公文红头制作及word公文排版讲义

文件红头制作及word公文排版

刘海生

主要有两方面的内容，一是Coreldraw制作文件红头,二是Word公文排版。

我们先来看一下如何利用coreldraw软件制作红头，大家可以到文秘群共享下载安装此软件。

1．设定页边距。打开软件，选新文件，点击左侧工具栏中第四个手绘工具右下方的黑色三角，选度量工具，此时在菜单栏下会出现一行度量工具栏，点击垂直度量工具。在页面上拖拽，量出72mm距离，（为什么是72mm，因为版心到上页边距的距离是37mm,发文机关标志上边缘到版心的距离是35mm,一相加所以是72mm.）点击上方标尺栏，拖拽出一条标尺线，与度量工具下边缘对齐，度量工具上边缘与上页边重合，删除度量工具。

2．输入文字。选取左侧工具栏中的文字工具，点击页面输入文字，注意不要拖拽文字框，直接输入文字就可以，(输入吉林省长白山保护开发区管理委员会池南区管委会文件)，选中文字，选方正小标宋字体，点选工具栏中的选取工具图标，在上方的物件大小栏中输入字宽145mm，字高18mm，并回车确认。

拖拽文字，使文字上边缘与水平标尺相切，选中文字，选择

上方标题栏中的安排中的对齐与分布，页面中心打钩，并将左侧的钩点掉，此时标题即居于页面中心，双击软件右下角黑色方框，弹出标准填色选项卡，选择名称中的red，确定。

3．点击工具栏手绘工具，画出一条直线，调整直线的长度为156mm，高度为0.4mm，利用度量工具使其距离发文机关文字下边缘30mm,选择上方标题栏中的安排中的对齐与分布，居中，保存。双击右下角的黑色方框，在外框笔复选项下，选彩色选项卡，选红色，文头制作完成。

我们再来看一下在Word中的红头制作。

1.打开已经做好的Coreldraw文件红头，在文字上单击右键复制，再打开一个新的Word文档，在第一页先敲满回车（重要不能省略这一步，否则文头不能固定在第一页），再将光标定义到第一行，点击编辑，选择性粘贴，在弹出的对话框中选图片（Windows图元文件），确定。选择文件，页面设置，设定上7.2cm、下3.5cm，左

2.7cm、右2.7cm,版式选项卡，页眉和页脚，选中奇偶页不同，页脚2.7cm,确定。点击视图选项卡中的网格线，使页面显示网格线。在发文机关标志上单击右键，选设置图片格式，版式选项卡选浮于文字上方，点击下方的高级，水平对齐中选居中，相对于页边距。将选项中的对象随文字移动前面的对号点掉，确定。点文件页面设置将上页边距调到

3.7cm，确定。标题固定。

2.加红线，单击绘图选项卡中的直线工具，在距发文机关标志下空五行网格的位置，画一条与版心同宽的直线，双击直线，更改颜色为红色，粗细为0.4mm，宽度为156mm,相对于页边距居中。按住Shift键，选中直线和发文机关标志，右键选择组合。在组合后的图片上单击右键，选设置对像格式，版式选项卡选浮于文字上方，点击下方的高级，水平对齐中选居中，相对于页边距。将选项中的对象随文字移动前面的对号点掉，确定。

（注意：大家在编辑段落的时候请从发文机关标志下面的回车符开始，如果从第一页第一行重新加入回车符，则红头会窜到第二页，但编辑密级和紧急程度不要紧，只要不重新键入回车就行。另外，不要拖拽做好的发文机关标志，因为一动就不准确了。这个图片不能编辑，如果想重新做一个发文机关的标志，只能重新做，不能直接在这上面改文字。）

接下来我们来看一下如何按照新的公文格式对一个Word文

档进行公文排版。

1．份号，用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。

2．密级和保密期限，用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行。

3．紧急程度，用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

（如果只标注紧急程度，可以适当上移一行，标在版心左上角第二行，与发文机关标志稍远些，显得不是很挤。密级与紧急程度，中间均空一字。）

4．发文机关标志我们已经排好了，就不用动了。

5．发文字号，在发文机关标志下空二行（约第四行网格）的位置输入发文字号和签发人，调整字体为仿宋，字号为三号。

如果是下行文，编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。如果是上行文，发文字号居左空一字编排。

6．签发人，上行文需要标注签发人，由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成（注意是三部分：签发人这三个字、全角冒号、签发人姓名），居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置，也就是说与发文字号处在同一行。“签发人”三字用3

号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。如果签发人姓名是两个字，在两字中间空一字。

（可适当调整发文字号上一行的段落设置，发文字号下边缘与版头中的红色分隔线约4mm。方法：将光标定义在发文字号上一行，单击右键，选段落，行距选项中选固定值，磅值选1磅。然后按回车，进行微调。）

7．标题，用2号方正小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置（行间距为3０磅），分一行或多行居中排布，标题排列应当使用梯形或菱形。

