受 控 文 件 清 单
广东省源天工程有限公司
粤源天体系〔2015〕2号
关于发布2015年度公司“受控文件清单”和“适用法律、法规、标准规范及其他要求总览表”的通知
公司所属各单位、总部各部室:
经公司研究决定,附件1“受控文件清单”和附件2“适用法律、法规、标准规范及其他要求总览表”所列的体系文件、规章制度、技术文件、法律法规、标准规范及其他要求共600项为我公司所用并予以发布，特此通知。
附件1: 受控文件清单；
附件2：适用法律、法规、标准规范及其他要求总览表
体系办
二○一五年三月十三日
附件1：受控文件清单
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部门：GYT-B1D3 第0次修改
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受控文件清单
填表人：郑苑琼复核人：江秀琪日期：2015.3.13
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文件控制程序
1目的：本程序对与体系有关文件的编制、审核、批准、发放、使用、保管、修改、作废和归档等做出规定，以确保公司各相关场所使用的文件得到有效控制，防止使用失效和作废的文件，结合公司实际，特制定本程序。 2范围：本程序适用于与公司管理体系有关的文件，包括外来文件的控制。 3定义： 3.1归档：文件履行审批手续后可以移交文控部门的过程。 3.2发放：输出的文件由文控部门统一盖受控标识章后扫描为PDF版上传到公司电脑公共盘，各部门使用。 3.3受控文件：体系文件、技术文件。 3.4非受控文件：仅提供信息作为参考，变更时不须更换 4职责： 4.1QCI&EHS部（文控部门） 4.1.1负责组织公司《管理手册》的编写、修订、发放和控制 4.1.2负责各部门输出文件的接收、归档、发放、发布、更新、回收、作废等统一受控管理及台帐建立。 4.1.3负责国家及政府行政主管部门颁发的有关质量、环保、安全生产方面的法律、法规的收集、归档。 4.2HR部 4.2.1负责国家及政府行政主管部门颁发的有关劳动保障方面的法律、法规的收集、归档。 4.3技术部 4.3.1负责将编制定型的工艺文件Bom表及电子档归档。 4.3.2负责与公司产品技术相关的国家、行业标准以及国际、国内同类产品的相关技术文件和资料的收集，并 输出到文控部门受控。 4.4销售部 负责收集客户提供的文件和资料归档。 4.5运营部 负责公司生产、能源、设备等方面文件控制 4.6总经办：负责原辅材料供应商材料的收集及归档。 公司科技项目、产品型号核准证、产品第三方检测报告、各类许可证、技术专利证书归档。 4.6所有部门 4.6.1负责本部门职能范围内的文件的编制、审核、归档、输出和使用有效性管理。 4.6.2负责对文控部门发放的受控文件的管理和正确使用。 4.6.3负责本部门产生及接收的内部文件、记录的归档管理。 4.6.4负责将归档的文件移交到文控信息管理平台，以便文件存储及安全性。 5工作流程 5.1文件分类 5.1.1按文件来源分：内部文件、外来文件 5.1.2按性质文件分为四层
记录控制管理规定
东营胜星化工有限公司 记录控制管理规定 第一条为使公司生产过程规范化，对记录进行控制，以提供产品、过程和质量管理负荷要求及质量管理有效运行的证据，实现可追溯性，为采取纠正和预防措施提供依据，特制定本规定。本规定适用于胜星化工有限公司生产运行过程中所有记录的控制。 第二条办公室为记录控制的管理部门，负责对记录的标识、收集、编号、查阅、归档、储存、保护和处置，对其他部门进行调控。各责任部门分别负责本部门记录的填写和管理。 第三条记录控制管理规定中的所有记录，包括装置操作过程中各操作参数、各原料产品分析记录、重点设备监测记录、日常巡检记录、设备运行记录、交接班记录等。办公室负责建立《记录清单》。 第四条对各项记录的标识、储存、保护、检索、保存期限和处置作出以下规定： （1）记录的标识。记录通过其名称、编号加以标识，由办公室对各部门记录名称、编号作统一规定，各部门按规定正确填写记录名称、编号。 （2）记录的储存。为保证记录的完整与完好，防止记录的损坏或丢失，记录应存放在适宜的环境，采取防蛀、防潮、防火、专人保管等措施。各部门负责对本部门记录的储存、防护和保管，并与年终移交办公室。办公室负责填写《归档记录登记表》和归档记录的储存、防护和保管。
（3）记录的保护。各部门将本部门所填的记录进行分类、整理、编目、列出编号，以便查阅。办公室负责对全公司的归档记录按不同类别汇总、编目，设置专柜存放，以便于查阅。 （4）记录的检索。除内部审核借阅记录外，公司各部门之间借阅记录时，由各部门保管的记录由部门负责人批准；办公室保管的，由办公室负责人批准后，方可办理借阅手续，届时归还。 （5）记录的保存期限。有关资源管理的记录（如设备、测量和监控装置、人员培训方面的记录）应长期保存，其他记录保存期限一般为两年。 （6）记录的处置。对长期保存的记录，应每两年进行检查，确保记录保存完整性，对超过保存期的记录，可视情况销毁。 第五条记录的填写和修改。各部门负责本部门记录的填写，记录必须用黑色中性笔填写，字迹工整、清晰，记录不能涂改，记录要确保及时、准确，不得胡编乱造。
文件控制程序
唐山凯伦新材料科技有限公司 文件控制程序 A/0版 受控状态：文件编号：TSCL-QP-01 编制：文件编写小组日期：2017年06月01日 审核：日期： 2017年06月15日批准：日期：2017年06月15日 2017年06月15日发布 2017年06月15日实施
