

二、文件档案的管理规定

1、经公司领导签发的文件原稿及正式文件二份，由办公室存档。

2、公司档案按短期、长期、永存三种类型妥善保管。过期文件的销毁，按国家保密委员会有关规定实施。

3、凡各部门在工作中形成的资料（包括图纸、图表、文字材料、照片、录音带、录象带等技术档案），在各部门存档备案，备案清单交办公室，凡涉及本公司内容的一律都归到办公室保管。

4、凡各部门以公司名义收集的有价值的资料都要在办公室备案，归档工作双方履行签字手续。

5、因工作需要，借阅或复印公司重要文件材料，必须经总经理签字后方可。

6、借阅资料者需在“资料借阅登记册”上登记。

7、借阅者妥善保管所借资料，不得调换、污损、涂改，不得转借和复印，不得失密、泄密，更不得损坏或遗失，否则给予一定的行政处罚或相应的经济处罚。

8、公司的营业执照、合同、章程、协议等，属重要法律性文件，如因工作需要借用，须经办公室主任同意，根据使用范围办理申请登记手续，报总经理批准方可。

9、公司法律性文件的复印件一律由办公室完成，并加盖公章，借阅的复印件一律不得翻印。

10、借阅公司法律性文件必须于当日归还，如需要继续使用可于第二日办理续借手续。

11、复印、借阅重要法律性文件及公司其它文件，不妥善保管、未正当使用者，一经查出，即追究当事人的行政责任，造成公司经济损失或利用公司文件进行违法犯罪活动者，公司将依法追究法律责任。