内部审核策划

《九》内部审核策划

开展内审前，应有一个策划过程。策划结果应形成书面文件，主要包括审核计划、审核组、审核用工作文件和资料(包括文件审查)、通知审核等。通过内审策划，应做到：

a)计划落实。包括审核计划得到批准，审核计划为审核组和受审核部门充分了解；

b)责任落实。包括建立审核组并明确分工，各受审核部门负责人届时在场并已有准备；

c)工作文件落实。包括各类工作文件齐备，所有文件、记录都能得到理解并能有效应用。9．1 制定审核计划

审核计划包括年度审核计划和审核活动计划(审核大纲)。年度审核计划是审核策划的始端也是总纲，审核活动计划则是按照年度审核计划安排具体实施。

审核计划的内容可包括：审核目的、范围、审核准则、审核组成员及分工、主要审核活动的时间安排、首末次会议时间等。

组织年度审核计划应以文件形式颁发，审核活动计划应有审核组长签名和主管领导的批准。9．1．1 年度审核计划

(1)目的

a)保证内部审核的实施有计划地进行；

b)便于管理、监督和控制内部审核。

(2)要点

a)年度内部审核计划可包括质量管理体系、过程、产品和服务的审核；

b)质量管理体系审核应在年内对所有部门和过程全部覆盖，并突出关键部门、过程；

c)过程质量审核应在年内对所有关键过程、特殊过程全部覆盖，还可考虑问题较多、比较薄弱的过程；

d)产质量保审核应在年内按周期和既定抽样方案进行，突出主导产品。

(3)考虑因素

a)落实审核组织；

b)审核范围；

c)顾客、认证机构及有关法规的要求；

d)质量管理体系文件关于内部审核的要求；

e)审核的频次等。

(4)类型

9．1．2集中式审核工作计划

主要特点是：

在某计划时间内安排的集中式审核。每次审核可针对全部适用过程及相关部门，也可针对某

些过程或部门；

审核后的纠正行动及跟踪在限定时间内完成；

审核的时机大多为：新建质量管理体系运行后，质量管理体系有重大变化时，发生重大事故时，外部质量审核前，领导认为需要时。集中式审核应编制审核计划表。

9.2建立审核小组

根据审核活动目的、范围、部门、过程以及审核日程安排，选定审核组长和成员，建立审核小组。

小组成立以后，应明确各成员分工和要求，这是审核组长的责任。审核组长应注意"审核员不能审核自己的工作"的原则。

审核员按分配任务做好各项准备工作。主要有：

a)熟悉必要的文件和程序；

b)根据要求编制检查表；

c)考虑前次审核结果应跟踪的项目。

小组成立后通常应举行审核组会议，以确保审核前准备工作全部完成，每个审核员对审核任务完全了解。

为使内审活动正常有效地开展，组织应建立相适应的内审工作系统，主要是：

a)组织。应建立审核组织，指定组织内审负责人(如管理者代表)，明确日常工作负责部门以及其他部门应负的职责；应选择、培训、形成一批合格的内审员(最好每个部门至少有一名内审员)，以确保审核活动必需的人力资源；

b)文件。应建立并保持内审程序，规定内审的基本步骤、要求、责任与方法，应建立完善内审工作文件，如年度审核计划、审核活动计划、检查表、现场审核记录表、不合格项报告、纠正措施报告、审核报告等。

9．3 编制检查表

检查表是审核前需准备的一个重要工作文件。

为提高审核的有效性和效率，审核员一般应根据分工准备现场审核用的检查表。检查表内容的多少，取决于被审核部门的工作范围、职能、抽样方案及审核要求和方法。

9．3．1 检查表的类型

a)过程检查表

这是一种按照ISO 9001标准条款编制的检查表，其关键是选择部门，分清主次。如编制与顾客有关的过程(7，2)检查表，主要部门为销售部，主要相关部门为生产部、技术部、财务部等。采用过程检查表，优点是审核有深度，审核易发现系统内"接口"问题，缺陷是造成审核部门的重复。