修改记录
1 目的 本程序规定公司管理体系文件的编制、审核、批准、发布、修改等过程的要求，以确保各部门所使用文件的有效性及一致性。 2 适用范围 适用于公司各部门与管理体系有关的文件的控制，包括管理手册、程序文件、工作指引类文件、作业性技术文件等体系文件及相关的外部文件、临时文件的控制。 3 职责分配 3.1人事行政部负责管理手册、程序文件、工作指引类等文件的发布、补发、回收、作废的管控作业和公司管理体系运行所需的外部文件的管理。编制<受控文件一览表>。 3.2 各部门应指定人员负责管理与本部门相关的带有<受控文件>标识的文件。 4 程序描述 4.1 文件的编制、审核、批准 4.4.1 文件的编制可根据文件级别的要求，必要时可成立文件编写小组进行。 4.1.2 管理手册：由总经理组织相关人员编写，副总经理审核，总经理批准。 4.1.3 程序文件：由各部门负责人组织相关人员编写，部门负责人审核，总经理批准。 4.1.4 工作指引类文件：此文件可分为工作程序指引和作业性技术指引两类，工作程序指引如：规范、实施细则、管理制度、管理办法、方案等。作业性技术指引主要指产品生产作业标准、工艺和原材料、半成品、成品检验标准等。由相关部门负责编写，部门负责人审核，所属部门副总经理批准。 4.1.5 同一级别、类型文件的编制应保持统一的格式、风格。 4.1.6 未签名确认或未按规定签名确认的文件无效。 审批权限详表
文件控制程序文件
文件控制程序文件 文件控制程序 Q/LHG3-SY-01-2006 1. 适用于本公司管理管理体系和与技术有关的文件和资料，以及外来标准、 图纸等的控制。为了对管理体系等有关文件和资料进行控制，确保有关部门使用文件的有效版本。 2．1公司办公室负责公司行政文件、外来文件的编制、发放、更改、控制和管理。 2．2质检室负责有关质量文件的编制、发放、更改、控制和管理，并负责对各部门与质量体系有关的文件的管理进行监督。 2．4．销售科、财务科、设备科负责对相关文件的编制、发放、更改、控制和管理。 2．5．各有关部门负责本部门专用文件的编制、发放、更改和保管。 3 31．文件的分类 3．1．1方针 3．1．2．手册 3．1．3．程序文件 3．1．4．作业文件 3．1．5．记录文件 文件的编制、会签、审批及发布 3．2．1．管理手册由质检室编制，各部门负责人会签，公司经理审核批准后 发布实施。
1 文件控制程序 Q/LHG3-SY-01-2006 3．2．2．程序文件由各相关部门编制，相关部门负责人会签，厂部领导批准后发布实施。 3．2．3．其它各种与管理管理体系要求有关的文件和记录表由归口部门负责编制，相关部门负责人审核，厂部领导批准后发布实施。 3．2．4．外来文件在采用前必须经主管领导确认其适用性。 3．2．5．文件审核的内容 a. 适用性（包括可行性、可操作性、可检查性）； b. 现行状态（包括版本、编号）； c. 与所依据的管理管理体系标准及管理手册的符合性; d. 与其它管理文件的协调性，接口的合理性。 ．文件的编号规则 Q表示企业标准；ZR表示中瑞；J表示技术标准；G表示管理标准；Z表示工作标准。 3.3.1技术标准为： a. 外来技术标准可以直接引用原标准编号。 b. 内部技术标准编号为：Q/LHJ－YY－ZZ－WW-**** J－代表技术文件 YY－代表分厂代码 ZZ－代表文件起草部门 WW－代表该部门形成的文件序号 ****－代表年代号 2
文件和资料控制程序
文件和资料控制程序(总11 页) -CAL-FENGHAI.-(YICAI)-Company One1 -CAL-本页仅作为文档封面，使用请直接删除
1.目的 为了对公司各类文件和资料进行有效管制，统一文件格式，规范文件的制定、修改、发放、废止等管理，确保文件正确、完整、有效，特制定本程序。 2.适用范围 适用于公司行政发文、程序文件、作业指导书，各类规章制度、各类检验标准、工作指引、记录表单及外来文件的管理等。 3.定义 3.1文件分类： 3.1.1红头文件：包括公司组织机构、人事任免、重大决策及重要管理事项等。3.1.2一级文件（A）：公司章程、体系手册等公司纲领性文件。 3.1.3二级文件（B）：管理控制程序、业务流程性文件。 3.1.3三级文件（C）：管理规章制度、操作规程、作业指导书。 （D）：检验标准、产品规范。 3.1.4四级文件（管理表单）：用来记录管理过程的表单，作为QEO管理的追踪和检索的工具。 3.1.5临时性文件（E）：包括通知、通告、暂行办法、暂行规定、部门沟通联络文件等。 3.1.6外来文件（F）：包括地方政府、主管部门、行业管理相关文件，顾客或供应商提供的资料、图纸及有关的行业标准等。 3.2 文件分为受控文件及非受控文件： 3.2.1 受控文件:即要求文件的分发、修订或更改均须按书面规定程序进行控制,保证文件始终反映现行要求,受控文件须加盖“受控文件”印章，且经相关人员会签。包括:管理手册、程序文件、作业指导书、MSDS文件、职务说明书、经识别的外来文件、记录表单类文件等。 3.2.2 非受控文件:若有新的版本发出，旧的版本文件无需更新，被列为非受控文件，且禁止作为产品生产、开发及经营之用。 4.工作职责
文件记录控制的要求
文件记录控制要求 1版权A I E I N质量所有，更多相关A I E I N质量了解
