知识库如何成为系统平台

知识库如何成为系统平台？

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武汉金口电机设备有限公司是一家成立五年的外贸企业，董事长是一位从美国留学回来的年轻人，名字叫王浩。随着技术研发能力的积累，公司产品竞争力大大加强，公司得到了迅猛的发展。公司规模增大之后，王浩力主进行公司的信息化建设，并设立了首席知识管理官（CKO），将知识管理作为一项战略性工作来抓。新上任的CKO刘郢闵并不是一名新人，而是从一开始创业就跟随公司了。他在信息化项目中表现非常突出，而且大学时候他所学的专业就是计算机应用。

新官上任三把火，刘郢闵风风火火地进行了知识收集的工作。几个月下来，刘郢闵成绩斐然，按照现有的知识分类，已经搜集了四万多条信息。正当他为自己的成绩高兴的时候，董事长王浩打电话找他。

刘郢闵进了董事长办公室，王浩首先跟他闲扯了一会儿。闲扯中，王浩打了一个比喻，说：“比如你有一架隐形飞机F114。我想借来开开。但你知道我根本就不会开飞机。我就向你解释说：‘我已经将F114的说明书从头到尾仔细地阅读过了。’那你会不会因为我读了说明书而把F114借给我开？”刘郢闵显然已经习惯于王浩的这种说话的方式了，他马上就明白了董事长的意思。

“知识不等于信息”，有点学究气的刘郢闵侃侃而谈：“只有将信息、理论和实践有机地结合起来，才能成为解决问题的知识。就拿你说的那个驾驶先进飞机的例子来说吧。尽管说明书上明明白白地告诉了你应当怎么做才能启动，怎么做才能滑行，怎么做才能起飞，怎么做才能放起落架……，但说明书无法告诉你突然发生了什么问题，你应当怎么去做。然而，这才是真正的驾驭一架飞机的知识。这些知识，必须要在你学完了很多的关于流体力学、物理学、机械的知识之后，由一名教练手把手地教你，还要经历大约三年的模拟实践之后才能够掌握。这个时候，就说你具备了这个知识。”

王浩真怕他一直就例子论例子地谈下去。刘郢闵的神侃在公司里面无人不知。所以，王浩就打断了他：“那你作为一个CKO管理的是知识还是信息呢？”“当然是知识！”刘郢闵说得很直接。

“这很好”，王浩看着刘郢闵很真诚地说：“很多人都反映说，对于这些信息不知道该怎么用。虽然面对海量的信息，但遇到问题，没有一条能够真的对上号。即使有些似乎能够吻合，进行操作的结果却不如意。”“而且，很多人认为需要查询的信息，从我们的知识库中一般都查阅不到，而需要通过因特网来查阅；而对于那些并不需要的信息，在知识库中则要多少有多少。”“所以，有人拿出了彼得·德鲁克的话来评价我们的知识管理工作，说我们记住了问题的答案的时候，却忘记了问题本身……”

听到这里，刘郢闵知道前两天他没有答复的问题捅到了老板这里。对于这个问题刘郢闵一直在搜集相关的信息。刚才侃侃而谈的那些内容，就是这几天搜集到的。老板

没有把这件事捅出来，已经是对他很大的信赖了。最后王浩给他了一个任务，就是关于如何将知识库真正地用起来，写一个计划。希望把知识库真正作为知识运作的平台，而不仅仅是一个信息仓库。通过充分的应用，使得知识管理能够成为企业创新的支持平台。

怎么才能将信息转化为知识？怎么才能将知识库变为研发创新的平台？说好说，但真正地做起来，这让刘郢闵陷入了沉思。（侯象洋）

打造应用导向的知识库平台

沈崇德南京中医药大学无锡附属医院副院长

在信息时代，激烈的竞争客观上要求组织更快地响应市场的变化。这种环境下，知识无疑是一种极具经济价值的核心资源，特别是对知识密集型组织来说，更是一种战略性资源。在知识成为核心竞争力的今天，打造学习型知识型企业，首先要打造良好的知识管理体系。

本案例中的“武汉金口电机设备有限公司设立了首席知识管理官（CKO），将知识管理作为一项战略性工作来抓”，是非常有眼光和魄力的。其知识管理体系并不被员工所接受，主要存在两个方面的问题。一是知识库不是以实际应用为导向，二是没有建立合适的知识库管理平台。这其实也是知识管理达到应有效果最重要的两个方面。

