内部控制的关键点

1.目的

本文件规定了本公司现金管理及控制程序。

2．编制、审批和适用范围

本文件由财务部编制、由执行委员会审批，适用于本公司所有部门。

3.术语

3.1现金

现金是指人民币及任何外币

4.责任

4.1财务部应采取正确的控制方法以及进行不定期的审查来保证现金收入和支出安全。同时，现金活动必须在职责分离的基础上进行，即现金的收取、保存、支付及现金帐的记录应由不同人员完成。

4.2各部门由职员预支而未被用完的外币现金应在国外出差归来时，交还给出纳人员。同时，必须签发现金收款单以表明收到的外币现金币种及金额。

5.规定

5.1现金收款

5.1.1由本公司直接获得的所有现金项目都将由出纳人员收取并通过填制“现金收款单”作为书面记录，这些将被预先连续编号以便会计控制，包括一份原件及一份副本。原件由出纳人员签字作为收到现金的证明，副本由出纳人员保管。

由会计科确认应收款后，同时编制会计分录，填制现金收款单交由出纳收款。

5.1.2所有现金收款必须开立收据，对于非现金收款，如付款人要求也可开立收据。

5.1.3出纳人员应每月编制注明人员姓名、外币金额以及等值人民的金额（采用会计部门所采用的汇率）的外币月报表。

5.1.4 每月月未，会计部门将根据该报表编制相关的会计凭证外币现金应及时存入银行，已认定的汇兑折算差异在每月末记入汇兑收益或损失。如果在可预见的将来，还将预支某种外币，则这种货币由出纳人员保管以便将来的支付。

5.1.5收到的支票不可以兑现，审核人员将每月对出纳人员收到的并已记入现金日记帐的现金及银行存款凭证单副本进行审核，而以支票、本票等形式收到款项与以现金日记帐及存款凭条记录的现金收入之间的比较将通过不定期抽查来审核。

5.2存款

5.2.1及时地存款是非常必要的，这样有助于本公司能够尽快地使用其资金，当天收入的现5.2.2不过，如果一天总计收到现金小于八千元人民币（1，000美金），可以推迟一天将其存入银行。另外，如果收到的现款太晚以至于无法在当天解款的时限（下午3：30）前交存银行，则可以保留至下一工作日，连同该工作日的现金收入存入银行。

5.2.3这些收到的现金由出纳人员负责保管，锁入保险箱过夜，当出纳人员不在时，也需锁入保险箱。

5.2.4每日存款总额和银行存款凭单应记录于现金日记帐，出纳人员应保证每天的帐面金额与银行对帐金额相一致。

5.3解款、提现

5.3.1本公司资金管理人员在将款项送至银行及/或从银行提取取现金时，必须始终有一本公司员工（最好是安保人员）随同一起前往，每次人员尽能轮换。

5.3.2银行解款回单将作银行调节表之用。

5.4支票背书

存款支票的背书应使用如下的橡皮图章：

本公司帐户

签名/连署签名

6.其它适用资料/备注

6.1“备用金控制程序”.

7.存档文件

各类相关单据、凭证和记录由财务部按规定存档

8.更改服务

本文件每年一次由财务部评价其有效性和适用性。

9.分发

本文件发至公司各一、二级部门。

10.附件

10.1“现金收款单”样张

二存货控制程序

Inventory Control Procedures

1.目的

本文件规定了本公司存货管理及控制程序.

2.编制、审批和适用范围

本文件由财务部编制,由总经理审批,适用于本公司生产控制及物流部门,销售部和财务部. 3.术语

3.1存货

存货是企业在生产经营过程中,为生产耗用或而储存或持有的各种具有一定实物形态的流动性资产.正确估计存货价值对于销售成本、资产负债表.正确估计存货价值对于销售成本、资产负债表、相应的净资产收益有着重要的影响.一般而言,存货可分为生产性存货和非生产性存货.

生产性存货包括原材料、在产品、产成品和交易过程中所拥有的一切商品.

非生产性存货包括间接材料、办公用品和用于辅助生产或工厂和设备维护但不形成产品实体的维修工具.

4.责任

4.1财务部成本会计负责核算存货的价值并保证其正确性.

4.2生产控制及物流部门负责原材料、在产品等存货的实物管理和数量记录.市场部负责完工产品的实物管理和数量记录.

4.3生产控制及物流部门负责生产性物料的盘存而市场部负责对其保管的完工产品进行盘存,财务部成本会计对该过程进行协调和监盘.