1目的 文件控制记录是为了证明公司相关记录符合ISO9001：2015质量管理体系的实施要求，对相关记录按要求进行控制，以提供证明本公司质量体系有效运行的客观适时依据，并提升质量管理体系运行水平，增强公司竞争力。 2范围 适用于为证明本公司产品实现和提升服务符合体系要求的所有过程及体系运行的记录。 3职责 3.1相关部门搜集整理、保存本部门的表单、记录以及相关信息。 3.2质管部为表单及记录管理部门。 4工作程序 4.1表单制定、审批、编号和修改 4.1.1记录所使用的表单，由使用部门进行编制，经业务部门领导审批后空白表单由质管部按《文件控制程序》对空白表单进行编号，并登记在《文件控制清单》中，一年发布一次，由总经理进行批准。4.1.2记录表单的审批、修改必须执行《文件控制程序》的有关规定。 4.2记录使用和保存 4.2.1相关的记录第一责任人应按《文件记录控制要求》的要求， 做好有关的记录，保证记录清晰。 1版权A I E I N质量所有，更多相关A I E I N质量了解
4.2.2记录完成后，由相应业务部门收集、整理，按月装订成册，并由相应职能部门保存。 4.3记录要求 4.3.1各项记录应完整、清晰、真实，不得随意涂改。 4.3.2如因填写错误要修改记录内容，应采用一条直线划去错误内容，并在直线的右上方填写正确内容，并由修改人员在修改处签章，并注明修改日期。 4.4记录的归档与查阅 4.4.1各职能部门应将记录分类归档，建档时应按记录日期和表单号顺序排列。并在资料夹或档案袋的封面标示记录的名称。 4.4.2记录的查阅分现场查阅和借阅二种形式 a.除公司例行检查或内、外部审核外，各部门现场查阅记录时应经受查阅部门分管领导批准，应填写《借阅登记表》登记备案。 b.有关部门相互借阅或复制记录时，借阅部门应确保所借资料的完整和清洁。 4.5.1各职能部门负责管理记录，防止记录散失、损坏。纸质记录应存放于通风干燥的场所，保存方式应以便于存取和检索。 4.6保存期 各种记录的保存期限由相关职能部门根据实际情况订立，通常为3年。 1版权A I E I N质量所有，更多相关A I E I N质量了解
记录控制程序
文件编号：GF/QP001 第二章记录控制程序 1 目的 通过建立和保持记录，为产品质量符合要求和质量管理体系有效运行提供客观证据。 2 范围 适用于质量管理体系全过程要求的记录。 3 职责和权限 3.1 质量部是记录的归口管理部门，负责组织全公司记录表格的编制和校审。 3.2 质量部负责检验和计量工作过程、技术服务过程中的记录的控制。 3.3 生产部负责生产工艺、设备、工装管理过程中的记录的控制。 3.4 各职能部门负责各自工作过程中的记录的控制。 4 工作程序 4.1 记录的分类 4.1.1管理类记录：如《培训计划》《管理评审报告》《内部审核报告》等。 4.1.2技术质量类记录：如《生产过程记录》《产品质量检验表》等。 4.2记录的填写 4.2.1质量记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改。 4.3.2如因笔误或计算错误要修改原数据，应采用单杠划去原数
文件编号：GF/QP001 据，在其上方写上更改后的数据，加盖或签上更改人的印章或姓名及日期。 4.3 记录的收集、编目和归档 各部门按职责收集记录，收集的记录要清晰，并编制《记录清单》予以归档管理以便检索。 4.4 记录的保管 4.4.1归档后的记录应存放在能防潮、防蛀、防火的环境里，并由各部门配备专（兼）职人员保管。 4.4.2记录的保存期限 管理类记录的保存期三年，技术类的保存期二年，需要长期保存的根据具体情况确定保存期限。 4.4 记录的查阅、借阅 查阅和借阅已归档的记录，需办理查阅，借阅手续，经主管领导批准。 4.5 记录的处理 对超过保存期限的记录，由保管部门编制销毁清单，经主管领导审批后予以销毁。 5 记录 GF/QR002 《记录清单》
文件控制程序-1
1、目的 规定体系文件的编制、审批、发放等管控方法，确保体系文件得到有效控制；使各相关部门能及时获得适当且有效的最新文件。 2、范围 本公司所有质量/环境管理体系受控文件。 3、定义 受控文件：指严格按照文件编写、制定、审批、发放、记录、更改、作废及回收等过程管
控的体系文件。 4、作业流程 5、补充说明 5.1文件类别 5.1.1文件类别，可区分为四阶，其各阶代码如下： 注明： QMS：表示质量管理体系 EMS：表示环境管理体系 5.2文件编号规定 5.2.1 文件编号按如下顺序和规定制定：
一阶文件 Q E M —××× 一阶文件代码文件流水序号 二阶文件 Q E P —××× 二阶文件代码文件流水序号 三阶文件 Q S/ E S —×××—××× 三阶文件代码部门代别文件流水序号 四阶文件 Q R / E R —×××—××× 四阶表单代码部门代别表单流水序号 5.2.2 部门代码： 5.2.3 文件流水序号（三位）规定：从“001”依次开始编号。 5.2.4 文件版本规定：以三位字符表示，例如：A00，依次按A01、A02、A03编号等；文件修 订时应及时更新其版本号。 5.2.5 外来文件的获取及编号规定 外来文件主要包括：相关国际、国家标准，相关法律法规要求等；其编号按照原文件编号。 5.3 5.4 文件提交 5.4.1提交文件前，由编制部门填写《文件发放申请单》，明确注明文件发放部门及数量。 5.4.2 编制部门将审批的《文件发放申请单》，和需发放的文件提交到品保课文控；同时将 原始文件PDF档发到品保课文控文员电脑上。 5.5 文件的发放和回收 5.5.1文控文员根据《文件发放申请单》，首先登入《文件总览表》。
文件及记录控制程序