“知识库管理平台=知识库+知识地图+知识需求、创造、组织、发布、利用、分析、优化等流程及工具”。如果没有这个平台，再加上知识库没有以实际应用需求为导向，那么这样的知识库就等于“垃圾库”。

知识管理的目标在于积累和共享知识资源创造机构无形资产，并辅助整个机构经营及管理的各个环节（包括最细微的业务环节和管理环节），而非为了积累本身。因此进行知识管理，应该打造一个以应用为导向的知识库管理平台，并建立一组与实际应用相关的知识模块构成的知识库，以支撑员工的学习、培训、科研、教学和日常工作，这

样的知识管理才能发挥应用的效用，也才能发挥应有的价值。

如何打造这一平台，为了更好地说明这个问题我们以医院为例。打造应用导向的知识库管理平台体系首先必须进行需求分析，包括平台的使用对象分析和使用状态分析。不同的使用对象如医院临床医护人员、医院管理者、后勤保障人员、各级医学生等的需求是不同的；而不同的使用状态、应用领域、专业职能、各种特定业务其需求也是不同的。例如在临床业务中需要检索药品信息（含各类药品说明书、药典、配伍禁忌、病人用药教育、药品使用相关论文等）、医学基础知识、各类操作规范、手术图谱和医学视频等多方面的内容，而科研工作则需要检索院内外各类文献资料。面向需求来定制，可以保证企业知识管理中信息资源提供与应用的效率最大化和直接性。

其次根据需求来确定知识库的内容模块。OECD（经济合作与发展组织）的报告中提到，知识库可分为事实性知识库、原理性知识库、技能性知识库、人力性知识库四种。

事实性知识库内容主要包括：业务流程、办事指南、情况通报、统计数据、运营计划、商业合同等，事实方面的知识内容；

原理性知识库内容主要包括：法律法规、规章制度、标准规范、运营管理办法、技术原理等，自然和社会的原理和规律方面的知识内容；

技能性知识库内容主要包括：工作日志、工作总结、工作感言、技术诀窍、工作技巧等，做某些事情的技巧、能力和经验方面的知识内容；

人力性知识库内容主要包括：组织机构、岗位说明书、个人专长、通讯录等知识内容。

医院的知识库模块应该包括内部知识和外部知识模块，内部知识模块包括以上的事实性知识库、人力性知识库、技能性知识库等，还可以包括考试系统、培训系统等；外部知识模块包括医院内部图书馆系统、中文电子医学期刊、合理用药查询监测、教学模块（含PPT、Flash等），还包括精品图书、医学视频、医学图库、手术指南、常用药品、医学理论。

这些知识库除少部分可以自建外，更多的建议购买专业相关的成品知识库模块，比如包含4000多种期刊和会议文献、硕博士论文等在内的《中国医院知识仓库》（企业也有相类似模块），包含27个模块、收录3亿多文字、近2万张图片、涵盖了医学领域各个范畴的《中华医学应用系统宝库》，涵盖国内全部上市药品信息和药典等信息的《合理用药软件》，包含数万题库的《在线医学考试系统》等，这样可以确保知识信息资源全面、准确、权威、海量，也可以大大减少建库的工作量，提高建库效果。

再次要建立强劲的应用软件支撑的知识库管理平台。这个平台的功能如下：

一是能够对所有自建和外购的分布异构式专业知识数据库进行有效集成，形成多维分类又相互联系的知识库模块群；

二是建立友好的用户界面，用户可以方便地实现跨库海量数据检索查询、知识上传存储、知识下载等功能，满足用户各种的需求，为员工提供有效的知识共享的环境；

三是建立相应的权限管理机制和安全机制，便于各级用户行使不同的职能和权限，强化知识库的安全管理；

四是平台必须具有开放性，遵循相应的标准，便于未来的功能和模块拓展。对于大部分单位而言，建议可以购买成品的《知识库管理平台》软件，由于是专业公司制作，一般都符合已有的标准，考虑到了大部分的市场用户需求，可以进行适当的客户化修改，并且有售后维护、升级等服务。

最后要建立相应的机制和流程保证知识库的及时连续更新。知识信息资源的时效的充分保障，可以为企业提供最新的行业动态信息和消息，以便企业迅速获得实施决策的信息资源以及知识库的价值增值。

