企业文书档案管理浅析

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企业文书档案管理浅析

作者：李慧英马麟

来源：《卷宗》2016年第04期

摘要：企业文书档案作为记录企业生产经营活动的有力载体和记录，是企业文化的重要

组成部分，也是企业在运营过程中对相关问题有据可查的依据，因此，对于企业的文书档案管理要格外重视，才能保证企业在企业文化建设完善、日常生产经营中的各项工作都真实可查。

关键词：企业；文书档案；管理

1 企业文书档案管理的意义

文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。企业的文书档案是企业各项经营活动的记录，是对以往的真实再现，汇集了企业发展的大量资料和信息，不仅对企业回顾发展有着重要的作用，对于企业关于未来的发展前景提供了可借鉴的经验记录。企业文书档案的管理完善，将企业以往发展的各项工作用文字记录下来，形成档案并根据不同的类别分门放置，有利于企业在生产经营活动中出现问题时及时、准确、快速地找到问题关键点，为迅速解决问题提供了可能。从企业的文书档案中，可以找到企业过去发展的轨迹，可以为企业未来发展提供可供借鉴的资料和数据，使得企业的管理层在做决策时能够更加有针对性和准确性。同时，企业文书档案的建立和管理，是建立健全企业文化的一部分，对于企业宣传和企业核心竞争力的形成具有重要作用。因此，对企业文书档案进行有效管理，是企业生产经营活动中不可或缺的部分，也是完善企业发展机制的一个重要组成部分。

2 当前企业文书档案管理存在的问题

（一）企业对文书档案管理的认识不够

由于企业文书档案管理一般是放在企业办公室等文职部门，不管是企业员工还是企业管理层，对企业办公室的印象都还停留在拟定通知、收发通知等与企业生产经营活动没有直接关系的层面上，所以，对要整理归档的企业文书档案工作不够重视。我国经济发展起步晚，但是发展速度很快，企业在发展的过程中也往往只注重效益增长等眼前能看到的利益，而对于企业的长远发展规划则略显薄弱，比如企业文化的建设就不够重视，企业文化建设机制不健全。企业领导层的注意力大部分放在如何将实际生产力和销售额提上去，没有意识到企业文化的建立健全对于企业的长远发展具有重要作用。企业领导层对企业文书档案管理的不重视，就导致企业员工觉得处理文书档案工作的部门无关紧要。企业对文书档案管理的宣传不到位，领导不重视，员工跟着感受不到文书档案管理的重要性，就使得处理文书档案管理工作的部门对此项工作更加不重视，那么企业的文书档案管理就越发不能发挥其长处，导致恶性循环。