b)要素检查表

9.3.2检查表的编制方法

a)制定审核流程图

b)受审核部门的选择

受审核部门宜为一个相对独立的组织单元。如RS公司总装分厂下设有许多科室、车间，宜分别编制。

c)审核地点的选择

审核地点应确定且唯一确定，这是计划审核项目时必须考虑的因素。如销售部的审核地点放在办公室，审核项目应能在办公室取证。

d)审核时间的确定

审核时间是指在某被审核部门和审核地点，完成既定的审核任务，预计所花费的审核时间。如在销售部办公室审核，预计时间为3小时。

e)审核过程的确定

审核过程是指对被审核部门应审核哪些过程，这必须事先确定且需考虑全面。在确定被审核部门审核过程时，应分清分管过程、主相关过程和通相关过程。分管过程是指该部门负责组织实施、控制的过程；主相关过程是指该部门具有部分管理或实施职能的过程；通相关过程是指各部门都必须组织、控制的过程，在ISO 9001标准中通相关过程主要为文件控制(4．2．3)、质量记录的控制(4．2．4)、以顾客为中心(5．2)、质量方针(5．3)、策划(5．4)、职责和权限(5．5.1)、内部沟通(5．5．3)、工作环境(6．4)、改进(8．5)。RS公司销售部的分管过程为与顾客有关的过程、顾客财产、顾客满意；主相关过程为设计／开发(7.3)、生产和服务提供的控制(7．5．1)、不合格品控制(8．3)、数据分析(8．4)、标识与可追溯性

(7.5.3)、产品防护(7.5.5)。

f)检查项目、证据及方法的确定

检查项目、证据及方法是检查表的主要内容，编制时，应把握以下要点：

--"分管过程"的检查内容应详尽、全面；"主相关过程"的检查内容只涉及由其组织实施、控制的部分职能；"次相关过程"的检查内容应是对各部门都必须遵守的内容和要求；

--应以组织的质量管理体系程序文件为主要依据确定检查项目、证据及方法。因此，在编制检查表时，应明确与被审核部门相关的程序文件；

--程序文件中有记录要求的条款列为必查项目，无记录要求时，应选择关键的接口或有问题的条款作为检查项目；

--检查项目、证据通常应与程序文件相对应，证据及方法应与检查项目相对应

g)检查依据的确定

检查依据是指与检查项目、证据及方法相对应的组织程序文件条款。

9.3.3 检查表的作用

a）明确与审核目标有关的样本；

b）使审核工作规范化；

c）按检查表的要求进行调查研究，可使审核目标始终保持明确；

d）便于掌握审核进度；

e）有时可作为审核记录存档。

9.3.4 设计检查表应注意事项

a) 对照标准和手册的要求设计检查表；

b) 选择典型的质量问题和常见的执行漏洞，平常容易忽视的问题，但不应钻牛角尖；

c) 结合受审核部门特点；

d) 抽样应有代表性；

e) 时间要留有余地；

f) 要有可操作性，有具体操作方法。如抽选什么样本，数量多少，通过问什么问题，观察什么事物而取得客观证据等。

g）部门进行审核时，要包含所有涉及到的要素；按要素进行审核时，要包含所有涉及到的部门。

9．3．5 内审检查表的特点

a)内审检查表的格式内容可相对固定；

b)通过一段时间内审实践后，应能形成内容相对稳定的标准检查表；

c)根据审核工作的需要，可在标准检查表演基础上制订针对不同问题、不同部门、不同活动的检查表；

d)检查表应覆盖质量管理方面的全部要求，不应局限于质量管理体系标准方面的要求，并可包含本组织一些特殊要求；

e)检查表可作为受审核部门准备接受审核的参考文件，便于取得对审核的了解和认真做好审核准备工作。

9．3.6 检查表的使用

有了检查表，虽然可使审核工作有序、按计划进行，并提高效率，但也容易陷入机械呆板的泥坑。所以有经验的审核员在按照检查表检查的同时，也十分注意灵活应用检查表的内容以达到审核的目的。

灵活有效地使用检查表是一个经验积累和熟练的过程。对刚开始从事审核工作的审核员可着重注意以下方面：

a)不应只采用YES／NO问答的模式，否则会导致审核失败；

b)审核员进入一个部门或区域时，可请有关人员介绍体系是如何运作的；

c)询问执行人员是如何工作的，是否有文件规定或记录；

d)观察执行人员按照有关程序工作的情况；

e)验证必要的记录或文件；

f)按手册程序或标准评价上述了解到的情况，并决定是否符合要求；

g)最后利用检查表确保所有方面的要求都已查到；

h)切忌机械地从检查表的第一个问题按顺序开始，应该把提问、评价、记录结合起来，然后利用检查表确保提出了所有的问题并得到答复；

i）尽可能不要照着事先准备好的检查表去宣读一个个问题。实际上熟练的审核员的检查表是记在脑子里的。

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