另外还要建立相应的企业文化，营造氛围，鼓励大家用好知识库管理平台，最大限度提高知识库的使用价值。为了便于企业内部知识的交流，还可以在管理平台上建立相应的群组或论坛等。

应用导向的知识库管理平台的建立可以支持企业构建一个全方位的知识管理、信息交流与共享的平台，全面支撑并满足企业实现知识管理和信息资源开发利用的现实需要。为企业员工提供“一站式”的知识数据服务，提高工作效率，为日常工作提供支撑，并提升学习的积极性。

该平台建成后，还可以充分挖掘企业的现有知识资源，让企业宝贵的知识资源和经验得到传承；可以提升企业知识信息化管理水平，转变知识传播模式，控制相应的知识管理成本。

构建企业完整的知识体系

王强北京华油天然气股份有限公司信息管理部经理

知识管理是现代企业管理的一个热门话题，也是企业发展不可或缺的主要推动要素之一。

武汉金口电机设备有限公司的董事长王浩能够将知识管理作为一项战略性的工作，并设置CKO这个岗位是一项非常了不起的决策。几个月的工作成果表明，科班出身的刘郢闵还没有真正进入知识管理的角色。

知识管理是一套软硬件相结合的体系、一个循序渐进的过程、一种全员参与的企业文化，远远不只是拥有4万余条信息的知识库那么简单。要将信息转化为知识并为业务提供一个有力的支撑平台，事实上刘郢闵还有很长的路要走。

要管理知识，离不开组织、人员、对象、技术和环境等基本管理要素。

摸清管理对象

维基百科对知识的定义是：对某个主题确信的认识，并且这些认识拥有潜在的能力为特定目的而使用。刘郢闵首先应该准确把握董事长的意图，搞清楚在本企业知识管理的实际需求、战略目的，定位主要的知识点和来源地，由此制定出长远和近期的发展目标和行动计划。

不管一个企业的规模、性质和业务领域如何，笔者认为主要有两大知识来源值得关注：一个是来自企业外部的大众化、有价值、适用于特定环境、针对性强的信息，这些内容多半是非结构化的文本（书本）知识；另一个是企业内部作业过程中大量有价值、可重复和独有的经验的积累。后者往往是可以结构化的过程信息，代表了企业的竞争力、财富，是传统知识管理的核心，可能成为企业创新的基础、出发点。譬如100多道工序决定了全世界麦当劳快餐的独有味道，也决定了它生存的价值。

需要说明的是：无论是文本知识还是过程知识，还都不能直接被视为提升企业能力和运作效率的组织知识。只有当文本知识真正与企业业务相结合，得到提炼与实际应用，才能形成组织的理论型知识，才能真正算是组织的知识。而过程信息，更是需要从一线普通员工到公司决策层这样一个自下而上的个体知识组织化、隐性知识显性化和零散知识系统化的过程，才能转变为经验型知识或过程型知识。由文本知识和过程信息沉淀并形成了理论型知识、经验型知识与过程型知识，就构成了一个企业较为完整的知识体系。

定位了信息对象和来源，我们就可以转到如何将信息转化为知识的话题了。

走出文本知识的误区

不难看出，在过去的一段时间里，单就知识管理的对象及其形成过程方面，刘郢闵走入了两个误区：其一是只注意到了外来的文本知识，其二是忽略真正用户的需求，未能把收集的信息与企业实际相结合。只注意到信息内容的一个方面还容易理解，而忽

略了知识管理中最活跃的（也是最关键）的一个要素：人，就是从信息化管理的角度看，似乎都有些不可思议。上至董事长，下至普通员工都未列入刘郢闵关注的范围。

把握全员参与

经验表明：无论是哪一种知识的获取、传递和应用，离开全员的参与，也就离开了知识生存和发掘的环境，最终只会流于形式。

同其它管理体系的建立一样，要实现知识管理战略，就必须提高广大员工的认识，转变大家的观念，调动和发挥整体积极性，让知识管理工作深入人心，变成一种自觉的文化。为此，刘郢闵必须在王浩的支持下，设立健全的组织机构、专职的管理岗位，建立完善的管理机制，部署适当的技术手段。专门的机构和人员负责通过多种渠道、多种方式收集、整理、编撰文字信息，制定规范、制度、标准和模板，培训、激励和管理人员，确定、调整和宣贯工作内容，跟踪、检查和推进工作执行情况。