5.0 制造周期

制造过程中的职能包括制造计划，存货控制，成本会计。该周期以确定可行性销售预测和生产计划为始，到恰当记录转入出货区的产品成本为止。

制造过程是企业活动中最复杂的周期。本文所述的控制指南旨在确立这一复杂周期中的基本控制要求，而不是实施控制措施所需的大量详细的作业程序。

管理部门选择控制程序和技术的过程中，实施控制的程度是一个合理的业务判断。决定内部控制实施程度的一般准则是，控制成本不应超出所产生的效益。

制造周期中的控制指南分为四个部分：成本会计；存货控制；一般的制造计划和控制；存货盘存程序。

5.1 成本会计

内部控制标准

5.1.1 必须保持成本会计系统，恰当准确地积累，区分制造成本（如按成本中心或者按产品），为分析实际制造成本，标准成本和其他保持存货和存货计价所需信息提供充分的资料。

5.1.2 必须制定存货成本标准，制造、采购和会计部门的人员至少每年要共同对存货成本标准进行一次修改。

5.1.3 必须定期对标准成本和实际制造成本进行对比，及时解决出现的差异。对存货有重大影响的问题也必须及时进行调查。

5.1.4 制造过程中的每件产品，配件、部件都必须有可识别的用料单位。

5.1.5 必须每年至少检查一一次存货制造费用的计算方法，保证采用的方法符合公司的政策。

5.1.6 仓库发料必须经恰当授权的业务文件为依据，并据此记录存货帐目。

5.1.7 因技术或经济原因对标准成本进行修改，必须经过适当级别的生产和财务管理人员的批准，应妥善予以记录，并且立即记入会计和存货系统。

5.1.8 必须根据公司的政策和一般公认的会计原则设立存货准备（例如：损耗、价格、陈旧等）每季度应对存货准备的恰当合理性进行审查并做必要的修改。

5.1.9 应根据生产和财务管理的需要建立统一的月结帐程序，明确适当的结帐日。

5.2 存货控制

存货控制职能旨在建立一套控制存货诸方面的正规计划，该计划至少应包括以下几个方面：

内部控制标准

5.2.1 存货控制必须有如下分工：

a.制造和保管责任与会计工作分开。

b.负责存货记录的人员与存货盘点的人员分开

5.2.2货物的所有权一经转移，应及时记录存货帐以及相应的负债或付款帐，其中包括入库前帐目（货已收到，但尚未入库）和零部件帐。年末时对在途存货（FOB条款）进行测算，与帐面数对比，进行必要的调整。

5.2.3 必须建立存货在厂内转移和出入厂区控制程序，其中包括单据填写记录责任。应该建立月结帐程序并与工厂财务部门合作，确保存货的收发均有恰当记录。

5.2.4 仓库应采用永续盘存方法，保管存货，提供当前的存货数据。永续盘存记录应定期（至少每年）与总帐调节一次。

5.2.5 应建立实物或其他辅助性控制措施，保证存货的安全，未经授权不得使用。

5.2.6 必须制定政策，按季度确定存货的越储和陈旧数量。

5.2.7 越储或陈旧的存货应及时查出并予以恰当处理，如报废、退货或其他方式。

5.2.8 必须建立恰当的控制程序，记录公司代存，或者供应商、客户或公司员工代存记录。

5.2.9 从其他公司收到的货物必须正确记录，以便定期进行公司内部往来利润的冲销。

5.2.10 应采用机械化控制，授权核准控制或其它适当方式，确保仓库发料记录正确。

5.2.11 存货必须妥善保管，避免变质，存货价值应有适当的损失保险。

5.3 一般制造计划和控制

以下指南为生产计划和控制的最佳程序。然而，生产需求的确定和控制，可能还有其他方法。如果这些方法能够达到以下指南的目的，可以予以接受。

内部控制标准

5.3.1 必须编制详细的销售预测并由管理部门批准。生产和存货控制计划，生产进度计划，存货预算，详细的材料和人员需求必须依据销售预测制定。需要改动时，必须经过恰当一级的管理部门批准。