1、目的 对质量管理体系的所有文件进行有效控制，确保质量管理体系运行的各个场所使用有效文件，并处于受控状态，以及质量管理体系的持续有效进行，保证记录完整，实现质量追溯性。 2、范围 适用于本集团公司及所属子公司质量管理体系所有文件和记录。 3、定义 3.1受控文件：指最新有效文件，加盖“受控”印章的文件。 3.2非受控文件：未加盖“受控”或加盖“作废”的文件。 3.3质量体系文件：质量手册、程序文件、作业文件、质量记录、表格等。 3.4 记录：为完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件。 3.5 外来文件：非本公司发布的，与质量体系有关的标准、规范、手册，与产品有关的法律法规，顾客提供的标准等文件。 3.6技术性文件：设计图样、工艺文件、作业指导书、检验规程等；“技术通知” 3.7行政文件：除公司技术性文件、质量体系文件以外的行政管理性文件； 4、职责 4.1集团总经理：负责质量手册的批准。 4.2集团管理者代表：负责集团公司质量手册审核、程序文件的批准。 4.3集团质量管理部门：负责质量手册的编制、组织程序文件的编写、修改、校对与报批。 4.4各部门主任、子公司分管领导：负责本部门所需的三、四层次文件的批准。 4.5各部门、子公司各职能部门：负责本部门第三、四层次文件文件的编制、报批。 4.6集团质量部门：负责组织和主持质量管理体系文件编制、修改、评审、发布、更新、作废、处置的监督管理。 4.7集团技术部门：识别和编制所需的技术、工艺等文件，并负责该文件的归档管理，（含顾客图纸、样件等）。 4.8人力行政部门：编制公司行政管理文件并负责公司行政文件归档管理，（含人事任命、培训、基础建设等）。 4.9各部门：负责识别所需的各种内部管理性文件。 5、文件控制流程图
最新记录控制程序(20190919070842).pdf
版本号 A 记录控制程序 实施日期：2017年10月01日第 1 页共 8 页 目录 1 目的 (2) 2 范围 (2) 3 职责 (2) 4 控制程序 (2) 4.1 记录的范围、分类与形式 (2) 4.2 记录表格的编制和审批 (3) 4.3 记录表格的发放和更改 (3) 4.4 记录的使用和管理 (4) 4.5 记录的特殊控制 (5) 4.6 记录的保存期限 (6) 4.7 记录的处置 (8) 5 相关文件 (8) 6 记录 (8)
1 目的 为了确保公司质量、环境、职业健康安全管理体系运行中产生的记录得到有效的控制，并为证实其过程的符合性和有效性提供客观的证据，特制定本程序。 2 范围 适用于公司质量、环境和职业健康安全管理体系运行过程形成的各项记录，包括：文字、图表、声像及电子文件等。 3 职责 1）档案室负责所有归档记录的管理和控制； 2）各部、室负责本部门管理体系运行中产生的有关记录的管理和控制； 3）工程总承包各项目部对归档前各阶段产生的记录负责管理和控制，包括设计、采购、施工、试运、开车阶段所涉及活动中产生的记录； 4) 记录的填写人员，对所记录数据的真实性和正确性负责，同时应满足各类记录表 格的审批职责和权限。 5）质量安全标准部对本程序实施控制管理。 4 控制程序 4.1 记录的范围、分类与形式 4.1.1 记录的控制范围 1)凡与管理体系有关的记录、报告、检验和验证数据等，均属记录的控制范围，记录 表格是一种文件，按文件进行控制，对于记录的特殊性则应按本程序规定的要求进行控制。 2)记录控制是一个过程，其输入是通过策划制定所需要的记录内容和表格，其输出是 具有客观证据的报告或填写后的表格，其过程内容包括策划、编制、标识、贮存、保护、 检索、借阅、保存、归档、处置和改进等。 4.1.2 记录的分类 记录按其性质和使用范围可分为以下四类： 1)管理职责方面的记录（包括文件控制的记录），如管理评审记录，目标实施记录， 文件受控清单等。 2)资源管理方面的记录，如人员教育培训、经历、资格、考核记录，设备管理、设备 维修记录，安全管理、环境管理记录等。 3)产品实现方面的记录，如产品要求评审记录，供方评价记录，特殊过程确认记录， 不合格品处置记录和产品让步放行记录等。
文件控制程序(含文件编写模板)
XXXXXXXX有限公司 文件控制程序 文件编号： 版本： 编制： 审核： 批准： XXXXX有限公司发布
文件控制程序 1.目的 本程序规定与公司管理体系和产品有关的所有文件和质量记录的管理, 确保所依据的文件和记录均处于受控状态，确保提供产品符合规定及体系有效运行的客观证据。 2.范围 本程序适用于公司管理标准、技术标准、工作标准、质量记录及适当范围的外来文件或外来文件经转化后重新编制的文件及电子媒体文件控制。 3.规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的，凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）使用于本文件。 ISO9000:2015 《质量管理体系基础和术语》 4.定义 下列定义适用于本标准 4.1文件：信息及其承载媒体。如公司质量手册、程序文件、规范标准、质量记录等，可以是纸张、磁盘等形式。 4.2受控：用规定的方法进行管理，确保文件有效性、适宜性。 4.3 记录：为已取得的结果或提供所从事活动的客观证据文件。 4.4 外来文件：来自公司外部的法律法规、规范、标准、或客户提供的图纸、规定等。 5.职责 5.1体系部负责质量手册的编制和质量手册、程序文件及指导文件的管理。 5.2技术中心下属的技术管理与产品规划管理总部负责知识产权管理手册、程序文件及指导文 件的编制。 5.3管理者代表负责管理手册的审核。 5.4总经理负责批准管理手册。 5.5副总经理负责批准分管部门的程序文件及指导文件 5.6各部门负责相关文件的编制及本部门的文件、记录的保管等管理。 5.6.1各部门负责本部门基准文件（如作业指导书、设计文件、标准规范等）的编制、发放、回收及保管等的管理。 5.7信息技术部负责文件电子化管理系统的建立和维护。