作为CKO，应当考虑通过强有力的团队来按照固化的模型和模式，有序地完成本来就极具有挑战性的知识管理工作，而不是一个人或者少数几个人想当然地单打独斗。

搭建适用的系统平台

在人和组织机构都齐备的情况下，信息技术就成了决定性的一环。刘郢闵此时就可以集中精力针对公司的核心业务搭建一个简单、快捷而适用知识管理的平台了。

对于理论型和经验型一类非结构化的文本知识，信息获取也比较直接，多数员工都可以总结和提炼，技术实现方式相对比较简单，市场上的大多数知识管理信息系统都具备这种功能。但是，既然要服务于公司各个岗位，这些知识应当与业务相结合，与过程型知识相结合，为完成公司某项业务提供全程、方便而直观的诠释和支持。在不同维度查询和人机界面展示方面应提供足够的效率和亲和力。

知识管理是信息化建设进入一个高级阶段的标志，也是凸显信息化综合效益关键的一环。过程型知识大都会存在公司的各个业务管理信息系统中，如ERP、CRM、SCM、HR和OA中的标准作业工序、客户特点和预算定额等。由于它们具有特殊的价值，部署适当的信息技术可以在知识管理方面做到事半功倍，CKO应当足够重视。

作为一个跨多数据和应用平台的知识管理系统除涉及数据库、Web应用和数据中心之外，建议充分利用一些新的的概念和技术，如SOA、ESB、DW、BI和虚拟化等。充分提炼和整合系统中各种形式的数据和信息，从而保障知识适时地抓取、沉淀、转化、组合、形成、存储及共享。知识的发布和利用可以是协同管理系统，也可是在线培训系统、人力资源或其它任何一个可以藉此对公司产生实际支持作用的业务管理信息系统。

值得一提的是，任何一种经验和过程型的知识在自动或者手工采集、整理、分类存储后，应当通过专门的机构，如评审委员会，审查确认后方可共享。这无法通过信息系统自动完成。

案例中提到了创新平台，其实创新就是针对特定的环境和需求进行知识的重新组合。有了足够的知识源泉和外贸业务发展的强烈需求，剩下的就是知识管理平台的用户—公司员工如何利用他们的热情在这个舞台上尽情发挥了。刘郢闵也可以在不断调整工作重心和完善工作内容的同时，享受这一份极富成就感的文化氛围。

知识管理的三个关键点

郭剑北大纵横管理咨询公司合伙人

案例中CKO刘郢闵一开始的做法混淆了“知识”与“信息”两个概念，将知识管理简单地理解为信息收集，最终出现的结果是将知识库建成了一个“信息仓库”。在董事长王浩的提醒下，刘郢闵意识到了问题的症结所在：“知识不等于信息”。

是的，在知识管理上首先需要澄清和把握知识管理与信息管理两个概念的区别与联系。简单地说，知识是通过对信息的提取、识别、分析和归纳转换而来的，知识管理则是通过解决方案的集合寻找和识别与问题有关的关键性信息，并进行信息提取、分析和归纳转换而将信息上升到知识的层面。因而，知识来源于信息却并不等同于信息，信息管理是知识管理的源泉和基础，知识管理则是信息管理的延伸和发展。从信息管理上升到知识管理、从信息资源开发上升到知识资源开发是企业进行知识管理必须要完成的飞跃。

那么，怎样才能将信息转化为知识，怎样才能使知识库真正成为公司研发创新的平台而不仅仅是一个信息仓库？这不仅是案例中董事长王浩和CKO刘郢闵关心的问题，也是许多企业在知识管理上面临的共同误区和疑惑。从信息的大量收集和简单堆砌上升到真正的知识管理需要把握好知识管理的三个关键点：

首先，是在理念层面。知识管理的核心要义在于知识共享和知识创新，旨在形成全员互动、知识共享、系统思考、群体创新的有效格局，因而知识管理本质上同学习型组织建设的内涵要求一脉相承，必然要求组织文化的理念创新和系统支持。成功的知识

