建立档案室的一般工作流程

建立档案室的一般工作流程

一，前期准备

1，明确公司档案的种类、数量以及重要性，对现有档案有一个宏观的了解。

2，对现有档案进行分类，确定档号规则，按类别---年度----部门的档号形成规则。

3，编写好类别代码和部门代码，如行政管理类为A类，办公室代码为01，2009年第一卷的档案为A-2009-01-001.也可以这样A01-2009-001。

4，准备档案室的房间，尽量不要选择朝阳的房间或潮湿的房间。准备档案柜和适量的档案盒，及一些必要的档案设备。

二，整理过程

1，根据分好的类别将现有档案进行分类整理，整理时切记细心沉稳，注意每一个年度，每个部门的档案是否齐全，不全的要在目录中留空，以备后来补全。

2，原则上按照类别进行整理，可视具体情况而定，如原有档案按部门存放的，可根据每一年度进行整理分类，逐年归类，如再复杂，可再变通。

3，注意档案盒的厚度，尽量不要放满，留出一定空间，因为后续可能会添加。文件有金属钉的要用起钉器去除，换以彩色回形针或燕尾夹，防止金属生锈影响档案寿命。

4，文件要用铅笔编页码，注意正背面都要编，原则上写在右上角或右上角。

5，在电脑上做好案卷目录和卷内目录，依据档案内容进行录入，然后打印装盒，先用铅笔写盒号及案卷号，确定无误后上架。

6，注意目录中文件日期和标题与实体文件一致性，写清楚保管期限。特殊情况在备注中写明。

三，后续工作

1，根据档案室特点，完善档案归档制度，借阅制度以及销毁制度，明确什么要归档什么不归档，减少档案室的工作量，也节省空间。

2，一切以利于查找利用为原则，根据现有档案目录进行检索查寻，哪有必要引进档案管理软件，方便查找借阅。

3，做好档案的收集工作，严格把关，依制度执行，定期进行档案收集。

4，如要对档案进行电子化，要做好扫描工作，对每页档案进行统一编码，方便扫描计数，个别档案不用编码。

5，做好档案室日常工作，做好“八防”工作，防尘、防火、防盗、防潮、防高温、防光、防虫蛀、防腐

6，宣传档案的重要性，加强各部门对档案工作的配合，提高档案利用率，让档案为更多的人服务。