（标题行间距：选定标题，右击弹出“段落”对话框，行距：固定值；设置值：35磅）

8．主送机关，编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。

9．正文。

从标题下一行开始到版记前行间距设置为固定值30磅。将字体为仿宋GB2312,然后更改一、二级标题字体。

第一层：用“一、”（3号黑体字，作为小标题，句尾无标点）第二层：用“（一）”（3号楷体，作为小标题，句尾无标点）第三层：用“1.”（3号仿宋，句尾有标点）

第四层：用“（1）”（3号仿宋，句尾有标点）

10．附件说明,如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附

件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

（在实际操作过程中，对齐会出现小的偏差，将光标定义到需要对齐的文字前面，按住Alt键，拖动缩进标尺，可进行微调）11．发文机关署名、成文日期。

在正文或附件说明下约空三行的位置标注成文日期，成文日期用阿拉伯数字，右空四字编排（建议使用插入，日期和时间的方法标识），在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名。为了美观也可以拖动标尺，进行微调，使发文机关署名相对于成文日期居中。

12．附注，如有附注，左空2字加圆括号编排在成文日期下一行。

（在成文日期下一行左空２字位置，用３号仿宋输入附注内容，同时将附注内容用全角小括号“（）”括上。一般我们是标注联系人及联系电话，中间空2个字的距离但不用标点符号。) 13．附件，附件必须另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。

（“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行，注意不标冒号。附件的标题居中编排在版心第三

行，也就是中间要空一行，附件正文与标题也空一行编排。标题名称与附件说明保持一致，格式要求同正文）

14．抄送机关，如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，抄送机关之间用逗号隔开，最后一个抄送机关名称后标句号。

15．印发机关和印发日期，印发机关和印发日期一般用4

号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关一般为发文机关的办公室(综合科），建议用规范化简称。印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。

方法：先在版心底端分行输入抄送、印发机关和印发日期。点击绘图栏中的直线工具，在版记位置加三条直线，按住ALT 键，将直线的位置调整好，在颜色与线条选项卡中调整线的粗细，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐为1.25磅），中间的分隔线用细线（推荐为0.75磅），大小设置宽度为156mm,版式中水平方向选居中，相对于页边距。也可以调整在两线中的位置，字体，字符间距，位置。

16．页码，一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文

版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

方法：选择“插入”菜单中的“页码”命令，打开“页码”对话框，其中“位置”选“页面底端（页脚）”，“对齐方式”选“外侧”，若第一页需要显示页码则选择“首页显示页码”，点击“确定”。在文档第一页双击页码，页码数字所在文字框生效，选中页码数字，选定字号为“4号”，字体为宋体。在页码两侧使用特殊符号添加一字线和半角空格，然后选择“格式”菜单中的“段落”命令，打开“段落”对话框，选定“缩进和间距”标签，“缩进右”设为“1字符”，点击“确定”，关闭“页眉和页脚”回到文本编辑状态，即完成单页页码设定。同样的方法设定双页页码。

公文的版记页前有空白页的，空白面和版记页不编排页码，也就是说公文最后一张纸的两面，除了版记没有其他要素时，不编排页码。（方法：将光标置于末页页首——菜单栏——插入——分隔符——连续——确定。双击末页页码——点《页眉和页脚》工具条上的“链接到前一个”，使页脚右上角的“与上一节相同”消失——删除末页页脚就行。）

到这儿，一篇公文就排完了。

WORD公文排版的几个技巧

1.调整字、行间距的方法：选中以后点段落或字体，调整行距和字间距。

2．工具——选项——视图——空格，将空格前打上对号，可以让正文显示空格数，方便使用。

3.ALT键，当我们在使用WORD的任何时候，想要对某个要素进行微调的时候，按住此键，配合鼠标拖动即可。

另外，群共享还有方正小标宋的字体，大家可以下载以后直接粘贴到C:\WINDOWS\Fonts文件夹中，方便使用。

函的文头制作

1.利用度量工具，量出上边距30mm,下边距20m，卡上标尺。

2.输入文字，方法相同，居中。

3.制作红色双线，方法同制作单线，粗线外框设置为0.706mm,细线外框设置为0.176mm，线长170mm,（上粗下细）对齐，群组，置于发文机关标志下4mm处。

4.复制双线，旋转180度，置于下标尺处，居中即可。

5.复制到word中，制作方法同上。

联合行文的红头制作

1.打开做好的红头文件，复制文字，粘贴，更改各发文机关名称且不带“文件”二字。将发文机关名称自上而下整齐排列。

2.在右边加上文件二字，字高与单一发文机关标志字高相

同，选中所有文字，群组，调整到中间位置。

3.红线位置下移至距最后一个发文机关30mm处。

换算：“磅”与“毫米”之间的换算关系是：1磅等于0.35mm。1mm=2.84磅。磅和字号的关系：五号10.5；小四号12；四号14；小三号15；三号16；小二号18；二号22。