管理特别需要组织和组织成员确立三大理念：

一是内源理念。知识包括外在的显性知识与内在的隐性知识，内在的隐性知识对于组织的重要性要远远大于外在的显性知识。组织和组织成员应当意识到，真正的知识是在对外部信息进行系统选取和有效利用的基础上，在经过组织成员主观性的群体学习、思考和创新的基础上最终形成的，外显性的信息如果不能转化为内源性的知识，知识管理就可能陷入信息仓库的误区。

二是学习理念。与单纯的个体学习不同的是，组织更加强调群体学习、系统思考和形成共同心智。组织成员有着各自的关注领域和关注点，有着各自的兴趣爱好，有着各自的学习偏好，彼此之间可能存在较大甚至相当大的差异。那么，如果单纯地停留在个体学习的层面，而不能上升到群体学习、系统思考和形成共同心智的层面，就很难形成组织的知识体系，也就失去了知识管理的根本意义。因而可以说，学习型组织建设是有效进行知识管理的内在组织基础。

三是共享理念。分享创造价值，现代社会越来越强调分享的理念和思维。知识从根本上讲来源于组织中每一位成员日复一日、点点滴滴的积累，而知识管理的重要内涵即在于将外在的信息转化为内在的知识，将个体的积累转化为群体的智慧，这就必然要求组织成员从根本上确立共享的理念和思维，也必然要求组织构建倡导交流、分享、合作、创新的组织文化、组织机制和组织环境。对于组织成员个体而言，只有在交流与分享中才能更好地丰富、完善和提升自己的知识体系，有效促进自己的成长和进步。对于组织整体而言，也只有真正形成了全员共享的文化特征和组织氛围，才能将个体的积累转化为群体的智慧，才能将个体的知识最终上升到组织的知识层面，这是知识管理的重要追求目标。

其次，是在机制层面。成功的知识管理必须有系统的组织机制和有效的组织结构支持。具体来说，合理而有效的组织结构、流程体系和知识管理体制是其中的关键。

一是组织结构。知识管理强调全员互动和信息共享，要求扁平化的甚至是网络型的组织结构，而不是传统上以集权和控制为特征的垂直型组织结构。在扁平化的甚至是网络型的组织结构下，组织内部的每个分支直至每个个体能够最大限度地共享信息，能够有效地进行互动，从根本上颠覆了传统的组织管理理念和思想。目前组织管理上新出现的海星模式等就是这一趋势的反映。未来随着对知识管理的日趋重视，这种组织创新趋势将会更加明显和突出。

二是流程体系。知识管理不仅要求组织结构的全面创新，对组织流程重组也同样提出了全新的要求。事实上，组织流程重组与组织结构创新相互伴随，通过有效的流程重组实现知识在组织内的传播、流动与共享是知识管理的重要要求。

三是知识管理体制。知识管理体制建设是一个包含需求分析、战略规划、制度建设等核心内容的系统工程。在知识管理体制建设上需要把握知识管理的本质要义、精髓思想与根本目的，切实贯彻前面提到的内源、学习、共享等理念要求，谨防陷入将知识管理等同于信息收集和堆砌等形式主义的误区。这也是案例中CKO刘郢闵下一步要思考

的关键问题和要做的核心工作。

再次，是在技术层面。在技术层面需要强调的是，技术产品本身并不是问题的关键所在，根本上仍然在于秉持什么样的理念和构建起什么样的机制。前两个层面的问题解决好了，技术产品的选择与应用水到渠成。反之，没有好的理念指导和机制支持，再好的技术产品最终也达不到预期目的。所以，无论是知识库也好、知识门户网站也好，还是协同化信息管理平台也好，在技术层面的产品选择和系统构建上都应当把握和体现前面提到的理念和原则。

知识管理的三个层面

CCU读者俱乐部会员评论

做信息库分类

信息与知识不是一回事。我认为刘郢闵当前要做一件事，作具体分析研究，主要是从企业的发展考虑，在所建设的信息库中，做如下分类：

1、企业员工必须掌握的；

2、员工一般理解的；

3、员可知道可不知道的；

4、员工不一定知道的；

5、员工扩展知识的信息；

做一个明确的要求，这样职工也知道怎么去用这个信息库，对照自己的岗位，去把信息库里的信息变成员工的知识，从而更好地为企业服务。(周绍能)