文件和记录管理制度
文件和记录管理制度 1、文件管理制度 1、目的 确保对安全管理有效运行起重要作用的各个场所都得到相应文件的有效版本，确保与安全管理有关的所有文件处于受控状态，制定本程序。 2、范围 本制度适用于以下安全管理制度等文件的控制： 2.1安全管理规则制度； 2.2工程技术文件； 2.3行政性管理体系文件； 2.4法律、法规文件； 2.5操作规程。 3、职责 3.1最高管理者 3.1.1组织编制公司安全管理规章制度； 3.1.2批准安全管理规章制度的发布和更改； 3.2副总经理：负责所管业务系统的文件审批。 3.3建设管理部 3.3.1负责安全管理规章制度编制与更改； 3.3.2负责有关职业健康安全、环境现行的国家、行业规
范标准、规程、地方性法规标准等文件的购买、使用管理。 3.4行政部负责行政文件、其他支持性管理文件和外来文件的管理。 3.5财务审计部、经营发展部 3.5.1负责本部门有关安全管理制度的编制与更改； 3.5.2识别、控制相关方提供的文件。 4 、工作程序 4.1文件编制、审批 4.1.1编制 公司各部门按职责分工组织编制本部门相关制度。 4.1.2审批 部门副总审核所辖职责的安全管理文件及规章制度，经公司总经理审批后发布实施。 4.1.3标识 公司安全管理文件统一采用“东深工程[****]***号格式，[****]——代表年度，***——文件编号，由行政部统一管理。 4.1.4收发 4.1.4.1 建设管理部（技术质安部）具体承办安全管理规章制度的登记、发放、回收工作； 4.1.4.2对所有受控版本由行政部进行统一编号； 4.1.4.3 行政部负责发放到相关领导、部门和项目部，并做
文件记录控制程序
1目得 规范公司记录得管理，为追溯、改进与提高产品质量提供依据，证实质量管理体系运行得持续性、适宜性与有效性，确保其符合标准要求。 2范围 适用于本公司质量管理体系所要求得所有记录得管理与控制。 3职责 3、1 行政部负责记录得统一编号、发放与管理,建立《记录管理一览表》。 3、2 品质部负责产品检验记录得管理。 3、3 各部门负责各自相关联记录得管理. 4流程图 见附件 5内容 5、1 记录得分类 凡就是质量管理体系运行中得记录、报告及与产品相关得质量数据均属于记录范围。 5。1。1 与质量管理体系管理有关得记录主要有: 管理评审记录、内部审核记录、文件控制记录、纠正与预防措施记录、人力资源管理与培训记录、设施管理记录、产品与过程监视与测量记录等等。 5。1。2与采购、销售、生产、检验与交付有关得记录主要有： 产品要求得评审记录、供方评价记录、产品检验记录、监视与测量装置得校准记录、统计技术得应用记录、顾客投诉及服务记录等等。 5.1.３记录得形式为书面形式（如:书面得表格形式、报告文件形式等）、硬拷贝、磁盘等电子媒体等形式。 ５、2 文件记录表格得设计、审批、印制与领用。 ５。2。1 各部门设计自己所需得记录表格，并将空白表格交行政部审核后报管理者代表或其授权人审批后交行政部印制. 5.２.2 印制好得记录表格由仓库负责保管，各部门根据需要从仓库领用. 5、3 文件记录得填写 文件记录由开展该项活动得直接责任人按要求及时填写，填写要求如下: 5。3.1 正确:质量记录所记内容必须真实准确,填写方法必须符合规定要求,字迹清晰，不随意涂改。需更改得部分采取划改，但需更改人签字并注明更改时间。 5。3.２及时:按规定时间填写、传递,发现问题应立即纠正。
文件控制程序(新修订版)
文件名称文件编号TRKL-MSP-01 文件控制程序 版本号A/02 生效日期 更改履历 修订号 更改日期更改人更改内容 旧新 会签列表 会签部门会签人日期职位备注批准/日期审核/日期编制/日期分发号
生效日期 1. 目的 本程序对公司质量管理体系所要求的文件的编写、评审、批准、发放、使用、更改、再次批准、标识、回收和作废等过程进行控制，以确保公司各部门和工作场所使用现行有效的文件和资料（即适用版本），防止使用作废的文件，达到保持公司质量管理体系运行的符合性的目的。 2. 范围 适用于对质量管理体系所要求的文件进行控制，包括质量手册、程序文件、管理文件、作业指导书、质量记录、技术文件等体系文件及相关的外部文件、临时文件的控制。 3. 职责 3.1最高管理者负责批准发布质量手册。 3.2管理者代表负责审核质量手册。 3.3 行政人事部对质量体系文件进行控制，并对版本有效性负责。 3.4 各职能部门负责对其使用的管理性文件进行控制：编制、使用和保管。 3.5 行政人事部负责公司有关质量管理体系文件的回收、保存和销毁的归口管理。 4. 程序 4.1文件的分类和受控范围 4.1.1质量体系文件：质量手册、程序文件、管理文件、作业指导书、质量记录等体系 文件。 4.1.2作业技术性文件：技术标准、规范、工艺、检验规范标准、图纸等。 4.1.3法规性文件：与质量有关的法律、法规、规章、制度等（包括外来文件）。 4.2文件的编写、审核和批准 4.2.1质量手册：由管理者代表组织相关人员编写，管理者代表审核，总经理批准。 4.2.2程序文件：由主控部门编写，相关部门审核，管理者代表批准。 4.2.3 作业技术性文件：技术标准、规范、工艺、检验规范标准有相关部门编写，部门负责人批准。 