5.3.2 必须由管理部门根据已批准的生产计划正式授权，方可开始进行产品的生产。

5.3.3 应设置产品用料帐并随时更新，以反映材料使用和生产状况。

5.3.4 对进出生产帐的材料和人工成本，应正确地进行会计业务处理。应与财务部门协调月末结帐程序。

5.3.5 残次产品必须予以记录，保管，检查并及时向财务部门报告。在可行的情况下，处理残次品或材料应由不负责保管的人员以招标方式进行。

5.3.6 出售报废材料必须经过材料管理人员的书面批准，如超出公司确定的数量，还应取得财务部门的批准。

5.3.7 生产过程（包括最后的检验）完成后，必须妥善保管产成品，避免被盗或者变质。

5.3.8 产品运出公司之前，必须经过充分的质量检查。

5.4 存货盘存程序

一般公认的会计原则要求，除非采用永续盘存方式控制存货并定期核时，每年应进行一次实物盘存。实施实物盘存、计价和调节时应采用以下程序：

内部控制标准

5.4.1 实物盘存前必须提出详尽的书面要求，应对盘存人员进行盘存程序的培训。

5.4.2 应该查明要盘存的项目并进行事先安排，以有助于盘点的准确性。采用循环清点或其它方式保管并且定期核对的永续盘存记录，可不纳入实物盘存。

5.4.3 毁损、陈旧、报废或寄存存货必须清楚认定并分别存放，以便恰当地确认存货。5.4.4 应使用事先编号的标签清点库存。盘存完毕后必须按全部标签进行登记。

5.4.5 盘存标签上登记的数字应该由不负责实际清点货物的人员加以验证。

5.4.6 必须确定生产、发货、验收入库、客户退货和应付帐款的截止时间。

5.4.7 在供应商、销售、工程或其他人员处寄存处寄存的存货必须每年从客户，供应商或公司人员处取得书面确认。这类存货必须正确计价并且与明细帐和总帐调节。

5.4.8 采用永续盘存的，每年应对贵重存货项目进行两次定期的制度性的循环清点（可以按单价或按绝对值总额），对其他存货每年进行一次循环清点，也可以按照公司政策和经批准的存货审查计划进行。检查中发现的重大差异应报告管理部门。

5.4.9 年末结帐之前，必须将年度实物盘存结果与总帐进行调节，并做必要的帐目调整。

5.4.10 对实物盘存与总帐调节中的重大差异，必须进行调查并向生产经营和财务管理部门报告。

6. 其它适用资料

6.1“审批权限管理办法”。

6.2收货程序

7. 存档文件

各种报销的发票凭证等由财务部按规定保存。

8. 更改服务

本文件每年一次由财务部评价其有效性和适用性。

9. 分发

本文件发至公司各一、二级部门。

10. 附件

无。

三采购程序

Purchasing Procudure

１．目的：

本程序在定义本公司的采购一般程序。

２．编制、审批和适用范围

本文件由财务部编制，由管理委员会审批，适合于本公司所有的采购业务。

３．术语

3.1请购单：

是资产,货物的使用部门或人员填写的申购货物的凭证。

3.2采购单：

由采购部门填写用来向另一家企业购买货物的法律凭证。

3.3验收单：

请购部门或仓库收到货物的凭证。

4.责任：

4.1采购部门负责本企业的一切采购业务。特殊情况下，应得到采购部门的授权，其他部门方可自行采购。

4.2一般情况下，财务部只有在合同，商务发票和验收单相符时，才能支付采购货款。

4.3原料质量是否合格，应由质检部门予以确认。

5.规定：

5.1供应商的开发与选择

供应商的开发与确定应由联合采购小组决定,联合小组要有采购,销售,工程,财务,生产人员构成,一般情况下,供应商的确定不能只有采购部门或采购员来决定,任何人不得暗示或指使一特定供应商.开发与选择所使用的标准应形成书面文件并妥善保管，以下因素必须予以充分考虑：

5.1.1 实地考察供应商现场

5.1.2供应商的现有技术装备

5.1.3供应商提供服务的能力

5.1.4供应商的质量体系

5.1.5供应商的人力资源

5.1.6供应商产品成本分解图

5.1.7供应商与本公司的距离

5.1.8供应商财务的稳定性

5.1.10一般情况下，不应只从单一供应商采购商品与服务，如果必须采取单一供应商，则要以书面形式说明。

5.1.11要对供应商进行年度评比，内容应该包括：

按时交货率

货物的准确率

产品质量

成本降低率

5.2采购申请

5.2.1采购单由使用的部门填写并按授权准则取得相应的批准。

5.2.2采购、工程、法律部门要对供应商进行调查，所有的采购必须经过公开标价＼询价的程序以避免单一供应商以减少对其的依赖性。

5.2.3采购部门应调查供应商的声誉、品质。如期交货的能力及其他的财务情况。

5.2.4采购单要以编号控制，应有卖价保管及定期清单。

5.2.5采购单及采购单修改要按授权程序，由主管人员批准，以防滥用。

5.2.6采购单要明文规定下列重要资料：数量、运输方法及要求，付款条件、会计科目等。

5.2.7采购的法律安排要清楚定义。

5.3货物验收

5.3.1验收部门地点位于生产设施和营运部门分开。

5.3.2未经授权任何人不得进入验收部门。

5.3.3所有购进的材料，货物和用品必须在每一设施的指定验收部位进行验收。

5.3.4验收部门应该只接收已批准的采购的商品。

5.3.5对所有验收的材料、货物或用品进行会计处理并提供验收凭证。

5.3.6如果没有实际收到货物或劳务和恰当的提货单，不得办理验收业务。

6.其它适用资料

6.1“审批权限管理办法”

6.2收货程序

6.3支付程序

7.存档文件

各种采购定单等由采购部和财务部分别保管。

8.更改服务

本文件每年一次由财务部评价其有效性和适用性。

9.分发：

本文件发至公司各一、二级部门。

10.附件

10.1 采购申请单

10.2 采购合同

10.3 货物验收单