培养一个团队做事

信息不是知识，收集的信息必须通过加工过滤、深化、分类、转化、归纳、升级为知识，这样才能对现实有指导意义。如果信息没有经过加工，用起来是没有多大帮助

的。

我认为文中的主人公对问题设想得过于简单，他们没有把知识管理消化好，没有考虑问题的复杂性。实际上，整个公司要重新认识知识管理，这样做起来才可能有成效。如要在全公司推广，可以先培养一个团队，共同来做这件事，也许效果会比较好。（高峰）

实现信息共享

储备是为了充分的运用。知识库是信息化的积累和储备，而知识管理平台则是信息化的实战和运用，由储备到运用的过程，就是信息转化为知识的过程。

知识管理平台的实现，需要对知识库不断进行整理、分类、加工、改造和优化，对员工进行培训、教育、管理和激励，真正搭建起知识管理平台，实现信息共享。（吴庆宏）

鼓励员工分享和贡献

这篇案例很有意思，CEO和CKO的对话更是把问题的核心展示给了我们，CEO王浩的那个F114的例子代表了当前企业开展知识管理的现状，把企业的相关信息汇总在一起，以为就完成了知识管理，显然这是不够的。

当然CKO刘郢闵对知识管理的认识还是很到位的：“只有将信息、理论和实践有机地结合起来，才能成为一项解决问题的知识。”现在的问题是如何将浩瀚的信息转化为员工的知识并在实际工作中应用、带来效益？这是知识管理的关键。

要解决这个问题，我个人认为必须从以下几个方面着手：

一是到底把什么样的资料放进知识库才有效益的？这是知识管理的基础，现在信息海量，没有选择是不行的，把什么样的资料和信息放到知识库中非常关键。选择的标准主要有以下几个方面：

第一、了解员工的知识需求，要做到知识的供给和需求的统一，只有这样的知识才是员工需要的知识。

第二、知识是有时效性的，要结合企业自身的实际，提供当前企业必须的知识。

第三、知识要能解决实际问题，理论型知识固然重要，但经验型知识、过程型知识能解决实际问题，帮助员工提升工作效率。

二是如何鼓励员工愿意分享和贡献？这是知识管理推广的源泉，只有员工愿意把自己日常的工作经验、解决问题的过程分享和贡献出来才可以扩充知识库，才能更进一步推广知识管理。

在知识管理的推进过程中，要制订好激励措施，要使带队伍的人不吃亏，使更多

的“师傅”型的人物愿意帮助新进员工，乐于共享自己的经验和方法，最终促进新员工的成长和老员工知识的分享和转移良性发展，促进知识管理向纵深发展。

三是强力推进，培养员工的习惯。知识管理的关键是在于知识的交流和使用，使其发挥效益，发挥作用，只有这样，才能形成良性循环，员工才会主动使用，感觉工作上离不开，也只有形成这样的良性循环，知识库的扩充也才会变得更加容易，其知识管理平台的作用才会逐步显现。（周真志）

知识库需要尽可能完备

王浩的比喻并不洽当，看了说明书并不是会开飞机的充分条件，但飞行员要学会飞行肯定要看说明书。知识不等于信息，要将信息可以按企业的组织架构或业务流程组织起来。要考虑信息与实践结合，与实践中其他有关信息的相互关联。

至于需要查询的信息一般查阅不到，可能是知识库不太完善。不需要的信息则不易界定，可能是某一岗位的员工对其他员工所需知识的片面的看法。（贾胜生）

建立一个良好的机制

企业的知识管理中所管的知识除应该反映与企业生产经营有密切关系的基本知识外，重点应该反映解决企业经营管理中的各种问题的过程、方法等经验性的内容，这样通过日积月累的积淀，才能成为企业的宝贵的财富。

这个知识的积淀，不是一个部门通过突击能完成的，需要企业的全员参与。例如，员工在企业生产经营管理活动中碰到问题时，先在知识管理系统查找问题的解决方法，如果能找到，可以通过学习其中的解决方法，结合自己碰到的问题进行处理，也许在处理问题时，有更好的方法出现。这时，就需要该员工将自己的方法加入其中，进行知识完善。如果系统中没有这方面的内容，该员工通过研究，提出了解决问题的方法，并将方法添加到知识管理系统中。

这需要建立一个良好的机制，能让员工愿意将自己的方法添加到知识管理系统中。知识管理人员要注意的是，应常常分类、整理各类知识，使系统在知识的检索和查阅等方面简便、快速和准确。（徐志宏）