4.2.4其他管理文件由各部门起草，与之相关的部门审核，管理者代表批准。 4.2.5受控文件必须在文件封面上加盖受控状态的印章，并注明分发号。 4.3质量管理体系文件编号规定 4.3.1 质量手册：TRKL-MSM-2014。 TRKL为公司名称TianRunKangLong的简写，即每个单词的第一个字母大写； MSM为Management（管理），System（体系），Manual（手册）的简写，即每个单词的第一个字母大写；2014为年号，即2014年编写或修改。 4.3.2 程序文件 TRKL-MSP-YY。 TRKL为公司名称TianRunKangLong的简写，即每个单词的第一个字母大写； MSP为Management（管理），System（体系），Procedure（程序）的简写，即每个单词的第一个字母大写；YY为序列号，从01开始向后延续，01、02、03……。 4.3.3 管理文件 TRKL-DMR-XX-YY。 TRKL为公司名称TianRunKangLong的简写，即每个单词的第一个字母大写；
文件和记录控制程序
1 目的 加强对文件的经管，防止无效文件被误用，确保文件的有效性和规范性。 2 范围 本程序适用于公司所有部门与经管体系要求有关的所有文件和与质量经管体系运行有关记录的控制，包括：方针、目标、经管手册、程序文件、经管文件、技术文件、行政性文件、外来文件、质量计划、各种质量记录。 3 定义 3.1经管文件：包括经管手册、程序文件、经管制度/规定、部室职责、职务说明书等。 3.2技术文件：包括企业规范、工程图纸、检验规范/规范、操作规程、工艺文件、BOM表、作业要求和通知等。 3.3行政性文件：包括通知、公告、新闻等。 3.4外来文件：包括国际/国家法律法规/规范、行业规范、上级机关下发的文件，顾客提供的规范、规范、图纸（技术类）等。 4 职责 4.1 总经理 4.1.1负责经管方针、目标的批准。 4.1.2负责经管手册和公司级重要经管制度的批准。 4.2 经管者代表 4.2.1负责经管手册、经管制度的审核，程序文件的批准。 4.3 行政人事部 4.3.1负责组织经管文件、行政性文件的编制。 4.3.2负责公司全部文件资料的经管和保存。 4.4其它部门 4.4.1品管部负责公司质量体系文件的规划和监督经管。 4.4.2技术开发部负责组织公司技术文件的编制。 4.4.3各部负责本部工作职责相关的流程、制度文件的编制。 5程序 5.1 文件基本要求 5.1.1文件代码 SS—温州盛世机车业有限公司M--经管手册 C--程序文件 G--经管文件 J—技术文件T—通知、公告WG--经管类外来文件 WJ—技术类外来文件 QM—质量记录 5.1.2文件编号 a、经管手册 SS/M-00－年号（4位） 如：SS/M-00-2014,表示公司2014年发布经管手册，此手册的流水号为00。 b、程序文件 SS/C-文件顺序号（2位）-年号（4位）
文件记录控制程序
文件记录控制程序 The manuscript was revised on the evening of 2021
1目的 规范公司记录的管理，为追溯、改进和提高产品质量提供依据，证实质量管理体系运行的持续性、适宜性和有效性，确保其符合标准要求。 2范围 适用于本公司质量管理体系所要求的所有记录的管理和控制。 3职责 行政部负责记录的统一编号、发放和管理，建立《记录管理一览表》。 品质部负责产品检验记录的管理。 各部门负责各自相关联记录的管理。 4流程图 见附件 5内容 记录的分类 凡是质量管理体系运行中的记录、报告及与产品相关的质量数据均属于记录范围。 5.1.1 与质量管理体系管理有关的记录主要有： 管理评审记录、内部审核记录、文件控制记录、纠正与预防措施记录、人力资源管理与培训记录、设施管理记录、产品和过程监视和测量记录等等。 5.1.2与采购、销售、生产、检验和交付有关的记录主要有： 产品要求的评审记录、供方评价记录、产品检验记录、监视和测量装置的校准记录、统计技术的应用记录、顾客投诉及服务记录等等。 5.1.3 记录的形式为书面形式（如：书面的表格形式、报告文件形式等）、硬拷贝、磁盘等电子媒体等形式。 文件记录表格的设计、审批、印制和领用。
5.2.1 各部门设计自己所需的记录表格，并将空白表格交行政部审核后报管理者代表或其授权人审批后交行政部印制。 5.2.2 印制好的记录表格由仓库负责保管，各部门根据需要从仓库领用。 文件记录的填写 文件记录由开展该项活动的直接责任人按要求及时填写，填写要求如下： 5.3.1 正确：质量记录所记内容必须真实准确，填写方法必须符合规定要求，字迹清晰，不随意涂改。需更改的部分采取划改，但需更改人签字并注明更改时间。 5.3.2 及时：按规定时间填写、传递，发现问题应立即纠正。 5.3.3 完整、齐全：记录必须按照格式逐项填写，如遇到不需填写的内容，应在该栏内画“/”。不得空项，文件规定的各种记录要作到齐全，签字手续完备。 文件记录的管理 5.4.1 文件记录的编号 各种记录表格也是管理体系文件的一部分，其编号与对应的体系文件章节相关联。质量记录的编号结构如下： 编号含义： 1）公司代号: 超众电器 (SME) 2）体系文件章节号：
记录控制程序精华范本
责任部门流程描述备注相关部门 综合部
相关部门相关部门相关部门 相关部门相关部门相关部门 《记录归档及处理登记台帐》《借阅登记台帐》 N 1 Y 确认记录形式、备案、标识 销毁并记录 2 1 归档 借阅并记录 是否超过有效期 编目 建立记录清单
收集使用记录 1 2
1. 目的 建立并保持质量管理体系记录的控制要求，以保证能够提供产品符合规定要求和质量体系有效运行的证据及其追溯。 2. 适用范围 适用于质量体系运行中产生的记录，包括来自供方和顾客指定的记录。 3. 职责 3.1 综合部是记录的归口管理部门，负责制定记录的编码规则及管理体系文件记录的审定和建立。 3.2 各职能部门负责本部门记录的控制和管理。 4. 工作程序及要求 4.1记录清单建立、备案、标识 4.1.1 各部门根据质量管理过程的需要建立记录清单。清单中要明确记录的名称、编号、保存部门、保存期限，并经部门经理审批。 4.1.2 综合部对各部门拟定的记录形式和内容进行审核，各部门经理批准，确保符合质量管理体系规定要求。 4.1.3 各部门把经过审批的记录清单、记录和空白表格报综合部备案。 4.1.4综合部对记录空白表格给予文件编号，具体编码规则如下： SJ/JL — ××× — ×/× 记录编号 版本/修改状态 公司及记录的拼音缩写 4.2记录的使用 4.2.1各种记录要有记录人、审核人、记录时间、地点、内容等。 4.2.2记录应做到字迹清晰，记录的事实或数据准确、完整，不得随
意涂改。如需要更改时采用划改，划去原文后写上更改内容，更改人签名。 4.2.3记录表单要按照规定的格式进行填写，不必填写处要用“/”划去，不能留有空白。 4.3记录收集的内容 各部门根据其职能，确定、准备和收集以下记录（记录可以是任何媒体形式，如拷贝或电子媒体）： a. 管理评审、合同评审、产品审核、工艺审核的有关记录； b. 过程设计的输入、输出、评审、验证、确认、更改的有关记 录； c. 供方评价记录及合格供方的质量记录； d. 有可追溯性要求时，产品唯一性标识的记录； e. 设备、设施、工装、环境、安全、过程控制的有关记录； f. 对过程、设备、人员的鉴定记录； g. 进货、过程、最终检验和试验的记录（包括让步放行记录） h. 检验、测量、试验设备的校准检定记录； i. 不合格品控制的有关记录 j. 持续改进、纠正措施和预防措施的有关记录 k. 内部质量体系审核结果及纠正措施验证记录； l. 各种培训记录； m. 与服务有关的记录； n. 与统计分析有关的记录； o. 搬运、贮存、包装、防护、交付有关的记录； p. 来自供方的质量记录和顾客工程规范的质量记录； q. 可靠性分析、验证记录； r. 其它质量活动完成后的记录或所达到的结果的记录； s. 对顾客或供方的PPAP相关记录； t. 满足法律法规和顾客要求的记录；
文件控制程序
文件控制程序 文件编号：OP-2001 文件版本：A 制订部门：品质保证部 发行日期：2015-6-1 分发部门： 财务部 业务管理部 人力资源部 产销协调部 模具开发部 品质保证部 CNC加工中心 核准：审核：制订：
※修订页
1.目的 本程序规定了公司文件和资料收集、整理、编制、发放、回收、更改、废止和保存的 管理方式，以保证公司所有工作场所使用的文件都是有效版本。 2.适用范围 本程序适用于公司发行所有的体系文件以及所有的外来文件和参考资料的管理。 3.责任部门 3.1文件制订部门 a）收集相关资料，并按规定的格式编写文件。 b）文件修订。 3.2各级主管 按照文件审核权责审批各级文件。（见4.3.1） 3.3文控中心(简称DCC) a）负责对各类受控文件（本文4.1中所列的各类文件）进行编码，保存受控文件正本； b）负责各类受控文件副本的分发、回收或作废文件的处理； c）负责文控中心的日常管理，确保文件的及时性，保密性，有性效； d）与各部门资料管理员一起对现场文件使用状况进行稽查。 3.4文件使用部门 a）只使用经文控中心分发的文件，不得私自复印、涂改受控文件； b）合理保存各类受控文件，以避免遗失、损坏、脏污。 4.作业程序： 4.1资料收集 4.1.1在编写/修改文件前，文件编定人员需收集相关资料和信息，并确保所收集的资料和信 息为最新版次。资料的收集包括以下方面： a）客户文件和图面﹔
b）行业标准； c）国家法令/规章、国际标准； d）公司内部各相关部门的要求； e）相关方要求。 4.1.2文件编定人员应对收集的相关资料和信息做前期的整理和评估，确保内容要正确，清 晰，完整。 4.2文件编写与修订 4.2.1文件制订人在编写/修改文件时，要确保符合以下要求。 a）文件格式： ?一、二级文件、三级文件管理规范类使用模版【OP-2001-01】编定。 ?三级文件产品关联标准类使用在文件模版库中使用规定格式进行编写。 4.2.1.2文件编号规则： a）一级文件编号规则： ?《五标管理手册》—【OM－1001】 ?《社会责任手册》—【SA/OM-1002】 ?《信息安全手册》—【ISMS/OM-1003】 b）二级文件编号规则： c）三级文件编号规则： ?管理规范类
文件和记录管理控制程序
文件和记录管理控制程 序
文件与记录管理控制程序 文件编号：XTQ-QP-001 版本：A0 编制： 日期： 审核： 日期： 批准： 日期： 深圳市xxx科技有限公司 版本历史
1 目的 为了规范品质文件，使供方及客户之资料，以及其它外部文件得到有效控制，防止使用失效和作废的各类文件，以保证在需要的场合能及时获得最新最正确的文件。 2 适用范围 2.1 公司各部门管理文件的编制、管制方法。 2.2 供方及客户文件（如技术图纸、测试报告、使用说明书等）的控制方法。 2.3 其它外来文件（如适用的法律、法规、行业标准、客户提供的图纸、技术资料等）。 2.4 确保对质量策划和运行所必要的外来文件得到识别，并控制其分发。 2.5 适用于本公司质量管理所要求的所有文件、记录的管理和控制 3 定义注释 3.1 受控文件：凡是直接影响产品质量的文件、资料、程序文件。 3.2 非受控文件：不影响产品质量的文件或资料，如各类参考资料。 3.3 文件： 3.3.1质量方针：由组织的最高管理者正式发布的该组织总的质量宗旨和方向 3.3.2质量目标：在质量方面所追求的目的。 3.3.3质量手册：质量管理的纲领性文件，它概括了本公司质量管理的构成及要素 （过程）。 3.3.4程序文件：直接支撑质量手册的主要文件，是对各部门运作过程及质量要求 的具体说明。 3.3.5作业指导书：它从程序文件中引申出来，详细叙述各部门运作过程及操作规 程，它是程序文件的支持性内容。 3.4 记录：凡是质量管理运行中的记录、报告及与产品相关的质量数据均属于记录 范围。 4 职责 4.1 总经理：批准公司的质量方针/目标、质量手册、程序文件。 4.2 管理者代表：负责制定质量手册及审核相关程序文件。 4.3 各职能部门：负责编写相应的程序文件、作业指导书及相关表格，及时签收和 保存受控文件、记录，并将已失效的受控文件、记录退回文控室。 4.4 文控室：负责公司文件、记录表单的编号、审核、存档、发放和管理；负责本 公司外来文件、公司受控文件的整体控制，填写《公司文件清单》 即受控文件的打印、分发、原版文件、外来文件的保存等。
文件与记录控制程序
文件修订履历 1 目的
1.1 建立一套统一的文件与记录管制体系，对文件和资料的编写、审批、发放、更改、保管和报废等整个过程 进行有效控制，也为保证对质量记录进行有效控制为质量改进提供参考和为质量管理体系动作提供证据， 从而指导系统相关人员按正确的规程作业，促进整个管理体系的顺利运作。 2 适用范围 2.1 适用于本公司质量管理体系文件和资料管理，如：质量手册、程序文件、作业指导书、表格及外部文件、 资料等。及质量管理体系运作中产生的各种质量记录的管理 3 定义 3.1 质量手册：是规定本组织质量管理体系的文件。 3.2 程序文件：含有为进行某项活动和过程所规定途径的文件。 3.3 作业指导书：是为协助程序文件达成所制订的指引文件。 3.4 表格：是为证明系统执行有效之记录。 3.5 外来文件:是指非本公司制定，但直接支持质量管理体系的文件，它包括但不局限于外来生产设备技术文件、 外来标准（如ISO9000标准等）、法律法规。 3.6 受控文件：是指所有使用的受发放、更新及作废等控制之文件。 3.7 非受控文件：是指所有作为参考使用的文件，并不受发放、更新及作废等控制。 4 4．职责和权限 4.1 《质量手册》 4.1.1 由管理者代表制订。 4.1.2 总经理负责审核、批准。 4.2 程序文件 4.2.1 由各部门主管制订。 4.2.2 管理者代表审核。 4.2.3 总经理负责批准。 4.3 作业指导书 4.3.1 由各部门主管制订。 4.3.2 由管理者代表审核、批准。 4.3.3 有关影响组织架构方面之作业指导书均由总经理批准。 4.4 质量记录 由相关部门填写,相关部门负责管理. 4.5 其他内部文件 4.5.1 相关工作人员负责制订。 4.5.2 各部门主管审核。 4.6 文控负责对受控文件的发放、更改、报废进行控制及公司规定的正本的保管，并负责本公司的文件总览表、文件发放与回收记录、文件更改发放与回收记录、文件和资料的保管、更新。 4.7 各部门负责保存受控文件副件，保证在其部门使用的是适宜版本，并负责其部门的受控文件副件之保管、更 改。 4.8 各相关部门按照文件填写质量记录并负责质量记录的管理。 5 流程图
文件和记录管理控制程序
文件和记录管理控制程 序 Company Document number：WTUT-WT88Y-W8BBGB-BWYTT-19998
1 目的 为了规范品质文件，使供方及客户之资料，以及其它外部文件得到有效控制，防止使用失效和作废的各类文件，以保证在需要的场合能及时获得最新最正确的文件。 2 适用范围 公司各部门管理文件的编制、管制方法。 供方及客户文件（如技术图纸、测试报告、使用说明书等）的控制方法。 其它外来文件（如适用的法律、法规、行业标准、客户提供的图纸、技术资料等）。确保对质量策划和运行所必要的外来文件得到识别，并控制其分发。 适用于本公司质量管理所要求的所有文件、记录的管理和控制 3 定义注释 受控文件：凡是直接影响产品质量的文件、资料、程序文件。 非受控文件：不影响产品质量的文件或资料，如各类参考资料。 文件： 3.3.1质量方针：由组织的最高管理者正式发布的该组织总的质量宗旨和方向 3.3.2质量目标：在质量方面所追求的目的。 3.3.3质量手册：质量管理的纲领性文件，它概括了本公司质量管理的构成及要素 （过程）。 3.3.4程序文件：直接支撑质量手册的主要文件，是对各部门运作过程及质量要求 的具体说明。 3.3.5作业指导书：它从程序文件中引申出来，详细叙述各部门运作过程及操作规 程，它是程序文件的支持性内容。 记录：凡是质量管理运行中的记录、报告及与产品相关的质量数据均属于记录范 围。 4 职责 总经理或董事长：批准公司的质量方针/目标、质量手册、程序文件。 管理者代表：负责制定质量手册及相关程序文件。 各职能部门：负责编写相应的程序文件、作业指导书及相关表格，及时签收和保存受控文件、记录，并将已失效的受控文件、记录退回品管部。 品管部负责公司文件编号、审核，负责公司记录表单的印刷、存档、发放和管理。 管理部：负责本公司外来文件、公司受控文件的整体控制，填写《公司文件清单》即受控文件的打印、分发、原版文件、外来文件的保存等。 管理部负责空白表单、记录的管理。 部门负责各自部门相关联记录的管理。 文件控制职责表